Lernschritt 15: Buchungen der Werkstoffbeschaffung

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1 Lernschritt 15: Buchungen der Werkstoffbeschaffung Um Fertigerzeugnisse herstellen zu können, müssen Industrieunternehmen Werkstoffe bei Lieferanten einkaufen. Dieser Beschaffungsprozess muss in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Grundlage für die Beschaffungsbuchung ist die Eingangsrechnung des Lieferanten. Grundsätzlich läuft der Beschaffungsprozess wie folgt ab: Die Werkstoffe werden angeliefert und nach der Eingangskontrolle im Lager für Werkstoffe eingelagert. Im Laufe der Zeit werden die Werkstoffe aus dem Lager entnommen und in die Produktion eingesetzt. Erreicht der Lagerbestand eine bestimmte Höhe (Meldebestand) bzw. veranlasst der eine neue Beschaffung, beginnt der Kreislauf von vorn. Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist es, den Wert des Lagerbestandes an Werkstoffen zu bestimmten Zeitpunkten festzustellen (z. B. Bestand am Bilanzstichtag, körperliche Inventur, Übernahme des Ist-Bestandes in die Bilanz), den wertmäßigen an Werkstoffen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu ermitteln (z. B. wertmäßiger innerhalb des gesamten Geschäftsjahres). In der Praxis existieren zwei Buchungstechniken (am Beispiel Rohstoffe): Bestandsorientierte Buchung Der Werkstoffeinkauf (Eingangsrechnung) wird als Zugang bei den Werkstoffen gebucht und führt zunächst zu einer Mehrung des Umlaufvermögens. Die Materialentnahmen aus dem Lager werden dann buchhalterisch jeweils als Aufwand erfasst (Materialentnahmeschein) und gleichzeitig der durch die Entnahme erreichte aktuelle Bestand ermittelt. Auf diese Weise wird jeder Materialverbrauch mithilfe des Materialentnahmescheins nachgewiesen. Am Ende des Geschäftsjahres muss dann nur noch kontrolliert werden, ob der berechnete aktuelle Buchbestand (Soll-Wert) mit dem tatsächlichen Lagerbestand (Ist- Wert) übereinstimmt. Aufwandsorientierte Buchung Beim Werkstoffeinkauf (Eingangsrechnung) wird unterstellt, dass die beschafften Werkstoffe sowieso während des Geschäftsjahres verbraucht werden. Es findet also direkt eine Buchung als Werkstoffaufwand statt. Auf eine Buchung von Materialentnahmen kann also verzichtet werden. Am Ende des Geschäftsjahres muss dann kontrolliert werden, ob tatsächlich alle beschafften Werkstoffe in die Produktion eingesetzt wurden. Dies kann aus der lagerbestandshöhe abgeleitet werden. Der Anfangsbestand ist geringer als der Endbestand (Lagerbestandsmehrung) In diesem Fall wurde ein Teil der eingekauften Werkstoffe nicht verbraucht. Dieser Teil liegt nun zusätzlich im Lager. Der zuvor gebuchte Werkstoffaufwand muss also entsprechend buchhalterisch verringert werden. Der Anfangsbestand ist höher als der Endbestand (Lagerbestandsminderung) In diesem Fall wurden mehr Werkstoffe verbraucht als eingekauft. Dieser Mehraufwand war durch die zusätzliche Lagerentnahme möglich. Der zuvor gebuchte Werkstoffaufwand muss also entsprechend um die zusätzlich eingesetzten Werkstoffe (= Lagerbestandsminderung) buchhalterisch erhöht werden. Jörg Bensch 1

2 Buchungstechnik bei Lagerbestandsmehrung Bestandsorientierte Erfassung Schritt 1: Erfassung des Anfangsbestandes an Werkstoffen (Ist-Bestand). Rohstoffbestand EBK Aufwandsorientierte Erfassung Schritt 1: Erfassung des Anfangsbestandes an Werkstoffen (Ist-Bestand). Rohstoffbestand EBK Schritt 2: Erfassung der Werkstoffeinkäufe als Bestandsmehrung beim Lagerbestand (Eingangsrechnung). Rohstoffbestand Verbindlichkeiten Schritt 3: Erfassung des Werkstoffeinsatzes in die Produktion als Lagerbestandsminderung (Materialentnahmescheine). Rohstoffaufwand Rohstoffbestand Schritt 4: Ermittlung des Endbestandes durch Verrechnung von Werkstoffzu- und -abgängen. GuV Rohstoffaufwand Schritt 5: Kontrolle des Sollbestandes durch körperliche Inventur, Aufdeckung von Soll-Ist- Abweichung und ggf. buchhalterische Erfassung von Abweichungen. SBK Rohstoffbestand Schritt 2: Erfassung der Werkstoffeinkäufe direkt als Werkstoffeinsatz in die Produktion (Eingangsrechnung). Rohstoffaufwand Verbindlichkeiten Schritt 3: Ermittlung des Endbestandes durch körperliche Inventur und Abgleich des Endbestandes mit dem Sollbestand der Lagerbestandsdatei, Aufdeckung von Soll-Ist-Abweichung und ggf. buchhalterische Erfassung von Abweichungen. Rohstoffbestand Rohstoffaufwand Schritt 4: Korrektur des ggf. falsch gebuchten Werkstoffeinsatzes durch Abgleich mit der Lagerbestandsveränderung. GuV Rohstoffaufwand SBK Rohstoffbestand Beachten: Jede Materialentnahme muss in der Fibu anhand von Materialentnahmescheinen (MES) gebucht werden. Beachten: Materialentnahmen werden nur in der Lagerbuchhaltung erfasst. Jörg Bensch 2

3 Buchungstechnik bei Lagerbestandsminderung Bestandsorientierte Erfassung Schritt 1: Erfassung des Anfangsbestandes an Werkstoffen (Ist-Bestand). Rohstoffbestand EBK Aufwandsorientierte Erfassung Schritt 1: Erfassung des Anfangsbestandes an Werkstoffen (Ist-Bestand). Rohstoffbestand EBK Schritt 2: Erfassung der Werkstoffeinkäufe als Bestandsmehrung beim Lagerbestand (Eingangsrechnung). Rohstoffbestand Verbindlichkeiten Schritt 3: Erfassung des Werkstoffeinsatzes in die Produktion als Lagerbestandsminderung (Materialentnahmescheine). Rohstoffaufwand Rohstoffbestand Schritt 4: Ermittlung des Endbestandes durch Verrechnung von Werkstoffzu- und -abgängen. GuV Rohstoffaufwand Schritt 5: Kontrolle des Sollbestandes durch körperliche Inventur, Aufdeckung von Soll-Ist- Abweichung und ggf. buchhalterische Erfassung von Abweichungen. SBK Rohstoffbestand Schritt 2: Erfassung der Werkstoffeinkäufe direkt als Werkstoffeinsatz in die Produktion (Eingangsrechnung). Rohstoffaufwand Verbindlichkeiten Schritt 3: Ermittlung des Endbestandes und Abgleich des Endbestandes mit dem Sollbestand der Lagerbestandsdatei, Aufdeckung von Soll-Ist-Abweichung und ggf. buchhalterische Erfassung von Abweichungen. Rohstoffbestand Rohstoffaufwand Schritt 4: Korrektur des ggf. falsch gebuchten Werkstoffeinsatzes durch Abgleich mit der Lagerbestandsveränderung. GuV Rohstoffaufwand SBK Rohstoffbestand Beachten: Die Inventur bei den Werkstoffen dient zur Aufdeckung von mengenmäßigen Soll-Ist-Abweichungen (Lagerbuchhaltung). Beachten: Eine Lagerbestandsminderung bewirkt eine Erhöhung des zuvor gebuchten Werkstoffaufwandes Jörg Bensch 3

4 Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, dass Ihnen das Rechnungswesen auch im Alltag begegnet. Martin trinkt für sein Leben gerne Mineralwasser. Er hat immer einen genügend großen Vorrat an Flaschen zu Hause. Als Sportler strebt er an, mindestens drei Liter pro Tag zu trinken. Leider verliert er leicht den Überblick, ob er täglich genug getrunken hat. Er beschließt daher, nun jeden getrunkenen Liter aufzuschreiben. Zu Beginn der ersten Woche hat er einen Anfangsbestand von 12 Flaschen zu Hause. Montags kauft er 10 Flaschen dazu. Dann schreibt er auf: Montag 3 Flaschen, Dienstag 4 Flaschen, Mittwoch 3 Flaschen, Donnerstag 2 Flaschen, Freitag 2 Flaschen, Samstag 4 Flaschen, Sonntag 3 Flaschen. Nun rechnet er seinen aus: 21 Flaschen pro Woche, also 3 Liter durchschnittlich am Tag. Rein rechnerisch müsste er nun noch eine Flasche übrig haben. Und tatsächlich: Sonntagabend hat er noch eine Flasche übrig. Es liegt also keine Soll-Ist-Abweichung vor. Das tägliche Aufschreiben seines s fand Martin aber schon ein wenig lästig. Was ist, wenn er einmal eine Flasche vergisst und den nicht aufschreibt. Matin kommt eine Idee: Wenn ich 12 Flaschen zu Beginn der Woche hatte und 10 Flaschen dazu gekauft habe und am Ende der Woche noch eine Flasche übrig ist, dann muss ich während der Woche logischerweise 21 Flaschen getrunken haben., denkt er. Und weiter: Dann kann ich mir das Aufschreiben jeder einzelnen verbrauchten Flasche auch sparen. Ich muss nur wissen, wie hoch mein Anfangsbestand war und wie viel ich in der Woche eingekauft habe. Ziehe ich davon den Endbestand ab, weiß ich auch genau, wie viel ich verbraucht habe. Da ich 11 Flaschen weniger als am Anfang und 10 Flaschen dazu gekauft habe, muss ich insgesamt 21 Flaschen verbraucht haben! Bestandsorientierte Erfassung Aufwandsorientierte Erfassung Schritt 1: Martin erfasst den Anfangsbestand durch Inventur. Schritt 1: Martin erfasst den Anfangsbestand durch Inventur. 1 1 Schritt 2: Martin erfasst den mithilfe der (Eingangs-) Rechnung. Schritt 2: Martin erfasst den mithilfe der (Eingangs-) Rechnung direkt als. 1 Jörg Bensch 4

5 Schritt 3: Martin erfasst täglichen (mithilfe von Materialentnahmescheinen ). 1 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Schritt 4: Martin überprüft mithilfe der Inventur am Ende der Woche, ob er wirklich noch über eine Flasche verfügt. 1 EB 1 Fl. 2 2 Schritt 3: Martin stellt mithilfe der Inventur am Ende der Woche fest, dass noch eine Flache übrig ist. Daraus leitet er ab, dass er 21 Flaschen währen der Woche verbraucht hat 1 Zusatzverbrauch EB 11 Fl. 1 Fl. 1 1 Zusatzverbrauch 21 Fl. Schritt 5: Martin ermittelt den Gesamtverbrauch pro Woche. Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Gesamt 21 Fl. 21 Fl. 21 Fl. Schritt 5: Martin ermittelt den Gesamtverbrauch pro Woche. Zusatzverbrauch 11 Fl. Gesamt 21 Fl. 21 Fl. 21 Fl. Jörg Bensch 5

6 dag h Rechnungswesen endlich verstehen Jörg Bensch 6

7 dag h Rechnungswesen endlich verstehen Jörg Bensch 7

8 Übersicht über den Kontenabschluss Buchungsalternative A: Bestandsorientiert Jörg Bensch 8

9 Übersicht über den Kontenabschluss Buchungsalternative A: Aufwandsorientiert Jörg Bensch 9