BEST PRACTICE EINRICHTUNG UND VERWENDUNG VON IN PROJEKT PRO

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1 GRUNDSÄTZLICHES Als zentrales Dokumentationsmedium unterstützt PROJEKT PRO alle projektrelevanten Entscheidungen und Übergaben. Für mehr Transparenz, eine effektive Arbeitsweise und Zeitersparnis bei wiederkehrenden Dokumentations- und Kommunikationsprozessen empfiehlt sich ein umfassender und vollständiger Umstieg auf PRO management. So wird sichergestellt, dass alle aktuellen und zukünftigen Kommunikationen in PROJEKT PRO gefunden werden können. Je nach Arbeitsweise und Aufgabenbereich ist eine unterschiedliche Mailstrategie angeraten: Typ A: Geschäftsführer / Büroleiter Ich bin oft unterwegs und arbeite viel in der Akquisition. Die Leitung des Büros bringt vertrauliche Finanz- und Personalthemen mit sich. In einigen Projekten arbeite ich aktiv mit und möchte alle relevanten Projektinformationen dann auch in PROJEKT PRO einsehen. Mailstrategie: IMAP Mailkonto mit Mail Software, z. B. Outlook, Apple Mail ProjektPro Importordner eingerichtet in der Mail Software zum Import empfangener und gesendeter projektrelevanter s Zweites, nur in PROJEKT PRO eingerichtetes, Konto zur Unterstützung der automatischen Prozesse für Planversand, Protokollversand, etc. Hier wird nur das Versenden mit SMTP eingerichtet. Es werden keine s empfangen. Typ B: Projektleiter / Bauleiter Ich betreue meine Projekte im Büro, auf der Baustelle und von unterwegs. Ich bin nicht in vertrauliche Unternehmensprozesse eingebunden und alle Kommunikationen sind Projekten in PROJEKT PRO zuzuordnen. Mailstrategie: IMAP Mailkonto Als Mail Clients werden PROJEKT PRO, Outlook, Apple Mail u. a. genutzt. Die Einstellungen zur -Archivierung sorgen für langfristige Speicherung in PROJEKT PRO, auch wenn auf anderen Geräten bzw. anderen Clients Kommunikationen gelöscht werden. BP Einrichtung und Verwendung von in PROJEKT PRO Seite 1 von 8

2 Typ C: Planender Architekt / techn. Mitarbeiter / kfm. Mitarbeiter Mein Arbeitsplatz ist im Büro. In der Regel arbeite ich nicht mobil. Ich arbeite projektbezogen bzw. administrativ. Mailstrategie: POP3 Mailkonto Die Kommunikation erfolgt im Büro nur über die Funktionalität von PROJEKT PRO. Andere Clients kommen nicht zum Einsatz. Sofortige Speicherung aller empfangenen und versendeten s in PROJEKT PRO. BP Einrichtung und Verwendung von in PROJEKT PRO Seite 2 von 8

3 INHALTSVERZEICHNIS Grundsätzliches 1 Typ A: Geschäftsführer / Büroleiter 1 Typ B: Projektleiter / Bauleiter 1 Typ C: Planender Architekt / techn. Mitarbeiter / kfm. Mitarbeiter 2 Was ist vor dem Einrichten von -Konten in PROJEKT PRO zu beachten? 4 POP 3 oder IMAP? 4 Welche Konfigurationsszenarien für die Verwendung von werden von PROJEKT PRO unterstützt? 4 1. Postfachbasierte Konfiguration 4 2. Selektive Konfiguration 5 3. Konfiguration für die Projektzuordnung von Mails 6 4. Archiveinstellungen 7 5. Zusatzinformation 8 BP Einrichtung und Verwendung von in PROJEKT PRO Seite 3 von 8

4 WAS IST VOR DEM EINRICHTEN VON -KONTEN IN PROJEKT PRO ZU BEACHTEN? Jede Kommunikation in PROJEKT PRO kann einer Adresse oder einem Projekt zugeordnet werden. Diese Attribute sowie projektrelevante Schlagwörter sind wichtige Filter- und Suchkriterien. Beim Abrufen von s prüft PROJEKT PRO, ob der Absender in den Adressen angelegt ist. In diesem Fall wird die direkt der Hauptadresse zugeordnet, so dass nur noch gegebenenfalls Projekt und Schlagwörter ergänzt werden müssen. Im Folgenden ist beschrieben, welche Szenarien PROJEKT PRO zur Einrichtung und Verwendung der Synchronisation von s empfiehlt. POP 3 ODER IMAP? POP 3 lädt die s aus dem Posteingang des Servers. Es findet keine Synchronisation zwischen den Endgeräten und dem -Konto statt. Daher eignet sich POP 3 für Mitarbeiter, deren Hauptarbeitsplatz das Büro ist. IMAP synchronisiert s und Aktionen wie 'gelesen' oder 'gelöscht' auf gegebenenfalls auch mehreren Endgeräten. So greifen Sie von überall auf ein inhaltlich gleiches -Konto (Posteingang, -ausgang etc.) zu. IMAP eignet sich für Personen mit überwiegend externen Terminen (z. B. Projektleiter oder Bauleiter). WELCHE KONFIGURATIONSSZENARIEN FÜR DIE VERWENDUNG VON WERDEN VON PROJEKT PRO UNTERSTÜTZT? 1. Postfachbasierte Konfiguration Um ein gesamtes Postfach per IMAP zu synchronisieren oder die Inhalte von Apple Mail bzw. Outlook zu importieren, wird im PROJEKT PRO Sync-Ordner für den Eingang der IMAP Ordner 'INBOX' ausgewäht. BP Einrichtung und Verwendung von in PROJEKT PRO Seite 4 von 8

5 2. Selektive Konfiguration Um nur ausgewählte s eines Postfachs per IMAP zu synchronisieren oder per Apple Mail bzw. Outlook zu importieren, kann der Nutzer am IMAP Server oder in Apple Mail bzw. Outlook ein Postfach auf oberster Ebene anlegen. s, die synchronisiert werden sollen, werden vom Nutzer aktiv in dieses Postfach verschoben. Bei der Konfiguration dieses Postfaches (das z. B. als 'PP-Eingang' benannt werden kann) im PROJEKT PRO Sync-Ordner synchronisiert PROJEKT PRO nur die darin befindlichen s. Apple Mail Outlook BP Einrichtung und Verwendung von in PROJEKT PRO Seite 5 von 8

6 3. Konfiguration für die Projektzuordnung von Mails Als besonders nützliche Funktion zur verbesserten Verwaltung von s in PROJEKT PRO besteht die Möglichkeit, s bereits vor der Synchronisation bestehenden Projekten zuzuweisen. Dazu legt der Nutzer auf dem Mailserver, in Apple Mail oder Outlook einen Ordner 'ProjektPro auf höchster Ebene der Ordnerstruktur an. In diesem Ordner kann er weitere Unterordner erstellen, die beginnend mit den jeweiligen Projektnummern bezeichnet werden. Alle s, die vom Nutzer in diese Unterordner verschoben wurden, werden bei der Synchronisation automatisch dem entsprechenden Projekt zugewiesen. BP Einrichtung und Verwendung von in PROJEKT PRO Seite 6 von 8

7 4. Archiveinstellungen s, die das in den Archiv-Einstellungen eingestellte Zeitlimit überschreiten, bleiben in PROJEKT PRO dauerhaft gespeichert. Als Zeitlimit gilt die Zeitspanne innerhalb der PROJEKT PRO die vorhandenen s mit dem Mailserver synchronisiert. Je nach Einstellung des zu verwendenden Sync-Ordners werden sie am Mailserver in den ausgewählten Archivordner verschoben oder am Server gelöscht. Dies trifft auch auf s im Ordner 'ProjektPro' und dessen Unterordner zu. Die Projektzuordnung bleibt erhalten. Apple Mail Outlook BP Einrichtung und Verwendung von in PROJEKT PRO Seite 7 von 8

8 5. Zusatzinformation Wenn kein Ordner für 'Eingang' definiert ist, verwendet PROJEKT PRO automatisch die Standard INBOX des Mailservers. s, die im Ordner 'ProjektPro' oder einem darin befindlichen Unterordner abgelegt sind, werden im Ordner 'PP-Eingang' angezeigt. Sollte eine im Posteingang in den Ordner 'ProjektPro' (oder einen darin befindlichen Unterordner) nicht verschoben sondern kopiert worden sein, so wird diese in PROJEKT PRO doppelt vorhanden sein. Archivierte s, die aus dem Archiv wieder in die INBOX verschoben wurden und mit PROJEKT PRO synchronisiert werden, werden in PROJEKT PRO ein weiteres Mal übernommen. Andere als die in diesem Dokument beschriebenen Szenarien zur Verwendung von in PROJEKT PRO werden von PROJEKT PRO nicht unterstützt. BP Einrichtung und Verwendung von in PROJEKT PRO Seite 8 von 8