Adobe Acrobat 7 Neue Objekte und Werkzeuge

Transkript

1 Adobe Acrobat 7 Neue Objekte und Werkzeuge Wie verändert sich die Nutzung von PDF mit der neuen Version? Dipl.-Ing. Ute Mitschke, Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 1/24

2 Inhalt: Informationssammlung Dokumenterstellung Formularerstellung Vorbereitung für den Freigabeprozess PDF zur Überprüfung an ausgewählte Kollegen senden Reporting Präsentation Publikation Fazit Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 2/24

3 Zur Situation anstelle eines Vorworts Wir schreiben das Jahr Paul Schreiber ist Technischer Redakteur in einer Firma, in der seit gut einem halben Jahr Adobe Acrobat 7 firmenweit eingesetzt wird. In den meisten Abteilungen wird der Adobe Reader genutzt. Paul Schreiber, der auch Bedienungsanleitungen über alle Prozesse bis zur Publikationsreife bringt, nutzt die Version Acrobat 7 Professional. Lassen Sie uns verfolgen, wie Paul Schreiber das Programm nutzt, um seine alltägliche Arbeit zu bewältigen. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 3/24

4 Informationssammlung Adobe Acrobat 7 Neue Objekte und Werkzeuge Ausgangspunkt für das Erstellen seiner neuen Gebrauchsanleitung ist eine Informationssammlung. Paul Schneider kann dabei sowohl auf Interviews von Entwicklungsingenieuren zugreifen, als auch Teile einer schon vorab für das Web erstellten Produktvorankündigung nutzen. WEB-Capture Da die Website von einer Service-Gesellschaft betreut wird und es ihm zu mühsam ist, diese um die Datenquellen zu bitten, sucht er für die betreffenden Seiten die URL. Er findet eine Inhaltsverzeichnis-Seite, die er mit den verlinkten Inhaltsseiten inklusive aller Abbildungen und den verlinkten als PDF ablegen will. Direkt aus Acrobat heraus kann er nun den Link angeben. Andere Seiten braucht er nur auszugsweise. Die neue Funktionalität in Acrobat 7 hilft ihm dabei, einen Ausschnitt zu übernehmen er markiert den gewünschten Bereich auf der Webseite und überführt nur diesen Teil in ein PDF-Dokument. Dann findet er noch weitere und kann auch die Seite mit anderer URL an das bestehende Dokument anhängen. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 4/24

5 Web-Browser Web-Capture nun: - Einzelseiten oder - markierte Ausschnitte Markierter Ausschnitt Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 5/24

6 Neue Funktionen in Outlook Die Interviews hat er als Text notiert und sie zur Erstkontrolle via Mail an die Entwickler versandt und auch so zurück erhalten. Um die die Sichtung zu erleichtern, nutzt Paul Schreiber die neuen Funktionen in Outlook, PDF aus Mailinhalten, möglichen Attachments und auch kompletten Ordnern seines Posteingangs zu erzeugen, die so einen Gesamtüberblick erleichtern. Nach dem Markieren der gewünschten s in einem Ordner in Outlook, werden diese in ein PDF eingefügt. Die Seitengestaltung wird nicht aus Outlook übernommen, sondern automatisch durch die PDF-Konvertierung gestaltet. Es werden Lesezeichen erzeugt, die die Mails nach Datum, Absender und Betreff sortieren Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 6/24

7 Anhänge innerhalb von Mails werden als Dateien im PDF eingebettet und können geöffnet und gespeichert werden. Sind die Dateianhänge in einem für Acrobat unbekannten Format hinterlegt, können sie nicht direkt geöffnet werden. Auch Anhänge in Form einer PDF werden nicht direkt im Mail als Seite eingefügt, sondern können separat geöffnet werden. Kontextmenü der Anlagen PDF aus Datei erstellen Acrobat bietet die direkte Umwandlung für Dateien einer großen Zahl verschiedener Formate an. Das ist besonders nützlich, wenn zwar die Datei, jedoch nicht das Programm zum Öffnen dieser Datei in der eigenen Arbeitsumgebung vorhanden ist. Register Anlagen (analog Lesezeichen) Ausschnitt Dateityp aus dem PDF aus Datei erstellen Öffnen-Dialogfeld Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 7/24

8 PDF mit Paper-Capture Für einen Motor, der zugekauft wurde, steht nur eine Dokumentation auf Papier zur Verfügung. Diese kann er nach dem Einscannen in PDF umwandeln und seiner Informationssammlung hinzufügen. Das Dokument wird durch die Funktion Paper Capture durchsuchbar. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 8/24

9 PDF aus CAD-Programmen Bei den Konstrukteuren hat er bereits viel Kooperation gefunden und bekommt die notwendigen Darstellungen als PDF-Datei. Die Konstrukteure haben gelernt, wie sie ihre Zeichnungen aus AutoCAD (2002, 2005) mit der Professional-Version von Acrobat in mehrschichtige PDF umwandeln können, in denen z.b. die Bemaßungsebene leicht ausgeblendet werden kann - so kann sich Paul Schneider die Elemente der Zeichnung zusammen stellen, die er benötigt und die Konstrukteure müssen nicht erst aufwändig Ansichten und davon Plots erstellen. Zusätzlich können auch die Konstrukteure Kommentare aus PDF-Dateien in AutoCAD überführen. (Beispiel ist zu groß, um es hier zu integrieren) PDF aus Visio Für die Montage und Inbetriebnahme des Produkts findet er bei den Technologen schöne Übersichten, die in Visio erstellt wurden. Jeder einzeln dargestellte Schritt wurde kommentiert und alle benötigten Einzelteile hinterlegt. Da er jedoch kein Visio zur Verfügung hat, bittet er die Technologen, ihm aus den Ablaufdiagrammen PDFs zu erzeugen, in denen er seit Neuestem auch sehen kann, was in den Kommentaren steht. (Beispiel ist zu groß, um es hier zu integrieren) Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 9/24

10 Dokumenterstellung Adobe Acrobat 7 Neue Objekte und Werkzeuge Das Zieldokument soll in bewährter Form seitenbasiert erstellt werden. Dazu nutzt Paul Schreiber ein Programm, was er seit langem kennt und schätzt, das jedoch nicht zur Standard-Software in allen Abteilungen zählt. So erzeugt er aus diesem nach der Fertigstellung wieder ein PDF so wie es möglich ist, aus allen Programmen, die einen Drucker ansteuern können, PDF auszugeben. Besonders die neuen Funktionen im Acrobat Distiller hat er schätzen gelernt er kann nun sehen, welche Dateien mit welchem Profil er als Letztes erstellt hat und auotmatisch alle Farben für die Druckvorstufe in den CMYK-Modus konvertieren lassen. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 10/24

11 Der Organizer im Acrobat 7 Mithilfe des Organizers kann sowohl überprüft werden, welche Dateien zuletzt erstellt wurden als auch eine Sammlung von Dateien angelegt werden, die dann gemeinsam weiter bearbeitet werden sollen. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 11/24

12 Formularerstellung Adobe Acrobat 7 Neue Objekte und Werkzeuge Ein Teil der Dokumentation wird in Checklisten-Form angelegt und Paul Schreiber nutzt den neuen Formular-Designer (LiveCycle-Designer), um diese interaktiv zu gestalten. Diese Arbeit ist wesentlich einfacher geworden, als in früheren Versionen und die Druck-Vorlage ist unverändert sichtbar. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 12/24

13 Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 13/24

14 Vorbereitung für den Freigabeprozess Um alle Dokumente für den Freigabeprozess einheitlich zu gestalten, kennzeichnet Paul Schreiber alle PDF-Dateien mit einer entsprechenden Fußzeile. Besonders interessant ist die neue Eigenschaft, dass Fußzeilen in jeder Ausgabegröße die von ihm eingestellte Schriftgröße behalten. Das ist besonders praktisch für die im DIN A2-Format große Übersichtsskizze, die von vielen auf A4 skaliert ausgedruckt werden wird und in der dann immer noch die Fußzeile in eingestellter Schriftgröße gut lesbar bleibt. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 14/24

15 PDF zur Überprüfung an ausgewählte Kollegen senden Im Freigabeprozess sollen Kollegen mit einbezogen werden, die aus verschiedenen Abteilungen kommen und nur mit dem Adobe Reader arbeiten können. Paul Schneider kann z.b. aus MS Word heraus ein PDF erzeugen, das im Erstellungsprozess mit den Rechten zum Kommentieren im Adobe Reader ausgerüstet wird und kann es dann an alle Beteiligten senden. Nach dem Starten des Befehls In Adobe PDF konvertieren und zur Überprüfung senden wird die Identität des Absenders abgefragt. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 15/24

16 Automatisch öffnet sich nun ein Dialogfeld, das den Erstellungsprozess betreut: Im ersten Schritt muss der Dateiname des Dokuments bestätigt werden. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 16/24

17 Im Schritt 2 werden alle an der Korrekturrunde beteiligten Kollegen eingeladen. Dazu werden die Mailadressen der Kollegen aus dem Adressbuch übernommen oder direkt eingetragen. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 17/24

18 Schritt 3 betrifft das Bearbeiten des -Inhalts im Dialogfeld PDF per zur Überprüfung senden... Vorschau der -Einladung ansehen und das PDF an alle Teilnehmer versenden. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 18/24

19 Erstellen des Mail-Inhalts und Versenden der Datei an die Teilnehmer (hier sehen Sie den Text, der standardmäßig im Dialogfeld vorgegeben ist) Bitte überprüfen und kommentieren Sie das angehängte Dokument: Bestellung von Ersatzteilen.pdf. Für die Überprüfung ist Adobe Acrobat 6.0 oder neuer bzw. Adobe Reader 7.0 oder neuer erforderlich. 1. Öffnen Sie zunächst die Anlage Fügen Sie dann Ihre Kommentare direkt dem Dokument hinzu, indem Sie die Werkzeuge in der Werkzeugleiste "Kommentieren" und/oder die unter der Schaltfläche "Kommentieren und markieren" verfügbaren Werkzeuge verwenden Klicken Sie nach dem Einfügen Ihrer Kommentare in der Werkzeugleiste "Kommentieren" auf die Schaltfläche "Kommentare senden". Sie können diese PDF-Datei mit Hilfe des kostenlosen Adobe Reader 7.0 (ebenso mit Adobe Acrobat Standard und Professional) überprüfen und kommentieren, da die Person, die Ihnen die angehängte PDF-Datei zur Überprüfung gesendet hat, zum Erstellen der Datei Adobe Acrobat 7.0 Professional verwendet hat. Weitere Informationen erhalten Sie unter Sie können Adobe Reader 7.0 kostenlos unter readermain.html herunterladen. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 19/24

20 Öffnen der im angehängten Datei zum Kommentieren im Adobe Reader Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 20/24

21 Reporting Da die Firmenleitung zum neuen Produkt über den Stand der Dinge informiert werden möchte, soll Paul Schreiber interessante Informationen zusammenstellen. Besonders die Kommentare an den zurückgesandten Versionen der Bedienungsanleitungen scheinen dafür interessant zu sein. So beschließt er, die Kommentare in das Word-Dokument zu importieren und darin weiter zu verarbeiten. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 21/24

22 Präsentation Adobe Acrobat 7 Neue Objekte und Werkzeuge Während der Präsentation kann er mit seinen Dokumenten für alle gut sichtbar auch Details zur Ansicht bringen - das Lupenwerkzeug, das Teilen der Ansicht und die Suchmöglichkeiten unterstützen ihn, um zu allen Fragen die Antworten präsentieren zu können. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 22/24

23 Publikation Nachdem die Dokumente überarbeitet und inhaltlich erneut freigegeben wurden, kann Paul Schreiber nun die Dokumente publizieren: Ziel sind ein PDF für die Druckausgabe und eine für die Website. Da während des gesamten Dokumentationsprozesses alle farbigen Illustrationen aus den unterschiedlichsten Datenquellen - meist im RGB-Farbmodus - eingesetzt wurden, nutzt er die neuen Funktionen, um automatisch alle Farbinhalte in CMYK zu wandeln. Zusätzlich bringt er Druckermarken an und kontrolliert mit dem Preflight alle für die Druckausgabe relevanten Parameter. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 23/24

24 Fazit Adobe Acrobat 7 Neue Objekte und Werkzeuge Die neue Version 7 von Adobe Acrobat kommt der Vision vom papierlosen Büro so weit entgegen, dass Prozesse und verbreitete Programme auf eine angenehme Weise in ihrer Funktion ergänzt werden. Viele der neuen Funktionen schaffen für eine deutliche größere Zielgruppe die Nutzung des Programms und unterstützen so den Arbeitsprozess deutlich. Der Vortrag zeigte diese Funktionen als Bestandteil der Arbeitsprozesse und setzte so die neuen Funktionen in den Kontext des Arbeitsumfelds am Beispiel der technischen Redaktion. Tekom Frühjahrstagung, Freiburg 15. April 2005 Seite 24/24