Die FV-Schnittstelle von XDOMEA zur Unterstützung des Prozessmanagements zwischen Verwaltungen

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1 Die FV-Schnittstelle von XDOMEA zur Unterstützung des Prozessmanagements zwischen Verwaltungen Andreas Mayer, Siegfried Kaiser, Jeff Licker ITOB GmbH Internationales

2 Übersicht 1. Einleitung 2. Vorstellung von XDOMEA Vorstellung der FV-Schnittstelle 4. Anwendungsmöglichkeiten der FV- Schnittstelle und von XDOMEA Ausblick 2

3 Ziele von XDOMEA 2.0 Erhöhung der Interoperabilität zwischen IT-Systemen zur Bearbeitung von Schriftgut in der öffentlichen Verwaltung. Sicherstellung einer medienbruchfreien elektronischen Kommunikation zwischen Behörden und den dort eingesetzten Systemen. 3

4 XDOMEA 2.0 XDOMEA 2.0 ist der XÖV-Datenaustauschstandard für die ITgestützte Weitergabe, den Austausch und die Aussonderung von Schriftgut zwischen und innerhalb von Behörden. XDOMEA 2.0 ist ein XÖV-Projekt, das sich am XÖV-Framework orientiert. Berücksichtigung der XÖV-Kernkomponenten (z. B. Name, Anschrift, Behördenkennung, Organisationseinheit) des DOL-Vorhabens Standardisierung. Objektorientierter und nachrichtenbasierter Aufbau. 4

5 Unterstützte Prozesse Information austauschen Geschäftsgang durchführen (neu) Abgabe durchführen (neu) Aussonderung durchführen (Integration von XArchiv) (neu) Aktenplan austauschen (neu) Fachverfahrensdaten austauschen (neu) Einbindung elektronisch signierter Dokumente (neu) Abbildung von Bearbeitungs- und Protokollinformationen (neu) Einbindung fach- bzw. anwendungsspezifischer Informationen (neu) 5

6 Objektorientierte Struktur von XDOMEA 2.0 Baukasten Akte Vorgang Dokument Anwendungsspezifische Erweiterung Geschäftsgang <<xsdwithimplementationhints>> AnwendungsspezifischeErweiterung AnwendungsspezifischeErweiterung Kontakt -Kontakt 0..* {position = 15 } -Verweis Verweis 0..* {position = 13 } -Dokument 0..1 Dokument 0..* {position = 11 } <<xsdwithimplementationhints>> 0..* -Teilvorgang Vorgang -Aktenbetreff : string [0..1]{position = 4} -Typ : string [0..1]{position = 6} -ZdA : boolean [1]{position = 7} -Identifikation 1 {position = 1 } -AllgemeineMetadaten 0..1 {position = 2 } -ArchivspezifischeMetadaten 0..1 {position = 3 } {position = 8 } Laufzeit {position = 9 } Zeitraum 0..* -HistorienProtokollInformation Geschaeftsgang HistorienProtokollInformation <<xsdwithimplementationhints>> -InternerGeschaeftsgang IdentifikationSGO AllgemeineMetadaten MetadatenAussonderung und noch viel mehr... 6

7 Nachrichtengruppen Information austauschen Nachrichtenorientierung in XDOMEA 2.0 Geschäftsgang durchführen Aktivitäten Abgabe durchführen Aktenplan austauschen Aussonderung durchführen Fachverfahrensdaten austauschen Information übergeben Information übernehmen Empfangsbestätigung übergeben Empfangsbestätigung übernehmen 7

8 Beispiel Nachrichtengruppe Information austauschen Aktivität: Beschreibung Auslöser Vorbedingungen Ergebnis Ablauf Nachricht: (Beispiel siehe nächste Folie) 8

9 Beispiel: Nachricht Information <<xsdglobalelement>> <<xsdmessage>> Information.Information.0101 {position = 1 } 1 -Kopf NkNicht FVDatenWeitereEmpfaengerMit Empfangsbestaetigung {position = 2 } * -Anschreiben Dokument <<xsdwithimplementationhints>> -Schriftgutobjekt <<xsdchoice>> Schriftgutobjekt 9

10 Grundsätzlicher Aufbau der FV-Schnittstelle 10

11 Vorteile der FV-Schnittstelle Benutzer: Zentrales DMS stellt eine integrierte Sicht auf den Dokumentenbestand bereit. Leichtes Wechseln zwischen der Arbeit im Fachverfahren und im DMS. Arbeitsprozesse können durchgängig über die Grenzen einzelner Fachverfahren hinaus elektronisch unterstützt werden. 11

12 Vorteile der FV-Schnittstelle Anwenderorganisation: Verpflichtung, auch elektronisches Schriftgut aktenmäßig aufzubewahren. Proprietäre Anbindung jedes einzelnen Fachverfahrens weder wirtschaftlich noch technologisch machbar bzw. sinnvoll. DMS stellt zentral die revisionssichere, aktenmäßige Ablage und Verwaltung von elektronischem Schriftgut bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher (Dokumentendienst, der durch alle in der Behörde eingesetzten Fachverfahren angesprochen werden kann). Die Schnittstelle erlaubt die technologische Plattform für die revisionssichere Ablage, das DMS, leichter auswechseln zu können. 12

13 Vorteile der FV-Schnittstelle DMS-Hersteller: Die Hersteller von DMS profitieren von einer standardisierten Fachverfahrensschnittstelle, weil sie den Aufwand für die Entwicklung und Pflege einer Vielzahl von proprietären Schnittstellen zu einzelnen Fachverfahren erheblich reduzieren hilft. Fachverfahrenshersteller: Fachverfahrenshersteller profitieren von einer standardisierten Fachverfahrensschnittstelle, weil so weder die Notwendigkeit entsteht, DMS-Funktionalität in die eigenen Fachverfahren zu integrieren und zu pflegen noch eine Vielzahl von proprietären Schnittstellen zu DMS zu pflegen sind. 13

14 Basis- und erweiterte Funktionalität Basisfunktionalität 14

15 Basis- und erweiterte Funktionalität Basisfunktionalität Erweiterte Funktionalität 15

16 Basis-Funktionalität Schriftgutobjekt erstellen, ablegen, bearbeiten, ansehen, drucken Dokument aktualisieren Schriftgutobjekt im DMS suchen Metadaten anlegen, aktualisieren, ansehen, löschen Schriftgutobjekt zum Löschen markieren, Löschmarkierung aufheben, endgültig löschen, Löschstatus abfragen Schriftgutobjekt ungültig kennzeichnen. Datensatz löschen Benachrichtigung abrufen Vertretung aktivieren oder deaktivieren, Vertretungsstatus abfragen Zuständigkeit ändern Protokolleintrag erstellen und Gesamtprotokoll ablegen Schriftgutobjekt zda-verfügen Systemstatus abfragen Konfigurationsparameter erstellen, aktualisieren, abrufen Empfang bestätigen Import bestätigen Primärdokument exportieren 16

17 Beispiel Personenstandswesen 17

18 Personenstandswesen: Objekte Personenstandsregister Jahrgang Haupteintrag Folgebeurkundung Hinweis Sperrvermerk? Akte Teilakte Vorgang Teilvorgang Dokument 18

19 Personenstandswesen: Vorschlag für das weitere Vorgehen Abstimmung mit Innenministerium, Standesbeamten, Fachverfahrensherstellern und DMS-Hersteller(n) Vereinbarung von Erweiterungen der XDOMEA 2.0- Spezifikation Umsetzung der Anbindung Fortschreibung von XDOMEA

20 Weiteres Beispiel: Externer Geschäftsgang I <<xsdglobalelement>> <<xsdmessage>> <<xsdwithimplementationhints>> Geschaeftsgang.Geschaeftsgang.0201 {position = 2 } <<xsdwithimplementationhints>> Kopf NkGeschaeftsgang -Anschreiben Dokument <<xsdwithimplementationhints>> 1 -Hauptobjekt -Dokument 1..* <<xsdwithimplementationhints>> Hauptobjekt {position = 1 } {position = 5 } 0..* -Anlage <<xsdchoice>> Schriftgutobjekt {position = 4 } 1 -ExternerGeschaeftsgang Geschaeftsgang 20

21 1 -Identifikation IdentifikationSGO Geschaeftsgang {position = 1 } {position = 2 } 1..* -Beteiligungsschritt Beteiligungsschritt -Nummer : string [1]{position = 1} -Status : BeteiligungsstatusCode [1] = 001{position = 2} Weiteres Beispiel: Externer Geschäftsgang II {position = 4 } Bearbeitung Bearbeitung -Datum : date [1]{position = 2} -Uhrzeit : time [1]{position = 3} -Vermerk : string [0..1]{position = 4} -Notiz : string [0..1]{position = 5} {position = 3 } 1 -Verfuegung Verfuegung -Erstellungsdatum : date [1]{position = 3} -Erstellungsuhrzeit : time [1]{position = 4} -Verfuegung : string [0..1]{position = 5} -TerminDatum : date [0..1]{position = 6} -TerminUhrzeit : time [0..1]{position = 7} -Notiz : string [0..1]{position = 8} {position = 6 } 0..* -Anlage Dokument {position = 2 } 1 -Adressat -Bearbeiter 1 Kontakt {position = 1 } -Ersteller 1 {position = 1 } 21

22 Dokumentation und Quellen zu XDOMEA Spezifikation Management Summary Grundsätze Akteure, Systeme, Basiskomponenten, Nachrichten Ausblick Anhang: Bezug zu XÖV-Komponenten, Legende, Glossar Schemadateien Änderungsdokument XDOMEA 1.0 zu 2.0 Codierrichtlinien Verfügbar über

23 Ausblick Konzeptionierung der Betreuung Fortschreibung aufgrund erweiterter Anforderungen und Erfahrungen aus der praktischen Anwendung des Standards Unterstützung bei der Anwendung des Standards und Beantwortung von Rückfragen => Austausch mit Herstellern (DMS, VBS, Fachverfahren) 23

24 An XDOMEA 2.0 haben mitgewirkt 24

25 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 25

26 Kontaktdaten ITOB GmbH - IT- und Organisationsberatung Firmensitz: Geschäftsstelle Koblenz: Am Wingertsberg 14a Anschützstraße 3 D Ettringen D Koblenz Tel.: Tel.: Fax: Fax: info@itob.de Amtsgericht Koblenz, HRB Geschäftsführer: Dr. Siegfried Kaiser, Jeff Licker, Andreas Mayer 26