DFSZ-Verfahrensanweisung

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1 DFSZ-Verfahrensanweisung Systemanforderungen Zertifizierungsstellen und Auditoren. VdAW e.v. Wollgrasweg 31, Stuttgart Teil.: , Fax: Web:

2 VdAW e.v Copyright-Vermerk VdAW e.v Dieses Dokument von VdAW e.v. ist urheberrechtlich geschützt und ist auf Anfrage bei dem Systemträger VdAW e.v. erhältlich. Kein Teil dieses urheberrechtlich geschützten Dokuments darf geändert oder ergänzt werden. Ohne die Genehmigung durch VdAW e.v. darf das Dokument nicht zu kommerziellen Zwecken vervielfältigt oder kopiert werden. Seite 2 von 8

3 Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG ZERTIFIZIERUNG FORSTLICHER DIENSTLEISTER... 5 a) Aufgaben der Zertifizierungsstellen... 5 b) Anforderungen an die Zertifizierungsstellen... 7 c) Anforderungen an fachliche Prüfer... 7 d) Anforderungen an Auditoren vor Ort... 8 e) Einsatz von DFSZ-Auditoren... 8 Seite 3 von 8

4 1. Einleitung Das DFSZ (Deutsches Forstservice-Zertifikat) ist ein deutschlandweit anerkanntes Qualitätszeichen, dessen Ziel die Kennzeichnung und Stärkung qualitativ hochwertiger, forstlicher Dienstleister ist. Forstdienstleister mit diesem Siegel geben den Waldbesuchern wie auch den Auftraggebern die Gewissheit, dass die Forstarbeiten mittels qualifiziertem Fachpersonal und moderner Technik nachhaltig durchgeführt werden. Basierend auf den Vorgaben des PEFC-Systems ( Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes ) sowie der Vorgaben von FSC (Forest Stewardship Council) Deutschland dienen die Inhalte einer nachhaltigen Waldbewirtschaftung. Das DFSZ-System hat sich zur kontinuierlichen Verbesserung verpflichtet. Hierzu gehört die jährliche Revision der Systemgrundlagen zum Jahresende, analog zu neuen Gesetzen und Verordnungen, welche mit Beginn des Folgejahres in Kraft treten. Für die Inhalte und Verwaltung des DFSZ-Systems ist der Verband der Agrargewerblichen Wirtschaft e.v. (VdAW e.v.) verantwortlich. Der VdAW ist seit 1999 Mitglied im PEFC Deutschland und arbeitet seit Januar 2015 in der Sozialkammer des FSC Deutschland mit. Inhalte und Umsetzungsvorgaben der DFSZ Zertifizierung berufen sich auf das Managementsystem nach DIN EN ISO/IEC Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird bei Personenbezeichnungen die männliche Form verwandt. Diese Bezeichnungen erfassen jedoch weibliche und männliche Personen. Seite 4 von 8

5 2. Zertifizierung forstlicher Dienstleister Die Zertifizierung forstlicher Dienstleister ist aufgrund der vielfältigen forstlichen Einsatzbereiche eine anspruchsvolle Aufgabe, welche ausschließlich durch erfahrenes Fachpersonal durchgeführt werden kann. Dieses Dokument definiert Anforderungen für Zertifizierungsstellen und Auditoren im Bereich der Forstunternehmerzertifizierung nach DFSZ. Die Erfüllung dieser Vorgaben soll eine einheitliche, kompetente und objektive Tätigkeit des Zertifizierers sicherstellen. Dies fördert wiederum die Akzeptanz und Vermarktung des Qualitätssystems in der Öffentlichkeit. Die konforme Zertifizierungsdurchführung mit den Systeminhalten wird vom VdAW e.v als Systemgeber bewertet, überwacht und in einem Jahresbericht bestätigt. Zur Vergleichbarkeit des Prozesses basieren die Inhalte und Umsetzungen auf internationalen Normvorgaben. Hierzu wird auf die ISO/IEC 17021:2011 sowie die ISO 19011:2011 verwiesen. Der Begriff muss wird in diesem Dokument für Bestimmungen genutzt, die gemäß dem DFSZ System zwingend vorgeschrieben sind. Der Begriff sollte wird für Vorgaben verwendet, deren Anwendung empfohlen wird. Abweichungen kommen nur in Ausnahmefällen und in Abstimmung mit dem Systemgeber VdAW e.v. vor. Zusätzlich muss jede Abweichung der Zertifizierungsstelle innerhalb von zwei Monaten behoben sein. Bei Nichteinhaltung kann der Systemgeber die Anerkennung der Zertifizierungsstelle einfrieren, wodurch keine Neukunden angenommen werden dürfen. Die Einhaltung der Hinweise führen nicht zum Rechtsanspruch auf Anerkennung der Zertifizierungsstelle. Folgende Aufgaben sind stets mit bestem Wissen und Gewissen umzusetzen. Bei fehlendem Fachwissen oder Fragen zur Umsetzung der Systeminhalte ist der Systemgeber zu befragen. Die Feststellung mangelhafter Durchführung, ebenso wie unvollständige Prozessabläufe, führt zur Aberkennung der Zertifizierungsstelle. a) Aufgaben der Zertifizierungsstellen Koordination und Durchführung der DFSZ-Audits (deutschlandweit) Aufbau eines angemessenen Auditoren-Stammes in Abhängigkeit der Kundenzahl, wobei stets Auditreserven gegeben sein müssen Seite 5 von 8

6 Durchführung jährlicher Vor-Ort-Audits unter Berücksichtigung und Umsetzung der DFSZ-Systembeschreibung 2015, wobei ausschließlich vom Systemgeber anerkannte Auditdokumente zur Durchführung genutzt werden. Jährliche Fortbildung aller DFSZ-Auditoren und Fachbegutachtern zu aktuellen Themen, in Zusammenarbeit mit dem Systemgeber Durchführung regelmäßiger Witness-Audits, in welchen die Fachbegutachter die Auditoren einheitlich prüfen Jährliche Überarbeitung und Einreichung der Auditdokumente an den Systemgeber, in Folge von DFSZ-Systemüberarbeitungen Fachbegutachtung jedes vor Ort erstellten Auditprotokolls durch qualifizierte Fachbegutachter [siehe hierzu c) Anforderungen an Fachliche Prüfer]. Aufbau einer angemessenen Anzahl an Fachbegutachtern, welche die Fachbegutachtung der Audits innerhalb von 3 Wochen nach Auditdurchführung ermöglicht (weitere Informationen in der DFSZ- Standard Systembeschreibung 2015). Ausstellung und Versand des DFSZ Zertifikates sowie der Abschlussberichte, gemeinsam mit DFSZ-Aufklebern Zusendung monatlicher Berichte an den Systemgeber, welche in Form einer Excel Tabelle beinhalten: - Auditierte Betriebe (Firmenname) - Auditdatum - Fachbegutachtungsdatum - Auditergebnis (erteilt, freigegeben, ausgesetzt, entzogen) - Beschwerden auditierter DFSZ-Kunden inkl. ergriffener Gegenmaßnahmen Eine aktuelle Übersicht der für die Zertifizierungsstelle tätigen Auditoren mit Datum der Erstbeauftragung ist dem VdAW e.v. zuzusenden und bei Änderungen aktuell zu halten. Zur reibungslosen Umsetzung der genannten Aufgaben ist grundlegendes Fachwissen notwendig. Ebenso erfordert ein lückenloser Prozessablauf die Vorlage regelkonformer, schriftlicher Arbeitsanweisungen. Seite 6 von 8

7 b) Anforderungen an die Zertifizierungsstellen Forstliche Fachkompetenz muss auf allen Ebenen der DFSZ Zertifizierungsabläufe gegeben sein. [Definition forstliche Fachkompetenz : Forstwirtschaftsmeister + fünf Jahre Berufserfahrung im forstlichen Dienstleistungssektor oder ein abgeschlossenes forstliches Studium inklusive praktischer, forstlicher Berufserfahrung mit Forstdienstleistern ]. Interne Arbeitsanweisungen für die Arbeitsdurchführung der Auditorentätigkeit und Fachbegutachtertätigkeit. Verfahrensanweisung des vollständigen DFSZ-Zertifizierungsprozesses Dokumentation eines Beschwerdemanagementsystems sowohl für interne wie externe Beschwerden. Veröffentlichung des externen Beschwerdemanagements, z.b. auf der Firmenhomepage für Kritiken der Kunden Nachweis der Berechnung des Personalaufwands für Auditoren und Fachbegutachter, in Abhängigkeit der Kundenzahl und unter Berücksichtigung von Ausfällen. Damit die geforderten Anweisungen und Inhalte fachgerecht genutzt werden können, bedarf es erfahrenem und qualifizierten Personal aus der Branche. c) Anforderungen an fachliche Prüfer Zur Durchführung von Fachbegutachtungen sind praktische wie theoretische Kenntnisse aller Zertifizierungsbereiche notwendig. Diese müssen sich in der Ausbildung widerspiegeln. Somit ist als Fachbegutachter zulässig wer: Forstwirtschaftliches Studium inklusive 2 Jahre praktische Berufserfahrung, in welcher Tätigkeiten in allen Zertifizierungsbereichen nachgewiesen sind; wenn möglich bei Forstdienstleistern Nachweis einer jährlichen, praktischen Fortbildung zu den Themen der Zertifizierungsbereiche (z.b. Pferderückung, Wertastung, Jbpf etc.) Werden Erfahrungslücken in der praktischen Arbeitserfahrung festgestellt, können diese durch die Teilnahme an themenspezifischen Lehrgangsreihen behoben werden (z.b. AS-Baum 1-3). Wichtig: Die Lehrgangsreihen müssen innerhalb von 2 Jahren vollständig vorliegen. Das abschließende Auditergebnis wird ausschließlich von fachlichen Prüfern (Fachbegutachter/in) erstellt und die Zertifikatentscheidung gefällt. Seite 7 von 8

8 d) Anforderungen an Auditoren vor Ort Zur Durchführung der Vor-Ort-Audits sind praktische wie theoretische Kenntnisse aller Zertifizierungsbereiche notwendig. Diese müssen sich in der Ausbildung der Auditoren widerspiegeln. Auditoren müssen hierzu mindestens: - Forstwirtschaftsmeister inklusive 5-jähriger, praktischer Berufserfahrung in allen Zertifizierungsbereichen bei Forstdienstleistern oder Forstwirtschaftliches Studium inklusive 2 Jahre praktischer Berufserfahrung, in welcher Tätigkeiten in allen Zertifizierungsbereichen nachgewiesen sind bei Forstdienstleistern - Nachweis einer jährlichen, praktischen Fortbildung zu den Themen der Zertifizierungsbereiche (z.b. Pferderückung, Wertastung, Jbpf etc.) - Nachweis interner Schulungen/Vorgaben zu korrektem Kundenumgang (z.b. über Arbeitsanweisung-DFSZ-Auditoren) Interne Ausbildung zu den DFSZ-Systemen und Auditabläufen, durchgeführt von der Zertifizierungsstelle und dem Systemgeber gemeinsam, muss vor Antritt der Auditorentätigkeit gegeben ein. Aufgrund der Einsicht in private wie geschäftsinterne Dokumente und Inhalte bei den DFSZ-Audits müssen folgende Rahmenbedingungen strengstens beachtet werden: e) Einsatz von DFSZ-Auditoren - Jahresaktuelle, schriftliche Bestätigungen, welche das Auditieren a) jeglicher persönlich Bekannten, b) im Radius der Auftraggeber des Auditors und c) bei Konkurrenten verbindlich ausschließt. Bei Zuwiderhandlung muss der Auditor mit sofortiger Wirkung von seinen weiteren Auditaufträgen entbunden werden. Seite 8 von 8