Leitfaden zum Praktikum 1. Medzinische Informationssysteme

Transkript

1 zum Praktikum 1 Medzinische Informationssysteme Stand: Praktikumsleitung: Dr.-Ing. Oliver J. Bott Dipl.-Inform. Maik Plischke 1 Der basiert auf Vorlagen der UMIT und der Universität Heidelberg, die uns dankenswerterweise zur Verfügung gestellt wurden.

2 Inhaltsverzeichnis: 1. Lernziel des Praktikums Umfang des Praktikums Das Projekt Projektstart Projektorganisation Projektplanung Projektdurchführung: Projektabschluss: Abschlussphase des Projektes Workshop Allgemeine Tipps und Hinweise Anhang A: Checkliste Zielformulierung Anhang B: Checkliste Projektdokumentation Anhang C: Checkliste Risikoanalyse Anhang D: Vorlage eine Projekt-Statusberichtes

3 1. Lernziel des Praktikums In diesem Praktikum bekommen Sie die Möglichkeit ein Projekt im Städtischen Klinikum Braunschweig zum taktischen Management von Informationssystemen durchzuführen. In diesem Projekt sollen Sie die in den Vorlesungen Medizinische Informationsysteme I +II erworbenen Kenntnisse und Methoden im praktischen Umfeld anwenden bzw. vertiefen. Es wird Ihnen in einem realen Umfeld die Möglichkeit geboten, in der Gruppe in einem Semester ein Projekt durchzuführen, d. h. Sie können das erlernte Wissen in der Praxis anwenden. Sie sollen lernen: 1. Eine Aufgabe des taktischen Informationsmanagement durchzuführen (z.b. Systemanalyse und Bewertung). 2. Ein Projekt mit allen Phasen und allen typischen Problemen durchzuführen. Ein wichtiger Aspekt in der Durchführung dieses Praktikums ist die Erfahrung der Teamarbeit. 2. Umfang des Praktikums Für die Vorlesung und die Durchführung des Praktikums stehen 4 Semesterwochenstunden zur Verfügung, wobei die Praktikumzeit je nach Projekt von Ihnen individuell geplant werden kann. 3. Das Projekt 3.1 Projektstart Zu einem vorgegebenen Datum (Prüfstein 1 (Zweite Vorlesungswoche V2)), wird Ihnen durch den Projektauftraggeber, die Praktikumsbetreuer bzw. dem Projektlenkungsausschuss (PLA) der Projektauftrag erteilt. Der Projektauftrag enthält Gegenstand und Motivation des durchzuführenden Projektes, die Problemstellung, die Zielsetzung und die Rahmenbedingungen vorgestellt. Nutzen Sie die Gelegenheit Unklarheiten bzw. offene Fragen in dieser Runde gleich zu besprechen. Im Anschluss an die Auftragserteilung erfolgt das Kick-Off-Meeting. In dieser Runde soll mit Hilfe der Praktikumleitung die Projektorganisation festgelegt und offene Fragen zur Durchführung des Projektes besprochen werden. Aus Gründen des Datenschutzes in Gesundheitseinrichtungen können Ihnen die Datenschutzpflichterklärung erläutert und zur Unterschrift vorgelegt werden

4 3.2. Projektorganisation Die Projektorganisation soll sich an folgendem Organigramm orientieren. 1. Stellvertreter 2. Stellvertreter 3. Stellvertreter Projektleitungsteam Projektteam Projektteam A Projektteam B Projektteam C Projektteam... Projektgruppe Abb 1: Organigramm der Projektorganisation Das Projektleitungsteam besteht aus dem und drei Stellvertretern. Diese Gruppe hat die volle Verantwortung für das Projekt sowie auch Weisungsbefugnis für die Projektteams

5 Innerhalb dieser Gruppe sind die Aufgaben wie folgt verteilt: : Stellvertreter 1 ( Kommunikation ) Stellvertreter 2 ( Controlling ) Stellvertreter 3 ( Dokumentation ) Gesamtverantwortung für den Projektverlauf und die Ergebnisse Planung des Projektes, in Abstimmung mit den Stellvertretern und dem PLA. Ausarbeitung des Vorgehensplanes Berichterstattung an den PLA. Übergeordnete Projektkoordination Unterstützt den bei der Planung des Projektes. Organisation und Unterstützung bei der Terminkoordination und Raumplanung des Projektsteams. Unterstützung der Kommunikation innerhalb der Projektgruppe, z.b. Organisation regelmäßiger (d.h. wöchentlicher) Treffen zum Informationsaustausch innerhalb des Team, und Organisation von Treffen mit der Praktikumleitung und dem PLA. Unterstützt den bei der Planung des Projektes. Verantwortlich für die Aufwandschätzung (z. B. in Personentagen) als Teil der Projektplanung. Verantwortlich für das Risikomanagement (Ergebnisse, Termine, Aufwände) Verantwortlich für die Aufstellung der Kosten wie z. B. Papierkosten, Druckkosten etc. Unterstützt den bei der Planung des Projektes. Ist verantwortlich für das Berichtswesen (Erstellung von Vorlagen, Einmahnen und Sammeln von Einzelberichten). Erstellung des Abschlussberichtes auf Basis der Zuarbeiten aus dem Projektteam. Kümmert sich um die Projektdokumentation und deren Ablage. Nach Abschluss des Projektes verantwortlich für die Archivierung der Projektdokumentation (z. B. Brennen auf CD etc.) und um den Druck des Abschlussberichtes

6 3.2. Projektplanung Pläne sind geistige Vorwegnahmen zukünftigen Handelns (aus Projektmanagement Patzak/Tattay). Sie sollen einen Vorgehensplan nach der 5-Stufen-Methode (vgl. Management von Informationssystemen Haux et al.) zur Vorgehensplanung erstellen. Gliederung des Vorgehensplanes: 1. Projektdaten: Projektbezeichnung, Vertragspartner, Zeitraum des Projektes 2. Einleitung: Gegenstand und Motivation Problemstellung, Zielsetzung (siehe Anhang A: Checkliste Zielformulierung) Frage- und Aufgabenstellung 3. Projektplan: Arbeitspakete (Arbeitspakete je nach Fragestellung in sinnvoller Verfeinerung erstellen. Sie sollen in zeitlicher bzw. inhaltlicher Beziehung stehen) Prüfsteine Ablauf- und Terminplanung des Projektes (vernetztes Balkendiagramm (empfohlen!) oder Netzplan) Aufwandschätzung in Personentagen Abgrenzung des Projektes 4. Risikoanalyse: Risikomanagement (siehe Anhang C: Checkliste Risikoanalyse) 5. Organisation Projektorganisation Projektkommunikation (Treffen, Berichtswesen Verteiler etc.) Projektdokumentation (siehe Anhang B: Checkliste Dokumentation): Zur Dokumentation und Ablage kann eine Projekmanagement Software wie z. B. eproject ( PHProjekt ( usw. empfohlen Projektdurchführung Nach Abnahme des Vorgehensplan durch den PLA können Sie mit der Durchführung des Projektes beginnen. Bedenken Sie während der Durchführung Fotos zu Dokumentationszwecken zu machen, sofern nötig. Während des Projekts (Prüfstein 2, Termin wird noch vereinbart) muss ein Statusbericht an den PLA geschickt werden, um den PLA auf dem Laufenden bezüglich des Projektfortschrittes zu halten. Zu diesem Zeitpunkt kann, sollte es Probleme geben, unter Umständen eine Sitzung des PLA einberufen werden, sollte dies notwendig werden. Im Anhang D finden Sie eine Vorlage für einen typischen Projekt-Statusbericht. Alle weiteren Termine müssen vom Projektleitungsteam bzw. den Projektgruppen selbst organisiert werden

7 3.4. Projektabschluss Am Ende des Projektes ist ein schriftlicher Abschlussbericht zu erstellen. Der Umfang des Abschlussberichtes soll ca. zwischen Seiten ohne Anhang umfassen. Gliederung des Abschlussberichtes: 1. Projektdaten: Projektbezeichnung, Vertragspartner, Zeitraum des Projektes 2. Einleitung: Gegenstand und Motivation Problemstellung, Zielsetzung Frage- und Aufgabenstellung 3. Projektplan: Arbeitspakete Prüfsteine Ablauf- und Terminplanung des Projektes (vernetztes Balkendiagramm) Aufwandschätzung Abgrenzung des Projektes 4. Organisation: Projektorganisation 5. Durchführung: Tatsächlicher inhaltlicher Ablauf Tatsächlicher zeitlicher Ablauf Abweichung von der Vorgehensplanung (Beschreibung und Begründung) 6. Ergebnisse: Ergebnisse der einzelnen Arbeitspakete Zusammenfassung der Ergebnisse in Bezug auf die Ziele des Projektes 7. Diskussion: Des Vorgehens Der Ergebnisse 8. Ausblick: Danksagung Unterschriften 9. Anhang Erhebungsinstrumente, Originaldaten, etc. ACHTUNG: Der Hauptteil des Abschlussberichtes ist Kapitel 6 und 7. Alle anderen Kapitel sind so kurz wie möglich zu halten, und gegenüber dem Vorgehensplan zu straffen. Die Roh-Version des Abschlussberichtes soll dem PLA per bis zu einem vereinbarten Datum (Prüfstein 3, wird noch vereinbart) zur Durchsicht geschickt werden. Die Ergebnisse des Projektes sollen dem PLA an einem vereinbarten Termin (Prüfstein 4, wird noch vereinbart) mündlich präsentiert und mit diesem diskutiert werden. In dieser Besprechung gibt der PLA auch Änderungswünsche bezüglich des Abschlussberichtes bekannt. Die Tagesordnung für diese Besprechung ist typischerweise wie folgt, und dauert in der Regel - 6 -

8 einer Stunde. Ablauf der mündlichen Präsentation vor dem PLA: - Begrüßung und kurze Vorstellung des Projektes (Probleme, Zielsetzung etc.) - Präsentation der Ergebnisse (Hauptteil) - Diskussion - Abschlussbericht: Inhalt und Layout - Allfälliges An einem vereinbarten Termin (Prüfstein 5) findet dann die große Abschlusspräsentation des Projektes vor Mitarbeitern der beteiligten Einrichtungen des Gesundheitswesens, Interessenten und Studenten des Institutes und dem PLA statt. Die typische Gliederung für diese Präsentation ist wie folgt: Gliederung der Abschlusspräsentation vor Mitarbeitern der beteiligten Einrichtungen etc.: Begrüßung Vorstellung des Projektteams Vorstellung des Projektes (Gegenstand und Motivation, Zielsetzung, Durchführung) Wesentliche, für die Zuhörer relevante Ergebnisse Diskussion Ausblick (Wichtig: vorherige Absprache mit dem PLA) Nach dieser Präsentation soll dem PLA auch die endgültige Fassung des Abschlussberichtes übergeben werden. Vergessen Sie nicht die Entlastung des Projektleitungsteams durch den Projektauftraggeber (z. B. durch Unterschrift auf den Abschlussbericht, oder eine vom PLA an den ). Jeder Projektteilnehmer erhält einen gebundenen Abschlussbericht sowie eine CD mit allen wichtigen Daten bzw. Dokumenten des Projektes (Projektplanung, Projektdurchführung, Projektabschluss, Bilder etc.). 4. Abschlussphase des Projektes Workshop In diesem Workshop möchten wir innerhalb der Projektgruppe gemeinsam das Projekt in all seinen Phasen noch einmal reflektieren. Wie war der Verlauf des Projektes? Wie war die Teamarbeit innerhalb der Projektgruppe, gab es Konflikte? Welche positiven Erfahrungen können Sie für andere zukünftige Aufgabenstellungen übernehmen? Gabe es Probleme? Welche? Was hat jeder einzelne Teilnehmer aus diesem Projekt gelernt? - 7 -

9 5. Allgemeine Tipps und Hinweise Bei Unklarheiten bezüglich der Projektziele bzw. der Rahmenbedingungen sofort bei Projektauftragserteilung nachfragen bzw. sich bald an die Praktikumleitung wenden. Bei der Erarbeitung der Arbeitspaket (AP) beachten Sie bitte: - die Projektlaufzeit ist relativ kurz, darum nicht zu viele (zu fein aufgegliederte AP erstellen. - Die AP sinnvoll zusammenfassen, knapp aber vollständig und nicht zu viele Hierarchien erstellen (z. B: 3 Ziele 4 bis 6 Unterziele 10 bis 15 AP) - Die AP sollen sich nach der Organisation des Projektteams richten. Bei Auftreten von Konflikten und Missstimmung innerhalb der Projektgruppe sofort in der Gruppe selbst bzw. mit Hilfe der Praktikumleitung in Gesprächen nach Lösungen suchen. Die Kommunikation bzw. der Informationsfluss innerhalb der Projektgruppe ist extrem wichtig, darum ist die Abhaltung von regelmäßigen Treffen (z. B. wöchentlich zwischen dem Projektleitungsteam und den Leitern der Projektteams) zum Informationsausgleich während der gesamten Laufdauer des Projektes sehr sinnvoll. Bei Terminen bzw. Erlaubnis zu Vor-Ort-Besuchen an Einrichtungen des Gesundheitswesens nie die Hierarchie der Personen bzw. Stellung außer Acht lassen. Dokumentieren Sie den Verlauf des Projektes von Anfang an auch mit einer Digitalkamera, sofern nötig. Bedenken Sie auch die Kontakte, die Sie während der Durchführung des Projektes mit dem PLA, als auch mit Personen in den Gesundheitseinrichtungen knüpfen können. Diese könnten zukünftige Arbeitgeber werden! Das Projekt erfordert von Ihnen allen (nicht nur von dem ) ein erhebliches Maß an Engagement und Eigeninitiative. Die gesamte Projektgruppe (repräsentiert durch den ) ist gemeinsam für den Projekterfolg verantwortlich. Die Praktikumbetreuung unterstützt Sie bei Planung und Durchführung des Projektes, übernimmt aber keine weiterführende Funktion

10 Anhang A: Checkliste Zielformulierung Projekt: Ziele schriftlich fixieren/dokumentieren Zielkonflikte auflösen/vermeiden Ziele realistisch formulieren Ziele lösungsneutral formulieren Ziele verständlich und klar formulieren Erreichbarkeit der Ziele Vollständigkeit der Ziele Überprüfbarkeit der Ziele Sachziele: Checkliste Zielformulierung Was soll geplant werden? Was soll erreicht werden? Welche Funktionen sollen erfüllt werden? Welche Qualität ist zu erreichen? Quelle: Gert Schilling, Projektmanagement, Der Praxisleitfaden für die erfolgreiche Durchführung von kleinen und mittleren Projekten, Schilling Verlag, Berlin, ISBN

11 Anhang B: Checkliste Projektdokumentation Projekt: Checkliste Projektdokumentation Was soll dokumentiert werden? Wie soll dokumentiert werden? Wann müssen die Unterlagen archiviert werden? Wer kümmert sich um die Dokumentation? Für wen werden Unterlagen gesammelt? Wo werden die Unterlagen aufbewahrt? Wer darf auf die Unterlagen zugreifen? Welche gesetzlichen Anforderungen werden an die Projektunterlagen gestellt? Wie lange müssen die Unterlagen nach Projektabschluss aufbewahrt werden? Welche Unterlagen müssen nach Abschluss des Projektes noch aufbewahrt werden? Regelung in unserem Projekt: Quelle: Gert Schilling, Projektmanagement, Der Praxisleitfaden für die erfolgreiche Durchführung von kleinen und mittleren Projekten, Schilling Verlag, Berlin, ISBN

12 Anhang C: Checkliste Risikoanalyse Checkliste Risikoanalyse Projekt: Welche Risiken könnten auftreten? Was könnte schief gehen? Was wäre die Folge eines Scheiterns? Was ist das größte anzunehmende Risiko? Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass es eintritt? Regelung in unserem Projekt: Quelle: Gert Schilling, Projektmanagement, Der Praxisleitfaden für die erfolgreiche Durchführung von kleinen und mittleren Projekten, Schilling Verlag, Berlin, ISBN Anhang D: Vorlage eine Projekt-Statusberichtes

13 Vorlage Projekt-Statusbericht Projekt-Nr.: Projektbezeichnung: : Stand-Datum Projekt: Anlass des Statusberichts: gravierendes Problem Prüfstein erreicht Statusbericht erstellt am:... erstellt von:... Kopie an:... Projektstatus*: Qualität, Ergebnis Projektendtermin Gesamtaufwände Änderung nötig - Rot* gefährdet - Gelb* in Ordnung - Grün Soll-/Ist-Vergleich: Projektstarttermin Projektendtermin Gesamtaufwände Soll Ist erwartet vorauss. Abweichung Prüfstein-Termine: Ursprüngliches Soll Ist Ggf. neues Soll Status (Rot/Gelb/Grün) * Bei Status "ROT" oder "GELB" ist eine kurze verbale Erläuterung notwendig: Vorgeschlagenes weiteres Vorgehen: Aktion Verantwortlicher zu erledigen bis Datum/Unterschrift Datum/Unterschrift Auftraggeber