Zusammenarbeit mit Freiwilligen

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1 Die Evangelisch-Reformierte Kirchgemeinde Stäfa und die Zusammenarbeit mit Freiwilligen A. Leitlinien zum Zusammenwirken von Kirchgemeinde und Freiwilligen C. Checklisten und Formulare Aktuell Version unter öffentlich zugänglich Stand

2 Inhaltsverzeichnis 1 Grundsätze für das Zusammenwirken der Kirchgemeinde Stäfa mit Freiwilligen Standards der Freiwilligenarbeit Freiwillige beleben und bereichern die Kirche Verschiedene Bezeichnungen für Freiwilligenarbeit Definition Freiwilligenarbeit Die Bedürfnisse der Freiwilligen verändern sich Freiwillige sind verschieden Die Beweggründe Klare Verhältnisse Neue Freiwillige Klassische Freiwillige Freiwilligenarbeit ist ein Gewinn für alle Freiwillige sind unverzichtbar Freiwilligenarbeit ersetzt bezahlte Arbeit nicht Freiwilligenarbeit wirkt integrierend Freiwilligenarbeit belebt die Kirchgemeinde Klare Verhältnisse für die erfolgreiche Zusammenarbeit Vertrauen Respekt Anerkennung Rahmenbedingungen Erfolgsfaktoren Gewinn Strukturelle Voraussetzungen Die Zusammenarbeit regeln Freiwilligenarbeit in der Leitung verankern Anerkennung regeln Kommunikation nach innen und aussen fördern Finanzen bereitstellen Versicherungsschutz Die Verantwortlichen planen, motivieren, begleiten Einsätze planen Gezielt werben Freiwillige einführen, begleiten und fördern Prävention sexueller Ausbeutung im Freizeitbereich Erfahrungen austauschen und auswerten Das Engagement anerkennen und verdanken Spesenregelung und Zeiterfassung Sozialzeitausweis ausstellen Die Word-Version ist abgelegt unter > Dokumente > Interne Dokumente > 00 Handbuch Kirchgemeinde > 04 Beschlüsse > 4.6 Weitere > Freiwillige Die pdf-version ist abgelegt unter: > Dokumente > Öffentliche Dokumente > Freiwillige Stand von 15

3 1 Grundsätze für das Zusammenwirken der Kirchgemeinde Stäfa mit Freiwilligen Einladen Wir freuen uns über jeden Menschen, der sich in unserer Kirchgemeinde einsetzt. Es warten viele Aufgaben. Wir wollen für jede Person Tätigkeiten finden, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Begegnen Begegnungen mit Menschen und die Beziehungspflege sind für uns von entscheidender Bedeutung. Unterschiedliche Teams bieten eine grosse Auswahl an Einsatzmöglichkeiten. Begleiten Wer in unserer Kirchgemeinde mitarbeitet, hat eine Ansprechperson, an die er/sie sich wenden kann. Fördern Wir unterstützen unsere Freiwilligen bei der Ausübung ihrer Aufgaben, und bieten Entfaltungsmöglichkeiten und Weiterbildung. Wertschätzen Wir anerkennen den Einsatz unserer Freiwilligen, weisen ihn aus und würdigen ihn. Danken Wir danken unseren Freiwilligen auf vielfältige Weise. Stand von 15

4 2 Standards der Freiwilligenarbeit Die Standards beschreiben gute Rahmenbedingungen für Freiwilligenarbeit in Organisationen. Eine Fachgruppe des «forums freiwilligenarbeit.ch» überprüft die Standards und passt diese fortlaufend den neusten Erkenntnissen an. Sie sind im Sozialzeitausweis zu finden. Die aktuelle Version ist auf einsehbar. Anerkennung Freiwillige haben ein Anrecht auf persönliche und öffentliche Anerkennung ihrer Leistung. Freiwilligenarbeit braucht zeitgemässe Rahmenbedingungen. Als geeignete Formen der Anerkennung sind speziell zu erwähnen: der Schweizerische Sozialzeitausweis, eine grosszügige Spesenregelung sowie die Übernahme von Weiterbildungskosten durch die Institution. Arbeitsbedingungen Eine zeitliche Beschränkung der Einsätze verhindert Missbrauch und Überlastung von Freiwilligen. In der Schweiz arbeiten Freiwillige durchschnittlich vier Stunden pro Woche. Es ist motivierend für die Freiwilligen, wenn sie eine Mitsprachemöglichkeit bei der Ausgestaltung ihrer Aufgabe haben. Der Zugang zur Infrastruktur (Räume, Fotokopierer etc.) soll gewährleistet sein. Einführung und Begleitung der Freiwilligen Die Freiwilligen erhalten eine zuständige Ansprechperson. Ihre Aufgabe ist es, die Freiwilligen einzuführen, zu begleiten, zu unterstützen sowie deren Interessen innerhalb der Institution zu vertreten. Besonders motivierend für Freiwillige ist es, wenn sie über ihre Erfahrungen sprechen können, sei es mit der Einsatzleitung oder als Erfahrungsaustausch in einer Gruppe. Einsatzvereinbarung Es empfiehlt sich auch bei kleineren Einsätzen, gegenseitige Erwartungen und Vereinbarungen schriftlich festzuhalten und die Dauer oder Fortsetzung des Einsatzes regelmässig zu besprechen. Auswertung der freiwilligen Arbeit Freiwilligenarbeit soll ausgewertet werden. Das regelmässige Gespräch einzeln oder in Gruppen dient dem Erfahrungsaustausch, der gegenseitigen Unterstützung und der Auswertung der geleisteten Arbeit Spesenregelung und Versicherung Freiwilligenarbeit ist grundsätzlich unbezahlte Arbeit. Hingegen sind Spesen zu entschädigen. Als Spesen gelten effektive Auslagen wie Fahrkosten, Verpflegung, Porti, Telefone sowie Entschädigungen wie Sitzungsgelder und Pauschalen. Freiwillige sollen während ihres Einsatzes durch die Institution versichert werden (Unfall, Haftpflicht, bei Fahrdiensten zusätzlich Kaskoversicherung). Ausweisen der geleisteten Arbeit Institutionen, welche mit Freiwilligen arbeiten, beziehen die Freiwilligenarbeit in ihre Unternehmensphilosophie ein. Sie weisen die freiwillig oder ehrenamtlich geleisteten Stunden aus und fördern so deren öffentliche Anerkennung. Freiwilligenarbeit kostet; sie soll deshalb auch im Budget sowie in der Jahresrechnung erscheinen. Stand von 15

5 3 Freiwillige beleben und bereichern die Kirche In einer Kirchgemeinde gibt es viel zu tun. Rund die Hälfte der Arbeit wird von Freiwilligen ausgeführt. Sie wirken mit im Jugend- und Familienbereich, in Gottesdiensten, in Diakonie, Ökumene und vielen anderen Bereichen. Freiwillige ermöglichen Angebote, die ohne ihren Einsatz meist nicht realisiert werden könnten. Für die reformierten Kirchen sind Freiwillige deshalb unverzichtbar. Freiwillige übernehmen soziale Verantwortung. Sie leben Solidarität in Kirche und Gesellschaft. Eine Kirche, die zusammen mit Freiwilligen gesellschaftliche Fragen aufgreift, lebt. Und sie ist bei den Menschen. 3.1 Verschiedene Bezeichnungen für Freiwilligenarbeit Freiwilligenarbeit hat viele Namen: «freiwilliges Engagement», «Freiwilligenmitarbeit»,«Sozialzeit» (ergänzend zur Arbeits- und zur Freizeit), «bürgerschaftliches Engagement» oder «Ehrenamt». «Formelle Freiwilligenarbeit» bezeichnet das Engagement in Organisationen, «informelle Freiwilligenarbeit» dasjenige in der Nachbarschaftshilfe. Zusätzlich gibt es selbst organisierte Selbsthilfegruppen oder Initiativen. Manchmal wird auch Behördenarbeit als Freiwilligenarbeit angesehen. Es gibt Gemeinsamkeiten, aber auch viele Unterschiede: Behörden sind für eine Amtszeit gewählt, haben eine Rechenschaftspflicht und erhalten festgelegte Entschädigungen. Dieses Konzept bezieht sich auf die Menschen, die sich freiwillig für die Aktivitäten der Kirchegemeinde Stäfa engagieren und damit «Basisarbeit» leisten. Viele dieser Engagierten verstehen sich einfach als verantwortungsbewusste Menschen, die einen Beitrag an die Gesellschaft leisten möchten. Weil sie dies freiwillig und unentgeltlich tun, werden sie hier als Freiwillige bezeichnet Definition Freiwilligenarbeit Freiwilligenarbeit wird in der deutschen Schweiz so definiert: Freiwilligenarbeit ist unentgeltliches aktives zeitliches Engagement für Dritte, das im öffentlichen oder halböffentlichen Raum organisiert wird. Dies bedeutet, dass: Freiwillige sich aus freiem Willen engagieren. Dies schliesst alle Aufgaben innerhalb von Erwerbs- oder Familienarbeit aus, wie Überzeit oder die Pflege von Familienangehörigen; freiwillige Verpflichtungen selbst gewählt sind. Die Freiwilligen bestimmen Art und Umfang der Aufgaben mit und können die getroffenen Vereinbarungen jederzeit verändern; die Einsätze von Freiwilligen an keinen rechtlich verbindlichen Arbeitsvertrag gebunden sind; Arbeitszeit und -leistung der Freiwilligen nicht entlöhnt sind; Freiwilligenarbeit einen erkennbaren Nutzen für andere hat und somit der eigene Nutzen nicht im Vordergrund steht; Freiwilligenarbeit im öffentlichen oder halböffentlichen Raum organisiert ist, z.b. in einer Organisation, einer Kirche oder in nachbarschaftlichen Netzwerken. 1 In Deutschland wir der Begriff Ehrenamtliche für Personen verwendet, die in der Schweiz Freiwillige sind. Innerhalb unserer Kirchgemeinde sind nur die gewählten Mitglieder der Kirchenpflege Ehrenamtliche. Stand von 15

6 4 Die Bedürfnisse der Freiwilligen verändern sich Freiwillige gehen aus freiem Willen Verpflichtungen ein. Ihre Arbeit ist unentgeltlich. Die Vorstellungen und Erwartungen der Freiwilligen haben sich in den letzten Jahren verändert. Sie wünschen mehr Projekteinsätze, kürzere Einsatzzeiten, mehr Mitspracherecht, klare Rahmenbedingungen und kompetente Begleitung. 4.1 Freiwillige sind verschieden Im sozialen und kirchlichen Bereich sind überwiegend Frauen freiwillig engagiert. Anders ist es in der Politik oder in Sport- oder Kulturvereinen, wo die Männer etwas stärker vertreten sind. Auch wenn sich viele einfach als verantwortungsbewusste Menschen verstehen, kann man die Freiwilligen nicht auf einen einfachen Nenner bringen. Es sind Jugendliche und Pensionierte, Berufs- und Familienfrauen, erwerbstätige oder arbeitslose Männer. Die einen fühlen sich zur Kerngemeinde gehörig, andere identifizieren sich mit ihren eigenen Projekten oder Gruppen. Die Gruppe der Freiwilligen umfasst die aktiv engagierten Gemeindemitglieder und immer häufiger auch Nicht- Gemeindemitglieder. Diese Vielfalt kann zu Konflikten führen, ist vor allem aber eine Chance für lebendige Entwicklungen in den Kirchgemeinden. 4.2 Die Beweggründe So unterschiedlich wie die Freiwilligen sind auch ihre Beweggründe für ihr Engagement. Als Motivation werden zum Beispiel genannt: Pflichtgefühl, Selbstverwirklichung, Umsetzung von Projekten, politisches Engagement, Freundschaft, Sozialzeitausweis oder Spasshaben. Viele Freiwillige möchten ihren Glauben bezeugen, indem sie Solidarität leben, Verantwortung übernehmen und für andere und die Gemeinde Sinnvolles tun. Nicht wenige Engagierte erwarten bei ihrer Tätigkeit auch einen persönlichen Gewinn. Sie lernen gerne neue Menschen kennen und schätzen die Einbindung in eine Gruppe. Manche finden es spannend, den Horizont zu erweitern und dabei neue Erfahrungen zu sammeln. Fast alle aber wollen Aufgaben übernehmen, die Sinn machen. Gerade Freiwillige in der Kirche befinden sich oft auf einem spirituellen Weg und setzen sich mit persönlichen Lebensfragen auseinander. Eine Begleitung in dieser Lebensphase sehen viele Engagierte als grosse Bereicherung. Schliesslich, und das ist gar nicht unwichtig, suchen viele Freiwillige auch einfach Freude und Spass in ihren Einsätzen. 4.3 Klare Verhältnisse Manche Freiwilligen schätzen gut organisierte Aufgaben und wollen begleitet werden. Andere wünschen sich möglichst viel Freiraum und wollen ihre eigenen Ideen einbringen und verwirklichen. In der Freiwilligenliteratur wird zwischen traditionellen und neuen Freiwilligen unterschieden. Zu den traditionellen Freiwilligen gehören vor allem ältere Leute, die vorwiegend aus ihrem Pflichtgefühl heraus handeln. Anders die neuen Freiwilligen. Sie wünschen sich interessante Aufgaben, klare Rahmenbedingungen, Mitspracherecht, gute Begleitung sowie kürzere Einsatzzeiten. Die Gruppe der neuen Freiwilligen wächst auch in der Kirche. Stand von 15

7 4.4 Neue Freiwillige Neue Freiwillige bevorzugen: zeitlich limitierte und klar definierte Einsätze Projekte Experimentierfelder Mitspracherecht Unterstützung für eigene Ideen eine Mitarbeit, die Resultate zeigt und zu Problemlösungen beiträgt vielseitige Aufgaben, in denen sie ihre Erfahrungen einbringen und Kompetenzen entwickeln können persönliche und fachliche Förderung Aufgaben, die mit anderen Kirchen oder Organisationen vernetzt sind Kirchgemeinden, in denen eingeschlagene Wege reflektiert werden und Diskussionen möglich sind. 4.5 Klassische Freiwillige Klassische Freiwillige haben meist dazu noch: die längere Lebenserfahrung zeitlich mehr Freiräume das grössere Beziehungsnetz mit Kontakten zu weiteren potenziellen Freiwilligen Stand von 15

8 5 Freiwilligenarbeit ist ein Gewinn für alle Kirchgemeinden gewinnen an Vielfalt, Impulsen und Wissen. Angestellte gewinnen engere Kontakte zu engagierten Gemeindemitgliedern sowie eine interessante Aufgabe. Gemeindemitglieder gewinnen zusätzliche Angebote, die es sonst gar nicht oder nur reduziert geben würde. Auch die Freiwilligen selber gewinnen: Kontakte, Gemeinschaft und neue Erfahrungen. Sie können ihre Kompetenzen einbringen und entwickeln. Zudem gestalten sie ihre Gemeinde aktiv mit, gewinnen Wertschätzung, Freude und Anerkennung. 5.1 Freiwillige sind unverzichtbar In der Schweiz übernehmen 23% der Bevölkerung vielfältige Aufgaben in der Nachbarschaftshilfe und 25% in Sportvereinen, bei kulturellen Veranstaltungen, Umweltverbänden, in politischen, sozialen und kirchlichen Organisationen Auch in den Kirchgemeinden wird rund die Hälfte der Arbeit von Freiwilligen ausgeführt. Sie ermöglichen somit Angebote, die ohne ihren Einsatz meist nicht realisiert werden könnten. Dank dem Einsatz der freiwillig Engagierten gewinnen Kirchgemeinden an Vielfalt, Impulsen und Wissen. 5.2 Freiwilligenarbeit ersetzt bezahlte Arbeit nicht Statistische Erfassungen zeigen, dass sich in den Landeskirchen unbezahlte und bezahlte Arbeitsstunden die Waage halten. Freiwilligenarbeit kann bezahlte Arbeit nicht ersetzen, aber vielfältig ergänzen. Sie darf auf keinen Fall für Sozialabbau missbraucht werden auch nicht in einer Zeit, in der die öffentlichen Finanzen knapp werden. 5.3 Freiwilligenarbeit wirkt integrierend In der heutigen Zeit ist es nicht selbstverständlich, das «Geben» statt das «Nehmen» zu bevorzugen. Da sich Gebende und Nehmende aus verschiedenen Schichten, Lebenssituationen und Altersstufen begegnen, wirkt Freiwilligenarbeit auch integrierend. 5.4 Freiwilligenarbeit belebt die Kirchgemeinde Gemeindemitglieder, Freiwillige, Verantwortliche und Behörden sind als Gemeinde miteinander unterwegs. Eine Kirchgemeinde, die zusammen mit ihren Freiwilligen aktuelle gesellschaftliche Fragen aufgreift, ist eine Kirche bei den Menschen: glaubwürdig, aktuell und lebendig. Stand von 15

9 6 Klare Verhältnisse für die erfolgreiche Zusammenarbeit Eine erfolgreiche Zusammenarbeit bedingt Wertschätzung - aber auch geklärte Erwartungen sowie klar geregelte Aufgaben und Verantwortlichkeiten. 6.1 Vertrauen Eine gute Zusammenarbeit braucht die Bereitschaft von Behörden und Angestellten, sich auf Freiwillige einzulassen, ihnen Vertrauen entgegenzubringen und manchmal auch ein Stück Macht abzugeben. Das bedeutet nicht, dass jeder Beitrag der Gemeindemitglieder als gut befunden werden muss. Oft dient es der Sache und den Beteiligten mehr, wenn heikle Situationen und Konflikte angesprochen und geklärt werden. 6.2 Respekt Auch wer sich freiwillig engagiert, will ernst genommen und respektiert werden. So zum Beispiel mit sinnvollen und gut organisierten Einsätzen. Freiwillige schätzen rechtzeitige und klare Information über ihre Aufgaben, ihre Ansprechpersonen und das Gemeindeleben. Sie möchten mit ihren Anregungen und Anliegen gehört werden. Es motiviert sie, wenn sie ihre Ansprechpartner kennen und wenn sie ernst genommen werden auch dann, wenn sie visionäre Ideen einbringen. Zu späte und mangelhafte Information löst oft Ärger aus das muss nicht sein. 6.3 Anerkennung Freiwillige sind verschieden. Alle aber erwarten, dass ihr Einsatz wahrgenommen und geschätzt wird; die meisten wünschen sich Dank und Anerkennung. Diese können viele Gesichter haben. Sicher ist es aber für alle Engagierten motivierend und befriedigend, wenn sie sehen, dass sie durch ihre Mitarbeit etwas bewirken können und dies auch gewürdigt wird. Stand von 15

10 6.4 Rahmenbedingungen Einsatzvereinbarungen (mündlich oder schriftlich) Ansprechperson und Begleitung Einführung Erfahrungsaustausch Weiterbildung Information und Mitsprache Gemeinsame Auswertung Anerkennung Sozialzeitausweis Zugang zur Infrastruktur wie Räume oder Fotokopierer Vergütung von Spesen und Auslagen Versicherungsschutz Zeitliche Beschränkung auf vier Stunden pro Woche im Jahresdurchschnitt Sichtbarmachen der Freiwilligenarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit. 6.5 Erfolgsfaktoren Für eine angenehme Zusammenarbeit lohnt es sich, die einzelnen Freiwilligen mit ihren Ideen, Erfahrungen und Erwartungen kennen zu lernen. Erfolgsrezepte gibt es keine, weil jede Gemeinde verschieden und das Miteinander ein Zusammenspiel ist. Erfolg kann sich einstellen, wenn die Menschen, ihr Mitwirken und ihre Ideen in der Gemeinde willkommen und geschätzt sind die gegenseitigen Erwartungen geklärt sind die Zusammenarbeit klar vereinbart wird die Freiwilligen sorgfältig eingeführt und begleitet werden die Engagierten eine gute Balance zwischen Geben und Nehmen finden. 6.6 Gewinn Wenn das Miteinander gelingt, gewinnen die Kirchgemeinden an Vielfalt, Impulsen und Wissen die Angestellten engere Kontakte zu engagierten Gemeindemitgliedern sowie eine interessante Aufgabe die Gemeindemitglieder zusätzliche Angebote, die es sonst nicht oder nur reduziert geben würde die Freiwilligen Kontakte, Gemeinschaft und neue Erfahrungen; sie können ihre Kompetenzen einbringen und entwickeln; zudem gestalten sie ihre Gemeinde aktiv mit, gewinnen Wertschätzung, Freude und Anerkennung Die wirkungsvollste Visitenkarte einer Kirchgemeinde sind zufriedene und kompetente Freiwillige! Stand von 15

11 7 Strukturelle Voraussetzungen Die Kirchenbehörde verankert die Freiwilligenarbeit in der Leitung und den Strukturen ihrer Kirchgemeinde. Sie schafft gute Rahmenbedingungen, regelt Zusammenarbeit, Kommunikation sowie das Finanzielle. Und sie unterstützt die Verantwortlichen in ihren Aufgaben. Mit guten und klar geregelten Voraussetzungen leisten die Behördenmitglieder einen entscheidenden Teil zur Anerkennung der Freiwilligenarbeit. Zufriedene Freiwillige sind für eine Kirchgemeinde eine gute Visitenkarte. Nicht zuletzt auch für das Gewinnen weiterer Freiwilliger. 7.1 Die Zusammenarbeit regeln Die Gemeinde lebt vom guten Zusammenwirken der Freiwilligen, der Verantwortlichen und der Behörde. Die folgende Tabelle stellt eine Übersicht dar, wie Behörden die Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf den verschiedenen Ebenen regeln können und welche Arbeitsinstrumente zur Verfügung stehen. Sie gibt Erfahrungen von Kirchgemeinden wieder und soll Anregungen für eigene Regelungen liefern. Aufgaben Regelung von Rahmenbedingungen und Zusammenarbeit Initiative für neue und Umsetzung von bestehenden Regelungen Umsetzung der gemeinsamen Politik im eigenen Bereich zusammen mit den Verantwortlichen Freiwillige gewinnen und begleiten Ebene Ganze Kirchgemeinde Ganze Kirchgemeinde Bereichsspezifisch Eigenes Handlungsfeld Arbeitsinstrumente in der Kirchgemeinde Leitbild, Richtlinien, Rechte und Pflichte der Freiwilligen, Pflichtenhefte für Verantwortliche. Budget Pflichtenheft für Koordinator Verantwortlich Ganze Behörde. Evtl. Koordination durch eine Person Koordinator für Freiwilligenarbeit Bereichsleitung Verantwortliche, die mit Freiwilligen zusammenarbeiten 7.2 Freiwilligenarbeit in der Leitung verankern Es ist Aufgabe der Behörde, den Stellenwert der Freiwilligenarbeit sowie die Rechte und Pflichten der Freiwilligen in der Kirchgemeinde festzulegen und diese im Leitbild und in gemeindlichen Richtlinien zu verankern. Die «Standards für Freiwilligenarbeit» haben sich dafür in der Praxis bewährt. Ein schriftliches Festhalten zeigt nicht nur die Bedeutung der Freiwilligenarbeit in der Kirche, es gewährleistet auch, dass die Verantwortlichen genügend Zeit erhalten, die Freiwilligen zu begleiten. Ebenfalls ist es sinnvoll, die Begleitung der Verantwortlichen durch die Behörde ins Pflichtenheft aufzunehmen. Klarheit für alle Beteiligten beugt Konflikten vor. Stand von 15

12 7.3 Anerkennung regeln Es lohnt sich, für die Gemeinde eine Anerkennungskultur aufzubauen. Die Formen der Anerkennung sollten einerseits den Freiwilligengruppen entsprechen und andererseits fair sein im Quervergleich. Werden freiwillig Engagierte finanziell entschädigt, kann dies zu Verunsicherungen unter Freiwilligen, Verantwortlichen und Behörden führen. Freiwillig Mitarbeitende sollten grundsätzlich nicht entlöhnt werden. Sonst besteht die Gefahr von Dumpinglöhnen und Freiwilligenarbeit entwickelt sich Richtung Lohnarbeit mit allen Konsequenzen. Mischformen sollten langfristig ersetzt werden. Eine wichtige Anerkennungsform ist der Sozialzeitausweis, dessen Einführung in der Kirchgemeinde ebenfalls zu den Aufgaben der Behörde gehört. 7.4 Kommunikation nach innen und aussen fördern Es ist wichtig, dass alle Beteiligten (Behörden, Verantwortliche und Freiwillige) Informationen über die Freiwilligenarbeit möglichst direkt erhalten. Es lohnt sich deshalb, Freiwilligenarbeit in Sitzungen von Behörden und Mitarbeitenden regelmässig zu traktandieren. An Retraiten oder Sitzungen können neue Prioritäten gesetzt oder weitere Angebote entwickelt werden. Dabei können die aktiven Gemeindemitglieder einbezogen werden. Damit Freiwilligenarbeit sichtbar wird, empfiehlt es sich, die geleisteten Stunden zum Beispiel als Anhang zur Jahresrechnung auszuweisen. Dafür werden die freiwillig geleisteten Stunden mit speziellen Formularen erfasst oder anhand von ausgewählten Personen hochgerechnet. Ihr Wert kann auch mit einem fiktiven Stundenlohn von 25 bis 35 Franken ausgewiesen werden. Aus rechtlichen Gründen ist es nicht empfehlenswert, die Zahlen der gespendeten Arbeitsleistung in die ordentliche Rechnung aufzunehmen. Regelmässige Nachrichten oder Porträts in den politischen und kirchlichen Lokalmedien oder im Internet unterstreichen ebenfalls den Stellenwert der Freiwilligenarbeit und können weitere Personen motivieren, einen Teil ihrer Freizeit zur Verfügung zu stellen. 7.5 Finanzen bereitstellen Freiwilligenarbeit erfordert in erster Linie Arbeitszeit der verantwortlichen Angestellten. Es gibt aber auch effektive Kosten zu budgetieren. Dazu gehören Aktivitäten von und mit den Freiwilligen, Spesen, Versicherungen, Weiterbildung und die Verdankungen. Zudem ist es gut zu wissen, wer Zugang zu den budgetierten Finanzen hat. 7.6 Versicherungsschutz Freiwillige sollen in ihrem Engagement keine Risiken für Schadenfälle tragen. Weil die Kirchgemeinde für ihre Aktivitäten haftet, muss der subsidiäre Versicherungsschutz der Freiwilligen unbedingt von jeder Kirchgemeinde mit Versicherungsfachleuten geklärt werden. Dazu gehören Haftpflicht, Unfallschutz für Nicht-UVG-Versicherte sowie Fahrzeugschäden. In Schadenfällen sollte dabei ein grosszügiger Umgang mit der Übernahme von Selbstbehalten gepflegt werden. Nach Abschluss der Versicherungen empfiehlt es sich, die Freiwilligen über ihren Schutz zu informieren. Stand von 15

13 8 Die Verantwortlichen planen, motivieren, begleiten Die Verantwortlichen planen die Einsätze, gewinnen Menschen für die Mitarbeit und begleiten sie. Gemeinsam mit den Freiwilligen werten sie die Arbeit aus. Sie entwickeln geeignete Formen der Anerkennung und fördern die persönliche Entwicklung der Freiwilligen mit Erfahrungsaustausch oder Weiterbildung. Dadurch gewinnen auch die Angebote an Qualität. Das Begleiten der Freiwilligen ist eine wichtige Aufgabe. Dafür verantwortlich sind Pfarrpersonen, sozialdiakonische Mitarbeitende, Jugendarbeitende, Katechetinnen, Behördenmitglieder sowie Freiwillige. Oft arbeiten diese Personen vernetzt mit anderen Organisationen zusammen. 8.1 Einsätze planen Bevor die Verantwortlichen freiwillig Mitarbeitende suchen, müssen wesentliche Punkte geklärt sein: Sind die Rahmenbedingungen gut geregelt? Sind die Aufgaben sinnvoll und für Freiwilligenmitarbeit geeignet? Sind Männer oder Frauen gefragt? Welche Altersstufe soll angesprochen werden? Welche Erfahrungen und Kompetenzen sind gewünscht? Ein klares Tätigkeits- und Anforderungsprofil ist eine wertvolle Grundlage. Es dient einer gezielten Suche, vereinfacht die Ausschreibung der Tätigkeit und ist auch bei Orientierungsgesprächen mit den Interessierten sehr hilfreich. Ein Tätigkeits- und Anforderungsprofil beinhaltet in der Regel die Tätigkeit, die Anforderungen und den zeitlichen Aufwand, manchmal auch den möglichen Gewinn. 8.2 Gezielt werben Freiwillige sind so unterschiedlich wie die Einsatzgebiete. Um die gewünschten Personen zu erreichen, sollen Inhalte und Informationsmittel auf die gesuchte Gruppe abgestimmt und die vorhandenen kirchlichen Gefässe genutzt werden. Jugendliche können beispielsweise im Konfirmationsunterricht angesprochen werden, junge Eltern in einem Elternbildungskurs. Personen sagen eher zu, wenn sie persönlich für einen klar definierten Einsatz angefragt werden. Gross sind die Erfolgschancen auch, wenn Freiwillige, Behörden und Angestellte bei der Suche Freunde, Bekannte, Nachbarn, Arbeits- und Vereinskolleginnen oder Familienangehörige ansprechen. Damit die bereits engagierten Gemeindemitglieder nicht mit weiterer Arbeit belastet werden, ist es sinnvoll, nicht oder weniger aktive Personen für die Aufgaben zu gewinnen. Weitere Möglichkeiten, um freiwillig Mitarbeitende zu werben, sind Flyers, Inserate in der Lokalpresse oder im Internet. Es gibt auch Freiwilligenagenturen, die Interessierte vermitteln. Wichtig ist, als Organisation präsent zu sein, um von den Leuten wahrgenommen zu werden. Bewährtes Mittel dazu ist eine regelmässige Öffentlichkeitsarbeit. 8.3 Freiwillige einführen, begleiten und fördern Aus verschiedenen Gründen kann eine Schnupperzeit Sinn machen. Sie vermittelt den Interessierten einen konkreten Einblick, bevor sie sich definitiv entscheiden müssen. Zugleich erleichtert sie Stand von 15

14 aussen Stehenden den Einstieg in das freiwillige Engagement. Es lohnt sich, nach Ablauf der im Voraus definierten Schnupperzeit eine mündliche oder schriftliche Einsatzvereinbarung zu treffen. Das Einführen und Begleiten der Freiwilligen gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Verantwortlichen. Sie prägen das Klima der Zusammenarbeit durch Respekt, Dialogfähigkeit und Zeit. Besonders wichtig ist die Präsenz der Verantwortlichen in der Anfangszeit sowie in heiklen Situationen. Zur Begleitung gehört das Fördern der Freiwilligen: In Weiterbildungsangeboten können die Freiwilligen ihre Fähigkeiten vertiefen und sich dadurch auch persönlich weiterentwickeln. Gerade Engagierte mit anspruchsvollen Aufgaben schätzen es, wenn ihre Kirchgemeinde externe Weiterbildungskurse finanziert. Davon profitiert nicht zuletzt auch die Kirchgemeinde, deren Angebote an Qualität gewinnen. 8.4 Prävention sexueller Ausbeutung im Freizeitbereich Die Evangelisch-reformierte Kirchgemeinde Stäfa ist Mitglied von Mira und verpflichtet sich darum der folgenden Grundhaltung: Wir betrachten sexuelle Ausbeutung und sexuelle Übergriffe als zentralen Angriff auf die Persönlichkeit der Betroffenen. Aus diesem Grund dulden wir weder sexuelle Übergriffe noch grenzverletzendes Verhalten in unserer Gemeinde. Wir wollen Klarheit schaffen, was in Ordnung ist und was nicht. In unserer Gemeinde sollen grenzverletzende Handlungen schnell erkannt und geahndet werden oder besser gar nicht vorkommen. Kinder, Jugendliche und Erwachsene sollen in unseren Angeboten aktiv vor sexuellen Übergriffen geschützt werden. 8.5 Erfahrungen austauschen und auswerten Viele Freiwillige sind es nicht gewohnt, über Erfolge und Misserfolge zu sprechen. Insbesondere bei anspruchsvollen oder länger dauernden Einsätzen lohnen sich jedoch regelmässige Gespräche zur Auswertung der gemachten Erfahrungen. Diese Gespräche dienen auch zur persönlichen Standortbestimmung, um neue Ziele zu definieren und die weitere Zusammenarbeit zu besprechen. Im Austausch zeigt sich zudem, welche Themen für die Weiterbildung gefragt sind. Neben den persönlichen Gesprächen und dem Erfahrungsaustausch in Gruppen sind häufige und spontane Feedbacks genauso wichtig. 8.6 Das Engagement anerkennen und verdanken Wer sich engagiert, möchte, dass sein Engagement geschätzt wird. Die Verantwortlichen sind gefordert, die jeweils geeignete Form von persönlicher Anerkennung zu finden. In der Praxis bewährt haben sich Dankesworte von Behörden und Verantwortlichen in Gottesdiensten, an Freiwilligenfesten oder bei anderen Anlässen. Auch Segnungsfeiern finden Anklang. Was die Freiwilligenarbeit für die Kirchgemeinde bedeutet, kann auch mit redaktionellen Beiträgen in lokalen Medien gezeigt werden oder im Ausweisen der freiwillig geleisteten Arbeitsstunden im Jahresbericht. Eine Anerkennung soll immer dem spezifischen Projekt und den Bedürfnissen der Freiwilligen entsprechen. 8.7 Spesenregelung und Zeiterfassung Es gehört zu den Aufgaben der Verantwortlichen, die Auslagen und Spesen zurückzuerstatten sowie die freiwillig geleisteten Stunden zu erfassen. Spesen können pauschal oder nach Aufwand vergütet werden. In jedem Fall ist eine grosszügige und verbindliche Spesenregelung empfohlen. Stand von 15

15 8.8 Sozialzeitausweis ausstellen Es gehört zu den Aufgaben der Verantwortlichen, über den Sozialzeitausweis zu informieren, ihn anzubieten und auf Wunsch auszustellen. Der Schweizerische Sozialzeitausweis ist eine persönliche Arbeitsmappe mit Dokumenten zum Nachweisen von Tätigkeiten, Kompetenzen und Weiterbildungen. Er dient dazu, Erfahrungen und Kompetenzen aus der Freiwilligenarbeit sichtbar zu machen, anzuerkennen und für die Erwerbsarbeit zu nutzen. Freiwillige können die Nachweisdokumente ihren Bewerbungen um Arbeitsstellen oder Ausbildungsplätze beilegen. Dies ist besonders wichtig für Jugendliche und Frauen mit wenig Berufserfahrung. Es liegt im Interesse der Freiwilligen, die geleistete Arbeitszeit zu erfassen. Die reformierten und katholischen Kirchen der Schweiz haben eine Wegleitung zum Schweizerischen Sozialzeitausweis herausgegeben. Diese Wegleitung gibt den Kirchgemeinden und Verantwortlichen eine Übersicht über zwanzig Tätigkeiten mit ihren entsprechenden Kompetenzlisten. Zu diesen Tätigkeiten sind im Internet Textbausteine erhältlich, mit deren Hilfe die Kompetenznachweise im Sozialzeitausweis einfach erstellt werden können. Zusätzlich zu den Textbausteinen sind weitere sechzig Tätigkeiten mit den entsprechenden Kompetenzlisten verbindlich festgelegt. Die Textbausteine dienen auch dazu, Tätigkeits- und Anforderungsprofile für die Gewinnung von Freiwilligen zu erstellen (siehe auch Das Freiwilligen-Konzept wurde am an der Kirchenpflege-Sitzung genehmigt und tritt rückwirkend ab dem in Kraft. Stand von 15