Europäische Hochschulen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen EAC/A03/2018

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1 Europäische Hochschulen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen EAC/A03/2018 Leitfaden für Antragsteller Hinweise zum Ausfüllen des Antragspakets Programm Erasmus+ Leitaktion 2 Zusammenarbeit zur Förderung von Innovation und zum Austausch von bewährten Verfahren Deutsche Fassung, Oktober 2018 (Bei Abweichungen zwischen den verschiedenen Sprachfassungen ist die englische Fassung maßgeblich.)

2 Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG VOR DER REGISTRIERUNG IM TEILNEHMERPORTAL ERSTELLUNG IHRES ELEKTRONISCHEN FORMULARS IHR ANTRAGSPAKET DAS ELEKTRONISCHE ANTRAGSFORMULAR... 5 Deckblatt: Hauptangaben für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und zum Projekt... 5 Teil A: Angaben zum Antragsteller und zu anderen teilnehmenden Organisationen... 6 Teil B: Organisation und Aktivitäten... 6 Teil C: Termine, Finanzplan und Beschreibung des Projekts... 7 Teil D: Themen des Erasmus+-Programms OBLIGATORISCHE ANLAGEN DES ELEKTRONISCHEN FORMULARS... 7 Anhang 1: Ausführliche Projektbeschreibung (MS Word-Dokument)... 8 Anlage 2: Ehrenwörtliche Erklärung (UND Leitbild) Anlage 3: Detaillierter Finanzplan (Blätter 1 bis 3 und README Excel-Datei) EINREICHUNG IHRES ANTRAGSPAKETS

3 1. EINLEITUNG Dieses Dokument soll Ihnen dabei helfen, den Antrag zur Einreichung von Vorschlägen im Rahmen der Erasmus+-Aktion Europäische Hochschulen auszufüllen. Sie werden darüber hinaus gebeten, die nachstehend aufgeführten zusätzlichen Dokumente zu konsultieren. Informationen, die in den nachstehend aufgeführten Dokumenten enthalten sind, werden in diesem Leitfaden nicht wiederholt, doch wird gegebenenfalls auf diese Informationen verwiesen. Rechtsgrundlage von Erasmus+ 1 Die Rechtsgrundlage liefert die Begründung, den Hauptanwendungsbereich und die Ziele des Programms Erasmus+. Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Mit dem obigen Link gelangen Sie zur amtlichen Bekanntmachung. Es handelt sich um ein kurzes Dokument, das unter anderem Informationen über die teilnahmeberechtigten Länder und die Einreichungsfrist für die jeweilige Erasmus+-Aufforderung enthält. Programmleitfaden Erasmus+ 3 Dies ist ein wichtiges Dokument mit Informationen zu der in der allgemeinen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen enthaltenen Erasmus+-Aktion. Es umfasst die neue Aktion Europäische Hochschulen Der Programmleitfaden Erasmus+ ist wie folgt aufgebaut: Einleitung Teil A Allgemeine Informationen über das Programm Erasmus+ Teil B Informationen über die in diesem Leitfaden behandelten Erasmus+-Aktionen (siehe insbesondere den speziellen Abschnitt zu Europäischen Hochschulen ab Seite 125) Teil C Informationen für Antragsteller Anhang I Spezifische Vorschriften und Informationen zu Mobilitätsaktivitäten, strategischen Partnerschaften und dem Kapazitätsaufbau im Hochschulbereich Anhang II Verbreitung und Nutzung der Ergebnisse Anhang III Glossar wichtiger Begriffe Anhang IV Weiterführende Informationen und Kontaktdaten Das Dokument bietet Informationen über den Finanzierungsrahmen, d. h. über die Vorschriften für Finanzpläne für Projekte, das Bewertungsverfahren sowie die Strategien zur Verbreitung und Nutzung von Ergebnissen. Zudem werden die Förder-, Ausschluss-, Auswahl- und Gewährungskriterien erläutert, anhand derer jeder Antrag im Zuge des Auswahlverfahrens bewertet wird. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, den Abschnitt Europäische Hochschulen des Programmleitfadens Erasmus+ zu lesen, bevor Sie Ihren Antrag einreichen. 1 Link zur Rechtsgrundlage von Erasmus+: 2 Link zur offiziellen Bekanntmachung EAC/A03/2018: 3 Link zum Programmleitfaden Erasmus+ 2019: 3

4 Benutzerleitfaden zur Einreichung von Vorschlägen Dieser Benutzerleitfaden, auch User Guide genannt, ist ein technischer Leitfaden, der Ihnen bei der Erstellung und Einreichung Ihres Antrags per elektronischem Antragsformular (eform) helfen wird. Dieses Dokument wird zusammen mit dem elektronischen Formular veröffentlicht. Häufig gestellte Fragen Zeitnah zur Frist für die Einreichung von Vorschlägen wird die Agentur wahrscheinlich auf der Website der Aktion Europäische Hochschulen Antworten auf häufig von potenziellen Antragstellern gestellte Fragen veröffentlichen. Wir bitten Sie, diese häufig gestellten Fragen durchzusehen, um sicherzustellen, dass Sie von den Klarstellungen der Kommission oder der Agentur profitieren. 2. VOR DER REGISTRIERUNG IM TEILNEHMERPORTAL Für die Einreichung des Antrags benötigen der Antragsteller und die vollwertigen Partnerorganisationen einen Teilnehmeridentifikationscode (PIC). Dieser Code wird bei der Registrierung im Teilnehmerportal 4 vergeben. Teilnehmende Organisation die bereits im Teilnehmerportal registriert sind und bereits eine PIC-Nummer besitzen, sollten diese Nummer für den Antrag verwenden. Andernfalls muss eine neue Nummer erstellt werden. Prüfen Sie diese jedoch sorgfältig, um Mehrfachregistrierungen zu vermeiden. Bitte beachten Sie, dass assoziierte Partner 5 und verbundene Einrichtungen 6 nicht über das elektronische Formular (eform) erfasst werden und daher in der Phase der Einreichung von Vorschlägen keine PIC-Nummer benötigen. Wird Ihr Antrag jedoch ausgewählt, benötigen die verbundenen Einrichtungen in der Phase der Auftragsvergabe eine PIC-Nummer. Die Validierung der PIC-Nummern erfolgt durch die Kommissionsdienststellen in der Phase der Auftragsvergabe, nachdem Ihr Antrag ausgewählt wurde. Sie können auch den Programmleitfaden Erasmus+ (Teil C) und den Leitfaden zu diesem Registrierungsverfahren konsultieren. Die Aktion Europäische Hochschulen zielt nicht darauf ab, Einzelpersonen direkt zu unterstützen. Nur Organisationen sind antragsberechtigt. 3. ERSTELLUNG IHRES ELEKTRONISCHEN FORMULARS Bitte wählen Sie auf der Übersichtsseite der elektronischen Antragsformulare (eforms) das elektronische Formular für Europäische Hochschulen 4 Link zum Teilnehmerportal 5 Assoziierte Partner (optional): Europäische Hochschulen können assoziierte Partner beteiligen, die zur Umsetzung von projektspezifischen Aufgaben/Aktivitäten beitragen oder die Verbreitung und die Nachhaltigkeit der Allianz unterstützen. In vertraglicher Hinsicht gelten assoziierte Partner nicht als Partner der Europäischen Hochschule und erhalten keine Fördermittel. Die Beteiligung und die Funktionen assoziierter Partner im Zusammenhang mit den verschiedenen Tätigkeiten müssen jedoch klar beschrieben werden. 6 Verbundene Einrichtungen (optional): Organisationen, die zur Verwirklichung der Ziele und Tätigkeiten der Europäischen Hochschule beitragen. Verbundene Einrichtungen müssen im Finanzhilfeantrag enthalten sein. Wie in Anhang III Glossar wichtiger Begriffe des Programmleitfadens Erasmus+ beschrieben, können folgende Einrichtungen als verbundene Einrichtungen betrachtet werden (gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung): a) Rechtsträger mit einer rechtlichen oder finanziellen Verbindung zu Begünstigten; die Verbindung ist weder auf die Maßnahme beschränkt noch wurde sie für den ausschließlichen Zweck ihrer Durchführung eingerichtet; b) mehrere Einrichtungen, die die Kriterien für die Gewährung einer Finanzhilfe erfüllen und gemeinsam eine Einrichtung bilden, die als alleiniger Begünstigter behandelt werden könnte, einschließlich solcher Fälle, in denen die Einrichtung speziell zum Zweck der Durchführung der Maßnahme gegründet wurde. Verbundene Einrichtungen müssen die Förderfähigkeitskriterien und gegebenenfalls auch die für Antragsteller geltenden Auswahlkriterien erfüllen, und die Ausschlusskriterien dürfen nicht auf sie zutreffen. 4

5 aus, und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Geben Sie die PIC-Nummern des Antragstellers und der vollwertigen Partnerorganisationen ein. Geben Sie an, welche die antragstellende Organisation ist. Bei Erstellung des elektronischen Antragsformulars (eform) werden alle administrativen Informationen der teilnehmenden Organisationen über das Teilnehmerportal abgerufen und automatisch angezeigt. Ohne ordnungsgemäße Registrierung dieser Organisationen auf dem Teilnehmerportal können Sie das elektronische Formular (eform) nicht ausfüllen. Weitere Informationen finden Sie im Benutzerleitfaden. 4. IHR ANTRAGSPAKET Das Antragspaket besteht aus folgenden obligatorischen Dokumenten: dem elektronischen Antragsformular (eform) und den eform-anlagen Das Antragspaket muss unter Verwendung der obligatorischen Vorlagen ausgefüllt werden, die auf der Website der Agentur unter im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Europäische Hochschulen 2019 veröffentlicht sind (siehe eform und Anhänge ). Die Einreichung erfolgt auf elektronischem Wege bis zu der Frist, die im Abschnitt Europäische Hochschulen des Programmleitfadens Erasmus+ angegeben ist. Das Antragspaket ist in einer (und ausschließlich in einer) der Amtssprachen der EU abzufassen. Die gewählte Sprache muss von allen Mitgliedern Ihrer Allianz verstanden werden. 4.1 DAS ELEKTRONISCHE ANTRAGSFORMULAR In das elektronische Formular (eform) sind administrative Informationen über die teilnehmenden Organisationen sowie grundlegende Informationen zu Ihrer Bewerbung einzugeben. Bitte füllen Sie die verschiedenen Abschnitte nach Bedarf aus. Deckblatt: Hauptangaben für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und zum Projekt Das Deckblatt des elektronischen Formulars (eform) umfasst verschiedene Felder. Einige Felder werden je nach gewählter Maßnahme automatisch ausgefüllt. 5

6 Bitte wählen Sie einen sinnvollen Titel für Ihre Allianz und ein Akronym. Die Kurzbezeichnung darf höchstens 7 Zeichen lang sein. Sie kann Buchstaben (nur lateinische Buchstaben), Zahlen und allgemeine Interpunktionszeichen enthalten. Teil A: Angaben zum Antragsteller und zu anderen teilnehmenden Organisationen Auf dieser Seite wird automatisch die Liste des Antragstellers und aller an der Allianz beteiligten vollwertigen Partner erstellt. Antragsteller müssen die in diesem Abschnitt angezeigten Informationen, die über das Teilnehmerportal abgerufen werden, überprüfen. Diese können im elektronischen Formular (eform) nicht aktualisiert oder direkt korrigiert werden, sondern müssen im Teilnehmerportal geändert werden. Um die Änderungen in das elektronische Formular (eform) zu übernehmen, folgen Sie bitte den in Teil B des Benutzerleitfadens, Abschnitt Revise list of participating organisations and update existing application eform, beschriebenen Schritten. Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. A.1: Organisationen Die meisten Felder in Teil A1 werden automatisch anhand der über das Teilnehmerportal bereitgestellten Angaben ausgefüllt. Diese Felder sind geschützt und können nicht geändert werden. A.2 Für die Verwaltung des Antrags verantwortliche Person (Ansprechpartner) Der Ansprechpartner sollte der erste wichtige Mitarbeiter sein, der unter P1 im Anhang Ausführliche Projektbeschreibung aufzuführen ist. A.3 Zur Vertretung der Organisation in rechtlich verbindlichen Vereinbarungen bevollmächtigte Person (gesetzlicher Vertreter) Bitte geben Sie die erforderlichen administrativen Informationen zum gesetzlichen Vertreter ein. Wenn die Anschrift des gesetzlichen Vertreters von der offiziellen Anschrift der antragstellenden Organisation abweicht, ist das entsprechende Kästchen anzukreuzen, damit Felder für die Eintragung dieser Adressdaten angezeigt werden. Wird der Antrag bewilligt, muss der gesetzliche Vertreter im Namen aller teilnehmenden Organisationen die Finanzhilfevereinbarung und andere zugehörige Dokumente unterzeichnen. Hinweis: Für Partner 2 (P2) sind nur die Angaben in den Abschnitten A.1 und A.2 erforderlich. Teil B: Organisation und Aktivitäten B.1 Gliederung Nur das Feld Art der Organisation ist auszufüllen; wählen Sie dazu eine der verfügbaren Optionen im Auswahlmenü aus. Bitte beachten Sie, dass gemäß den Anforderungen der Aktion Europäische Hochschulen eine förderfähige teilnehmende Organisation eine Hochschuleinrichtung mit ihren verbundenen Einrichtungen (sofern vorhanden) ist, die im Besitz einer gültigen Erasmus-Charta für die Hochschulbildung (ECHE) ist. Antragsteller kann jede förderfähige teilnehmende Hochschuleinrichtung mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat oder einem 6

7 Programmland sein. Diese Organisation stellt den Antrag im Namen aller an der Europäischen Hochschule beteiligten Organisationen. B.2 Ziele und Aktivitäten der Organisation Dieser Abschnitt ist nicht anwendbar. B.3. Sonstige EU-Finanzhilfen Führen Sie die Projekte auf dem Gebiet der Hochschulbildung auf, für die Ihre Organisation oder die für die Bearbeitung dieses Antrags zuständige Dienststelle in den letzten drei Jahren finanzielle Unterstützung aus dem EU-Programm erhalten hat. Auch andere Finanzhilfeanträge, die von Ihrer Organisation oder der für diesen Vorschlag zuständige Dienststelle eingereicht wurden, sollten aufgeführt werden. Für die übrigen vollwertigen Partner ist diese Information nicht erforderlich. Teil C: Termine, Finanzplan und Projektbeschreibung C.1 Termine und Laufzeit Geben Sie das Anfangs- und Enddatum Ihres Projekts im Format xx.xx.2019 an. Die Projektlaufzeit wird automatisch berechnet. Aktivitäten müssen zwischen dem und dem beginnen (sofern die Finanzhilfevereinbarung von beiden Parteien unterzeichnet wird). Die Projektlaufzeit muss 36 Monate betragen. C.2 Zusammenfassung des Finanzplans Sie sollten die bei der Europäischen Union beantragte Gesamthöhe der Finanzmittel und die Gesamtkosten des Projekts (direkte und indirekte Kosten) angeben. Bitte beachten Sie, dass die EU Aktivitäten im Umfang von bis zu 80 % der förderfähigen Gesamtkosten bis zu einem Höchstbetrag von 5 Mio. EUR kofinanziert. C.3 Zusammenfassung des Projekts Sie werden gebeten, die Schlüsselinformationen zu Ihrem Antrag anzugeben. Beachten Sie, dass die Zusammenfassung der erfolgreichen Anträge auf der Erasmus+-Projektergebnisplattform veröffentlicht wird. Sie sollten daher sicherstellen, dass die Zusammenfassung einen klaren Überblick über die langfristige Vision Ihrer Allianz und ihres innovativen Ansatzes zur Erreichung dieser Vision gibt. Sie sollte darüber hinaus einen kurzen Überblick über die von der Allianz geplanten Tätigkeiten und die erwarteten Ergebnisse enthalten. Durch die Auswahl einer der Sprachoptionen ist anzugeben, in welcher Sprache die Zusammenfassung verfasst ist. Für die Verbreitungszwecke ist eine zusätzliche Zusammenfassung in englischer Sprache vorzulegen, sofern die gewählte Ausgangssprache vom Englischen abweicht. Teil D: Themen des Erasmus+-Programms Kreuzen Sie die Themen (bzw. mindestens ein Thema) an, die am besten dazu geeignet sind, den Schwerpunkt Ihres Vorschlags zu beschreiben. Bitte begründen Sie kurz Ihre Auswahl(en) im Textfeld. Diese Informationen werden für statistische Zwecke verwendet. 4.2 OBLIGATORISCHE ANLAGEN DES ELEKTRONISCHEN FORMULARS 7

8 Das elektronische Formular (eform) besteht aus drei obligatorischen Anlagen (siehe Abschnitt unten). Diese enthalten Anhänge mit wesentlichen Informationen zu Ihrem Antrag. Diese Angaben sind obligatorisch und müssen unter Verwendung der Vorlagen gemacht werden, die auf der Website der Agentur unter im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Europäische Hochschulen 2019 (im Abschnitt Anhänge ) zur Verfügung stehen. Stellen Sie nach der Fertigstellung und vor der Online-Übermittlung des elektronischen Formulars (eform) sicher, dass alle obligatorischen Anlagen enthalten sind. Anhang 1: Ausführliche Projektbeschreibung (MS Word-Dokument) Die ausführliche Projektbeschreibung ist ein Word-Dokument, das aus 5 Teilen besteht. Sie muss unter Verwendung der obligatorischen Vorlage erstellt werden, die auf der Website der Agentur unter im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Europäische Hochschulen 2019 im Abschnitt Anhänge veröffentlicht ist. Ziel ist es, zu erklären, worin die langfristige gemeinsame Vision (für das Jahr 2025) Ihrer Europäischen Hochschulallianz besteht und welche konkreten Fortschritte Sie zur Verwirklichung dieser Vision während des mit einer Laufzeit von 3 Jahren finanzierten Projekts im Rahmen dieser Aktion planen. Die ausführliche Projektbeschreibung dient dem Evaluierungsausschuss zur Bewertung der Qualität Ihres Antrags anhand der fünf Gewährungskriterien, die im Abschnitt Europäische Hochschulen des Programmleitfadens Erasmus+ festgelegt sind. Bitte lesen Sie die Anforderungen für die ausführliche Projektbeschreibung sorgfältig durch, und füllen Sie jeden Abschnitt entsprechend der Anweisung aus. Bei der Zusammenstellung der erforderlichen Informationen empfehlen wir Ihnen darüber hinaus, die Gewährungskriterien durchzulesen. Die Textfelder in allen Abschnitten sind Pflichtfelder. Zum Einfügen neuer Tabellenspalten/-zeilen verwenden Sie bitte die Funktion Kopieren/Einfügen. Bitte beachten Sie, dass für jedes Textfeld eine Höchstzahl von Wörtern empfohlen wird. Sie können auch Bilder und Diagramme einfügen. Bitte beschränken Sie diese jedoch, um etwaige Probleme bei der Einreichung des Antrags zu vermeiden (die maximale Größe der drei Anlagen darf 10 MB nicht überschreiten). Die ausführliche Projektbeschreibung ist auf die gleiche Weise gegliedert wie die 5 Gewährungskriterien, und zwar wie folgt: Teil I. Relevanz des Vorschlags (maximal 25 Punkte) I.1. Relevanz des Vorschlags I.2. Anspruchsniveau und innovativer Ansatz des Vorschlags I.3. Europäischer Mehrwert 8

9 In diesem Teil werden der strategische Rahmen Ihrer Allianz und deren europäischer Mehrwert beschrieben. Beziehen Sie sich beim Ausfüllen dieses Teils auf das Leitbild der Allianz, wann immer dieses für Ihre Erläuterungen relevant ist. Teil II. Geografische Ausgewogenheit (maximal 15 Punkte) In diesem Teil wird erläutert, wie die Allianz hinsichtlich der Anzahl der Partner und der von der Partnerschaft abgedeckten geografischen Gebiete strukturiert ist. Sie werden aufgefordert, die Zusammensetzung der Allianz zu begründen und zu rechtfertigen, warum diese für die langfristige Vision der Allianz und für den europäischen Bildungsraum von Bedeutung ist. Teil III. Qualität des Vorschlags und der Durchführung (maximal 20 Punkte) III.1. Arbeitsprogramm und Zeitplan III.2. Ziele der Allianz und geplante Aktivitäten zu ihrer Verwirklichung III.3. Qualitäts- und finanzielle Bewertung Bitte fuegen Sie in diesem Teil Informationen zu Ihrem Arbeitsplan hinzu, dessen spezifische Aktivitäten und die für Durchführung des Arbeitsplans erforderlichen Ressourcen. Beschreiben Sie jedes Arbeitspaket entsprechend den Anweisungen in der Vorlage. Arbeitspaket 1 Projektmanagement und das letzte Arbeitspaket Nachhaltigkeit und Verbreitung sind obligatorisch. Die übrigen Arbeitspakete hängen von der Strategie und den vorgeschlagenen Aktivitäten für Ihre Allianz ab. Hinweis: Sämtliche Reise- und Aufenthaltskosten im Zusammenhang mit den Management- /Partnerschaftstreffen sind im Rahmen des Arbeitspakets 1 zu erläutern und zu finanzieren. Teil IV. Qualität der Kooperationsvereinbarungen der Allianz (maximal 20 Punkte) IV.1. Zusammensetzung der Europäischen Hochschulallianz IV.2. Angaben zum Antragsteller und zu jeder vollwertigen Partnerorganisation IV.3. Qualität der Kooperationsvereinbarungen der Allianz IV.4. Arbeitsmodalitäten der Allianz Dieser Teil enthält Angaben zu den verschiedenen Partnern der Allianz (Antragsteller und vollwertige Partner) und zu deren geplanten Kooperationsvereinbarungen. Wenn darüber hinaus assoziierte Partner und/oder verbundene Einrichtungen beteiligt sind, sorgen Sie bitte dafür, dass die relevanten Informationen entsprechend den Anweisungen in der Vorlage zur Verfügung gestellt werden. Es sei darauf hingewiesen, dass assoziierte Partner keine Fördermittel erhalten. Außerdem müssen Sie die wichtigsten Mitarbeiter des Antragstellers und der Partnerorganisationen aufführen, die zu den Projektaktivitäten und deren wichtigsten Kompetenzen beitragen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das erste unter P1 einzutragende Hochschulpersonal der Antragsteller (Allianzkoordinator) sein sollte. TEIL V. Verbreitung und Nachhaltigkeit (maximal 20 Punkte) V.1. Langfristige Strategie für die Nachhaltigkeit der Allianz V.2. Fähigkeit der Allianz, als Vorbild zu fungieren V.3. Verbreitung V.4. Offene Bildungs-, Wissenschafts- und Bürgerforschungsressourcen Bitte erläutertern Sie in diesem Teil, wie Ihre Allianz langfristig für Nachhaltigkeit sorgt und wie sie für andere Hochschuleinrichtungen als Vorbild für bewährte Verfahren dienen kann. Darüber hinaus sollte an dieser Stelle erläutert werden, wie Ergebnisse und bewährte Verfahren offen zugänglich gemacht werden. 9

10 Die ausführliche Projektbeschreibung ist nach ihrer Fertigstellung vor der Einreichung des elektronischen Formulars (eform) diesem als erste Anlage im doc- oder pdf-format beizufügen. Anlage 2: Ehrenwörtliche Erklärung (UND Leitbild) Aus technischen Gründen umfasst diese Anlage: - eine ehrenwörtliche Erklärung - und ein Leitbild. Anlage 2 Ehrenwörtliche Erklärung: Dieses Dokument muss unter Verwendung der obligatorischen Vorlage erstellt werden, die auf der Website der Agentur unter (im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Europäische Hochschulen 2019 im Abschnitt Anhänge ) zur Verfügung steht. Die antragstellende Organisation legt diese Erklärung im Namen aller Partnerorganisationen und der mit ihnen verbundenen Einrichtungen vor. Die Erklärung muss vom gesetzlichen Vertreter der antragstellenden Organisation im Namen aller beteiligten Organisationen unterschrieben werden. Stellen Sie sicher, dass der in dieser Erklärung angegebene Gesamtzuschuss dem im elektronischen Formular (eform) und im detaillierten Finanzplan (3. Anlage) angegebenen Gesamtzuschuss entspricht. Anlage 2 Das Leitbild: Dieses Dokument ist Teil der Allianz und kann in beliebigem Format eingereicht werden. Es wird keine spezielle Vorlage zur Verfügung gestellt. Dieses Dokument stellt die langfristige gemeinsame Strategie Ihrer Allianz (für das Jahr 2025) dar und sollte sich auf die gemeinsame Vision aller teilnehmenden Organisationen, einschließlich des Hochschulpersonals aller Ebenen und der Studierenden, stützen. Das Dokument sollte das Mandat der Allianz für eine verstärkte, nachhaltige Zusammenarbeit innerhalb der verschiedenen Organisationsebenen und Tätigkeitsbereiche bereitstellen und sich dabei auf die komplementären Stärken aller Mitglieder stützen. Das Leitbild muss: - von den zuständigen Entscheidungsgremien aller Partnereinrichtungen gebilligt werden - erläutern, wie Ihre Europäische Hochschulallianz im Jahr 2025 aussehen wird - eine einzigartige und differenzierte Vision Ihrer Allianz entsprechend dem Abschnitt Was sind Europäische Hochschulen 7 erläutern 7 Siehe den Abschnitt über Europäische Hochschulen im Programmleitfaden Erasmus+: 10

11 Einscannen der beiden Dokumente von Anlage 2 Sobald beide Dokumente fertiggestellt sind, scannen Sie diese nacheinander ein und fügen Sie die daraus resultierende Datei (PDF) vor der Einreichung als ein einziges Dokument dem elektronischen Formular (eform) als 2. Anlage bei. Anlage 3: Detaillierter Finanzplan (Blätter 1 bis 3 und README Excel-Datei) Der detaillierte Finanzplan muss unter Verwendung der obligatorischen Vorlage erstellt werden, die auf der Website der Agentur unter: (im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Europäische Hochschulen 2019 im Abschnitt Anhänge ) veröffentlicht ist. Es handelt sich um eine Excel-Datei, die aus vier Blättern besteht: Readme "1.Konsolidierter zusammenfassender Bericht "2. Ausgaben nach Partnerorganisation "3. Ausgaben nach Arbeitspaket Füllen Sie alle Blätter gemäß den Anweisungen aus. Das Dokument enthält auch ein Readme -Blatt mit weiteren Hinweisen. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Posten des Finanzplans finden Sie im Programmleitfaden Erasmus+ unter Finanzierungsvorschriften der Europäischen Hochschulen. Stellen Sie nach Fertigstellung des detaillierten Finanzplans sicher, dass die Zahlen mit den im elektronischen Formular (eform) und in der ehrenwörtlichen Erklärung gemachten Angaben sowie mit der ausführlichen Projektbeschreibung übereinstimmen. Der detaillierte Finanzplan ist nach seiner Fertigstellung vor der Einreichung des elektronischen Formulars (eform) diesem als 3. Anlage im Excel-Format beizufügen. 4. EINREICHUNG IHRES ANTRAGSPAKETS Am Ende des Formulars wird Ihnen folgende Frage gestellt: Wurden ähnliche Anträge bereits im Rahmen einer früheren Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen eingereicht? Bitte beantworten Sie mit Nein da die Aktion Europäische Hochschulen erstmalig stattfindet. 11

12 Sobald das elektronische Formular (eform) vollständig ausgefüllt ist und alle drei Anlagen beigefügt sind, klicken Sie auf Validate form (Formular validieren). Es werden automatisch verschiedene Kontrollen durchgeführt, um zu prüfen, ob Ihr Formular zur Einreichung bereit ist. Validieren Sie das elektronische Formular erst, wenn es vollständig ist, da die Validierung das Erscheinungsbild des Formulars geringfügig modifiziert. Wenn das elektronische Formular Fehler enthält, z. B. fehlende Pflichtangaben, erhalten Sie eine Warnmeldung. Um das elektronische Formular zu berichtigen, klicken Sie neben Validate eform (eformular validieren) auf Go to next error (Zum nächsten Fehler gehen). Nach der erfolgreichen Validierung des elektronischen Formulars, testen Sie bitte vor der Einreichung Ihre Internetverbindung. Klicken Sie auf Test your connection (Verbindung testen), um zu überprüfen, ob Ihre Computereinstellungen und Ihre Internetverbindung eine erfolgreiche Verbindung mit dem EACEA-Server zulassen. Dieser Test bewirkt nicht automatisch die Einreichung Ihres Antrags. Nach dem Test können Sie mit dem letzten Schritt fortfahren. Das Einreichungsverfahren kann länger dauern als erwartet. Um verspätete Einreichungen zu vermeiden, empfehlen wir, mit der Einreichung Ihres Antrags nicht bis zum letzten Moment zu warten. Bitte beachten Sie, dass eingereichte Anträge vor Ablauf der Frist durch eine überarbeitete Fassung ersetzt werden können. Es wird nur die letzte Fassung berücksichtigt. Für weitere Anleitungen zu den Schritten Test, Validierung und Einreichung konsultieren Sie bitte den Benutzerleitfaden. Nachdem das elektronische Antragsformular (eform) und die Anlagen eingereicht wurden, wird automatisch eine Referenznummer für das elektronische Antragsformular erstellt. Außerdem wird dem Ansprechpartner der antragstellenden Organisation an die im elektronischen Antragsformular (eform) angegebene - Adresse eine Benachrichtigung gesendet. Bitte beachten Sie Folgendes: Der Antrag wird elektronisch ausgefüllt und elektronisch übermittelt (eine Einreichung in Papierform ist nicht möglich). Neben dem Antragspaket können keine weiteren Informationen oder Dokumente übermittelt oder eingesendet werden. Bei der Bewertung des Antrags werden keine weiteren Dokumente berücksichtigt. Nach Ablauf der Einreichungsfrist können am Antragspaket keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Sollte jedoch Klärungsbedarf zu administrativen Informationen (z. B. Kontaktangaben) bestehen, kann der Antragsteller von der Agentur kontaktiert werden. Bitte notieren Sie Datum und Uhrzeit der Online-Einreichung. Antragstellern wird nachdrücklich empfohlen, ihr Antragspaket rechtzeitig vor Ablauf der Frist einzureichen und die Eingangsbestätigung des Antrags im elektronischen System aufzubewahren. Sollte bei der Einreichung ein technisches Problem auftreten, setzen Sie sich bitte unverzüglich mit dem Helpdesk der Agentur unter in Verbindung und erläutern Sie detailliert das aufgetretene Problem. Sollte kurz vor Ablauf der Einreichungsfrist ein technisches Problem auftreten, übermitteln Sie bitte außerdem per einen Screenshot der Fehlermeldung bei der Einreichung, den Zeitpunkt des Auftretens sowie eine Kopie des elektronischen Formulars (eform) und der Anlagen. Bei Fragen zum Inhalt des elektronischen Antragsformulars (eform) und der Anhänge setzen Sie sich bitte mit dem operativen Team bei der Agentur unter in Verbindung. 12