ECB E-TENDERING EINREICHUNG EINER ANTWORT IN EINEM VERGABEVERFAHREN ( RFX )

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1 GD Finanzen 8. November 2016 ECB E-TENDERING EINREICHUNG EINER ANTWORT IN EINEM VERGABEVERFAHREN ( RFX ) Zur Einreichung einer Antwort in einem Vergabeverfahren (z. B. (geändertes) Angebot, Ihre Interessenbekundung oder Bewerbung) im elektronischen Ausschreibungssystem der EZB (SAP Sourcing) führen Sie bitte die folgenden Schritte durch. Sie können Änderungen vornehmen, bis Sie Ihre endgültige Antwort einreichen. Inhalt I. Technische Hinweise 2 II. Support 2 III. Überblick über Vergabeverfahren 2 IV. Zugang zu Vergabeunterlagen 5 V. Hochladen von Dokumenten 6 VI. Kommunikation mit der EZB 10 VII. Endgültige Einreichung von Unterlagen 11 Seite 1 von 12

2 I. Technische Hinweise Öffnen Sie in SAP Sourcing stets nur ein Fenster oder eine Registerkarte. Sie werden aus der vorherigen Registerkarte oder dem vorherigen Fenster automatisch abgemeldet, und die gemachten Eingaben gehen unter Umständen verloren. Bitte verwenden Sie nicht die Schaltflächen Aktualisieren oder Zurück Ihres Browsers. Sie werden dann automatisch abgemeldet. Wenn Sie auf die Schaltfläche Save klicken, zeigt das System rote Warnmeldungen an, sofern Angaben fehlen. Sind die Angaben vollständig, wird der Eintrag im System gespeichert. Sie können so oft auf die Schaltfläche Save klicken, wie Sie wünschen. Wenn Sie auf Done klicken, speichert und schließt das System Ihren Eintrag. II. Support Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte per an das Support-Team das montags bis freitags von 08:30 Uhr bis 17:30 Uhr (MEZ) erreichbar ist. III. Überblick über Vergabeverfahren 1. Melden Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung (User ID) und Ihrem Kennwort (Password) im System an. Wenn Sie Probleme beim Anmelden haben, lesen Sie bitte den Leitfaden ECB e-tendering Änderung des Lieferantenkennworts. Seite 2 von 12

3 2. Klicken Sie auf der Startseite auf die Registerkarte RFx. RFx ( Request For x ) bezieht sich auf sämtliche Aufforderungen, im Rahmen eines Vergabeverfahrens eine Antwort bei der EZB einzureichen. 3. Klicken Sie auf die RFx, zu der Sie ein Angebot einreichen möchten ( RFx Response ). Die Bezeichnung einer RFx setzt sich folgendermaßen zusammen: [Projekt ID]-[L für Los und ggf. Losnummer]-[R für Runde und Rundennummer]-[Kurztitel des Verfahrens]. Eine Runde bezeichnet eine neue Phase im Vergabeverfahren, z. B. das Unterbreiten eines geänderten Angebots nach Verhandlungen. Das bedeutet, dass für jede Phase eines Vergabeverfahrens (d. h. Bewerbung, Angebotsabgabe, Verhandlung), eine separate RFx in SAP Sourcing veröffentlicht wird. Wenn ein Verfahren beispielsweise Verhandlungen einschließt, werden Sie in einer neuen RFx aufgefordert, Ihr geändertes Angebot zu unterbreiten. Liegt eine neue RFx vor, werden Sie per benachrichtigt. Seite 3 von 12

4 4. Klicken Sie auf die Rfx Response -ID (eindeutiges Identifikationsmerkmal). Seite 4 von 12

5 IV. Zugang zu Vergabeunterlagen 1. Herunterladen der Anhänge, die von der EZB bereitgestellt werden. a) Klicken Sie auf Attachments. b) Wählen Sie die Dateien aus und klicken Sie auf Download Selected Files. 2. Die Frist für die Einreichung von Unterlagen wird in der Registerkarte "Schedule" angezeigt. Nach Ablauf der Frist wird die RFx automatisch geschlossen. Die EZB kann nur RFx-Antworten berücksichtigen, die vor Ablauf der Frist eingereicht wurden und den Status Firm (verbindlich) haben. RFx-Antworten mit dem Status In Progress (in Bearbeitung), die nicht vor Fristablauf eingereicht wurden, können nicht berücksichtigt werden. 3. Sämtliche von der EZB bereitgestellten zusätzlichen Informationen werden in der Registerkarte Information angezeigt. Seite 5 von 12

6 V. Hochladen von Dokumenten 1. Hochladen von Dokumenten, die bei der EZB eingereicht werden sollen. Sollten beim Hochladen Ihrer Dokumente Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte per an das Support-Team: a) Klicken Sie auf Attachments. b) Klicken Sie unter Rfx Response Attachments auf Attach File(s). c) Suchen Sie in Ihrem Windows Explorer nach der (den) hochzuladenden Datei(en) und klicken Sie anschließend auf Open. Seite 6 von 12

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8 d) Sofern erforderlich, fügen Sie unter Description eine Beschreibung der Datei hinzu. e) Sobald Sie alle Dateien hinzugefügt haben, klicken Sie links oben auf OK. f) Nachdem Sie alle Unterlagen hochgeladen haben, wechseln Sie in die Registerkarte Questions und klicken Sie auf Attachment Confirmation. g) Beantworten Sie die Frage und klicken Sie danach auf Done. Seite 8 von 12

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10 VI. Kommunikation mit der EZB Zur Kommunikation mit der EZB klicken Sie auf die Schaltfläche Discussions. Anfragen werden von der EZB auf diesem Weg beantwortet, nicht per . Wenn Sie eine technische Frage haben, schicken Sie bitte eine an Nutzen Sie hierfür bitte nicht das Diskussionsforum. a) Wenn Sie eine Frage/Anmerkung zum Diskussionsforum hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf das entsprechende Thema (z. B. General Discussions ). b) Wenn Sie eine neue Nachricht hinzufügen möchten, klicken Sie auf New Message, geben Betreff und Inhalt ein und klicken auf OK. Seite 10 von 12

11 VII. Endgültige Einreichung von Unterlagen 1. Zur Einreichung Ihrer endgültigen Unterlagen klicken Sie zunächst auf Submit und dann auf Final Response. Sobald Sie Ihre Antwort eingereicht haben, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen. 2. Bestätigen Sie, dass Sie Ihre endgültige Antwort bei der EZB einreichen möchten. 3. Nach der Einreichung wird der Status auf Firm gesetzt. Sie erhalten eine Bestätigung per E- Mail, die Sie kontrollieren sollten. 4. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Antwort ordnungsgemäß eingereicht haben, rufen Sie bitte Ihre RFx-Antwort im elektronischen Ausschreibungssystem der EZB erneut auf und prüfen Sie, ob der Inhalt vollständig ist. Achten Sie insbesondere darauf, dass alle Anhänge, die Sie hochladen wollten, vorhanden sind. Wir empfehlen Ihnen, das vollständige Hochladen Ihrer endgültigen RFx-Antwort zu dokumentieren, beispielsweise durch einen Screenshot von der Liste der Anhänge. Seite 11 von 12

12 Sollte bei der endgültigen Einreichung Ihrer Unterlagen ein Fehler aufgetreten sein, wenden Sie sich bitte per an das Support-Team: Seite 12 von 12