Beispiele für erfolgreiche Einsätze eines Redaktionssystems in der Unternehmensberichterstattung

Transkript

1 Beispiele für erfolgreiche Einsätze eines Redaktionssystems in der Unternehmensberichterstattung Symposium Geschäftsberichte, 11. September 2008 Rainer Jeberien, Jeberien Consulting GmbH

2 Der Unterschied zwischen Theorie und Praxis ist in der Praxis größer als in der Theorie Kofuzius

3 Nutzung von Redaktionssystem bei der Geschäftsberichtproduktion Beispiele Warum haben sich Anwender dafür entschieden Vorteile einer Systemgestützter Erstellung Wie wurde bei der Einführung vorgegangen

4 Beispiele D Logistics Nemetchek Prakiker Hahn Gruppe

5 Beispiele

6 Geschäftsberichte [1] Produktion ohne Redkationssystem Manuelles kopieren der Texte aus Word in ein Layoutprogramm Korrekturen per Fax oder über PDF-Notizen/Kommentare an die Satzagentur. Ausführung jeder Änderungen durch Dienstleister 50 Korrekturrunden sind normal Manuelle PDF-Erzeugung und Übermittlung Aufwendige Koordination und Kontrolle, da keine integrierten Steuerungs- und Kontrollmöglichkeit vorhanden sind

7 Alltägliches Wer hat die aktuelle Version Ist der Text zu den xxx schon freigegeben Ich brauche ganz schnell eine neue PDF der Seiten Hat xxx den Anhang schon Korrektur gelesen...nehmen sie doch die Formulierung von letzer Woche Wo ist...

8 Zentrale Produktionslösung [1] Was leisten zentrale Systeme: Steuern die wesentlichen Arbeitsschritte bei der Herstellung von Unternehmenspublikationen Koordiniert, steuert und erleichtert die Arbeit von Layoutern, Redakteuren, Textern, Übersetzern und Projektverantwortlichen Ist Schaltstelle für Mitarbeiter und Dienstleister Verbinden alle beteiligten Partner Immer die aktuelle Version (autom. Versionierung) Autom. PDF Erzeugung (abhängig von definierten Workflow) Sicherheit beim Zugriff auf Reduzieren erheblich die Kosten für Textänderungen

9 Zentrale Produktionslösung [2] Änderungsnachverfolgung Für jede Änderung wird festgehalten, wer diese ausgeführt hat. Sie sehen den Namen des Anwenders, der die Änderung ausgeführt hat Jedem Anwender kann eine Farbe zugeordnet werden. Jede Inhalts-Änderung wird aufgezeichnet. Kein Anwender vergisst diese Funktion einzuschalten, oder hat sie versehendlich ausschalten Farbliche Kennzeichen der Änderungen: somit können sie erkennen, wenn verschiedene Anwender, und ggf. welche Anwender die Änderungen vorgenommen haben. Steuern Sie, wer Änderungen annehmen und Ablehnen darf.

10 Zentrale Produktionslösung [3] Anmerkungen und Benachrichtigungen Autom. Benachrichtigung wenn Dokumente an mich oder meine Gruppe weitergeleitet wurden Notizen im Text Notizzettel auf Dokumenten (InDesign, InCopy und Webbrowser) Meldungen versenden (Messaging) zwischen Dokumenten Kommentare zu Dokumenten

11 Zentrale Produktionslösung [4] Tabellen MS Excel Übernahme von Zahlen aus MS Excel Aktualisierung der Zahlen direkt aus Excel Kein Copy & Paste Manuelles, oder autom. zuweisen von Formatierungen Bearbeitung der Zahlen in Adobe InCopy Tabellen werden in InCopy (InDesign) erstellt Zahlen und Formatierungen werden direkt zugewiesen

12 Zentrale Produktionslösung [5] Versionierung Autom. Versionierung von Dokumenten Erstellung autom. Versionen von Dokumenten Zugriff auf alte Versionen eines Textes Alte Version wieder zur aktuellen machen Aus einer alten Version Teile herauskopieren und in die aktuelle einsetzen (Copy&Paste)

13 Zentrale Produktionslösung [6] Sicherheit beim Zugriff Authentifizierung über Namen und Passwort Rollen und Rechte definieren wer, wann, was, in welchem Status tun darf Unterstützung von https und VPN Nutzung eigener https Schlüssel Administration und Support über den Webbrowser

14 Zusammenfassung Prozessoptimierung Alle Beteiligten können angebunden werden Jederzeit direkten Zugriff Sicherheit Vereinfachung Zentraler Datenbestand Autom. Versionierung Autom. PDF Erzeugung Kostenreduzierung Änderungskosten

15 Rainer Jeberien Wikingerweg Hamburg Tel: +49 (0) rj@jeberien.de

16 Jeberien Consulting GmbH Fokussierung auf Corporate Publishing, Verlage u. Druckereien Langjährige Erfahrungen in der Publishing Industrie im Bereich Beratung und Systemintegration (gegründet 1997, Sitz in Hamburg) Systemintegration für PDF, Redaktions- und Verlagslösungen Fundiertes Wissen um die Adobe InDesign Architektur, PDF Technologie, Datenbanken und Web-Anwendungen Adobe Partner, autorisierter Adobe Systemintegrator, autorisierter Woodwing Systemintegrator, autorisierter JongeHelden Partner