Ausgestaltung von Compliance und Korruptionsprävention. am KIT

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1 Ausgestaltung von Compliance und Korruptionsprävention am KIT Dezember 2014 KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

2 Das Präsidium hat in seiner Sitzung am die nachfolgende Ausgestaltung Compliance und Korruptionsprävention am KIT beschlossen: 1. Grundlagen Regelkonformes Verhalten ist für alle Mitglieder und sonstige Angehörige des KIT ein hohes Gut. Nur so kann ein vertrauensvolles und gutes Miteinander sowie die Sicherheit und der Schutz aller am KIT Tätigen und Studierenden gewährleistet und das Ansehen des KIT bewahrt werden. Um dieses zu gewährleisten, wird am KIT ein Compliance-System etabliert, mittels dessen präventiv, z.b. in Gestalt von Information, Schulung und Beratung, aber auch durch die systematische Erfassung, Überwachung und Überprüfung von Einzelfällen ebenso wie von Strukturen und Abläufen mittels einer Compliance-Risikoanalyse und eines Berichtswesens sowie durch die Möglichkeit, Verstöße - auch anonym - einer Überprüfung zuführen zu können (Whistleblower) ein regelkonformes Verhalten am KIT sichergestellt wird. Das KIT hat eine/n vom Präsidium bestellte/n Compliance-Beauftragte/n, der/die in der Regel auch die Aufgabe des/der Beauftragten für Korruptionsprävention hat. 2. Aufgaben Der/die Compliance-Beauftragte obliegen folgende Aufgaben: a) Aufbau, Implementierung und ständige Weiterentwicklung eines Compliance-Systems, inklusive eines allgemeinen Verhaltenskodex (Code of Conduct) und seiner Fortschreibung, b) Beratung des Präsidiums, anderer Organe und Mitglieder sowie sonstiger Angehöriger des KIT in Compliance-relevanten Gebieten und Fragestellungen, c) Erstellen einer Compliance-Gefährdungsanalyse, die in Zusammenarbeit mit der Revision auch auf die Korruptionsgefährdungsanalyse eingeht, d) Entgegenahme von Hinweisen (auch anonym) von Mitgliedern und sonstigen Angehörigen des KIT, aber auch von Externen, die sich auf Verstöße gegen geltendes Recht sowie die Leitlinien für Ethische Grundsätze des KIT beziehen; er/sie baut ein Hinweisgebersystem auf und betreibt es, e) auch unter Beteiligung und Beauftragung der zuständigen Dienstleistungseinheiten, der sonstigen Organisationseinheiten und der dem Präsidium unmittelbar zugeordneten Beauftragten Untersuchung von Einzelfällen auf Grund von Hinweisen oder auf Grund eines Auftrages eines Präsidiumsmitglieds, f) Berichte gem. Ziff. 5, g) Vorsitz in der Task-Force und dem Compliance-Arbeitskreis gem. Ziff. 6, h) Initiierung, Planung und Halten von Schulungen zu Compliance und - soweit er/sie zugleich Beauftragte/r für Korruptionsprävention ist - zur Korruptionsprävention,

3 i) Federführend trägt der/die Compliance-Beauftragte Sorge dafür, dass die Dienstleistungseinheiten im Intranet des KIT die relevanten Vorschriften und Regelungen in aktueller Fassung veröffentlichen, j) in der Funktion des/der Beauftragten für Korruptionsprävention, Entwicklung und Fortschreibung einer Korruptionspräventionsrichtlinie sowie eines Leitfadens für Vorgesetzte im Umgang mit Korruptionsgefährdung, k) Mitwirkung in den Compliance-Arbeitskreisen von Universitäten und Wissenschaftseinrichtungen. 3. Rechtsstellung des/der Compliance-Beauftragten (1) Der/die Compliance-Beauftragte nimmt seine/ihre Aufgaben unabhängig und selbständig wahr. Der/die Compliance-Beauftragte ist der Vizepräsidentin für Personal und Recht zugeordnet. (2) Der/die Compliance-Beauftragte ist in ganz besonderer Weise zur Einhaltung der Rechtsordnung und zur wahrheitsgemäßen und vollständigen Berichterstattung verpflichtet. Er/sie hat be- und entlastende Tatsachen und rechtliche Vorgaben zu ermitteln und zu berücksichtigen. 4. Kompetenzen Er/sie kann Aufträge an andere Dienstleitungseinheiten erteilen. Soweit Sie Aufträge an andere, unmittelbar dem Präsidium unterstellte Beauftragte oder die Revision erteilt, sind diese über das jeweils zuständige Präsidiumsmitglied zu leiten. 5. Berichtspflichten (1) Der/die Compliance-Beauftragte berichtet regelmäßig und in Einzelfällen der Vizepräsidentin für Personal und Recht. Schriftliche Berichte sind auch dem Vizepräsidenten für Wirtschaft und Finanzen zuzuleiten. (2) Einmal jährlich erstellt der/die Compliance-Beauftragte einen Compliance-Bericht an alle Präsidiumsmitglieder, der eine Kategorisierung und Gewichtung der Compliance-Fälle und eine Compliance-Risikoanalyse sowie Empfehlungen zur Compliance-Prävention enthält. (3) Steht ein Compliance-Verstoß eines Präsidiumsmitglieds in Rede, hat der/die Compliance- Beauftragte unmittelbar an den/die Vorsitzende des Aufsichtsrates zu berichten. Desgleichen hat der/die Compliance-Beauftragte bei bedeutsamen Compliance-Verstößen (Ziff. 6 Abs. 3) einen Bericht des Präsidiums an den Aufsichtsrat zu initiieren und vorzubereiten. 6. Zusammenarbeit mit anderen Organisationseinheiten und den dem Präsidium unmittelbar zugeordneten Beauftragten des Präsidiums (1) Der/die Compliance-Beauftragte und seine/ihre Mitarbeiter/innen haben das Recht auf vollständige und uneingeschränkte Information und Überlassung von Unterlagen und Akten, soweit dies für die Wahrnehmung seiner/ihrer Tätigkeit erforderlich ist. Er/sie ist von den Dienstleistungseinheiten, den sonstigen Organisationseinheiten und den dem Präsidium unmittelbar zugeordneten Beauftragten über wesentliche Compliance-Verstöße zu informieren, auch wenn diese in den Dienstleistungs- oder Organisationseinheiten oder bei den Beauftragten selbst bearbeitet werden. Ein wesentlicher Compliance-Verstoß ist immer dann gegeben, wenn es sich um einen

4 bedeutsamen Compliance-Verstoß nach Ziff. 6 Abs. 3 handelt. Ein wesentlicher Compliance-Verstoß liegt darüber hinaus ebenfalls vor, wenn dieser weniger schwerwiegend ist als ein bedeutsamer Compliance-Verstoß, jedoch über das Alltagsgeschäft der betroffenen Dienstleistungs-/ Organisationseinheiten oder Beauftragten hinausgeht oder wenn dieser wiederholt auftritt. (2) Der/die Compliance-Beauftragte erhält die schriftlichen Berichte der Innenrevision und der weiteren unmittelbar dem Präsidium zugeordneten Beauftragten. (3) Der/die Compliance-Beauftragte hat bei bedeutsamen Compliance-Verstößen die Task-Force einzuberufen. Bedeutsame Compliance-Fälle liegen insbesondere dann vor, wenn die Verwirklichung eines Straftatbestandes von Bedeutung in Rede steht, der Sachverhalt an die Presse gelangen oder aber dem KIT ein sonstiger schwerer Schaden entstehen kann. In der Regel sind der/die Leiter/in der Revision und der/die Leiter/in der Dienstleistungseinheiten Recht und Personal Mitglieder der Task Force. Weitere Leiter/innen von Organisationseinheiten können hinzugezogen werden. Insbesondere soll der/die Pressesprecher/in hinzugezogen oder zumindest informiert werden, wenn damit zu rechnen ist, dass der Fall an die Öffentlichkeit gelangt. Die Vizepräsidentin für Personal und Recht ist über die Einberufung der Task Force zu informieren. (4) Der/die Compliance-Beauftragte sitzt einem Compliance-Arbeitskreis vor und beruft diesen mindestens einmal jährlich ein. Dem Compliance-Arbeitskreis gehören alle dem Präsidium unmittelbar zugeordneten Beauftragten und Leiter/innen von Dienstleistungseinheiten an, in deren Fachgebieten eine besondere Compliance-Gefährdung gegeben ist. Der Compliance-Arbeitskreis erhebt Compliance-Verstöße und analysiert diese. Die Arbeit des Compliance-Arbeitskreises bildet die Grundlage für den jährlichen Bericht des/der Compliance-Beauftragten. 7. Vorgehen bei Hinweisen gem. Ziff. 2 d) und in Einzelfällen gem. Ziff. 2 e) (1) Der/die Compliance-Beauftragte nimmt Hinweise gem. Ziff. 2 d) entgegen und geht den Hinweisen nach. In diesen Fällen, aber auch in Einzelfällen gem. Ziff. 2 e) hat er/sie den Sachverhalt und die rechtlichen Vorgaben so zu ermitteln und festzustellen, dass er/sie substantiiert einen Compliance-Verstoß bejahen oder verneinen kann (substantiierte Plausibilitätsprüfung). Hierzu kann er/sie Stellungnahmen von den dem Präsidium unmittelbar zugeordneten Beauftragten, den Dienstleistungseinheiten aber auch von sonstigen Organisationseinheiten einholen. (2) Kommt der/die Compliance-Beauftragte zu dem Ergebnis, dass kein Compliance-Verstoß vorliegt, unterrichtet er/sie den/die Hinweisgeber/in über dieses Ergebnis. Kommt der/die Compliance- Beauftragte zu der Überzeugung, dass nach den tatsächlichen und rechtlichen Gegebenheiten ein Compliance-Verstoß und damit ein begründeter Anfangsverdacht aus seiner/ihrer Sicht vorliegt, kann er/sie der zuständigen Dienstleistungs-/Organisationseinheit oder der/dem zuständigen Beauftragten die weitere Untersuchung übertragen oder aber auch sofort zur Abhilfe auffordern. Soweit unmittelbar dem Präsidium zugeordnete Beauftragte oder die Revision betroffen sind, geschieht dies über das jeweils zuständige Präsidiumsmitglied. Die zuständige Dienstleistungs- /Organisationseinheit bzw. der/die Beauftragte hat der/dem Compliance-Beauftragten über das Ergebnis der Untersuchungen oder über die Abhilfe zu berichten. In bedeutsamen Fällen (Ziff. 6 Abs. 3) hat der/die Compliance-Beauftragte die Task Force einberufen. Der/die Compliance-Beauftragte begleitet den Vorgang auch bei einer weiteren Bearbeitung in einer Dienstleistungs- oder Organisationseinheit oder bei einem/einer Beauftragten bis zu seinem Abschluss und gibt dem/der Hinweisgeber/in eine Abschlussmitteilung.

5 8. Verschwiegenheit Der/die Compliance-Beauftragte hat über die ihm/ihr in seiner Tätigkeit bekannt gewordenen Sachverhalte Verschwiegenheit zu wahren, soweit nicht für die Bearbeitung eine Weitergabe von Informationen erforderlich ist. In diesem Fall sind die hinzugezogenen Personen zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Soweit ein/e Hinweisgeber/in um Anonymität bittet, ist diese zu wahren. Der/die Compliance-Beauftragte hat ebenso wie alle mit einem Compliance-Fall Befasste Sorge dafür zu tragen, dass der/die Hinweisgeber/in keinen Nachteil dadurch erfährt, dass er/sie den Hinweis gegeben hat. Das Präsidium Karlsruhe, den