Installationsanleitung und Schnellhilfe. Datenschutz in der Apotheke

Transkript

1 Installatinsanleitung und Schnellhilfe Datenschutz in der Aptheke

2 Inhaltsverzeichnis Systemvraussetzungen... 3 Installatin... 4 Lizenzierung... 4 Mandanten anlegen... 4 Datenschutzrechtliche Erfassung... 6 Weitere Hilfe... 8 Infrmatinen zu Prgramm und Hersteller... 9 Sllten bei der Installatin Fragen auftreten, wenden Sie sich bitte an: supprt@deutscher-aptheker-verlag.de Tel. 0711/ Fax 0711/ Demal GmbH; Vertrieb: Deutscher Aptheker Verlag Stand der Dkumentatin: Januar 2015 Alle Rechte vrbehalten. Kein Teil dieser Dkumentatin darf in irgendeiner Frm (Druck, Ftkpie der einem anderen Verfahren) hne schriftliche Genehmigung der Demal GmbH reprduziert der unter Verwendung elektrnischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt der verbreitet werden. Erwähnte Prdukt- und Warennamen sind in der Regel eingetragene Warenzeichen der Hersteller und werden hne Gewährleistung der freien Verfügbarkeit benutzt. Wichtiger Hinweis Alle technischen Angaben wurden mit größter Srgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und reprduziert. Dennch sind Fehler nicht auszuschließen. Es wird deshalb darauf hingewiesen, dass weder eine Garantie nch die juristische Verantwrtung der irgendeine Haftung für Flgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernmmen werden kann. V.: da-inst dav

3 Systemvraussetzungen Systemvraussetzungen Es müssen die flgenden Systemvraussetzungen erfüllt sein: Przessr: Minimum: Empfhlen: Pentium IV Dual Cre der höher Arbeitsspeicher: Minimum: Windws XP: 512 MB, ab Windws Vista: 1 GB Empfhlen: Windws XP: 1 GB der mehr, ab Windws Vista: 4 GB Festplatte: Mindestens 100 MB, je nach Anzahl und Art der eingebundenen Dateien mehr. Grafikkarte / Bildschirm: Minimum: Pixel Empfhlen: größer als Pixel Betriebssystem: Minimum: Windws XP Prfessinal Empfhlen: Windws 7 Prfessinal Vm Einsatz der Hme-Editinen wird abgeraten..net Framewrk: Es wird das Micrsft.NET Framewrk 2.0 (Service Pack 2) benötigt. Ab Windws Vista und neuer ist es autmatisch installiert, unter XP muss das Framewrk nachträglich installiert werden (kstenlser Dwnlad im Micrsft-Dwnlad-Center unter Textprgramm: Minimum: Micrsft Wrd 2003 Empfhlen: Micrsft Wrd

4 Installatin Installatin Starten Sie die Datei setup.exe und flgen Sie den Anweisungen. dsbassist wird selbstständig auf dem Rechner installiert. Behalten Sie den vrgeschlagenen Installatinspfad möglichst bei (C:\DAV\dsbAssist\). Wenn Sie hier Änderungen vrnehmen, müssen Sie den Pfad beispielsweise auch anpassen in der Datei \Vrlagen\rummelag.ini. Lizenzierung Um die Lizenzdatei einzuspielen, gehen Sie s vr: Legen Sie die Lizenz-CD in das Laufwerk ein, die Sie mit der Lieferung erhalten haben. Sfern Sie Anwender des Vrgänger-Prgramms BDSGBasics sind, erflgt die Freischaltung vn dsbassist mittels der Lizenz vn BDSGBasics. Bitte lesen Sie dazu die PDF-Datei Umsteigeranleitung, die Sie auf finden. Starten Sie das Prgramm über das Icn auf dem Desktp der über den Eintrag im Startmenü. Wird eine gültige Lizenzdatei gefunden, wird diese nun autmatisch eingelesen. Andernfalls sehen Sie die Meldung, dass die Lizenzdatei nicht gefunden werden knnte. Wählen Sie den Buttn Abbrechen und es öffnet sich das Lizenzdaten-Fenster. Klicken Sie drt auf den Buttn Lizenzdatei und wählen Sie das Verzeichnis aus, in welchem sich die Lizenzdatei befindet. Ist die Lizenz eingelesen, öffnet sich das Prgramm autmatisch. Mandanten anlegen Mandant ist die juristische Persn, die datenschutzrechtlich betreut wird, als die Aptheke. Mandat ist quasi die Akte, in der alle datenschutzrelevanten und weiteren Angaben gespeichert werden. Bevr Sie Ihr Mandat bearbeiten, sllten Sie zuerst die Adresse des Mandanten erfassen (das heißt Namen, Anschrift und Kntaktdaten Ihrer Aptheke). Dazu gehen Sie s vr: 1. Klicken Sie im Hauptfenster vn dsbassist auf den Buttn Adressen ben links. Dadurch öffnet sich ein leeres Adressfenster. 2. Die einzige aktive Eingabezeile ist im Mment Suchbegriff. Klicken Sie direkt hinter dieser Eingabezeile auf das Lupen-Symbl. 4

5 Mandanten anlegen 3. Es öffnet sich das Suchfenster für Adressen, das alle bereits angelegte Adressen auflistet. Um eine neue Adresse anzulegen, klicken Sie am beren Fensterrand auf den Buttn Neu. 4. Das Adressfenster kann nun bearbeitet werden. Flgende Eingabefelder müssen zwingend ausgefüllt werden, bevr das Adressfenster wieder geschlssen werden kann (Pflichtfelder): Suchbegriff: die interne Bezeichnung für diesen Datensatz hier der Name Ihrer Aptheke der eine Abkürzung Name 1: Name der Aptheke, wie er ffiziell verwendet wird Anrede T: Anredezeile für Briefe (hne abschließendes Kmma der Ausrufezeichen), z.b. Sehr geehrter Herr Müller der Sehr geehrte Damen und Herren (letzteres kann einfach über die Eingabe vn dh und Verlassen des Feldes erzeugt werden) Alle weiteren Felder sind ptinal, das Ausfüllen wird aber empfhlen. 5. Das Speichern aller Eingaben und Schließen des Fensters erflgen in einem Schritt, indem Sie auf den grßen Buttn Exit klicken. Nachdem Sie die Adresse Ihrer Aptheke erfasst haben, legen Sie für sie ein Mandat an. Das ist quasi die Akte, in der alle datenschutzrechtlichen und weiteren Angaben erfasst werden. In dsbassist - Datenschutz in der Aptheke kann nur ein einziges Mandat (=Unternehmen) angelegt bzw. verwendet werden. Sfern Sie mehrere Unternehmen betreuen möchten, wenden Sie sich bitte an die Demal GmbH, um eine erweiterte Versin des Prgrammes zu erwerben. Ihre Prgrammversin enthält bereits das Mandat einer Muster-Aptheke mitsamt Filiale. Sie brauchen als kein neues Mandat anzulegen, sndern können die apthekenspezifische Vrlage verwenden. Um diese an Ihre individuellen Gegebenheiten anzupassen, gehen Sie flgendermaßen vr: 1. Klicken Sie im Hauptfenster vn dsbassist auf den Buttn Mandate ben links. Dadurch öffnet sich ein leeres Mandatsfenster. In diesem Fenster werden alle Angaben über und zu dem betreuten Unternehmen erfasst. 5

6 Datenschutzrechtliche Erfassung 2. Die einzige aktive Eingabezeile ist im Mment Akten- Nr.. Klicken Sie direkt hinter dieser Eingabezeile auf das Lupen-Symbl (geben Sie hier keine neue Aktennummer vn Hand ein, da Aktennummern immer vn System vergeben werden müssen). 3. Es öffnet sich das Suchfenster für Akten, das alle bereits angelegte Akten (Mandate) auflistet. Hier sehen Sie die Akte Aptheke. Durch Klick auf den Buttn Ja, diesen öffnet sich das Mandatsfenster. 4. Im Mandatsfenster können Sie nun die Aptheken- Vrlage individualisieren: Aktenname: ersetzen Sie den allgemeinen Aktennamen Aptheke durch den Namen Ihrer Aptheke Anlage: ersetzen Sie das eingetragene Datum durch das knkrete Datum, an dem Sie mit der Bearbeitung begnnen haben Adresse: Verknüpfen Sie die Akte mit der zuvr angelegten Adresse Ihrer Aptheke. Klicken Sie dazu auf das kleine Lupensymbl hinter der Eingabezeile und wählen Sie aus dem Suchfenster die passende Adresse aus 5. Das Speichern aller Eingaben und Schließen des Fensters erflgen in einem Schritt, indem Sie auf den grßen Buttn Exit klicken. Datenschutzrechtliche Erfassung Um für Ihre Aptheke die datenschutzrechtlichen Fragebögen auszufüllen, öffnen Sie zunächst das Mandat: 1. Klicken Sie im Hauptfenster vn dsbassist auf den Buttn Mandate ben links, um ein (leeres) Mandatsfenster zu öffnen. 2. Klicken Sie hinter der Eingabezeile Akten-Nr. auf das Lupen-Symbl, um das Suchfenster für Akten zu öffnen. 3. Markieren Sie im Suchfenster per Mausklick diejenige Zeile, deren Akte Sie öffnen möchten und klicken dann auf Ja, diese. Um den datenschutzrechtlichen Teil zu beginnen, klicken Sie in der beren Symblleiste auf den Buttn Erfassung. Es öffnet sich ein neues Fenster mit umfangreichen Fragebögen. Mit dem Ausfüllen und Bearbeiten des Fragebgens dkumentieren Sie den datenschutzrechtlichen Zustand Ihrer Aptheke und werden ggf. auf datenschutzrechtliche Prbleme und Handlungsbedarf aufmerksam. Das Erfassungsfenster besteht im Wesentlichen aus drei Bereichen: a) einer Baumstruktur auf der linken Seite, ähnlich dem Windws-Explrer: Sie strukturiert die Fragebögen. 6

7 Datenschutzrechtliche Erfassung b) Eingabefelder in der Mitte: Je nach geöffnetem Zweig in der Baumstruktur werden hier die dazugehörigen Abfragen angezeigt. c) Hilfebereich auf der rechten Seite: Zu dem Eingabefeld, in dem sich die Eingabemarke befindet, werden umfangreiche Erläuterungen angezeigt. a) b) c) Zum Ausfüllen der Fragebögen gehen Sie s vr: Klicken Sie in der Baumstruktur auf den bersten Zweig Unternehmen und beginnen Sie, im mittleren Bereich s viele Eingabefelder wie möglich auszufüllen. Dabei helfen Ihnen die Erläuterungen am rechten Rand. Springen Sie dann zum nächsten Zweig und verfahren Sie ebens. Im Zweig Orte hinterlegen Sie Gebäude (z.b. Haupt- und Filialaptheke) und darin Räume, in denen typischerweise persnenbezgene Daten verarbeitet werden, samt den rtsspezifischen technischen und rganisatrischen Maßnahmen. Weiter unten, bei der Erfassung der Verarbeitungen, können Sie bequem darauf verlinken. In Ihrer Vrlage wurden bereits eine Haupt- und eine Filialaptheke mit jeweils drei Räumen (Verkaufsraum, Rezeptur, Bür) angelegt. Ein neues Gebäude fügen Sie hinzu, indem Sie auf dem Zweig Orte einen Rechtsklick ausführen und Neues Gebäude auswählen. Jedes Gebäude besteht aus einem der mehreren Räumen. Einen neuen Raum fügen Sie hinzu, indem Sie auf dem Zweig des entsprechenden Gebäudes einen Rechtsklick ausführen und Neuen Raum auswählen. Zum Umbenennen der Löschen vn Gebäuden und Räumen führen Sie jeweils auf dem betreffenden Zweig einen Rechtsklick aus Im Zweig Verarbeitungen beschreiben Sie Vrgänge, in denen persnenbezgene Daten erhben der verwendet werden (beispielsweise Persnal-Datenverarbeitung der Kundenbetreuung). Um eine neue Verarbeitung hinzuzufügen, führen Sie auf dem Zweig Verarbeitungen einen Rechtsklick aus und wählen dann Neue Verarbeitung. Jede Verarbeitung wird mit jeweils 7

8 Weitere Hilfe den gleichen Unterzweigen dkumentiert. Zum Umbenennen der Löschen einer Verarbeitung führen Sie jeweils auf dem betreffenden Zweig einen Rechtsklick aus. Wenn Sie ein Frmular fertig ausgefüllt haben, können Sie dies in der Kpfzeile über abgeschlssen markieren. In der Übersicht erscheint dann ein grünes Häkchen, das auf einen Blick signalisiert, dass hier keine Fragen mehr ffen sind. Sweit im Einzelfall ein Frmular nicht benötigt wird (beispielsweise Weitere Anmerkungen ), können Sie nicht erfrderlich markieren dann wird diese Seite auch in Dkumenten nicht ausgegeben. Um das interne Verfahrensverzeichnis zu erzeugen (als einen Ausdruck Ihrer Eingaben in den Datenschutz-Fragebgen), gehen Sie s vr: Schließen Sie das Fenster der Datenschutzerfassung, falls geöffnet. Klicken Sie im geöffneten Mandatsfenster auf den Buttn Textpr. (Textprzessr). Es werden Ihnen einige Rhtexte angebten. Markieren Sie DSB-BERICHT und bestätigen Sie mit Ja, diesen. Nun werden Sie in einem eigenen Fenster gefragt, welche Bereiche des Mandanten ausgegeben werden sllen. Möchten Sie alles ausgeben, markieren Sie das berste Kästchen vr dem Namen des Mandanten. Es wird Micrsft Wrd gestartet und der Bericht darin erzeugt. Sie können das Dkument beliebig ändern und ausdrucken. Nach dem Bearbeiten speichern Sie das Dkument lediglich in Wrd ab, hne aber den vrgeschlagenen Dateinamen der -pfad zu ändern snst kann dsbassist später nicht mehr darauf zugreifen. Um den Text später erneut zu laden, verwenden Sie die Funktin Bestand. Zurück in dsbassist ist ein Fenster des Textbestands geöffnet, in dem das seben geschriebene Dkument archiviert wird. In der Zeile Kmmentar können Sie eine Kurzbezeichnung des Dkuments erfassen, um später nch zu wissen, um welches Dkument es sich handelt. Die übrigen Zeilen können Sie ft unverändert lassen; klicken Sie auf Speichern und schließen Sie das Fenster über Exit. Weitere Hilfe Weitere Hinweise zur Bedienung entnehmen Sie bitte dem dsbassist-handbuch. Sie können auch in dsbassist die Taste F1 drücken, um die Prgrammhilfe passend zum jeweils angezeigten Fenster aufzuschlagen. 8

9 Infrmatinen zu Prgramm und Hersteller Infrmatinen zu Prgramm und Hersteller Vertrieb: Deutscher Aptheker Verlag Birkenwaldstraße Stuttgart Tel Fax Hersteller: Demal GmbH Sankt-Salvatr-Weg Lauf a.d. Pegnitz Tel Fax inf@demal-gmbh.de 9