Installationsanleitung und Schnellhilfe

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1 Installatinsanleitung und Schnellhilfe dsbassist Demal GmbH Tel. (09123) Sankt-Salvatr-Weg 7 Fax (09123) inf@demal-gmbh.de Lauf/Pegnitz

2 Inhaltsverzeichnis Systemvraussetzungen... 3 Einzelarbeitsplätze bzw. Clients in Mehrplatzinstallatinen... 3 Server... 4 Installatin eines Einzelarbeitsplatzes... 5 dsbassist starten... 5 Lizenzierung... 5 Mandat anlegen... 6 Datenschutzrechtliche Erfassung... 8 Weitere Hilfe Demal GmbH Stand der Dkumentatin: Oktber 2013 Alle Rechte vrbehalten. Kein Teil dieser Dkumentatin darf in irgendeiner Frm (Druck, Ftkpie der einem anderen Verfahren) hne schriftliche Genehmigung der Demal GmbH reprduziert der unter Verwendung elektrnischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt der verbreitet werden. Erwähnte Prdukt- und Warennamen sind in der Regel eingetragene Warenzeichen der Hersteller und werden hne Gewährleistung der freien Verfügbarkeit benutzt. Wichtiger Hinweis Alle technischen Angaben wurden mit größter Srgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und reprduziert. Dennch sind Fehler nicht auszuschließen. Die Demal GmbH sieht sich deshalb gezwungen darauf hinzuweisen, dass weder eine Garantie nch die juristische Verantwrtung der irgendeine Haftung für Flgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernmmen werden kann. V.: da-inst

3 Systemvraussetzungen Systemvraussetzungen dsbassist kann auf einem einzelnen Rechner installiert werden (Einzelarbeitsplatz). Das Prgramm kann dann ausschließlich vn drt bedient werden; die erfrderliche Datenbank ist integriert. Wenn vn mehreren Arbeitsplätzen im gleichen Netzwerk parallel auf den gleichen Datenbestand zugegriffen werden sll, ist eine Mehrplatzinstallatin erfrderlich. Auf dem Server müssen zusätzlich die Datenbank und Benutzerverwaltung installiert sein. Diese erhalten Sie, wenn Sie einen zweiten Arbeitsplatz lizensieren. Im Einzelnen müssen die flgenden Systemvraussetzungen erfüllt sein: Einzelarbeitsplätze bzw. Clients in Mehrplatzinstallatinen Przessr: Minimum: Empfhlen: Pentium IV Dual Cre der höher Arbeitsspeicher: Minimum: Windws XP: 512 MB, ab Windws Vista: 1 GB Empfhlen: Windws XP: 1 GB der mehr, ab Windws Vista: 4 GB Festplatte: Mindestens 100 MB, je nach Anzahl und Art der eingebundenen Dateien mehr. Bei einer Mehrplatzinstallatin ist lkal keine nennenswerte Festplattenkapazität erfrderlich. Grafikkarte / Bildschirm: Minimum: Pixel Empfhlen: größer als Pixel Betriebssystem: Minimum: Windws XP Prfessinal und höher Empfhlen: Windws 7 Prfessinal Es können swhl 32-Bit- als auch 64-bit-Versinen verwendet werden. Vm Einsatz der Hme-Editinen wird abgeraten..net Framewrk: Es wird das Micrsft.NET Framewrk 2.0 (Service Pack 2) benötigt. Ab Windws Vista ist es autmatisch installiert, unter XP muss das Framewrk nachträglich installiert werden (kstenlser Dwnlad im Micrsft-Dwnlad-Center unter Textprgramm: Minimum: Micrsft Wrd 2003 Empfhlen: Micrsft Wrd 2010 (32-Bit) Der Einsatz der Office 64-Bit-Versin wird nicht empfhlen. Vn der Verwendung der Wrks-Suite der einer, eventuell vrinstallierten, Micrsft-Wrd-Testversin wird dringend abgeraten, da hier eine rdnungsgemäße Funktin nicht gewährleistet werden kann. Für Mehrplatzinstallatinen wird dringend empfhlen, dass alle Arbeitsplätze mit der gleichen Wrd-Versin ausgestattet sind. 3

4 Systemvraussetzungen Weitere Sftware: -Client (ptinal): Sweit s aus dem Prgramm heraus versendet werden sllen, wird Outlk 2007 (32-Bit) der höher empfhlen. Andere Systeme, die den MAPI- Standard unterstützen (z. B. Mzilla Thunderbird), sind mit Einschränkungen nutzbar. Achtung: Die 64-Bit-Versin vn Outlk wird nicht vllständig unterstützt. PDF- Erzeugung: Sweit PDF-Dkumente erzeugt werden sllen, muss der kstenlse PDF-Creatr (pdffrge.rg) am Arbeitsplatz installiert sein. Server (nur bei einer Mehrplatzinstallatin) Betriebssystem: Minimum: Windws 2000 Empfhlen: Windws Server 2003/2008 Hinweis: Der Einsatz vn virtuellen Servern ist grundsätzlich möglich. Der Einsatz eines Servers mit einem echten Server-Betriebssystem wird empfhlen, ist bei kleinen Netzwerken aber nicht zwingend erfrderlich. Eine sgenannte Peer-t-peer -Vernetzung ist ggf. ausreichend. Przessr: Minimum: Empfhlen: Pentium IV Dual Cre der höher Arbeitsspeicher: Minimum: Empfhlen: Windws 2000: 1 GB, ab Windws Server 2003/2008: 2 GB ab 4 GB Festplatte: Mindestens 300 MB, je nach Anzahl und Art der eingebundenen Dateien mehr. Weitere Sftware: dsbdata: Für eine Mehrplatzinstallatin muss die Datenbank dsbdata auf dem Server installiert sein (im Lizenzpreis für einen zweiten Arbeitsplatz enthalten). dsbuser: Bei einer Mehrplatzinstallatin muss die Benutzerverwaltung dsbuser auf dem Server installiert sein (im Lizenzpreis für einen zweiten Arbeitsplatz enthalten). 4

5 Installatin eines Einzelarbeitsplatzes Installatin eines Einzelarbeitsplatzes Starten Sie die Installatinsdatei und flgen Sie den Anweisungen. dsbassist wird selbstständig auf dem Rechner installiert. Behalten Sie den vrgeschlagenen Installatinspfad möglichst bei (C:\Demal\dsbAssist\). Wenn Sie hier Änderungen vrnehmen, müssen Sie den Pfad beispielsweise auch anpassen in der Datei \Vrlagen\rummelag.ini. dsbassist starten Um das Prgramm zu starten, klicken Sie auf dem Windws-Desktp dppelt auf das Symbl dsbassist. In dsbassist basic erflgt die Anmeldung daraufhin autmatisch. In dsbassist pr und expert melden Sie sich mit dem Benutzerkürzel DSB und leerem Passwrt an. Sie können das Benutzerkürzel ändern und ihm ein Passwrt zuweisen, das dann zum Starten des Prgramms eingegeben werden muss: Menü Optinen > Systemdaten > Persnen. In der pr- und expert-versin vn dsbassist können Sie nach dem Erwerb weiterer Arbeitsplätze zusätzliche Benutzer anlegen in der separaten Benutzerverwaltung dsbuser. Nach dem Start erscheint ein Hinweis, dass es sich um eine Demversin handelt, da nch keine Lizenzierung vrgenmmen werden knnte. Außerdem öffnet sich standardmäßig das Fenster mit der Jbliste. Sie können es mit einem Klick auf Exit ben links schließen, ebens wie alle anderen Fenster in dsbassist. (Hinweis: Wenn dieses Fenster nicht nach jedem Prgrammstart autmatisch angezeigt werden sll, können Sie diese Funktin später in den Benutzereinstellungen deaktivieren; näheres hierzu finden Sie im Handbuch.) Lizenzierung Um die Lizenzdatei einzuspielen, gehen Sie s vr: Starten Sie dsbassist (falls nch nicht geöffnet) und rufen Sie das Menü Hilfe > Lizenzdaten auf. Klicken Sie auf den Buttn Lizenzdatei und wählen Sie die Lizenzdatei aus, die Sie vn der Demal GmbH erhalten haben. Das erflgreiche Einspielen der Lizenz wird bestätigt. Zurück im Fenster der Lizenzdaten wird angezeigt, welche Versin vn dsbassist Ihnen zur Verfügung steht und wie viele Mandate Sie anlegen können. Sie müssen das Prgramm anschließend beenden und neu starten, damit alle Dem-Beschränkungen aufgehben und dsbassist mit allen Funktinen der jeweiligen Versin zur Verfügung steht. 5

6 Mandat anlegen Mandat anlegen Mandant ist die juristische Persn, die datenschutzrechtlich betreut wird. Interne Datenschutzbeauftragte betreuen ft nur eine juristische Persn, externe der Knzern-Datenschutzbeauftragte in der Regel mehrere. Bevr Sie ein Mandat anlegen, müssen Sie zuerst die Adresse erfassen (das heißt Namen, Anschrift und Kntaktdaten). Dazu gehen Sie s vr: 1. Klicken Sie im Hauptfenster vn dsbassist auf den Buttn Adressen ben links. Dadurch öffnet sich ein leeres Adressfenster. 2. Die einzige aktive Eingabezeile ist im Mment Suchbegriff. Klicken Sie direkt hinter dieser Eingabezeile auf das Lupen-Symbl. 3. Es öffnet sich das Suchfenster für Adressen, das alle bereits angelegte Adressen auflistet im Mment ist es nch leer. Um eine neue Adresse anzulegen, klicken Sie am beren Fensterrand auf den Buttn Neu. 4. Das Adressfenster kann nun bearbeitet werden. Flgende Eingabefelder müssen zwingend ausgefüllt werden, bevr das Adressfenster wieder geschlssen werden kann (Pflichtfelder): Suchbegriff: die interne Bezeichnung für diesen Datensatz hier der Name des Mandanten Name 1: Name des Mandanten, s wie er im Flgenden und auch in Dkumenten verwendet werden sll Anrede T: Anredezeile für Briefe (hne abschließendes Kmma der Ausrufezeichen), z.b. Sehr geehrter Herr Müller der Sehr geehrte Damen und Herren (letzteres kann einfach über die Eingabe vn dh und Verlassen des Feldes erzeugt werden) 6

7 Mandat anlegen 5. Das Speichern aller Eingaben und Schließen des Fensters erflgen in einem Schritt, indem Sie auf den grßen Buttn Exit klicken. Nachdem Sie die Adresse des Mandanten erfasst haben, legen Sie ein neues Mandat an. Das ist quasi die Akte, in der später alle datenschutzrechtlichen und weiteren Angaben erfasst werden. Die Anzahl der Mandate (Unternehmen), die mit dsbassist betreut und als Akte angelegt werden können, ist in den Lizenzdaten festgelegt. Sweit Sie weitere Mandate anlegen möchten, wenden Sie sich bitte an die Demal GmbH, um Ihre Lizenz zu erweitern. Das Anlegen eines Mandats erflgt in den gleichen Schritten wie das Anlegen einer Adresse: 1. Klicken Sie im Hauptfenster vn dsbassist auf den Buttn Mandate ben links. Dadurch öffnet sich ein leeres Mandatsfenster. In diesem Fenster werden alle Angaben über und zu dem betreuten Unternehmen erfasst. 2. Die einzige aktive Eingabezeile ist im Mment Akten- Nr.. Sie müssen zuerst dem Mandanten eine neue Aktennummer zuteilen, bevr Sie Eingaben machen können. Dazu klicken Sie direkt hinter dieser Eingabezeile auf das Lupen-Symbl. 3. Es öffnet sich das Suchfenster für Akten, das alle bereits angelegte Akten (Mandate) auflistet im Mment ist es nch leer. Um eine neue Akte anzulegen, klicken Sie am beren Fensterrand auf den Buttn Neu. 4. Das Mandatsfenster kann nun bearbeitet werden. Flgende Eingabefelder müssen zwingend ausgefüllt werden, bevr das Mandatsfenster wieder geschlssen werden kann (Pflichtfelder): Aktenname: der Name des Mandanten (d.h. des betreuten Unternehmens der der Behörde) Sachbearb.: Kürzel des Datenschutzbeauftragten, z.b. dsb, um die Akte zurdnen zu können wegen: der Grund für das Anlegen der Akte, z.b. datenschutzrechtliche Betreuung der Datenschutzmandat Anlage: Das Datum, an dem die Akte angelegt wurde. Wenn zum ersten Mal in das Feld geklickt wird, wird autmatisch das Tagesdatum eingefügt. Adresse: Das Unternehmen, das betreut wird, muss hier aus dem Adressenbestand angegeben und damit mit dem Mandat verbunden werden. Klicken Sie auf das kleine 7

8 Datenschutzrechtliche Erfassung Lupensymbl hinter der Eingabezeile und wählen Sie aus dem Suchfenster die vrhin erfasste Adresse aus. Wenn Sie versuchen, das Mandatsfenster zu verlassen, hne diese Eingaben vrgenmmen zu haben, werden Sie daran erinnert. 5. Das Speichern aller Eingaben und Schließen des Fensters erflgen in einem Schritt, indem Sie auf den grßen Buttn Exit klicken. Datenschutzrechtliche Erfassung Um für einen Mandanten die datenschutzrechtlichen Fragebögen auszufüllen, muss dieser zuerst angelegt und geöffnet sein. Um einen datenschutzrechtlichen Fragebgen für einen Mandanten zu öffnen, öffnen Sie zuerst diesen Mandanten: 1. Klicken Sie im Hauptfenster vn dsbassist auf den Buttn Mandate ben links, um ein (leeres) Mandatsfenster zu öffnen. 2. Klicken Sie hinter der Eingabezeile Akten-Nr. auf das Lupen-Symbl, um das Suchfenster für Akten zu öffnen. 3. Markieren Sie im Suchfenster per Mausklick diejenige Zeile, deren Akte Sie öffnen möchten und klicken dann auf Ja, diese. 4. Der Mandant ist nun geladen. Um den datenschutzrechtlichen Teil zu beginnen, klicken Sie in der beren Symblleiste auf den Buttn Erfassung. 5. Es öffnet sich ein neues Fenster mit umfangreichen Fragebögen. Mit dem Ausfüllen und Bearbeiten des Fragebgens dkumentieren Sie den datenschutzrechtlichen Zustand und werden ggf. auf datenschutzrechtliche Prbleme und Handlungsbedarf aufmerksam. Das Erfassungsfenster besteht im Wesentlichen aus drei Bereichen: a) einer Baumstruktur auf der linken Seite, ähnlich dem Windws-Explrer: Sie strukturiert die Fragebögen. b) Eingabefelder in der Mitte: Je nach geöffnetem Zweig in der Baumstruktur werden hier die dazugehörigen Abfragen angezeigt. c) Hilfebereich auf der rechten Seite: Zu dem Eingabefeld, in dem sich die Eingabemarke befindet, werden umfangreiche Erläuterungen angezeigt. 8

9 Datenschutzrechtliche Erfassung a) b) c) Zum Ausfüllen der Fragebögen gehen Sie s vr: Klicken Sie in der Baumstruktur auf den bersten Zweig Unternehmen und beginnen Sie, im mittleren Bereich s viele Eingabefelder wie möglich auszufüllen. Dabei helfen Ihnen die Erläuterungen am rechten Rand. Springen Sie dann zum nächsten Zweig und verfahren Sie ebens. Besnderheiten bestehen im Zweig Orte. Hier hinterlegen Sie Gebäude und darin Räume, in denen typischerweise persnenbezgene Daten verarbeitet werden, samt den rtsspezifischen technischen und rganisatrischen Maßnahmen. Weiter unten, bei der Erfassung der Verarbeitungen, können Sie bequem darauf verlinken. Ein neues Gebäude fügen Sie hinzu, indem Sie auf dem Zweig Orte einen Rechtsklick ausführen und Neues Gebäude auswählen. Jedes Gebäude besteht aus einem der mehreren Räumen. Einen neuen Raum fügen Sie hinzu, indem Sie auf dem Zweig des entsprechenden Gebäudes einen Rechtsklick ausführen und Neuen Raum auswählen. Zum Umbenennen der Löschen vn Gebäuden und Räumen führen Sie jeweils auf dem betreffenden Zweig einen Rechtsklick aus Eine weitere Besnderheit besteht im Zweig Verarbeitungen. Eine Verarbeitung ist ein Vrgang, in dem persnenbezgene Daten erhben der verwendet werden (beispielsweise Persnal-Datenverarbeitung der Kundenbetreuung). Um eine neue Verarbeitung hinzuzufügen, führen Sie auf dem Zweig Verarbeitungen einen Rechtsklick aus und wählen dann Neue Verarbeitung. Jede Verarbeitung wird mit jeweils den gleichen Unterzweigen dkumentiert. Zum Umbenennen der Löschen einer Verarbeitung führen Sie jeweils auf dem betreffenden Zweig einen Rechtsklick aus. Wenn Sie ein Frmular fertig ausgefüllt haben, können Sie dies in der Kpfzeile über abgeschlssen markieren. In der Übersicht erscheint dann ein grünes Häkchen, das auf einen Blick signalisiert, dass hier keine Fragen mehr ffen sind. Sweit im Einzelfall ein Frmular nicht benötigt wird (beispielsweise Weitere Anmerkungen ), 9

10 Weitere Hilfe können Sie nicht erfrderlich markieren dann wird diese Seite auch in Dkumenten nicht ausgegeben. Um das interne Verfahrensverzeichnis zu erzeugen (als einen Ausdruck Ihrer Eingaben in den Datenschutz-Fragebgen), gehen Sie s vr: Schließen Sie das Fenster der Datenschutzerfassung, falls geöffnet. Klicken Sie im geöffneten Mandatsfenster auf den Buttn Textpr. (Textprzessr). Es werden Ihnen einige Rhtexte angebten. Markieren Sie DSB-BERICHT und bestätigen Sie mit Ja, diesen. Nun werden Sie in einem eigenen Fenster gefragt, welche Bereiche des Mandanten ausgegeben werden sllen. Möchten Sie alles ausgeben, markieren Sie das berste Kästchen vr dem Namen des Mandanten. Es wird Micrsft Wrd gestartet und der Bericht darin erzeugt. Sie können das Dkument beliebig ändern und ausdrucken. Nach dem Bearbeiten speichern Sie das Dkument lediglich in Wrd ab, hne aber den vrgeschlagenen Dateinamen der -pfad zu ändern snst kann dsbassist später nicht mehr darauf zugreifen. Um den Text später erneut zu laden, verwenden Sie die Funktin Bestand. Zurück in dsbassist ist ein Fenster des Textbestands geöffnet, in dem das seben geschriebene Dkument archiviert wird. In der Zeile Kmmentar können Sie eine Kurzbezeichnung des Dkuments erfassen, um später nch zu wissen, um welches Dkument es sich handelt. Die übrigen Zeilen können Sie ft unverändert lassen; klicken Sie auf Speichern und schließen Sie das Fenster über Exit. Um Daten zu imprtieren (auch aus BDSGBasics), gehen Sie s vr: Öffnen Sie den Mandanten (bzw. legen Sie ggf. vrher einen an) und öffnen Sie das Datenschutz-Erfassungsfenster. Klicken Sie am beren Fensterrand auf Imprt. Wählen Sie die Imprtdatei aus. Im Imprtfenster markieren Sie, welche Inhalte (Zweige) aus der Imprtdatei übernmmen werden sllen bzw. welche nicht mehr benötigten Inhalte des Mandanten zu löschen sind: Geänderte Elemente: Die Imprtdatei überschreibt die vrhandenen Inhalte der aufgelisteten Zweige Neue Elemente: die markierten Orte/Verarbeitungen aus der Imprtdatei werden hinzugefügt Gelöschte Elemente: die aufgelisteten Orte/Verarbeitungen sind in der Imprtdatei nicht vrhanden; wenn markiert, werden sie im Mandat gelöscht Wenn in einem neu angelegten Mandanten nch keine Eintragungen vrhanden sind, markieren Sie im Imprtfenster alle Zweige der Geänderten Elemente und der Neuen Elemente. Weitere Hilfe Weitere Hinweise zur Bedienung entnehmen Sie bitte dem dsbassist-handbuch. Sie können auch in dsbassist die Taste F1 drücken, um die Prgrammhilfe passend zum jeweils angezeigten Fenster aufzuschlagen. 10