Handbuch für Benutzer. Web Edition

Transkript

1 Handbuch für Benutzer Web Edition

2 Copyright 2015 cobra computer s brainware GmbH cobra Adress PLUS, cobra CRM PLUS, cobra CRM PRO und cobra CRM BI sind eingetragene Warenzeichen der cobra computer s brainware GmbH. Andere Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, verboten. Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Einwilligung der cobra GmbH in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm, Scan oder ein anderes Verfahren) auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Dokument stellt keine Zusicherung von Produkteigenschaften dar. Der Funktionsumfang Ihres Produktes kann vom hier dargestellten Funktionsumfang abweichen. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Bearbeitet von Harald Borges. Stand August

3 Inhalt Programmstart... 4 Mit arbeiten... 5 Das Menü... 5 Grundlegende Funktionen... 7 Adressliste... 7 Sich in der Adressliste bewegen... 8 Haupt- und Nebenadressen... 9 Adressdetails Eine neue Hauptadresse erfassen Eine neue Nebenadresse erfassen Eine Haupt- oder Nebenadresse bearbeiten Adresse löschen Eingabehilfen Auswahllisten Datumsfelder Bilder Dokument öffnen Adresse in Landkarte anzeigen Zusatzdaten, Verknüpfungen etc. zur Adresse Kommunikation Telefon/Skype/SMS Kontakte Dokumente und Ordner Stichwörter Suche... 24

4 Programmstart Das Programm läuft auf jedem beliebigen Rechner mit einem Browser und einem Internetanschluss. Starten Sie den Internet Browser. Geben Sie die Internetadresse ein, unter der die Web Edition erreichbar ist. Wählen Sie die entsprechende Datenbank aus. Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein. Bestätigen Sie mit»anmelden«, gelangen Sie in den Startbildschirm des Programms. 4

5 Mit arbeiten Daten werden über das Internet direkt auf dem Server bearbeitet, daher ist eine funktionierende Internetverbindung die Voraussetzung für die Arbeit mit der Web Edition. Das Menü Den linken Bereich des Bildschirmes nimmt ein Menü ein. Es wird von Ihrem Systemverwalter zusammengestellt. Der Systemverwalter bestimmt dabei, welche Einstiegspunkte Ihnen zur Verfügung stehen und welche Listen, Suchfunktionen und Webseiten von hier aus aufgerufen werden können. Er kann auch Ihnen nicht sichtbare Datenfilter setzen, so dass Sie hier evtl. eine andere Auswahl an Daten sehen, als Sie dies aus Ihrem»normalen«cobra gewöhnt sind. Es ist also durchaus möglich, dass Ihr Bildschirm anders aussieht als in diesem Dokument abgebildet und dass Ihnen andere Daten und Einstiegspunkte angeboten werden. 5

6 Listen... Hier finden Sie Datentabellen mit den Adressen, Kontakten, Zusatzdaten und Daten aus freien Tabellen aus Ihrer cobra- Datenbank. Suche... In diesem Bereich werden Suchfunktionen für bestimmte Daten angeboten. Webseiten... Hat Ihr Systemverwalter dies eingerichtet, können Sie hier direkt auf bestimmte Webseiten im Internet zugreifen. 6

7 Grundlegende Funktionen Start... Klicken Sie diesen Punkt oben links an, gelangen Sie in den Einstiegsbildschirm zurück. Abmelden... Wollen Sie das Programm verlassen, melden Sie sich bitte aus Sicherheitsgründen ab und schließen Sie den Browser nicht einfach nur. Zurück / Vor... Sie können die entsprechenden Knöpfe Ihres Browsers verwenden, um zu früher aufgerufenen Sites zu wechseln. Adressliste Die Adressliste entspricht der Adresstabelle in cobra. Welche Daten Sie in der Adressliste sehen, bestimmt Ihr Systemverwalter. Er legt für jede einzelne Tabelle der Datenbank als Anzeigeformat fest, welche Feldinhalte hier wiedergegeben werden sollen. Die Funktionsweise von Listen ist weitestgehend ähnlich, egal, ob sie Adressen, Kontakte oder andere Daten enthalten. Klicken Sie unter»listen«den Einstiegspunkt»Adressen«an. Die Adressliste wird geöffnet. 7

8 Sie sehen eine Liste mit Adressen, die der vertrauten Adresstabelle ähnelt. Sich in der Adressliste bewegen Um sich in der Adressliste nach unten bzw. oben zu bewegen, scrollen Sie mit dem Scrollbalken nach oben oder unten. In Listen werden nicht alle Daten auf einmal geladen, sondern jeweils nur eine begrenzte Anzahl. Sie können selbst festlegen, wie viele dies sein sollen. Weitere Adressen finden Sie dann auf weiteren Seiten. Die Einstellungen und Navigationsschaltflächen finden sich unter der Liste. Sie stellen hier ein, wie viele Datensätze Ihnen pro Seite angezeigt werden sollen. Außerdem navigieren Sie in der Liste von Seite zu Seite. Sie können neue Datensätze erfassen. Beim»Aktualisieren«wird der aktuelle Stand der Datenbank vom Server geladen, so dass Sie auch Änderungen sehen, die gerade von anderen Bearbeitern vorgenommen wurden. 8

9 Haupt- und Nebenadressen In der Adressliste erkennen Sie Haupt- und Nebenadressen an der Einrückung der Nebenadressen sowie an dem Symbol vor dem Namen der Nebenadresse. 9

10 Adressdetails Die Adressdetails entsprechen der Adressmaske in cobra. Welche Daten aus dem ausgewählten Adressdatensatz Sie in den Details sehen, bestimmt ebenfalls Ihr Systemverwalter. Er legt in der Konfiguration fest, welche Feldinhalte Ihnen in der Detailansicht in welcher Anordnung angezeigt werden. Klicken Sie eine Adresse in der Adressliste an, um die Adressdetails zu öffnen. Sie sehen jetzt die Details der ausgewählten Adresse. Diese Ansicht ähnelt entfernt der Adressmaske in cobra. Beachten Sie bitte, dass im Lesemodus der Adressdetails solche Felder, die in diesem einen Datensatz leer sind, gar nicht erst angezeigt werden. Die Adressdetails können also für verschiedene Adressdatensätze verschieden aussehen. 10

11 Eine neue Hauptadresse erfassen Um eine neue Hauptadresse zu erfassen, klicken Sie unter der Adressliste in der Werkzeugleiste die Schaltfläche»Neue Adresse«an. Es öffnet sich eine Adressmaske. Tragen Sie hier die Adressdaten ein. Sichern Sie die neu eingetragenen Daten durch Klick auf die Schaltfläche»Speichern«in der Werkzeugleiste. Der neue Datensatz wird als neue Hauptadresse in die Datenbank aufgenommen. Eventuell werden Sie aufgefordert, von Ihrem Systemverwalter definierte Pflichtfelder auszufüllen. Durch einen Klick auf einen der Einstiegspunkte im Menü verlassen Sie diese Maske wieder. Durch Klick auf die Schaltfläche gelangen Sie in die Adressliste zurück. 11

12 Eine neue Nebenadresse erfassen Klicken Sie in der Adressliste eine Hauptadresse an, so dass deren Adressdetails angezeigt werden. Wählen Sie»Neue Nebenadresse«. Es öffnet sich eine Adressmaske, in der bereits bestimmte Felder mit Daten der Hauptadresse vorbelegt sein können, wenn dies in den cobra-datenbankeinstellungen festgelegt wurde. Erfassen Sie hier die zusätzlichen Daten der Nebenadresse. Sichern Sie die neu eingetragenen Daten durch Klick auf die Schaltfläche»Speichern«in der Werkzeugleiste. Eine Haupt- oder Nebenadresse bearbeiten Klicken Sie die fragliche Haupt- oder Nebenadresse in der Adressliste an. Die Adresse erscheint in den Adressdetails. Klicken Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche»Bearbeiten«an. Die Adresse wird in einer Bearbeitungsmaske geöffnet. 12

13 Hier können Sie Details verändern und Daten löschen oder nachtragen. Klicken Sie dazu ein Datenfeld an. Bearbeiten Sie dessen Inhalt über die Tastatur. Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche»Speichern«in der Werkzeugleiste. Adresse löschen Sie können sowohl Haupt- als auch Nebenadressen löschen. Haben Sie es mit einer Hauptadresse zu tun, welche Nebenadressen enthält, müssen Sie zuerst die Nebenadressen löschen, ehe Sie die Hauptadresse löschen können. Öffnen Sie die Adresse zum Bearbeiten. Klicken Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche»Löschen«an. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. 13

14 Eingabehilfen Beim Bearbeiten und Suchen von Daten werden Sie von verschiedenen Eingabehilfen unterstützt, die Sie aus cobra schon kennen. Diese Hilfen erkennen Sie an einem Symbol rechts im entsprechenden Feld. Klicken Sie das Symbol an. Auswahllisten Nach Anklicken des Listenpfeils öffnet sich die Auswahlliste. Klicken Sie hier den gewünschten Listeneintrag an. Datumsfelder Das Datum wird etwa in Geburtstagsfeldern aus einem Feld mit einem Listenpfeil ausgewählt. Diesen Feldern ist keine Auswahlliste, sondern ein Kalender hinterlegt. 14

15 Bilder Sie können verschiedene graphische Elemente in ein Bildfeld laden. Gehen Sie in den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie die Schaltfläche»Durchsuchen«an. Laden Sie das gewünschte Bild hoch. Dokument öffnen Mit einer Adresse, einem Zusatzdatensatz oder anderweitig verknüpfte Dokumente lassen sich über das Internet öffnen, wenn die Dokumentenverwaltung entsprechend eingerichtet ist und sich auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Browser, mit dem Sie auf cobra zugreifen, ein Programm befindet, welches das entsprechende Dateiformat öffnen kann. Im abgebildeten Beispiel ist ein PDF im Feld»Personalien«angebunden. Sie haben je nachdem, wie Ihr Rechner und Browser eingerichtet sind, verschiedene Möglichkeiten, das Dokument anzusehen und weiterzuverarbeiten bzw. weiterzuleiten. Um das Dokument zu lesen, klicken Sie das Dokumentfeld an. Das Dokument wird in der für diesen Dateityp vorgesehenen Anwendung geöffnet. Über das Symbol oben links gelangen Sie in diesem Fall nach cobra Mobile CRM Web Edition zurück. 15

16 Adresse in Landkarte anzeigen Klicken Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche»Karte«an. Die Adresse wird in einer Karte gesucht. Wird sie gefunden, wird sie in der Karte markiert. Zusatzdaten, Verknüpfungen etc. zur Adresse Die zu einer Adresse gehörigen Zusatzdaten werden Ihnen in der Navigationsleiste aufgelistet. 16

17 Zusatzdatentabellen Hier finden sich die in cobra für die Datenbank angelegten Zusatztabellen. Auch hier legt Ihr Systemadministrator fest, welche Daten Ihnen angezeigt werden und wohin Sie springen können. Klicken Sie einen Punkt an, werden Ihnen die zugehörigen Datensätze aufgelistet. In größeren Datenbeständen hilft Ihnen die Schnellsuche, den richtigen Datensatz zu finden. Sie sucht allerdings nur in bestimmten, von Ihrem Systemverwalter ausgewählten Feldern. Nach Anklicken des Symbols legen Sie einen neuen Datensatz an. Über das Symbol gelangen Sie einen Schritt zurück. Klicken Sie einen Datensatz an, werden dessen Inhalte detailliert dargestellt. 17

18 Rechts sehen Sie Zusatztabellen zu diesem Datensatz (in diesem Beispiel können das etwa Datensätze mit Serviceleistungen sein). Klicken Sie an, können Sie den Datensatz verändern. Durch Anklicken des Links öffnen Sie die zugehörige Adresse. Freie Tabellen Freie Tabellen sind Datensätze, die Ihr Systemverwalter für die verschiedensten Zwecke anlegen kann. Dieser Bereich wird bei Ihnen also eventuell gar nicht angezeigt. Verknüpfungen Adressverknüpfungen der aktuellen Adresse werden Ihnen hier angezeigt, Sie können sie aber nicht bearbeiten. Es handelt sich dabei z.b. um Verknüpfungen des Typs»Ist Kunde von«oder»hat als Lieferanten«. Klicken Sie den Punkt»Verknüpfungen«an. Sie sehen die einzelnen Adressverknüpfungen. Klicken Sie die Verknüpfung an, werden Ihnen die Details der verknüpften Adresse angezeigt. Über das Symbol gelangen Sie jeweils einen Schritt zurück. Kommunikation Auf Ihrem Gerät muss eine entsprechende ( -, Skype- usw.) Software installiert sein, die von aus angesprochen werden kann. Sie können direkt aus Ihrem Anwendungen aufrufen, um s zu versenden, zu telefonieren usw. Dazu klicken Sie eines der Felder, die in der Datenbank mit den entsprechenden Funktionen hinterlegt sind. Sie erkennen solche Felder an eigenen Symbolen: 18

19 Klicken Sie eine Adresse in der Adressliste an, so dass sie in den Adressdetails angezeigt wird. Klicken Sie in den Adressdetails ein -Feld an. Ihr Standard- -Programm wird geöffnet. Die -Adresse aus cobra ist im Empfängerfeld»An«bereits eingetragen. Vervollständigen Sie die Mail. Klicken Sie»Senden«an. Die Mail wird verschickt. Telefon/Skype/SMS Klicken Sie eine Adresse in der Adressliste an, so dass sie in den Adressdetails angezeigt wird. Klicken Sie in den Adressdetails ein Telefon- oder Skype-Feld an. Das dazugehörige Programm wird geöffnet. Die Daten aus dem Datenfeld werden an das Programm weitergegeben. So kann direkt ein Telefonat geführt oder eine Nachricht geschrieben werden. 19

20 Kontakte Sie haben zwei Möglichkeiten, sich Kontakte anzeigen zu lassen: Rufen Sie aus dem Menü die Kontaktliste auf, sehen Sie eine Liste sämtlicher Kontakte unabhängig von ihrem Adressbezug, entsprechend der Konfiguration in der Serverkomponente. Beispielsweise kann ein Systemverwalter hier einen Filter eingerichtet haben, so dass Sie bestimmte Kontakte nicht sehen können. Ein Filter wäre beispielsweise»meine Kontakte«. Rufen Sie Kontakte aus der Navigationsleiste zu den Adressdetails auf, handelt es sich immer um jene Kontakte, die zur jeweiligen Adresse gehören. 20

21 Hier die Liste der Kontakte zu einer Adresse, wie sie über die Navigationsleiste aufgerufen wird: Neuen Kontakt anlegen Sie erfassen einen neuen Kontakt, wenn Sie sich die zu einer Adresse gehörigen Kontakte anzeigen lassen: Klicken Sie unter den Kontakten das Symbol an, öffnet sich die Maske für neue Kontakte. Hier erfassen Sie die Kontaktdetails. Sie können einem neuen Kontakt bei der Arbeit über die Web Edition keine Dokumente oder Ordner anhängen, das entsprechende Feld ist auch bei eingeschalteter Dokumentenverwaltung inaktiv. Kontakt bearbeiten So sehen und bearbeiten Sie einen vorhandenen Kontakt: Klicken Sie in der Liste einen vorhandenen Kontakt an, sehen Sie die Kontaktdetails. Klicken Sie hier»bearbeiten«an. 21

22 die Ad- Neben dem Feld»Adressen«können Sie über die Schaltfläche resse aufrufen, zu der der Kontakt gehört. Kontakt löschen Sie löschen Kontakte in der Kontaktbearbeitung. Klicken Sie das Löschen-Symbol an, wird nach Ihrer Bestätigung der angezeigte Kontakt unwiderruflich aus der Datenbank gelöscht. Dokumente und Ordner Zusammen mit den Kontakten werden Ihnen auch die den Kontakten in cobra angehängten Dokumente angezeigt. Sie können angehängte Dokumente durch Anklicken des Links auf Ihrem Rechner öffnen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, auf Ihrem Rechner ein Programm installiert ist, das diesen Dokumententyp öffnen und darstellen kann. Ein Kontakt lässt sich in cobra auch mit einem Ordner verbinden. Solche Ordner werden im Feld»Dokument«des Kontaktes zwar angezeigt, lassen sich aber über den Browser nicht öffnen. 22

23 Stichwörter Klicken Sie in der Navigationsleiste der Adressdetails die»stichwörter«an. Sie sehen die Liste der Stichwörter, die der Adresse zugeordnet sind. Um Stichwörter hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie an. Sie sehen die Liste sämtlicher verfügbarer Stichwörter, die Stichwortvorrat. Darin sind die der Adresse zugewiesenen Stichwörter markiert. 23

24 Klicken Sie hier jene Stichwörter an, die Sie neu hinzufügen oder entfernen wollen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Anklicken von. Sie können in der Web Edition den eigentlichen Stichwortvorrat nicht verändern. Suche Suchen sind immer Jokersuchen. Suchen Sie im Feld»Firma«nach»alt«, wird»altenkirchen«ebenso gefunden wie»bundesanstalt«oder»verwaltung«. Eine Ausnahme stellen die PLZ-Felder dar. Suchen Sie hier nach PLZ»78«, werden»78462«,»78501«usw. gefunden. Die aus cobra vertrauten Suchzeichen wie *, < usw. funktionieren in der nicht! 24

25 I. Detaillierte Suche Im Bereich»Suche«des Menüs definiert Ihr Systemverwalter verschiedene Suchen. Er legt dabei für jede Suchfunktion fest, welche Suchfelder Ihnen zur Verfügung stehen. Klicken Sie eine solche Suche an. Es öffnet sich eine Suchmaske. Geben Sie den/die Suchbegriff/e in die Suchfelder ein. In manchen Feldern finden Sie Auswahllisten, aus denen Sie einen Eintrag auswählen können. Klicken Sie enthalten. an, werden nur noch Einträge angezeigt, die den Suchbegriff 25

26 II. Schnellsuche Schnellsuchen finden in Listen statt. Ihr Systemverwalter hat eingestellt, in welchen Feldern überhaupt gesucht wird. Es handelt sich also um Suchroutinen, die nicht in allen Feldinhalten suchen, sondern Ihnen das schnelle Auffinden von Datensätzen anhand gängiger Informationen ermöglichen. Klicken Sie das Schnellsuchfeld an. Geben Sie einen Suchbegriff ein. Klicken Sie die Lupe neben dem Suchfeld an. In der Liste werden nur noch Einträge angezeigt, die die zu suchende Zeichenfolge enthalten. 26

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