Mentoring im Trainee-Programm Hochschulmanagement an der Goethe-Universität

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1 Mentoring im Trainee-Programm Hochschulmanagement an der Goethe-Universität Eine Orientierungshilfe für eine gelungene Mentoren-Mentee-Partnerschaft Mit dem Trainee-Programm Hochschulmanagement etabliert die Goethe-Universität zusätzlich ein Mentoring- Angebot für Trainees. Unser Ziel ist es, über das Mentoring den großen Erfahrungsschatz von Mentorinnen und Mentoren zu nutzen und junge Trainees in ihrer professionellen und persönlichen Entwicklung durch die Weitergabe von Erfahrungswissen und den Aufbau von Netzwerken auf ihrem Karriereweg in der Goethe-Universität zu unterstützen. Mit dieser Orientierungshilfe wollen wir sowohl potenziellen Mentorinnen und Mentoren als auch Mentees einen Überblick darüber geben, welche Ziele wir mit dem Mentoring verfolgen, welche Rollen sowohl Mentorinnen und Mentoren als auch Mentees haben und wie der mögliche Verlauf eines Mentorings in der Praxis aussehen könnte. In kurzer und knapper Form möchten wir Sie informieren, Orientierung bieten und auch konkrete Tipps an die Hand geben. Entstanden ist dieser Leitfaden in Zusammenarbeit mit Mentoring Hessen. Auf dieser Grundlage können Sie eine mögliche Rolle als Mentor/in oder Mentee im Mentoring reflektieren, bevor Sie sich einbringen. Sollten Sie dann ins Mentoring einsteigen, hilft Ihnen die Unterlage bei der Planung Ihrer Herangehensweise und bei der Termingestaltung. Im Anhang finden Sie ergänzend konkrete Instrumente und Arbeitshilfen, um ganz konkret ins Mentoring starten zu können. Mit dem Mentoring im Trainee-Programm der Goethe-Universität betreten wir gemeinsam mit Ihnen Neuland und freuen uns auf einen fruchtbaren Austausch und eine gute Zusammenarbeit. Ihre Erfahrungen in diesem ersten Mentoring-Prozess im Trainee-Programm sind für uns besonders spannend, um das Mentoring passend für die Goethe-Universität weiter zu entwickeln. Ihr Team der HR-Personal- und Organisationsentwicklung der Goethe-Universität HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 1 von 16

2 Inhaltsverzeichnis 1. Was ist Mentoring im Trainee-Programm Hochschulmanagement der Goethe-Universität? Rolle und Aufgaben von MentorInnen, Mentoren und Trainees Rahmenbedingungen des Mentorings Ablauf des Mentorings im Einzelnen Arbeitshilfen und Formulare... 9 Muster: In Anlehnung an Mentoring Hessen Zielvereinbarung Zielvereinbarung Mentoring-Partnerschaft Orientierungsbeispiel für ein Gespräch -Erfahrungswissen teilen Netzwerk bilden Tagebuch-Notizen (Vor- und Nachbereitung des Mentoring-Gesprächs) HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 2 von 16

3 1. Was ist Mentoring im Trainee-Programm Hochschulmanagement der Goethe-Universität? Mentoring soll an der Goethe-Universität Hochschulkarrieren in Fach- und Führungspositionen unterstützen und Einblicke in Bereiche und Aufgaben ermöglichen, in denen Mentees im Anschluss an ihr Programm auch Einsatz- bzw. Anknüpfungsmöglichkeiten finden könnten. Dafür sollen den Mentees erfahrene Führungskräfte und/oder Experten aus der Goethe-Universität zur Seite gestellt werden, um einen zusätzlichen geschützten Lern- und Entwicklungsraum zu schaffen. Dieser liegt bewusst abseits des jeweiligen Tagesgeschäfts. Ein weiteres Ziel ist es, dass der Mentor/die Mentorin idealerweise die Türen zu wichtigen Kontakten und Themen in der Goethe-Universität öffnet, die dem/der Mentee mangels direktem Bezug oder Kontakt aus dem Tagesgeschäft heraus versperrt blieben. Mentoring im Trainee-Programm Mentoring-Definition Mentoring ist ein Prozess, in dem eine berufserfahrene Persönlichkeit (MentorIn) eine andere Person in ihrer beruflichen Entwicklung (Mentee) gezielt begleitet. Mentoring soll zur Entwicklung von personalen, sozialen und fachlichen Kompetenzen beitragen, indem Berufserfahrungen weitergegeben werden, die nur informell erworben werden können und nicht in Lehrbüchern nachzulesen sind. Gleichzeitig soll es der Verbesserung der Chancen von Berufs- und KarriereeinsteigerInnen dienen, indem karrierefördernde Kontakte vermittelt und die Einbindung in professionelle Netzwerke initiiert werden. HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 3 von 16

4 Merkmale von Mentoring sind: Mentoring ist eine One-to-One-Beziehung zwischen MentorIn und Mentee. Mentoring findet außerhalb einer abhängigen Beziehung (d. h. außerhalb / jenseits der Vorgesetzten-Mitarbeiter/in- oder ProfessorIn-StudentIn-Beziehung) statt. Im Mentoring-Prozess finden Lernen und Experimentieren in einem geschützten Rahmen statt. Fester Bestandteil ist die Entwicklung potentieller Fähigkeiten und neuer Kompetenzen. Mentoring findet regelmäßig und innerhalb eines festgelegten Zeitraums statt. Voraussetzung für Mentoring-Kooperationen sind Freiwilligkeit, gegenseitiges Wohlwollen, Respekt und Vertrauen. Die Partnerschaft zwischen Mentor/in und Mentee ermöglicht dem/der Mentee Einblicke, wie er/sie sich an der Goethe-Universität bewähren kann, wie hier der Hase läuft. Akteure im Trainee-Programm Hochschulmanagement HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 4 von 16

5 Inhalte im Mentoring können sein: Ermutigung des/der Mentee zur Entwicklung wichtiger Fähigkeiten und Einstellungen für die Zukunft (Wie setze ich mich durch? Wie verhalte ich mich in Verhandlungen? Was mache ich in schwierigen Arbeitszusammenhängen?), kritisches und offenes Feedback, das das eigene Verhalten und Arbeitshandeln zurückspiegelt, Anregungen und Horizonterweiterung für beide Seiten durch die Konfrontation mit neuen Ideen, Ansichten und Verhaltensweisen, Stärkung eigener Kompetenzen durch das Üben von aktivem Zuhören und einfühlsamer Weitergabe eigener Erfahrungen und Werte, Kontakt über Alters- / Bereichsgrenzen hinweg. 2. Rolle und Aufgaben von MentorInnen, Mentoren und Trainees Mentorinnen und Mentoren Mentorinnen und Mentoren leisten als erfahrene Führungskräfte einen Beitrag zum Wissenstransfer in der Goethe-Universität. Sie können aufgrund ihres persönlichen und beruflichen Erfahrungshintergrunds Rat- und Impulsgeber sein bei Fragen und Problemen. Als Mentor/in sollten Sie umfassende Kenntnisse zur Goethe-Universität, den relevanten Akteuren und Prozessen sowie zur Organisationskultur haben und einschlägige Führungserfahrung mitbringen. Realistisch betrachtet sollten Sie in der Lage sein, genügend Zeit für das Mentoring zu investieren (ca. ein formal geplantes Treffen im Quartal). Mentorinnen und Mentoren sind: Wissensvermittler/innen, Unterstützer/innen und Türöffner/innen. Mentorinnen und Mentoren sind keine: Coaches, die Hilfe zur Selbsthilfe in Form einer professionellen Begleitung leisten, BeraterInnen, um Probleme als Fachexperte zu lösen, Lehrer/in, da es kein Abhängigkeitsverhältnis zwischen Mentor/in und Trainee gibt. Die Aufgaben des/der Mentor/in sind: Impulse geben zur Entwicklung von Strategien und Konzepten des/der Mentee, HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 5 von 16

6 Unterstützung des/der Mentee bei der Reflektion der eigenen Kompetenzen und Fähigkeiten, Weitergabe eigener beruflicher Erfahrungen an den/die Mentee und ggf. Einbeziehung in die Entwicklung eigener Ideen, Einführung des/der Mentee in den Arbeitsbereich des/der Mentor/in und Einblick in die informellen Strukturen und Regeln der Goethe-Universität, Reflektion der eigenen Rolle im Verlauf des Mentoring. Mentees: Mentees sollten den Mut und die Bereitschaft mitbringen, sich selbst kritisch in Frage zu stellen und Ideen, Befürchtungen, Schwächen, aber auch Fehler offen ansprechen können. Die Offenheit für Anregungen anderer sowie die Fähigkeit zur Selbstreflektion sind wichtige Eigenschaften der Trainees für einen gewinnbringenden Austausch zwischen Mentor/in und Trainee. Schlussendlich trägt aber der/die Trainee für sich selbst Verantwortung und fällt seine/ihre eigenen Entscheidungen. Mentees sind: wissensdurstige GesprächspartnerInnen, Menschen mit Lust und Freude zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Mentees sind nicht: Schüler/in oder Student/in, Wissenschaftliche/r Mitabeiter/in. Die Aufgaben des/der Mentee sind: eine klare Formulierung von Zielsetzungen, Plänen, konkreten Themen und Unterstützungswünschen für den Mentoring-Prozess zu Beginn des Mentoring und eine Rückkopplung derselben mit dem/der Mentor/in, Kontakt halten: regelmäßige Information des/der Mentor/in über den Entwicklungsstand, Selbstreflektion der eigenen Entwicklung auch zusammen mit dem/der Mentor/in, aktive Mitgestaltung der eigenen Entwicklungsperspektive. Zentral für Mentorinnen und Mentoren und Mentees ist die Freude, über Altersgrenzen hinweg in einen offenen, manchmal vielleicht auch kritischen Dialog und Erfahrungsaustausch zu kommen. 3. Rahmenbedingungen des Mentorings Wir stellen die ersten Kontakte her, organisieren die Auswahl der Mentoren-Mentee-Tandems und stehen jederzeit im Rahmen der zweijährigen Mentoring-Phase mit Rat zur Seite. Sollten Sie Fragen HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 6 von 16

7 zum Mentoring allgemein haben oder Beratung zu speziellen Fragen benötigen, die im Rahmen des Mentorings auftauchen, sind wir gerne für Sie da. Aber auch wenn Sie das Thema Mentoring für sich vertiefen möchten, vermitteln wir gerne entsprechende Angebote, z. B. zur Vorbereitung oder begleitend eine Weiterbildung zum Mentoring. 4. Ablauf des Mentorings im Einzelnen Das Mentoring beginnt in der Regel mit dem Start der jeweiligen Staffel des Trainee-Programms. Damit Mentee und Mentor/in, aber auch die Goethe-Universität insgesamt vom Mentoring profitieren können, sind wir bestrebt, MentorInnen und Mentees möglichst passgenau miteinander ins Gespräch zu bringen. Wir organisieren ein erstes Kennenlernen des möglichen Mentoren- Mentee-Tandems und geben damit Mentorin/Mentor und Mentee die Gelegenheit zu schauen, ob die Chemie stimmt. Passt das Tandem, folgt der Start des Mentorings. Abgleich gegenseitiger Erwartungen: Wir empfehlen, zu Beginn zwischen Mentor/in und Mentee eine schriftliche Verabredung über die konkrete jeweilige Mentoring-Partnerschaft zu treffen und die gegenseitigen Erwartungen klar zu formulieren. Berücksichtigt werden sollten hier Fragen zu den zur Verfügung stehenden Zeitbudgets für das Mentoring, zu den Möglichkeiten der Kontaktaufnahme (telefonisch, per Mail, persönliche Gespräche, Begleitung bei Terminen), zu Zielen sowie möglichen Gesprächsthemen. Auch die Vertraulichkeit in der Mentoring-Partnerschaft sollte sich hier wiederfinden. Sie ist eine wesentliche Voraussetzung für eine gute Mentoring-Partnerschaft. In Einzelfällen kann es hiervon Abweichungen geben. Eine Mustervereinbarung für die Mentoring-Partnerschaft finden Sie im Anhang. Treffen & Termine: Dann erfolgt die konkrete Organisation der Mentoring-Partnerschaft durch Mentor/in und Mentee. Beide Seiten verabreden eigenständig ihre Treffen und Termine und bestimmen die Themen. Wir empfehlen den persönlichen Kontakt im Rahmen von 3 bis 5 persönlichen Treffen pro Jahr, ergänzt um Mailaustausch und Telefonate und einen verbindlichen Umgang mit Terminen und Absprachen. HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 7 von 16

8 Abschluss: Am Ende der formalen Mentoring-Phase empfehlen wir ein Abschlussgespräch zwischen Mentor/in und Mentee, in dem ein Resümee zum Mentoring gezogen werden kann. Sofern gewünscht, können Mentor/in und Mentee das Mentoring individuell auch über die eigentliche Mentoring-Phase fortführen. HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 8 von 16

9 5. Arbeitshilfen und Formulare Es gibt kein Standard-Programm für eine Begleitung durch MentorInnen. Es empfehlen sich jedoch verschiedene Formate, hilfreiche Klassiker im Mentoring (siehe Anhang). Diese können helfen, den Austausch zwischen Mentor/in und Mentee gezielt zu fördern und so Entwicklung zu ermöglichen. Ein Mix aus unterschiedlichen Impulsen ist besonders hilfreich. Hier ist ein kritischer Dialog zu aktuellen Themen in der Goethe-Universität genauso möglich wie das lockere Gespräch beim Kaffee über die aktuelle Station der/des Mentees. Aber auch die gezielte Vernetzung mit Stakeholdern bei besonderen Anlässen ist wertvoll und vielleicht einmal anregend für den gemeinsamen Dialog. Als Orientierungshilfe um zu entscheiden, ob ein Mentorin oder eine andere Form der beruflichen Begleitung in Frage kommt, dient die letzte Übersicht. HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 9 von 16

10 Anhang Empfohlene Arbeitshilfen und Formulare 1. Muster Mentoring-Vereinbarung 2. Orientierungsbeispiel für ein Gespräch - Erfahrungswissen teilen 3. Netzwerke bilden 4. Tagebuch-Notiz für Mentees (Notizen zur Vor- und Nachbereitung eines Gesprächs) HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 10 von 16

11 Muster: In Anlehnung an Mentoring Hessen Zielvereinbarung 1. Zielvereinbarung Mentoring-Partnerschaft Mentor/in: Vorname Name. Mentee: Vorname Name 1. Ziele, Schwerpunkte in den Mentoring-Gesprächen Methoden in der Mentoring-Partnerschaft Mentee und Mentor/in möchten ihre Ziele durch folgende Methoden erreichen: Gespräche Besuche von Veranstaltungen andere Methoden:.. HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 11 von 16

12 3. Dauer und Gestaltung der Mentoring-Partnerschaft Die Partnerschaft beginnt am und endet am. In dieser Zeit finden Treffen statt. (Empfehlung: ca. 3 bis 5 Treffen im Mentoring-Jahr) Dauer der Treffen: Die Treffen werden vorbereitet vom Mentee vom Mentor/in von beiden Bei Beendigung der Kooperation findet ein Abschlussgespräch zwischen Mentee und Mentor/in statt. Bei Unstimmigkeiten oder Nichteinhalten der Vereinbarung wird die Personal- und Organisationsentwicklung informiert und steht auf Wunsch beratend zur Seite. Vertraulichkeit Mentor/in und Mentee werden die Privatsphäre der Partnerin/des Partners respektieren und alle Informationen, die im Rahmen des Mentoring ausgetauscht werden, vertraulich behandeln, auch nach der Auflösung der Mentoren-Partnerschaft. Mentee und Mentor/in erklären sich mit den Inhalten dieser Vereinbarung einverstanden Datum/ Unterschrift Mentee Datum/ Unterschrift Mentor/in HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 12 von 16

13 2. Orientierungsbeispiel für ein Gespräch -Erfahrungswissen teilen Ziel: Die/Den Mentee an den eigenen Erfahrungen in der Organisation teilhaben lassen, um ihr/ihm Handlungsmodelle in unterschiedlichen Situationen an die Hand zu geben. Anlass: Jederzeit möglich. Halten Sie am besten markante Ereignisse, die Ihnen lehrreich erscheinen, schriftlich als Erinnerung fest. Sie wissen, in welchem Bereich sich Ihr/e Mentee aktuell befindet. So können Sie Bezüge nutzen oder herstellen. Dauer: Vom Kaffee-Pausen -Input bis zum vertiefenden Austausch von 1,5h bis 2h ist hier alles möglich. Möglicher Ablauf: Sie benennen ein Thema und machen sich eine kurze Gesprächsskizze, die Sie dann als Leitfaden nutzen können: Gesprächsrahmen setzen o Beschreiben Sie, dass Sie etwas persönlich Erlebtes darstellen werden, was in Ihren Augen übertragbar auf das berufliche Lernen Ihrer/s Mentees sein wird. o Fordern Sie zu Verständnisfragen auf, zeigen Sie auf, dass es um Anregungen und Austausch geht. Exemplarische Situation schildern o Worum geht es? o Warum, denken Sie, ist das Thema für Ihre/n Mentee wichtig? o Wie war das Szenario genau: Beteiligte, Anliegen, Ziel, Probleme, Lösung? o Wie haben Sie in der betreffenden Situation agiert? Mit welchem Erfolg oder Misserfolg (sehr hilfreich, denn auch das Weitergeben von Ihren eigenen bedeutsamen Lernerfahrungen ist hilfreich und zeigt dem/der Mentee, dass sie/er auch aus Fehlern lernen darf)? o Was war das Ergebnis? o Welchen Schluss haben Sie für sich gezogen, welche Erkenntnisse haben Sie erfolgreich in den Alltag übertragen und ggf. so später positiv bestätigt gesehen? Transfer o Fragen Sie gezielt nach, wie die/der Mentee die Situation wahrgenommen hat, ob er/sie Ihr Handeln nachvollziehen kann. o Lassen Sie Rückfragen und alternative Handlungs- und Denkweisen zu. o Unterstreichen Sie, dass Ihr Beispiel keine Blaupause für alle ähnlichen Situationen ist, sondern das Prinzip gilt: Mehrere unterschiedliche gedankliche Optionen erhöhen zukünftig den Handlungsspielraum. HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 13 von 16

14 o Runden Sie das Thema ab: Fragen Sie nach, was Ihr/e Mentee mitnimmt und nutzen Sie das Feedback zur Information, ob Sie weitere Treffen ähnlich gestalten. Rahmenbedingungen: Eine ruhige, störungsfreie, wertschätzende und offene Atmosphäre. 3. Netzwerk bilden Ziel: Bekanntmachen des/der Mentees in der Goethe-Universität und bei zentralen Stakeholdern; Schaffen von Anknüpfungspunkten zu anderen Bereichen und Stakeholdern der Uni. Anlass: Immer dann, wenn Sie sich in einem Rahmen bewegen oder eine Veranstaltung haben, bei der Ihr/e Mentee Kontakte knüpfen kann, die dem Ziel des Trainee-Programms (Führungsnachwuchs im Hochschulmanagement) entsprechen. Dauer: Veranstaltungsabhängig Möglicher Ablauf: Hier steht klar im Fokus, dass Sie die/den Trainee mit Ihrem Netzwerk einen Boden bereiten, die Uni noch besser kennenzulernen und sich als Nachwuchskraft zu positionieren. Es ist sinnvoll, sie/ihn vorab noch einmal darauf hinzuweisen, dass auch ein solcher Termin der Vorbereitung bedarf. Das vermittelt die PE/OE dem/der Trainee in der Einführung zu ihrer/seiner Rolle als Mentee. Doch ist ein Hinweis auch von Ihrer Seite sehr hilfreich. Worauf die/der Mentee vorbereitet sein sollte: Anlass Ziel Persönliche Gesprächsaufhänger Persönliche Ziele für den Anlass Wünsche an Sie, den/die Mentor/in als Chancengeber HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 14 von 16

15 4. Tagebuch-Notizen (Vor- und Nachbereitung des Mentoring- Gesprächs) Termin: Ort: Zeit: Dauer: 1. Welche Themen möchte ich ansprechen?.. 2. Was wurde besprochen? (Ergebnisse, Zwischenergebnisse).... HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 15 von 16

16 3. Welche Aufgaben ergeben sich bis zum nächsten Gesprächstermin?.. 4. Wann und wo findet der nächste Gesprächstermin statt? HR -Personal- und Organisationsentwicklung 2017 Seite 16 von 16