Social Media Guidelines

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1 Socil Medi Guidelines Socil Medi (Sozile Online-Netzwerke) sind us unserer Gesellschft nicht mehr wegzudenken. Auf Plttformen und in Netzwerken wie Blogs, Wikipedi, YouTube, Fcebook, GooglePlus, Twitter und vielen nderen hben die Nutzer die Möglichkeit Fotos, Videos, Erfhrungsberichte und Meinungen uszutuschen. Die wchsende Beliebtheit von Socil Medi ist uch für Unternehmen und Orgnistionen von großer Bedeutung: Nutzer sprechen im Netz über Firmen und Dienstleister, sie informieren sich über Neues und empfehlen oder kritisieren. Ds Einbringen in Socil Medi hilft dbei, Stimmungen zu erkennen, uf Kritik zu regieren und eigene Interessen zu äußern. Die folgenden Richtlinien sollen ls Anleitung für die Mitrbeiter des Studierendenwerks Freiburg Schwrzwld (SWFR) für die berufliche bzw. ls Empfehlung für die privte Nutzung von Socil Medi-Knälen dienen. Ziel ist insbesondere, sowohl ds Studierendenwerk ls uch Sie ls Mitrbeiter vor den Folgen unbedchter und möglicherweise geschäftsschädigender Aktivitäten zu schützen und Unsicherheiten im Umgng mit den neuen Kommuniktionsformen zu beseitigen. 1. Die Aufgbe des Studierendenwerks: Ds SWFR unterstützt die Studierenden der Hochschulregion Freiburg in llen Bereichen des täglichen Lebens und bietet eine Fülle studienbegleitender Leistungen. Diese trgen dzu bei, den studentischen Alltg in vielerlei Hinsicht zu erleichtern. 2. Die Bezugsgruppe: Ds SWFR betreut die Studierenden der sttlichen Hochschulen in der Hochschulregion Südbden (Freiburg, Offenburg, Kehl, Villingen-Schwenningen, Furtwngen). Alle Studierenden dieser Hochschulen zhlen jedes Semester einen sogennnten Sozilbeitrg, der dzu berechtigt, die Leistungen des SWFR zu nutzen. 3. Der Nutzen von Socil Medi: 3.1. Socil Medi Knäle ls Informtionsplttform: Ds SWFR nutzt Socil Medi, um den Studierenden die Leistungen des Studierendenwerks näher zu bringen. Es informiert umfssend zu llen Angeboten und Terminen. Über Socil Medi ist ein enger Kontkt zu den Studierenden möglich. Sie sind schneller und direkter erreichbr für sämtliche Angebote und Aktionen des SWFR. Auch Hintergrundinformtionen zum SWFR können direkter mitgeteilt werden. Ds SWFR wird so für seine Kunden trnsprenter Socil Medi Knäle ls Serviceplttform: Neben dieser guten Mischung us Informtion und Unterhltung nutzt ds SWFR Socil Medi ls Serviceplttform. Vor llem die leichte Erreichbrkeit des SWFR ist ein großes Plus. Die Hemmschwelle, bei Frgen und Problemen eine Mil oder Fcebook-Nchricht zu schreiben, ist für viele Studierende viel niedriger ls ds SWFR nzurufen oder im Infolden vorbeizuschuen Socil Medi Knäle ls Kommuniktionsplttform: 1

2 Als Kommuniktionsplttform vernetzen die vom SWFR genutzten Socil Medi Knäle Studierende untereinnder und schffen gleichzeitig Anknüpfungspunkte zu nderen für Studierende relevnten Einrichtungen. 4. Die offiziellen Socil Medi Knäle des SWFR Derzeit ist ds Studierendenwerk vertreten uf Fcebook (Studierendenwerk Freiburg, IC Freiburg [Interntionler Club], Mensbr Freiburg) Twitter (Studierendenwerk Fr) Youtube (Knl SWFR) Die Knäle werden von der Pressestelle des Studierendenwerks eröffnet und bedient. Nur nch Abstimmung mit der Pressestelle ist es gestttet, einen neuen offiziellen SWFR-Knl zu eröffnen. Auch der Personenkreis, der uf den Knälen ls SWFR giert, wird von der Pressestelle bestimmt. Alles ws die offiziellen SWFR Socil Medi Knäle streuen, muss zuvor mit der Pressestelle bgesprochen werden. Die Knäle werden bedient von geschulten Tutoren. Als Grundlge für ds Verbreiten der Inhlte liegen ihnen ständig ktulisierte Socil Medi Spielregeln vor (s. Anhng I). 5. SWFR Mitrbeitende in Sozilen Netzwerken: 5.1. Socil Medi während der Arbeitszeit: Der Personenkreis, der sich während der Arbeitszeit uf Socil Medi Plttformen ufhlten knn, wird von der Geschäftsführung bestimmt. Dies betrifft sowohl die Personen, die ls SWFR gieren ls uch jene, die sich ls Privtperson in den vom SWFR genutzten sozilen Netzwerken ufhlten. Die ktive Teilnhme n Socil Medi in ll seinen Fcetten knn sehr zeitufwendig sein. Die Mitrbeitenden des SWFR, denen es gestttet ist, sich während der Arbeitszeit in Sozilen Netzwerken ufzuhlten, sind deswegen dzu ufgerufen, druf zu chten, dss ihre eigentlichen Aufgben innerhlb des Unternehmens nicht unter ihren Socil-Medi- Aktivitäten leiden. Während der Arbeitszeit beschränken sich die Socil Medi Aktivitäten uf berufliche Zwecke, d.h. Sozile Netzwerke werden genutzt, um berufliche Kontkte zu knüpfen und zu pflegen, ds berufliche Netzwerk zu erweitern und ds Imge des Studierendenwerks zu pflegen. Nicht genutzt werden Socil Medi während der Arbeitszeit, um privte Interessen oder Kontkte zu pflegen Eigenverntwortlichkeit: Es empfiehlt sich, die Einstellungen der Privtsphäre regelmäßig zu überprüfen und nzupssen. Alle, die nicht dienstlich beuftrgt sind, für ds SWFR in sozilen Medien ktiv zu werden, entscheiden selbst, ob sie in ihren Profilen ngeben, dss sie für ds SWFR rbeiten. Sobld Mitrbeitende in ihren Socil Medi Profilen ngeben, dss sie für ds SWFR rbeiten, verschwimmen im virtuellen Reich die Grenzen zwischen Beruf und Privtleben. 2

3 Grundsätzlich sind Sie für jegliche Äußerungen privter oder beruflicher Ntur selbst verntwortlich. Einml eingestellte Inhlte sind gerde im Internet oftmls sehr lnge verfügbr. Wägen Sie dher vor der Veröffentlichung von Beiträgen sorgfältig deren Inhlt b. Wenn Fchfrgen uf SWFR-Knälen uftuchen, werden diese in Abstimmung mit der jeweiligen Abteilung geklärt und dnn von den Personen bentwortet, die offiziell ls SWFR gieren. Wenn Sie bemerken, dss uf nderen Socil Medi Plttformen SWFR-spezifische Themen behndelt werden, geben Sie bitte zeitnh eine Meldung n die Pressestelle des SWFR Gesetzliche Vorgben: Bechten Sie bei der Nutzung von Socil Medi geltende gesetzliche Vorgben wie beispielsweise ds Dtenschutz-, Urheber- und Mrkenrecht. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Fotos, Filme oder Audiomteril im Netz verbreiten. Auch Zitte müssen gekennzeichnet werden Netikette: Auch im Internet sind die llgemeinen Regeln des Anstnds zu bechten. Bleiben Sie professionell, fir und schlich und diskriminieren Sie niemnden ufgrund von Geschlecht, Religion oder ethnischer Herkunft Trnsprenz: Trnsprenz und Offenheit sind sowohl im privten ls uch im geschäftlichen Bereich unerlässlich für den Aufbu vertruensvoller Beziehungen. Verstecken Sie sich dher nicht hinter einem Pseudonym oder gr vollkommener Anonymität. Trnsprentes Auftreten umfsst neben der Nennung des richtigen Nmens sowie der Unternehmenszugehörigkeit uch einen entsprechenden Umgng mit Fehlern. Gestehen Sie diese offen ein, indem Sie beispielsweise bereits veröffentlichte Beiträge offen korrigieren und nicht einfch kommentrlos löschen Kenntlichmchung privter Meinungen: Wenn Sie ls Privtperson öffentlich einen Kommentr im Zusmmenhng mit dem SWFR bgeben, tun Sie dies in der ersten Person Singulr ( ich nicht wir ). Kennzeichnen Sie drüber hinus, dss es sich um die Äußerung einer privten Meinung hndelt, indem Sie n geeigneter Stelle einen entsprechenden Hinweis hinterlegen. Dies gilt ebenflls für die Abgrenzung von Meinungsäußerungen gegenüber geäußerten Ttschen Unternehmensschädigende Äußerungen: Denken Sie uch bei Ihren Socil Medi-Aktivitäten n Ihre Verbundenheit gegenüber dem SWFR. Kritische und ggf. geschäftsschädigende Äußerungen sind insbesondere im beruflichen Bereich zu unterlssen. Aber uch privt geäußerte Kritik knn negtive Folgen für ds SWFR und dmit uch für seine Mitrbeiter hben. Soweit es sich um bewusste Geschäfts- oder Rufschädigungen, Drohungen und Beleidigungen, flsche Ttschenbehuptungen oder den Betriebsfrieden ernstlich gefährdende Äußerungen hndelt, sind diese uch durch den Arbeitgeber snktionierbr. 3

4 5.8. Verschwiegenheitspflicht: Vertruliche Informtionen sind ebenso zu behndeln. Achten Sie dher uch und insbesondere bei der Nutzung von Socil Medi uf die Whrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen. Insoweit gelten die bestehenden (rbeits-) rechtlichen Regelungen Privtsphäre respektieren: Veröffentlichen sie keine privten Informtionen über Arbeitskollegen oder Mitrbeitende von Geschäftsprtnern. 6. Ansprechprtner Sollten Sie im Rhmen des Web 2.0 uf positive oder negtive Beiträge oder Rektionen, die ds SWFR betreffen, stoßen, teilen Sie dies bitte der Pressestelle mit. An die gleiche Stelle können Sie sich uch wenden, wenn Unsicherheiten oder Frgen bzgl. der Umsetzung dieser Richtlinien bestehen oder wenn Sie Inhlte zum Veröffentlichen geben möchten. Rente Heyberger, Cludi Sedelmeier, Ute Krystof, 4

5 Anhng I. Socil Medi Spielregeln Die Aufgbe des Studierendenwerks: Ds Studierendenwerk Freiburg unterstützt die Studierenden der Hochschulregion Freiburg in llen Bereichen des täglichen Lebens und bietet eine Fülle studienbegleitender Leistungen. Diese trgen dzu bei, den studentischen Alltg in vielerlei Hinsicht zu erleichtern. Ds Studierendenwerk Freiburg betreut die Studierenden der sttlichen Hochschulen in der Hochschulregion Freiburg-Schwrzwld. Alle Studierenden dieser Hochschulen zhlen jedes Semester einen sogennnten Sozilbeitrg, der dzu berechtigt, die Leistungen des Studierendenwerks zu nutzen. Ds SWFR nutzt Sozile Medien, um den Studierenden die Leistungen des Studierendenwerks näher zu bringen. Es will umfssend über lle Angebote und Termine informieren. Ziele: Kommuniktion, Interktion, Informtion, Service Bezugsgruppe: Studierende der Hochschulregion Freiburg-Schwrzwld Fcebook soll sein: ktuell Vernstltungen kurzfristig nkündigen (m gleichen Tg oder mx. 1 Tg vorher) Nchberichte spätestens einen Tg dnch, bei Videos nkündigen, dss es diese m Tg xy zu sehen gibt Wenn fremde Inhlte geteilt werden, muss druf hingewiesen werden, wrum mn diese teilt (Bezug zum SWFR und zu den Studierenden) wissenswert Hintergründe zum SWFR Kurzfristige Infos für Studierende (Mens, Studitours, freie Zimmer, Kurse, Seminre, etc) Generelle Infos: n zu Semesterbeitrg, Wohnen, Mens, Bertungsmöglichkeiten, etc. interktiv Kommuniktion/Diskussion soll ngeregt werden Nutzer mit Frgen nsprechen Gewinnspiele Erfhrungsberichte Plttform für Studierende Mischung us Informtion und Spß 5

6 Umsetzung: Sendepln: Pro Werktg 4 Zeitfenster für Beiträge, pro Wochenende je zwei Zeitfenster Mindestens 2 Std zwischen 2 Posts Struktur ist ber flexibel Feste Termine für n/aktionen/hintergrundberichte (können in Absprche uch für ndere Posts benutzt werden) Geschlossene SWFR-Fcebook-Gruppe für kurzfristige Absprchen der Administrtoren/Tutoren Ws wird gepostet: Nchrichten werden im Hus n einer Stelle gebündelt (Cludi Sedelmeier, wenn Cludi nicht d ist, informieren Rente Heyberger oder Ute Krystof die Tutoren), dnn n die Tutoren zum posten weitergegeben Die Nchrichten sind nicht usformuliert, häufig nur Stichworte, müssen von den Tutoren formuliert werden Herr Hermle postet lles zu seinen Themen (Soziles/Studitours) in die Gruppe, dort erfolgt die Absprche, welcher der Tutoren den Post übernimmt, es wird nur geteilt, ws von Cludi geliked wurde! Diskussionen über Mensessen nregen Kurze Grüße, vgl. Pfingsten hben enorme Reichweite > verstärkt einsetzen, uch ml schönes Wochenende wünschen Tutoren gehen selbständig Vernstltungklender durch und kündigen Events n: Seminre, Sportkurse, Kulturvernstltungen: dzu gehören Vernstltungstg, Anmeldeschluss, freie Plätze, etc. IC kündigt IC-Termine n und informiert SWFR, SWFR teilt Tutoren können uch eigenständig Nchrichten posten, wenn diese einen Bezug zum SWFR hben oder sonst relevnt für Studierende sind Wie wird gepostet: Jeder Tutor schreibt hinter seinen Post sein Kürzel in eckiger Klmmer (Anfngsbuchstbe Vor- und Nchnme, klein) Nchrichten und Kommentre enden mit Grüßen und dem Nmen des Tutors > > SWFR bekommt Persönlichkeit Studierende werden geduzt Kein gendern, soweit möglich geschlechtsneutrl, z.b. Studierende Nchrichten immer sofort bentworten oder druf hinweisen, dss es die Antwort m Tg xy gibt. Dnn Info n Cludi (vi FB-Nchricht und/oder mil n sedelmeier@swfr.de (sofort = innerhlb von 2 Std tgsüber) Länge der Posts: Optiml wären 3-4 Zeilen, ist leider bei Gewinnspielen nicht mchbr, d mn immer uch die Regeln erklären muss uf Fotos Personen mrkieren so oft wie möglich Frgen in die Posts einbuen 6

7 Links: Link uf SWFR-Seiten: Vorschu entfernen (zu viele Doppelungen) Link uf fremde Seiten: Vorschu j, wenn pssend Rechtschreibung und Grmmtik! Tipp zur Kontrolle: Posts in Word formulieren, erst nch Rechtschreibprüfung in Fcebook posten, vor dem posten unbedingt nochml durchlesen Wenn Fehler im Post, diesen nicht wieder löschen und neu posten, erscheint dnn doppelt bei den Fns, besser sich im Kommentr korrigieren Tiny urls bei Vernstltungsdten (NUR bei Vernstltungsdten, Nie bei nderen Links uf unsere Website) Bitly nutzen, hier Account für ds SWFR ngelegt, mn knn sehen, wie oft der Link geklickt wurde Bitly: User: CludiSe Psswort:swfrkurz In Notfällen (ber bitte nur in Notfällen) SOFORT Info n Cludi:

8 Anhng II. Sendepln Zeite n 09-12: : : :00 Montg Dienstg Mittwoch Donnerstg Freitg Smstg Sonntg Fbin Fbin Fbin (Job der Woche) Fbin Fbin Kthrin Kthrin Kthrin Kthrin (IC) Kthrin Fbin IC- Fbin/Kthrin Fbin/Kthrin Meldung teilen Frnzisk Frnzisk Frnzisk Frnzisk Fbin/Kthrin Frnzisk IC Frnzisk Fbin(Ttor t) 20-24:00 Blog Frnzisk Blog Frnzisk Blog Frnzisk Blog Frnzisk Blog Frnzisk Blog Frnzisk Blog Frnzisk 8

9 Anhng III. Fcebook - Netikette Liebe Fcebook-Nutzer, wir hben uns dzu entschlossen, ein pr Regeln für die Benutzung unserer Fcebook- Seite festzulegen. Wir bitten drum, dss ihr euch n diese Vorgben für einen firen Dilog hltet: - Rssistische, fremdenfeindliche, sexuelle oder beleidigende Inhlte werden von uns gelöscht, die Userin oder der User werden von uns gesperrt und bei Fcebook gemeldet. - Wir wünschen uns konstruktive Kritik. Ds "Fluten" der Seite mit einer Vielzhl von Postings und Kommentren innerhlb eines kurzen Zeitrums durch ein und dieselbe Person führt zur Sperrung der Userin bzw. des Users. - Alle Postings und Kommentre sollten einen Bezug zum Studierendenwerk oder zu von uns gestellten Frgen hben. Bitte nutzt für "Privtgespräche" eure eigenen Pinnwände. - Ds mehrfche Publizieren von wortgleichen Postings oder Kommentren führt zu deren Löschung. Im Wiederholungsflle wird die Userin oder der User von uns gesperrt. - Fke-Profile von Usern, die usschließlich uf Fnpges wie unserer gieren, werden umgehend gesperrt. Wir denken, dss wir mit diesen Regeln eine klre Hndlungsbsis schffen, mit der uch kontroverse Diskussionen einen guten Rhmen bekommen. Wir wünschen euch viel Spß und gute Unterhltung mit unserer Seite! Euer Studierendenwerk Freiburg 9