Öffentliche Ausschreibung ( 12 Nr. 2 VOL/A)

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1 Öffentliche Ausschreibung ( 12 Nr. 2 VOL/A) a) Zweites Deutsches Fernsehen Anstalt des öffentlichen Rechts HA Rechtemanagement und Zentraleinkauf Abt. Produktions-, Verwaltungs- und Baueinkauf Mainz Telefon: / verwaltungseinkauf@zdf.de Angebote sind zu richten an: Zweites Deutsches Fernsehen Anstalt des öffentlichen Rechts HA Rechtemanagement und Zentraleinkauf Abt. Produktions-, Verwaltungs- und Baueinkauf Hochhaus Zimmer U111 ZDF-Strasse Mainz b) Öffentliche Ausschreibung ZDF-114-ÖA c) Die Angebote sind schriftlich mit Angabe der Firmenanschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer und Adresse an die o. a. Kontaktstelle zu richten. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihr Angebot mit dem Adressaufkleber versehen ist. Die Verwendung des Angebotsaufklebers sowie die Übersendung in einem verschlossenen blickdichten Umschlag ist erforderlich. Der Adressaufkleber ist bei der Vergabestelle abzufordern. d) Das ZDF schreibt nachstehende Leistung aus: Leistungsbeschreibung: Agentur zur Unterstützung der Pressearbeit zu 1, 2 oder 3 Zum Format 1. Anlass und Motivation Das wöchentlich ausgestrahlte ZDFtivi-Wissensquiz 1, 2 oder 3 ist auf der Suche nach einer PR-Agentur zur Unterstützung der Pressearbeit des ZDF. Ziel der Unterstützung soll die Steigerung des Bekanntheitsgrades in der Zielgruppe, aber auch bei deren Eltern bzw. der ganzen Familie sein sowie die Erschließung neuer Zuschauergruppen.

2 2. Die Sendung 1, 2 oder 3 1, 2 oder 3 ist das beliebte Familien-Wissensquiz von ZDFtivi, dem Kinder- und Jugendprogramm des ZDF und seit fast 42 Jahren fester Bestandteil des Programmangebots des ZDF für Kinder. Produziert wird die Sendung in Koproduktion mit dem ORF in den Bavaria Filmstudios in München. Moderiert wird 1, 2 oder 3 seit Oktober 2010 von Elton, der dabei unterstützt wird von der Großpuppe Piet Flosse, dem beliebten Maskottchen der Show. Jede Woche kämpfen drei Kandidatenteams (jedes Mal aus Deutschland, aus Österreich und aus einem Gast-Land) um den Tagessieg und den Piet-Flosse-Pokal. Dabei müssen sie Fragen richtig beantworten und sich auf der Sprungfläche für eine von drei Antwortmöglichkeiten entscheiden. Die richtige Antwort bringt Punkte für das Team. Regelmäßig werden Experten oder prominente Studiogäste zu 1, 2 oder 3 eingeladen, die die Inhalte der Sendung näher erläutern oder die Show musikalisch bereichern. Die Sendung wird wöchentlich, immer samstags um 7.55 Uhr in ZDFtivi sowie sonntags jeweils um Uhr bei KiKA ausgestrahlt. Kernzielgruppe von 1, 2 oder 3 sind Kinder im Alter von 6-12 Jahren. Übe die ZDFtivi-Mediathek und in der ZDFtivi- App haben die User die Möglichkeit, live während der linearen Ausstrahlung mitzuraten. Außerdem kann die Show 30 Tage lang in der ZDFtivi-Mediathek abgerufen werden. 1, 2 oder 3 wird in drei Produktionsblöcken pro Jahr in München produziert (pro Produktionsblock Episoden in zwei Wochen). Sendungsverantwortliche Redakteurin in der ZDF-Hauptredaktion Kinder und Jugend ist Angela Welz. 3. Kommunikationsparameter/-ziel 1, 2 oder 3 soll als Wissens- und Unterhaltungsformat für Kinder und die ganze Familie vermittelt werden. Durch das lange Bestehen der Sendung ist 1, 2 oder 3 auch bei der Elterngeneration bekannt und beliebt. Somit bietet die Sendung Familienunterhaltung im besten Sinn. 1, 2 oder 3 soll möglichst breit und zahlreich in den unterschiedlichsten Medien (Print, Online, Radio, TV-Crosspromotion in anderen Sendern) platziert werden. Das positive Image von 1, 2 oder 3 als unterhaltsames Wissensformat für Kinder und die ganze Familie, soll vertieft und ausgebaut werden. Die Sendung soll deutlich als ZDF-Marke kommuniziert werden. Der KiKA-Sendeplatz soll bekannt gemacht werden Das sendungsbegleitende Onlineangebot von 1, 2 oder 3 (u. a. das Spiel Live dabei.) soll mitkommuniziert werden. Im Jahr 2020 wird der Moderator Elton sein 10-jähriges Sendungsjubiläum und seine 400. Sendung feiern. Diese beiden runden Zahlen sollen als Kommunikationsanlass für die PR-Arbeit genutzt werden und auf die Marke 1, 2 oder 3 einzahlen.

3 4. Anforderungen an die Agentur Die Agentur wird als Ergänzung zur Pressearbeit des ZDF tätig. Diese wird gesteuert durch die Abteilung HA Kommunikation in enger Zusammenarbeit mit der Sendungsredaktion sowie dem Presseteam der Redaktion Zentrale Aufgaben in der HR Kinder und Jugend. Die klassische Ausstrahlungs-PR mit Presse- und Fototerminen erfolgt über das ZDF. Die Agentur unterstützt diese Tätigkeit durch folgende Aufgaben: Platzierung von 1, 2 oder 3 als Wissens- und Unterhaltungsformat für Kinder und Familien möglichst breit in den unterschiedlichen Medien. Kompetente Ansprache von Zeitschriften, Programmzeitschriften, Supplements, der Tagespresse sowie Onlinemedien und Nachrichtenagenturen. Akquise von Langläufern. Gezielte Ansprache der unterschiedlichen Medien für Kinder- und Familien (Print und Online). Gezielte Ansprache der regionalen Presse aus den Regionen der teilnehmenden Quiz-Kandidaten, des Kamerakindes sowie der Experten- und Show-Gäste. Gezielte Akquise/Platzierung von Interviews mit dem Moderator. Themenbezogene PR-Arbeit: Akquise und Betreuung der Medien (Print und Online) zu den speziellen Sendungsthemen (z.b. Umwelt, Mode, Kultur, Sport). Werkstattbesuche: Einladung von ausgewählten Journalisten zur Produktion nach München, Vereinbarung und ggf. Betreuung exklusiver Set-Termine. Sammlung der Clippings (ohne Ausschnittdienst) und Weiterleitung an die Redaktion. Die Agentur legt dem ZDF einen regelmäßigen Report vor, die ihre PR-Tätigkeit belegt. Anforderungsprofil: Es wird gebeten, das Konzept so anzuliefern, dass einzelne Konzept-Module sichtbar werden, die mit der jeweiligen Honorarforderung versehen sind. Voraussetzung für die Durchführung der o. g. Leistung ist eine umfassende Erfahrung in der Durchführung vergleichbarer Projekte. Wir bitten um Übermittlung von mindestens 1 Referenz. Volumen (Budget): max ,00 Euro zzgl. MwSt. Besondere Vertragsbedingungen A. Allgemeines

4 Das ZDF beabsichtigt, die vorstehend beschriebenen Leistungen gemäß 3 Nr. 2 VOL/A im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung zu vergeben. Bitte beachten Sie, dass die Einbeziehung Ihrer firmeneigenen AGB s eine unzulässige Abweichung von den Verdingungsunterlagen darstellt und zwingend zum Ausschluss des Angebots führt. Das ZDF wird keine firmeneigenen Vertragsvorlagen unterzeichnen; die Ihnen vorliegenden Verdingungsunterlagen sind die ausschließlichen Vertragsunterlagen. Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes. 1. Vertragsgegenstand Unterstützung der Pressearbeit zu 1, 2 oder 3 gemäß o. g. ZDF- Leistungsbeschreibung. 2. Vertragsgrundlagen 2.1 Der vorliegende, von beiden Vertragspartnern unterzeichnete Vertrag inkl. der ZDF-Leistungsbeschreibung. 2.2 Die vorliegenden Verdingungsunterlagen des ZDF (einschl. der Allgemeinen Auftragsbedingungen des ZDF Fassung 11/2015- und der Vertragsbedingungen zur Rechteübertragung an das ZDF. 2.3 Ihr Angebot. Alle gesetzlichen Bestimmungen gelten in ihrer jeweils gültigen Fassung. 3. Leistungsumfang Der Leistungsumfang entspricht der ZDF Leistungsbeschreibung die Grundlage dieser Ausschreibung ist. 4. Preise Die Berechnung erfolgt anhand der Preise des Angebotes. Das Angebot sollte Honorar-, Büro- und Reisekosten inkludieren. 5. Zahlungsmodalitäten 5.1 Die Zahlungen gemäß Ziffer 4 erfolgen grundsätzlich monatlich (14tägig ohne Abzug) nach positiver Leistungsbestätigung und gegen Vorlage einer einwandfreien Rechnung. 5.2 Die Rechnungen sind auszustellen und zu richten an:

5 ZDF Rechnungsprüfstelle Mainz 5.3 Das ZDF ist berechtigt, die das Projekt betreffenden Unterlagen jederzeit einzusehen und hierfür alle notwendigen Aufklärungen und Nachweise zu verlangen. 5.4 Sämtliche vorstehenden Zahlungen verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die Mehrwertsteuer ist gesondert auszuweisen. 6. Vertraulichkeit/Konkurrenzausschluss 6.1 Die Parteien verpflichten sich zur vertraulichen Behandlung aller nach diesem Vertrag geregelten Vereinbarungen. 7. Team/Personalaustausch Die einzelnen Mitarbeiter dürfen grundsätzlich nicht ausgetauscht werden, in Ausnahmefällen ist ein Austausch mit vorheriger Zustimmung des ZDF möglich. 8. Vertragslaufzeit Der Vertrag wird für die Dauer vom bis geschlossen und endet ohne besondere schriftliche Kündigung. Das ZDF erhält die Option auf Verlängerung um jeweils ein Jahr bis zu drei weiteren Jahren (längstens bis ) zu gleichen Konditionen. 9. Kündigung Der Auftrag kann jederzeit aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden. 10. Veröffentlichungen und Werbung Veröffentlichungen über den Vertragsinhalt sowie jegliche werbliche Maßnahme, die den Vertragsinhalt und/oder die Leistung betreffen, sind nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des ZDF zulässig. 11. Allgemeine Bestimmungen Forderungen der Agentur an das ZDF dürfen an Dritte nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des ZDF abgetreten oder verpfändet werden.

6 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für eine Aufhebung des Schriftformerfordernisses oder den Verzicht hierauf. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Mainz. e) Aufteilung in Lose: Nein f) Varianten/Alternativangebote sind nicht zugelassen g) Beginn der Leistungen: Ende der Leistungen: h) siehe Kontaktstelle unter a) Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote: , 11:00 Uhr Ablauf der Zuschlags-/Bindefrist: j) Sicherheitsleistungen: keine k) Zahlungsbedingungen gem. Besonderen Vertragsbedingungen l) Zur Beurteilung der Eignung des Bieters sind folgende Unterlagen und Auskünfte zusammen mit dem Angebot einzureichen: Eigenerklärung gem. 6 EG Nr. 6 a e VOL/A. Ist über die Vergabestelle abzufordern. m) Der Auftragnehmer garantiert dem ZDF die Einhaltung der Vorgaben des Mindestlohngesetzes, d.h. die stetige und fristgerechte Zahlung des Mindestlohns im Verhältnis zu seinen Arbeitnehmern sowie die Einhaltung der im Mindestlohngesetz statuierten Pflichten des Arbeitgebers. Das ZDF ist bei Zuwiderhandlungen des Vertragspartners berechtigt, von diesem Vertrag zurückzutreten bzw. zu kündigen. Wird das ZDF gemäß 13 MiLoG auf Zahlung des Mindestlohns in Anspruch genommen, stellt der Auftragnehmer das ZDF von Ansprüchen Dritter sowie für den hieraus resultierenden Schaden frei Der Auftragnehmer steht im Falle eines Einsatzes von Nachunternehmern dafür ein, dass diese sich ebenfalls vertraglich zur Zahlung des Mindestlohns verpflichten und ihrerseits bei Einsatz weiterer Nachunternehmer die Verpflichtung ebenfalls vertraglich aufnehmen. Der Auftragnehmer ist zur regelmäßigen (monatlichen) Vorlage von Nachweisen über die Zahlung des Mindestlohns (Dokumente nach 17 MiLoG) verpflichtet. Wird das ZDF gemäß 13 MiLoG auf Zahlung des Mindestlohns in Anspruch genommen, stellt der Auftragnehmer das ZDF von Ansprüchen Dritter sowie für den hieraus resultierenden Schaden frei. n) Datenschutz

7 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften bei der Durchführung dieses Vertrages einzuhalten. Diese Verpflichtung ist auch allen Personen aufzuerlegen, die der Auftragnehmer mit der Bearbeitung oder Erfüllung dieses Vertrages betraut. Insbesondere ist es nicht gestattet, vertrauliche Informationen sowie personenbezogene Daten, die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangt wurden, unzulässigerweise an Dritte weiterzugeben oder sonst zu verwerten. Das ZDF, ZDF-Str. 1, Mainz, vertreten durch den Intendanten Herrn Dr. Thomas Bellut, wird die vom Auftragnehmer im Rahmen der vertraglichen Beziehungen übermittelten personenbezogenen Daten (z.b. Name, Kontaktdaten, adresse, Reisedaten) entsprechend den einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im erforderlichen Umfang verarbeiten. Soweit das ZDF für den Auftragnehmer Reisebuchungen vornimmt, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b) zur Erfüllung des Vertrages und auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO im berechtigten Interesse des ZDF, um den zwischen dem ZDF und dem Vertragspartner vereinbarten vertraglichen Pflichten im Rahmen der Reisebuchung nachkommen zu können. Das ZDF verwendet die personenbezogenen Daten des Auftragnehmers ausschließlich soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nicht. Dabei ist das ZDF im Rahmen der Vertragsdurchführung berechtigt, die für die Buchung von Reiseleistungen für den Auftragnehmer erforderlichen personenbezogenen Daten an die tatsächlichen Leistungserbringer (Hotel etc.) weiterzugeben. Das ZDF speichert die ihm übermittelten Daten für die Dauer seiner gesetzlichen Aufbewahrungsverpflichtung nach HGB und Abgabenordnung. Danach werden die Daten gelöscht. Der Auftragnehmer bzw. seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (die Betroffenen) haben das Recht, sich zur Ausübung ihrer nach DSGVO gegebenen Betroffenenrechte gemäß Art. 15, 16,17, 18 und 20 DSGVO schriftlich an den ZDF-Datenschutzbeauftragten ( datenschutz@zdf.de; Post: ZDF-Str. 1, Mainz) zu wenden. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass der Auftragnehmer bzw. seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Auskunft über die beim ZDF über ihn gespeicherten Daten verlangen möchten. Darüber hinaus besteht ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO, sofern nicht schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden können, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Betroffenen überwiegen.. Der Auftragnehmer bzw. seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben darüber hinaus das Recht der Beschwerde beim Rundfunkdatenschutzbeauftragten des ZDF als zuständige Aufsichtsstelle (kontakt@rundfundfunkdatenschutz.de). Der Auftragnehmer ist verpflichtet, seine Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen, deren personenbezogene Daten nach Weitergabe an das ZDF im Rahmen der

8 Vertragsdurchführung verarbeitet werden, über die erfolgende Datenverarbeitung zu informieren. o) Die Vergabe erfolgt an den wirtschaftlichsten Bieter gemäß Wertungskriterien, der niedrigste Angebotspreis alleine ist nicht entscheidend. Die Vergabe der Leistungen erfolgt aufgrund der nachstehend aufgeführten Beurteilung (Wertungskriterien): - Aufgabenverständnis, Konzept, Kreativität und Innovation (20 Punkte). - Vorgehensweise und Umsetzbarkeit (15 Punkte). - Zusammenarbeit mit dem ZDF, Nennung eines festen Ansprechpartners sowie Transparenz (15 Punkte). - Preis/Kosten: (50 Punkte).