Beauftragung von Scanleistungen für die Pressedokumentation des ZDF.

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1 Öffentliche Ausschreibung ( 12 Nr. 2 VOL/A) a) Zweites Deutsches Fernsehen Anstalt des öffentlichen Rechts HA Rechtemanagement und Zentraleinkauf Abt. Produktions-, Verwaltungs- und Baueinkauf Mainz Telefon: / verwaltungseinkauf@zdf.de Angebote sind zu richten an: Zweites Deutsches Fernsehen Anstalt des öffentlichen Rechts HA Rechtemanagement und Zentraleinkauf Abt. Produktions-, Verwaltungs- und Baueinkauf Hochhaus Zimmer U111 ZDF-Straße Mainz b) Öffentliche Ausschreibung ZDF-115-OV c) Die Angebote sind schriftlich mit Angabe der Firmenanschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer und Adresse an die o. a. Kontaktstelle zu richten. Bitte beachten Sie, dass Ihr Angebot mit dem Adressaufkleber versehen ist. Die Verwendung des Angebotsaufklebers sowie die Übersendung in einem verschlossenen blickdichten Umschlag ist erforderlich. Der Adressaufkleber ist bei der Vergabestelle abzufordern. d) Das ZDF schreibt nachstehende Leistung aus: Leistungsbeschreibung: Beauftragung von Scanleistungen für die Pressedokumentation des ZDF. 1. GEGENSTAND DER AUSSCHREIBUNG Die Pressedokumentation des ZDF wählt aus regionalen, überregionalen und internationalen Printpublikationen (Tages-, Wochenzeitungen, Zeitschriften/ Magazine) Artikel aus, die vom Dienstleister gescannt und ocr-erkannt (Texterkennung) werden sollen; der Dienstleister stellt die gescannten Artikel auf einem FTP-Server als Faksimile und als Volltext zur Verfügung. Die Artikel werden dem ZDF zu festgelegten Zeiten zur Verfügung gestellt. 1

2 2. LIEFERUMFANG Jährlich werden Scandienstleistungen im Umfang von zurzeit ca Artikeln durch das ZDF (Zentrale in Mainz, Studioarchiv Berlin und Studioarchiv Hamburg) beauftragt. Die Artikel werden über ein elektronisches Bestellverfahren direkt beim Dienstleister bestellt. Das elektronische Bestellsystem umfasst die Felder Quelle, Ausgabe, Datum, Seite, Titel und Text-Anriss. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, bis zu fünf Sachgebietskürzel (Grobkategorisierung der Artikel, z.b. FIN für Finanz) zu hinterlegen; außerdem muss ein gesondertes Feld für die sogenannten Formalfacetten zur Verfügung stehen. Diese Einträge müssen bei der Bereitstellung durch den Dienstleister mitgeliefert werden. Die Quellen sollen hinterlegt sein und können über ein Auswahlmenu aufgerufen werden. Die Einzelbestellungen können gesammelt und dann als Liste komplett bestellt werden. Solange die Liste der zu bestellenden Artikel nicht gesendet wurde, kann sie bearbeitet (ergänzen, löschen) werden. Der Auftragsstatus ist jederzeit einsehbar. Das ZDF übermittelt von Montag Samstag mehrmals täglich die Bestellungen jeweils zwischen Uhr und Uhr. Die Faksimiles umfassen den Text, eingebettete Textelemente und Grafiken; keine Fotos. Bei der Digitalisierung der Artikel sollen zwei Ausgabeformate erzeugt werden: a.) ocr-erkannte TXT-Datei b.) PDF/ A Farbe Die Dateinamen sind eindeutig und unique. Die Volltexte werden im ISO Format auf dem FTP-Server abgelegt. Die Namen der zugehörigen Grafiken bzw. Image-Dateien sind in dem Datenelement.**GR aufzulisten inclusive Dateiendung. Die Fehlerquote bei der OCR-Erkennung muss < 3% sein. Das ZDF erwartet eine wortidentische Wiedergabe der ausgewählten Beiträge. Die Aufbereitung der TXT-Datei umfasst folgende Elemente: Eindeutige ID Eindeutige Referenzierung auf das mitgelieferte Faksimile Sachgebietskürzel Quelle Seite Erscheinungsdatum des Artikels Autor Haupttitel Untertitel Text 2

3 Es besteht kein Anspruch auf Ausschöpfung der o. g. Artikelzahl. Die Quellenliste kann sich verändern; die hinterlegte Liste muss im Bestellclient gepflegt werden können. 3. LIEFERUNG Generell muss die Anlieferung der gescannten Volltexte und Faksimiles tagesaktuell von Montag bis Freitag bis spätestens Uhr erfolgen. Die Artikel aus den deutschen Publikationen müssen bis Uhr am selben Tag geliefert werden; Artikel aus ausländischen Quellen müssen bis spätestens Uhr zur Verfügung gestellt werden. Bestellungen vom Samstag müssen montags morgens bis Uhr bereitstehen. Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am Es wird ein Testverfahren über eine Woche durchgeführt, die Testwoche ist zu vereinbaren. Ein tägliches Datenübertragungsprotokoll ist erforderlich. 4. REKLAMATIONEN Bei nicht- oder mindergelieferten Artikeln ist eine unverzügliche Nachlieferung (bei den deutschen Tageszeitungen am Tag der Reklamation bis Uhr, bei allen übrigen Publikationen am Folgetag morgens bis Uhr) sicherzustellen. 5. UM- BZW. ABBESTELLUNGEN Reaktionszeit des Lieferanten auf Neu- bzw. Abbestellungen von zu scannenden Quellen: 1 Woche 6. KUNDENBETREUUNG Feste Ansprechpartner und Erreichbarkeit arbeitstäglich von 8.00 bis Uhr. Dies gilt auch für nicht bundesweite Feiertage. Die Geschäftssprache ist deutsch. Kostenloser Zugriff auf ein elektronisches Bestellsystem (deutsche Menüführung) für die Bestellung der Artikel und zur Einsichtnahme und Überprüfung der laufenden Bestellungen. 3

4 7. VERGÜTUNG Quellen: Berechnet werden die Seiten der jeweils gelieferten Artikel (Komplettpreis für OCR-Text und Faksimile). Die Rechnung weist sowohl die Anzahl der gelieferten Seiten als auch die Anzahl der Artikel aus. Kosten, die durch die Belieferung entstehen, sind im Artikelpreis enthalten. Wir weisen darauf hin, dass es sich bei dem o. g. Volumen von ca Artikeln um ein Circa Jahresvolumen handelt. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Ausschöpfung des genannten Volumens. Neues Deutschland Stuttgarter Zeitung TAZ (Ausgabe HH, Berlin + Bundesausgabe) Le Monde International New York Times Time Magazin Emma Epd Film Fluter Hintergrund Manager Magazin Natur und Kosmos Time Zenith Bravo Das Neue Die Aktuelle 7 Tage Freizeit Revue Neue Post Besondere Vertragsbedingungen A. Allgemeines Das ZDF beabsichtigt, die vorstehend beschriebenen Leistungen gemäß 3 Nr. 2 VOL/A im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung zu vergeben. Bitte beachten Sie, dass die Einbeziehung Ihrer firmeneigenen AGB s eine unzulässige Abweichung von den Verdingungsunterlagen darstellt und zwingend zum Ausschluss des Angebots führt. 4

5 Das ZDF wird keine firmeneigenen Vertragsvorlagen unterzeichnen; die Ihnen vorliegenden Verdingungsunterlagen sind die ausschließlichen Vertragsunterlagen. Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes. 1. Vertragsgegenstand Beauftragung von Scanleistungen für die Pressedokumentation des ZDF. 2. Vertragsgrundlagen 2.1 Der vorliegende, von beiden Vertragspartnern unterzeichnete Vertrag inkl. der ZDF-Leistungsbeschreibung. 2.2 Die vorliegenden Verdingungsunterlagen des ZDF (einschl. der Allgemeinen Auftragsbedingungen des ZDF Fassung 05/2016- und der Vertragsbedingungen zur Rechteübertragung an das ZDF). 2.3 Ihr Angebot. Alle gesetzlichen Bestimmungen gelten in ihrer jeweils gültigen Fassung. 3. Leistungsumfang Der Leistungsumfang entspricht der ZDF Leistungsbeschreibung welche Grundlage dieser Ausschreibung ist. 4. Preise Die Berechnung erfolgt anhand der Preise des Angebotes. Das Angebot sollte alle Kosten inkludieren. In Ihrem Angebot soll der Preis pro Einzelartikel kalkuliert und aufgeführt sein. 5. Zahlungsmodalitäten 5.1 Die Zahlungen erfolgen grundsätzlich monatlich nach positiver Leistungsbestätigung und gegen Vorlage einer einwandfreien Rechnung. 5.2 Die Rechnungen sind auszustellen und zu richten an: ZDF Rechnungsprüfstelle Mainz 5.3 Das ZDF ist berechtigt, die das Projekt betreffenden Unterlagen jederzeit einzusehen und hierfür alle notwendigen Aufklärungen und Nachweise zu verlangen. 5

6 5.4 Sämtliche vorstehenden Zahlungen verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die Mehrwertsteuer ist gesondert auszuweisen. 6. Vertraulichkeit/Konkurrenzausschluss 6.1 Die Parteien verpflichten sich zur vertraulichen Behandlung aller nach diesem Vertrag geregelten Vereinbarungen. 7. Team/Personalaustausch Die einzelnen Ansprechpartner dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des ZDF ausgetauscht werden. 8. Vertragslaufzeit Der Vertrag wird für die Dauer vom bis geschlossen und endet ohne besondere schriftliche Kündigung. Das ZDF erhält die Option zur Verlängerung des Vertrages für ein weiteres Jahr, bis zu drei weiteren Jahren (längstens bis ), zu gleichen Konditionen. 9. Kündigung Der Auftrag kann jederzeit aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden. 10. Veröffentlichungen und Werbung Veröffentlichungen über den Vertragsinhalt sowie jegliche werbliche Maßnahme, die den Vertragsinhalt und/oder die Leistung betreffen, sind nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des ZDF zulässig. 11. Allgemeine Bestimmungen Forderungen des Auftragnehmers an das ZDF dürfen an Dritte nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des ZDF abgetreten oder verpfändet werden. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für eine Aufhebung des Schriftformerfordernisses oder den Verzicht hierauf. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. 6

7 Als Gerichtsstand wird Mainz vereinbart. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN Kaufrechts. a) Aufteilung in Lose: Nein b) Varianten/Alternativangebote sind nicht zugelassen c) Beginn der Leistungen: Ende der Leistungen: d) siehe Kontaktstelle unter a) Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote: , 11:00 Uhr Ablauf der Zuschlags-/Bindefrist: e) Sicherheitsleistungen: keine f) Zahlungsbedingungen gem. Besonderen Vertragsbedingungen g) Zur Beurteilung der Eignung des Bieters sind folgende Unterlagen und Auskünfte zusammen mit dem Angebot einzureichen: Eigenerklärung gem. 6 EG Nr. 6 a e VOL/A. Ist über die Vergabestelle abzufordern. Darüber hinaus ist der Nachweis von mindestens einer vergleichbaren Referenz auf nationaler (nicht regionaler) Ebene mit Angabe des Namens des Unternehmens, des Volumens und des Namens des Ansprechpartners erforderlich. Die Referenz darf nicht älter als 3 Jahre sein. Ein Preis- und Referenzblatt ist über die Vergabestelle abzufordern und ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. h) Der Auftragnehmer garantiert dem ZDF die Einhaltung der Vorgaben des Mindestlohngesetzes, d.h. die stetige und fristgerechte Zahlung des Mindestlohns im Verhältnis zu seinen Arbeitnehmern sowie die Einhaltung der im Mindestlohngesetz statuierten Pflichten des Arbeitgebers. Das ZDF ist bei Zuwiderhandlungen des Vertragspartners berechtigt, von diesem Vertrag zurückzutreten bzw. zu kündigen. Wird das ZDF gemäß 13 MiLoG auf Zahlung des Mindestlohns in Anspruch genommen, stellt der Auftragnehmer das ZDF von Ansprüchen Dritter sowie für den hieraus resultierenden Schaden frei. Der Auftragnehmer steht im Falle eines Einsatzes von Nachunternehmern dafür ein, dass diese sich ebenfalls vertraglich zur Zahlung des Mindestlohns verpflichten und ihrerseits bei Einsatz weiterer Nachunternehmer die Verpflichtung ebenfalls vertraglich aufnehmen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Nachweise über die Zahlung des Mindestlohns (Dokumente nach 17 MiLoG) auf Verlangen des ZDF vorzulegen Wird das ZDF gemäß 13 MiLoG auf Zahlung des Mindestlohns in Anspruch genommen, stellt der Auftragnehmer das ZDF von Ansprüchen Dritter sowie für den hieraus resultierenden Schaden frei. 7

8 e) Die Vergabe erfolgt an den wirtschaftlichsten Bieter gemäß Wertungskriterien, der niedrigste Angebotspreis alleine ist nicht entscheidend. Die Vergabe der Leistungen erfolgt aufgrund der nachstehend aufgeführten Beurteilung (Wertungskriterien): 1-wöchiger Testlauf besteht aus: Qualität = 60% bestehend aus: 1) Aufbereitung der Quellen = 30% (Schnelligkeit bzw. Pünktlichkeit, Vollständigkeit) 2) Fehlerquote kleiner als 3% = 15% 3) Transparenz in der Zusammenarbeit = 15% (Workflow, Benennung eines festen Ansprechpartners) Preis/Kosten = 40% Der Testlauf soll Ende August / Anfang September stattfinden. Bieter mit denen kein Vertragsverhältnis zustande kommt, erhalten für den durchgeführten Testlauf eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 500,00 Euro zzgl. MwSt. 8