Um das Dokumentencenter als ift Kunde nutzen zu können, muss das Unternehmen zunächst durch das ift Rosenheim dafür frei geschaltet werden.

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Thomas Schwarz
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1 Um das Dokumentencenter als ift Kunde nutzen zu können, muss das Unternehmen zunächst durch das ift Rosenheim dafür frei geschaltet werden. Schritt 1: Benennung des lokalen Administrators und zugriffsberechtigten Personen Bitte nehmen Sie mittels Online-Formular im Kundenbereich oder direkt per Kontakt mit uns auf. Bitte nennen Sie uns die Person, die in Ihrem Unternehmen als lokaler Administrator fungieren soll (Funktionen siehe unten). Dieser wird dann auch der Hauptansprechpartner für das ift Rosenheim sein. Um den weiteren zu erleichtern, sollten Sie im Vorfeld ebenfalls klären, wer aus dem Unternehmen Zugriff auf das Dokumentencenter haben soll. Wir benötigen dann die Kontaktdaten (vollständiger Name mit Anrede und Titel, Telefonnummer, Geschäfts-E- Mail-Adresse) aller zugriffsberechtigten Personen, um diese im System zu hinterlegen. Nutzen Sie dafür am besten das Formular zur Abfrage relevanter Kontaktdaten zur Anmeldung für den Kundenbereich und senden es direkt per an Besonders wichtig ist hierbei die personalisierte Geschäfts- -Adresse, die als eindeutige Identifizierung und Zugehörigkeit zu einem Unternehmen dient, d. h. es darf keine - Adresse doppelt zugewiesen werden oder mit o.ä. beginnen. Schritt 2: Das ift Rosenheim pflegt die Daten ins System ein Sobald das ift Rosenheim alle relevanten Daten der Personen ins System eingepflegt hat, erhält der lokale Administrator eine Benachrichtigung darüber und die zugriffsberechtigten Personen können sich dann für das registrieren. Weitere Personen, die ebenfalls Zugriffsberechtigung haben sollen, können jederzeit nachgetragen werden. Es liegt auch in der Verantwortung des lokalen Administrators, dem ift Rosenheim mitzuteilen, wenn die Zugriffsberechtigung einer Person endgültig wieder gelöscht werden soll. 1 Kundenbereich:

2 Schritt 3: Registrierung Unter "Registrieren" (oben rechts) gelangt man zur Eingabemaske. Bitte füllen Sie alle Felder aus (Geburtstag und Geschlecht sind optional). Wichtig ist, dass Sie die uns genannte geschäftliche -Adresse richtig eingeben. Bitte speichern Sie die Angaben am Ende. 2 Kundenbereich:

In Anschluss erhalten Sie eine E-Mail mit dem Betreff Ihre Registrierung für das : Diese enthält das temporäre Passwort, mit dem Sie sich im nächsten Schritt

3 In Anschluss erhalten Sie eine mit dem Betreff Ihre Registrierung für das : Diese enthält das temporäre Passwort, mit dem Sie sich im nächsten Schritt einloggen können. Schritt 4: Login Über "Login" (oben rechts) können Sie sich nun mit Ihrer Geschäfts- -Adresse und dem zugesandten Passwort anmelden. 3 Kundenbereich:

Bitte beachten Sie hierbei die Passwortrichtlinien: Ein Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen inkl. 2 Zahlen bestehen.

4 Bevor der Login abgeschlossen werden kann, müssen Sie zunächst den Nutzungsbedingungen zustimmen. Im Anschluss werden Sie aufgefordert, das temporäre Passwort zu ändern. Bitte beachten Sie hierbei die Passwortrichtlinien: Ein Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen inkl. 2 Zahlen bestehen. Bitte bewahren Sie Ihre Zugangsdaten stets an einem sicheren Ort auf. Für den Fall, dass Sie doch einmal das Passwort vergessen haben sollten, müssen Sie eine Erinnerungsfrage beantworten, um ein neues zu erhalten. Hierfür sind im Vorfeld die Frage und Antwort anzugeben. 4 Kundenbereich:

5 Schritt 5: Neues Passwort anfordern Über "Login" (oben rechts) gelangen Sie zur Anmeldemaske. Über den Link Passwort vergessen werden Sie aufgefordert Ihre -Adresse einzugeben und das Captcha zu lösen. Falls Sie die angegebenen Zeichen nicht lesen können, bitten wir Sie, sich mittels Kreis-Pfeil-Button ein neues zu generieren. 5 Kundenbereich:

6 Im Anschluss erscheint die Erinnerungsfrage, die Sie bei der Registrierung hinterlegt haben und nun beantworten müssen. Schritt 6: Zuweisen von Berechtigungen durch lokalen Administrator Unter Benutzerverwaltung im Kundenbereich sind nun alle benannten Personen gelistet. Nachdem sich diese registriert haben, erscheint die Auswahlmöglichkeit für die unterschiedlichen Rollen, die ihnen der lokale Administrator dann zuweisen kann (Rollenkonzept siehe unten). 6 Kundenbereich:

7 Lokaler Administrator und Rollenkonzept Funktion als lokaler Administrator Lokaler Administrator eines Unternehmens, ist die Person, die sich und damit das Unternehmen initial für das Portal registriert und später für die Benutzerverwaltung der Mitarbeiter verantwortlich ist. In dem Arbeitsbereich, welches dem Unternehmen im zugewiesen ist, hat der lokale Administrator folgende Rechte und Pflichten: Der lokale Administrator hat Zugriff auf alle Dokumente des eigenen Arbeits- und Kundenbereichs. Der lokale Administrator ist für die Administration der Mitarbeiter verantwortlich, d. h. er benennt dem ift Rosenheim die zugriffsberechtigten Anwender des s für den spezifischen Kundenbereich, damit diese im System hinterlegt werden können und informiert auch darüber, wenn die Zugriffsberechtigung einer Person endgültig wieder gelöscht werden soll, z. B. bei Ausscheiden der Person aus dem Unternehmen. Die Benachrichtigung erfolgt an: portal@ift-rosenheim.de. Der lokale Administrator vergibt an berechtigte Mitarbeiter Zugriffsrechte. Dies erfolgt über die Zuordnung von Rollen. Rollenkonzept Rolle Anwender : Die Person hat Zugriffsrechte auf alle Dokumente des eigenen Kundenbereichs. Rolle Lesender Anwender : Die Person hat lesende Zugriffsrechte nur auf abgeschlossene Dokumente wie Prüfberichte und Zertifikate des eigenen Kundenbereichs. Rolle Lokaler Administrator : Rechte und Pflichten siehe oben Datenschutzrechtlicher Hinweis: Da die Funktion als lokaler Administrator die Zugriffsrechte auf sensible Daten beinhaltet, bitten wir Sie dies zu berücksichtigen und intern abzustimmen, wer in Ihrem Haus zugriffsberechtigt ist, um die Aufgabe zu übernehmen. Kundenbereich: Lokaler Administrator und Rollenkonzept

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