Prüfbericht über das Strombilling der Firma swenex - swiss energy exchange Ltd, Kriens

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Annegret Boer
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1 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Generalsekretariat VBS Inspektorat VBS 31. Dezember 2015 Prüfbericht über das Strombilling der Firma swenex - swiss energy exchange Ltd, Kriens Abklärung A 055

3 Abklärung A 055 Prüfbericht über das Strombilling der swenex 1 Einleitung Die Firma swenex - swiss energy exchange Ltd (nachfolgend swenex genannt) in Kriens ist ein Unternehmen mit etwa 40 Mitarbeitenden, das in der Schweiz für Endverbraucher im Bereich der permanenten Energiebewirtschaftung (Energiebeschaffung, Energiedatenmanagement und Abrechnung) Dienstleistungen erbringt. Die swenex handelt unabhängig von Versorgern, Produzenten und Verteilnetzbetreibern. Am 3. März 2015 wurde zwischen der armasuisse Immobilien (ar Immo) und der swenex der Rahmenvertrag «Energiemanagement,» erneuert. Als Outsourcing- Partner erbringt die swenex für die ar Immo, Abteilung Facility Management (FM), Dienstleistungsmodule in den Bereichen Energiebeschaffung, Energiedatenmanagement, Energieinfrastruktur, Energievertragsmanagement und Abrechnung. Für diese Dienstleistungen wurde mit der swenex über eine Laufzeit von fünf Jahren ein Kostendach von vereinbart. Alljährlich stellt die swenex, losgelöst von den nachfolgend beschriebenen Sachverhalten, ihre Dienstleistungen in Rechnung. Ergänzend wird zwischen der ar Immo und der LBA jährlich ein «Service Level Agreement EV-BE für die Bewirtschaftung von Immobilien im VBS» abgeschlossen. Dieses hält fest, dass das Strommanagement vollständig an die swenex ausgelagert wird, um «Best-Price-Konditionen» zu erzielen. Im Bereich V fallen alljährlich Stromkosten von zirka an. Zu Beginn der Laufzeit des Rahmenvertrags entstanden auf Seiten der LBA gewisse Unsicherheiten bezüglich der Rechnungsstellung, die von der swenex direkt an die Armeelogistikzentren (ALC) sowie die Gefechtsausbildungszentren (GAZ) erfolgt. Dabei wurde geäussert, dass die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit der Sammelrechnungen sowie deren Beilagen nicht in jedem Fall gegeben sei. Aus diesem Grund beauftragte uns der Chef der Armee, eine entsprechende Abklärung durchzuführen. 2 Prüfungshandlungen Wir führten bei der swenex folgende Arbeiten durch: 1. Mittels Durchlaufen des Prozesses (Walkthrough), Befragungen und Analysen von Unterlagen überprüften wir die Aktualität und Angemessenheit sowie die Dokumentation des internen Kontrollsystems (IKS) im Prozess «Strombilling» 2. Im Anschluss daran überprüften wir anhand von 25 Stichproben die Nachvollziehbarkeit und Richtigkeit der Buchungen auf den Sammelrechnungsbeilagen sowie die entsprechenden Buchungen auf dem Bankkonto «armasuisse». Bei den ausgewählten Stichproben handelte es sich nicht um eine statistisch ermittelte Auswahl von Einzelfällen. 3. Zudem verlangten wir bei per 31. August 2015 eine Bankbestätigung zum Konto «armasuisse» ein, dass von der swenex geführt wird. 3/8

4 Abklärung A 055 Prüfbericht über das Strombilling der swenex An dieser Stelle bedanken wir uns bei der Geschäftsleitung der swenex für die angenehme und offene Zusammenarbeit während unseren Prüfarbeiten. 3 Feststellungen und Beurteilungen Unsere wesentlichen Feststellungen und Beurteilungen sind die Folgenden: Zu 1: Damit die swenex ihre Billingdienstleistungen erbringen kann, muss sie zuerst über die notwendigen flüssigen Geldmittel verfügen (die Firma leistet im Grundsatz keine Vorfinanzierung). Zu diesem Zweck hat swenex bei ein Bankkonto «armasuisse» eröffnet. Inhaber des Kontos ist die swenex. Sie verwaltet die auf diesem Konto verfügbaren Geldmittel für das VBS treuhänderisch. Die Speisung des Bankkontos sowie die Verwendung der Mittel geschehen wie folgt: Speisung des Bankkontos (Debitorensicht): Damit das Bankkonto «armasuisse» über ausreichend flüssige Mittel verfügt, erhalten sämtliche ALC und GAZ zu Beginn des jeweiligen Monats von der swenex eine Sammelrechnung sowie eine dazu gehörende detaillierte Sammelrechnungsbeilage. Auf dieser Beilage werden auf Basis eines komplexen Hochrechnungsverfahrens, das auf historischen Verbrauchswerten basiert, pro Messpunkt der Stromverbrauch sowie die Abgaben und Gebühren für den laufenden Monat dargestellt (Plan- Werte). Zudem werden auf der gleichen Beilage die Schlussrechnungen (Ist-Werte) aus Vormonaten messpunktbezogen korrigiert. Die Sammelrechnungen werden jeweils in den ALC und GAZ kontrolliert und anschliessend per Monatsende durch die Finanzen V beglichen. Verwendung der Mittel ab dem Bankkonto (Kreditorensicht): Energie- sowie Netzrechnungen der Stromlieferanten und Verteilnetzbetreiber (d. h. die Schlussrechnungen mit Ist-Werten) werden von der swenex laufend, unter Berücksichtigung der jeweiligen Zahlungskonditionen, ab dem Bankkonto «armasuisse» beglichen. Beurteilung: Unsere Prüfungshandlungen zeigten auf, dass im Prozess «Strombilling» ein gut ausgebautes IKS existiert, das in einer angemessenen Form dokumentiert ist. Die Dokumentation sowie auch die darin enthaltenen Kontrollaktivitäten werden laufend optimiert. Das 4-Augen-Prinzip sowie die Funktionentrennung sind in einem ausreichenden Masse abgebildet. Anmerkung: Bei den Sammelrechnungen handelt es sich um Akontorechnungen im eigentlichen Sinne. Aufgrund des gewählten Hochrechnungsverfahrens (Plan-Werte), der Vielzahl an Messpunkten sowie den zeitlich verzögert erfolgenden Schlussrechnungen (Ist-Werte) erachten wir jedoch das gewählte Akontosystem als sehr komplex und unübersichtlich. Die Sammelrechnungsbeilage ist für einen Nicht-Sachverständigen nur mit grossem Aufwand im Detail nachvollziehbar. Gerade darin sehen wir die Haupterkenntnis aus unserer Arbeit: Die verantwortlichen Mitarbeitenden in den ALC und GAZ sind aufgrund der Komplexität sowie 4/8

5 Abklärung A 055 Prüfbericht über das Strombilling der swenex des Umfangs der Sammelrechnungsbeilage kaum in der Lage, die monatliche Sammelrechnung der swenex in angemessener Weise zu kontrollieren (für Details siehe Anhang 1). Darunter leidet die Akzeptanz der gesamten Outsourcing-Dienstleistung. An dieser Stelle halten wir jedoch fest, dass das VBS dieses Akontosystem explizit so gewählt hat. Zu 2: Die 25 geprüften Stichproben brachten keine negativen Feststellungen hervor. Sämtliche ausgewählten Bewegungen konnten von der swenex detailliert und plausibel nachgewiesen werden. Aus den Gesprächen um die Stichproben ergaben sich jedoch insgesamt neun Empfehlungen für die swenex (siehe Anhang 2), wodurch der Billingprozess weiter verbessert werden könnte. Beurteilung: Wir haben den Eindruck gewonnen, dass die Mitarbeitenden der swenex ihren Aufgaben pflichtbewusst und gewissenhaft nachgehen und die Kontrollaktivitäten in einer guten Qualität wahrgenommen werden. Unsere Arbeit zeigte zudem auf, dass der Billingprozess laufend optimiert wird, was sich nachhaltig auf die Prozesseffizienz auswirkt. Zu 3: Den Saldo der Bankbestätigung per 31. August 2015 konnten wir mit dem Saldo der Finanzbuchhaltung abstimmen. Das Dokument zeigte ebenfalls auf, dass sämtliche Zugriffe auf das Bankkonto nur mittels Kollektivunterschrift erfolgen können. Ergänzend zu oben erwähnten Prüfungshandlungen führten wir ebenfalls im Teilprozess Beschaffung, der dem Strombilling-Prozess vorgelagert ist, einen Walkthrough durch. Dieser zeigt auf, dass auch im Teilprozess Beschaffung ein gut ausgebautes IKS existiert, das in einer angemessenen Form dokumentiert ist. 4 Optimierungsbedarf Zu 1: Wir schlagen der ar Immo (als Vertragspartner) vor, in Absprache mit der LBA sowie der swenex das bestehende Akontosystem durch eine einfachere monatliche Rechnungsstellung abzulösen. Aus unserer Sicht soll die swenex der LBA, LBFM pro Monat pauschal als Akontobetrag fakturieren (der Totalbetrag ist auf die einzelnen ALC und GAZ aufzuteilen). Diesem Pauschalbetrag sind wie bis anhin monatlich die Ist-Werte gegenüberzustellen. Die swenex ist in der Lage, das Akontosystem sofort umzustellen. Zudem wird die periodengerechte Auswertung und Darstellung der Energiekosten nach wie vor möglich sein. Zudem empfehlen wir der LBA, LBFM, die notwendigen Kontrollaktivitäten neu in einer angemessenen Form zentral wahrzunehmen (für Details siehe Anhang 1). Die ALC und GAZ wären damit von den Kontrolltätigkeiten befreit, und die Akzeptanz der Outsourcing- Dienstleistung würde erhöht. Zu 2: Im Weiteren schlagen wir der swenex vor, die im Anhang 2 aufgeführten Empfehlungen in einer angemessenen Form abzuarbeiten. Über die Erledigung der einzelnen Punkte ist die ar Immo (als Vertragspartner) bis Ende 2016 zu informieren. 5/8

8 Abklärung A 055 Prüfbericht über das Strombilling der swenex 6 Anhang 1 Feststellungen und Empfehlungen: Logistikbasis der Armee 2 Feststellungen und Empfehlungen: swenex - swiss energy exchange Ltd 8/8

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