Ministerium für Kultus, Jugend und Sport - Praxissemester

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1 Ministerium für Kultus, Jugend und Sport - Praxissemester Dokumentation zur ONLINE-Anmeldung zum Praxissemester Inhalt Neuerungen zum Schuljahr 2005/ Anmeldestart 15. Februar Bearbeitungsstart 16. Februar...2 Praktikantenkapazität bedeutet nicht mehr freie Kapazität...2 Übersicht über das Online-Verfahren...3 Bearbeitung der Schuldaten...5 Bearbeitung der Anmeldungen...6 Versenden einer Rundmail...9 Zugriff auf die Daten der vorherigen Anmelderunde...10 Organisatorische Hinweise...11 Praktikantenauswahl...11 Bestellung zum Ausbildungslehrer (allg. bild. Schulen)...11 Bestellung zum Ausbildungslehrer (berufliche Schulen)...11 Praxissemester in Modulform (gymnasiales Lehramt)...11 Berechnung der Praktikantenplätze...12 Zuweisung von Härtefällen...12 Zeitplan...13 Häufig gestellte Fragen:...13 Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 1

2 Neuerungen zum Schuljahr 2005/06 Anmeldestart 15. Februar Bearbeitungsstart 16. Februar Um eine Entschärfung der Bewerbungssituation kurz nach Mitternacht des zu erreichen, wird die Bearbeitungsmöglichkeit für die Schulen am gesperrt. Die Schulen sind gehalten, ALLE am eintreffenden Bewerbungen OHNE Beachtung der zeitlichen Reihenfolge zeitnah ab dem zu bearbeiten. Diese Regelung gilt sinngemäß auch für die Herbst-Anmelderunde bei den beruflichen Schulen (Bearbeitungssperre am ). Praktikantenkapazität bedeutet nicht mehr freie Kapazität Das Datenbankfeld freie Praktikantenkapazität wird ersetzt durch das Feld Praktikantenkapazität. Die Schulen geben sobald die Planungsgrundlagen feststehen die Zahl der zur Verfügung stehenden Praktikantenplätze ein. Bei einer von der Schule durchgeführten Meldung wird diese Kapazität von der Schule NICHT mehr reduziert. Das System berechnet aus der eingetragenen Praktikantenkapazität und der Zahl der für die Schule gemeldeten Praktikanten automatisch die verbleibende freie Kapazität. Sobald die Zahl der Meldungen die Praktikantenkapazität erreicht, wird die Anmeldemöglichkeit für die Praktikanten gesperrt. Bitte beachten Sie diese Modifikation und lassen Sie sofern sich nicht die schulischen Rahmenbedingungen verändern künftig die Zahl der Praktikantenplätze bei einer Meldung eines Praktikanten unverändert! Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 2

3 Übersicht über das Online-Verfahren Die Anmeldung zum Praxissemester erfolgt Online. Deshalb ist es notwendig, dass die Eingabe und Pflege der Daten der Ausbildungsschulen sowie die Verwaltung der Anmeldungen zum Praxissemester durch die Schulen selbst ebenfalls Online erfolgt. Die Adresse, über die eine Ausbildungsschule ihre Verwaltungsseiten erreicht, lautet: (bitte Groß-Kleinschreibung beachten!) Mit dem Aufruf dieser Seite erreichen Sie die Startseite Verwaltung der Anmeldungen durch die Schulen. Hier werden Sie aufgefordert, Ihren Schulaccount und Ihr Passwort einzugeben. Die gesamte Verwaltung des Praxissemesters wird über sichere Verbindungen ( abgewickelt, d.h. alle Daten werden verschlüsselt übertragen. Erst danach erreichen Sie Ihre Verwaltungsseiten, indem Sie den Button Bearbeitung starten anklicken. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 3

4 Sollten Sie Ihren Account oder Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich die entsprechenden Daten per zusenden lassen. Geben Sie in diesem Fall entweder Ihren Schulaccount oder die für die Schule gespeicherte -Adresse an und betätigen Sie anschließend den Button Zugangsdaten zusenden. Hierdurch wird an die gespeicherte Schul- -Adresse das Passwort gesandt. Sie werden nun zur Auswahl einer gewünschten Aktion aufgefordert. Dabei gibt es vier farbig unterlegte Optionen: Bearbeitung der Schuldaten, Rundmail versenden, Anmeldungen der Praktikanten bearbeiten. Es ist nun nicht mehr erforderlich, die freie Kapazität bei jeder Meldung zu reduzieren; dies wird nun vom System automatisch durchgeführt. Daher finden Sie diese entsprechenden Schalter nun auch nicht mehr auf der Startseite! Bitte tragen Sie vor Beginn der Anmelderunde bei den Schuldaten die Gesamtzahl bereitgestellter Praktikantenplätze (ohne Härtefallplatz) ein. Auf dieser Seite gibt es auch noch die Möglichkeit, sich diese Anleitung, die Verwaltungsvorschrift zum Praxissemester sowie die Informationen zur Gesundheitsbelehrung der Praktikanten als PDF-File herunterzuladen. Hier können Sie auch den Vordruck Bestellung zum Ausbildungslehrer herunterladen. Ferner gibt es einen Link zur Startseite der Studenten sowie zwei -Links, um sich mit Fragen und Problemen an die angegebenen Berater zu wenden. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 4

5 Bearbeitung der Schuldaten Bei der Seite Bearbeitung der Schuldaten haben Sie eine Maske mit Ihren aktuellen Schuldaten auszufüllen. Das Passwort (und die Passwortwiederholung) sind nur bei der allerersten Benutzung und später nur bei einer Änderung des Passworts einzugeben. Die Eingabe einer korrekten -Adresse ist unbedingt erforderlich, da bei der Bewerbung eines Studenten automatisch eine an diese Schuladresse gesandt wird. Falls Sie mit zwei Seminaren kooperieren, können Sie neben Ihrem Stammseminar das zweite Seminar als Alternativseminar eintragen. Im Feld Zahl der Praktikantenplätze tragen Sie bitte die Gesamtzahl der zur Verfügung stehenden Praktikantenplätze (ohne Härtefallplatz) ein, unabhängig davon, wie viele Praktikanten Sie bereits angenommen haben. WICHTIG: Geben Sie die Zahl der Praktikantenplätze unbedingt mit Ziffern ein. Den Eintrag von z.b. drei kann das System nicht korrekt interpretieren. Die Zahl 0 darf nur eingetragen werden, wenn Sie keine Ausbildung von Praktikanten durchführen! Mit dem Button Daten speichern verlassen Sie die Seite Bearbeitung der Schuldaten wieder. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 5

6 Bearbeitung der Anmeldungen Auf der Seite Bearbeitung der Anmeldungen bekommen Sie einen Überblick über den aktuellen Stand der angefragten Praxissemesterplätze. Sie erhalten Informationen über Name, Adresse, Telefon und -Adresse der Studenten. Sie erfahren hier die Universität, die Semesterzahl sowie die Fächerkombination. In der letzten Spalte erfahren Sie, ob der Student die Blockform oder die Modulform gewählt hat und ob dieser Student bereits angenommen ist oder ob es sich um eine offene Bewerbung handelt, die jetzt schnell weiter bearbeitet werden sollte. Bitte beachten Sie die umseitig beschriebene Bearbeitungssperre am (bzw. bei den beruflichen Schulen auch am )! Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 6

7 Für die Bearbeitung der Anmeldung gibt es je nach Bewerberlage bis zu sechs Optionen, die in verschiedenfarbigen Tabellenzeilen angeboten werden. Bitte beachten Sie: Diese Bearbeitungsseite kann am nicht aufgerufen werden, da alle an diesem Tag abgegebenen Bewerbungen von der Schule ohne Berücksichtigung der zeitlichen Reihenfolge der Bewerbung erst ab dem bearbeitet werden dürfen. Entsprechend gilt diese Regelung bei den beruflichen Schulen auch für den 15. bzw Annahme und Anmeldung von Praktikanten: Mit dieser Option melden Sie die ausgewählten Bewerber an das entsprechende Seminar. Gleichzeitig erhalten die Bewerber eine Annahmebestätigung per . Diejenigen Bewerber, die in der Auswahlliste mit einem (*A*) versehen sind, wurden von Ihnen bereits abgelehnt, können (z.b. nach versehentlicher Ablehnung) mit diesem Menüpunkt jedoch ebenso angenommen werden wie noch nicht bearbeitete Bewerber. Die Annahme muss hier vorgenommen werden, damit auch alle Beteiligten automatisch informiert werden und die Datenbank auf dem aktuellen Stand ist. Mithilfe der Steuerungstaste und der Maus ist die gleichzeitige Annahme mehrerer Praktikanten möglich. Nachbearbeitung der Praktikantendaten: Hier können die Daten des ausgewählten Bewerbers / Praktikanten von der Schule nachbearbeitet werden. Eine Weitergabe des Praktikanten an eine andere Schule ist hiermit nicht möglich (dies kann jedoch vom zuständigen Seminar durchgeführt werden). Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 7

8 Zusendung der Praktikantendaten: Hier können Sie sich eine Auswahl von Datensätzen der ausgewählten Bewerber zusenden lassen. Die Daten werden per als reine Textdatei übermittelt, wobei die verschiedenen Daten durch Semikolon voneinander getrennt sind, so dass sie ohne Probleme in eine Excel-Datei übernommen werden können. Dazu kopieren Sie alle Daten aus der in ein Feld einer neuen Excel-Datei. Mit Hilfe des Menüs Daten kommen Sie zu dem Untermenü Text in Spalten. Ab hier werden Sie mit dem Excel-Assistenten geführt, bis Sie eine Excel-Datei mit den entsprechenden Spalten und Zeilen haben, die Sie dann nur noch formatieren müssen. Versenden einer Mitteilung: Hier können Sie dem/den ausgewählten Bewerber(n) eine Mitteilung per zukommen lassen. Es gibt hierbei auch die Möglichkeit, eine Kopie der Mitteilung an die eigene -Adresse zu senden sowie der Mitteilung eine Datei als Anlage beizufügen (max. 200 kb). Ablehnung von Bewerbern: Mit dieser Option lehnen Sie die ausgewählten Bewerber ab. Die Ablehnung wird mit einer entsprechenden Begründung / Information dem Studenten wieder per übermittelt. In dem zugehörigen Textfeld können Sie entweder die vorgegebene Mitteilung übersenden oder einen anderen Text Ihrer Wahl eintragen. Wenn bei einem Bewerbernamen im Auswahlfeld das Zeichen (*M*) zu sehen ist, dann wurde dieser Bewerber bereits dem Seminar gemeldet. Wenn Sie diesen Bewerber nun ablehnen, dann wird diese Ablehnung automatisch als Widerruf der Annahme ausgeführt. Die Ablehnung muss hier vorgenommen werden, damit auch alle Beteiligten automatisch informiert werden und die Datenbank auf dem aktuellen Stand ist. Die Ablehnung mehrerer Praktikanten ist mithilfe der Steuerungstaste und Maus problemlos möglich. Löschen von Bewerbern: Grundsätzlich ist das Löschen von Bewerbungen nicht erforderlich! Mit dieser Option können Sie z.b. bei versehentlichen Mehrfachbewerbungen die ausgewählten Bewerber endgültig aus Ihrer Datenbank löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur abgelehnte Bewerber löschen können. Eventuelle Fehl- oder Doppeleinträge sollten Sie also zunächst formal ablehnen, damit Sie die Daten anschließend löschen können. Ein Löschvorgang wird nicht per an den Bewerber weitergemeldet. Die Hinweise unter den farbigen Optionsfeldern zur Ablehnung und Löschung von Anmeldungen bitte beachten! Die Annahme (erste, grüne Zeile) bzw. Ablehnung eines Bewerbers (letzte, braune Zeile) sollte immer zeitnah zur Anmeldung erfolgen, da der Bewerber damit über die Behandlung seiner Bewerbung informiert wird und er sich im Falle einer Ablehnung wieder an einer anderen Schule innerhalb der Anmeldefristen neu bewerben muss. Eine Löschung von angenommenen oder abgelehnten Bewerbern nach Ende des Anmeldeverfahrens ist nicht erforderlich; die Bewerberdaten werden ca. 2-6 Wochen vor Beginn einer neuen Anmelderunde vom Systemverwalter gelöscht. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 8

9 Versenden einer Rundmail Mit dem Button Rundmail versenden auf der Verwaltungsstartseite gelangen Sie zu einer Seite, die Ihnen erlaubt, Informationen an einen ausgewählten Adressatenkreis (Praktikanten oder Schulen) zu senden. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 9

10 Zugriff auf die Daten der vorherigen Anmelderunde Im September bzw. im Januar werden durch das System die Altbewerber gelöscht. Hierbei werden die Daten der Bewerber in eine parallele Datenbank transferiert, auf die die Schulen (z.b. zum Versand von Rundmails) noch bis zum darauf folgenden Löschzeitpunkt zugreifen können. Eine Bearbeitung der Bewerberdaten in dieser parallelen Datenbank ist allerdings nicht mehr möglich, um Irritationen der Beteiligten zu vermeiden. Die Adresse zum Zugriff auf die alte Datenbank für die Schulen lautet: (bitte Groß-/Kleinschreibung beachten!). Die Seiten unterscheiden sich von der Echt-Datenbank durch eine andere Farbgestaltung und den Hinweis alte Daten in der Kopfleiste. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 10

11 Organisatorische Hinweise Praktikantenauswahl Bewerbungen, die im Lauf des (sinngemäß gilt dies bei den beruflichen Schulen auch am ) abgegeben werden, müssen ohne Beachtung der zeitlichen Reihenfolge des Eingangs ab dem bearbeitet werden. Es wird dringend empfohlen, keine ehemaligen Schüler als Praktikanten anzunehmen (erschwerter Einstieg in die Lehrerrolle; evtl. Datenschutzprobleme mit Geschwistern/Freunden des Studenten). Bestellung zum Ausbildungslehrer (allg. bild. Schulen) Die Bestellung des Ausbildungslehrers muss von der Schulleitung widerrufen werden, wenn an der Schule in einem Schuljahr kein Praktikant betreut wird (bei der gestreckten Modulform bei der Lehramtsausbildung wird nur das erste Jahr gezählt). Wenn an der Schule zwei Ausbildungslehrer bestellt sind, muss die Bestellung eines der beiden Ausbildungslehrer von der Schulleitung widerrufen werden, wenn an der Schule weniger als sieben Praktikanten betreut werden. Bestellung zum Ausbildungslehrer (berufliche Schulen) Die Bestellung des Ausbildungslehrers gilt hier stets nur für ein Schuljahr. Für die Berechnung der Zahl der Praktikanten ist bei den Gewerbe- und Handelslehrer-Praktikanten das Modul 2 maßgebend. Praxissemester in Modulform (gymnasiales Lehramt) Den Studenten wird empfohlen, das Praxissemester in der Blockform (=Normalform) abzuleisten. Studenten, die sich für das Modul-Praxissemester entscheiden, müssen mindestens 13 Wochen (ohne Zählung unterrichtsfreier Zeiten) nachweisen. Sollte dieser Zeitraum in den zwei Modulteilen nicht erreicht werden, muss die Schule mit dem Studenten individuell weitere Praxissemestertage außerhalb der vorgesehenen Zeiträume vereinbaren. Die Praxissemester-Bestätigung darf von der Schule erst dann ausgestellt werden, wenn diese 13 Wochen absolviert worden sind. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 11

12 Berechnung der Praktikantenplätze Für die Zahl der an der Schule vorzusehenden Praktikantenplätze gilt ab dem Schuljahr 2006/07 (Anmelderunde Frühjahr 2006!) folgender Berechnungsschlüssel: Zahl der Klassen (5-13) gemäß Schulstatistik (LAV) dividiert durch 5, auf eine ganze Zahl gerundet. Hiervon ist ein Platz als Härtefallplatz vorgesehen und im Internet nicht anzubieten. Für die Zahl der im Internet anzubietenden Praktikantenplätze gilt also: Praktikantenkapazität = Klassenzahl * 1/5 1 (auf eine ganze Zahl gerundet). Für berufliche Schulen mit Teilzeitklassen gilt die Formel: Praktikantenkapazität = Klassenzahl * 1/5 + Teilzeitklassen * 1/15 1 (Ergebnis ebenfalls auf eine ganze Zahl gerundet). Zuweisung von Härtefällen Die Betreuer des Praxissemesters im RP können jederzeit, auch noch nach Ablauf der Anmeldefrist, einen Härtefall einer Schule zuweisen. Für Härtefälle ist ja an jeder Schule ein Platz vorgesehen. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 12

13 Zeitplan Zeitraum ca. 30. September bis 30. September 15.Okt. 15. Dez. 16.Okt. 15. Dez. möglichst im Dezember, spätestens bis 15. Januar für allgemein bildende Gymnasien für berufliche Schulen Löschung der Altbewerbungen an beruflichen Seminaren durch das System Überprüfung der Schuldaten; Eingabe der Zahl der Praktikantenplätze für Diplom- und Masters- Studiengänge Anmeldezeitraum für Diplom- und Masters- Studiengänge; Bearbeitung eingehender Anmeldungen durch die Schulen Überprüfung der Schuldaten; Eingabe der Zahl der Praktikantenplätze, ggf. getrennt nach berufl. Praxissemesterplätzen und Lehramtsplätzen ca. 31. Januar Löschung aller Altbewerbungen durch das System 15. Feb 15. Mai Anmeldezeitraum 16. Feb 15. Mai Bearbeitungszeitraum durch die Schulen Häufig gestellte Fragen: Kann ich noch auf die Daten der letztjährigen Praktikanten zugreifen, wenn die neue Anmelderunde bereits läuft? Ja, die Daten stehen für eine Übergangszeit noch in einer parallelen Datenbank zur Verfügung. Die Vorgehensweise ist in dieser Anleitung beschrieben. Warum wird die Kapazität bei Eintreffen einer Anmeldung nicht automatisch um eins reduziert? Bitte beachten Sie die Neuerung: Mit Kapazität ist stets die Zahl der an der Schule bereitgestellten Praktikantenplätze gemeint. Das System berechnet aus der Zahl der Praktikantenplätze und der Zahl der für die Schule gemeldeten Praktikanten automatisch die noch freie Kapazität. Wenn die Zahl der gemeldeten Praktikanten die eingetragene Zahl von Praktikantenplätzen erreicht, wird das Anmeldesystem für die Studenten automatisch gesperrt. Die früher erforderliche Reduzierung der (freien) Kapazität entfällt also! Beachten Sie bitte auch die in dieser Dokumentation aufgeführte und geänderte Formel zur Berechnung der auszuweisenden Praktikantenplätze. Welche Kapazitäten muss ich als berufliche Schule wo eintragen? Bei beruflichen Schulen ist die Sachlage etwas komplexer als bei allg.bildenden Gymnasien. Bei beruflichen Schulen zählen bei der Berechnung der Gesamtkapazität die Teilzeitklassen nur zu einem Drittel, die Zahl der Praktikantenplätze ergibt sich also zu N=(Zahl der Vollzeitklassen+ein Drittel der Zahl der Teilzeitklassen) dividiert durch 5. Von diesen N Praktikantenplätzen ist ein Platz als Härtefallplatz vorgesehen, die restlichen N-1 Plätze sind nach eigenem Ermessen auf das gymnasiale Lehramt und die Diplomstudiengänge zu verteilen. Muss ich abgelehnte Bewerber selbst aus dem System löschen? Nein, Sie sollten abgelehnte Bewerber im System als abgelehnt stehen lassen; eine Bereinigung der Datenbank wird vor jeder neuen Anmelderunde automatisch durchgeführt. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 13

14 Was mache ich als berufliche Schule mit den Plätzen für Modul2 und Modul3? Dies kann am einfachsten mit einem Beispiel veranschaulicht werden: Angenommen, eine Schule muss 12 Plätze im Internet ausweisen und erwartet 2 Praktikanten für Modul 2 und 7 Praktikanten für Modul 3. Weiterhin habe sich die Schule entschlossen, 4 Plätze für das gymnasiale Lehramt anzubieten und damit die restlichen 8 Plätze für die Diplomstudiengänge. In der Februar-Anmelderunde müssen beim gymnasialen Lehramt also 4 Plätze als Kapazität eingetragen werden. Da insgesamt 9 alte Praktikanten (mit Modul 2 bzw. Modul 3) erwartet werden, möchte die Schule in dieser Anmelderunde nur 3 neuen Praktikanten das Modul 1 anbieten (und wird dafür dann in der Herbstanmelderunde die restlichen 5 Plätze für Modul 1 vorsehen). Dann muss die Schule im Internet insgesamt 3 (für Modul 1) + 2 (für Modul 2) +7 (für Modul 3) = 12 Plätze im Diplom-/Masters-Bereich als Kapazität eintragen. Wenn alle 9 alten Praktikanten wiederkommen, werden sich diese bis zum in der Vorlaufphase anmelden können, sodass am noch Platz für 12-9=3 Modul-1- Praktikanten verbleibt. Im Herbst sieht die Kalkulation dann vielleicht so aus: Gymnasiales Lehramt: keine Anmelderunde, die Kapazität kann stehen bleiben sie spielt keine Rolle. Diplom-/Masters-Studiengänge: Aus den 3 neuen Modul-1-Praktikanten werden Modul-2-Praktikanten, aus den 2 Modul-2-Praktikanten werden Modul-3-Praktikanten. Zusätzlich müssen 5 Plätze für Modul 1 angeboten werden, also insgesamt 3+2+5=10 Plätze in diesem Bereich. Sollten sich einige alte Praktikanten nicht wieder melden, erhöht sich die Zahl der möglichen Modul-1-Praktikanten entsprechend. Sollte dies die Ausbildungskapazität der Schule dann sprengen (wenn z.b. im Extremfall kein alter Student in diesem Zeitraum kommen sollte), können in Einzelfällen die Ausbildungskapazitäten natürlich modifiziert werden. Wie kann ich meine fehlerhafte Schul- adresse ändern? Gehen Sie zum Menüpunkt Schuldaten bearbeiten und ändern Sie dort die entsprechenden Daten. Die Internetadresse unserer Schule hat sich geändert. Was muss ich tun? Gehen Sie zum Menüpunkt Schuldaten bearbeiten und ändern Sie dort die entsprechende Internetadresse. Was kann ich unter Bemerkungen bei den Schuldaten eintragen? Dieses Feld dient dazu, den Studenten Hinweise auf bevorzugte Fächerkombinationen, Praktikumsformen oder sonstige bei der Schulsuche relevanten Informationen zu geben. Bitte fassen Sie die Formulierungen möglichst knapp ab, damit die Übersichtsseite für die Praktikanten nicht zu unübersichtlich wird. Der Ausbildungslehrer an der Schule hat sich geändert. Was muss ich tun? Die Schule muss jede Änderung bei den Ausbildungslehrern dem Oberschulamt mitteilen; im Online-Anmeldeverfahren muss dann der Name des Ausbildungslehrers bei den Schuldaten modifiziert werden. Bei zwei Ausbildungslehrern braucht im Anmeldesystem nur der hauptverantwortliche Ausbildungslehrer, der auch Zugriff auf die eintreffenden s hat, angegeben zu werden. Ein Praktikant hat im vergangenen Schuljahr bei uns das erste Modul absolviert und möchte nun mit einem Jahr Pause sein zweites Modul absolvieren (so genannte gestreckte Modulform). Was ist zu tun? Der Praktikant muss sich im regulären Anmeldezeitraum erneut an der Schule bewerben. Da er bei der Schule bereits einen Teil des Praxissemesters absolviert hat und das Praxissemester nur an dieser Schule weiterführen darf, genießt er im Rahmen der freien Kapazität an der Schule Priorität vor Neuanmeldungen. Eine Neuanmeldung über das System ist er- Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 14

15 forderlich, damit das zugehörige Seminar Kenntnis von der Fortführung des Praxissemesters erhält. Ich habe versehentlich einen Praktikanten abgelehnt. Wie kann ich ihn nachträglich doch noch annehmen und dem Seminar melden? Sie können auch abgelehnte Praktikanten noch annehmen und dadurch dem Seminar melden, solange Sie den Bewerber nicht aus der Datenbank gelöscht haben (eine Löschung ist daher nur bei offensichtlichen Falsch-Bewerbungen sinnvoll). Warum muss ich eingehende Bewerbungen zeitnah bearbeiten, und was bedeutet zeitnah? Insbesondere zu Beginn des Anmeldezeitraums sollten Sie täglich Ihr Postfach auf eingehende Bewerbungen überprüfen. Sobald eine Bewerbung in Ihrem Postfach eingetroffen ist, sollten Sie umgehend (also möglichst sofort beachten Sie dabei die Bearbeitungssperre am bzw. am ) eine Entscheidung über Ablehnung oder Annahme herbeiführen und Kontakt mit dem Praktikanten aufnehmen. An eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist dabei nicht gedacht, da jeder Lehramtsstudent die Pflicht hat, das Praxissemester zu absolvieren, können nur interne, organisatorische Gesichtspunkte zu einer Annahme oder Ablehnung führen. Nach der Entscheidung ist der Bewerber über das Online-System, mit Hilfe des Menüs, abzulehnen oder anzunehmen. Bedenken Sie dabei, dass, im Falle einer Ablehnung durch Sie, jeder nun verstreichende Tag die Chancen des Bewerbers, eine andere Ausbildungsschule zu finden, deutlich vermindert. Ich kann am 15. Februar keine Praktikanten ablehnen oder annehmen Da sich in den letzten Jahren Hunderte von Studenten kurz nach Mitternacht beworben hatten, um vermeintlich größere Annahmechancen zu haben, wurde das Verfahren so geändert, dass die Schulen erst am mit der Bearbeitung der Praktikantendaten beginnen und ALLE am eingetroffenen Bewerbungen OHNE Berücksichtigung der zeitlichen Reihenfolge bearbeiten. Wann kann sich ein Student bei uns bewerben? Innerhalb des offiziellen Bewerbungszeitraums ist eine Bewerbung an Ihrer Schule für einen Bewerber immer dann möglich, wenn die Zahl der von Ihnen angenommenen Praktikanten noch unter der von Ihnen eingetragenen Zahl von Praktikantenplätzen liegt. Wenn Sie an Ihrer Schule z.b. 6 Praktikantenplätze ausgewiesen haben und den sechsten Studenten annehmen, wird die Anmeldemöglichkeit für Ihr System automatisch gesperrt. Sollten Sie später, z.b. auf Wunsch eines Praktikanten, eine Annahme zum Praxissemester widerrufen, dann öffnet sich das Anmeldesystem automatisch wieder für Ihre Schule. Bereits in den ersten Tagen der Anmelderunde sind bei uns massenhaft Anmeldungen eingetroffen. Was kann ich tun, damit nicht weitere Anmeldungen getätigt werden können? Um Irritationen bei den Bewerbern zu vermeiden, müssen Sie die offenen Bewerbungen umgehend bearbeiten (die geeigneten Studenten annehmen, die anderen ablehnen). Sobald Sie alle Praktikantenplätze vergeben haben, wird die Anmeldemöglichkeit für die Studenten automatisch gesperrt. In Ihrem und dem Interesse der Bewerber sollten Sie diesbezügliche Entscheidungen also möglichst zeitnah mit dem Eingang einer Bewerbung treffen (insbesondere also ab dem die vorliegenden Bewerbungen zügig bescheiden). Sie können dabei mehrere Bewerber indem Sie alle abzulehnenden Bewerber mithilfe der Steuerungstaste und der Maus markieren auf einen Schlag ablehnen! Wie kann ich eine fehlerhafte -Adresse eines Praktikanten bearbeiten? Gehen Sie zu Anmeldungen der Praktikanten bearbeiten, wählen Sie dort den gewünschten Praktikanten aus und wählen Sie Editieren. Was muss ich tun, wenn sich Daten des Praktikanten (z.b. die Adresse) ändern? Geben Sie die geänderten Daten unter Anmeldungen der Praktikanten bearbeiten bei dem entsprechenden Praktikanten ein. Die Daten werden gleichzeitig auch in der Datenbank des Seminars geändert. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 15

16 Wir haben an unserer Schule keinen Platz mehr für eine vorliegende Bewerbung. An einer Nachbarschule könnte der Praktikant aber angenommen werden. Lehnen Sie den Praktikanten an Ihrer Schule über das System ab und bitten Sie ihn, sich an der anderen Schule erneut zu bewerben. Wir haben einen Praktikanten an das Seminar x gemeldet. Der Praktikant möchte aber die Begleitveranstaltungen am Seminar y (mit dem wir auch kooperieren) absolvieren. Wie kann ich das Seminar ändern? Lehnen Sie den Praktikanten mit einer entsprechenden Bemerkung formal ab und nehmen Sie ihn anschließend wieder mit dem beteiligten Seminar y an. Wir haben einen Studenten an unserer Schule abgelehnt. Nun erhalten wir eine , dass der Student sich an einer weiteren Schule (doppelt) beworben hat. Woran liegt das? Sie haben den Studenten nicht über das Online-System abgelehnt (sondern vielleicht nur mündlich). Dadurch wird die Bewerbung noch in der Datenbank als unerledigt geführt und eine weitere Bewerbung des Praktikanten als Doppelbewerbung interpretiert. Lehnen Sie bitte jeden Praktikanten, der an Ihrer Schule nicht zugelassen werden kann, umgehend online ab. Bei uns traf eine Bewerbung mit dem Hinweis Doppelbewerbung ein. Was tun? Hier gibt es zwei denkbare Fälle: 1. Der Praktikant hat sich unerlaubter Weise an mehreren Schulen beworben. In diesem Fall stellt die Vorgehensweise des Studenten einen Ablehnungsgrund dar; die Studenten werden an mehreren Stellen ihrer Bewerbung deutlich auf das Verbot paralleler Anmeldungen hingewiesen. 2. Der Praktikant hat sich an einer anderen Schule beworben und von dort eine Absage (z.b. mündlich) erhalten. Wenn diese Schule die Bewerbung nicht umgehend auch online abgelehnt hat, dann wird die Bewerbung an der anderen Schule noch als unerledigt im System gespeichert und führt bei einer in diesem Fall erlaubten Wiederbewerbung bei Ihnen zu diesem Hinweis. In beiden Fällen sollten Sie mit der beteiligten Schule die Situation abklären. Aus diesem Grund auch die Bitte an Sie, Absagen an Bewerber zunächst oder möglichst schnell im Datenbanksystem einzutragen, damit Missverständnisse vermieden werden. Bei weiteren Fragen bzw. Fehlerhinweisen zum Programm wenden Sie sich bitte an: StD Eberhard Endres (Endres@Seminar-Heidelberg.de) oder Prof. Dr. Gert Mack (Gert.Mack@Seminar-Gym-KA.kv.bwl.de) Ministerium für Kultus, Jugend und Sport 05/02/06 Seite 16