Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Persönliche Daten in Artologik Survey&Report

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2 Inhaltsverzeichnis... 3 Persönliche Daten, die in Survey&Report gespeichert werden... 3 Benutzer... 3 Einwilligung... 4 Informationen über Benutzer finden und exportieren... 4 Benutzer entfernen oder anonymisieren... 6 Befragte... 7 Einwilligung... 8 Informationen über Befragte finden und exportieren... 9 Befragte entfernen oder anonymisieren Umfragen Einwilligung Umfragen anonymisieren Umfragen entfernen Schriftliche Umfragen s

3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Persönliche Daten in Artologik Survey&Report Persönliche Daten, die in Survey&Report gespeichert werden In Survey&Report werden persönliche Daten in folgenden Bereichen gespeichert: Benutzerdatenbank Benutzer, die mit Benutzergruppen, Umfragen und Berichten verbunden sind Befragtendatenbank Befragte, die mit Umfragen verbunden sind (Umfragespezifische Befragte) Umfrageantworten Versandte und empfangene s Benutzer Um in Survey&Report arbeiten zu können, müssen Benutzer erstellt werden. Folgende Informationen können in den Benutzerdetails gespeichert werden Angezeigter Name Vorname Nachname Adresse Postleitzahl Stadt Land Telefon Handy Fax Anzahl der aktiven Umfragen Organisation Benutzername Passwort Gruppen Befragtenfilter Wir empfehlen, nur ein Minimum an Informationen in den Benutzerdetails anzugeben. Die einzigen verpflichtenden Angaben sind Benutzername und Passwort. Um im System arbeiten zu können, muss ein Benutzer mindestens einer Gruppe angehören. Es wird empfohlen, Vor- und Nachname anzugeben, aber die anderen Felder leer zu lassen. Zusätzlich zu den Informationen, die in der Benutzerdatenbank gespeichert werden, wird außerdem gespeichert, welche Umfragen, Umfragevorlagen und Berichte der Benutzer erstellt hat und mit welchen er verbunden ist. Loginformationen werden ebenfalls gespeichert. Damit können die Aktivitäten des Benutzers verfolgt werden, beispielsweise wann er sich anmeldet und in welchen Umfragen und Berichten er Änderungen vorgenommen hat. 3

4 Einwilligung Normalerweise werden Benutzer von einem Administrator unter Administration > Benutzer über die Benutzer erstellen Schaltfläche, von einer importierten Datei oder durch LDAP zum System hinzugefügt. Um Administratoren darüber zu informieren, dass Benutzer ihre Einwilligung geben müssen, können Sie ein Formular als Information anzeigen, wenn der Administrator auf Benutzer erstellen klickt. Wenn sich Benutzer über Windows Authentifikation oder SAML in Survey&Report einloggen, wird der Benutzer bei der ersten Anmeldung automatisch hinzugefügt. In diesem Fall können Sie eine Einwilligungserklärung anzeigen, die der Benutzer akzeptieren muss, um als Benutzer hinzugefügt zu werden. Diese Einwilligungserklärung verfassen Sie unter Persönliche Daten > Einwilligungserklärungen > Benutzer hinzufügen und Persönliche Daten > Einwilligungserklärungen > Benutzer. Sie können ein bereits bestehendes Formular bearbeiten, indem Sie es in der Auflistung oben auf der Seite auswählen, eine Kopie eines bestehenden Formulars durch Klicken auf Kopieren und einfügen erstellen oder ein neues Formular erstellen, indem Sie auf Neue kreieren klicken. Sie können das Formular in eine andere aktive Sprache übersetzen, wenn Sie die Sprache in der Liste über dem Texteditor auswählen. Sie aktivieren die Funktion, diese Einwilligungserklärung anzuzeigen, unter Persönliche Daten > Einstellungen - Einwilligung. Wählen Sie hier unter Einwilligung Benutzer hinzufügen oder Einwilligung - Benutzer die Einstellung Aktiviert: Ja aus. Wenn Sie mehrere Einwilligungserklärungen erstellt haben, können Sie hier auswählen, welche verwendet werden soll. Informationen über Benutzer finden und exportieren Unter Persönliche Daten > Bericht Persönliche Daten können autorisierte Benutzer nach Benutzern suchen und deren persönliche Daten exportieren. Sie gewähren den Benutzern auf Gruppenebene Zugriff auf das Persönliche Daten Menü. Geben Sie ein Wort oder Teile eines Wortes in das Suchfeld oben auf der Seite ein und klicken Sie auf Suchen. Die Suche wird in folgenden Feldern durchgeführt: Angezeigter Name Vorname 4

5 Nachname Adresse Postleitzahl Stadt Land Telefon Handy Fax Benutzername Wollen Sie gezielt in Vorname, Nachname, oder Benutzername suchen, klicken Sie das neben der Suchen Schaltfläche. Symbol Alle Benutzer, die Ihrer Suche entsprechen, werden unter der Überschrift Benutzer angezeigt. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den gewünschten Benutzern aus. Sie können entscheiden, welche Informationen der Bericht enthalten soll: Erstellte Umfragen Umfragen, mit denen der Benutzer als 'Autorisierter Benutzer' verbunden ist Berichte Benutzeraktivität Klicken Sie danach auf Bericht erstellen. In dem Bericht werden unter der Überschrift Persönliche Daten in Survey&Report Informationen über jeden Benutzer angezeigt. Zuerst werden die Benutzerdetails angezeigt, gemeinsam mit dem Erstellungsdatum des Benutzers. Danach werden die Umfragen, Umfragevorlagen und Berichte des Benutzers unter folgenden Überschriften aufgelistet: Ihre Umfragen (Umfragen, die von dem Benutzer erstellt wurden) Ihre Umfragevorlagen (Umfragevorlagen, die von dem Benutzer erstellt wurden) 5

6 Umfragen, mit denen Sie als 'Autorisierter Benutzer' verbunden sind (Umfragen, mit denen der Benutzer als autorisierter Benutzer verbunden ist) Umfragevorlagen, mit denen Sie als 'Autorisierter Benutzer' verbunden sind (Umfragevorlagen, mit denen der Benutzer als autorisierter Benutzer verbunden ist) Ihre Berichte (Berichte und vordefinierte Berichte, die vom Benutzer erstellt wurden) Berichte, mit denen Sie als Berichtleser verbunden sind (Berichte, mit denen der Benutzer als Berichtleser verbunden ist) Folgende Informationen werden aufgelistet: Umfrage ID Umfragename Status Kategorie Umfragetyp (Zielgruppenumfrage oder öffentliche Umfrage) Layout Veröffentlichungszeitraum Internetadresse(n) der Umfrage Anzahl der Fragen Anzahl der Seiten Erstellung ist abgeschlossen (Ja oder Nein) Anzahl der Leser Anzahl der Befragten Anzahl der Antworten Antwortquote Anzahl der Berichte Umfragevorlagen: Umfrage ID Umfragename Kategorie Umfragetyp (Vorlage) Layout Anzahl der Fragen Anzahl der Seiten Anzahl der (vordefinierten) Berichte Berichte: Bericht ID Berichtname Erstellungsdatum Sprache Umfrage URL Zuletzt werden unter Ihre Aktivitäten die Aktivitäten des Benutzers aufgelistet, gruppiert nach Datum. Klicken Sie auf PDF unten rechts auf der Seite, um die Informationen zu exportieren. Für den Fall, dass mehrere Benutzer im Bericht angezeigt werden, wird eine PDF Datei pro Benutzer erstellt. Benutzer entfernen oder anonymisieren In den Benutzerdetails jedes Benutzers gibt es die Entfernen Schaltfläche. Wenn Sie darauf klicken, können Sie eine dieser Optionen wählen: 6

7 Inaktivieren: Der Benutzer wird aus der Benutzeradministration entfernt und aus allen Benutzerlisten im Programm. Jedoch ist der Name des Benutzers immer noch in Umfragen, Umfragevorlagen und Berichten, mit denen der Benutzer verbunden ist, sichtbar, beispielsweise als Verantwortlicher einer Umfrage Entfernen: Der Benutzer wird vollständig entfernt. In Umfragen, Umfragevorlagen und Berichten, mit denen der Benutzer verbunden ist, wird nun --- anstelle des Namens angezeigt. Benutzer können auch unter Persönliche Daten > Bericht Persönliche Daten inaktiviert oder entfernt werden. Lesen Sie mehr unter dem Abschnitt Informationen über einen Benutzer finden und exportieren weiter oben, um zu erfahren, wie Sie nach Benutzern für den Bericht suchen können. Markieren Sie in der Auflistung der Suchergebnisse des Berichts einen oder mehrere Benutzer und klicken Sie auf Entfernen. Danach haben Sie die Auswahl zwischen den zwei obengenannten Optionen. Befragte Wenn Sie in Survey&Report Befragte erstellen oder importieren, können Sie diese entweder als umfragespezifische Befragte (nur mit dieser Umfrage verbunden) oder als Befragte in der Datenbank (sie werden in der Befragtendatenbank des gesamten Systems gespeichert) hinzufügen. Wir empfehlen, Befragte nur dann in der Befragtendatenbank zu speichern, wenn Sie einen konkreten Bedarf daran haben. Beispielsweise, wenn Befragte mit mehreren Umfragen verbunden sind und sich für alle Umfragen mit demselben Benutzernamen und Passwort einloggen sollen. Sie können Befragte importieren: Umfragespezifisch als Standardeinstellung unter Administration > Befragte > Einstellungen > Andere Einstellungen festlegen. Folgende Informationen können unter Befragtendetails gespeichert werden: Angezeigter Name Vorname Nachname Organisation Adresse Postleitzahl Stadt Land Telefon Handy Sprache Befragtentyp Befragtenverantwortlicher (falls diese Funktion aktiviert ist) Benutzername Passwort Befragteneigenschaften Befragtenkategorien Wir empfehlen, nur notwendige Informationen anzugeben und die anderen Felder leer zu lassen. Die einzigen verpflichtenden Angaben sind Benutzername und Passwort. Zusätzlich braucht jeder Befragte eine einzigartige Kombination an Schlüsselfeldern. Welche Felder Schlüsselfelder sind, können Sie unter Administration > Befragte > Einstellungen > Andere Einstellungen festlegen. 7

8 Zusätzlich zu den Informationen, die in den Befragtendetails gespeichert werden, wird außerdem gespeichert, mit welcher Umfrage (oder mehreren Umfragen, wenn der Befragte in der Datenbank gespeichert ist) der Befragte verbunden ist, welche s er erhalten und welche Antworten er in der Umfrage gegeben hat (vorausgesetzt, die Umfrage ist nicht anonym). Einwilligung Befragte werden zu einer Umfrage unter Umfrageerstellung > Befragte (bevor die Erstellung abgeschlossen ist) oder unter Datenerhebung > Befragte (nachdem die Erstellung abgeschlossen ist) hinzugefügt. Klicken Sie auf Befragte hinzufügen und wählen Sie aus, wie Sie Befragte hinzufügen möchten: über die Schaltfläche Neuer Befragter, von der Befragtendatenbank, von einer Umfrage, von einer -Liste, von einer Datei oder mit LDAP. Mit dem Kontrollkästchen Als umfragespezifische Befragte hinzufügen entscheiden Sie, ob die Befragten nur zu dieser Umfrage hinzugefügt werden sollen (wählen Sie das Kästchen aus) oder zu der Befragtendatenbank des gesamten Systems (wählen Sie das Kästchen nicht aus). Befragte aus der Datenbank können auch direkt unter Administration > Befragte erstellt werden. Klicken Sie auf Befragte hinzufügen und fügen Sie Befragte über die Neuer Befragter Schaltfläche, von einer Datei oder mit LDAP hinzu. Um den Benutzer, der die Befragten importiert, darüber zu informieren, dass die Befragten ihre Einwilligung geben müssen, können Sie ein Formular als Information anzeigen, wenn der Benutzer auf Befragte hinzufügen klickt. Diese Einwilligungserklärung verfassen Sie unter Persönliche Daten > Einwilligungserklärungen > Befragte hinzufügen Sie können ein bereits bestehendes Formular bearbeiten, indem Sie es in der Auflistung oben auf der Seite auswählen, eine Kopie eines bestehenden Formulars durch Klicken auf Kopieren und einfügen erstellen oder ein neues Formular erstellen, indem Sie auf Neue erstellen klicken. Sie können das Formular in eine andere aktive Sprache übersetzen, wenn Sie die Sprache in der Liste über dem Texteditor auswählen. Sie aktivieren die Funktion, diese Einwilligungserklärung anzuzeigen, unter Persönliche Daten > Einstellungen - Einwilligung. Wählen Sie hier unter Einwilligung Befragte hinzufügen die Einstellung Aktiviert: Ja aus. Wenn Sie mehrere Einwilligungserklärungen erstellt haben, können Sie hier auswählen, welche verwendet werden soll. 8

9 Informationen über Befragte finden und exportieren Unter Persönliche Daten > Bericht Persönliche Daten können autorisierte Benutzer nach Befragten suchen und deren persönliche Daten exportieren. Sie gewähren den Benutzern auf Gruppenebene Zugriff auf das Persönliche Daten Menü. Geben Sie ein Wort oder Teile eines Wortes in das Suchfeld oben auf der Seite ein und klicken Sie auf Suchen. Die Suche wird in folgenden Feldern durchgeführt: Vorname Nachname Organisation Benutzername Benutzereigenschaften Benutzerkategorien Wollen Sie gezielt in Vorname, Nachname, oder Benutzername suchen, klicken Sie das neben der Suchen Schaltfläche. Symbol Alle Befragten, die Ihrer Suche entsprechen, werden unter der Überschrift Befragte angezeigt. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den gewünschten Befragten aus. Sie können entscheiden, welche Informationen der Bericht enthalten soll: Beantwortungsstatus (ob der Befragte eine Umfrage (nicht) beantwortet hat) Gesendete Antworten Klicken Sie danach auf Bericht erstellen. In dem Bericht werden unter der Überschrift Persönliche Daten in Survey&Report die Informationen über jeden Befragten angezeigt. Zuerst werden die Befragtendetails angezeigt. Ist der Befragte ein Befragter aus der Datenbank wird auch das Erstellungsdatum angezeigt. 9

10 Dann werden die Umfragen angezeigt, mit denen der Befragte verbunden ist. Die folgenden Umfrageinformationen werden aufgelistet: Umfrage ID Umfragename Veröffentlichungszeitraum Internetadresse(n) der Umfrage Status (ob der Befragte die Umfrage (nicht) beantwortet hat) Anworten (die gesendeten Antworten) Klicken Sie auf PDF unten rechts auf der Seite, um die Informationen zu exportieren. Für den Fall, dass mehrere Benutzer im Bericht angezeigt werden, wird eine PDF Datei pro Benutzer erstellt. Befragte entfernen oder anonymisieren Unter Datenerhebung > Befragte in einer Umfrage können Sie Befragte von dieser entfernen, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihnen auswählen und auf Entfernen klicken. Wählen Sie die Option Befragte aus der Umfrage entfernen. Wenn Sie die das Kontrollkästchen Aus der Datenbank entfernen auswählen, werden alle ausgewählten Befragten, die mit keiner anderen Umfrage verbunden sind, aus der Befragtendatenbank entfernt. Klicken Sie OK. Ob die Antworten der gewählten Befragten gemeinsam mit ihnen entfernt werden, hängt vom Status der Umfrage ab: Hat die Umfrage den Status Erstellung oder Aktiv, werden alle Daten der Befragten entfernt. Hat die Umfrage den Status Aktiv, werden die Antworten der Befragten entfernt, vorausgesetzt die Umfrage ist nicht anonym. Bei anonymen Umfragen werden die Antworten nicht entfernt, da das Programm nicht weiß, welcher Befragte welche Antwort gegeben hat. Hat die Umfrage den Status Abgeschlossen oder Archiviert und der Befragte hat die Umfrage nicht beantwortet, werden alle Daten des Befragten entfernt. Hat die Umfrage den Status Abgeschlossen oder Archiviert und der Befragte hat die Umfrage beantwortet, wird seine Antwort (und der angezeigte Name, falls Sie Antwortvariablen in der Umfrage erlauben) in der Umfrage beibehalten. Sind Befragtenkategorien mit der Umfrage verbunden, werden die Werte der Kategorien ebenfalls in der Umfrage beibehalten. Benutzer können auch über den Bericht Persönliche Daten im Persönliche Daten Menü entfernt oder anonymisiert werden. Lesen Sie mehr unter dem Abschnitt Informationen über einen Befragten finden und 10

11 exportieren weiter oben, um zu erfahren wie Sie nach Befragten für den Bericht suchen können. Markieren Sie in der Auflistung der Suchergebnisse des Berichts einen oder mehrere Befragte und klicken Sie auf Entfernen. Danach können Sie zwischen diesen zwei Optionen wählen: Anonymisieren: Die Befragten und all ihre Antworten werden im System beibehalten, aber ihr Name wird durch --- ersetzt und alle anderen Daten der Befragten, ausgenommen die Werte der Befragtenkategorien, werden geleert. Befragte aus der Datenbank sind nicht länger unter Administration > Befragte sichtbar, auch nicht wenn Befragte mit einer Umfrage über die von der Befragtendatenbank Option verbunden werden. Entfernen: Die Befragten und all ihre Daten werden komplett aus dem System entfernt. Bitte beachten Sie, dass ihre Antworten ebenfalls entfernt werden, unabhängig vom Status der Umfragen, mit denen sie verbunden sind. Daher beeinflusst diese Option die Resultate der Umfragen und die Antwortquote. Es werden nur die Antworten in anonymen Umfragen behalten. Befragte können auch auf Umfrageebene anonymisiert werden, lesen Sie mehr unter dem Abschnitt Umfragen anonymisieren weiter unten. Befragte aus der Datenbank, die mit keinen Umfragen verbunden sind, können unter Administration > Befragte > Befragte verwalten > Befragte löschen aus der Datenbank entfernt werden. Klicken Sie auf Befragte auflisten, welche mit keiner Umfrage verknüpft sind und klicken Sie auf Alle löschen. Es ist auch möglich, ausgewählte Befragte zu löschen, indem Sie die Kontrollkästchen neben ihren Namen auswählen und auf Gewählte löschen klicken. Umfragen Unter den Abschnitten Umfragen anonymisieren und Umfragen entfernen weiter unten erfahren Sie mehr über automatisierte Funktionen, die Umfragen mit dem Status Abgeschlossen oder Archiviert betreffen. Wenn Sie diese Funktionen nutzen wollen, empfehlen wir, dass Sie Umfragen schließen und archivieren, sobald sie beendet sind. Der Status einer Umfrage kann über ihre Statusseite geändert werden, mit der Schaltfläche Umfrage schließen bei aktiven Umfragen und Umfrage archivieren bei geschlossenen Umfragen. Sie können auch den Status mehrerer Umfragen gleichzeitig ändern unter Umfragen > Meine Umfragen. Klicken Sie auf das Symbol neben der Suchen Schaltfläche, um nach Umfragen mithilfe verschiedener Suchkriterien zu suchen, beispielsweise dem Status der Umfrage. Klicken Sie auf Suchen und alle Umfragen, die Ihrer Suche entsprechen, werden aufgelistet. Neben jeder Umfrage sehen Sie zwei oder mehrere dieser Symbole: Stellen Sie den Mauszeiger darauf, um Informationen über die Umfrage zu sehen Erinnerung an Anonymisierung auf später verschieben (sehen Sie Umfragen anonymisieren weiter unten) Umfrage anonymisieren (sehen Sie Umfragen anonymisieren weiter unten) Umfrage schließen (nur bei aktiven Umfragen) Umfrage archivieren (nur bei geschlossenen Umfragen) auf die Umfrage zugreifen Es ist möglich, mehrere Umfragen gleichzeitig zu schließen oder zu archivieren. Wählen Sie dafür die gewünschten Umfragen aus oder wählen Sie alle Umfragen, indem Sie auf Alle auswählen klicken. Die ausgewählten Umfragen werden blau markiert. Klicken Sie danach auf Umfrage schließen oder Umfrage archivieren unten auf der Seite. 11

12 Einwilligung Sie haben die Möglichkeit, eine Einwilligungserklärung für die Befragten anzuzeigen, bevor sie die Umfrage beantworten. Um die Umfrage beantworten zu können, muss der Befragte das Kontrollkästchen Ich habe die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen und akzeptiere sie auswählen und auf Akzeptieren drücken, um fortfahren zu können. Klickt der Befragte auf Ablehnen, so wird eine Einwilligung abgelehnt Seite angezeigt und der Befragte erhält den Status Abgemeldet in der Umfrage. Die Standardtexte für das Kontrollkästchen und die Schaltflächen werden unter Administration > Sprachen und Übersetzungen > Übersetzung > Umfragetexte festgelegt, aber Sie können diese Texte auch auf Umfrageebene unter Umfrageerstellung > Basisinformationen > Eigenschaften > Layout > Umfragetexte ändern. Unter Persönliche Daten > Einwilligungserklärungen > Umfrage und Persönliche Daten > Einwilligungserklärungen > Umfrage - Abgelehnt erstellen Sie die Einwilligungserklärung und eine Einwilligung abgelehnt Seite. Sie können ein bereits bestehendes Formular bearbeiten, indem Sie es in der Auflistung oben auf der Seite auswählen, eine Kopie eines bestehenden Formulars durch Klicken auf Kopieren und einfügen erstellen oder ein neues Formular erstellen, indem Sie auf Neue kreieren klicken. Sie können das Formular in eine andere aktive Sprache übersetzen, wenn Sie die Sprache in der Liste über dem Texteditor auswählen. Sie aktivieren die Funktion, diese Einwilligungserklärung anzuzeigen, unter Persönliche Daten > Einstellungen - Einwilligung. Wählen Sie hier unter Einwilligung Umfrage die Einstellung Aktiviert: Ja aus. Wenn Sie mehrere Einwilligungserklärungen erstellt haben, können Sie hier auswählen, welche verwendet werden soll. Wenn Sie Bei allen Umfragen fix aktiviert: Ja auswählen, wird die Einwilligungserklärung den Befragten bei jeder Umfrage gezeigt. Wählen Sie Bei allen Umfragen fix aktiviert: Nein, so wird das Kontrollkästchen Nach Einwilligung fragen in den Umfrageeinstellungen verfügbar. Dadurch können Sie bei jeder einzelnen Umfrage entscheiden, ob Sie nach der Einwilligung fragen wollen oder nicht. 12

13 Unter Umfrageerstellung > Basisinformationen > Eigenschaften > Basisinformationen können Sie wählen, welche Einwilligungserklärung und Einwilligung abgelehnt Seite Sie verwenden möchten. Sie können das Formular an die Umfrage anpassen. Wählen Sie dazu eine der nummerierten Optionen in der Auswahlliste, anstelle der Standard Option, und speichern Sie. Wählen Sie danach die Einwilligungserklärung und Einwilligung abgelehnt Registerkarten, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Umfragen anonymisieren Umfragen mit dem Status Abgeschlossen oder Archiviert können anonymisiert werden. Wenn Sie eine Umfrage anonymisieren, werden alle Daten der Befragten aus der Umfrage gelöscht, mit Ausnahme von den Werten der Befragtenkategorien. Die Antworten bleiben allerdings erhalten. Sie können eine Umfrage über ihre Statusseite mithilfe der Anonymisieren Schaltfläche anonymisieren. Sie finden diese Schaltfläche auch unter Datenerhebung > Befragte. Wenn Sie über Umfragen informiert werden möchten, die noch nicht anonymisiert wurden, aktivieren Sie die Funktion Erinnerung an Anonymisierung unter Administration > Einstellungen > Umfragen > Allgemeine Einstellungen. Legen Sie fest, wie viele Tage nach Abschluss einer Umfrage die Erinnerung angezeigt werden soll. Bestimmen Sie außerdem, um wie viele Tage die Erinnerung nach hinten verschoben werden soll, wenn Sie die Anonymisierung auf später verschieben Funktion bei einer Umfrage anwenden. Die Erinnerung erscheint am oberen Rand des Bildschirms, wenn sich ein Benutzer einloggt. Wenn der Benutzer auf Ansehen klickt, sieht er eine Liste aller noch nicht anonymisierten Umfragen, die er berechtigt ist zu sehen. 13

14 Um eine Umfrage zu anonymisieren, klicken Sie das Symbol. Wenn Sie das Symbol klicken, wird die Erinnerung für diese Umfrage um die Anzahl an Tagen nach hinten verschoben, die Sie unter Administration > Einstellungen wie oben beschrieben festgelegt haben. Es ist möglich, mehrere Umfragen gleichzeitig zu anonymisieren oder auf später zu verschieben. Wählen Sie dafür die gewünschten Umfragen aus oder wählen Sie alle Umfragen, indem Sie auf Alle auswählen klicken. Die ausgewählten Umfragen werden blau markiert. Klicken Sie danach auf Anonymisieren oder Anonymisierung auf später verschieben unten auf der Seite. Sie können auch über Umfragen > Meine Umfragen auf diese Liste zugreifen. Wählen Sie das Kontrollkästchen Nur Umfragen, die noch nicht anonymisiert wurden aus, entfernen Sie das Häkchen bei Nur meine Umfragen und klicken Sie auf Suchen. Umfragen entfernen Umfragen mit dem Status Abgeschlossen oder Archiviert können mitsamt ihren Befragten und Antworten komplett entfernt werden. Sie können eine Umfrage über ihre Statusseite entfernen, indem Sie auf Entfernen klicken. Unter Administration > Einstellungen > Umfragen > Automatisierung können Sie das automatische Entfernen von Umfragen aktivieren, die den Status Archiviert haben. Legen Sie fest, wie viele Tage eine Umfrage archiviert sein muss, bevor sie entfernt wird. Schriftliche Umfragen Unter Umfragen > Datenerhebung > Schriftliche Umfragen können Sie die Einstellung Alle hochgeladenen PDF Dateien beim Abschließen der Umfrage löschen aktivieren. Das bedeutet, dass alle hochgeladenen PDF Dateien der Umfrage, die eingescannte Papierumfragen beinhalten, automatisch gelöscht werden, wenn die Umfrage abgeschlossen ist. 14

15 s Von einer Umfrage versandte s werden automatisch anonymisiert, wenn die Umfrage anonymisiert wird, und automatisch gelöscht, wenn die Umfrage gelöscht wird. Eingehende s können manuell unter Administration > s und Briefe > -Konten > Eingehende E- Mails entfernt werden. Wählen Sie das Kontrollkästchen Nicht zustellbare s anzeigen aus, wählen Sie die s aus, die Sie entfernen möchten und klicken Sie auf Entfernen. Wählen Sie die Option Von der Liste und vom Mailserver löschen aus und klicken Sie auf Entfernen. Haben Sie mehrere -Konten, wählen Sie danach einfach das nächste -Konto aus der Auswahlliste aus und wiederholen Sie dieselben Schritte. 15