Das Ende der gefühlten Kalkulation warum und wie Sie Ihr Verwalterhonorar wirklich kalkulieren müssen

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1 Das Ende der gefühlten Kalkulation warum und wie Sie Ihr Verwalterhonorar wirklich kalkulieren müssen RA Dr. Michael Casser Vorstandsvorsitzender des VNWI e.v. VdiVH 15. Verwalterforum 02. März 2018

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3 4.1 des WEG-Verwaltervertrags:

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5 Die Kalkulation der Verwaltervergütung kann nur objektbezogen erfolgen! Die Anzahl der Einheiten sagt nichts aus über Kopfzahl der Eigentümer Technische Ausstattung und Wartungsbedarf Instandhaltungsaufwand Versicherungsschäden Rechtliche Gestaltung (Untergemeinschaften) Komplexität der Jahresabrechnung Zahlungsmoral Rechtsstreitigkeiten Anzahl der nicht lösungsorientierten Miteigentümer

6 Fahrzeug /kg Gewicht Grundpreis VW Passat 19, kg Audi A4 22, kg * Anteil Onkel Joseph * Anteil Tante Maria * Anteil Neffe David 4.665

7 4 des WEG-Verwaltervertrags:

8 Grundleistungen des Verwalters gemäß 3 WEG-Verwaltervertrag 3.1 Durchführung der Eigentümerversammlung : Zeitaufwand pro Jahr WE 10 WE 50 WE 150 Ausarbeitung der TO, der Beschlussvorschläge und der Erläuterungstexte Bearbeitung von Beschlussanträgen einzelner Eigentümer Inhaltliche und terminliche Abstimmung mit Verwaltungsbeirat Versand der Einladung mit Anlagen Organisatorische Vorbereitung (Raumbuchung, Anwesenheits-/Abstimmlisten) Durchführung der ETV (An- und Abfahrt, Raumvorbereitung, Einlasskontrolle, Vollmachtsüberprüfung, Vorsitz) Eintragung der Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung Erstellung der Niederschrift der Eigentümerversammlung, Abstimmung mit den Mitunterzeichnern und Einholung der Unterschriften Versand der Niederschrift Summe Stunden

9 Grundleistungen des Verwalters gemäß 3 WEG-Verwaltervertrag 3.2 Kaufmännische Betreuung: Zeitaufwand pro Jahr Allgemeine Führung der WEG-Bankkonten Forderungsmanagement (Überwachung des Zahlungseingangs der einzelnen Eigentümer u. sonstiger Schuldner der Eigentümergemeinschaft, Einleitung von Beitreibungsmaßnahmen) Sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen Fristgerechte Bewirkung von Zahlungen, soweit möglich unter Ausnutzung von Skonto WE 10 WE 50 WE 150 Kontrolle und Abrechnung von Hausmeister- und Sonderkassen (z.b. für gemeinschaftliche Wascheinrichtungen) Anlage der Instandhaltungsrückstellung und sonstiger Liquiditätsüberschüsse Summe Stunden

10 Grundleistungen des Verwalters gemäß 3 WEG-Verwaltervertrag 3.3 Wirtschaftsplan/Jahresabrechnung: Zeitaufwand pro Jahr WE 10 WE 50 WE 150 Aufstellung des Gesamt- und Einzelwirtschaftsplanes Abruf der sich aus dem jeweiligen Wirtschaftsplan ergebenden Hausgeldbeträge Erstellung der Gesamt- und Einzelabrechnung Aufbereitung und Unterstützung für Rechnungsprüfung Bereitstellung der Abrechnungsunterlagen zum Versand unter Zuordnung der Anlagen (Heizkostenabrechnung) Bereitstellung von Abrechnungsunterlagen zur Einsichtnahme durch Eigentümer/Belegversand auf Anforderung Beantwortung von Eigentümeranfragen Anforderung von Nachzahlungen/Auszahlung von Guthaben aus den beschlossenen Einzelabrechnungen Bearbeitung von Eigentümerwechseln Summe Stunden

11 Grundleistungen des Verwalters gemäß 3 WEG-Verwaltervertrag 3.4 Instandhaltung und Instandsetzung: Zeitaufwand pro Jahr Durchführung der Objektbegehungen Protokollierung und Dokumentation der Objektbegehungen Abschluss und Überwachung der Verträge mit Dienstleistern für Hausmeister- und Hausreinigungsarbeiten Abschluss und Überwachung von Wartungsverträgen (Aufzug/Rolltore/Heizung) WE 10 WE 50 WE 150 Einholung von Kostenvoranschlägen und Vergleichsangeboten für Instandhaltungsmaßnahmen Vergabeverhandlung und Beauftragung von Instandhaltungsmaßnahmen Organisation und Koordination der Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen Rechnungsprüfung Geltendmachung von Mängelbeseitigungs- und Gewährleistungsansprüchen Sonstige Aufgaben (Trinkwasserbeprobungen/Brandschutz etc.) Bearbeitung von Versicherungsschäden Summe Stunden

12 Grundleistungen des Verwalters gemäß 3 WEG-Verwaltervertrag 3.5 Allgemeine Verwaltungstätigkeit: Zeitaufwand pro Jahr Erfassung und Pflege der Eigentümerdaten Allgemeine Kommunikation mit Eigentümern Bearbeitung von Eigentümeranfragen (Schlüsselbestellung, Übersendung von Dokumenten etc.) Abschluss, Überwachung und Kündigung von sonstigen Dienstleistungsverträgen (Gebäudereinigung, Messdienstleister etc.) Abschluss und Kündigung der gemäß Gemeinschaftsordnung oder den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft abzuschließenden Versicherungen WE 10 WE 50 WE 150 Überwachung der Einhaltung der Hausordnung und Aussprache von Abmahnungen Summe Stunden

13 Grundleistungen des Verwalters gemäß 3 WEG-Verwaltervertrag 3.6 Unterstützung des Verwaltungsbeirats: Zeitaufwand pro Jahr WE 10 WE 50 WE 150 Teilnahme an Sitzungen des Verwaltungsbeirates Ausarbeitung von Vorlagen/Informationstexte für den Verwaltungsbeirat Telefonverkehr mit dem Verwaltungsbeirat Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat Summe Stunden

14 Zusammenfassung der Grundleistungen des Verwalters gemäß 3 WEG-Verwaltervertrag 3.1 Durchführung der Eigentümerversammlung: 3.2 Kaufmännische Betreuung: 3.3 Wirtschaftsplan/Jahresabrechnung: 3.4 Instandhaltung und Instandsetzung: 3.5. Allgemeine Verwaltungstätigkeit: 3.6 Unterstützung des Verwaltungsbeirats: Bestand: x 5 x 15 WE 10 WE 50 WE 150 Gesamtaufwand pro Objekt / Jahr Stundenaufwand: x2 x4,4 Eigene Kalkulation: 300

15 Plausibilitätscheck I Verfügbare Arbeitsstunden pro Mitarbeiter und Jahr: Stunden (produktive Arbeitsstunden 1.272) 50er WEG mit 300 Stunden entspricht ca. 17% der Arbeitszeit. Ein Mitarbeiter kann also knapp den 6-fachen Bestand = insgesamt ca. 300 WE verwalten.

16 Plausibilitätscheck II Abgleich mit Ergebnissen aus dem DDIV-Branchenbarometer

17 Aus dem DDIV Branchenbarometer 2015: Verwaltete Wohneinheiten pro Mitarbeiter in 2014 nach Größe Ergebnis: Je größer die Verwaltung, desto mehr Einheiten werden je Mitarbeiter verwaltet. Grund dafür: Je größer das Unternehmen desto häufiger gibt es spezialisierte Fachabteilungen (u.a. Abrechnung, technische Betreuung).

18 Aus dem DDIV Branchenbarometer 2015: Vergleich verwaltete Wohneinheiten pro Mitarbeiter 2014/2011 (Gesamtdurchschnitt) Ergebnis: Das 1. DDIV-Branchenbarometer mit Ergebnissen aus 2011 verzeichnete im Schnitt noch 13% mehr verwaltete Einheiten pro Mitarbeiter als Gründe dafür: höhere gesetzliche Anforderungen und damit verbunden ein höherer zeitlicher Mehraufwand pro Einheit.

19 Plausibilitätscheck III Gesamtverwaltungsbestand durch Anzahl aller Mitarbeiter teilen: Empirischer Wert: ca. 300 WE/Mitarbeiter Ansatz von 300 Mitarbeiterstunden p.a. für 50er WEG realistisch Kosten?

20 Aus dem DDIV Branchenbarometer 2017: Stundensätze (netto)

21 Personalkosten Anteil der Personalkosten (inkl. Lohnkosten) an den Gesamtkosten in % - Gruppiert nach Unternehmensgröße - Quelle: 3. DDIV-Branchenbarometer 2015

22 Ergebnis: I. Mittelwert der berechneten Stundensätze 55 x 300 Stunden/Jahr = p.a. = pro Monat : 50 WE = 27,50/WE/Monat II. Brutto-Personalkosten 33 x 300 Stunden/Jahr = p.a. + Allgemeinkosten = p.a. = pro Monat : 50 WE = 27,33/WE/Monat Bekommen wir das? Nein!!!

23 Vergleich: Höhe der Verwaltungskosten im preisgebundenem Wohnungsbau beträgt gemäß 26, 41 II. BV (Stand 2017): 340,31 pro WE 37,12 pro Garage/Einstellplatz. Dies ergibt (unter Herausrechnung von 19% Umsatzsteuer) einen Betrag von brutto 28,35 bzw. netto 23,83/pro WE/Monat bzw. brutto 3,09 bzw. netto 2,60/pro Garage/Monat.

24 Auswertung des 5. DDIV-Branchenbarometers 02/2017: Regelsatz bei der WEG-Verwaltung im Bestand 2016 je Einheit/Monat (netto) Minimum Maximum Mittelwert WEG mit < 10 WE 12,50 46,00 24,32 WEG mit WE 11,50 32,00 21,08 WEG mit WE 10,23 32,00 19,06 WEG mit WE 13,00 32,00 18,28 WEG mit > 100 WE 12,00 25,00 16,86

25 Ende der Kalkulationsfreiheit durch gerichtlich verordnete Flatrates?

26 Kalkulationsfreiheit der Parteien:

27 Beispiel für eine Zusatzleistung: Durchführung einer außerordentlichen ETV ( 5.2 Verwaltervertrag): Zeitaufwand Ausarbeitung der Beschlussanträge der a.o. ETV und der Erläuterungstexte WE 10 WE 50 WE 150 Inhaltliche und terminliche Abstimmung mit Verwaltungsbeirat Versand der Einladung mit Anlagen Organisatorische Vorbereitung (Raumbuchung, Anwesenheits-/Abstimmlisten) Durchführung der ETV (An- und Abfahrt, Raumvorbereitung, Einlasskontrolle, Vollmachtsüberprüfung, Vorsitz) Eintragung der Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung Erstellung der Niederschrift der Eigentümerversammlung, Abstimmung mit den Mitunterzeichnern und Einholung der Unterschriften Versand der Niederschrift Summe Stunden ca. 2/3 des Aufwands einer ordentlichen ETV!

28 LG Frankfurt, Urteil vom , 2-13 S 132/13: Zusatzvergütung für Regieaufwand für größere Sanierungsmaßnahmen: Einer gerichtlichen Inhaltskontrolle hält der Verwaltervertrag betreffs der Regelung nach 5.5 nicht stand, da sie eine Sondervergütung für zumindest auch eine von dem Verwalter im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben zu erbringenden Tätigkeiten vorsieht.

29 LG Frankfurt, Urteil vom , 2-13 S 132/13: Nicht zu beanstanden sind entgegen der Auffassung des Klägers allerdings die unter 5.1 und 5.2 vereinbarten Zusatzvergütungen für Wiederholungsversammlungen oder für außerordentliche Eigentümerversammlungen. Denn die Regelungen sehen vor, dass diese nicht vom Verwalter erhoben werden, wenn die Durchführung durch den Verwalter zu vertreten ist. Dies entspricht ordnungsgemäßer Verwaltung. Auch für die vom Verwalter gemäß Teilungserklärung zu erteilende Zustimmung bei Veräußerung gemäß 12 Abs. 1 WEG kann bedenkenlos eine Zusatzvergütung für den zusätzlich entstehenden Verwaltungsaufwand vereinbart werden.

30 Drabek, IMR 2016, 383: "Sondervergütungen sind nicht zwangsläufig Mehreinnahmen des Verwalters. Das Gericht klärt nicht, wie sich das allgemeine Honorar des Verwalters zusammensetzt. Es wird unterstellt, dass es sich auf der Basis seiner gesetzlichen Rechte und Pflichten berechnet. Im Gesetz gibt es dafür keine Vorgabe. Wenn ein Verwalter das allgemeine Honorar als Grundvergütung niedrig angesetzt und erbrachte Leistungen nach Anfall abrechnet, kann dies für den Verwalter und die Eigentümer fair, transparent und deswegen ordnungsmäßig sein."

31 LG Dortmund, Urteil vom , 1 S 455/15: "In dem Verwaltervertrag sind Sondervergütungen auch für Tätigkeiten vorgesehen, die im Rahmen der dem Verwalter vom Gesetz zugewiesenen Aufgaben und Befugnisse liegen und zum typischen Berufsbild eines Verwalters gehören und damit schon mit der monatlichen Vergütung abgegolten sind... Dies führt zur Anfechtbarkeit des Beschlusses...

32 LG Dortmund, Urteil vom , 1 S 455/15: Dazu gehören: Die Betreuung von Instandsetzungsmaßnahmen, die unter 5.5 des Verwaltervertrages gesondert vergütet wird. weil eine Instandsetzungsmaßnahme, deren Volumen über 5.000,00 EUR liegt, nicht zugleich eine aufwändige Bauüberwachung darstellen muss, Die Unterrichtung der Wohnungseigentümer über Rechtsstreitigkeiten, die in Punkt 5.6 gesondert vergütet wird, Die Anforderung von Zahlungen, 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG, die unter Punkt 5.10 des Verwaltervertrags gesondert vergütet wird, Die Vergütung für den Mehraufwand wegen eines Eigentümerwechsels (Punkt 5.13) "

33 21 WEG (7) Die Wohnungseigentümer können die Regelung der Art und Weise von Zahlungen, der Fälligkeit und der Folgen des Verzugs sowie der Kosten für eine besondere Nutzung des gemeinschaftlichen Eigentums oder für einen besonderen Verwaltungsaufwand mit Stimmenmehrheit beschließen.

34 LG Frankfurt, Urteil vom , 2-13 S 49/16: Bedenken bestehen nach Ansicht der Kammer auch bezüglich der Sonderhonorare für die Erhebung der Sonderumlage (1 % netto, maximal EUR brutto). Auch insoweit neigt die Kammer der Ansicht zu, dass es sich insoweit um eine Tätigkeit handelt, die der Verwalter nach 27 Abs. 1 Nr. 4 und WEG ohnehin zu erbringen hat, so dass es sich insoweit bereits um kontrollfähige und nach 307 BGB unwirksame Entgeltklauseln handelt.

35 Muss also jetzt alles inkludiert sein, was zum gesetzlichen Aufgabenbereich des Verwalters gehört? Beispiel 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG: Der Verwalter ist verpflichtet,... Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen.

36 Prof. Dr. Florian Jacoby/Prof. Dr. Arnold Lehmann-Richter/Prof. Dr. Frank Weiler Die AGB-Kontrolle der Verwaltervergütung im Spiegel der höchstrichterlichen Rechtsprechung zu Bankentgelten I. Anlass Der BGH hat sich in den letzten Jahren ausgiebig mit Entgeltklauseln von Banken und Bausparkassen befasst. Inzwischen hat sich eine gefestigte Rechtsprechung herausgebildet (näher unter III.). Im deutlichen Widerspruch dazu steht die gerichtliche Befassung mit Klauseln über die Vergütung eines Wohnungseigentumsverwalters. Insoweit dominieren Einzelfallentscheidungen der Untergerichte, die auf keinem festen dogmatischen Fundament zu fußen scheinen (dazu sogleich II.). Diesen Befund haben eine Reihe von Wissenschaftlern und Praktikern zum Anlass genommen, auf Einladung der Forschungsstelle für Immobilienrecht der Universität Bielefeld die 3. Marienfelder Gespräche zum Immobilienrecht dem Thema der Verwaltervergütung zu widmen

37 Es gibt keine gesetzliche Regelung, wonach alle durch den Verwalter zu erbringenden Leistungen durch eine pauschale Vergütung abgeschlossen sein müssen. Im Gegenteil: Wenn es sich um durch den Verwalter zu erbringende Leistungen handelt, sind es keine Neben- oder Zusatzleistungen, sondern um Hauptleistungen. Preisabreden für solche Hauptleistungen unterliegen nicht der Inhaltskontrolle, sondern nur der Transparenzkontrolle ( 307 Abs. 3 S. 1 BGB).

38 Nicht der Inhaltskontrolle unterliegende Vergütungen für Hauptleistungspflichten ließen sich danach insbesondere vereinbaren für: die Durchführung von Beschlüssen ( 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG), die Mitwirkung des Verwalters an Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung ( 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG) einschließlich der Abwicklung von Versicherungsschäden, das Anfordern/Mahnen des Hausgelds ( 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG), das Bewirken und Entgegennehmen von Leistungen und Zahlungen ( 27 Abs. 1 Nr. 5 WEG), Werden für diese Leistungen Preise festgesetzt, verbleibt allein die Transparenzkontrolle.

39 Ein Verwalter ist nicht gezwungen, für die Erbringung der Hauptleistungen einen Gesamt- oder Pauschalpreis anzugeben, vielmehr kann er auch den Preis in Bestandteile oder Teilentgelte aufteilen. Die Tendenz für die künftige Gestaltung der Verwalterverträge weist daher in diese Richtung: Eine klare Aufgliederung der Verwaltervergütung nach Preisbestandteilen und die Verwendung der jedenfalls preisrechtlich missverständlichen Bezeichnung Zusatzvergütung nur noch für solche Leistungen, die die Verwalter statt eines Dritten über seinen gesetzlichen Aufgabenbereich hinaus übernimmt.

40 Zurück zur Gebührenkalkuation: Ohne betriebs- und objektbezogene Kalkulation: Kein auskömmliches, faires Honorar Keine Finanzierbarkeit der Digitalisierung Keine Motivation Keine qualifizierten Mitarbeiter Keine Qualität der Dienstleistung + Keine transparente und nachvollziehbare Darstellung gegenüber dem Kunden Keine Argumente, warum andere nicht zu Dumpingpreisen arbeiten können.

41 Es ist unsinnig, am Verwalter zu sparen: % 85-90%

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