Der Verwaltervertrag als Grundlage professionellen Handelns? Steffen Haase. Vizepräsident des DDIV

Transkript

1 Der Verwaltervertrag als Grundlage professionellen Handelns? Vizepräsident des DDIV

2 DER VERWALTER Welche Interessen hat ein Verwalter beim Abschluss eines Verwaltervertrages? 1. Rechtssicherheit 2. Gut vermittelbar an den Eigentümer 3. Klare Vergütungsregelungen 4. 1 Vertrag für alle Gemeinschaften mit

3 DER VERWALTER klaren Vollmachtsregeln!

4 DER VERWALTERVERTRAG Welches Vertragsformular soll ich verwenden? DDIV Langversion DDIV Kurzversion Landesverbandsversion? oder gar ein anderes Muster?

5 DER VERWALTERVERTRAG Welches Vertragsformular soll ich verwenden? DDIV Langversion DDIV Kurzversion Landesverbandsversion oder gar ein anderes Muster

6 DDIV LANGVERSION Wieso wird der Vertrag nicht angewendet? 1. Rechtssicherheit? NEIN? 2. Gut vermittelbar an den Eigentümer JA 3. Klare Vergütungsregelungen NEIN? 4. 1 Vertrag für alle Gemeinschaften NEIN?

7 IST DER INHALT VERMITTELBAR? Wieso wird der Vertrag nicht angewendet? Er erscheint 1. zu lang 2. zu ausführlich 3. zu kompliziert 4. zu wenig pauschal Halt einfach viel zu kompliziert.

8 ER IST VERMITTELBAR! Bestes Leistungsverzeichnis von Verwalterdienstleistungen 9 Seiten sind eine reine ausführliche Auflistung und Beschreibung von Verwalterleistungen. Sind optimierbar in der Textverarbeitung!

9 ER IST VERMITTELBAR! Bestes Leistungsverzeichnis von Verwalterdienstleistungen Die Optimierung ist auch erforderlich, da ich nicht mit jeder WEG ein individuelles Leistungsverzeichnis haben möchte und nicht in jeder WEG andere Grundleistungen und besondere Leistungen vereinbaren möchte.

10 ER IST VERMITTELBAR! Argumente: 1. Bestes Leistungsverzeichnis für Verwalterdienstleistungen 2. Beste Aufsplitterung in Grundleistungen und besondere Leistungen 3. Rechtssicherheit

11 RECHTSSICHERHEIT Rechtssicherheit Benachteiligen einzelne Klauseln des Vertrages die Eigentümergemeinschaft unangemessen, so sind sie nach 307 BGB ff. unwirksam. Insbesondere gilt ein Vorrang der Gemeinschaftsordnung. Ein Abgleich ist hier unbedingt erforderlich.

12 RECHTSSICHERHEIT Rechtssicherheit Vertrag: Der Verwalter ist berechtigt für Mahnschreiben eine Mahngebühr von 6 zu verlangen. OLG München, ZMR 2009, 64 Diese Regelung widerspricht der Gemeinschaftsordnung die in 3 Nr. 2 Buchstabe j für Mahnschreiben eine Gebühr von 2 DM vorschreibt.

13 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 3 Schwerpunkte: 1. Leistungsverzeichnis 2. Vergütungsregelung 3. Vollmachtsregelung

14 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE HIER KUNDENANFORDERUNGEN Regelmäßige Objektkontrolle Schnelle Abrechnungserstellung Überwachung der Nebenkosten Überwachung der Hausordnung Einleiten von Zahlungsklagen Rechtsanwaltsbeauftragung Zeitnahes Mahnwesen Zeitnahe Beschlussausführung Zügige Bearbeitung von Versicherungsschäden Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen KUNDE Telefonische Erreichbarkeit Handwerkerbeauftragung Finanzmanagement Einbindung des Verwaltungsbeirates Kontrolle der Hausmeisterei bzw. Treppenhausreinigung Angemessene Verwaltervergütung und vieles mehr.

15 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 1. Leistungsverzeichnis Individualisierung der Leistung Differenzierung zw. Grund- und besonderen Leistungen Schaffung einer Abrechnungsbasis für kleinere Gemeinschaften je schwieriger und personalintensiver desto mehr individuelle Kosten Weg von kostenintensiven Positionen (Versand per Post) QUERDenken

16 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 1. Leistungsverzeichnis 24 Absatz 6 WEG (6) Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die Niederschriften einzusehen.

17 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die Niederschriften einzusehen. Weg von kostenintensiven Positionen (Versand per Post) 1. Protokoll nur noch per mail oder im Internet abrufbar 2. Rundschreiben nur noch im Portal (sms/mail neue Info der Verwaltung für sie vorhanden)

18 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 2. Vergütungsregelung 15 WE * 20 = 300,00 netto / 60 pro h = 5 Mitarbeiterstunden im Monat abzgl. Jahresarbeiten Eigentümerversammlung Jahresabrechnung Beiratstreffen /Belegprüfung Objektbegehung

19 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 2. Vergütungsregelung 15 WE * 20 = 300,00 netto / 60 pro h = 5 Mitarbeiterstunden im Monat abzgl. Jahresarbeiten verbleiben 1-2 Stunden für die normale Verwalterarbeit!!

20 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 1-2 Stunden für die normale Verwalterarbeit!! Entsprechen aber nicht den Kundenanforderungen! Zu viele Verwalterverträge haben kaum besondere Leistungen. Dies ist aber wirtschaftlich nicht darstellbar! Ein moderner Verwaltervertrag braucht mindestens 15 besondere Leistungen!

21 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 15 besondere Leistungen 1.Wiederholungsversammlung 2.a.o. Eigentümerversammlung 3.Postversand von Protokollen 4.Erhebung und Abrechnung von Sonderumlagen 5.Führung von Lohnkonten 6.Regieaufwand größere Sanierungsmaßnahmen 7.Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten 8.Regulierung von Versicherungsschäden

22 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 15 besondere Leistungen 9. Mietverwaltung a EStG-Bescheinigung 11. Mahnungen 12. Klagepauschale 13. Nichtteilnahme am Lastschrifteinzug 14. Eigentümerwechsel 15. Verwalterzustimmung

23 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE 3. Vollmachtsregelung Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters ergeben sich aus 27 WEG. = nicht ausreichend siehe Kundeanforderungen an einen Verwalter 27 Abs. 3, S.1 Nr. 7 WEG ist nur eine begrenzte Einzelermächtigung

24 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE HIER KUNDENANFORDERUNGEN Regelmäßige Objektkontrolle Schnelle Abrechnungserstellung Überwachung der Nebenkosten Überwachung der Hausordnung Einleiten von Zahlungsklagen Rechtsanwaltsbeauftragung Zeitnahes Mahnwesen Zeitnahe Beschlussausführung Zügige Bearbeitung von Versicherungsschäden Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen KUNDE Telefonische Erreichbarkeit Handwerkerbeauftragung Finanzmanagement Einbindung des Verwaltungsbeirates Kontrolle der Hausmeisterei bzw. Treppenhausreinigung Angemessene Verwaltervergütung und vieles mehr.

25 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Der Verwalter braucht eine Vollmacht um: - Dienst-, Werk-, Versicherungs-, Wartungs- und Lieferverträge abzuschließen und zu kündigen, Handlungsvollmacht zur Überwachung / Senkung der Nebenkosten Abschluss neuen Gasversorgungsvertrages (Laufzeit / Wechsel überhaupt gewollt)

26 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Der Verwaltervertrag ist und ersetzt keinen Beschluss nach 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 7 WEG! Gesetzestext: sonstige Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen vorzunehmen, soweit der hierzu durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit ermächtigt ist.

27 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Der Verwaltervertrag ist und ersetzt keinen Beschluss nach 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 7 WEG! Gesetzestext: sonstige Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen vorzunehmen, soweit der hierzu durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit ermächtigt ist.

28 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Beachte: Ermächtigung = Pflichtenübernahme

29 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Der Verwalter braucht eine Vollmacht um: Instandhaltungs- und Instandsetzungsaufträge zu erteilen Kleinere Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten (bis zu einem Kostenaufwand von im Einzelfall) können jedoch durch den Verwalter eigenverantwortlich in Auftrag gegeben werden, der jährliche Gesamtaufwand hierfür darf den im jeweiligen Wirtschaftsplan enthaltenen Gesamtansatz für die laufende Instandhaltung nicht überschreiten.

30 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Dienst-, Werk-, Versicherungs-, Wartungs- und Lieferverträge abzuschließen und zu kündigen Problem: BGH, III ZR 443/13, ZMR 2014, Satz 1 BGB Einseitiges Rechtsgeschäft eines Bevollmächtigten Ein einseitiges Rechtsgeschäft, das ein Bevollmächtigter einem anderen gegenüber vornimmt, ist unwirksam, wenn der Bevollmächtigte eine Vollmachtsurkunde nicht vorlegt und der andere das Rechtsgeschäft aus diesem Grunde unverzüglich zurückweist.

31 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Dienst-, Werk-, Versicherungs-, Wartungs- und Lieferverträge abzuschließen und zu kündigen Die Vertretungsmacht des Verwalters, die ihm durch einen Beschluss nach 27 Abs. 3 S. 1 Nr. 7 WEG übertragen wird, ist für Dritte nicht nachvollziehbar. Daher ist der Schutzzweck des 174 S. 1 BGB, Dritten eine Möglichkeit einzuräumen, die Bevollmächtigung nachzuprüfen, in diesen Fällen betroffen. Ohne Nachweis der Vertretungsmacht kann die Kündigung als einseitiges Rechtsgeschäft daher vom Empfänger zurückgewiesen werden.

32 WICHTIGE VERTRAGSINHALTE Dienst-, Werk-, Versicherungs-, Wartungs- und Lieferverträge abzuschließen und zu kündigen Gesetz Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung Verwaltervertrag Beschluss

33 WAS IST ZU TUN? Die Verwalterbestellung ist ein zweigliedriger Bestellungsakt (Bestellung und Vertrag) der durch ein drittes Element ergänzt werden muss: Beschluss auf der ersten Versammlung des Verwalters zu diversen Verwalterfragen

34 WAS IST ZU TUN? Beschluss auf der ersten Versammlung des Verwalters zu diversen Verwalterfragen: 1. Beschluss gemäß 21 Absatz 7 WEG Kosten für einen besonderen Verwaltungsaufwand (siehe Rechtssicherheit) + Auferlegung der Kosten für einen besonderen Verwaltungsaufwand (Kostenverteilung, Belastung des jeweiligen Verursachers)

35 WAS IST ZU TUN? Beschluss auf der ersten Versammlung des Verwalters zu diversen Verwalterfragen: wie auch zu AGB-rechtlich unwirksamen Klauseln z.b. im Abgleich mit der Gemeinschaftsordnung

36 WAS IST ZU TUN? Beschluss gemäß 27 Absatz 3 Satz 1 Nr. 7 WEG zu Vollmachtsfragen, insbesondere der Kündigungsermächtigung Vertragsabschlüsse Nachweis nach 26 Absatz 3 WEG bzw. Auszug aus der Beschluss-Sammlung

37 WAS IST ZU TUN? Beschluss gemäß 27 Absatz 3 Satz 1 Nr. 7 WEG unter Maßgabe: Vorteil für die Gemeinschaft Kompetenzklauseln vermeiden Versammlungen Nachteil für die Gemeinschaft Drohender Kontrollverlust, Verwalter wird zu einem WEG- Vorstand = nur angemessen, begrenzte Vollmachten sind wirksam

38 WAS IST ZU TUN? Beschluss gemäß 27 Absatz 3 Satz 1 Nr. 7 WEG unter Maßgabe: = nur angemessen, begrenzte Vollmachten sind wirksam Ist im Ergebnis für viele Gemeinschaften und Verwalter nicht befriedigend. Lösung: Gemeinschaftsordnung oder Gesetz

39 FAZIT Um den Anforderungen von heute gerecht zu werden: ist ein moderner und professioneller Vertrag notwendig sind zusätzliche Beschlüsse einer Eigentümerversammlung erforderlich Sind diese im Gesamtverwaltungsbestand nicht gegeben, erhöht sich der Verwaltungsaufwand immens und wird dadurch eine Anpassung der Verwaltervergütung erforderlich.