Inventarisierung. Eintragen im Kardex Elektronischer Lieferschein. Inventarisierung von Rechnungen

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1 Inventarisierung Eintragen im Kardex Elektronischer Lieferschein Entwicklung Funktionalität Teilaspekte des Konsolidierten Lieferservices Inventarisierung von Rechnungen Haushaltsstruktur Rechnungsbearbeitung Lieferantenleitkarte Gutschrift Rechnungsanweisung Pia Renner BAES 2 / Zeitschriften und Elektronische Medien 17. April 2013

2 2 Hefteintrag im Kardex (1) Startseite des MFC

3 Hefteintrag im Kardex (2) Suchmaske / Matchcodesuche oder oder 3

4 4 Hefteintrag im Kardex (3) Auswahl aus Trefferliste

5 5 Hefteintrag im Kardex (4) Kardex

6 6 Hefteintrag im Kardex (5) Aufblinker

7 7 Hefteintrag im Kardex (6) Reiter: Leitkarte / Verwaltung / Exemplare

8 8 Hefteintrag im Kardex (7) Leitkarte

9 9 Hefteintrag im Kardex (8) Verwaltung

10 10 Hefteintrag im Kardex (9) Exemplare

11 11 Heftetikettenausdruck aus EC

12 12 Umlaufzettel aus EC

13 SISIS Erwerbungs-Client Elektronischer Lieferschein Entwicklungsgeschichte und Funktionalität. Pia Renner BAES April 2013

14 Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (1) Entwicklungsgeschichte Ausgangssituation: ca Titel eines Lieferanten standen zur Übernahme in den EC an Projektteile - Automatisierte Erzeugung von Bestelldaten - Schneller Hefteingang mit elektronischem Lieferschein Projektbezeichnung Automatisierte Zeitschriftenverwaltung im SISIS SunRise-Erwerbungsclient Auftragsvergabe an SISIS im Oktober 2005 Testphase im Sommer 2006 Auslieferung und Aufnahme des Echtbetriebs Ende

15 Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (2) Voraussetzungen und Gründe Größere Anzahl von Abos konzentriert bei 1 Lieferanten Nutzung des konsolidierten Lieferservices eines Lieferanten 15

16 Konsolidierter Lieferservice An der BSB im Rahmen eines Outsourcingprojektes seit 1997 Lieferung erfolgt an Agentur (nicht an Bibliothek) Serviceleistungen der Agentur: Verbuchung der Hefte im elektronischen Kardex Automatische Reklamation fehlender Hefte Verwaltung bibliothekseigener Daten im elektronischen System des Lieferanten Regalfertige Auslieferung der Hefte mit kundenspezifischen Aufklebern Umlaufzettel (optional) Buchsicherung (optional) 16

17 Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (2) Voraussetzungen und Gründe Große Anzahl von Abos konzentriert bei 1 Lieferanten Nutzung des konsolidierten Lieferservices eines Lieferanten Lieferantendaten geeignet für Transfer (inhaltlich wie technisch) Enge Kooperation zwischen Lieferant und Bibliothek Ziel: Beschleunigung der täglichen Hefteinträge 17

18 Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (3) Konsequenzen EC-Bestellnummer muss in Lieferantendatenbank eingepflegt werden Leitkarte: Erscheinungsweise muss auf unregelmäßig eingestellt sein Verzicht auf Heftdatengenerierung Elektronischer Kardex bleibt leer (ohne Vorbelegungen) Folglich: Keine Nutzung der systemeigenen Heftmahnroutine 18

19 Elektronischer Lieferschein Datenlieferung Lieferung des EL vom Lieferanten als csv-datei per -Anhang direkt in Mailbox Abspeicherung auf bestimmten Laufwerk (Zwischenlagerung) Abholung von dort über den EC /Funktion Hefteingang mit Lieferschein 19

20 20 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (1) Eingang der csv-dateien per

21 21 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (2) Speicherung der Dateien in einem definierten Ordner

22 22 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (3) EC: Bereitstellung bei Fortsetzungen / Hefteingang mit Lieferschein

23 23 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (4) Auswahl des Lieferscheins

24 24 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (5) Anhaken der der Titel

25 25 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (6) Hefteingang im Kardex

26 26 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (7) Umlaufverbuchung im Kardex

27 27 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (8) Bereits bearbeitete Titel im EL

28 28 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (9) automatische Zuordnung fehlgeschlagen

29 29 Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (10) Verschieben der Dateien in einen Ablageordner

30 30 Noch Fragen?

31 Rechnungsinventarisierung im Erwerbungsclient Haushaltsstruktur Rechnungsinventarisierung Lieferantenleitkarte Gutschriften Rechnungsanweisung Pia Renner BAES 2 / Zeitschriften und Elektronische Medien 17. April 2013

32 32 Haushaltsstruktur (1)

33 33 Haushaltsstruktur (2)

34 34 Haushaltsstruktur (3)

35 35 Rechnungsinventarisierung (1)

36 36 Rechnungsinventarisierung (2)

37 37 Rechnungsinventarisierung (3)

38 38 Rechnungsinventarisierung (4)

39 39 Rechnungsinventarisierung (5)

40 40 Rechnungsinventarisierung (6) Auswahl Einzelposten über Matchcode oder Bestellnummer

41 41 Rechnungsinventarisierung (7) Inventarisieren Einzelposten - Rechnungsdaten

42 Rechnungsinventarisierung (8) Inventarisieren Einzelposten - Rechnungsdaten

43 43 Rechnungsinventarisierung (9) Inventarisieren Einzelposten - Exemplardaten

44 44 Rechnungsinventarisierung (10) Speichern des Einzelpostens

45 45 Rechnungsinventarisierung (11) Option: Inventarnummer kopieren

46 46 Rechnungsinventarisierung (12) Rechnungsposten wurde angelegt

47 47 Rechnungsinventarisierung (13) Verzweigung auf Rechnungsübersicht

48 48 Rechnungsinventarisierung (14) Nächster Posten

49 49 Rechnungsinventarisierung (15) Lieferantenleitkarte

50 50 Rechnungsinventarisierung (16) Lieferantenleitkarte

51 51 Rechnungsinventarisierung (17) Rechnungsabschluss (1)

52 52 Rechnungsinventarisierung (18) Rechnungsabschluss (2)

53 53 Inventarisierung von Gutschriften (1)

54 54 Inventarisierung von Gutschriften (2) Suche der Originalrechnung

55 55 Inventarisierung von Gutschriften (3) Aufruf der Einzelposten

56 56 Inventarisierung von Gutschriften (4) Auswahl der Einzelpostens

57 57 Inventarisierung von Gutschriften (5) Inventarisieren der Gutschrift

58 58 Inventarisierung von Gutschriften (6) Abspeichern der Gutschrift

59 59 Inventarisierung von Gutschriften (7) Rechnungsübersicht

60 60 Rechnungsanweisung (1)

61 61 Rechnungsanweisung (2)

62 62 Rechnungsanweisung (3)

63 63 Rechnungsanweisung (4)

64 64 Rechnungsanweisung (5) Rechnungssummenübersicht

65 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Noch Fragen? 65