Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular in der Leitaktion 1 (Mobilität) im Programm Erasmus+

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1 Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular in der Leitaktion 1 (Mobilität) im Programm Erasmus+ 4 Schritte zu einer erfolgreichen Antragstellung 1. Was sollte im Vorfeld geklärt werden? Meine Einrichtung ist in URF (Unique Registration Facility) registriert und hat eine neunstellige Identifizierungsnummer (PIC) erhalten. Zusätzlich wurden folgende Dokumente in URF hochgeladen: Ausgefülltes Formblatt Rechtsträger (öffentliche oder private Einrichtung) Nachweis des Rechtsstatus der Einrichtung (z.b. Auszug aus dem Handelsregister, Vereinsregister oder bei Schulen ein Bestätigungsschreiben der übergeordneten Einrichtung/Behörde) Ausgefülltes Formblatt Finanzangaben 2. Registrierung der Partnereinrichtungen Jede im Antragsformular der Berufsbildung angegebene ausländische Partnereinrichtung, muss ebenfalls eine PIC- Nummer haben. Ohne PIC-Nummer kann keine Einrichtung ins Antragsformular aufgenommen werden. Für eine Antragstellung im Sektor Erwachsenenbildung müssen noch keine Partner benannt werden. 3. Herunterladen des Antragsformulars Das von der EU-Kommission zur Verfügung gestellte elektronische Antragsformular (e-form) reichen Sie zuerst elektronisch bei Ihrer Nationalen Agentur ein. Die Einreichung einer Printfassung des Antrags ist nicht mehr notwendig. Das elektronische Antragsformular ist eine PDF-Datei. Zur Bearbeitung wird die jeweils aktuellste Version des Adobe Readers (XI) empfohlen. Die aktuelle Version des Adobe Readers können Sie kostenlos unter herunterladen. Laden Sie die PDF-Datei von der NA-Homepage herunter, speichern sie diese lokal ab und füllen das Formular anschließend der Reihe nach vollständig aus. Das elektronische Antragsformular finden Sie auf unserer Webseite im Dokumentencenter: Antrag für die Berufsbildung: Antrag für die Erwachsenenbildung: Für das Ausfüllen des Formulars ist eine Internetverbindung notwendig. Speichern Sie das Formular während der Eingabe regelmäßig. Achtung: nicht gespeicherte Daten gehen bei der Online-Einreichung verloren. Sollten Sie bereits die englische Fassung des Antragsformulars bearbeiten, so können Sie die Beantwortung der Fragen auf Deutsch vornehmen. Die Antragstellung kann komplett mit der englischen Fassung vollzogen werden und Sie müssen die Daten nicht in die deutsche Version übertragen. Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA1) Seite 1 von 8

2 4. Wie ist der Antrag auszufüllen? 4.1. Herunterladen und Speichern Zur Unterstützung in der Bearbeitung des elektronischen Antragsformulars folgende Hinweise: die dunkelgrauen Felder können nicht ausgefüllt werden. Dies erfolgt automatisch. Alle rotgekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und sind unbedingt auszufüllen. Sollten Sie beim Herunterladen des Formulars diesen Hinweis erhalten, dann werden Sie aufgefordert, das Antragsformular auf Ihrem Rechner zu speichern. Bitte speichern Sie das Dokument ab indem Sie auf dieses Symbol klicken und schließen das aktuelle Fenster mit der Fehlermeldung. Dann rufen Sie sich das Antragsformular über Ihren Rechner auf. Jetzt müsste Ihnen das Antragsformular vollständige angezeigt werden und Sie können mit dem Ausfüllen beginnen. Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA1) Seite 2 von 8

3 4.2. Eingabe von Einrichtungen durch PIC-Nummer Geben Sie die PIC-Nummer in das vorgesehene Feld und klicken auf PIC Prüfen. Nur wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, können die Daten von URF ins Antragsformular überspielt werden. Eine erfolgreiche Übermittlung sollte wie unten aussehen. Sollten wichtige Daten, wie z. B. die Anschrift fehlen, so gehen Sie bitte zurück in Ihre URF-Registrierung und fügen die Daten nach und geben den PIC erneut ein. Das gleiche Verfahren gilt für den Bereich Art der Einrichtung. Sollte dieses Feld leer sein, so gehen Sie bitte wieder in Ihre URF-Registrierung und geben dort den Type of Organisation nachträglich ein. Wundern Sie sich bitte nicht, wenn das Antragsformular nicht den ausgewählten Art der Einrichtung/Type anzeigt, sondern Sonstige. Hier liegt scheinbar ein technischer Fehler vor, denn Sie ignorieren können. Neue Felder für weitere Partnereinrichtungen können Sie mit dem Button Partner hinzufügen aktivieren. Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA1) Seite 3 von 8

4 4.3. Frage nach Akkreditierung Leitaktion 1 Berufsbildung Im Antragsformular Mobilität im Bereich Berufsbildung wird in Kapitel C.1.2 nach einer vorliegenden Akkreditierung gefragt. Einträge in dieser Passage führen zu einer Verkürzung des Formulars, die für die meisten antragstellenden Einrichtungen in 2014 nicht zulässig ist und zu einem inhaltlich unzureichenden Projektantrag führen würde. Einrichtungen, für die diese Passage relevant ist, wurden bereits individuell instruiert. Um Ihre Daten der Akkreditierung eingeben zu können, klicken Sie bitte vorab auf das Kreuz damit eine Art der Akkreditierung eingegeben werden kann. Den verkürzten Antrag und die Budgeteingaben füllen Sie weiter wie folgt aus. Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA1) Seite 4 von 8

5 4.4. Eingabe und Berechnung der Mobilitäten Geben Sie die verschiedenen Mobilitätsaktivitäten ein. Bitte beachten Sie, dass alle roten Felder Pflichtfelder sind und ausgefüllt sein müssen. Selbst, wenn Sie beispielsweise keine Teilnehmer mit Behinderungen haben sollten, so fügen Sie bitte in das Feld eine 0 ein. Ansonsten können Sie das Antragsformular nicht validieren. HINWEIS 1: Um eine tagesgenaue Aufenthaltsdauer eintragen zu können, geben Sie bitte im Feld Handelt es sich um eine Langzeitmaßnahme? unbedingt ein Nein an. Selbst, wenn es sich um eine Langzeitmaßnahme handeln sollte. HINWEIS 2: Begleitpersonen (z. B. für die Begleitung von Minderjährigen) können mit den Fördersätzen des Bildungspersonals beantragt werde. Damit diese Begleitpersonen nicht mit dem niedrigeren Fördersatz der Lernenden im Formular berechnet werden, sollten Begleitpersonen in einer Aktivität für das Bildungspersonal ( Ausbildungs- / Lehraufenthalt im Ausland ) angelegt werden. Bitte geben Sie die Anzahl der Begleitpersonen im Feld davon Begleitpersonen an. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie für diese Begleitpersonen keine Organisatorische Unterstützung erhalten können. Für Begleitpersonen können nur Reise-und Aufenthaltskosten beantragt werden Damit Ihre Begleitpersonen jedoch Reisekosten und Aufenthaltskosten erhalten können, legen Sie unbedingt eine Laufende Nummer (Flow) an. Zum Anlegen weiterer Aktiviäten verwenden Sie den Button Aktivitäten hinzufügen. Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA1) Seite 5 von 8

6 Die Berechnung der Reisekosten (Travel) erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale (Distanzbänder). Hier wird die Entfernung vom Anreise- bis Zielort zu Grunde gelegt. Zur Berechnung der Distanz verwenden Sie bitte den Entfernungsrechner der EU-Kommission: Nach Auswahl des Distanzbandes erfolgt die Berechnung automatisch. Die Berechnung der Aufenthaltskosten (Individual Support) und der Kosten für die Organisatorische Unterstützung (Organisational Support) erfolgt automatisch auf Grundlage der im Bereich Aktivitäten angegebenen Aufenthaltsdauer und Anzahl Teilnehmenden. Sollten Sie für Teilnehmende mit einer Behinderung über die regulären Fördersätze hinaus, Kosten für deren Mobilitäten benötigen, so können Sie diese in der Kostenart Behinderungsbedingtem Mehraufwand (Special needs) beantragen. Die Anzahl der Teilnehmer/-innen mit Behinderung wird automatisch von Ihren Angaben aus der Aktivität übernommen. Bitte beschreiben Sie den Mehrbedarf und tragen den gewünschten Betrag direkt ins Feld Beantragter Zuschuss gesamt ein. ACHTUNG: Die Kostenarten sprachliche Vorbereitung (Linguistic Support) und außergewöhnliche Kosten (Exeptional Costs) gelten nur für die Mobilität von Lernenden im Bereich der Berufsbildung. Haben Sie Teilnehmende mit besonderen Bedürfnissen (z. B. Visa-Kosten, Kinderbetreuung), die nicht über den regulären Fördersatz abgedeckt werden, so können Sie diesen Mehrbedarf unter den außergewöhnlichen Kosten (Exeptional Costs) beantragen. Bitte geben Sie die Anzahl der Teilnehmer/-innen an und beschreiben Sie die Kosten. Den gewünschten Betrag tragen Sie bitte ins Feld Beantragter Zuschuss gesamt ein. Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA1) Seite 6 von 8

7 Zum Schluss werden alle einzelnen Kostenarten pro Aktivität addiert. Bitte vergessen Sie nicht den gewünschten Förderungsbetrag ins Feld Beantragter Zuschuss einzutragen Datenprüfung und Validierung Wenn Sie alle Pflichtangaben ausgefüllt haben, drücken Sie den Button Bestätigen und erhalten die Meldung Das Formular ist gültig. Ansonsten zeigt Ihnen das Formular an, welche Angaben noch fehlen. Bitte speichern Sie das vollständige, gültige Formular nochmals Hochladen der Anlagen Da die Antragseinreichung ausschließlich elektronisch erfolgt, werden die Anlagen im Antragsformular als Dateien hochgeladen. 1. Die Ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honour). Bitte drucken Sie die Ehrenwörtliche Erklärung aus (hierzu verwenden Sie bitte den Button Ehrenwörtliche Erklärung drucken ). Diesen zweiseitigen Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA1) Seite 7 von 8

8 . Ausdruck lassen Sie bitte vom Zeichnungsberechtigen der Einrichtung unterschreiben, scannen das unterschriebene Dokument ein und laden es anschließend als Anhang im Bereich Anhänge hoch. 2. Sollten Sie den Antrag als Nationales Konsortium einreichen, so müssen Sie die Mandate hochladen. Mandate sind Vereinbarungen der einzelnen Konsortialpartner, die von beiden (Partner/Konsortialführer) unterzeichnet werden. 3. Für einen Antrag im Sektor Berufsbildung ist die verbindliche nationale Anlagen KA1 Mobilität in der Berufsbildung verpflichtend. Diese Anlage enthält statische Angaben zur Kategorisierung der Lernenden und des Bildungspersonals. Das Dokument können Sie im Dokumentencenter herunterladen. _berufsbildung/mobilitaet.html.füllen Sie dieses Dokument aus und laden es als weiteren Anhang im Projektantrag hoch Online-Einreichung Gültige Formulare können jetzt bei bestehender Internetverbindung eingereicht werden. Hierfür drücken Sie den Button ( Online übermitteln ) und Ihre Antragsdaten werden direkt in die Datenbank übermittelt. Nach erfolgreicher Einreichung ändert sich der Status in der Tabelle Zusammenfassung der Übermittlung. Sollten Sie mehrere Einreichungsversuche unternommen haben, werden alle Versuche mit jeweiligen Status in der Tabelle angezeigt. Fehlermeldung: Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn die Übertragung nicht zustande gekommen ist. Bitte überprüfen Sie in diesem Fall Ihre Internetverbindung. Wiederholen Sie die Übertragung evtl. zu einem späteren Zeitpunkt. Sollten beide Möglichkeiten scheitern, kontaktieren Sie uns bitte. Alternatives Einreichungsverfahren zur Übermittlung: Ist eine Online-Einreichung technisch nicht möglich, können Sie eine an helpna(at)bibb.de mit Anlagen erstellen. Bitte beachten Sie die Vorgaben zum alternativen Einreichungsverfahren im Antragsformular. Haben Sie noch Fragen? Wir stehen Ihnen gerne unter der Tel.: und helpna(at)bibb.de zur Verfügung. Informationsblatt zum elektronischen Antragsformular Erasmus+ Mobilität (KA1) Seite 8 von 8