Geschäftsprozessanalyse und optimierung. Report des Grundlagenworkshops an der TU-BS vom 21./

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Babette Kalb
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1 Geschäftsprozessanalyse und optimierung für die Geschäftsbereiche Finanzen, Gebäudemanagement und die Stabsstelle Infrastrukturplanung Report des Grundlagenworkshops an der TU-BS vom 21./

die Stabsstelle Infrastrukturplanung Report des

2 Übersicht der Übungen 1. Aufbau beispielhafter Prozessmodelle: Ermittlung bereichsbezogener Prozessmodelle (1. Übung) 2. Modellierung eines Beispielprozesses: Graphische Darstellung exemplarisch ausgewählter Prozesse (2. Übung) 3. Analyse von Schwachstellen: Definition von Schwachstellen in den entsprechenden Prozessen (3. Übung)

3 Prozessdefinition Führungsprozess Bei Führungsprozessen handelt es sich um Aktivitäten, die die Kernprozesse lenken und leiten Kernprozess Kernprozesse beinhalten die fundamentalen, wertschöpfenden Abläufe Unterstützungsprozess Bei den Unterstützungsprozessen handelt es sich um Aktivitäten, die den Kernprozessen Ressourcen zur Verfügung stellen

beinhalten die fundamentalen, wertschöpfenden Abläufe Unterstützungsprozess Bei den

4 1. Übung (Aufbau beispielhafter Prozessmodelle) GB 2 (Finanzen) Aufbau des Prozessmodells aus GB 2

5 1. Übung (Aufbau beispielhafter Prozessmodelle) GB 2 (Finanzen) Abt. 21 (Haushalt) Drittmittelverwaltung, Budgetierung, Zuweisung, Umbuchungen und interne Leistungsverrechnung, Zahlstelle, Zuwendungsrecht, Großgeräte, Beratung der Einrichtungen Abt. 22 (Beschaffung) Beschaffung von technischen und wissenschaftlichen Geräten und Mobiliar, Vertragswesen, Rahmenverträge Kauf- und Dienstleistungen, Beratung der Einrichtungen, ZA Abt. 23 (FiBu) Bearbeitung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen, Zahllauf, Kassenberichte, Bankkonten, Jahresabschluss, Anlagevermögen, Allgemeine Hilfestellung Kernprozess Unterstützungsprozess Führungsprozess

6 1. Übung (Aufbau beispielhafter Prozessmodelle) GB 3/SIP (Gebäudemanagement/Infrastrukturplanung) Aufbau des Prozessmodells aus GB 3/SIP

7 1. Übung (Aufbau beispielhafter Prozessmodelle) GB 3/SIP (Gebäudemanagement/Infrastrukturplanung) Führungsprozesse HVP/ Präsidium Gremien MWK LFN Raumbeauftragte Masterplan LiRep Kernprozesse Anlagenoptimierung, Instandhaltung, Bauunterhaltung (laufende und Umbauten), Reparatur (Störungsannahme, Gebäudeleittechnik, Information), Gebäudeplanung/Liegenschaftsmanagement, Raumplanung, Freiraumplanung/Raumzuweisungen, Beschaffung, Posstelle, Vergabe von Dienstleistungen, Miet- und Pachtangelegenheiten/An- und Verkauf von Gebäuden und Liegenschaften, Hörsaalvergabe, Abfallentsorgung/Gefahrgut, Dienstvereinbarungen, Umzüge I N S T I T U T E Unterstützungsprozesse SB BS Stadt BS Vertragsfirmen Verwaltung HIS EDV

Gebäudeplanung/Liegenschaftsmanagement, Raumplanung, Freiraumplanung/Raumzuweisungen, Beschaffung, Posstelle, Vergabe von Dienstleistungen, Miet- und Pachtangelegenheiten/An- und

8 Prozessmodellierung Schnittstellenvereinbarungen quality gates Bereichsgrenzen Prozessinput Prozessoutput Bereichsgrenzen Prozessleistungsmessung Kennzahlen

9 2. Übung (Modellierung eines Beispielprozesses) GB 2 (Finanzen) Modellierung des Prozesses Beschaffung eines technischen Gerätes mit Sycat:

10 2. Übung (Modellierung eines Beispielprozesses) GB 3/SIP (Gebäudemanagement/Infrastrukturplanung) Graphische Darstellung des Prozesses Auftrag Wasserschaden

11 3. Übung (Analyse von Schwachstellen) GB 2 (Finanzen) Ermittelte Schwachstellen: 1. Beschaffungsantrag ausfüllen: ist der Beschaffungsantrag vom Nutzer vollständig ausgefüllt und ausreichend spezifiziert? 2. Verdingungsunterlagen zusenden: die Leistungsbeschreibung erfolgt nicht vom Nutzer; die Beschaffungsabteilung kann keine elektronischen Daten übernehmen 3. Eingangsrechnung erstellen: Auszahlungsanordnung und Kontierung müssen auf einem gesondertem Formular erstellt werden

2. Verdingungsunterlagen zusenden: die Leistungsbeschreibung erfolgt nicht vom Nutzer; die Beschaffungsabteilung kann

12 3. Übung (Analyse von Schwachstellen) GB 3/SIP (Gebäudemanagement/Infrastrukturplanung) Schwachstellenanalyse des Prozesses Auftrag Wasserschaden

13 3. Übung (Analyse von Schwachstellen) GB 3/SIP (Gebäudemanagement/Infrastrukturplanung) Ermittelte Schwachstellen: 1. Störungsannahme: Dringlichkeit; Bearbeitungszuständigkeit 2. Projektleitung: Wer informiert die Institute? Wie werden Zwischeninformationen weitergeleitet? 3. Reparatur: Rückmeldungen dauern lange; Rückfragen bei den Abteilungsleitern Schwachstellenanalyse des Prozesses Auftrag Wasserschaden

Projektleitung: Wer informiert die Institute? Wie werden Zwischeninformationen weitergeleitet? 3.

14 Großes Engagement in den Übungen!

15 Teilnehmer des Grundlagenworkshops

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