Leistungsbeschreibung P&I

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1 Leistungsbeschreibung P&I Zustellung persönlicher Dokumente per

2 [2] Copyright 2014 P&I AG Alle in dieser Leistungsbeschreibung enthaltenen Informationen wurden nach bestem Wissen und mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Aus diesem Grund sind die in der vorliegenden Leistungsbeschreibung enthaltenen Texte, Abbildungen und Beispiele mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Infolgedessen übernimmt der Herausgeber weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Der beschriebene Funktionsumfang steht den Benutzern nur bei entsprechender Lizenzierung zur Verfügung. Diese Leistungsbeschreibung ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Leistungsbeschreibung darf ohne schriftliche Genehmigung der P&I AG in irgendeiner Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Die in dieser Leistungsbeschreibung erwähnten Firmen-, Software- und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Die P&I AG verwendet in dieser Publikation bezogen auf die geschlechtliche Darstellung aus Gründen der besseren Lesbarkeit den generischen Maskulin. Wiesbaden, 27. Januar 2014

3 [3] Inhaltsverzeichnis (A) P&I 4 (B) P&I Wie geht das?... 5 (C) P&I LOGA@mail spart Zeit, Geld & CO²... 7 (D) P&I LOGA@mail für wen?... 8 (E) P&I LOGA@mail Was kostet das?... 9 (F) P&I LOGA@mail Wie bekomme ich es?... 10

4 [4] (A) P&I Im Jahr 2012 verfügten insgesamt 3,375 Milliarden Menschen auf der ganzen Welt über einen aktiven -Account. Ob Geschäftskorrespondenz oder persönliche Mitteilungen: Per wird der Großteil des Informationsaustauschs erledigt. Die Nutzung von -Systemen ist für Internet-Benutzer elementarer Bestandteil der persönlichen Kommunikation. Die Annahme, dass primär jüngere Bevölkerungsgruppen die als Kommunikationsmedium benutzen, ist nur augenscheinlich richtig: 100% aller Jährigen sind regelmäßig online. Allerdings: Bei den Jährigen sind es ebenfalls durchschnittlich 82,7%!* Warum also nicht der Versand der persönlichen P&I LOGA-Dokumente an den Arbeitnehmer per ?! Das Argument der privilegierten -Benutzer ist bei diesen Zahlen hinfällig. Nahezu jeder Mensch besitzt heute eine private oder betriebliche - Adresse. * Quelle: ARD/ZDF-Onlinestudie 2013, Internetnutzer in Deutschland 1997 bis 2013 ; mindestens gelegentliche Nutzung in %.

5 [5] (B) P&I Wie geht das? Einfach!!! Starten Sie wie gewohnt Ihre Auswertung im Rahmen der Monatsproduktion oder selektiv. Für alle Auswertungen, die für den -Versand vorgesehen sind, werden persönliche s an Ihre Mitarbeiter erzeugt. Dies geschieht nicht, wenn Auswertungen zur Probe ohne Archivierung erzeugt werden. Alle personenbezogenen Auswertungen, die auch archivierbar sind, können per verschickt werden. Insbesondere Verdienstabrechnungen, Zeitabrechnungen, Reisekostenabrechnungen und Jahresmeldungen. Private oder dienstliche -Adresse? Egal! Beide Adressen können hinterlegt werden. Ist sowohl eine dienstliche als auch eine private -Adresse gespeichert, erfolgt der Versand an die dienstliche Adresse.

6 [6] Technische Realisierung? Hinterlegen Sie den richtigen Pfad für die SMTP-Server-Konfigurationsdatei im Allgemeinen Steuerungsparameter (ASP) Property Datei SMTP-Server. Die ausgelieferte Property-Datei ist für den SMTP-Server zu konfigurieren. Die leere Property-Datei wird bei der Installation im Unterverzeichnis \P2001\Xml2fop2pdf abgespeichert. In der Konfiguration der per zu versendenden Auswertungen ist der Parameter ( ) Versendung auf 1 zu setzen. Technische Voraussetzung? Für die Nutzung der Funktion P&I LOGA@mail ist die Funktion P&I LOGA Archiv erforderlich. Der SMPT-Server ist von der P&I LOGA-Installation im Netzwerk erreichbar. Ausdruck für Mitarbeiter ohne -Adresse möglich? Selbstverständlich ist auch der herkömmliche Druck der Auswertungen möglich. Ist das sicher? Alle versendeten Dokumente sind mit einem persönlichen Passwort verschlüsselt. Das Passwort kann automatisch generiert werden und besteht aus einem Schlüssel, den nur Ihre Mitarbeiter und die Personalabteilung kennen. Alternativ können individuelle Passwörter für die Mitarbeiter in den Kommunikationsdaten hinterlegt werden.

7 [7] (C) P&I spart Zeit, Geld & CO² Zeit Haben Sie schon einmal die Zeit gemessen, die mit der Sortierung, dem Versand und der Verteilung von Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen und Zeitabrechnung verbracht werden? Drucken und kuvertieren Sie sogar noch selbst? Wertvolle Arbeitszeit in der Personalabteilung, der Hauspost und den empfangenden Abteilungen oder Betriebsteilen kann eingespart werden, wenn die persönlichen Dokumente Ihre Mitarbeiter ohne Umwege elektronisch direkt erreichen. Geld Der Druck und die Kuvertierung von Verdienstabrechnungen kostet bei Druckzentren in der Regel zwischen 0,20 bis 0,35 je Mitarbeiter und Monat. Berücksichtigt man darüber hinaus die internen Personalkosten sowie Verpackungs- und Versandkosten, erhöhen sich die Kosten je Mitarbeiter und Monat bei realistischer Bewertung schnell auf 0,50. Das sind 6,00 pro Jahr! CO² Auf vielen Verdienstabrechnungen stehen Monat für Monat die gleichen Beträge. Trotzdem werden sie gedruckt und kuvertiert. Sofern die Abrechnungen überhaupt von den Empfängern gelesen werden, wandern die Dokumente in den meisten Fällen unverzüglich in den Papierkorb. Verschwendung! Neben der Abholzung von Wäldern hat die Papierherstellung weitere Konsequenzen für unsere Umwelt. Dazu gehören der CO²-Ausstoß bei der Produktion sowie die Belastung, die durch den Wegfall klimaregulierender Waldflächen entsteht. Zudem benötigt die Industrie große Mengen an Wasser und Energie, um Papier herzustellen. In weniger gut entwickelten Regionen kann das zu Engpässen in den Bereichen Wasser und Strom führen.

8 [8] (D) P&I für wen? Personalabteilungen Die Zeit der Personalabteilung ist kostbar! Sparen Sie sich unproduktive Zeiten für die Organisation der Verteilung und Sortierung der Verdienstabrechnungen sowie sonstigen persönlichen Dokumenten Ihrer Mitarbeiter. Reduzieren Sie Überstunden, die regelmäßig zu den Abrechnungsterminen anfallen, und nutzen Sie die gewonnene Zeit für Ihre strategische Personalarbeit! Controller Investieren Sie in die Erhöhung von Effizienz, Produktivität und Qualität! Profitieren Sie bereits im zweiten Jahr nach der Einführung von erheblichen monetären Vorteilen. Und investieren Sie weniger in Drucker oder Kuvertiermaschinen und dafür mehr in die Qualität Ihrer Organisation und Prozesse! Mitarbeiterinnen & Mitarbeiter Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Empfang persönlicher Dokumente an den Ort ihrer Wahl. Entweder an den persönlichen Arbeitsplatz oder an die private -Adresse. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter entscheiden, ob sie ihre Dokumente überhaupt ausdrucken oder persönlich elektronisch ablegen möchten. Umwelt Alleine Blatt Frischfaserpapier verursachen ca. 5,5 kg Co²-Emission! Vermeiden Sie den unnötigen Einsatz von Verpackungen wie Kartons oder Briefumschläge. Sparen Sie Papier und Verbrauchsmaterialien und reduzieren Sie durch den elektronischen Versand der Dokumente aktiv CO²-Emissionen!

9 [9] (E) P&I Was kostet das? Weniger als Sie denken! P&I kostet einmalig 6,00 (Lizenzgebühr) und ca. 0,09 pro Monat (Pflegegebühren) pro Personalfall. Unabhängig davon, wie viele Dokumente an Ihre Mitarbeiter gesendet werden. Amortisation bereits nach 12 Monaten P&I amortisiert sich bereits nach 12 Monaten. Auf Basis eines Abschreibungszeitraums von fünf Jahren ergibt sich bei 500 Beschäftigten eine Ersparnis von oder 62%! Bearbeitungsweise Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5 Gesamt Druck, Kuvertierung und konventionelle Bearbeitung Versand mit P&I LOGA@mail Gesamtersparnis 9.300

10 [10] (F) P&I Wie bekomme ich es? Beauftragen und los! Unmittelbar nach Beauftragung erhalten Sie Ihren Freischaltcode und eine detaillierte Einrichtungsdokumentation. Erfahrene Anwender können P&I ohne zusätzliche Beratungsleistungen selbst einrichten. Allen anderen kann per Fernwartung geholfen werden. Die Einrichtungspauschale beträgt per Fernwartung 750,00. Wenden Sie sich an den P&I Vertrieb.

11 [11] Deutschland Österreich Schweiz P&I AG P&I GmbH P&I AG Kreuzberger Ring 56 Ares Tower Seestrasse 185 D Wiesbaden Donau-City-Straße 11 CH-8800 Thalwil Telefon A-1220 Wien Telefon Telefax Telefon Telefax info@pi-ag.com Telefax info.ch@pi-ag.com info.at@pi-ag.com