Monitoring Umsetzung des Kindesund Erwachsenenschutzgesetzes im Kanton Bern

Transkript

1 Monitoring Umsetzung des Kindesund Erwachsenenschutzgesetzes im Kanton Bern Schlussbericht zur Übergangsphase 20. Oktober 2013 im Auftrag des Kantonalen Jugendamts Bern Forschung und Beratung in Wirtschaft und Politik

2 Impressum Empfohlene Zitierweise Autor: Ecoplan / Hochschule für Soziale Arbeit Wallis Titel: Monitoring Umsetzung des Kindes- und Erwachsenenschutzgesetzes im Kanton Bern Auftraggeberin: Kantonales Jugendamt Bern Ort: Bern Datum: 20. Oktober 2013 Begleitgruppe Andrea Weik Matthias Kuhn Verena Allenbach Projektteam Ecoplan Michael Marti Claudia Peter Projektteam Hochschule für Soziale Arbeit Wallis Peter Voll Julia Emprechtinger Der Bericht gibt die Auffassung des Projektteams wieder, die nicht notwendigerweise mit derjenigen des Auftraggebers bzw. der Auftraggeberin oder der Begleitorgane übereinstimmen muss. Ecoplan AG Forschung und Beratung in Wirtschaft und Politik HES-SO//Valais-Wallis Hochschule für Soziale Arbeit Monbijoustrasse 14 Route de la Plaine 2 CH Bern CH Siders Tel Tel bern@ecoplan.ch info.iss@hevs.ch Schützengasse 1 Postfach CH Altdorf Tel altdorf@ecoplan.ch

3 Zusammenfassung ECOPLAN/HES-SO Zusammenfassung Einleitung Am 19. Dezember 2008 hat das eidgenössische Parlament die Revision des Zivilgesetzbuches zum Erwachsenenschutz, Personenrecht und Kindesrecht verabschiedet. Um der Revision zu entsprechen, hat der Kanton Bern per 1. Januar 2013 die neuen Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden KESB geschaffen. Diese Behörden standen vor der Herausforderung, mit wenig Vorbereitungszeit ihren neuen Auftrag zu erfüllen. Der damit verbundenen Schwierigkeiten bewusst, beauftragte das Kantonale Jugendamt Ecoplan und die HES-SO Wallis//Hochschule für Soziale Arbeit mit einer Begleitstudie. Der vorliegende Bericht referiert die Ergebnisse eines Monitorings der ersten 8 Monate nach Einführung der neuen Behörden. Das Monitoring soll begleitend und unterstützend wirken und ein frühzeitiges und rasches Reagieren des Kantonalen Jugendamtes KJA bei Umsetzungsschwierigkeiten ermöglichen. Eine Evaluation der Behördenstrukturen im Kindes- und Erwachsenenschutz erfolgt 2014 und In einer Explorativphase von März bis Mai 2013 wurden Interviews mit allen Präsidien der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden KESB geführt. Dazu wurde im Juni ein Zwischenbericht vorgelegt. Eine vertiefte Befragung von Juli bis September 2013 umfasste neben den KESB auch ausgewählte Sozialdienste und psychiatrische Dienste, das Obergericht und die Regierungsstatthalter. Mit dem Kantonalen Jugendamt als Auftraggeber wurde nach jeder Interviewphase ein Reflexionsgespräch geführt. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB Die zentralen Themen und Aufgaben für die Präsidien haben sich seit dem Beginn der Tätigkeit im Frühjahr gewandelt. Während in den ersten Monaten die Themen interne Organisation und Kontaktaufbau mit Partnern, Übernahme der laufenden Dossiers von den Vormundschaftsbehörden sowie die grosse Arbeitsbelastung im Generellen im Vordergrund standen, beschäftigen die Präsidentinnen und Präsidenten momentan vor allem der Abbau der Pendenzen, die interne Optimierung von Prozessen und Abläufen sowie die weitere Vernetzung mit andern Akteuren (Gemeinden, Organisationen des Gesundheits- und Sozialwesens, Polizei etc.). Die Arbeitsbelastung ist nach wie vor ein wichtiges Thema: Bei den meisten KESB entspricht die nach wie vor hohe Zahl an Meldungseingängen ungefähr den Ausgängen. Vereinzelte KESB sind aber nach wie vor durch anwachsende Pendenzen gefordert. Bei der Genehmigung von Berichten und Rechnungen bestehen durchgehend noch grössere oder kleinere Pendenzen. Die Arbeitsbelastung wird im Allgemeinen noch immer als hoch eingestuft, für die Bewältigung der Arbeitsmenge in akzeptablen Fristen müsse eine Balance zwischen Effizienz und Qualität gefunden werden. Ferienabwesenheiten von Mitarbeitenden oder Personalwechsel (vakante Stellen) führten zu zusätzlicher Belastung für die übrigen Mitarbeiter. Die meisten Präsidien halten die bisherige Belastung der Mitarbeiter/innen für nicht dauerhaft tragbar. 2

4 Zusammenfassung ECOPLAN/HES-SO Teilweise wird bemängelt, dass die personellen Ressourcen immer noch knapp seien; für ein gutes Funktionieren insbesondere im Revisorat und in der Kanzlei werde zusätzliches Personal benötigt. Von Seiten der KESB-Geschäftsleitung (bestehend aus den Präsidentinnen und Präsidenten der einzelnen KESB) wird das Augenmerk nun aber vermehrt auf die Steigerung der Effizienz und damit auf eine ressourcenschonende Arbeitsweise durch eine laufende Optimierung der internen Prozesse und Abläufe (Best Practice) gerichtet. Die Struktur der KESB hat sich weitgehend bestätigt und gefestigt. Vereinzelt wurden Korrekturen vorgenommen (beispielsweise beim Fallverteilungssystem), um die Arbeitsbelastung intern auszugleichen. Das Aufgabenprofil des SJD in den einzelnen KESB konnte geschärft werden; die Mitarbeitenden übernehmen vermehrt diejenigen Aufgaben, die ihnen auch langfristig zugedacht sind. In unterschiedlichem Ausmass befinden sich die einzelnen KESB ebenso wie die Geschäftsleitung der KESB weiterhin in Such- und Lernprozessen, um die Strukturen kontinuierlich zu optimieren. Verschiedenste Massnahmen führen zu einer zunehmenden Vereinheitlichung der Prozesse an den KESB-Standorten. Soweit es möglich ist, werden Abläufe standardisiert mit dem Ziel, sie dadurch zu vereinfachen und die Arbeitslast zu reduzieren. Dem gegenüber steht ein vorübergehend höherer Arbeitsaufwand zur Entwicklung der gemeinsamen einheitlichen Praxis. Der grösste operative Klärungsbedarf besteht im Zusammenhang mit der Übernahme der Massnahmenkosten durch den Kanton. Die grossen Linien der Kostenaufteilung zwischen Kanton und Gemeinden seien zwar klar, viele Detailfragen zu den Nebenkosten, Folgekosten, Rückforderungen (Elternbeiträge, Krankenkassen) jedoch noch nicht geklärt. Das Abrechnungssystem sei sehr kompliziert und würde sowohl bei der KESB, als auch bei den Sozialdiensten und beim Amt für Betriebswirtschaft und Aufsicht (ABA) einen grossen Aufwand verursachen. Die Vernetzung mit den Partnern ist nach wie vor ein wichtiges Thema. Mit verschiedensten Akteuren haben Austauschtreffen stattgefunden. Zusammenarbeit mit den Sozialdiensten Im Allgemeinen schätzen die Behörden ebenso wie die Sozialdienste ihre Zusammenarbeit als gut ein. Diese sei mehrheitlich von Wertschätzung und gegenseitigem Verständnis für die aktuell schwierige Einführungssituation geprägt. Verschiedene Sozialdienste distanzierten sich explizit von negativen Wortmeldungen einzelner Stellenleitungen in den Medien und betonten, dass es sich dabei um Einzelmeinungen handle. Für viele Sozialdienste ging mit der Einführung der neuen Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden eine Zunahme der Aufgaben und der Arbeitsbelastung einher. Deren offensichtlichster Grund liegt darin, dass vor allem ländliche überkommunale Sozialdienste neu mit Abklärungen betraut werden, die vorher durch die kommunale Behörde durchgeführt wur- 3

5 Zusammenfassung ECOPLAN/HES-SO den. Weiter wird der Anstieg des Arbeitsaufwandes bei Abklärungen durch den neu geforderten höheren Differenzierungsgrad der Berichte erklärt. Die Ressourcen werden jedoch erst fallzahlenabhängig rückwirkend per Ende Jahr angepasst, wodurch die Sozialdienste zwischenzeitlich vor der Herausforderung stehen, die Arbeitszunahme mit vorerst gleichbleibendem Personaletat zu bewältigen. Entsprechend der Zusammenarbeitsverordnung (ZAV) beraten und unterstützen die Sozialdienste seit diesem Jahr neu die privaten Mandatstragenden (PriMa), die im alten System vielfach direkt von der jeweiligen Gemeinde betreut wurden. Für diese Aufgabe wurde in den meisten Fällen eine im Sozialdienst angesiedelte Fachstelle gegründet, die sich der damit verbundenen Tätigkeiten annimmt. Zur Zusammenarbeit von Sozialdiensten und KESB gibt es teilweise unterschiedliche Vorstellungen, die auch zwischen den einzelnen Sozialdiensten und den einzelnen KESB stark variieren können. Dies betrifft zum Beispiel die Erwartung, in welchem Ausmass und in welcher Tiefe die KESB selbst Vorabklärungen durchführen sollten, oder die Ansichten darüber, inwieweit die Sozialdienste in die Entscheidfindung der KESB eingebunden werden sollen und wie generell der Informationsfluss zu gestalten ist. Kritik ist von Seiten der Sozialdienste im Bereich der Berichts- und Rechnungsgenehmigung zu vernehmen. Einerseits betrifft dies die nun umfassendere Rechnungslegung und die grössere Anzahl an zustimmungsbedürftigen Geschäften. Andererseits wird die lange Verfahrensdauer bemängelt, da Berichtsgenehmigungen nicht prioritär behandelt werden. Die Einschätzungen der Sozialdienste fallen differenziert aus. Ausgangslage (gemeindeeigener Sozialdienst, Gemeindeverband oder Sitzgemeindemodell), Grösse des Dienstes, geographische Disparität und Kompetenzen und Erfahrung der Mitarbeitenden beeinflussen in grossem Mass die Prozesse der Umstellung und Anpassung an das neue Recht und die neuen Anforderungen. Psychiatrie, Obergericht und Regierungsstatthalterämter Von Seiten der befragten Psychiatriezentren wird die Zusammenarbeit nach einigen Anfangsschwierigkeiten als gut bezeichnet. Ungenügend sei vor allem die Information an die psychiatrischen Dienste vor Inkrafttreten des neuen Rechts gewesen. Diese sei zu kurzfristig und nicht zielgruppenadäquat ausgefallen. Nach wie vor gäbe es Unklarheiten bei einzelnen Aspekten der Fürsorgerischen Unterbringung FU, welche grundlegende Veränderungen im revidierten Gesetz erfuhr. Aus Sicht der Kliniken wie der KESB ist eine verbesserte Zusammenarbeit von KJA und Spitalamt (SPA) bzw. JGK und GEF dringend erforderlich. Inhaltlich wird bei grundsätzlicher Wertschätzung der Fortschritte im neuen Recht sowohl von der KESB als auch den befragten Psychiatriezentren Skepsis gegenüber der gesetzlich vorgeschriebenen Anhörung durch das Kollegium vorgebracht. Diese sei aus Ressourcengründen schwierig umzusetzen und stelle auch für die betroffenen Personen oft eine Überforderung dar. Für die befragten Klinikdirektoren bindet die Umsetzung des neuen Rechts 4

6 Zusammenfassung ECOPLAN/HES-SO auch insofern Ressourcen, als für die Verfügung der ärztlichen FU ein Arzt oder eine Ärztin mit Berufsausübungsbewilligung und damit de facto eine Oberärztin oder ein Oberarzt auf Pikett stehen müsse. Das Obergericht ist mit Inkrafttreten des neuen Rechts zur ersten Beschwerdeinstanz im Kindes- und Erwachsenenschutz geworden und spielt damit eine wesentliche Rolle bei der Entwicklung einer kohärenten Interpretation und Praxis des neuen Rechts. Die befragten Mitglieder des KES-Gerichts äussern sich positiv zur allgemeinen Qualität der im Beschwerdeverfahren bislang beurteilten Entscheide. Von Seiten der KESB wird dem Obergericht vereinzelt zu grosser Formalismus vorgeworfen und entsprechend mehr Pragmatismus gewünscht. Die Auflagen bezüglich Anhörung bei genehmigungsbedürftigen Geschäften sowie vorgängiger/zusätzlicher psychiatrischer Begutachtung bei FU wegen psychischer Störung trieben den Ressourcenverbrauch weiter in die Höhe. Die Regierungsstatthalterämter halten die neue Struktur bzw. deren Umsetzung für nicht gelungen. Zwar wird den Behörden ein grosser Einsatz bei der Umsetzung des neuen Systems attestiert, und auch die Beziehungen zur Behörde des jeweiligen Kreises seien durchaus korrekt oder gar gut. Die Sichtweise ist jedoch grundsätzlich kritisch, wobei die Kritik vor allem folgende Punkte betrifft: Die KESB hätten zu wenig auf das Wissen und die Erfahrung der Regierungsstatthalterämter zurückgegriffen. Die KESB würden zu stark an den formalen Anforderungen hängen und zu wenig Pragmatismus zeigen. Es würden zu hohe Anforderungen an die Rechnungsführung durch die privaten Mandatsträger gestellt, was zu Unmut und Überdruss bei diesen wichtigen Stützpfeilern des Systems führe. Das aktuelle Konstrukt der Behörde sei eine Luxuslösung; der Vorzug hätte einem Fachbeisitz-System gegeben werden sollen. Dringenden Handlungsbedarf gibt es aus Sicht der Statthalter bei der Vereinfachung der Rechnungslegungsvorschriften und der Rechnungsprüfung, bei der Verbesserung des Informationsflusses an die Gemeinden betreffend ihre Einwohner und bei der Zusammenarbeit zwischen Polizei, Regierungsstatthalterämtern und KESB. Es solle dabei vermehrt auf das Wissen und die langjährige Erfahrung der Regierungsstatthalter zurückgegriffen werden. Das Kantonale Jugendamt als vorgesetzte Stelle der KESB Als vorgesetzte Stelle und Administrativaufsicht steht die Leitung des Kantonalen Jugendamts in einer Doppelrolle von Kontrolle und Unterstützung, die von den KESB-Präsidien kritisch beurteilt wird. Im Gegensatz zu den ersten Monaten scheint aber im Verlauf des Sommers der Unterstützungsaspekt stärker wahrgenommen zu werden. Das KJA seinerseits nimmt die Bemühungen der Geschäftsleitung und ihres Sekretariats, die Abläufe zu verein- 5

7 Zusammenfassung ECOPLAN/HES-SO heitlichen und im Rahmen der gegebenen Ressourcen effizient zu gestalten, zustimmend zur Kenntnis. Fazit aus Sicht des Evaluationsteams In Anbetracht der bei einem Vorhaben dieser Art Aufbau einer neuen Organisation bei laufender Arbeit und zeitgleich mit dem Inkrafttreten materieller Änderungen zu erwartenden Probleme ist die erste Phase der Einführung des neuen Rechts insgesamt als gelungen zu bezeichnen. Handlungsbedarf besteht aus Sicht des Evaluationsteams in folgenden Bereichen: Interne Organisation und Ressourcenallokation der KESB: Im Rahmen des Best- Practice-Modells sollte die Zuteilung der gegebenen finanziellen und personellen Ressourcen auf die einzelnen Behörden durch die KESB-Geschäftsleitung vorgenommen werden. Es wird daher empfohlen, dass die Geschäftsleitung frühzeitig einen Mechanismus zur internen Ressourcenallokation entwickelt, um losgelöst von der ersten Auswertung der Fallzahlen eine von allen getragene Lösung zu erarbeiten. Dabei ist auch zu prüfen, ob zusätzlich zur Fallzahl weitere Kriterien wie Sozialhilfequote, Zweisprachigkeit, geographische Dispersion etc. zu berücksichtigen sind, um eine faire und bedarfsgerechte Ressourcenzuteilung zu gewährleisten. Effizienz und Prioritätensetzung: Angesichts der nach wie vor bestehenden Pendenzen und den begrenzten Ressourcen ist es notwendig, dass die KESB ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Die unterschiedliche Pendenzenlast zeigt an, dass sich hier noch nicht alle KESB auf dem selben Stand befinden. Die KESB haben diesen Handlungsbedarf erkannt. Die Gründung eines Best-Practice-Ausschusses auf Ebene der GL KESB, um effiziente Praktiken allen KESB zugänglich zu machen, ist zu unterstützen. Effizienzsteigerungen sind vor allem bei der Genehmigung von Berichten und Rechnungen anzustreben, wo nach allgemeiner Einschätzung der grösste Rückstau besteht. Hier ist auf eine risikogerechte Priorisierung zu achten. Generell scheint eine Effizienzsteigerung erreichbar durch eine Reduktion des Formalisierungsgrades auf das rechtlich zwingend notwendige und durch die Standardisierung von Verfahren und Entscheiden, soweit sinnvoll und mit dem Gesetz vereinbar. Kompetenzregelung: Aus den Aufgabenzuweisungen gemäss Art. 16 und 18 KESG ergibt sich in der Praxis eine gewisse Kompetenzkonkurrenz mit entsprechend unklaren Zuständigkeiten und Verständigungsbedarf. Im Vordergrund stehen zur Zeit zwei Themen: (1) die Festlegung eines pragmatischen Standards für risikogerechte Rechnungsrevision; dieser sollte zur rechtlichen Entlastung der einzelnen Revisorinnen und Revisoren von der Geschäftsleitung mit Unterstützung des KJA festgelegt werden soll. (2) die Überarbeitung des PriMa-Konzepts, wo sich ebenfalls die Frage stellt, wer hier die Federführung übernehmen soll. PriMa: Die PriMa sind nach einhelliger Meinung wichtige Akteure im System des Kindesund Erwachsenenschutzes. Zwischen den KESB und den Sozialdiensten bestehen einige offene Fragen der Aufgabenteilung bei der Beratung, Unterstützung und Kontrolle der 6

8 Zusammenfassung ECOPLAN/HES-SO PriMa. Das KJA hat eine Arbeitsgruppe (AG PriMa) eingesetzt mit dem Auftrag, Vorschläge zur Vereinheitlichung und Vereinfachung der Kommunikation und Zusammenarbeit mit den PriMa zwischen KESB und SD vorzulegen. Das Resultat dieser Arbeiten sollte abgewartet werden, bevor weiter reichende Massnahmen eingeleitet werden. Die Entwicklung des PriMa-Wesens ist aufmerksam zu verfolgen. Abstimmung zwischen den involvierten kantonalen Ämtern: Im engeren Bereich des Kindes- und Erwachsenenschutzes teilen sich innerhalb der Kantonsverwaltung vier Ämter aus zwei verschiedenen Direktionen die Kompetenzen. In den Gesprächen sowohl mit den KESB als auch mit den Sozialdiensten und den Psychiatriezentren wird eine engere Abstimmung der involvierten kantonalen Ämter der JGK und der GEF gefordert. Diese ist insbesondere zur Klärung offener Fragen in der Zusammenarbeit von KESB und Psychiatrie sowie zur Klärung und Vereinfachung der Abrechnung von Massnahmenkosten notwendig. 7

9 Inhaltsverzeichnis ECOPLAN/HES-SO Inhaltsverzeichnis Zusammenfassung... 2 Inhaltsverzeichnis... 8 Abkürzungsverzeichnis Einleitung Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB Aktuelle Themen und Aufgaben (Stand: August / September 2013) Interne Organisation/ Struktur der KESB Die Behörde / Spruchkammern Behördensekretariat / Fachdienste Pikettdienst Fazit Personelle Ressourcen und Arbeitsbelastung Aktuelle Arbeitslast Arbeitsstand, Pendenzen und Prioritätensetzung Ressourcenbedarf und Reaktion auf Personalengpässe Einschätzung des mittel- bis langfristigen Ressourcenbedarfs Fazit Prozess und Fallerfassung Übersicht Prozessablauf Prozessablauf im Detail Entscheidfindung / Behördensitzung Fallerfassung Fazit Zusammenarbeit der KESB untereinander Ausblick der KESB Zusammenarbeit der KESB und der Sozialdienste Die Situation der Sozialdienste unter dem neuen Recht Die Sozialdienste im Übergang vom Vormundschaftswesen zum Kindes- und Erwachsenenschutz Vorbereitung der Sozialdienste Ressourcen und Belastung der Sozialdienste Generelle Einschätzung der Zusammenarbeit Austauschgefässe Einzelne Aspekte der Zusammenarbeit Abklärungsaufträge Die Mandatsführung unter neuen Rahmenbedingungen Rekrutierung, Ausbildung und Unterstützung der privaten Mandatstragenden

10 Inhaltsverzeichnis ECOPLAN/HES-SO Finanzierung der Massnahmen Fazit Zusammenarbeit der KESB und der Psychiatrischen Dienste Startphase Generelle Zusammenarbeit Zusammenarbeit im Bereich FU Anhörung bei FU Auswirkungen des neuen Rechts auf die Zusammenarbeit Rückmeldung zur neuen Behördenstruktur durch die Psychiatrien Zusammenarbeit der KESB und dem KES-Gericht Generelle Zusammenarbeit Art und Beurteilung der Fälle am Obergericht FU-Entscheide Gewährung des rechtlichen Gehörs Ressourcenfrage Offene Fragen Sicht der Regierungsstatthalter Genereller Eindruck Handlungsbedarf Zusammenarbeit der KESB und dem Kantonalen Jugendamt (KJA) Vorbereitung aufs neue System Aktuelle Situation und Rollenverständnis Entwicklung der Belastung Einheitliche Geschäftserfassung Massnahmenkosten Trennung Amtsleitung und Inspektorat Fazit aus Sicht des Evaluationsteams Fazit zur Anfangsphase Handlungsbedarf Interne Organisation und Ressourcenallokation der KESB Effizienz und Prioritätensetzung Kompetenzregelung PriMa Abstimmung zwischen GEF und JGK

11 Inhaltsverzeichnis ECOPLAN/HES-SO 8.3 Weiteres Vorgehen Anhang: Liste der Interviewpartner

12 Abkürzungsverzeichnis ECOPLAN/HES-SO Abkürzungsverzeichnis ABA ALBA BKSE FFE FU GEF GL (KESB) JGK KES KESB KESG KESV KJA KOKES OG PDBBJ PZM PriMa ProMa SD SHG SOA SPA UPD SJD ZAV ZGB Amt für Betriebswirtschaft und Aufsicht Alters- und Behindertenamt Berner Konferenz für Sozialhilfe, Kindes- und Erwachsenenschutz Fürsorgerische Freiheitsentziehung Fürsorgerische Unterbringung Gesundheits- und Fürsorgedirektion Geschäftsleitung der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion Kindes- und Erwachsenenschutz Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde Gesetz über den Kindes- und Erwachsenenschutz Verordnung über den Kindes- und Erwachsenenschutz Kantonales Jugendamt Konferenz der Kantone für Kindes- und Erwachsenenschutz Obergericht Psychiatrische Dienste Biel-Seeland-Berner Jura Psychiatriezentrum Münsingen Private/r Mandatsträger/in Professionelle/r Mandatsträger/in Sozialdienst Sozialhilfegesetz Sozialamt Spitalamt Universitärer Psychiatrischer Dienst Sozialjuristischer Dienst Verordnung über die Zusammenarbeit der kommunalen Dienste mit den Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden und die Abgeltung der den Gemeinden anfallenden Aufwendungen Zivilgesetzbuch 11

13 1. Einleitung ECOPLAN/ HES SO 1 Einleitung Kontext und Auftrag Am 19. Dezember 2008 hat das eidgenössische Parlament die Änderungen des Zivilgesetzbuches zum Erwachsenenschutz, Personenrecht und Kindesrecht angenommen. Die neuen Bestimmungen traten 2013 in Kraft. Das neue Erwachsenen- und Kindesschutzrecht verlangt u.a., dass die Vormundschaftsbehörde als Fachbehörde konstituiert wird (Art. 440 ZGB). Per 1. Januar 2013 hat der Kanton Bern deshalb die neuen Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden geschaffen. Diese hatten aus dem Stand in neuer Zusammensetzung, mit neuen Aufgaben und an neuen Standorten ihren Auftrag zu erfüllen, d.h. sowohl neue Mandate zu erteilen als auch alte weiter zu betreuen. Gleichzeitig musste die Organisation, die zuvor bloss vorbereitet aber nicht eingespielt werden konnte, eingerichtet, Abläufe definiert und die Infrastruktur aufgebaut werden. Der grossen Herausforderung und der Schwierigkeiten dieser Aufgabe bewusst, beauftragte das Kantonale Jugendamt KJA Ecoplan und die HES-SO Wallis/Hochschule für Soziale Arbeit mit der Durchführung einer Begleitstudie. In der Startphase soll ein Monitoring begleitend und unterstützend im Sinn einer formativen Analyse wirken. Die Startphase umfasst eine Explorativphase auf der Grundlage von Interviews, die von März bis Mai 2013 mit allen KESB-Präsidien geführt wurden, und eine vertiefte Befragung von Juli bis September Ein Bericht zur Explorativphase wurde dem Auftraggeber im Juni 2013 vorgelegt. Zum vorliegenden Bericht Ziel des Monitorings ist es, zum einen den Prozess des Übergangs vom System mit den kommunalen Vormundschaftsbehörden zu den kantonalen Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden zu begleiten und die Erfahrungen aller wichtigen Akteure zur Optimierung des Systems zu nutzen. Zum anderen sollen auftretende Umsetzungsschwierigkeiten frühzeitig erkannt werden, um ein rasches Reagieren der zuständigen Behörde (KJA) zu erleichtern. Der vorliegende Bericht übernimmt die wesentlichen Elemente des Berichts zur Explorativphase und verfolgt die seitherige Entwicklung basierend auf von Juli bis September 2013 geführten Interviews mit den KESB (wiederum alle Präsidien und in den meisten Fällen ein/e Mitarbeiter/in der Behörde), einer Auswahl von Sozialdiensten (18 Gespräche mit der Leitung und meist einer weiteren Mitarbeiterin), den Psychiatrischen Kliniken in Münsingen (PZM) und in Bellelay (ärztliche Direktionen), dem Obergericht (zwei Richter/innen) und den Regierungsstatthaltern sowie einem Reflexionsgespräch mit dem Jugendamt als Administrativaufsicht und Auftraggeber. Er gibt die Aussagen der Interviews (Kapitel 2-7) gegliedert nach Akteuren und die Einschätzung der Autoren (Kapitel 8) in synthetischer Form wieder. 12

14 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO 2 Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB 2.1 Aktuelle Themen und Aufgaben (Stand: August / September 2013) Die wichtigsten Themen und zentrale Aufgaben der Präsidien haben sich seit dem Beginn der Tätigkeit im Frühjahr gewandelt. Während in den ersten Monaten Organisation und Kontaktaufbau mit Partnern, Übernahme der laufenden Dossiers von den Vormundschaftsbehörden sowie die grosse Arbeitsbelastung im Generellen im Vordergrund standen, beschäftigen die Präsidenten momentan vor allem der Abbau der Pendenzen sowie die interne Optimierung von Prozessen und Abläufen. Die Arbeitsbelastung ist nach wie vor ein Thema. Abbau der Pendenzen und Arbeitsbelastung Die Anzahl der Eingänge ist nach wie vor gross. Bei den meisten KESB entsprechen die Meldungseingänge ungefähr den Ausgängen. Vereinzelte KESB sind nach wie vor durch anwachsende Pendenzen gefordert. Bei der Genehmigung von Berichten und Rechnungen bestehen durchgehend noch grössere oder kleinere Pendenzen. Die Bewältigung der Arbeitsmenge stellt nach wie vor eine grosse Herausforderung dar, die Arbeitsbelastung sei immer noch hoch. Zur zeitgerechten Arbeitserfüllung muss eine Balance zwischen Effizienz und Qualität gefunden werden. Ferienabwesenheiten von Mitarbeitenden oder Personalwechsel (vakante Stellen) führten zu zusätzlicher Belastung für die übrigen Mitarbeiter. Interne Optimierung von Prozessen und Abläufen; weitere Vernetzung mit Partnern Im Bewusstsein der Notwendigkeit ressourcenschonender und effizienter Arbeitsweisen werden die internen Prozesse und Abläufe laufend optimiert und teilweise auch formalisiert. Die Vernetzung mit den Partnern ist nach wie vor ein wichtiges Thema. Die KESB Präsidien vernetzen sich stark und halten auch immer wieder Vorträge. Mit verschiedensten Akteuren haben Austauschtreffen stattgefunden. Zusammen mit den Sozialdiensten sind Veranstaltungen für die privaten Mandatsträger/innen (PriMa) geplant oder wurden bereits durchgeführt. Auch mit institutionellen Partnern wie Banken, Steuerämtern und der Polizei sowie weiteren Akteuren wie Wohn- und Pflegeeinrichtungen steht die KESB in Kontakt. 2.2 Interne Organisation/ Struktur der KESB Die KESB als Organisationen setzen sich aus den für die Entscheide verantwortlichen Behördenmitgliedern und dem Behördensekretariat zusammen. Das Dokument Organisation und Stellenprofile der KESB Kanton Bern vom Januar 2012 legt drei mögliche Organisationsmodelle fest. Je nach Grösse des Einzugsgebietes kann die Behörde aus einer oder zwei Spruchkammern bestehen, bei zwei Spruchkammern mit den Varianten eines getrennten 13

15 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO oder gemeinsamen Präsidiums. Das Behördensekretariat ist dem Präsidium unterstellt. Realisiert wurden jedoch nur zwei Modelle: zwei gegeneinander selbständige Spruchkammern mit je eigenem Vorsitz, wobei Präsidentin und Vizepräsident jeweils eine Kammer führen (KESB Bern, Mittelland-Nord, Mittelland-Süd, Thun, Biel/Bienne) eine Kammer (KESB Berner Jura, Seeland, Emmental, Oberaargau, Oberland Ost, Oberland West) Das für die Region Biel/Bienne vorgesehene Modell mit zwei Kammern unter einem gemeinsamen Präsidium wurde nicht umgesetzt. Hier wurde das Modell mit zwei selbständigen Kammern realisiert, wovon eine Kammer deutschsprachig, die andere französischsprachig geführt ist. Das kantonale Kindes- und Erwachsenenschutzgesetz (KESG) bildet die gesetzliche Grundlage für die Arbeit der Behörde und ihrer einzelnen Dienste. Regionale Unterschiede in der Ausgestaltung der Aufgaben und Funktionen der einzelnen Fachdienste gründen auf unterschiedlichen Ausgangs- und Rahmenbedingungen, unterschiedlichen Qualifikationen und Vorerfahrungen der Mitarbeitenden und auch auf dem Führungsstil des Präsidiums. Im Folgenden werden die Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Aufbauorganisation der KESB herausgearbeitet Die Behörde / Spruchkammern Die Entscheide der Behörde werden prinzipiell vom Kollegium (3-er Gremium), das aus den vom Regierungsrat ernannten Mitgliedern besteht, gefällt und verantwortet. Bestimmte Entscheide können an Einzelmitglieder oder ans Präsidium delegiert werden. a) Zusammenarbeit und Entwicklung einer homogenen Spruchpraxis Jenen Behörden, die aus zwei Kammern bestehen, stellt sich in der Aufbauphase der neuen Struktur die zusätzliche Herausforderung, ein gemeinsames Verständnis für die Fallbearbeitung und Fallentscheidung zu entwickeln. Es bestehen zwei Modelle, wie der Austausch zwischen den beiden Kammern stattfinden kann. Die erste Variante ist, einen gemeinsamen Kammertag abzuhalten. Diese Variante wird bis anhin von der KESB Bern angewendet. In der KESB Mittelland Nord hat man sich entschlossen, für eine begrenzte Zeit ebenfalls die wöchentliche Kammersitzung gemeinsam abzuhalten, um eine gemeinsame Doktrin zu entwickeln. Die zweite häufigere Variante sind zusätzliche gemeinsame Behördensitzungen, die wöchentlich (KESB Biel/Bienne), zweiwöchentlich (KESB Thun, Mittelland Nord in den ersten Monaten) oder monatlich (KESB Mittelland Süd) stattfinden. Die KESB Thun hat zudem die Praxis entwickelt, dass immer die gleiche Person vom SJD an den beiden Kammersitzungen teilnimmt, so den Wissenstransfer gewährleistet und eventuelle Unterschiede zwischen den beiden Kammern feststellen kann. 14

16 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO In mehreren KESB teilen sich vier Behördenmitglieder die 300 Stellenprozente einer Kammer resp. 360 Stellenprozente in der KESB Emmental. Der Umgang damit ist in den betroffenen KESB unterschiedlich. Die höhere Anzahl der Behördenmitglieder geht in der Regel mit reduzierten Arbeitspensen einher. Dies bringt, wie die KESB Mittelland Süd konstatiert, organisatorisch eine zusätzliche Herausforderung mit sich. Der Kammertag steht prinzipiell zum Fällen von Entscheiden zur Verfügung. In vielen KESB hat sich jedoch die Praxis entwickelt, eine grosse Anzahl der Entscheide im Zirkulationsverfahren zu fällen. Dies sei einerseits notwendig, um die hohe Fallzahl bewältigen zu können. Andererseits könne so der gemeinsame Kammertag eher für die Diskussion von Fällen genützt werden, um bei Eröffnung eines Dossiers eine gemeinsame Linie festzulegen und weniger um fertige Entscheide zu diskutieren. Die KESB Mittelland Nord und Berner Jura hingegen zeigen sich zurückhaltender mit der Anwendung des Zirkulationsverfahrens und entscheiden tendenziell nur bei der Genehmigung von Berichten und Rechnungen und in dringenden Fällen auf dem Zirkulationsweg. Neben dem Kammertag als formeller Besprechungs- und Entscheidstruktur der Behörden, existieren weitere Austauschgefässe für die Behördenmitglieder, die weniger formell und in unterschiedlichem Grad strukturiert sind. Die KESB Mittelland Süd organisiert Vorsitzungen, die KESB Mittelland Nord macht u.a. regelmässig ein Meeting der Behördenmitglieder, in der KESB Oberland West stehen der Dienstag und Mittwoch für spontane Fallbesprechungen zwischen den Behördenmitgliedern zur Verfügung. Auch die KESB Thun praktiziert neben der zweiwöchigen Behördensitzung den informellen Austausch auf Basis des Grundsatzes der offenen Bürotüren. Die KESB Emmental nützt die Behördensitzung nicht nur für eine Besprechung der Behördenmitglieder untereinander, sondern bindet in einen Teil der Sitzung auch die Mitarbeitenden des SJD ein, um generelle Fragen zu besprechen und ein Verständnis für die Gesamtorganisation zu entwickeln. b) Fallverteilung Für die Verteilung der Fälle unter den Behördenmitgliedern wurden drei verschiedene Systeme beschrieben, die nur teilweise mit dem jeweiligen Umfeld (einer oder mehrere Sozialdienste als Partner, geographische Disparität) zusammenhängen. Beim Start der Behörden wurden in der Mehrzahl der KESB die Fälle nach geographischen Kriterien aufgeteilt: Jedes Behördenmitglied ist für bestimmte Gemeinden oder respektive Sozialdienste zuständig. Inzwischen gab es in einzelnen KESB Anpassungen, da die Verteilung nicht ausgewogen war, und es wurde auf ein Zuteilungssystem nach verfügbaren Ressourcen oder eine thematische Spezialisierung umgestellt. In der KESB Bern und nun auch in den KESB Mittelland Süd und Mittelland Nord erfolgt die Zuteilung anhand der Fallzahl und dem Beschäftigungsgrad jedes Mitglieds. Diejenige Kammer der KESB Thun, welche nur mit dem Sozialdienst der Stadt Thun zusammenarbeitet, und die KESB Berner Jura wählten den Anfangsbuchstaben des Nachnamens der betroffenen Person für die Systematisierung der Fallverteilung. Die KESB Berner Jura nahm Anpassungen bei der Zuteilung der Anfangsbuchstaben zu den 15

17 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO Behördenmitgliedern vor, um die Belastung den Arbeitspensen anzupassen. Die KESB Emmental geht bei der Fallverteilung nach thematischem Wissen und Erfahrungen der einzelnen Mitglieder vor. Dieses System wird nun auch von der KESB Seeland erwogen. Fälle im Rahmen der fürsorgerischen Unterbringung werden in manchen KESB u.a. aufgrund der Vorerfahrung immer von derselben Person geführt, teilweise vom Präsidenten bearbeitet oder von verschiedenen Personen instruiert Behördensekretariat / Fachdienste Die Aufgaben des Behördensekretariats sind vom Gesetz (nicht abschliessend) vorgegeben (Art. 13 Abs. 2 KESG): Abklärung und Beratung, Revisorat und Administration. Das Organisationskonzept sieht eine Aufteilung dieser Aufgaben auf drei verschiedene Einheiten vor: Kanzlei, Revisorat und Sozialjuristischer Dienst (SJD). Die Ausgestaltung im Detail und die Zumessung des Handlungsspielraums obliegen den einzelnen Behörden bzw. den Präsidien. Die einzelnen Fachdienste verfügen nicht überall über eine eigene Leitung. So hat sich der Präsident der KESB Oberland Ost entschieden, die KESB aufgrund der geringen Grösse direkt zu leiten und keine Zwischenhierarchien einzubauen. In der ebenfalls sehr kleinen KESB Oberland West gibt es eine gemeinsame Leitung für den SJD und das Revisorat. In Einzelfällen kommt es nun, vor allem im Zuge von Neubesetzungen von Stellen, zu Justierungen, um geeignete Lösungen zu finden. So hat sich die Präsidentin der KESB Oberaargau nach Kündigung der Leitung des SJD dazu entschlossen, die nicht so umfangreichen Leitungsaufgaben des SJD selbst zu übernehmen und die freigewordene Stelle im SJD ohne Leitungsfunktion zu besetzen. In der KESB Biel/Bienne wird nach Kündigung einer Juristin im SJD nun ein/e Sachbearbeiter/in gesucht, um den hohen administrativen Aufwand in dieser Einheit abzudecken. a) Kanzlei Die Kanzlei ist überwiegend für den Ein- und Ausgang der Post, den Telefondienst und das Erfassen der Fälle (in Papierform und elektronisch im KONSUL) zuständig. Zudem gehen mehrere KESB dazu über, den gesamten Posteingang von der Kanzlei einscannen zu lassen. Gewisse Kanzleien nehmen darüber hinaus noch zusätzliche Aufgaben wahr. Sie lesen z.b. den Posteingang quer und nehmen eine erste sehr grobe Voreinschätzung der Dringlichkeit vor. In der KESB Oberaargau übernimmt die Kanzlei auch Aufgaben im Bereich Unterhaltsverträge (Versenden von Standardbriefen), beim Pflegekinderwesen und bei der Akteneinsicht. In der KESB Thun ist die Kanzlei auch zuständig für das Rechnungswesen und übernimmt gewisse Massengeschäfte wie Unterhalts- und Vaterschaftsabklärungen. Die Kanzlei übernimmt dort auch Koordinationsaufgaben. Sie speist die Daten zu den PriMa ins Personal- und Informationssystem des Kantons Bern (PERSISKA) ein. 16

18 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO b) Revisorat Das Revisorat ist für die Prüfung von Berichten und Rechnungen zuständig. In der KESB Oberland Ost ist das Revisorat zusätzlich für Unterhaltsverträge und Vaterschaftsabklärungen zuständig. In der KESB Thun übernimmt der Leiter des Revisorats Liegenschafts- und Erbschaftsgeschäfte von den Behördenmitgliedern. c) Sozialjuristischer Dienst (SJD) Am meisten Unterschiede zwischen den KESB werden im Einbezug des SJD in die Fallbearbeitung sichtbar. Den Mitarbeitenden des SJD wird im Organisation und Stellenprofile der KESB Kanton Bern eine vor- und nachbereitende unterstützende Rolle bei der inhaltlichen Entscheidungsfindung zugewiesen. In der Anfangsphase wurde der SJD oftmals für Aufgaben eingesetzt, die ihm langfristig nicht zugedacht sind. Dadurch wurde in der ersten Interviewphase ein breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten der Mitarbeitenden sichtbar. Als Beispiel kann die KESB Oberland West angeführt werden, wo die Mitarbeitenden des SJD und des Revisorats mit der Aufarbeitung der grossen Zahl übernommener Pendenzen der ehemaligen Vormundschaftsbehörden (ausstehende Entscheidungen, noch nicht revidierte Berichte und Rechnungen) beschäftigt waren. Im Zuge der zweiten Interviewphase wurde deutlich weniger oft thematisiert, dass der SJD Aufgaben erledigen müsste, die ihm nicht zugedacht seien, vielmehr scheint sich in den meisten KESB der Einsatz des SJD normalisiert zu haben. Neben dem Verfassen von Protokollen und Entscheiden werden ihm auch Anhörungen sowie die Führung von einfachen Fällen, etwa von Altersbeistandschaften, übertragen. In dieser Hinsicht finden sich allerdings erhebliche Unterschiede zwischen den Behörden. In der KESB Bern beispielsweise werden die Mitarbeitenden des SJD wie Behördenmitglieder eingesetzt. Der Präsident spricht sich dafür aus, dem SJD mehr Kompetenzen zu geben, da dadurch Schnittstellen vermieden und die Arbeit in der KESB vereinfacht werden könnte. In mehreren KESB werden die Mitarbeitenden des SJD für die Instruktion von leichten Fällen eingesetzt Pikettdienst Für dringende Fälle sollte die Behörde rund um die Uhr erreichbar sein. Um zusätzliche Arbeitslast möglichst gering zu halten, haben sich regionale Strukturen gebildet, die gemeinsam den Pikettdienst organisieren. Die KESB Berner Jura und Biel/Bienne wechseln sich bei der Telefonpermanenz ab. Seit vergangenem Juli hat das gesamte Oberland (KESB Thun, Oberland Ost, Oberland West) einen gemeinsamen Dienst, bei dem sich die Behördenmitglieder monatsweise abwechseln. Die KESB Emmental und Oberaargau teilen sich ebenfalls seit längerer Zeit den Pikettdienst. Nach Aussage der KESB Emmental wird eine Zusammenschliessung mit dem Kreis Seeland und Mittelland (KESB Bern, Mittelland Nord und Mittelland Süd) überlegt, um zusätzliche Belastung zum Tagesgeschäft möglichst gering zu halten. 17

19 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO Fazit Die Struktur der KESB hat sich weitgehend bestätigt und gefestigt. Vereinzelt wurden Korrekturen vorgenommen, um die Organisation der Arbeitsbelastung anzupassen. Genannt sei hier beispielsweise das Fallverteilungssystem nach geographischen Kriterien, das sich nicht überall bewährt hat. Das Aufgabenprofil des SJD in den einzelnen KESB konnte geschärft werden; die Mitarbeitenden übernehmen vermehrt diejenigen Aufgaben, die ihnen auch langfristig zugedacht sind. In unterschiedlichem Ausmass befinden sich die einzelnen KESB ebenso wie die GL KESB weiterhin in Such- und Lernprozessen, um die Strukturen kontinuierlich zu optimieren. 2.3 Personelle Ressourcen und Arbeitsbelastung Die KESB sind anfangs Jahr an ihren Standorten mit einem neuen Team gestartet, welches sich aus dem Präsidium, den Behördenmitgliedern, Mitarbeitenden des Sozialjuristischen Dienstes (SJD), des Revisorats und der Kanzlei zusammensetzt. Sowohl die Behördenmitglieder als auch der SJD sind interdisziplinär überwiegend aus Juristinnen, Sozialarbeitern und Psychologinnen zusammengesetzt Aktuelle Arbeitslast Die Präsidenten sind sich einig, dass die Arbeitslast nach wie vor hoch sei. Einige KESB betonen jedoch auch, dass sie effizienter geworden, intern besser organisiert und die zur Verfügung stehenden Vorlagen eine Arbeitserleichterung sind. Die Lage wird im August global etwas weniger kritisch beurteilt als noch im Frühjahr. Der Meldungseingang ist nach wie vor hoch. In der KESB Seeland, Oberland West, Emmental und Thun hat er über die Sommerferien zwischenzeitlich abgenommen, ist jetzt wieder auf hohem Niveau. Bei den anderen KESB blieb er anhaltend hoch. Die anfänglich geäusserte Rückstauthese, wonach die Vorgängerbehörden gegen Ende 2012 nicht mehr alles abgearbeitet hätten und es daher zu einer grösseren Arbeitsmenge zu Beginn des Jahres gekommen sei, trifft nach allgemeiner Einschätzung nicht zu. Es sei nach wie vor viel administrative Arbeit auf allen Ebenen zu leisten. Zudem würden die Präsidenten und auch Mitarbeiter aus den KESB in Projektarbeit (Arbeitsgruppen) mitwirken, ohne dafür zusätzliche personelle Ressourcen zu erhalten. Für die französisch-sprachigen KESB stellt die unvollständige Übersetzung des Fallführungssystems KONSUL einen zusätzlichen Aufwand dar. Es gäbe noch viel zu übersetzen, z.b. die Leitfäden und man hoffe, dass man bis Ende Jahr damit fertig sei. Der Präsident der KESB des Berner Juras überlegt sich aufgrund zeitlicher Dringlichkeit, das Vorlagenmanagement (office at work) für die französisch-sprachigen KESB parallel zu den Arbeiten, die auf Deutsch am Laufen sind, vorzubereiten und anschliessend abzugleichen. Die Übersetzung aller 252 deutschen Modelle würde zu lange dauern, zudem existierten bereits verschiedene Dokumente auf Französisch. 18

20 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO Arbeitsstand, Pendenzen und Prioritätensetzung Der Output konnte gegenüber dem Frühjahr gesteigert werden, die Anzahl gefällter Entscheide pro Woche nahm nach Einschätzung der Präsidentinnen und Präsidenten zu. Zuverlässige Fallbearbeitungszahlen liegen allerdings aufgrund der Startprobleme des elektronischen Fallführungssystems KONSUL erst ab Juli vor. Im ersten Halbjahr sei das System sehr instabil und deshalb nicht brauchbar gewesen, so dass auch die durch es generierten Fall- bzw. Geschäftszahlen nicht zuverlässig seien. Mangels integrierter Dokumentvorlagen war zu Beginn des Jahres auch keine integrierte Fallführung möglich. Mittlerweile funktioniere das System stabil, wenn auch immer noch langsam. Zur einheitlichen Geschäftserfassung in KONSUL wurde ein Leitfaden entwickelt. Das KJA verweist darauf, dass nur mit einer einheitlichen Geschäftserfassung z.b. die Fallzahlenentwicklung beobachtet und das gesetzlich vorgeschriebene finanzielle Reporting und Controlling ausgeübt werden könne. Bei den meisten KESB sind die Pendenzen konstant, der Output somit gleich gross wie der Meldungseingang, oder können sogar abgebaut werden. In den KESB Biel, Berner Jura und Mittelland Nord wird aber immer noch von einem anschwellenden Rückstau berichtet. Am meisten Pendenzen bestehen bei der Genehmigung von Berichten und Rechnungen, wobei der Stau vor allem bei den Revisoraten gesehen wird, die erst risikoangemessene Standards der Rechnungsprüfung entwickeln mussten bzw. immer noch müssen. Teilweise musste deshalb mit der Genehmigung der Berichte zu inhaltlichen Aspekten der Mandatsführung zugewartet werden. In zweiter Linie wird der Rückstau in der Berichtsgenehmigung darauf zurückgeführt, dass die Entschädigungen der privaten Mandatsträger neu über das kantonale Personeninformationssystem PERSIKA abgewickelt wird. Bis dieses dafür einsatzbereit war, d.h. bis Mai 2013, konnten keine Entschädigungen ausbezahlt werden, weshalb einzelnen KESB eine Berichtsgenehmigung nicht opportun schien. Bei der Abarbeitung der Pendenzen wird seither dahingehend priorisiert, dass zuerst die Berichte und Rechnungen der PriMa und dann jene der ProMa abgearbeitet werden. Verschiedene KESB haben weitere Massnahmen ergriffen, um die Pendenzen im Revisorat abzubauen. In der KESB Biel hat das Revisorat eine wochenweise Arbeitsteilung nach Tätigkeitsbereichen eingeführt und kommt nun schneller voran. Gewisse Aufgaben der Berichtsprüfung werden in anderen KESB vom SJD übernommen. Am Strategieworkshop der KESB-Geschäftsleitung von Ende August 2013 war der Abbau von Pendenzen und damit verbunden Best-Practice ein wichtiges Thema. Momentan liegt der Fokus von Best-Practice bei ressourcenschonendem Arbeiten. Ein Best-Practice-Ausschuss soll gute Praktiken aus den KESB sammeln, die KESB-Geschäftsleitung auf dieser Grundlage dann Empfehlungen zu ressourcenschonendem Arbeiten abgeben. In den Augen der KESB bestehen Ressourcenschonpotenziale momentan bei der Überführung der Massnahmen ins neue Recht, in der Entscheidredaktion (Ausführlichkeit der Begründung), bei der Verfahrensinstruktion (Ausführlichkeit der verfahrensleitende Verfügungen), bei der Anhörungspraxis, bei der Übertragung von Massnahmen zwischen den KESB und in der Tiefe der 19

21 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO Prüfungen im Revisorat. Insbesondere zum Niveau der Berichts- und Rechnungsprüfung im Revisorat gebe es Meinungsunterschiede zwischen Präsidentinnen und Revisoraten. Generell sollen sich die Mitarbeitenden auf die eigenen Kompetenzen konzentrieren und sich bei anderen Aspekten auf das Wissen der Kollegen verlassen. Um rascher zu handeln und die Sozialdienste zu entlasten, versucht eine KESB bei Anträgen auf Altersbeistandschaften auch vermehrt, ohne Abklärungen durch den Sozialdienst zu entscheiden und selbst die notwendigen Abklärungen zu treffen. Der Rückstand führe, dass von Sozialdiensten oder Privaten, dort insbesondere bei Besuchsrechtstreitigkeiten, vermehrt Rückfragen kämen, was die Ressourcen der KESB zusätzlich belaste. In der KESB Oberland Ost gebe es auch vermehrt Anfragen von Heimen und Spitälern, die eine Rechtsauskunft brauchten (z.b. freiheitsbeschränkende Massnahmen). Dies sei aber nicht Aufgabe der KESB. Angesichts der knappen Ressourcen bestehe ein Spannungsfeld zwischen Qualität und Effizienz Ressourcenbedarf und Reaktion auf Personalengpässe Ressourcenbedarf besteht nach wie vor, wenn auch nicht mehr so akut wie noch im Frühjahr. Umfang und Dringlichkeit des Ressourcenbedarfs variieren zwischen den KESB. Bei denjenigen KESB, die Ressourcenbedarf haben, besteht dieser meistens in der Kanzlei, bei vereinzelten KESB ist die Arbeitslast auf Stufe Behördenmitglieder am kritischsten. Die Ressourcendotierung in der Kanzlei wird insbesondere auch im Vergleich zu den Sozialdiensten und anderen kantonalen Stellen (Bsp. Schlichtungsbehörde), die im administrativen Bereich wesentlich besser ausgestattet seien, als zu knapp bemängelt. Auch wird vereinzelt die Ressourcenzuteilung zwischen den KESB aufgrund der Bevölkerungszahl im jeweiligen Zuständigkeitsgebiet kritisiert. Dies spiegle nicht die sozialen Realitäten wider (Bsp. Sozialhilfequote, Wegzeiten bei Anhörungen, Vorhandensein von vorgelagerten Diensten/ soziale Infrastruktur) und entspreche nicht der Fallzahl. In verschiedenen KESB kam es im Verlauf der ersten sieben Monaten auch zu personellen Wechseln. Bei der Neubesetzung der Stellen, wird versucht, erfahrene Personen zu rekrutieren. Für Posten im SJD oder als Behördenmitglied werden tendenziell Juristinnen oder im Verfassen von Verfügungen geübte Sozialarbeiter und weniger Psychologinnen rekrutiert. In der KESB Biel wurde eine vakante Stelle im SJD für Sachbearbeitung mit einer Person mit Sekretariatsausbildung ausgeschrieben. Der SJD müsse viele administrative Aufgaben wahrnehmen, was zu Unzufriedenheit führe und nicht effizient sei. In der KESB Emmental wurden Personalressourcen und damit auch Aufgaben vom Revisorat in den SJD verschoben. Neu prüft im Kindesschutzbereich der SJD und nicht mehr das Revisorat die Berichte. Im Bereich Erwachsenenschutz prüft das Revisorat Berichte und Rechnungen, gewisse Entscheide dazu werden jedoch neu vom SJD verfasst werden. Dahinter steht die Überlegung, dass die Hauptkompetenz des Revisorats die Rechnungsprüfung sei, während es beim Verfassen von Entscheiden weniger effizient sei. 20

22 2. Zentrale Erfahrungen aus Sicht der KESB ECOPLAN/ HES SO Aufgrund der Personalengpässe versuchen die meisten KESB ausserhalb des Stellenetats zusätzliches Personal zu rekrutieren. Dies über zwei Wege: Über das IV-Wiedereingliederungsprogramm: Die KESB Seeland beschäftigt sowohl in der Kanzlei als auch im Sozialjuristischen Dienst, die KESB Oberland Ost in der Kanzlei jemanden über das Wiedereingliederungsprogramm. Auch die KESB Oberland West beschäftigt so eine zusätzliche Arbeitskraft in der Kanzlei. In der KESB Biel gibt es ebenfalls jemanden, der zu einem Teil noch über die IV finanziert wird und zu einem anderen Teil fix angestellt ist. Über Rechtspraktika: Praktikanten beschäftigen momentan die KESB Seeland, Mittelland Süd, Oberland West und Mittelland Nord. Das Obergericht entschied, dass die Rechtspraktika auf der KESB nur als Verwaltungspraktikum und nicht als Gerichtspraktikum anerkannt werden. Der Entscheid, dass die KESB nicht in die Verordnung über die Anwaltsprüfung (APV) aufgenommen wird, dürfte die Rekrutierung von Praktikanten erschweren. Die KESB Oberaargau kann zeitweise von einem Rechtspraktikanten des Regierungsstatthalters profitieren. Statthalteramt und die KESB beabsichtigen, zukünftig auch das Lehrlingswesen gemeinsam zu organisieren. Die KESB des Berner Jura sucht eine Studentin oder einen Schüler für einen Nachmittag pro Woche zur Unterstützung der Kanzlei. Bei gleichzeitiger Ferienabwesenheit und Krankheit von Mitarbeitenden kam es zu Engpässen. Im Bedarfsfall habe ein Behördenmitglied der KESB Oberland West den Spruchkörper der KESB Oberland Ost ergänzt und umgekehrt, damit dieser beschlussfähig war. Die KESB Biel half bei Ferienabwesenheiten im Berner Jura und im Seeland aus. Die Mitarbeiter hätten viel Überzeit geleistet wobei auch dies zwischen den KESB variiert und erst wenige Ferien bezogen. Der Bezug dieser Ferien in der zweiten Jahreshälfte würde zu erheblichen Lücken führen Einschätzung des mittel- bis langfristigen Ressourcenbedarfs Die KESB gehen davon aus, dass sich die Arbeitslast in den kommenden Monaten nicht reduzieren wird. Eine Reduktion sei allenfalls langfristig in zwei, drei Jahren zu erwarten, d.h. nach der Überführung altrechtlicher Massnahmen ins neue Recht. Mittelfristig werde es keine Entspannung geben, da gewisse Themengebiete noch gar nicht angegangen worden seien. Die Einschätzungen darüber, ob die momentanen Ressourcen zur Arbeitsbewältigung ausreichen, gehen auseinander. Während die einen KESB eine Perspektive sehen, die Arbeit mit den bestehenden Ressourcen bewältigen zu können, befürchten andere, dass das System zusammenbreche, wenn sich an der Ressourcenausstattung an ihrem Standort nichts ändere. Anhand der Fallzahlen müsste die Ressourcenverteilung überprüft und allenfalls angepasst werden. Generell seien die Teams nach wie vor motiviert und fänden die Tätigkeit in den KESB eine spannende Arbeit. Es sei wichtig, die positive Stimmung und Zuversicht zu halten. Doch die subjektive Belastung sei gross. Auch wird mit Spannung der Umgang mit der geleisteten 21