GLEICHBEHANDLUNGSBERICHT. zum 31. März der. PVU Prignitzer. Energie- und Wasserversorgungsunternehmen. GmbH. PVU Energienetze GmbH

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1 GLEICHBEHANDLUNGSBERICHT zum 31. März 2015 der PVU Prignitzer Energie- und Wasserversorgungsunternehmen GmbH Feldstraße 27a Perleberg und der PVU Energienetze GmbH Feldstraße 27a Perleberg vorgelegt durch Herrn Bastian Bruhn (Gleichbehandlungsbeauftragter)

2 1 Inhaltsverzeichnis Präambel A. Der Gleichbehandlungsbeauftragte.. 3 I. Kontaktdaten.. 3 II. Ansprechbarkeit für Mitarbeiter und Vortragsrecht bei den Geschäftsführungen... 3 B. Das vertikal integrierte Unternehmen und der Netzbetrieb... 4 I. Veränderungen in der Aufbauorganisation II. Veränderungen im Kommunikationsverhalten/ Markenpolitik des Netzbetreibers. 4 III. Personelle Veränderungen C. Bericht über die nach 7a Abs. 5 Satz 1 EnWG getroffenen Maßnahmen des vergangenen Kalenderjahres.. 6 I. Maßnahmen zur Sicherstellung eines diskriminierungsfreien Netzbetriebes II. Geschäftsprozessanalyse III. Weitere Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen... 9 IV: Ausblick: Geplante Maßnahmen V. Schulungskonzept Weiterbildung der Mitarbeiter Weiterbildung des Gleichbehandlungsbeauftragten... 11

3 2 Präambel Dieser Gleichbehandlungsbericht umfasst den rechtlich selbstständigen Netzbetreiber - PVU Energienetze GmbH (nachfolgend PVU Netze ) und die mit Tätigkeiten des Netzbetriebes befassten Gesellschaft - PVU Prignitzer Energie- und Wasserversorgungsunternehmen GmbH (nachfolgend PVU GmbH ) Mit diesem Gleichbehandlungsbericht kommen die vorstehenden Gesellschaften Ihren Verpflichtungen aus 7a Abs. 5 Satz 3 Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) nach. Dieser Bericht umfasst den Zeitraum 01. Januar 2014 bis 31. Dezember 2014 und befasst sich mit dem Gleichbehandlungsmanagement bezüglich der diskriminierungsfreien Ausgestaltung des Netzgeschäftes der PVU Prignitzer Energie- und Wasserversorgungsunternehmen GmbH (PVU GmbH) als vertikal integriertes Energieversorgungsunternehmen (vievu) und der PVU Energienetze GmbH (PVU Netze) als Verteilnetzbetreiber in den Sparten Strom und Gas. Der Bericht ist im Internet auf den Homepages der o.a. Gesellschaften veröffentlicht und kann unter: bzw. heruntergeladen werden.

4 3 A. Der Gleichbehandlungsbeauftragte Der Bericht wird von Herrn Bastian Bruhn vorgelegt. Er ist als Gleichbehandlungsbeauftragter der PVU GmbH und der PVU Netze bestellt. I. Kontaktdaten Der Gleichbehandlungsbeauftragte ist erreichbar unter: PVU Prignitzer Energie- und Wasserversorgungsunternehmen GmbH Herr Bastian Bruhn, Feldstraße 27a, Perleberg Tel. (03876) Fax (03876) II. Ansprechbarkeit für Mitarbeiter und Vortragsrecht bei den Geschäftsführungen Der Gleichbehandlungsbeauftragte ist unabhängig von Sprechzeiten telefonisch, elektronisch oder persönlich erreichbar. Jederzeit können durch Mitarbeiter der PVU GmbH oder PVU Netze entflechtungsrelevante Themen erörtert werden. Somit ist es möglich, zeitnah auf mögliche diskriminierungsrelevante Prozesse zu reagieren. Der Gleichbehandlungsbeauftragte nutzt ein direktes Vortragsrecht bei den Geschäftsführungen der PVU GmbH bzw. PVU Netze. Es ist möglich die entflechtungsrelevanten Themen schnellstmöglich anzubringen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Verbesserung zu treffen. Diese Konsultationen zu diskriminierungsrelevanten und anderen Themen sind im täglichen Arbeitsablauf des Gleichbehandlungsbeauftragten mittlerweile integriert. Weiterhin hat der Gleichbehandlungsbeauftragte stets Kontakt zu den Mitarbeitern durch seine Aufgaben als IT-Manager und Einkäufer, die sämtliche Abteilungen tangieren.

5 4 B. Das vertikal integrierte Unternehmen und der Netzbetrieb I. Veränderungen in der Aufbauorganisation Die PVU Netze ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der PVU GmbH. Sie ist rechtlich und operationell entflochten. Zum nahm die PVU Netze ihre Aktivitäten als Stromund Gasnetzbetreiber auf. Der Netzbetrieb für die PVU GmbH wird weiterhin im Rahmen einer Pacht durchgeführt. Die diskriminierungsanfälligen Netzbetreiber-Aufgaben, denen die bei PVU GmbH und bei PVU Netze vorliegenden Geschäftsprozessanalysen zugrunde liegen, werden weiterhin unbundlingkonform ausgestaltet. Den Entflechtungsbestimmungen, welche in den Gemeinsamen Auslegungsgrundsätzen der Regulierungsbehörden des Bundes und der Länder zu den Entflechtungsbestimmungen in 6 10 EnWG vom , der Konkretisierung der gemeinsamen Auslegungsgrundsätze der Regulierungsbehörden des Bundes und der Länder zu den Entflechtungsbestimmungen in 6 10 EnWG vom 21. Oktober 2008 sowie den Gemeinsamen Auslegungsgrundsätzen III der Regulierungsbehörden vom (nachfolgend Auslegungsgrundsätze ) nachzulesen sind, wurde entsprochen. Die Funktion des Gleichbehandlungsbeauftragten, welcher in der Abteilung Rechnungswesen eingeordnet war, ist wieder direkt der Geschäftsführung als Stabsstelle zugeordnet. In den Maßnahmen 2014 im Abschnitt C. wird darauf noch näher eingegangen. II. Veränderungen im Kommunikationsverhalten/ Markenpolitik des Netzbetreibers Die in den Auslegungsgrundsätzen III ( 7a Abs. 6 EnWG) vom konkretisierten Vorgaben bezüglich des Markenauftritts und des Kommunikationsverhaltens wurden schon im Jahr 2009 umgesetzt. Wie in den vorangegangenen Berichten beschrieben, wurde durch ein Re-Branding der PVU Netze die Transparenz gegenüber dem Verbraucher bezüglich der Trennung Netz und Vertrieb erhöht. Dadurch wurde die Verwechslungsgefahr zwischen den getrennten Aktivitäten des vertikal integrierten Energieversorgungsunternehmens beim Endkunden minimiert.

6 5 III. Personelle Veränderungen Im Jahr 2014 sind keine personellen Veränderungen vorgenommen worden. Daher mussten keine Schulungen vorgenommen bzw. Verpflichtungserklärungen unterzeichnet werden.

7 6 C. Bericht über die nach 7a Abs. 5 Satz 1 EnWG getroffenen Maßnahmen des vergangenen Kalenderjahres Die Grundlage zur Ausübung des diskriminierungsrelevanten Netzbetriebes bildet das Gleichbehandlungsprogramm aus 2007, welches Änderungen und Aktualisierungen aufgrund der Novellierung des EnWG in 2011 und durch personelle Veränderungen in 2012 erfahren hat. In den beiden Unternehmen gelten das Gleichbehandlungsprogramm und die damit verbundenen Maßnahmen entsprechend. I. Maßnahmen zur Sicherstellung eines diskriminierungsfreien Netzbetriebes Es wurden in 2014 mehrere Maßnahmen durchgeführt, die der unbundlingkonformen Ausgestaltung des Netzbetriebes dienen. Zum einen wurde die letztjährige Abfrage der Bundesnetzagentur zum Anlass genommen, in Bezug auf das Kommunikationsverhalten des Netzbetriebes, insbesondere der Ablesekarte, diese neu zu gestalten. Das vertikal integrierte EVU, welches zwar die Dienstleistung der Ablesung in großen Teilen erledigt, steht nunmehr nicht mehr im Vordergrund. Die Ablesekarten sind jetzt durch das PVU Netze Logo entsprechend 7a Abs. 6 konform ausgestaltet. Da dies eine nach außen gerichtete Markenpolitik ist, werden nunmehr Verwechslungen mit Vertriebsaktivitäten des vertikal integrierten Unternehmens vermieden. In diesem Atemzuge sind auch noch andere Formblätter angepasst worden. Dadurch werden Synergien zwar aufgelöst, da die Sparten Wasser und Wärme nicht unter die Regulierung fallen, aber die Marktdurchdringung bezüglich der Bekanntheit des Netzbetreibers wird gestärkt und ausgebaut. Dies verbessert in großem Maße die Transparenz gegenüber den Verbrauchern. Ein Ausblick in letztjährigen Berichten ist meist die Aktualisierung der EDIFACT-Formate gewesen. Trotz der Wiederkehr der jährlichen Arbeit sollte dies nicht als Selbstläufer interpretiert werden. Sie bildet nämlich die IT-technische Grundlage des Unbundlings und Fehler können die kurzen Fristen beispielsweise beim Lieferantenwechsel negativ beeinflussen. Trotz allem ist auch im Berichtsjahr 2014 die Aktualisierung der EDIFACT- Formate zum und erfolgreich durchgeführt worden. Zeitgleich damit wurde auch das Hauptprogramm SAP, welches erst die Umsetzung der Gleichbehandlung ermöglicht, einem Update unterzogen. Dies ermöglicht zwar, auf potentiell folgende Herausforderungen zeitnah reagieren zu können, aber erhöht auch in überproportionalem Maß die Personalbindung durch Abarbeiten von Testszenarien.

8 7 Durch die fristgerechten Umsetzungen von Patches und der EDIFACT-Formate ist jedoch im IT-System stets die diskriminierungsfreie Ausgestaltung des Netzgeschäftes erst möglich. Als Schwerpunkt der Maßnahmen zur Sicherstellung des diskriminierungsfreien Netzbetriebs ist die revisorische Überprüfung des Unbundling bzw. Ausgestaltung des Gleichbehandlungsmanagement bei der PVU GmbH und der PVU Netze zu nennen. Geprüft wurde die Umsetzung der Entflechtungsvorgaben des 6 bis 10 EnWG. Grundlage bildete das Gleichbehandlungsprogramm aus 2012 und die Dienstanweisung 01/2007 Vertrauliche Behandlung von wirtschaftlich sensiblen Informationen. Auch Umsetzungen entsprechend GasNZV und StromNZV waren Teil der Prüfung. Die Unabhängigkeit der Prüfung wurde dadurch gewahrt, dass die Revision der Muttergesellschaft dies durchführte. Diese Vor-Ort-Prüfung bestand zu größten Teilen durch Audits der betreffenden Mitarbeiter und Überprüfung vorhandener Verfahrensanweisungen und Geschäftsprozessen. Prüfungsschwerpunkte waren u.a.: - Ordnungsgemäße Schulungen bzw. Verpflichtungserklärungen - Veröffentlichungspflichten - Gewähltes Unbundlingmodell - Zugriffsberechtigungen - Einordnung des Gleichbehandlungsbeauftragten - Doppelfunktionen Wie in den vergangenen Jahren berichtet, wurde von erneuten Schulungen abgesehen und stattdessen anlassbezogen bei Neueinstellungen sämtliche unbundlingrelevanten Dienstanweisungen bzw. das Gleichbehandlungsprogramm übergeben und die Vertraulichkeitserklärungen unterschrieben. Dies wurde jetzt durch Stichproben in den Personalakten überprüft und es konnte die Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit festgestellt werden. Ein weiterer revisorisch überprüfter Schwerpunkt waren die Veröffentlichungspflichten insbesondere der Netzgesellschaft gemäß GasNZV, StromNZV und EnWG. Entsprechend den gesetzlichen Anforderungen sind alle netzrelevanten Daten auf den Internetseiten veröffentlicht. Weiterhin unterliegen sie einer stetigen Aktualisierung. Ein wichtiger Teil der Überprüfung des gelebten Unbundlings war die rechtliche Entflechtung des vertikal integrierten Energieversorgungsunternehmens mit der Ausgründung einer Netzgesellschaft. Es wurde im Jahr 2007 das Netz-Pachtmodell gewählt. Bis dato, auch unter Zugrundlegung der Auslegungsgrundsätze, ist diese Form der Entflechtung weiterhin gesetzeskonform.

9 8 Ungeachtet dessen wird eine stetige Überprüfung des Dienstleistungsvertrages hinsichtlich konkreter Leistungsbeschreibungen, der Verpflichtung zur Einhaltung der informatorischen Entflechtung bzw. auch der Marken- und Kommunikationsverpflichtungen zeitnah durchgeführt. Mehr dazu im Ausblick. Weiterhin standen die Zugriffsberechtigungen im führenden System SAP sowie in der Windowsumgebung insbesondere des Vertriebs im Fokus. Es wurde detailliert überprüft, was man mit welcher Funktion ausführen kann bzw. auf welche Netzlaufwerke der Vertrieb zugreifen kann. Schlussendlich konnte auch hier festgestellt werden, dass die IT-Landschaft keine kritischen Zugriffsberechtigungen, mit Möglichkeit sensible Daten, die nicht zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit gehören, zur Verfügung stellt. Dies zeigt, dass die Funktion des Gleichbehandlungsbeauftragten in der Arbeit als IT-Manager korrekt ausgefüllt wurde. Wie schon kurz in der Aufbauorganisation erwähnt, ist der Gleichbehandlungsbeauftragte in eine neue Stabsstelle direkt der Geschäftsführung des vievu gewechselt. Dies basiert auf der durchgeführten Prüfung der Revision. Entsprechend 7a Abs. 5 hat der Gleichbehandlungsbeauftragte seine Aufgaben unabhängig wahrzunehmen. Aufgrund dessen wurde den Empfehlungen der Revision gefolgt und nur die Funktion des Gleichbehandlungsbeauftragten vom Rechnungswesen in die Stabsstelle transferiert. Somit ist der Gleichbehandlungsbeauftragte in seiner originären Funktion wieder direkt der Geschäftsführung unterstellt. Geschäftsführer der Netzgesellschaft sollen entsprechend 7a Abs. 2 Nr. 1 EnWG keinen betrieblichen Einrichtungen des vertikal integrierten Energieversorgungsunternehmens angehören, die direkt oder indirekt für den Betrieb in den Bereichen Gewinnung, Erzeugung oder Vertrieb zuständig sind. Das ist auch so schon in den Auslegungsgrundsätzen erwähnt worden. Die Überprüfung ergab, dass dies bei der PVU GmbH nicht zutrifft, da die Geschäftsführer nicht in den ausgeschlossenen Bereichen tätig sind. Auch dienten die berichtswirksamen Maßnahmen im letzten Jahr zur Überprüfung der gelebten Praxis. Die extern durchgeführte Kontrolle untermauerte die letztjährigen Maßnahmen, die der Gleichbehandlungsbeauftragte in Eigenregie durchführte und der BNetzA berichtete. Somit kann abschließend die Unbundlingkonformität des vievu und des Netzbetreibers festgestellt werden.

10 9 II. Geschäftsprozessanalyse Der revisorisch überprüfte Teil der Maßnahmen im letzten Jahr umfasste nicht die Geschäftsprozesse. Dies wurde wie in den vergangenen Jahren durch den Gleichbehandlungsbeauftragten durchgeführt. Es wurde wieder stichprobenartig kontrolliert und die Prozesse bei Bedarf aktualisiert. In den kommenden Perioden wird angestrebt auch die Prozessanalysen extern überprüfen zu lassen um auch dort Sicherheit in der Ausgestaltung des Unbundlings zu erreichen. Vorzugsweise soll dies ebenfalls durch Audits geschehen. Weiterhin stehen die Geschäftsprozesse den Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Somit sollte die Aktualität dieser Beschreibungen so nah als möglich entsprechend den gesetzlichen Vorgaben sein. Dies ist zum größten Teil bei den dort abgelegten Geschäftsprozessen auch durch die fortwährenden Überprüfungen durch den Gleichbehandlungsbeauftragten gegeben. III. Weitere Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen Der gesetzliche Auftrag, abgeleitet aus 7a Abs. 5 EnWG, den Mitarbeitern ein Programm mit verbindlichen Maßnahmen zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäfts festzulegen und durch den Gleichbehandlungsbeauftragten zu überwachen, wurde wie in den letzten Jahren passiv durchgeführt. Dies erfolgte meist durch Gespräche mit Mitarbeitern bzw. in Beratungen oder Sitzungen. Häufig kristallisierte es sich erst im weiteren Verlauf eines Projektes heraus, dass es sich um ein unbundlingrelevantes Thema handelt. Hier konnte somit der Gleichbehandlungsbeauftragte aktiv werden und auf Entflechtungskonformität und Gleichbehandlung näher eingehen. Diese Hinweise enthielten oftmals den beratenden Charakter und somit wurden frühzeitig kritische Geschäftsprozesse schlussendlich in ein gesetzeskonformes Entflechtungsszenario gewandelt.

11 10 IV. Ausblick: Geplante Maßnahmen Wie schon in den letzten Jahren kontinuierlich zu diesem Zeitpunkt anfallend, ist die Umsetzung der neuen EDIFACT-Formate zum erforderlich. In dieser Projektphase befinden sich zurzeit das vievu und der Netzbetreiber. Zeitgleich damit wird oftmals auch ein größeres Update des führenden Systems SAP mit integriert. Dadurch wird eine Aktualität gegenüber kommenden potentiellen gesetzlichen Änderungen erreicht und somit kann der Aufwand minimiert werden. Letztendlich wird in 2015 dieses Projekt wieder fristgerecht und erfolgreich abgeschlossen werden. Wie schon erwähnt wird eine externe Überprüfung der Geschäftsprozesse angestrebt. Trotz allem erfolgt diese fortwährende Überprüfung auch durch den Gleichbehandlungsbeauftragten, der sich wieder stichprobenartig dieser Aufgabe annimmt. Ein Fokus wird im nächsten Berichtsjahr auf die Dienstleistungsverträge gelegt werden. Insbesondere die der Netzgesellschaft werden auf konkrete Leistungsbeschreibungen oder auch bestimmte Klauseln überprüft. Als überprüfbare Punkte werden dabei auch die Verpflichtung externer Dienstleister nach 7 Abs. 6 oder auch des fachlichen Weisungsrechts nach 7a Abs. 2 Satz 2 EnWG sein. Das Ergebnis der Untersuchung soll aufzeigen, dass Dienstleistungsverträge mit dem vievu die Unabhängigkeit nicht unzulässig beeinflussen. V. Schulungskonzept 1. Weiterbildung der Mitarbeiter Wie schon dargestellt, finden aufgrund der sehr geringen Neueinstellungen bzw. Umsetzungen, keine proaktiven Schulungen statt. Stattdessen werden bei Neueinstellung sämtliche Zugänge zu den internen Laufwerken mit Dienstanweisungen, Regularien oder geltenden Vorschriften gewährt. Die Kenntnisnahme wird mit der Vertraulichkeitserklärung schriftlich bestätigt und der Personalakte hinzugefügt. Die Überprüfung der Revision bestätigt dieses Prozedere.

12 11 2. Weiterbildung des Gleichbehandlungsbeauftragten An den Treffen Erfahrungsaustausch für Gleichbehandlungsbeauftragte des BDEW in Berlin und Mainz im Jahr 2014 hat der Gleichbehandlungsbeauftragte wieder teilgenommen. Sehr hilfreich ist hierdurch der Dialog zwischen den EVU s und den Bundesbehörden, begleitend und moderierend durch die Verbände. Dieses frühzeitige Erkennen von Schwerpunkten, die alsbald einer Überprüfung der Behörden unterliegen könnten, erweist sich als Vorteil in der gelebten Unbundlingpraxis und schafft die Möglichkeit, aktiv auf kommende Anforderungen und Regelungen zu reagieren. 30. März 2015 Bastian Bruhn Gleichbehandlungsbeauftragter 30. März März 2015 Geschäftsführung Geschäftsführung PVU Prignitzer Energie- PVU Energienetze GmbH und Wasserversorgungsunternehmen GmbH