Pflichtenheft Kantonalkasse

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1 Pflichtenheft Kantonalkasse Vorstandsamt Kantonalkasse Der Ressortverantwortliche ist zuständig für: Aufgaben Termin 1 Hauptaufgabe: Führung der Buchhaltung laufend 2 Betreuung Personaldossier Sekretariat laufend 3 Kontrolle Kursbudgets und -abrechnungen Frühling, Herbst 4 Kontrolle Budget und Abrechnung kantonaler Anlässe nach Bedarf 5 Anlagestrategie laufend 6 Bank- / Postcheckkonten laufend 7 Budgetsitzung Januar 8 DV-Unterlagen Januar 9 DV März 10 Mitarbeit im Vorstand laufend 11 Übersicht Unterlagen Kantonalkassier 12 Jahresübersicht der Aufgaben Ausführung: 1. Hauptaufgabe: Führen der Buchhaltung Folgende Arten von Buchungen fallen normalerweise während eines Rechnungsjahres an: Rechnungen von Dritten an die Pfadi Aargau Spesen der kant. Gremien (KaLei, Vorstand, Equipen) Lohnzahlungen Sekretariat Sozialabgaben Sekretariat Jahresbeiträge der Abteilungen J+S- und BSV- Beiträge Inserateinnahmen Rüebli Raffle Beiträge an PBS und Drittorganisationen Versicherungsbeiträge Zinsrückforderung Verrechnungssteuer (siehe Ordner allg. Kassenunterlagen) Abrechnung und Originalbelege den Revisoren zur Kontrolle unterbreiten Diverse 2. Betreuung Personaldossier Sekretariat Der Kassier betreut sinnvollerweise das Personaldossier des/r Sekretär/in der Pfadi Aargau. Die Aufgabe umfasst einerseits das Führen des eigentlichen Personaldossiers und andererseits die Abrechnung und Auszahlung des Lohnes inkl. allfälliger Überstunden, Version 1.0 / März 2006 Pflichtenheft Kantonalkasse 1 / 5

2 der Sozialbeiträge (AHV, IV, ALV), der obligatorischen Berufsunfallversicherung und die Ausstellung des Lohnausweises per Ende Januar. Inhalt des Personaldossiers: Arbeitsvertrag und Pflichtenheft Lohnabrechnungen AHV/IV/ALV- Abrechnungen Qualifikationen Arbeitszeugnisse Bewerbungen Diverses (z.b. Stundenabrechungen) 3. Kontrolle Kursbudgets und -abrechnungen Die Kursbudgets und -abrechnungen werden grundsätzlich vom kant. Ausbildungsverantwortlichen (oder von der KL bestimmter Stellvertreter aus der KaLei) auf ihre Plausibilität und die Einhaltung der Weisungen der KaLei überprüft. Der Kantonalkassier überprüft bei den Kursbudgets sowie den Kursabrechnungen im Sinne einer Revision vor allem die Richtigkeit der Kursabrechnung (Belege, Rechnungsfehler, etc.). Die Kursabrechnungen sind Bestandteil der kant. Buchhaltung. Die Verantwortung für deren Richtigkeit liegt somit in letzter Konsequenz beim Kantonalkassier. 4. Kontrolle Budget und Abrechnung kantonaler Anlässe Das kant. Finanzreglement sieht vor, dass der Kantonalkassier das Budget und die Abrechnung von jedem kantonalen Anlass im Sinne einer Revision überprüft. Die Rechnung wird anschliessend von der KaLei und vom Vorstand formell genehmigt. Es ist Aufgabe des Kassiers, die Einhaltung des kant. Finanzreglements sowie die Grundsätze der Buchführung zu überprüfen und allfällige Fehler oder Mängel der KaLei, dem Vorstand und dem verantwortlichen Kassier mitzuteilen. 5. Anlagestrategie Es ist Aufgabe des Kassiers, dem Vorstand jeweils vorzuschlagen, wie das nicht für die jährliche Liquidität benötigte Kapital angelegt werden soll. Zu berücksichtigen sind dabei: Die Anlage muss risikolos sein (so genannt mündelsicher) Da die Kantonalkasse sämtliche Kurse bevorschusst, muss die Kasse permanent über genügend Liquidität verfügen Der Lohn des Sekretariats muss im Zeitraum einer ordentlichen Kündigungsfrist auch dann bezahlt werden können, wenn die Einnahmen ausbleiben oder unerwartet deutlich tiefer ausfallen Bei grösseren finanziellen Problemen oder Verpflichtungen muss das gesamte Kapital verflüssigt werden können (unter Inkaufnahme der entsprechenden Gebühren) 6. Bank- / Postcheckkonten Gemäss Statuten regelt der Vorstand der Pfadi Aargau die Unterschriftenregelung der Bank- und Postverkehr. Um eine angemessene und effiziente Zahlungsabwicklung zu gewährleisten, bevollmächtigt der Vorstand den Kassier gegenüber Bank und Post mit Einzelzeichnungsberechtigung. Um bei Abwesenheiten nicht zahlungsunfähig zu werden, ist neben dem Kassier zwingend eine zweite Person einzelzeichnungsbevollmächtigt. Sinnvollerweise ist dies die Präsidentin, die gemäss Statuten die Pfadi Aargau zu zweit rechtsgültig vertritt und deshalb die jeweiligen Vollmachten sowieso als Kontoinhaberin unterschreibt. Bei der Wahl der Kontoverbindungen sind folgende Überlegungen zu berücksichtigen: Ist die Bank in irgendeiner Weise Sponsor oder Inserent der Pfadi Aargau? Sprechen praktische Gründe für eine Kontoverbindung? Beispielsweise muss die Pfadi Aargau zwingend ein Postcheckkonto führen, damit die Druckerei die Versandspesen für die Rüebli Raffle direkt dem PC belasten lassen kann. Für Version 1.0 / März 2006 Pflichtenheft Kantonalkasse 2 / 5

3 das Sekretariat ist es zweckmässig, Versandkosten für grössere Versande direkt dem PC zu belasten, anstelle den Vorschuss mit der Spesenabrechnung zurückzufordern. Bei der Schliessung eines Bank-/ Postcheckkontos ist die grosse Anzahl in Umlauf stehende Einzahlungsscheine zu bedenken. Wird ein Konto aufgelöst, führt dies regelmässig zu grosser Verwirrung, weil plötzlich Zahlungen nicht mehr akzeptiert werden. Unter Berücksichtigung der oben aufgeführten Gründe wird empfohlen, neben dem PC das Konto bei der AKB vorläufig beizubehalten. 7. Budgetsitzung Die Budgetsitzung findet einmal im Jahr in der zweiten Januarhälfte statt. Der Kassier ist für diese Sitzung verantwortlich, d.h. Termin in der Jahresplanung fixieren, alle Beteiligten einladen, alle Unterlagen vorbereiten und die Sitzung leiten. Die Budgetsitzung beschliesst im Normalfall auch direkt, welches Budget mit welchem Mitgliederbetrag der DV zur Genehmigung vorgeschlagen wird. Dies aus folgenden Überlegungen: es sind alle involvierten Parteien (KL, Ausbildung, Vorstand) an der Budgetsitzung vertreten; aufgrund der Komplexität der Frage ist es sinnvoll, wenn die Beratungen und Entscheide in einer spezialisierten Arbeitsgruppe geführt bzw. gefällt und anschliessend von den Gremien zur Kenntnis genommen werden. Dieses Vorgehen hat sich seit der Gründung der Pfadi Aargau bewährt. Je nach Situation und Fragestellung werden zusätzliche Personen für die Budgetsitzung aufgeboten. Termin: Teilnehmer: zweite Hälfte Januar Kassier, Präsidentin, mindestens ein/e KL, Ausbildungsverantwortliche/r, weitere interessierte Personen. Ein zu grosser Teilnehmerkreis verhindert eine konstruktive, effiziente Diskussion! Es braucht gewisse Grundkenntnisse von Buchhaltung und die Art der Rechnungsführung und -legung der Pfadi Aargau sollte relativ gut bekannt sein. Sitzungsleitung: Kassier Vorbereitung: Informationen: An der Sitzung selbst muss der Jahresabschluss (meist erst provisorisch) des Vorjahres, die Vergleichszahlen mit dem Vorjahr sowie das vorgeschlagene Budget vorliegen. Um das Budget zu erstellen, ist der Kassier auf die Mithilfe von KaLei und Vorstand angewiesen. Es hat keinen Zweck, den Entwurf vorgängig zu versenden, da erfahrungsgemäss so viele offene Fragen zu diskutieren sind und der Jahresabschluss meist nicht selbsterklärend ist, dass ein gemeinsames Bearbeiten der Unterlagen besser ist. Muster für Vorbereitung der Budgetsitzung sind in den allg. Kassierunterlagen enthalten. Folgende Informationen müssen dem Kassier rechtzeitig bekannt sein. Erfahrungsgemäss muss der Kassier diese aktiv einfordern. Information Mitgliederzahlen Kursbudget Versicherungsbeitrag RR-Kosten KaLei- Budget (Konto 3000) Restliche Budgetposten Verantwortlichkeit ( Lieferant/in ) Sekretariat in Zusammenarbeit der KL s Ausbildungsverantwortliche/r Ressort Versicherungen im Vorstand RR-Verantwortlicher der KaLei KL s Vorjahreszahlen/ Vorjahresvergleich Version 1.0 / März 2006 Pflichtenheft Kantonalkasse 3 / 5

4 Hinweis: Je weiter der Jahresabschluss bereits gediehen ist, desto verbindlicher kann das Budget besprochen werden. 8. DV- Unterlagen Die DV- Unterlagen bezüglich Jahresrechnung und Budget setzten sich aus folgenden Dokumenten zusammen (Muster siehe allg. Kassierunterlagen): Bilanz Jahresrechnung Anhang zur Jahresrechnung Budget Erläuterungen zum Budget Die Unterlagen müssen jeweils gemäss Terminplan ans Sekretariat für den DV-Versand geschickt werden. Das Gut zum Druck erfolgt durch die Präsidentin. 9. DV Der Kassier präsentiert an der DV der Pfadi Aargau die Jahresrechnung sowie das Budget und beantwortet die Fragen der Delegierten. 10. Mitarbeit im Vorstand Abgesehen von der Buchführung arbeitet der Kassier wie jedes andere Mitglied auch im Vorstand mit. An den Sitzungen ist es wünschbar, dass der Kassier jeweils den aktuellen Stand der Buchhaltung mitteilt (Ausgaben, Liquidität, besondere Vorkommnisse). Nichtbudgetierte Ausgaben sind durch den Vorstand zu bewilligen, im Rahmen der in den Statuten festgehaltenen Kompetenz. Weitere Aufgaben des Vorstandes zu übernehmen, liegt im Ermessen des Kassiers. 11. Übersicht Unterlagen Kantonalkassier Die Unterlagen für den Kantonalkassier sind wie folgt geordnet (jeweils in einem separat bezeichneten Bundesordner): Allgemeine Unterlagen Kassier Pfadi Aargau (inkl. Bank-/ Postcheckunterlagen) Personaldossier Sekretariat Jahresabschluss pro Jahr (inkl. Revisorenbericht) Belege pro Jahr Kursabrechnungen pro Jahr 12. Jahresübersicht der Aufgaben Januar - Auszahlung der restlichen Spesen kant. Gremien des Vorjahres - provisorischer Jahresabschluss der Buchhaltung - Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer stellen - evtl. Überweisung für Überstundenentschädigung Sekretariat - Lohnausweis für Sekretariat erstellen - AHV-Jahresabrechnung ausfüllen und an Kanton (Termin gemäss Begleitschreiben zum Formular der AHV- Stelle) - 1. Vorstandssitzung zur Vorbereitung der DV- Unterlagen - Vorbereitung Budgetsitzung (Kursbudget verlangen, Budgetentwurf vorbereiten) - durchführen der Budgetsitzung (Leitung); Ziel, nach der Sitzung ein möglichst definitives Budget für die DV zu haben - Überweisung 1. Teilrechnung Unfallversicherungsprämie Version 1.0 / März 2006 Pflichtenheft Kantonalkasse 4 / 5

5 Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember - Revision der Buchhaltung - definitiver Jahresabschluss - erstellen der DV- unterlagen (siehe Punkt 8), Termin ca. 1. Februar Woche - Betrag Ausgabemaximum an dada für Kurse kommunizieren - 2. Vorstandssitzung (und evtl. Dritte, je nach Vorbereitungsstand DV) - DV Pfadi Aargau (siehe Punkt 9) - überweisen des Lohns Sekretär/in für das 1. Quartal (Januar- März) - 1. Teilrechnung AHV- Beiträge - Auszahlung von Kursvorschüssen - 3. Vorstandssitzung - Auszahlung von Kursvorschüssen - Versand der Rechnungen für den Jahresbeitrag - Abrechnungen Frühlingskurse einfordern und überprüfen - 4. Vorstandssitzung - überweisen des Lohns Sekretär/in für das 2. Quartal (April- Juni) - 2. Teilrechnung AHV- Beiträge - Überweisung 2. Teilrechnung Unfallversicherungsprämie - einfordern und auszahlen der Spesen kantonaler Gremien - Versand 1. Mahnung für nicht bezahlte Jahresbeiträge der Abteilungen - 5. Vorstandssitzung - überweisen des Lohns Sekretär/in für das 3. Quartal (Juli- September) - 3. Teilrechnung AHV- Beiträge - 6. Vorstandssitzung - 7. Vorstandssitzung (Budgetsitzung fixieren: Ort, Zeit) - überweisen des Lohns Sekretär/in für das 4. Quartal (Oktober- Dezember) - Jahresschlussessen Vorstand/ KaLei - einfordern und auszahlen der Spesen kantonaler Gremien - Jahresabschluss vorbereiten Version 1.0 / März 2006 Pflichtenheft Kantonalkasse 5 / 5