Inhalt...2 Vorwort...2 Was ist eine Pivot-Tabelle?...2 Struktur einer Pivot-Tabelle...3 Zeilenfelder...3. Spaltenfelder...4. Datenfelder...

Transkript

1 Pivot-Tabellen Enkelmann 30' Freitag 24' Niebel 19' Rossmann 19' Arnold 18' Ulrich 18' Fischer 16' RÑring 16' Bahr 14' Jung 12' ' Nord Ost SÄd West Gesamtergebnis AuÅenvielzahn 2' ' ' Inbus 5' ' ' ' Innensechskant 16' ' ' ' ' Innensechskant-TR ' ' ' ' Innenvielzahn 3' ' ' ' Phillips-Kreuzschlitz 5' ' ' Pozidriv-Kreuzschlitz 8' ' ' ' ' ' ' ' ' RÉndelkopf Schlitz 15' ' ' ' Sechskant 24' ' ' ' TorqSet 12' ' ' ' ' ' ' Torx Torx-TR 20' ' ' ' Tri-Wing 3' ' ' ' ' ' ' ' Vierkant 119' ' ' ' '662.52

2 Inhalt Inhalt...2 Vorwort...2 Was ist eine Pivot-Tabelle?...2 Struktur einer Pivot-Tabelle...3 Zeilenfelder...3 Spaltenfelder...4 Datenfelder...4 Seitenfelder...4 PivotChart...5 Aufgabenstellung...5 Zur VerfÄgung stehende Dateien...6 Vorgehensweise...6 Umsatz im ersten Quartal nach Region...6 Top10-Kunden im ersten Quartal...13 WeiterfÄhrende Informationen...20 Vorwort Was ist eine Pivot-Tabelle? Die Pivot-Tabelle (franz. pivoter = drehen) wird zur Äbersichtlichen Darstellung komplexer DatenbestÅnde verwendet. Sie dient der Anzeige, ZusammenfÄhrung, Auswertung und Filterung von Daten aus anderen Tabellen. Zeilen und Spalten in einer Pivot-Tabelle kçnnen gedreht und beliebig umgestellt und positioniert werden. Dadurch werden auf einfache und schnelle Art, unterschiedliche Darstellungen und Analyseansichten der Daten zu ermçglicht. Auf die Verwendung von Formeln und Teilergebnissen kann zum grçéten Teil verzichtet werden (diese werden automatisch erstellt) und eine komplizierte VerknÄpfung mit den Quelldaten wird ÄberflÄssig. Ein Nachteil der Pivot-Tabelle ist, dass VerÅnderungen in der Pivot-Tabelle nicht in die Ausgangstabelle Äbertragen werden. Ñnderungen an der Ausgangstabelle kçnnen aber in die Pivot-Tabelle Äbernommen werden. Allerdings wird dieser Vorgang nicht automatisch durchgefährt sondern muss Äber die Symbolleiste der Pivot-Tabelle gestartet werden: Seite 2 von 20

3 Mit diesem Button werden die Daten aktualisiert. Es gibt aber auch die MÇglichkeit die Pivot-Tabelle Äber ein Makro automatisch aktualisieren zu lassen. Diese Variante haben wir gegen Ende des Tutorials erlåutert (Link). Struktur einer Pivot-Tabelle Eine Pivot-Tabelle besteht aus Seiten-, Zeilen-, Spalten-, und Datenfeldern: Um die ErklÅrung dieser Felder zu vereinfachen, nehmen wir ein einfaches Beispiel. Stellen wir uns mal vor, wir haben eine Ausgangstabelle mit folgenden Spalten (wir sind Inhaber einer grossen Import-Unternehmung): - Land, aus der die FrÄchte importiert werden (Schweden/Norwegen) - Ort, aus dem die FrÄchte importiert werden (GÇteborg/Stockholm/Bergen/Oslo) - Produkt, das importiert wird (Benzin/ErdÇl) - Ort, in dem die FrÄchte anschliessend verkauft werden (MÄnchen/Konstanz) - Gewinn, der mit den FrÄchten erzielt wurde Zeilenfelder Wie der Name schon sagt, werden die Zeilenfelder in den Zeilen angezeigt. Dazu wird beispielsweise fär jedes Produkt, das in der Quelltabelle vorkommt, eine eigene Zeile angezeigt. Anschliessend werden all diese Zeilen im Gesamtergebnis zusammengefasst: Seite 3 von 20

4 Diese Produkte kçnnen mit einem Klick auf den Pfeil eingeschrånkt werden also einzelne Daten einund ausgeblendet werden. Dies wirkt sich anschliessend auch auf das Gesamtergebnis aus. Spaltenfelder FÄr die Spaltenfelder gelten eigentlich die gleichen Regeln wie fär die Zeilenfelder. Nur dass all dies, was die Zeilen betrifft, sinngemåss auf die Spalten Äbertragen wird. Der Unterschied besteht eigentlich nur darin, dass die Produkte nicht in den Zeilen, sondern in den Spalten angezeigt werden. Datenfelder Die Datenfelder wurden in den obigen Beispielen schon verwendet es sind eigentlich diese Daten, welche anschliessend angezeigt werden sollen. Also alle Zahlen in der Mitte: Das Spezielle an den Datenfeldern ist, dass hier nur Zahlen erscheinen kçnnen. Im obigen Beispiel wird die Summe des Gewinns angezeigt. Aber genauso gut kçnnte hier die Anzahl der Importe aus den einzelnen LÅndern erscheinen: Seitenfelder Mithilfe der Seitenfelder kçnnen wir alle Daten auf ein oder mehrere Kriterien 1 beschrånken. Wir kçnnen damit zum Beispiel alle Daten, die sonst noch angezeigt werden, auf ein Import-Land beschrånken. Beispiel: 1 Bei den Seitenfeldern kçnnen nur in Office07 mehrere Kriterien angewåhlt werden! Bei Versionen bis und mit Office03 muss man sich mit einem Kriterium begnägen. Seite 4 von 20

5 Alle Ergebnisse werden hier somit nur spezifisch fär Norwegen angezeigt! PivotChart Die PivotChart Åhnelt sich stark der PivotTable. Die Daten werden nicht in Tabellenform sondern in einem Diagramm angezeigt werden. Eine leere PivotChart sieht so aus: Auch in diesem Auswertungsinstrument gibt es vier Felder: Seiten-, Reihen-, Rubriken-, und Datenfelder. Die Seiten-, und Datenfelder kennen wir schon. FÄr die anderen Felder kçnnen sinngemåss die Anleitungen der Zeilen- und Spaltenfelder verwendet werden. Aufgabenstellung Nach einem ausgelassenen Abend ruft Sie am Sonntagmorgen, um 07:30 Uhr, Ihr Chef an und informiert Sie daräber, dass er ebenfalls gefeiert hat und gerade vom Polterabend seines besten Freundes kommt. Dort habe er erfahren, dass das zweite Quartal bereits angebrochen ist. Es sei daher doch eine tolle Idee, dass Sie ihm eine Auswertung fär die Zahlen des ersten Quartals aufbereiten. Im weiteren Verlauf des Telefonats bemähen Sie sich Ihrem Chef akustisch zu folgen wie die Auswertung auszusehen hat und notieren sich dazu folgende Punkte: Übersicht in welcher Region mit welchem Produkt wie viel Umsatz erzielt wurde. Übersicht der Top10-Kunden (Kriterium: Umsatz) inkl. der Gesamtsumme des Umsatzes. GlÄcklicherweise sind Sie fär solche FÅlle mit einem Springer-Laptop des Unternehmens ausgestattet, auf welchem Sie unten stehende, von der Controlling-Abteilung erstellte Datei finden. Seite 5 von 20

6 Als Praktikant des mittelståndischen Unternehmen fär Verbindungstechnik freuen Sie sich darauf die Auswertung direkt am Montagmorgen Ihrem Chef vorlegen zu därfen. Benutzen Sie fär die gewänschten Übersichten Pivot-Tabellen. Da Sie wissen, dass ihr Chef sehr neugierig ist, gehen Sie davon aus, dass er Sie am Montagmorgen nicht nur fragen wird, was Sie SchÇnes am Wochenende gemacht haben, sondern auch wie Sie die Auswertung erstellt haben. Um gut vorbereitet zu sein, fertigen Sie daher fär beide Pivot-Tabellen eine Step-by-Step-Anleitung an. Zur VerfÄgung stehende Dateien Unsere Ausgangsdatei: Unsere LÇsung Link Link Vorgehensweise Umsatz im ersten Quartal nach Region Markiere die komplette Liste der Tabelle Grundtabelle (Cursor nach A1 und die Tastenkombination Strg-Shift-Ende 2 ). Nun wåhle in der MenÄleiste <Daten> <PivotTable- und PivotChart-Bericht>. Es Çffnet sich der Assistent der Dir helfen wird, die Pivot-Tabelle zu erstellen. Nach Klick auf Weiter kommst Du in das Fenster, in dem der Listenbereich aufgrund Deiner Markierung schon voreingestellt ist. 2 Auf Schweizer Tastaturen entspricht Strg meistens der AbkÄrzung Ctrl. Seite 6 von 20

7 Diese Einstellung kannst Du deshalb unveråndert Äbernehmen. Im folgenden Fenster wirst Du nun gefragt, ob Du die Pivot in ein neues Tabellenblatt oder im bestehenden Tabellenblatt erstellen mçchtest. Der Übersicht halber entscheiden wir uns fär ein neues Tabellenblatt. Nach Klick auf Fertig stellen wird die rohe Pivot-Tabelle in einem neuen Tabellenblatt erstellt und wir ziehen nun die Felder entsprechend der Aufgabenstellung auf die entsprechenden Felder. Dazu klicken wir in der Feldliste (im Beispiel unten ist es auf der rechten Seite) auf den entsprechenden Titel und ziehen diesen mit gedräckt gehaltener, linker Maustaste auf den mit den Pfeilen angezeigten Standort. Seite 7 von 20

8 Das sieht dann in etwa so aus Im Moment wird in der Übersicht jedes Datum separat aufgelistet, wir mçchten diese jedoch in Quartale zusammenfassen. Seite 8 von 20

9 Mit einem Rechtsklick auf eines der Datumsfelder lassen wir uns deshalb Äber <Gruppierung und Detail anzeigen>, <Gliederung > die Quartale auflisten. Unser erstes Ergebnis kçnnte dann in etwa so aussehen (evtl. mässen noch alle Quartale bis auf das Erste ausgeblendet werden): Da wir sowieso nur das erste Quartal gebrauchen, kçnnen wir die Teilergebnisse (Beispiel Qrtl1 Summe ) ausblenden. Dazu machen wir einen Doppelklick auf Auftragseingang und wåhlen im Dialogfeld unter Teilergebnisse die MÇglichkeit Keine : Seite 9 von 20

10 In einer Pivot-Tabelle werden normalerweise die Spaltenbreiten beim Aktualisieren automatisch angepasst. Da wir diese unterschiedlichen Spaltenbreiten unäbersichtlich und unschçn finden, schalten wird dies aus. Dazu machen wir irgendwo in der Pivot-Tabelle einen Rechtsklick und wåhlen <Tabellenoptionen >. In diesem Fenster deaktivieren wir die Eigenschaft Tabelle AutoFormatieren und klicken anschliessend auf <OK>: Das Ergebnis formatieren wir dann so, dass es unseren BedÄrfnissen gerecht wird. Dies sieht dann beispielsweise folgendermassen aus: Seite 10 von 20

11 Nord Ost SÄd West Gesamtergebnis AuÅenvielzahn 2' ' ' Inbus 5' ' ' ' Innensechskant 16' ' ' ' ' Innensechskant-TR ' ' ' ' Innenvielzahn 3' ' ' ' Phillips-Kreuzschlitz 5' ' ' Pozidriv-Kreuzschlitz 8' ' ' ' ' RÉndelkopf 3' ' ' ' Schlitz 15' ' ' ' Sechskant 24' ' ' ' TorqSet 12' ' ' ' Torx 9' ' ' Torx-TR 20' ' ' ' Tri-Wing 3' ' ' ' ' Vierkant 6' ' ' ' ' ' ' ' Eigentlich sind wir damit mit dieser Pivot-Tabelle fertig. Nur etwas fehlt noch: Wir vermuten, dass wir nach dem zweiten Quartal eine neue Auswertung machen mässen. Bis dann werden weitere Daten hinzukommen. Und da wir keine Lust haben, die Quelle alle drei Monate anzupassen, wollen wir diese dynamisch machen. Das heisst, Excel soll immer automatisch alle Daten aus der Quelltabelle suchen und Äbernehmen. Um dieses Ziel zu erreichen, mässen wir einen Bereich definieren. Dazu klicken wir im MenÄ <EinfÄgen>, <Namen>, <Definieren >. Dem Bereich geben wir den Namen Pivot_Daten und schreiben unter bezieht sich auf: die Formel =BEREICH.VERSCHIEBEN(Tabelle1!$A$1;;;ANZAHL2(Tabelle1!$A:$A);ANZAHL2(Tabelle1!$1:$1)) hin. Was wird mit dieser Formel erreicht? Mit ANZAHL2(Tabelle1!$A:$A) ermitteln wir die Anzahl gefällte Zellen in der Spalte A der Quelltabelle. Mit ANZAHL2(Tabelle1!$1:$1) ermitteln wir die Anzahl gefällte Zellen in der Zeile A der Quelltabelle. Mit BEREICH.VERSCHIEBEN(Tabelle1!$A$1;;; ; ) geben wir einen Bereich zuräck, der bei A1 beginnt und so viele Zeilen/Spalten besitzt, wie wir als gefällt ermittelt haben. Diesen ermittelten Bereich speichern wir also unter dem Namen Pivot_Daten, in dem wir, nachdem wir die Eingaben gemacht haben, auf OK klicken: Seite 11 von 20

12 Nun mässen wir die Quelle der Pivot-Tabelle auf den Verweis =Pivot_Daten abåndern. Dazu machen wir irgendwo in der Pivot-Tabelle einen Rechtsklick und wåhlen <PivotTable Assistent>: Dieses Fenster kennen wir schon vom Erstellen der Pivot-Tabelle. Die Quelle haben wir einen Schritt vorher eingegeben. Deshalb klicken wir auf zuräck. Die Quelle Åndern wir, wie schon oben erwåhnt auf =Pivot_Daten ab und beståtigen anschliessend mit einem Klick auf Fertig stellen: Es gibt zwar keine merkliche VerÅnderung, aber bei einer neuen Zeile in der Tabelle1 wird diese automatisch ergånzt. Da unser Chef in der Tabelle vermutlich noch Ñnderungen vornimmt, integrieren wir eine Funktion, welche die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert, sobald die Tabelle aktiviert wird. Diese zusåtzliche Hilfe erreichen wir mithilfe eines Makros. Seite 12 von 20

13 Dazu Çffnen wir die Tabelle, welche die PivotTable beinhaltet. In den Blattregisterkarten machen wir auf diese Tabelle einen Rechtsklick und wåhlen <Code anzeigen> In dem neu erscheinenden Fenster fägen wir auf der rechten Seite folgenden Code ein: Private Sub Worksheet_Activate() Dim pt As PivotTable For Each pt In Me.PivotTables pt.refreshtable Next End Sub Das Fenster kçnnte dann ungefåhr so aussehen: Anschliessend kçnnen wir das Fenster schliessen. Nun wird jedes Mal, wenn die Tabelle geçffnet wird, die Pivot-Tabelle aktualisiert. Top10-Kunden im ersten Quartal Dieses Mal starten wir gleich den PivotTable-Assistent: <Daten>, <PivotTable- und PivotChart- Bericht >: Seite 13 von 20

14 Nach einem Klick auf Weiter kçnnen wir den Bereich abåndern. Vorher liessen wir es sein, weil hier schon die markierten Zellen angegeben wurden. Aber da wir ja vorher den Bereich noch auf einen dynamischen Bereich geåndert haben, machen wir dies gleich jetzt. Also wir geben hier sofort =Pivot_Daten ein: Deshalb klicken wir erneut auf Weiter. Excel bemerkt nun, dass wir vorher schon eine Pivot-Tabelle mit genau den gleichen Daten erstellt haben. Deshalb fragt er nach, ob wir dieselbe Quelle benätzen mçchten. Diese Meldung kçnnen wir mit Ja beståtigen. Nun fragt er noch nach, welche Daten wir verwenden mçchten. Da wir nur eine MÇglichkeiten haben jene, Pivot-Tabelle, die wir vorher erstellt haben wåhlen wir auch diese aus und beståtigen mit Weiter: Seite 14 von 20

15 Da wir die Tabelle in einer neuen Arbeitsmappe wollen, behalten wir die Standardeinstellung bei und erstellen die Pivot-Tabelle mit einem Klick auf Fertig stellen. Nach Klick auf Fertig stellen wird die rohe Pivot-Tabelle in einem neuen Tabellenblatt erstellt und wir ziehen nun die Felder entsprechend der Aufgabenstellung auf die entsprechenden Felder. Dazu klicken wir in der Feldliste (im Beispiel unten ist es auf der rechten Seite) auf den entsprechenden Titel und ziehen diesen mit gedräckt gehaltener, linker Maustaste auf den mit den Pfeilen angezeigten Standort. Seite 15 von 20

16 Das Resultat sollte ungefåhr so aussehen: Summe von Umsatz Auftragseingang Kunde Ergebnis Qrtl1 Freitag Ackermann Andres Arnold Bahr BÉr 6089 Schultz Tackmann Ulrich Vogel Zimmermann Qrtl1 Ergebnis Gesamtergebnis Nun Çffnen wir die Feldeigenschaften mit einem Doppelklick auf Kunde: Seite 16 von 20

17 In diesem Dialogfeld kçnnen wir noch nicht nur die Top10-Kunden anzeigen, deshalb klicken wir auf Weitere. Hier Äbernehmen wir folgende Einstellungen: Links unter AutoSortieren-Optionen wåhlen wir Absteigend und verwenden das Feld Summe vom Umsatz. Dies dient dazu, den besten Kunden zuoberst anzeigen zu lassen. Rechts schalten wir die Top10 ein, die restlichen Einstellungen sollten automatisch so eingestellt sein. Dies sollte anschliessend so aussehen: Wir schliessen das Dialogfeld mit OK und auch die Feldeigenschaften beståtigen wir mit OK. Seite 17 von 20

18 Summe von Umsatz Auftragseingang Kunde Ergebnis Qrtl1 Enkelmann Freitag Niebel Rossmann Arnold Ulrich Fischer RÑring Bahr Jung Qrtl1 Ergebnis Qrtl2 Fricke 7767 Pieper Rossmann Kramer Korte Ulrich Meckel Ehrmann Dobrindt Andres Qrtl2 Ergebnis Gesamtergebnis Aufgrund der Aufgabenstellung lassen wir wiederum nur das erste Quartal anzeigen. Da wir nun nur noch ein Quartal haben, ist das Teilergebnis ÄberfÅllig geworden. Deshalb blenden wir dies mit einem Doppelklick auf Auftragseingang und dem AnwÅhlen von Keine im erscheinenden Dialogfeld aus: Wie schon bei dem ersten Beispiel erwåhnt, werden In einer Pivot-Tabelle normalerweise die Spaltenbreiten beim Aktualisieren automatisch angepasst. Deshalb schalten wird dies aus. Dazu machen wir irgendwo in der Pivot-Tabelle einen Rechtsklick und wåhlen <Tabellenoptionen >. In diesem Fenster deaktivieren wir die Eigenschaft Tabelle AutoFormatieren und klicken anschliessend auf <OK>: Seite 18 von 20

19 Anschliessend formatieren wir die Tabelle nach unseren WÄnschen: Enkelmann Freitag Niebel Rossmann Arnold Ulrich Fischer RÑring Bahr Jung 30' ' ' ' ' ' ' ' ' ' ' Da unser Chef wie beim ersten Beispiel erwåhnt Ñnderungen vornehmen wird, integrieren wir auch hier eine Funktion, welche die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert, sobald die Tabelle aktiviert wird. Dazu Çffnen wir die Tabelle, welche die PivotTable beinhaltet. In den Blattregisterkarten machen wir auf diese Tabelle einen Rechtsklick und wåhlen <Code anzeigen> Seite 19 von 20

20 In dem neu erscheinenden Fenster fägen wir auf der rechten Seite folgenden Code ein: Private Sub Worksheet_Activate() Dim pt As PivotTable For Each pt In Me.PivotTables pt.refreshtable Next End Sub Das Fenster kçnnte dann ungefåhr so aussehen: Anschliessend kçnnen wir das Fenster schliessen. Nun wird jedes Mal, wenn die Tabelle geçffnet wird, die Pivot-Tabelle aktualisiert. WeiterfÄhrende Informationen Wir hoffen, dass wir beim einen oder anderen das Interesse an Pivot-Tabellen geweckt haben und die Vorteile dieser Tabelle aufzeigen konnten. Wer tiefer in die Materie einsteigen will dem seien die nachfolgenden Literaturtipps empfohlen. Microsoft: EinfÄhrung in PivotTable-Berichte, Teil 1 Microsoft: 25 einfach zu erstellende PivotTable-Berichte Seite 20 von 20