Das informative Arbeitszeugnis

Transkript

1 Arbeitsrecht und Personal Ende des Arbeitsverhältnisses Karl-Heinz List Das informative Arbeitszeugnis Was Sie als Zeugnisaussteller alles wissen müssen Mit Schritt-für-Schritt- Anleitung zur Zeugniserstellung Verlag Dashöfer

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Arbeitszeugnisse analysieren und interpretieren Information für die Personalauswahl Checkliste Analyse Zeugniscode (Zufriedenheitsskala) Verdeckte Beurteilungen Negatives verschlüsselt formuliert Originalzeugnisse: Aussagen richtig einschätzen Zeugnisstruktur, Zeugnisinhalt Aufgabenbeschreibung Beurteilung von Leistung und Arbeitsverhalten Kompetenz (Qualifikation) Arbeitsleistung Konzentration auf Stärken und Arbeitsergebnisse Führungsleistung Arbeitsverhalten Austrittsgründe Abschlusssätze Einvernehmliche Trennung Die Sprache Gibt es eine Zeugnissprache? Information für Dritte Schönreden, Geschwafel, heiße Luft Sprachlich verunglückt Verben sind Königswörter, aber sie passen nicht immer Gegenwarts- oder Vergangenheitsform? Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Zeugniserstellung Ausgangslage Ablauf in fünf Schritten Job-Profil... 27

3 4.4 Selbsteinschätzungsbogen Beurteilungsbogen Zeugnisentwurf Rechtliche Hinweise Gesetzlicher Anspruch Vorläufiges Zeugnis Einfaches Zeugnis Qualifiziertes Zeugnis Rechtsgrundsätze Rechtsprechung Form Formulierungsfreiheit / Beurteilungsspielraum Aufgabenbeschreibung Elternurlaub Unterschrift Verlust / Beschädigung Grund des Ausscheidens Schlussformel: Bedauern, Dank, Zukunftswünsche Fehlzeiten Geknicktes Zeugnis Keine Mitbestimmung des Betriebsrats Was nicht im Arbeitszeugnis stehen darf Holschuld Ausstellungsdatum Verjährung / Verwirkung Betriebsübergang Insolvenz Schadenersatzanspruch Auskunft beim letzten Arbeitgeber Literatur...56

4 2 Zeugnisstruktur, Zeugnisinhalt 2.1 Aufgabenbeschreibung Bei der Beschreibung der Aufgaben sind dem Arbeitgeber enge Grenzen gesetzt. Die Tätigkeitsbeschreibung muss so präzise sein, dass sich ein Dritter ein Bild machen kann. Die Beschreibung der Aufgaben und der Verantwortung muss nicht unbedingt in Prosa erfolgen. Eine Auflistung in Stichworten ist nicht nur zulässig, sondern wegen der Lesbarkeit auch zweckmäßig. Sind keine Zwischenzeugnisse ausgestellt worden, müssen alle Tätigkeiten beschrieben und beurteilt werden. In der Praxis löst man das Problem, indem man alle Tätigkeiten erwähnt, aber die letzte ausführlich beschreibt. Die Beurteilung der Leistung bezieht sich dann auf alle Tätigkeiten. 2.2 Beurteilung von Leistung und Arbeitsverhalten Die Beurteilung eines Mitarbeiters ist immer subjektiv und kann deshalb auch falsch sein, weil Menschen sich irren können. Wie steht es mit dem rechtlichen Aspekt dieses Problems? Ein Arbeitnehmer schuldet vertraglich eine Leistung mittlerer Art und Güte ( 243, Absatz 1 BGB), also eine durchschnittliche, befriedigende Leistung. Will ein Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht eine bessere Bewertung erstreiten, so das Bundesarbeitsgericht, hat er Tatsachen vorzutragen und zu beweisen, aus denen sich eine bessere Beurteilung ergeben soll. Beurteilt der Arbeitgeber die Leistungen unterdurchschnittlich, also schlechter als befriedigend, ist er beweispflichtig. Bei einer Leistungsbeurteilung, die sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ist dem Arbeitnehmer mindestens eine befriedigende Leistung zu bescheinigen, wenn die Arbeitsleistung nicht mit einer arbeitsrechtlichen Abmahnung beanstandet worden ist. 13

5 2.2.1 Kompetenz (Qualifikation) Die fachliche und soziale Kompetenz gehört beim Arbeitszeugnis zur Leistung. Der Begriff Soziale Kompetenz ist vieldeutig. Verwandte Begriffe sind auch: soziale oder emotionale Intelligenz, soziale Fähigkeiten, Softskills und Persönlichkeitsmerkmale wie zum Beispiel: Wertschätzung, Empathie, Konflikt- und Kommunikationsfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Verlässlichkeit und Führungseigenschaften wie Verantwortungsbereitschaft, Durchsetzungsvermögen und die Fähigkeit, Vertrauen zu gewinnen Arbeitsleistung Zur eigentlichen Arbeitsleistung zählt man: die Arbeitsweise (selbstständig, effizient, sorgfältig) den Arbeitseinsatz (engagiert, begeistert, zielorientiert) die Arbeitsergebnisse (Ziele erreicht, Nutzen, Erfolg) Informative und leistungsgerechte Arbeitszeugnisse sind das Ergebnis eines Soll- Ist-Vergleichs. Die Anforderungen werden den tatsächlichen Fähigkeiten und Leistungen gegenübergestellt. Von einer Altenpflegerin verlangt man ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen, aber kein Verkaufstalent. Und bei einem Deutschlehrer muss das Zahlenverständnis nicht so ausgeprägt sein wie bei einem Controller. Unterschiedliche Berufe erfordern unterschiedliche Anforderungen. Um dies aus dem Arbeitszeugnis herauslesen zu können, muss der Zeugnisaussteller auch die wichtigsten Anforderungskriterien ins Zeugnis aufnehmen, damit ein Zeugnisleser und potenzieller Arbeitgeber einen Soll-Ist-Vergleich anstellen kann. Was soll er können? Was kann er, was steht im Zeugnis? Konzentration auf Stärken und Arbeitsergebnisse Ein Unternehmen sollte sich auf die Stärken des Mitarbeiters konzentrieren und darauf, wie er sie zum Nutzen der Organisation einsetzen konnte. Die Schwächen interessieren hier nicht. Entscheidend sind die positiven Arbeitsergebnisse, die man konkret im Zeugnis darstellen sollte. 14

6 Unternehmen wollen bei der Suche nach qualifiziertem Personal wissen, ob die künftigen Mitarbeiter bereit erfolgreich gearbeitet haben und ob sie ihnen bei der Bewältigung ihrer Aufgaben und bei der Lösung ihrer Probleme helfen können. Bei der Bewerberauswahl brauchen sie Antworten auf die Fragen: Welche Stärken / Fähigkeiten konnte der Mitarbeiter nutzbringend einsetzen? Welche Ergebnisse / Erfolge hat er mit seiner Arbeit erzielt? Was war sein Beitrag zum Ganzen? Beispiele Sie hat den Umsatz in ihrem Verkaufsbezirk gegenüber dem Vorjahr um x % gesteigert, was auch die Erträge erheblich erhöht hat. Sie hat damit einen bedeutenden Beitrag zum positiven Gesamtergebnis geleistet. Er hat dafür gesorgt, dass unsere Qualitätsstandards aktualisiert und eingehalten werden. Sie hat Verbesserungsvorschläge gemacht, die wesentlich dazu beigetragen haben, dass die Reklamationsrate stark gesunken ist. Als Projektleiterin zeigt Frau Schulze Führungsqualitäten. Es gelingt ihr, die Projektmitglieder auf die Ziele einzuschwören, Diskussionen anzuregen und alle zur aktiven Mitarbeit zu bewegen. Die Ergebnisse der Projektarbeit haben zur Lösung der Probleme beigetragen, wie zum Beispiel zur Einführung flexibler Arbeitszeiten Führungsleistung Bei Führungskräften gehört zur Arbeitsleistung auch die Führungsleistung. Die Führungsleistung hat etwas zu tun mit den Führungsfähigkeiten wie planen, organisieren, Ziele setzen, kontrollieren und dem tatsächlichen Führungsverhalten: Ist die Führungskraft zusammen mit dem Team erfolgreich? 15

7 Zu den Führungsfähigkeiten gehören neben Eigenschaften wie Überzeugungskraft, Durchsetzungsvermögen und Begeisterungsfähigkeit auch Handwerkszeug oder Methodenkompetenz, wie manche sagen: Interviewtechnik (Personalauswahl) Planungsmethoden (Szenariotechnik, EKS-Strategie) Moderationstechnik (Metaplan, Mindmapping) Führen durch Zielvereinbarung (MbO) Projektmanagement Gesprächsführung (Transaktionsanalyse, Themenzentrierte Interaktion, Neurolinguistisches Programmieren) Zeitmanagement Selbstmanagement Die Führungsleistung wird heute etwas anders definiert als vor zwanzig Jahren. Führungskräfte müssen Impulse geben, Veränderungen einleiten, die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützen und sie in ihrer Entwicklung fördern. Sie müssen Konflikte fair lösen und die Probleme in Teamarbeit bewältigen. Führungskräfte gehören selbst zum Team, sie sind ein Teil der Gruppe. Sie müssen deshalb fähig sein, zu koordinieren, ausgleichend zu wirken und menschliche Nähe und Vertrauen herzustellen. Dazu gehört Empathie, offen zu sein für Kritik und eigene Fehler einzugestehen. Als Zusammenfassung oder Gesamtbeurteilung sollte die Frage stehen: Worin besteht der Beitrag zum Ganzen? Hat die Führungskraft als Verkaufsleiter neue Märkte erschlossen und ehemalige Kunden zurückgewonnen, als Controller eine Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt oder als Produktionsleiter neue Fertigungslinien eingerichtet, die zu erheblichen Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerung geführt haben? 16

8 2.2.5 Arbeitsverhalten Früher nannte man es Führung, nicht nur in Arbeitszeugnissen, sondern auch in Schulzeugnissen. Bei dieser Neufassung des Zeugnisanspruchs für Arbeitnehmer nach 109 Gewerbeordnung wurde das Wort Führung durch Verhalten im Arbeitsverhältnis ersetzt. Was ist damit gemeint? In der Bundestagsdrucksache 14/8796 vom heißt es dazu: Bei den Angaben über das Verhalten gegenüber von Beschäftigten ist insbesondere ihr Verhältnis gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten sowie ihr Einfügen in den betrieblichen Arbeitsablauf zu beurteilen. Präzise ist das nicht formuliert. Irritierend ist auch, dass nur von Mitarbeitern die Rede ist und nicht auch von Kollegen. Im üblichen Sprachgebrauch heute ist die Rede von Mitarbeitern dann, wenn alle Beschäftigten gemeint sind (zum Beispiel in Geschäftsberichten), in der betrieblichen Organisation und in Arbeitszeugnissen für Führungskräfte aber meint man mit Mitarbeitern diejenigen Beschäftigten, die man früher als Untergebene bezeichnet hat. Den falschen Sprachgebrauch aus der Bundestagsdrucksache übernimmt der Jurist Hein Schleßmann, wenn er von Verhalten innerhalb der Betriebsgemeinschaft gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern bzw. Kunden spricht (Das Arbeitszeugnis, 2009). Den Begriff Betriebsgemeinschaft haben die Nazis geprägt. Mit dem Gesetz zur Ordnung der nationalen Arbeit 1934 wurde auch in den Betrieben das Führerprinzip eingeführt. In der Betriebsgemeinschaft waren die Betriebsführer für die Gefolgschaft verantwortlich. Bei Schleßmann kann man auch lesen, wie das Arbeitsverhalten verbal in Schulnoten ausgedrückt wird: Note 1 = stets vorbildlich Note 2 = stets gut Note 3 = gut oder immer einwandfrei Note 4 = zufriedenstellend, tadellos, gab keinen Anlass zu Beanstandungen Note 5 = im Großen und Ganzen zufriedenstellend 17