Kurzanleitung für die Datenbewirtschaftung im WebClient von Deskline 3.0

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2 Kurzanleitung für die Datenbewirtschaftung im WebClient von Deskline 3.0 In dieser Broschüre werden die wichtigsten Schritte für die Datenpflege erklärt und aufgezeigt. Über das Fragezeichen im Wartungsfenster oben rechts gelangen Sie zur Deskline Direkthilfe, die sich immer auf das aktuell gewählte Wartungsregister (in der Abbildung unten: Preise) bezieht und die Datenpflege Schritt für Schritt erklärt. Falls Sie zur Datenbewirtschaftung noch Fragen haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden, wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie finden verschiedene Informationen speziell für Mitglieder und/oder Vermieter auf unserer Homepage über folgenden Link: Die gewissenhafte Datenpflege ist das A und O im Tourismus und im Übrigen auch in den meisten anderen Branchen und gewinnt zunehmend an Bedeutung. Für die Gäste ist es sehr wichtig, dass Sie aktuelle und sauber eingepflegte Daten über die Suchmaschinen abrufen können, wenn Sie sich für einen Aufenthalt in unserer Region interessieren. Wir danken Ihnen an dieser Stelle für Ihren Einsatz in Ihrem eigenen und im Interesse unserer Gäste und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Vermietung Ihres Objektes. 1

3 Handbuch Deskline 3.0 für Ferienwohnungs-Besitzer Inhaltsverzeichnis 1. Verfügbarkeit / Kontingentswartung Preiswartung (Preistemplate erstellen) Zuweisung der Saisonzeitentemplates An- und Abreise Konditionen Buchungssimulation Kleines Vermieter ABC

4 1. VERFÜGBARKEIT / KONTINGENTSWARTUNG Wie passe ich die Kontingente an? Markieren Sie mit der Maus die Tage direkt im Monats- oder Jahreskalender. Streichen Sie mit gedrückter linker Maustaste über die gewünschten Tage. Nach dem Loslassen der Maustaste öffnet sich automatisch ein neues Fenster mit den Verfügbarkeiten. Im neuen Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Belegungstyp anzugeben (1 für frei, 0 für besetzt, E für Eigenbelegung, G für geschlossen). Geschlossen oder Eigenbelegung Nach der Eingabe bitte das Speichern nicht vergessen. Verfügbar Ziffer 1 oder nicht verfügbar Ziffer 0 Ist der Belegungstyp eingetragen, den Button Übernehmen anklicken. Wichtig: bitte bestätigen Sie 1x im Monat die Kontingente (Register Home ), so erkennt das System, dass die Daten aktuell sind auch wenn sich bei den Kontingenten über eine längere Zeitspanne nichts geändert hat. Wohnungsname Wohnung auswählen Kontingent bestätigen 3

5 2. PREISWARTUNG (PREISTEMPLATE ERSTELLEN) Um zu der Preisverwaltung zu gelangen, können Sie ganz einfach zum Register Preise wechseln. Definieren Sie sogenannte Preistemplates oder Preishalter und weisen Sie diese den gewünschten Zeitspannen oder sogar nur einzelnen Tagen zu. Sehr Wichtig: Falls keine Preisvorlage hinterlegt wurde, greift Deskline 3.0 automatisch auf das Standardtemplate zu. So wird gewährleistet, dass Ihr Objekt auch dann noch offeriert wird, wenn Sie vergessen haben, die Wartung durchzuführen. Dies geschieht jedoch nur, wenn die Kontingente freigegeben sind. Empfehlung: Immer zuerst die Preise einpflegen und dann die Kontingente freischalten. Standard Template Eigenes erstelltes Template 3. ZUWEISUNG DER SAISONZEITENTEMPLATES Wenn Sie für jede Saisonzeit ein eigenes Template erstellen, können Sie ganz einfach und nur mit vier Templates das ganze Jahr abdecken. Beispiel: SN 2013-Template (Sommer Nebensaison) SH Template (Sommer Hauptsaison) WN 2013/2014-Template (Winter Nebensaison) WH 2014-Template (Winter Hauptsaison) Jedes Saisontemplate können Sie nun ganz einfach der gewünschten Zeitspanne zuweisen. Vom Tourismusbüro vordefinierte Saisonzeiten werden standardmässig im Deskline 3.0 im Wartungskalender angezeigt und können durch Anklicken in den Kalender übernommen werden (Schritt 1 bis 3). Bestehende Templates können über den Bleistift-Button bearbeitet werden. Achtung: wenn Sie bestehende Templates abändern, betrifft diese Änderung alle diesem Template zugewiesenen Zeiten (auch wenn sie zu einem früheren Zeitpunkt zugewiesen wurden). 4

6 Übersicht Template bearbeiten Template löschen Ein neues Template kann über den Knopf neue Vorlage definieren eröffnet werden. Im nachfolgenden Fenster muss zuerst der Name des neuen Templates eingegeben und in einem zweiten Schritt eine Farbe zugewiesen werden. Tipp: um die Übersicht im Wartungskalender zu erhöhen, macht es Sinn, sich stark unterscheidende Farben auszuwählen. Nach dem Abspeichern öffnet sich folgendes Fenster (gleiches Fenster wie beim Bearbeiten eines bestehenden Templates). Folgende Angaben sind nötig: Anzahl Personen Basispreis Wenn vorhanden noch den Preis des Zusatzbettes Die Beträge für Bettwäsche (pro Person) und Endreinigung (pro Einheit) können in der jeweiligen Preisvorlage unter Extras eingegeben werden und werden somit zum Basispreis dazugerechnet 5

7 Wichtig: Preistransparenz nach EU Richtlinie Ab 2013/2014 müssen alle Preise für den Gast transparent sein. D.h. noch vor Abschluss der Buchung muss der Gesamtpreis über alle gebuchten Leistungen angezeigt werden. Angaben wie: exklusiv Strom, Wasser, Kurtaxe usw. sind dann nicht mehr erlaubt. Erlaubt sind nur noch Sonderprodukte, die optional zugebucht werden können oder eben nicht. Z.B. Haustiere CHF, optional Küchenwäsche Info: Die Angaben über die Verpflegung sind für die Ferienwohnungsvermieter nicht relevant. Das neue Preistemplate wird nun aufgeführt und kann den gewünschten Zeiten zugefügt werden. Achtung: in dieser Grafik wird immer nur der Standardbelegungspreis angezeigt. In diesem Fall für vier Personen. weisung von Preistemplates Die Zuweisung der Templates geschieht ähnlich wie bei der Kontingentswartung. Markieren der Zeitspanne mit der Maus (darüberstreichen mit gedrückter linken Maustaste), Anklicken des gewünschten Preistemplates und auf Übernehmen klicken. 6

8 Die markierte Zeitspanne wird nun in der Farbe des Templates eingefärbt. Die Standardbelegungspreise vom ganzen Jahr werden im Wartungskalender angezeigt. Bitte nicht vergessen abzuspeichern bevor das Wartungsfenster geschlossen wird. (Unten rechts auf Übernehmen ) 4. AN- UND ABREISE KONDITIONEN Tipp: Passen Sie nach Möglichkeit die An- und Abreisekonditionen den Bedürfnissen der modernen Gesellschaft an. Viele Gäste schätzen die Möglichkeit, Kurzaufenthalte - vor allem im Sommer und in der Winter-Nebensaison - buchen zu können. Seien Sie flexibel und erstellen Sie verschiedene An-/Abreise- Vorlagen. Wenn Sie keine unterschiedlichen An- und Abreisekonditionen anbieten möchten/können und der Gast sich das ganze Jahr an identische Konditionen halten muss, können Sie für das ganze Jahr ein einheitliches An- und Abreisetemplate erstellen und dies dann dem ganzen Jahr zuweisen. Unser Beispiel: Der Gast darf nur jeweils an Samstagen an- und abreisen und die Wohnung ab 7 Tagen Aufenthalt buchen. Der Gast kann die Wohnung im Intervall von 7 Tagen über mehrere Wochen mieten. 7

9 Das Template dieses Beispiels sieht wie folgt aus: Tage bis Anreise: Standardwert von 9999 belassen! (Wohnung ist sonst nicht buchbar!) Mindestaufenthalt: Minimum 7 Tage Maximaler Aufenthalt: Standardwert von 999 Intervall: 1 (nicht relevant) An- und Abreise: nur jeweils an Samstagen Template abspeichern und über die Kalenderfunktion für ein paar Jahre zuweisen (analog Preistemplate). Nach erfolgreicher Zuweisung sollten nun die Wartungskalenderfelder die jeweiligen Farben der An- und Abreisetemplates übernommen haben. 8

10 5. BUCHUNGSSIMULATION Sie können ganz einfach eine Testbuchung mit Anreisedatum und Anzahl Tage, Anzahl Personen, Kindern usw. simulieren. Das System deckt allfällige Fehler bei der Eingabe auf. Buchung simulieren Buchungsdatum Anreisedatum Anzahl Tage Anzahl Personen Ist die Preisberechnung korrekt? Das Objekt ist für die gewünschte Zeit verfüg- und buchbar 9

11 6. KLEINES VERMIETER ABC FÜR EINE ERFOLGREICHE VERMIETUNG IHRER FERIENWOHNUNG A. Mitgliedschafts-Erklärung Die persönliche Mitgliedschaft des Wohnungsbesitzers bei Riederalp Mörel Tourismus (RMT) ist die Voraussetzung für die Publikation, Angebotsstellung und Vermietung einer Ferienwohnung. Persönlicher Mitgliederbeitrag CHF pro Jahr B. Erhebungsbogen für die Klassifikation (STV-Ferienwohnungsklassifikation) Klassifikation der Ferienwohnung laut Schweizer Tourismus-Verband (STV). Klassifizieren einer Ferienwohnung mit Diplom (Aktuelle Gültigkeit Klassifikationsperiode: ) CHF pro Ferienwohnung / pro Klassifikationsperiode (zzgl. MwSt.) C. Erfassungsformular für Ferienwohnungen im Direktreservationssystem Grunderfassung der Wohnungsdaten und Fotos (falls vorhanden) ins Reservationssystem von Riederalp Mörel Tourismus. Einmalige Kosten für die Ersterfassung: CHF Jährlich wiederkehrende Kosten CHF pro Bett (Anstelle einer Kommission) (Die Tourismusförderungstaxe wird von der Gemeinde in Rechnung gestellt und richtet sich nach der Grösse der Ferienwohnung). Folgende Publikationen sind gewährleistet, wenn die Punkte A C erfüllt sind: Eintrag im Unterkunftsverzeichnis von RMT Offerten- und Angebotserstellung durch die Mitarbeiter/Innen von RMT Suchen Buchenabfrage auf der Internetseite von RMT Onlinebuchungen (falls vom Vermieter gewünscht) Eintrag im Internet Navigationspunkt Unterkunft Eintrag unter Eintrag unter Künftig möglich: Aufschaltung unter verschiedenen Verkaufskanälen wie E-Domizil, booking.com, usw. D. Empfohlene Einstellungen für das Direktreservationssystem von RMT Die Online Buchbarkeit wird immer beliebter und wird auch von unseren Gästen vermehrt genutzt. (Riederalp Mörel Tourismus verlangt keine Kommissionen auf Online Buchungen). Kurzfristige Buchungen ermöglichen. D.h., zwei bis drei Tage vor Anreise Onlinebuchungen ermöglichen. Ausserhalb der Hochsaison, flexible An- und Abreisekonditionen (Anreise auch während der Woche möglich). Ausserhalb der Hochsaison kürzere Aufenthaltsdauer hinterlegen (z.b. Aufenthalte ab 3 Nächten ermöglichen) Regelmässige Datenwartung und Aktualisierung Selbstverständlich stehen wir Ihnen für Fragen und die Optimierung Ihres Deskline Eintrags sehr gerne zur Verfügung. Das Team von Riederalp Mörel Tourismus. 10

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