Umsetzung der HSK-Maßnahme 13.2 Schaffung einer neuen Leistungseinheit Bürgerservices Abschlussbericht

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1 Umsetzung der HSK-Maßnahme 13.2 Schaffung einer neuen Leistungseinheit Bürgerservices Abschlussbericht 1

2 Inhalt: Seite: 1. Ausgangslage 3 2. Aufgabendarstellung und Lösungsansätze Einwohnermeldeamt Standesamt Geschäftsführung Bezirksvertretungen Versicherungsamt Bürgerbüros ServiceCenter Servicestelle Ehrenamt Untere Standesamtsaufsichtsbehörde/Schiedsamtsangelegenheiten Querschnittsaufgaben Auswirkungen der Lösungsansätze auf den Bedarf an Vollzeitkräften (VK) VK-Soll gemäß HSK (ohne Berücksichtigung der Bürgerbüros) Zukünftiges VK-Soll (bezogen auf das bisherige Aufgabenspektrum der Bürgerbüros) Gesamtpersonalbedarf Darstellung des Gesamteinsparpotentials Aufbauorganisation der neuen Leistungseinheit Zusammenfassung Projektbeteiligte 21 Anlagen 1 Darstellung der aktuellen Aufgaben und Fallzahlen Darstellung der Aufgabenverteilung vor und nach Umsetzung der Lösungsansätze 3 Darstellung der Auswirkungen der Lösungsansätze auf den Personaleinsatz 4 Organigramm 2

3 1. Ausgangslage Der Haushalt der Stadt Wuppertal ist seit Jahren durch hohe Fehlbeträge belastet, deren Ursachen vor allem in der staatlichen Finanzpolitik, der Übertragung zusätzlicher Aufgaben ohne angemessene Refinanzierung und den hohen Zinsaufwendungen für Altschulden liegen. Erschwerend wirken sich die Folgen des wirtschaftlichen und sozialen Strukturwandels sowie der internationalen Wirtschafts- und Finanzkrise aus, die eine ehemalige Industriestadt wie Wuppertal in besonderem Maße treffen. Die dramatische Verschuldung der Stadt in Höhe von zwischenzeitlich rund 2 Mrd. Euro erfordert neben den dringend notwendigen Hilfen durch Bund und Land eigene weit reichende Anstrengungen zur Haushaltskonsolidierung. Dieser Vorgabe soll das Haushaltssicherungskonzept (HSK) für die Jahre mit den vom Rat der Stadt am , und beschlossenen strukturellen Einsparungen in Höhe von bisher jährlich ca. 60 Mio. gerecht werden. Das HSK enthält mit der Maßnahme Nr den Auftrag an die Verwaltung zur Bildung einer neuen Leistungseinheit Bürgerservices unter Einbeziehung von Meldebehörde, ServiceCenter und Bürgerbüros bei gleichzeitiger Reduzierung der Öffnungszeiten in den Bürgerbüros auf zwei Tage pro Woche und zu erzielenden Einsparungen von /Jahr. Zur Umsetzung dieses Ratsbeschlusses wurde verwaltungsintern am ein entsprechender Projektauftrag erteilt. Dieser Auftrag umfasst - die Einrichtung einer neuen Leistungseinheit Bürgerservices im Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters, - die Bündelung der Aufgaben von Meldebehörde, Standesamt, ServiceCenter und Bürgerbüros, - die Überprüfung des Angebotes in den Bürgerbüros, - die Kalkulation des Personalbedarfs und die Erstellung von Dienstplänen zur Sicherstellung des Zwei-Tages-Betriebes in den Bürgerbüros, - die Festlegung des notwendigen Umfangs von Führung, - die Regelung der Geschäftsführung für die Bezirksvertretungen, sowie - die Realisierung der Einsparvorgaben des HSK. Das Projektteam hat seine Arbeit am aufgenommen und die konzeptionelle Projektarbeit mit dem nachfolgenden Bericht zum Abschluss gebracht. Eine besondere Herausforderung der Projektarbeit lag dabei zum einen in der konkreten Umsetzung der vom Rat vorgegebenen Rahmenbedingungen mit den unmittelbaren Folgen von erheblich reduzierten Öffnungszeiten in den Bürgerbüros, einer dadurch zwangsläufig notwendigen stärker zentralisierten Aufgabenerledigung, sowie der Realisierung struktureller Einsparungen in Höhe von ,-- /Jahr, zum anderen in der Erarbeitung von Lösungsansätzen, die trotz der wirtschaftlich geprägten Vorgaben dem strategischen Anspruch von Rat und Verwaltung nach einer bürgerorientierten Aufgabenerledigung so weit wie möglich Rechnung tragen. Auf die sich dabei zwangsläufig ergebenden Zielkonflikte wird bei der Darstellung der Auswirkungen und Risiken unter Ziffer 2 jeweils näher eingegangen. 3

4 2. Aufgabendarstellung und Lösungsansätze Bei der Erarbeitung eines Lösungskonzeptes zur Bildung der neuen Leistungseinheit Bürgerservices sind die Aufgaben folgender Leistungseinheiten auf der Grundlage des bisherigen Aufgabenspektrums eingehend analysiert und aufgabenkritisch bewertet worden: - Einwohnermeldeamt (301.1) - Standesamt (301.3) - Versicherungsamt (401.1) - Bürgerbüros in Cronenberg, Langerfeld mit der Außenstelle Beyenburg, Ronsdorf und Vohwinkel (401.1) - Geschäftsführung der Bezirksvertretungen Cronenberg, Langerfeld-Beyenburg, Ronsdorf und Vohwinkel (401.1) - ServiceCenter (401.1) - Servicestelle Ehrenamt (000) - Untere Standesamtsaufsichtsbehörde/Schiedsamtsangelegenheiten (301.2) Auf das jeweilige Aufgabenspektrum, die vorgeschlagene Aufgabenverteilung im Rahmen der Umsetzung des Ratsbeschlusses, sowie die damit verbundenen Auswirkungen und Risiken wird nachfolgend detailliert eingegangen. Einzelheiten zu den derzeitigen Aufgaben und Fallzahlen aus dem Jahr 2009 sind der Anlage 1 zu entnehmen. 2.1 Einwohnermeldeamt Aufgabendarstellung Beim Einwohnermeldeamt (Meldebehörde) erfolgt schwerpunktmäßig die Bearbeitung von: Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten (Personalausweisen und Reisepässen) Aufgaben im Zusammenhang mit An-, Ab- und Ummeldungen Anträgen für Führungszeugnisse Beglaubigungen Meldebescheinigungen Aufgaben im Zusammenhang mit Meldeanfragen und sonstigen schriftlichen Anfragen Bis auf die Aufgaben im Zusammenhang mit Meldeanfragen und sonstigen schriftlichen Anfragen werden alle Aufgaben bisher sowohl in der Zentrale (am Steinweg) als auch in den Bürgerbüros wahrgenommen. Die Bürgerinnen und Bürger entscheiden auf Grund persönlicher Umstände, wo sie vorsprechen. Die prozentuale Aufteilung des Kundenaufkommens entspricht ca. 67% (Zentrale) zu ca. 33% (Bürgerbüros). Grundsätzlich kann zur Aufgabenentwicklung in der Meldebehörde festgestellt werden, dass sich im Dokumentenbereich (Personalausweise und Reisepässe) der Bearbeitungsaufwand in den letzten Jahren erheblich gesteigert hat. Hintergrund hierfür sind die verschärften Sicherheitsaspekte (biometrische Bilder, Fingerabdrücke) und die technischen Funktionen des neuen elektronischen Personalausweises. Trotzdem ist es durch Optimierungen jeglicher Art in den letzten 10 Jahren gelungen, ca. 25% des vorher vorhandenen Stellenvolumens einzusparen. Da das Einwohnermeldeamt mit seinem hohen Kundenaufkommen in besonderer Weise das Bild der Bürgerinnen und Bürger von der Verwaltung prägt, war und ist neben diesen Verbesserungen das Thema Bürgerorientierung ein erfolgreicher Schwerpunkt. Dies wurde in den Jahren 2008 und 2009 durch das Ergebnis einer Befragungsaktion bei den Bürgerinnen und Bürgern bestätigt. Bei den über zurückgegebenen Bögen erreichten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Schulnote von 1,18 (Freundlichkeit) und 1,64 (Wartezeit). 4

5 Der das Handeln prägende Anspruch bestand und besteht also darin, trotz Einsparungen die Effektivität zu optimieren. Dieser schwierige Spagat zwischen wirtschaftlichen und qualitativen Verbesserungen konnte in den vergangenen Jahren erfolgreich gelöst werden. Die Auflösung der Meldestelle Elberfeld in 2004 beweist dies nachhaltig. Lösungsansatz Zur Umsetzung des Ratsauftrages einer zweitägigen Öffnungszeit pro Woche in den Bürgerbüros wurden verschiedene Lösungsansätze geprüft. Letztendlich galt es abzuwägen, wie der bestmögliche Kompromiss zwischen der Aufrechterhaltung eines ortsnahen Serviceangebotes, der Haushaltssituation der Stadt, der Zumutbarkeit von längeren Wegstrecken (zur Zentrale) bei nicht so häufig zu erledigenden Angelegenheiten und der Aufrechterhaltung der guten Leistungsfähigkeit der Zentrale zu finden ist. Die Ergebnisse dieses Abwägungsprozesses sind im Einzelnen in der Anlage 2 dargestellt. Durch die vom Rat vorgegebenen Rahmenbedingungen ist eine Beibehaltung des bisherigen Aufgabenspektrums in den Bürgerbüros weder wirtschaftlich noch tatsächlich darstellbar. Es entständen ein so starker punktueller Personalbedarf, ein so starker punktueller und nicht steuerbarer Kundenandrang sowie eine signifikante Schwächung der Arbeit in der Zentrale, die nicht organisierbar wäre. So ist es allein räumlich nicht möglich, das bisherige Publikumsaufkommen in zweitägigen Öffnungszeiten abzuwickeln, da sich die Publikumsströme - wie die tägliche Praxis zeigt - nicht gleichmäßig verteilen und von daher extreme Warte- und Belastungssituationen entstünden. Darüber hinaus würde die Beibehaltung des bisherigen Aufgabenspektrums bei gleichzeitigem Personalabbau entsprechend den Vorgaben des Ratsauftrages eine starke personelle Schwächung der Zentrale bedeuten und damit insgesamt der Bürgerorientierung eher einen Bärendienst erwiesen. Die Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten (Personalausweise und Reisepässe) machen, sowohl vom Arbeits- als auch vom Publikumsaufkommen, den Hauptteil des Dienstleistungsangebotes in den Bürgerbüros aus. Eine Verlagerung von Teilen dieser Aufgabe ist aus organisatorischen Gründen nicht zu vertreten. Dies wird insbesondere am nachfolgend beschriebenen Verfahren zur Bearbeitung von Personalausweisen und Reisepässen deutlich: Nach der Beantragung durch die Bürgerinnen und Bürger erfolgt täglich eine elektronische Zusammenfassung der Bestellungen für die Online-Bestellung bei der Bundesdruckerei. Nach der Produktion in der Bundesdruckerei werden täglich fertige Pässe und Personalausweise an die beantragende Stelle zurückgeschickt. Hier erfolgt eine weitere Bearbeitung (Prüfung der Lieferung, Prüfung der Dokumente, Siegeln und Unterschreiben der Dokumente, Sortierung der Dokumente im Ausgabebereich und anschließende gesicherte Aufbewahrung). Ergänzt wird dieses Standardverfahren für sog. Expresspässe. Hier erfolgt, bei gleichem Verfahrensablauf, eine Beschleunigung des Verfahrens auf 48 Stunden. Neben diesen Dokumenten werden auch vorläufige Dokumente und Kinderreisepässe ausgestellt. Diese Dokumente werden sofort und abschließend beim Besuch der Bürgerinnen und Bürger vor Ort erstellt. Die Beschreibung der Abläufe und die Erfahrungen aus der täglichen Praxis machen deutlich, dass eine Splittung der Prozessabläufe (z.b. Beantragung in der Zentrale - Ausgabe in den Bürgerbüros; Beantragung an der einen Stelle - Abholung an einer anderen Stelle) zwar grundsätzlich möglich, aber mit erheblichen Nachteilen verbunden ist und die Bürgerinnen und Bürger in starken Maße verunsichert. Von daher ist eine Verlagerung nur von Teilen dieser Aufgabe aus organisatorischen Gründen nicht zu vertreten und hat somit zur Folge, dass die gesamte Aufgabe in die 5

6 Zentrale verlagert werden muss. Da die Beantragung der Dokumente von den Bürgerinnen und Bürgern nur in sehr großen Zeitabständen erfolgt, ist es zumutbar und vertretbar, sie nicht mehr in den Bürgerbüros anzubieten. Alle übrigen Aufgaben des Einwohnermeldeamtes werden weiterhin in den Bürgerbüros angeboten. Dies führt zu Personalausstattungen von 2-3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (je nach Bürgerbüro), die durch entsprechende Dienstplangestaltung aus der Zentrale besetzt werden. Hierfür werden der Zentrale die berechneten Vollzeitkraft (VK) - Anteile aus den Bürgerbüros sowohl für die in Zukunft zentral zu erledigenden Aufgaben (Personalausweise und Reisepässe), als auch für die weiterhin dezentral in den Bürgerbüros zu erledigenden Aufgaben übertragen. Vor diesem Hintergrund besteht das Lösungsmodell für den Meldebereich, das auch prägend für die Aufgabenerledigung in den anderen, nachfolgend beschriebenen Themenbereichen ist, in der Umsetzung einer wöchentlich zweitägigen Öffnungszeit für die Bürgerbüros Cronenberg, Langerfeld, Ronsdorf und Vohwinkel von Uhr, sowie eintägigen Öffnungszeit für die Außenstelle Beyenburg von Uhr. Die Festlegung des Umfangs der Öffnungszeiten erfolgt unter Berücksichtigung der zukünftigen, oben beschriebenen, Aufgabenverteilung sowie des damit verbundenen reduzierten Personaleinsatzes. Der Verzicht auf Nachmittagsöffnungszeiten (bisher wird jedes Bürgerbüro an einem Nachmittag pro Woche von 14:00 bis 17:30 Uhr geöffnet) ergibt sich aus dem verbleibenden Aufgabenumfang, sowie den organisatorischen Problemen und Auswirkungen auf die Arbeit der Zentrale. So würde das Angebot von Nachmittagsöffnungszeiten in den Bürgerbüros eine erhebliche Ausweitung des Personaleinsatzes zur Folge haben, der jedoch nicht durch entsprechenden Arbeitsmehraufwand zu begründen ist. Vielmehr würde das zu erwartende Publikumsaufkommen nur über eine größere Öffnungszeit gestreckt. Bezogen auf die einzelnen Bürgerbüros wird folgende Verteilung der wöchentlichen Öffnungstage vorgeschlagen: Mo Beyenburg Di+ Mi Cronenberg + Langerfeld Do + Fr Ronsdorf + Vohwinkel Das zu erwartende Arbeitsvolumen in Beyenburg rechtfertigt keine zweitägige Öffnungszeit. Selbst die eintägige Öffnungszeit ist großzügig bemessen. Die Festlegung auf einen Montag erfolgt vor dem Hintergrund der Erfahrungen, dass bundesweit der Montag immer einen besonders starken Publikumsandrang auslöst. Von daher ist montags besonders viel Personal in der Zentrale notwendig. Dazu passt, dass in Beyenburg - im Gegensatz zu den anderen Bürgerbüros - nur eine Arbeitskraft notwendig ist. Auswirkungen und Risiken Nach diesem Lösungsmodell wird es für die Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit geben, an zwei Vormittagen ortsnah in den Bürgerbüros Meldeangelegenheiten zu regeln. Es sind keine Gründe erkennbar, dass dieses Angebot nicht auch tatsächlich in Anspruch genommen werden wird. Dem zu erwartenden Arbeitsumfang wird durch die auf Fallzahlen beruhende Personalbemessung Rechnung getragen. Die Besetzung der Arbeitsplätze in den Bürgerbüros erfolgt roulierend aus dem Gesamtpersonalbestand für den Meldebereich. 6

7 Die Gewöhnung an die neuen Öffnungszeiten und -tage wird im Laufe der Zeit erfolgen. Dass unterschiedliche Öffnungstage in den verschiedenen Stadtteilen angeboten werden, ist sicherlich für die Übersichtlichkeit nicht ideal, aber für die sich im Ortsteil orientierenden Bürgerinnen und Bürgern kein entscheidender Nachteil. Ein generelles Risiko besteht in der Eignung der Räumlichkeiten der Zentrale für den erhöhten Publikumsandrang. Die Gründe hierfür liegen in der bereits jetzt beengten räumlichen Situation im Publikumsbereich und dabei insbesondere im Wartebereich. Zusätzliches Publikumsaufkommen in dem zuvor beschriebenen Maße würde diese Situation ohne angemessene Gegensteuerung noch weiter belasten. Vor diesem Hintergrund werden zur Zeit mit dem Gebäudemanagement Wuppertal (GMW) konkrete Umbaumaßnahmen innerhalb des Gebäudes am Steinweg geplant. Dabei soll die Ausgabe von Personalausweisen und Pässen nach Durchführung entsprechender Umbaumaßnahmen separiert und auf eine andere Gebäudeebene verlagert werden. Dies wird zu einer Entspannung im Wartebereich des Frontoffices führen und damit insgesamt die räumliche Situation verbessern. Weitere Risiken liegen in den korrespondierenden Problemen der zentralen Einsatzplanung. Hier sind Planungen für die Besetzung des Frontoffices der Zentrale und die Besetzung der verschiedenen Bürgerbüros, kurzfristige Krankheitsausfälle und sehr aufwändige Wegezeiten zu berücksichtigen und entsprechende Zielkonflikte zu lösen. Gerade durch die Wegezeitenproblematik entstehen Zeitverluste, denen keine Arbeitsleistung für die Bürgerinnen und Bürger gegenüberstehen. Dies schwächt das gesamte zur Verfügung stehende Arbeitspotential und damit insgesamt die Bürgerorientierung im Meldebereich. Arbeitsverdichtungen durch Fallzahlsteigerungen und Stelleneinsparungen beinhalten das Risiko der Verlängerung der Wartezeiten. Dies schlägt sich erfahrungsgemäß in der Verärgerung der Bürgerinnen und Bürger gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nieder. Nur in vergleichbar wenigen Fällen wird Kritik in Leserbriefen, Online-Beiträgen und Beschwerden gegenüber dem Büro des Oberbürgermeisters oder der Politik geäußert. Hauptabladepunkt für Kritik sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort. Auch sie gilt es durch möglichst gute Rahmenbedingungen und Arbeitsstrukturen zu schützen und zu unterstützen. Die Auswirkungen auf die Bemessung der Vollzeitkräfte sind unter Ziffer 3 dargestellt. 2.2 Standesamt Aufgabendarstellung Beim Standesamt erfolgt schwerpunktmäßig die Bearbeitung von: Aufgaben und Beurkundungen im Zusammenhang mit Geburten und Sterbefällen Aufgaben und Beurkundungen im Zusammenhang mit Eheschließungen und Lebenspartnerschaften Aufgaben im Zusammenhang mit Namensänderungen Aufgaben im Zusammenhang mit der Ausstellung von Urkunden Aufgaben im Zusammenhang mit der Fortschreibung aller Register Öffentlich-rechtliche Namensänderungen Die Aufgabenwahrnehmung in den Bürgerbüros und im Standesamt in Barmen (Zentrale) ist nicht vergleichbar. Die Bürgerbüros nehmen nur Teilbereiche des Personenstandsrechtes (Anmeldung zur Eheschließung, Durchführung von Eheschließungen und Lebenspartnerschaften, Namenserklärungen und Nachregistrierungen von Eheschließungen mit ausschließlich deutscher Beteiligung) wahr. Eine weitergehende Aufgabenverlagerung in die Bürgerbüros wurde aufgrund fachlicher und organisatorischer Gründe nicht durchgeführt. 7

8 Die Verteilung der Anmeldungen zur Eheschließungen liegt bei ca. 75% in der Zentrale und bei ca. 25% in den Bürgerbüros. Ein besonderer Hinweis ist zur Einschätzung der Aufgaben beim Standesamt notwendig, da üblicherweise - und fälschlicherweise - in erster Linie das Thema Hochzeiten mit dem Standesamt verbunden wird. Tatsächlich haben die Themen Beurkundung von Geburten- und Sterbefällen eine höhere Priorität, da hier kurzfristigere Reaktionen des Standesamtes zwingend sind. Das Standesamt hält zurzeit folgende Trauangebote vor: Das normale Trauangebot umfasst alle Trauungen im Rathaus Barmen und in den Bürgerbüros in der Zeit von Uhr (letzte Trauung). Das so genannte Ambiente-Angebot (A-Trauung) umfasst o alle anderen Trauungen ab Uhr im Rathaus Barmen und in den Bürgerbüros und o alle anderen Trauungen in den für Trauungen gewidmeten Räumlichkeiten (z.b. Elisenturm, Schwebebahn, Schloß Lüntenbeck) unabhängig von der Uhrzeit. Die Trauungen werden von Standesbeamtinnen und beamten auf freiwilliger Basis und ohne Inanspruchnahme von Arbeitszeit in ihrer Freizeit durchgeführt und gesondert honoriert. Auch im Bereich des Standesamtes konnten in den letzten Jahren durch umfassende Organisationsentwicklungsmaßnahmen erhebliche Verbesserungen bei den Bearbeitungszeiten und Optimierungen der Arbeitsmengensteuerung erzielt werden. Grundsätzlich kann zur Aufgabenentwicklung beim Standesamt festgestellt werden, dass die Neufassung des Personenstandsrechtes ab dem die Arbeit des Standesamtes erheblich verändert hat und für einen längeren Übergangszeitraum Mehrbelastungen mit sich bringt. Die stärkere Betonung der Bürgerorientierung (Verkürzung der Wartezeiten, Weiterentwicklung des Trauangebotes und der Trauorte) wurde in den letzten Jahren erfolgreich umgesetzt. Sie hat dazu geführt, dass sich das Standesamt - speziell im Bereich des Hochzeitsangebotes - einen guten Ruf über die Stadtgrenzen hinaus erarbeitet hat. Lösungsansatz Die Umsetzung des Ratsauftrages in der Form, dass an zwei Öffnungstagen pro Woche das bisherige dezentrale Angebot weiter in den Bürgerbüros vorgehalten wird, ist nach gründlicher Abwägung sowie unter Berücksichtigung der Arbeitsmengen und einer wirtschaftlicheren Erledigung der Aufgaben auch in diesem Bereich nicht leistbar. Hierbei würden Arbeitszeitanteile in unvertretbarer Form zu Lasten der Zentrale und damit zu Lasten der Bürgerorientierung gebunden. Die Ergebnisse dieses Abwägungsprozesses sind im Einzelnen in der Anlage 2 dargestellt. Bei der Bewertung des Lösungsansatzes spielt eine wesentliche Rolle, dass sich die Bindung der Bürgerinnen und Bürger zum örtlichen Bürgerbüro erfahrungsgemäß hauptsächlich an der Durchführung von Trauungen und weniger an der Anmeldung zur Eheschließung ausrichtet. Daher sollen in den Bürgerbüros weiterhin Trauungen durchgeführt werden. Aufgrund der reduzierten Öffnungstage sowie des hohen zeitlichen (Wegezeiten) und organisatorischen (grundsätzlich sind keine Standesbeamtinnen und Standesbeamten in den Bürgerbüros dauerhaft anwesend) Aufwandes ist das Angebot der normalen Trauungen allerdings 8

9 personell nicht mehr umsetzbar. Daher sollen die Trauungen so organisiert werden, wie dies in bewährter Form bereits seit einigen Jahren bei den so genannten Ambiente-Trauungen der Fall ist. Der Vorteil liegt insbesondere darin, dass bei dieser organisatorischen Regelung die Personalverfügbarkeit in der Zentrale (wie oben beschrieben) nicht belastet wird. Würden die Trauungen in den Bürgerbüros weiterhin im Rahmen normaler Trauungen stattfinden, so müsste das Angebot von vornherein zeitlich extrem eingeschränkt werden, da der mit einer Trauung verbundene Zeitaufwand und der organisatorische Aufwand sehr hoch sind. Dies ist in erster Linie auf folgende Faktoren zurückzuführen: Bei einer freien Wahl der Trautermine in der zukünftigen Struktur der Bürgerbüros müsste das Standesamt zu jeder Trauung eine Standesbeamtin/einen Standesbeamten abstellen. Der hierfür benötigte Zeitaufwand wäre dann, im Gegensatz zu dem Ambiente- Modell, Arbeitszeit. Neben den Zeiten für die eigentliche Trauung (30 Minuten) wären lange Wegezeiten und die Zeiten für die Vorbereitung des Trausaals und der Trauung zu berücksichtigen. Außerdem müsste die Standesbeamtin/der Standesbeamte nach der Eheschließung noch warten, bis das Brautpaar den Trausaal und das Bürgerbüro wieder verlässt. Je nach Größe der Traugesellschaft und der anschließenden Situation (Gratulationen, Sektausschank, Aktionen für das Brautpaar durch die Gäste) käme hier ein zusätzlicher Zeitaufwand zum Tragen. Die zeitliche Beanspruchung für die Abwicklung lediglich einer Trauung würde dann neben der reinen Trauzeit von ca. 30 Minuten zusätzlich bis zu 150 Minuten betragen. In dieser Zeit würde die Standesbeamtin/der Standesbeamte für die Beurkundung und Publikumsbetreuung im Standesamt in Barmen komplett nicht zu Verfügung stehen. Erschwerend käme hinzu, dass es sich bei dem Personal des Standesamtes überwiegend um Teilzeitkräfte handelt, die dann für eine Trauung in den Bürgerbüros mehr als die Hälfte der Öffnungszeiten in der Zentrale ( Uhr) nicht anwesend wären. Wenn dann noch Trauungen in mehreren Bürgerbüros parallel stattfinden, ließe sich ein regulärer Dienstbetrieb nicht mehr aufrecht erhalten. Daher ist diese Alternative personell nur schwer umsetzbar. Eine zeitlich abgestimmte Terminierung von Trauungen dergestalt, dass mehrere Trauungen in den Bürgerbüros hintereinander erfolgen könnten, ist theoretisch denkbar, aber lebensfremd. Die Brautpaare haben ihre eigenen Vorstellungen über die Uhrzeiten, an denen sie sich das Ja- Wort geben möchten. Daher scheidet diese Alternative aus rein praktischen Gründen aus. Außerdem würden auch hier die langen Wegezeiten und die Vor- und Nachbereitungszeiten anfallen. Nicht gelöst wäre auch das Problem, dass in mehreren Bürgerbüros parallel Trauungen durchzuführen wären, und dann wieder mehrere Standesbeamtinnen/Standesbeamten aus der Zentrale abgezogen werden müssten. Letztendlich bedeutet jede andere Form der Organisation der Trauungen außerhalb des Ambiente-Trauangebotes eine nicht zu vertretende Schwächung der Zentrale des Standesamtes im Hinblick auf das wichtige Kerngeschäft und die Auswirkungen auf die Öffnungs- und Wartezeiten für das Publikum. Dies kann nicht im gesamtstädtischen Interesse liegen. Die übrigen Aufgaben, die bisher im Standesamtsbereich in den Bürgerbüros erledigt wurden, werden zukünftig ausschließlich in der Zentrale angeboten. Auswirkungen und Risiken Da die Anmeldung zur Eheschließung im Regelfall nicht zu einem häufig wiederkehrenden Lebensereignis gehört, ist diese wirtschaftlichere Erledigung in der Zentrale des Standesamtes zumutbar. 9

10 Die Durchführung von Hochzeiten in den Bürgerbüros im Rahmen des Ambienteangebotes führt bei den Brautpaaren, die dieses spezielle Angebot in Anspruch nehmen wollen, zu Mehrkosten. Ob dies im Rahmen der üblicherweise mit einer Hochzeit entstehenden Kosten vertretbar ist, wird jedes einzelne Brautpaar für sich entscheiden. Die insgesamt zunehmende Entwicklung der Ambientetrauungen auf inzwischen ca. 32% des Gesamtvolumens zeigt ein deutliches Interesse der Brautpaare an diesem Angebot. Risiken sind in zwei Bereichen zu erkennen. Zum einem wirft die nur sehr sporadische Nutzung der Trauzimmer in den Bürgerbüros mit der geplanten zweitägigen Öffnungszeit organisatorische Fragen auf. Dies betrifft insbesondere die Öffnung und Ausstattung der Trausäle. Zum anderen können erst die konkreten Erkenntnisse über die Inanspruchnahme des Ambientetrauangebots in den Bürgerbüros Aufschluss darüber geben, ob diese auch durch die an den Ambientetrauungen beteiligten Standesbeamtinnen und Standesbeamten dauerhaft abgedeckt werden können. Die Auswirkungen auf die Bemessung der Vollzeitkräfte sind unter Ziffer 3 dargestellt. 2.3 Geschäftsführung Bezirksvertretungen Aufgabendarstellung Die Geschäftsführungen der Bezirksvertretungen (BV) nehmen alle Aufgaben im Umfeld der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen der Bezirksvertretungen wahr. Sie sind Bindeglied zwischen der Verwaltung und der BV, nehmen an Ortsterminen teil und sind Ansprechpartner für die Bürgerinnen und Bürger des Stadtbezirks. Sie werden auf Vorschlag der Verwaltung durch die Bezirksvertretungen bestellt und genießen von daher ein besonderes Vertrauen. Die Geschäftsführungen der Bezirksvertretungen Cronenberg, Langerfeld-Beyenburg, Ronsdorf und Vohwinkel sind gleichzeitig Leiterinnen/Leiter der dortigen Bürgerbüros. Die Aufgaben sind im Einzelnen in Anlage 1 dargestellt. Lösungsansatz Bei der Entwicklung eines Lösungsmodells für den Bereich Geschäftsführung Bezirksvertretungen wurden verschiedene Teilaspekte berücksichtigt. Wesentliches Ziel aus der Sicht der Bezirksvertretungen war dabei, weiterhin eine ortsnahe Präsenz als Ansprechpartner sowohl für die Bezirksbürgermeister, als auch für die Bürgerinnen und Bürger sicherzustellen. Um gleichzeitig auch eine angemessene Vertretungsregelung zu gewährleisten, ist es organisatorisch sinnvoll, die Geschäftsführungen aller Bezirksvertretungen in einem Pool zusammen zu fassen. Aus diesem Pool, der organisatorisch der neuen Leistungseinheit Bügerservices zugeordnet wird, sollen alle Aufgaben, die sich aus der Geschäftsführung für die Bezirksvertretungen ergeben, abgebildet werden. Die konkrete Ausgestaltung soll dabei der zukünftigen Leitung dieser Leistungseinheit vorbehalten bleiben. Dazu gehört auch die Frage der Stellenbemessung und der räumlichen Unterbringung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aus dem Pool zukünftig die Aufgaben der Geschäftsführung für die Bezirksvertretungen Cronenberg, Langerfeld-Beyenburg, Ronsdorf und Vohwinkel wahrnehmen, sind an den beiden Öffnungstagen der Bürgerbüros (s. Ziff. 2.1) jeweils vor Ort. Sie decken dort in einem überschaubaren Rahmen auch Aufgaben des 10

11 Versicherungsamtes ab (s. Ziff. 2.4). An den übrigen Tagen besteht - ohne Vor-Ort-Präsenz - grundsätzlich die Möglichkeit der telefonischen oder elektronischen Erreichbarkeit. Grundsätzlich wird eine feste personenbezogene Zuordnung zu einer (oder ggf. mehrerer) Bezirksvertretungen angestrebt. Die Vertretung wird aus dem Pool sichergestellt. Wichtig ist hier noch der Hinweis, dass die Verwaltung in jeder Bezirksvertretung zusätzlich durch eine/einen Patin/Paten vertreten ist, die/der ebenfalls koordinierende, vermittelnde und regelnde Funktionen zwischen der Bezirksvertretung und der Verwaltung wahrnimmt. Auswirkungen und Risiken Der Lösungsansatz stellt eine kontinuierliche Fortführung der Geschäftsführungsaufgaben für die Bezirksvertretungen sicher. Besondere Risiken werden nicht gesehen. Das Risiko der nicht täglichen örtlichen Präsenz in den vier Bezirken mit Bürgerbüros kann unter Berücksichtigung der Erfahrungen in den anderen Bezirksvertretungen als gering bezeichnet werden. Die Auswirkungen auf die Bemessung der Vollzeitkräfte sind unter Ziffer 3 dargestellt. 2.4 Versicherungsamt Aufgabendarstellung Die Wahrnehmung der Aufgaben des Versicherungsamtes bei der Stadt Wuppertal hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Gab es in der Vergangenheit ein zentrales Versicherungsamt und zusätzlich in den Bürgerbüros ein ähnliches dezentrales Angebot, so wurden in 2008 nach einer Organisationsuntersuchung das zentrale Versicherungsamt aufgelöst und die Aufgaben in die Bürgerbüros verlagert. Hintergrund waren bereits zu diesem Zeitpunkt Optimierungsansätze im Rahmen von Haushaltskonsolidierung. Faktisch blieb aber damit der gesetzliche Auftrag der Vorhaltung eines Versicherungsamtes bei der Stadt abgedeckt. Die Erledigung der im Rahmen von Terminvereinbarungen wahrgenommenen Aufgaben in den Bürgerbüros stellt ein gesetzlich vorgesehenes Ergänzungsangebot zu der umfassenden Aufgabenstellung des Service-Zentrums der Deutschen Rentenversicherung (Wupperstr. - gegenüber dem Schauspielhaus) dar. Aus dem Aufgabenbereich des Versicherungsamtes in den Bürgerbüros wurden - ohne VK- Umschichtungen - im Rahmen der Arbeitsoptimierung zum Bußgeldangelegenheiten zur zentralen Bußgeldstelle des Ordnungsamtes verlagert. Die verbleibenden Aufgaben beinhalten schwerpunktmäßig die Auskunftserteilung und die Entgegennahme von Anträgen. Lösungsansatz Das Beratungsnetzwerk des Versicherungsträgers hält in Wuppertal das oben erwähnte Service-Zentrum der Deutschen Rentenversicherung vor. Dort können alle Rentenfragen ortsnah und kompetent geklärt werden. Ein - wie bisher - umfassendes zusätzliches Angebot bei der Stadt ist insofern entbehrlich und unter Berücksichtigung der Haushaltslage der Stadt nicht weiter zu vertreten. 11

12 Die Konsequenzen dieses Umschichtungsprozesses sind im Einzelnen in der Anlage 2 dargestellt. Im Ergebnis soll die gesetzlich vorgesehene Aufgabe Versicherungsamt zukünftig im Umfang einer Vollzeitkraft (VK) in Personalunion durch die während der zweitägigen Öffnungszeit in den Bürgerbüros anwesenden Geschäftsführungen der Bezirkvertretungen wahrgenommen werden. Zur Kompensation wird der zu Ziffer 2.3 beschriebene Pool um eine VK aufgestockt; weitere 1,42 VK können ersatzlos eingespart werden. Auswirkungen und Risiken Schon heute nutzen viele Betroffene - ohne Inanspruchnahme der Bürgerbüros - das Service-Zentrum der Deutschen Rentenversicherung. Wuppertal ist, im Gegensatz zu anderen Städten, in der glücklichen Lage, eine solche Einrichtung vor Ort zu haben. Dort gibt es neben der hohen fachlichen Kompetenz auch ausreichende Kapazitäten, um das in Zukunft eingeschränkte Angebot der Stadtverwaltung aufzufangen. Da die verbleibenden Aufgaben des Versicherungsamtes aus dem Pool der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die die Geschäftsführung in den Bezirksvertretungen wahrnehmen, abgedeckt werden soll, entsteht hier ein regelmäßiger Qualifizierungsbedarf. Bis auf den Gewöhnungsfaktor werden keine Risiken gesehen. Die Auswirkungen auf die Bemessung der Vollzeitkräfte sind unter Ziffer 3 dargestellt. 2.5 Bürgerbüros Aufgabendarstellung Das Aufgabenspektrum der Bürgerbüros wurde weitestgehend in den bisherigen Ausführungen zu den Ziffern 2.1 bis 2.4 beschrieben. Zusätzlich werden in den Bürgerbüros Verpflichtungserklärungen aufgenommen, durch die sich ein Einladender in Deutschland verpflichtet, für Wohnraum und Verpflegung eines Einzuladenden aus dem Ausland aufzukommen. Die originäre Zuständigkeit liegt hierfür bei der Ausländerbehörde (R 204). Zum sind auch in den Bürgerbüros die Aufgaben im Zusammenhang mit der Neuausstellung und der Änderung von Lohnsteuerkarten ersatzlos entfallen. Lösungsansatz Das Lösungsmodell für die Bürgerbüros ist bereits in den Ziffern differenziert dargestellt. Die darüber hinaus anfallenden sonstigen Aufgaben (z.b. Entgegennahme von Wohngeldanträgen, Verlängerung von Schwerbehindertenausweisen, Beantragung und Verlängerung von Schwerbehindertenparkausweisen, Ab- und Anmeldung Hundesteuer) werden weiter durch die an zwei Wochentagen vor Ort anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigt. 12

13 Die Aufnahme von Verpflichtungserklärungen erfolgt in Zukunft ausschließlich bei der Ausländerbehörde. Ein VK-Ausgleich findet im Einvernehmen mit dem Leiter des R 204 nicht statt. Der VK-Anteil in Höhe von 0,6 VK kann ersatzlos eingespart werden. Auswirkungen und Risiken: Auf die Auswirkungen und Risiken wurde bereits bei den Ausführungen in den Ziffern umfassend eingegangen. Aufgrund der eingeschränkten Öffnungszeiten, des veränderten Aufgabenspektrums sowie der zentralen Steuerung des Personaleinsatzes ist eine Leitungsfunktion in den Bürgerbüros nicht mehr erforderlich. Hinsichtlich der Verpflichtungserklärungen liegt ein Risiko für die Einladenden in der Notwendigkeit der besseren zeitlichen Planung der Antragstellung, da ein Ausweichen auf die Bürgerbüros nicht mehr möglich ist. Die Auswirkungen auf die Bemessung der Vollzeitkräfte sind unter Ziffer 3 dargestellt. 2.6 ServiceCenter Aufgabendarstellung Das zu Beginn des Jahres 2008 in Betrieb genommene ServiceCenter hat das Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt erheblich verbessert und durch die zwischenzeitlich umgesetzte Leistungserbringung für die Städte Remscheid und Solingen auch eine herausgehobene regionale Bedeutung erhalten. Es stellt das telefonische Eingangsportal der Stadtverwaltungen in Wuppertal, Remscheid und Solingen dar. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ServiceCenters können mit Hilfe einer umfassenden Wissensdatenbank einen hohen Anteil der Bürgeranfragen eigenständig und kompetent beantworten. Darüber hinaus sind Aufgaben von einzelnen Leistungseinheiten übernommen worden, die nunmehr im ServiceCenter abschließend bearbeitet werden. Hierzu zählen z.b. die Hundesteueranmeldung, die Hotline für den Winterdienst, die Hotline Ausbau Döppersberg, die Vermietung der Grillhütte auf der Hardt sowie die Terminvergaben/Belehrungen des Gesundheitsamtes. Verschiedene Leistungseinheiten haben "Servicenummern" zum ServiceCenter umgeschaltet. Hierunter fallen z.b. die Rufnummern des Einwohnermeldeamtes, der Bürgerbüros, des Schwerbehindertenrechts, des Elterngeldes, der Grundabgaben, der Terminvergabe zum Aufenthaltsrecht sowie des Straßenverkehrsamtes. Das ServiceCenter nimmt seit dem für die Stadt Wuppertal an dem Pilotbetrieb des bundesweiten Projektes D115 (bundesweite einheitliche Behördenrufnummer) teil. Seit dem wird darüber hinaus durch den Leiter des ServiceCenters die Funktion des Einheitlichen Ansprechpartners nach der EU-Dienstleistungsrichtlinie für die drei bergischen Städte Remscheid, Solingen und Wuppertal zentral wahrgenommen. 13

14 Lösungsansatz: Für das ServiceCenter ergibt sich im Zusammenhang mit der Bildung der neuen Leistungseinheit Bürgerservices zunächst nur eine Veränderung in der organisatorischen Zuordnung. Inhaltliche Anpassungen bleiben der weiteren Entwicklung der neuen Leistungseinheit vorbehalten. Auswirkungen und Risiken: Das ServiceCenter wird ein besonders außenwirksamer Bestandteil der neuen Leistungseinheit Bürgerservices sein und diesem Anspruch auch gerecht werden können. Risiken sind nicht zu erkennen. 2.7 Servicestelle Ehrenamt Aufgabendarstellung Im Büro des Oberbürgermeisters wird seit 2006 mit der Einrichtung der Servicestelle Ehrenamt allen ehrenamtlich Tätigen in der Stadt eine zentrale Anlauf- und Beratungsstelle in der Stadtverwaltung angeboten. Der ursprüngliche Auftrag an die Servicestelle Ehrenamt beinhaltete die Vermittlung von ehrenamtlich Tätigen an Organisationen und Vereine, sowie die Recherche von gemeinnützigen Tätigkeitsfeldern für diejenigen, die sich für ein Ehrenamt interessieren. Auf Grund der großen Nachfrage an ehrenamtlicher Betätigung sowie dem grundsätzlich gestiegenen ehrenamtlichen Interesse wurde das Aufgabenspektrum kontinuierlich angepasst. Aus dem sich verändernden Anforderungsprofil heraus fördert die Servicestelle Ehrenamt nunmehr auch gezielt die Kooperation mit privaten Dritten. Auch die in Wuppertal am Ehrenamt interessierten Seniorinnen und Senioren möchten nach dem Ausscheiden aus dem Berufsleben etwas bewegen, mitgestalten und auch Verantwortung übernehmen. Hier versucht das EFI-Projekt II NRW, durch gezielte Ausbildung von ehrenamtlich Tätigen einen Multiplikationseffekt in der Bevölkerung zu erreichen. Lösungsansatz Für die Servicestelle Ehrenamt ergibt sich im Zusammenhang mit der Bildung der neuen Leistungseinheit Bürgerservices zunächst nur eine Veränderung in der organisatorischen Zuordnung. Auswirkungen und Risiken Auswirkungen auf die Aufgabenerledigung ergeben sich keine. Risiken sind nicht zu erkennen. 14

15 2.8 Untere Standesamtsaufsichtsbehörde / Schiedsamtsangelegenheiten Aufgabendarstellung Die Untere Standesamtsaufsichtsbehörde (UAB) ist sowohl operativ als auch gutachterlich tätig. So ist eine grundsätzliche Beteiligung bei der Anerkennung von Vaterschaften (durch Ausländer oder zu ausländischen Kindern), bei Auslandsscheidungen und bei der Prüfung von ausländischen Namensänderungen vorgesehen, gleiches gilt bei gerichtlichen Berichtigungsverfahren auf Veranlassung von Betroffenen. Stellungnahmen zu Vorlagen des Standesamtes erfolgen in den Fällen, wo die Rechtslage und Sachverhaltsauswertung besonders schwierig ist. Darüber hinaus werden Prüfungen des Standesamtes durchgeführt und die Personenstands-Zweitbücher geführt. Zu den Schiedsamtsangelegenheiten gehören die Neu- und Wiederbesetzung von Schiedsamtsbezirken sowie alle organisatorischen Arbeiten (z. B. Anmeldung der Schiedspersonen zu Lehrgängen, Abrechnung mit den Schiedspersonen, Beschaffung von Literatur und Geschäftsbedarf, Beschaffung von Räumen für die Schlichtungsverhandlungen). In der Vergangenheit war die organisatorische Zuordnung der Aufsichtsbehörde zum Standesamt auf Grund der Festlegungen in der Dienstanweisung für die Standesbeamten nicht möglich. Danach durfte die Standesamtsaufsicht nicht Bestandteil des Standesamtes sein. Sie wurde daher unmittelbar der Leitung des Ressorts Einwohnermelde- und Standesamt direkt zugeordnet. Durch die Neufassung des Personenstandsgesetzes ist diese Trennung ab dem rechtlich nicht mehr vorgeschrieben. Lösungsansatz Übergangsweise werden die Mitarbeiterin und der Mitarbeiter für die Standesamtsaufsicht und für die Schiedsamtsangelegenheiten unmittelbar der Leitung der neuen Leistungseinheit Bürgerservices zugeordnet. Im Rahmen von Optimierungsmaßnahmen ist zu einem späteren Zeitpunkt zu prüfen, ob durch evtl. organisatorischen Veränderungen Synergien und Einsparungen erreicht werden können. Auswirkungen und Risiken Auswirkungen auf die Aufgabenerledigung sind mit der veränderten organisatorischen Zuordnung nicht verbunden. Risiken sind nicht zu erkennen. 2.9 Querschnittsaufgaben Aufgabendarstellung Die Querschnittsaufgaben (u.a. Sekretariatsangelegenheiten, Ressortmanagement, Finanzcontrolling, Poststelle) der von der Umorganisation betroffenen Leistungseinheiten wurden bisher im Ressort 301 (Einwohnermelde- und Standesamt) und im Ressort 401 (Zentrale Dienste) wahrgenommen. Sie fallen grundsätzlich auch in der neuen Leistungseinheit Bürgerservices an. 15

16 Lösungsansatz Es bietet sich an, die zu erledigenden Querschnittsaufgaben zunächst durch das vorhandene Personal des Ressorts 301 wahrnehmen zu lassen. Später sollte geprüft werden, ob sich Synergien und Optimierungen im Rahmen von übergreifenden Geschäftsbereichslösungen ergeben könnten. Auswirkungen und Risiken Die möglichst frühzeitige Umsetzung des Lösungsansatzes sichert eine kontinuierliche Aufgabenerledigung. Risiken sind nicht zu erkennen. 3. Auswirkungen der Lösungsansätze auf den Bedarf an Vollzeitkräften (VK) Die Bemessung der Vollzeitkräfte für die neue Leistungseinheit Bürgerservices basiert auf validen Fallzahlen, gemessenen mittleren Bearbeitungszeiten und langjährigen Erfahrungswerten. Sie bezieht sich zum einen auf die zentralen Bereiche (s. Ziffer 3.1) und zum anderen auf die Bürgerbüros unter Berücksichtigung des dort veränderten Aufgabenspektrums (s. Ziffer 3.2). 3.1 VK-Soll gemäß HSK (ohne Berücksichtigung der Bürgerbüros) Grundlage für die zentralen Bereiche bilden die VK-Zielwerte des Haushalts 2010/2011 mit Stand zum Diese Zielwerte berücksichtigen die Vorgaben des Haushaltssicherungskonzeptes Sie verteilen sich wie folgt: aktuelles VK-Soll in den zentralen Bereichen Ressortleitung 1,00 Einwohnermeldeamt 31,85 Standesamt 20,62 ServiceCenter 40,98 Servicestelle Ehrenamt 1,00 Untere Standesamtsaufsichtsbehörde / Schiedsamtsangelegenheiten 1,76 Querschnittsaufgaben 5,00 Geschäftsführung BV * 2,05 gesamt 104,26 * Bezirksvertretungen Barmen, Oberbarmen, Heckinghausen, Elberfeld, Elberfeld-West, Uellendahl-Katernberg 3.2 Zukünftiges VK-Soll (bezogen auf das bisherige Aufgabenspektrum der Bürgerbüros) Für die Bürgerbüros sind nachfolgend die derzeitigen VK-Zielwerte den zukünftigen Soll- Werten gegenüber gestellt. Auch hier bilden valide Fallzahlen und gemessene mittlere Bearbeitungszeiten, aber auch vorsichtig geschätzte Zuschlagsfaktoren die Grundlage für die Bemessung der Vollzeitkräfte. Die Notwendigkeit der Berücksichtigung von Zuschlagsfaktoren ergibt sich in erster Linie dadurch, dass die geplanten Öffnungszeiten grundsätzlich nicht 16

17 den Dienstzeiten der Beschäftigten entsprechen und daher in der Regel von einer Fortsetzung des Dienstes in der Zentrale auszugehen ist. Hier entstehen Wegezeiten, denen keine Arbeitsleistungen gegenüber stehen. Dies trifft gleichermaßen für anfallende Wegezeiten in Krankheits- oder sonstigen Vertretungsfällen zu. Im Einzelnen wird hierzu auf die in der Anlage 3 dargestellten detaillierten Berechnungen verwiesen. Aus der Differenz zwischen den aktuellen und den zukünftigen VK-Sollwerten ergibt sich das durch die Reduzierung auf zwei Öffnungstage in der Woche erzielte Einsparvolumen. aktuelles VK-Soll in den Bürgerbüros Aufgaben, die zukünftig dezentral in den Bürgerbüros erledigt werden Aufgaben, die auf die zentralen Bereiche verlagert werden Zuschlag für Wege- und Ausfallzeiten Zuschlag für Mehraufwand durch neuen Personalausweis VK-Soll der Einsparung neuen in VK Leistungseinheit Einwohnermeldeamt 8,20 sonstige Aufgaben 1,67 2,56 2,81 1,63 7,00 2,87 Standesamt 3,35 0,00 0,81 0,69 1,50 1,85 Versicherungsamt 2,42 Leitung BB * 0,00 1,48 1,52 0,00 3,00 1,86 Geschäftsführung BV 2,44 18,08 4,04 5,14 2,32 11,50 6,58 * Der VK-Anteil, der zz. auf die Leitungsfunktion entfällt, ist bereits in den Aufgaben Meldebehörde, Standesamt und den sonstigen Aufgaben enthalten. 3.3 Gesamt Personalbedarf Für die neue Leistungseinheit Bürgerservices ergibt sich somit insgesamt folgender Personalbedarf: aktuelles VK-Soll in den zentralen Bereichen zusätzliches VK- Soll als Ergebnis der Veränderungen in den Bürgerbüros neues VK-Soll Amtsleitung 1,00 0,00 1,00 Einwohnermeldeamt 31,85 7,00 38,85 Standesamt 20,62 1,50 22,12 ServiceCenter 40,98 0,00 40,98 Servicestelle Ehrenamt 1,00 0,00 1,00 Untere Standesamtsaufsichtsbehörde Schiedsamtsangelegenheiten 1,76 0,00 1,76 Querschnittsaufgaben 5,00 0,00 5,00 Pool Geschäftsführung BV / Versicherungsamt 2,05 3,00 5,05 gesamt 104,26 11,50 115,76 17

18 4. Darstellung des Gesamteinsparpotentials Im Rahmen des Haushaltssicherungskonzeptes werden die Personalkosten mit einem Pauschalwert in Höhe von ,00 /Jahr kalkuliert. Dieser Pauschalwert bezieht sich auf die Personalkosten einer Vollzeitkraft (VK). Vor dem Hintergrund einer Einsparung von 6,58 Vollzeitkräften (s. Ziffer 3.2) ergibt sich bei einer Umsetzung der HSK-Maßnahme 13.2 entsprechend den o.a. Lösungsansätzen eine Personalkosteneinsparung in Höhe von ca ,--. Damit ist das HSK-Ziel erreicht. Das Einsparpotential kann zum jetzigen Zeitpunkt nur für den Bereich der Personalkosten zuverlässig beziffert werden. Die Bürgerbüros werden zunächst an unveränderten Standorten ihren Service anbieten, wenn auch mit reduzierten Öffnungszeiten. Insofern ist eine Abmietung der Räumlichkeiten zz. nicht möglich. Eine Teilnutzung der Räumlichkeiten ist grundsätzlich denkbar, bedarf aber einer umfassenden Analyse unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Dies gilt mittelfristig auch für die Prüfung von Raumalternativen im jeweiligen Stadtbezirk. Wie bereits an anderer Stelle (Ziffer 2.1) beschrieben, ist die Verlagerung von Aufgaben aus den Bürgerbüros in den zentralen Meldebereich am Steinweg mit räumlichen und baulichen Veränderungen in einem überschaubaren Rahmen verbunden. Die dadurch entstehenden Kosten werden zz. noch ermittelt. 5. Aufbauorganisation der neuen Leistungseinheit 5.1 Die neue Leistungseinheit soll unter der Bezeichnung Bürgeramt geführt werden. Diese Bezeichnung verbindet am ehestens die traditionellen Vorstellungen der Bürgerinnen und Bürger mit Dienstleistungen der Verwaltungen (Amt) und bringt dabei gleichzeitig das Selbstverständnis der Verwaltung zur Bedeutung des Themas Bürgerorientierung zum Ausdruck. Auch im interkommunalen Vergleich hat sich diese Bezeichnung überwiegend durchgesetzt. 5.2 Die neue Leistungseinheit Bürgeramt wird dem Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters (GB 0) zugeordnet und trägt die Organisationsziffer 003. Sie besteht aus den Abteilungen Einwohnermeldeamt, Standesamt und ServiceCenter. Zur Wahrnehmung der unter Ziffer 2.9 beschriebenen Querschnittsaufgaben wird abteilungsübergreifend ein Management mit unmittelbarer Zuordnung zur Amtsleitung eingerichtet. Die Aufgabenbereiche Geschäftsführung Bezirksvertretungen einschl. Versicherungsamt, Servicestelle Ehrenamt, Untere Standesamtsaufsichtsbehörde und Schiedsamtsangelegenheiten, stellen sehr unterschiedlichen Sonderaufgaben dar, die in keinem Sachzusammenhang zueinander stehen. Daher wird hier bewusst auf eine Bündelung dieser Aufgaben in ei- 18

19 ner Abteilung verzichtet, sondern zunächst auch der unmittelbaren Zuordnung zur Amtsleitung der Vorzug gegeben. 5.3 Im Rahmen der Projektarbeit ist bewusst auf die Festlegung von weiteren, detaillierten Organisationsstrukturen verzichtet worden. Dadurch soll der zukünftigen Amtsleitung der Gestaltungsspielraum erhalten bleiben, um eigene Vorstellungen zur Auf- und Ablauforganisation unter den gegebenen Rahmenbedingungen umzusetzen. Darüber hinaus soll ausdrücklich die Möglichkeit der Nachsteuerung nach einer Anlaufphase eröffnet werden. 5.4 Organigramm Das Organigramm mit einer zusammenfassenden Darstellung der jeweiligen Aufgaben und der Erstausstattung an Vollzeitkräften (VK) ist als Anlage 4 beigefügt. 6. Zusammenfassung 6.1 Die im Projektauftrag benannten Aufgaben - Einrichtung einer neuen Leistungseinheit Bürgerservices im Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters, - Bündelung der Aufgaben von Meldebehörde, Standesamt, ServiceCenter und Bürgerbüros, - Überprüfung des Angebotes in den Bürgerbüros, - Kalkulation des Personalbedarfs und Erstellung von Dienstplänen zur Sicherstellung des Zwei-Tages-Betriebes in den Bürgerbüros, - Festlegung des notwendigen Umfangs von Führung, - Regelung der Geschäftsführung für die Bezirksvertretungen, sowie - Realisierung der Einsparvorgaben des HSK wurden im Rahmen der Projektarbeit bearbeitet und mit diesem Bericht konzeptionell abgeschlossen. 6.2 Die daraus resultierenden Konsequenzen und Lösungsansätze sind unter Ziffern 2.1 bis 2.9 umfassend beschriebenen. Sie stellen sich bezogen auf das Dienstleistungsangebot zusammenfassend wie folgt dar: Die Bürgerbüros in Cronenberg, Langerfeld, Ronsdorf und Vohwinkel bleiben entsprechend den Vorgaben aus dem Ratsauftrag an zwei Tagen in der Woche geöffnet. Für die Außenstelle in Beyenburg rechtfertigt das verbleibende Aufgabenspektrum allerdings nur einen Öffnungstag pro Woche. Die entwickelten Lösungsansätze tragen trotz der wirtschaftlich geprägten Vorgaben und Rahmenbedingungen dem strategischen Anspruch von Rat und Verwaltung nach einer bürgerorientierten Aufgabenerledigung Rechnung. Die den Lösungsansätzen zugrunde liegende Aufgabenverteilung orientiert sich dabei in erster Linie an den vorgegebenen reduzierten Öffnungstagen, den realen Möglichkeiten zur Steuerung von Publikumsströmen und den bestehenden Möglichkeiten einer flexiblen Dienstplangestaltung. Die konkrete Aufgabenverteilung zwischen den zentralen Bereichen des Bürgeramtes und den Bürgerbüros ist in der Anlage 1 dargestellt. Vor Ort befinden sich an den entsprechenden Öffnungstagen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Meldebereiches sowie die Geschäftsführungen der Bezirksvertre- 19

20 tungen. Dabei werden die Kontinuität der Aufgabenerledigung auch bei Urlaubs- und Krankheitsausfällen durch die Zentrale gewährleistet. Die Geschäftsführungen nehmen auch in beschränktem Umfang Termingeschäfte aus dem Aufgabenbereich des Versicherungsamtes wahr, koordinieren die Arbeit in den Bürgerbüros und stehen den Bürgerinnen und Bürgern als qualifizierte Ansprechpartner zur Verfügung. Dabei wird grundsätzlich eine feste personenbezogene Zuordnung zu einer (oder ggf. mehrerer) Bezirksvertretungen sichergestellt. Das Aufgabenspektrum und die Ressourcenausstattung des Bürgeramtes sind sowohl in den zentralen Bereichen als auch in den Bürgerbüros so ausgelegt, dass im vorgegebenen Rahmen ein größtmögliches Angebot an Dienstleistungen in den Bürgerbüros aufrecht erhalten bleibt, ohne die Leistungsfähigkeit der zentralen Bereiche zu gefährden. 6.3 Hinsichtlich der Auswirkungen und Risiken ist folgendes festzustellen: Die Umsetzung der Lösungsansätze stellt die Einhaltung der organisatorischen Vorgaben des Ratsauftrages sicher und führt zu der vorgegebenen Einsparung im Rahmen des Haushaltssicherungskonzeptes Im Vergleich zu einer zentralen Leistungserbringung entsprechend dem ursprünglichen Vorschlag der Verwaltung (Schließung aller Bürgerbüros) wirken sich die hier aufgezeigten Lösungsansätze aufgrund der Rahmenbedingungen des Ratsauftrages nachweisbar zulasten der Wirtschaftlichkeit und damit des Konsolidierungserfolges aus. Die zentralen Lösungsansätze bei den Personaldokumenten führen für die Bürgerinnen und Bürger zu weiteren Wegen und bergen das Risiko längerer Wartezeiten in der Zentrale. Da diese Dienstleistungen bezogen auf jeden Einzelnen nur in langen Zeitabständen in Anspruch genommen werden müssen, sind diese Konsequenzen vertretbar. Die Lösungsansätze schwächen die zentralen Bereiche an den Öffnungstagen der Bürgerbüros, da grundsätzlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Besetzung der Öffnungszeiten in den Bürgerbüros betroffen sind. Sie führen zu zusätzlichen Belastungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die notwendige Einführung eines Springersystems und durch zusätzliche Wegezeiten. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Geschäftsführung der Bezirksvertretungen ist dabei nicht ausgeschlossen, dass sie räumlich in den Bürgerbüros verbleiben. Der Publikumsandrang in den zentralen Bereichen wird stark steigen und hat in einem überschaubaren Rahmen räumlichen und baulichen Veränderungen im Einwohnermeldeamt am Standort Steinweg zur Folge. 6.4 Die hier aufgezeigten Lösungen stellen aus der Sicht des Projektteams einen Kompromiss zwischen einer bürgerorientierten Aufgabenerledigung durch Aufrechterhaltung eines, wenn auch eingeschränkten, ortsnahen Angebotes und den wirtschaftlichen Vorgaben des Rates zur Haushaltskonsolidierung dar. 20