Abschnitte, Satzspiegel, Abschnittformatierungen, Kopf- und Fußzeile

Transkript

1 PROTOKOLL vom 3. Dezember 2007 Themengebiete: Abschnitte, Satzspiegel, Abschnittformatierungen, Kopf- und Fußzeile Um ohne viel zu tippen, jedoch um rasch einen Text zu erhalten suchten wir uns einen Text aus dem Internet. Im Google unter dem Suchbegriff Lorem Ipsum fanden wir den Link Lorem Ipsum: Information + dummy text in many languages/charsets. Hier legten wir fest, dass wir 25 Absätze haben möchten und kopierten diese Text dann schließlich in ein neues Word Dokument. Datei Seite einrichten... Im Menü Datei Seite einrichten kann man ausschließlich Abschnittsformate erzeugen. Der Text bzw. das Dokument, welches man damit formatieren möchte, muss aus einem oder aus mehreren Abschnitten bestehen. Übersicht 1von 15

2 Datei Seite einrichten 1. Registerkarte: Seitenränder Ränder Es ist möglich den... oberen unteren rechten & linken Seitenrand des Dokumentes einstellen. Weiters kann man einen Bundsteg definieren. Diesen braucht man, um am linken Rand mehr Abstand zu erzeugen, um z.b. das Dokument binden lassen zu können oder ausrechend Platz zum Lochen hat. Um trotzdem den selben Platz auf der bzw. auf den Seiten zu haben, verkleinert man den rechten Seitenabstand um den Bundsteg. Orientierung Seiten und Vorschau Definieren von mehreren Seiten durch eine Auswahl des Drop- Down- Menüs. z.b.: Buch, gegenüberliegende Seiten,... Alle Einstellungen des Menüs Datei Seite einrichten sollen auf das ganze Dokument anwendet werden oder Dokument ab hier ab einer Markierung angewendet werden. 2von 15

3 Datei Seite einrichten 2. Registerkarte: Format Papierformat Papierformat auswählen mit Hilfe des Drop- Down Menüs. Beispiele: A4, A5, Letter, Benutzerdefiniertes Format, Postkarten, Karteikarten, verschiedene Umschlagsarten... Breite und Höhe bei Bedarf in cm einstellen. Zufuhr Zufuhrsarten für die erste und für die restlichen Seiten auswählen Vorschau Vorschau für gesamtes Dokument oder Ab hier aktivieren. Bei den Druckeroptionen hat man verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl. Beispiel der Auswahl: Feldfunktionen Ausgeblendeten Text in diesem Fall werden dann alle Feldfunktionen und auch der ausgeblendete Text gedruckt. 3von 15

4 Datei Seite einrichten 3. Registerkarte: Layout Abschnitt Hier definiert man Abschnittsanfänge. Zur Auswahl stehen: Neue Seite, Fortlaufend, Gerade oder ungerade Seite, Neue Spalte; Kopf- und Fußzeilen Ausrichtung Seite Diese Einstellungen sind besonders hilfreich für mehrseiteige Dokumente, um... Gerade/ ungerade anders zu gestalten oder die Erste seine anders zu definieren (z.b. Deckblatt) = 1 Seite 4von 15

5 Vorschau Hier gelangt man auf einen anderen Weg zum Menü Format- Rahmen und Schattierung und kann hier wie von dort gewohnt Rahmen, Seitenränder und Schattierungen vergeben. 2 1 Hier können Zeilennummern und Intervalle vergeben werden. Die Einstellung für Abschnittsanfänge im Registerblatt Layout muss dafür gegeben sein. Dies wird z.b. bei einer 10 min. Abschrift verwendet. Standard Button 1 Bei der Betätigung des Standard Buttons besteht die Möglichkeit, die vorgenommenen Einstellungen in Menü Datei Seite einrichten als Standardeinstellungen zu definieren. Dieser Standard- Button befindet sich auf jeder Registerkarte des Menüs Date- Seite einrichten. 1 Der Standard- Button befindet sich auf jeder Registerkarte des Menüs Datei Seite einrichten. 5von 15

6 Manueller Umbruch 2 1 Seitenumbruch Mit der Tastenkombination Strg + Zeilenschaltung erzwingt man eine neue Seite. Über das Menü Einfügen Manueller Umbruch Aktivierung Seitenumbruch OK kann man ebenfalls eine neue Seite erzeugen. Mit Hilfe des Cursors kann man die genaue Umbruchsposition bestimmen und die Formatierungen sind fortlaufend. 2 3 Spaltenumbruch Durch Einfügen- Manueller Umbruch- Spaltenumbruch erzwingt man eine neue Spalte. Textflussumbruch Der Textflussumbruch kann über das Menü Einfügen- Textflussumbruch OK aktiviert werden. Dieser bewirkt, dass man mit dem Cursor in eine neue Zeile springt ohne einen Absatz zu erzeugen. Dieselbe Wirkung hat die Tastenkombination: Shift + Enter. (es gibt einen optischen Unterschied über die Tastenkombination) 2 Die Inhalte dieses Kapitels befinden sich alle innerhalb des Satzspiegels. 6von 15

7 4 Abschnittsumbruch Ein Abschnittswechsel erstellt einen neuen Teilbereich eines Dokuments, den man immer neu formatieren muss. Dieser wird über das Menü Einfügen Manueller Umbruch aktiviert. Hiermit erzeugt man einen neuen Abschnitt auf der nächsten Seite. Der Fortlaufende Abschnittswechsel ist z.b. bei einem Spaltentext sinnvoll. Die Aktivierung von Gerade Seite bewirkt das Einfügen von einer unsichtbaren ungeraden Seite. Mein Cursor steht wieder auf der nächsten geraden Seite. Die Aktivierung von Ungerade Seite bewirkt das Einfügen von einer unsichtbaren geraden Seite. Mein Cursor steht wieder auf der nächsten ungeraden Seite. Beispiel zur Verdeutlichung: Ein Student schreibt seine Bac-Arbeit und ist gerade mit dem ersten Kapitel fertig geworden. Er/ Sie möchte das zweite Kapitel beginnen und bemerkt jedoch, dass die letzte Seite des ersten Kapitels eine gerade ist, nämlich die Seite 12. Daher der Student bzw. die Studentin vor hat die Arbeit doppelseitig zu drucken, möchte er bzw. sie lieber auf einem frischen Blatt das zweite Kapitel zu schreiben beginnen. Wie lautet die richtige Vorgangsweise um dieses Problem zu beheben? Auf Seite 12 fügt man einen Ungeraden Abschnittswechsel ein. Somit hat man eine leere und unsichtbare 13. Seite und der Cursor befindet sich auf Seite 14. Nun kann der Student bzw. die Studentin auf einem frischen Blatt zu schreiben beginnen. 7von 15

8 Fußnoten und Endnoten 3 Man positioniert den Cursor an der Stelle, wo man eine Fuß- oder eine Endnote einfügen möchte, um etwas zu erläutern. Im Menü Einfügen Manueller Umbruch Fußnote kann man Fußnoten oder Endnoten setzen. Weiters besteht die Möglichkeit zu bestimmen wo sich die Fußnote oder die Endnote befinden soll (Möglichkeiten siehe Screenshots). Auszuwählen ist unter dem Punkt Format ist, ob ein Zahlenformat oder ein benutzerdefiniertes Symbol angezeigt werden soll, wobei ein Symbol nur dann Sinn macht, wenn nicht mehr als eine Fuß- oder Endnote auf einer Seite vorhanden ist. Wenn man sich in die Registerkarte Symbol klickt, kann man verschiedenste Symbole auswählen. Das Drop- Down Menü Schriftart gibt darüber hinaus Möglichkeiten andere Symbole anzeigen zu lassen und letztendlich auszuwählen. Beim Zahlenformat ist weiters einzustellen bei welcher Ziffer man beginnen möchte und ob die Nummerierung Fortlaufend, Jeder Abschnitt neu beginnen oder jede Seite neu beginnen erwünscht ist. 3 Die Inhalte dieses Kapitels befinden sich außerhalb des Satzspiegels. 8von 15

9 Wenn alles eingestellt ist, bestätigt man mit dem Button Einfügen und kommt mit dem Cursor automatisch (in diesem Fall) ans Seitenende mit der Ziffer 1. Nun kann man Erklärungen zu dieser Fußnote oder Endnote setzen. Die Schriftart der Fuß- oder Endnoten sind immer in der Standardschrift, jedoch kann man natürlich die Schriftart ändern und jegliche Formatierungen vornehmen. Oberhalb der Fuß- oder Endnote fügt sich ein horizontaler Strich ein. Achtung: Nur in der Seitenlayoutansicht sieht man auch alles was außerhalb des Satzspiegels steht! Das heißt in allen anderen Ansichten sind Fuß- und Endnoten, sowie Kopf- und Fußzeilen nicht sichtbar! 9von 15

10 Kopf- und Fußzeile Allgemeine Informationen zur Kopf- und Fußzeile In der Kopf- und in der Fußzeile befinden sich standardmäßig immer ein zentrierter und ein rechtsbündiger Tabulator. Für die Kopf- und Fußzeilen sind Abschnittsformatierungen vom Vorteil, wenn man verschiedene Kopf- bzw. Fußzeilen benötigt. Innerhalb desselben Abschnittes ist nur eine Kopf- und Fußzeile möglich. Nr. Bezeichnung Funktion 1 Auto Text einfügen (alle Auto Texte sind FELDER!) Aus dem oben abgebildeten Drop- Down Menü kann man einen Auto Text an eine beliebige Position in der Kopf- oder Fußzeile einfügen. BEISPIEL: Aus dem Autotext wurde gewählt: 1. Zeile: Dateiname: PROTOKOLL 3 Diese Datei wurde in diesem Fall unter PROTOKOLL 3 gespeichert. Wenn diese Datei noch nicht gespeichert worden wäre, würde das Wort Dokument erscheinen. 2. Zeile: Dateiname und Pfadt 3. Zeile: Erstellt von: Erstellt von Christian Roth Word erkennt, mit welchem Namen oder mit welcher Nummer man eingeloggt ist und fügt den Namen bzw. die Nummer des Benutzers hinzu. 4 Die Inhalte dieses Kapitels befinden sich außerhalb des Satzspiegels 10von 15

11 Nr. Bezeichnung Funktion 2 2 Seitenanzahl einfügen Anzahl der Seiten einfügen Hier wird die aktuelle Seitenzahl in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt. Hier wird die Gesamtanzahl der Seiten in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt. ACHTUNG: Beim Einfügen von Seitenzahlen mit dem Symbol kann es zu einem Word- Fehler kommen. Es kann passieren, dass Word die Gesamtseiten zwar richtig anzeigt jedoch nicht richtig ausdruckt. Dieser Fehler sollte nicht passieren, wenn man - die Gesamtzahl nach Fertigstellen des Dokuments manuell in die Fußzeile eingibt oder - Drucken im Hintergrund und Drucken in umgekehrter Reihenfolge deaktiviert. 11von 15

12 Nr. Bezeichnung Funktion Hier wird das Fenster Seitenzahlenformat aktiv. In diesem Fenster kann man - ein Zahlenformat auswählen (z.b. 1,2,3...oder A,B, C... oder I, II, III...) Seite 1, Seite A, Seite I - eine Kapitelnummer einbeziehen (hierzu braucht man Kenntnisse über das Kapitel Vorlagen) 2 Seitenzahl formatieren - die Seitennummerierung definieren, indem man mit dem vorigen Abschnitt fortsetzt oder eine neue Nummerierung beginnt. Auch wenn man mehrere Abschnitte hat kann man mit dieser Funktion die Seiten fortlaufend nummerieren lassen. Durch die Möglichkeit Beginnen bei kann man z.b. bei einer Arbeit jedes Themengebiet extra speichern. BEACHTE: Wenn man größere Arbeiten oder Ausarbeitungen erstellt, dann ist es sinnvoll jedes Kapitel in einem neuen Word- Dokument zu speichern. Denn umso mehr Seiten und Befehle man in einem Dokument gibt, desto langsamer wird der Rechner, weil Word alles speichert um es wieder rückgängig machen zu können. Wenn man Kapitel für Kapitel in je einem neuen Dokument schreibt, muss man die Funktion der Seitennummerierung Beginnen bei nützen, um zu bestimmen auf welcher Seite z.b. das Kapitel 2 beginnt. Also endet das 1. Kapitel auf Seite 20 so definiert man im neuen Dokument des 2. Kapitel die erste Seite als Seite 21. Wenn man mit der Arbeit fertig ist und lauter Kapitel- Dokumente hat, kann man durch Einfügen aller Kapiteln in ein Master Dokument alle dazugehörigen Dokumente zusammenführen und auch wie gewohnt Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis...erstellen. 3 Datum einfügen Mit dieser Funktion wird automatisch das aktuelle Datum eingefügt. Achtung: Wenn das Datum nicht laut ÖNORM eingefügt wird, muss man unter Start\Einstellungen\Systemsteuerung\Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen\Format für Zahlen\Datum und Zeit ändern berichtigen. Einen andere Möglichkeit das Datum bzw. auch die Uhrzeit zu berichtigen wäre im Word zu bleiben und mit einen Rechtsklick auf das Feld Feld bearbeiten. Nun kann man das Feld bearbeiten und richtig stellen. 12von 15

13 Nr. Bezeichnung Funktion 3 Uhrzeit einfügen 4 Seite einrichten Dieser Button hilft die aktuelle Uhrzeit schnell und genau einzufügen. Auch hier muss man auf die Richtigkeit der ÖNORM achten. Gegebenenfalls kann man sie auch in der Systemsteuerung ändern, in der man auch das Datum richtig stellen kann. Das Buch Symbol für Datei Seite einrichten öffnet ein Fenster mit drei Registerkarten. Alle drei Registerkarten sind bereits vom Menü Datei- Seite einrichten bekannt. Sie unterscheiden sich nicht voneinander. Die Registerkarte Layout bietet Einstellungen zu Kopf- und Fußzeilen. Hier kann man einstellen, dass die erste Seite anders bzw. dass die geraden Seiten bzw. ungeraden Seiten anders sein sollen. Hinweis: Für einen beidseitigen Druck sollte man Gerade/ungerade anders auswählen, damit diie Seitennummern & Co jeweils auf der richtigen Position stehen. Auch im Registerblatt Seitenränder empfiehlt es sich einen Bundsteg (z.b. 1cm) einzustellen, um das Dokument besser lochen oder binden zu können. Den rechten Seitenrand kann man dann um den Bundsteg reduzieren um die Seitenbreite zu erhalten. Mit Übernehmen für gesamtes Dokument mit OK bestätigen. 5 Dokumenttext anzeigen/ausblenden Mit dieser Funktion kann man den gesamten Dokumenttext ein- oder ausblenden. 8 Wie vorherige Grundsätzlich sind alle Kopf- und Fußzeilen gleich und miteinander verbunden. Falls man, wie oben erwähnt, pro Abschnitt eine andere Zeile gestalten will, muss man die Verknüpfung von einem Abschnitt zum nächsten Abschnitt unterbrechen. Dies muss man bei jeder Kopf und Fußzeile einzeln machen und es funktioniert über das Symbol Wie vorherige. Um die Verbindung wiederherzustellen klickt man wiederum auf das Symbol. Man wird gefragt, ob die Verbindung wieder aktiviert werden soll und man bestätigt mit OK. Achtung: Für die Fußzeile(n) muss man die Verbindung extra unterbrechen. 7 Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln Diese Funktion macht das Wechseln von Kopf- und Fußzeile rascher möglich. 8 Vorherige Anzeigen Dieses Symbol ermöglicht es mit einem Klick zu der vorherigen Kopfbzw. Fußzeile zu gelangen. Dies funktioniert dann, wenn man mehrere Abschnitte definiert hat und somit pro Abschnitt eine andere Kopf- bzw. Fußzeile gestalten kann, wenn man die erste Seite anders definiert hat oder wenn man gerade/ungerade Seite anders definiert hat. 13von 15

14 Nr. Bezeichnung Funktion 8 Nächste Anzeigen 9 Schließen Dieses Symbol ermöglicht es mit einem Klick zu der nächsten Kopfbzw. Fußzeile zu gelangen. Dies funktioniert unter denselben Bedingungen wie bei Vorherige Anzeigen. Mit dem Schließen- Button wird die Menüleiste für Kopf- und Fußzeile geschlossen. Felder Einfügen von Mengenklammern Felder einfügen HINWEIS zum Felder einfügen: Felder aktualisieren Strg+ F9 über das Symbol Auto Text oder manuell eingeben oder über das Menü Einfügen Feld (hier wird das Feld in der Schriftart formatiert, die ich in meinem Dokument eingestellt habe.) Wenn man ein Feld einfügt oder eingibt und man deaktiviert die undruckbaren Zeichen, sieht man kein Feld mehr. Man muss es zuerst aktualisieren! markieren und F9 Datum als Feld einfügen Alt+Shift+D oder dieses Datum ist kein fixes sondern es aktualisiert sich Tag für Tag. Einfügen Datum und Uhrzeit wenn Automatisch aktualisieren nicht aktiv ist, dann ist es kein Feld! Uhrzeit als Feld einfügen Aktuelle Seite als Feld einfügen Alt+Shift+T oder Einfügen Datum und Uhrzeit wenn Automatisch aktualisieren nicht aktiv ist, dann ist es kein Feld! Alt+Shift+P Von einem Feld zum nächsten springen F 11 Von einem Feld zum vorigen springen Felder ein- oder ausschalten Shift+ F11 Shift +F9 oder Alt + F9 oder Symbol 14von 15

15 Symbol einfügen Extras- Anpassen Registerkarte Befehle Ansicht Feldfunktionen anzeigen markieren und per Drag & Drop in die Symbolleiste ziehen. Felder sperren Felder entsperren markieren und Strg+11 Der Feldinhalt ist gesperrt, es wird nicht mehr automatisch aktualisiert, im Kontextmenü sieht man das Feld aktualisieren grau hinterlegt. markieren und Strg+Shift :46: :46:10 Samstag, 5. Januar von 15