PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016

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1 Fallstudie: Samsung Electronics GmbH IDC Multi-Client-Projekt PRINT & DOCUMENT MANAGEMENT 2016 Wie die Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im digitalen Zeitalter gelingt

2 SAMSUNG ELECTRONICS GMBH Fallstudie: Volksbank Dinslaken e.g. Informationen zum Kunden Die Volksbank Dinslaken eg unterhält fünf Geschäftsstellen und beschäftigt mehr als 80 Mitarbeiter. Das betreute Kundenvolumen lag nach eigenen Angaben im Jahr 2014 bei 663,3 Millionen Euro und die Kundeneinlagen betrugen 235,1 Millionen Euro. Anforderungen des Kunden Die bisherige, sehr heterogene Drucker- und Kopiererlandschaft sollte erneuert und verschlankt werden. Oberste Priorität hatte die Erfüllung der hohen Sicherheitskriterien der Bank, sowie die Optimierung der Arbeitsabläufe im Output- und Dokumentenmanagement. Darüber hinaus sollte aber auch eine deutliche Kosten-Reduzierung erreicht werden. Unbedingt erfüllt werden musste: Die nahtlose Einbindung der neuen Lösungen in das GAD Wave-Umfeld, die Möglichkeit zum Einlesen von Barcodes und QR-Codes, Cloud- und Pull-Print-Lösungen, die Möglichkeit der Authentifizierung per PIN und Leser (RFID-Chip und Karte), die zentrale Administration und Kostenkontrolle sowie die Implementierung umfangreicher Dokumentenmanagement-Lösungen. Neben einem einheitlichen Seitenpreiskonzept für Drucke in Farbe und in Schwarz-Weiß sollten auch alle Softwarelösungen inklusive Updates, Service und individuellen Anpassungen in das Gesamtkonzept eingebunden werden können. Darstellung der Lösung Die bis dato eingesetzten 66 Arbeitsplatz- und Netzwerkdrucker sowie die 10 Kopierer wurden durch 10 multifunktionale A3-Farb-Kopiersysteme MultiXpress C9251NA und MultiXpress C9352NA ersetzt. Die integrierten Sicherheitsfunktionen der beiden Systeme sind nach IEEE , einem Standard für die Sicherheit von netzwerkfähigen Druckern und Peripheriegeräten und nach den Common-Criteria-Anforderungen der Stufe EAL3 zertifiziert. Hierzu zählen unter anderem Verschlüsselungsalgorithmen im Standard AES 256 Bit, PIN- und Passworteingabe am Gerät oder sicheres Überschreiben von gespeicherten und gepufferten Daten auf den Festplatten der Systeme.

3 Die von Samsung entwickelte, offene Schnittstelle XOA (extensible Open Architecture) erlaubt die Integration von Komponenten, Applikationen und Programmen, auch von Drittanbietern. XOA ermöglicht dazu die serverlose Installation der Komponenten der In- und Output-Management-Lösung Samsung Business Core Printing Solutions (BCPS) direkt auf den multifunktionalen Kopiersystemen. So können nach Angaben von Samsung nicht nur Kosten für Investitionen, Wartung und Administration eingespart, sondern darüber hinaus mögliche Fehlerquellen oder Ausfallzeiten reduziert werden. Im Inneren der Systeme können Lesegeräte verbaut werden, die die Daten der RFID-Chips und Magnetkarten der Mitarbeiter zur Identifikation und Autorisation lesen. Für den Bereich In- und Outputmanagement setzt die Volksbank Dinslaken auf Samsungs Komplettlösung Business Core Printing Solutions Suite (BCPS). Für das Dokumentenmanagement enthält das Paket Lösungen für das Erfassen, Scannen und serverlose Verteilen von Dokumenten im Netzwerk, Cloud-Funktionen für das Scannen und Ablegen von Dokumenten in einen Cloud-Speicher oder das Drucken aus diesem sowie eine Sicherheitslösung zur Zugriffsauthentifizierung. Für Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter mit wechselnden Arbeitsplätzen beinhalten die BCPS dazu eine Pull-Print-Lösung mit verschlüsselter Übermittlung, die ohne Verwendung zusätzlicher Server eingesetzt werden kann. Zur Kostenkontrolle und Kostenzuordnung protokolliert eine weitere Lösung die Drucke, Fotokopien, Scans und Faxe aller MFP, die sich im Unternehmensnetzwerk befinden und berechnet die jeweiligen Kosten auf Basis der hinterlegten Seitenpreise. Projekt Highlights Sicherheit der Unternehmensdaten in allen Stufen der Dokumentenverarbeitung Einbindung in GAD-Wave-Umfeld Konsolidierung der Ausgabelandschaft bei deutlich erhöhtem Leistungsumfang und signifikanter Kostensenkung Umfangreiche Pull-Print-, Cloud- sowie Dokumenten-Management-Funktionalitäten Zitate des Kunden zum Projekt Mit den MultiXpress-Systemen und den BCPS von Samsung wurde das für uns ideale Gesamtpaket angeboten. Sicherheit ist für unsere sensiblen Daten das oberste Gebot. Mit den BCPS haben wir sichere Authentifizierung und Autorisierung, komfortables Pull-Printing sowie umfassende Cloud-Funktionalitäten implementieren können. Darüber hinaus erwarten wir mit unserer neuen Lösung, die Outputkosten um bis zu 40 % reduzieren zu können. Aus unserer Sicht ist Samsung für das Drucken der ideale Partner der Banken. Von: Jürgen Piecocha, Bereichsleiter IT der Volksbank Dinslaken e.g. Mit dieser Komplettlösung haben wir den größtmöglichen Nutzen für unser Unternehmen erzielt. Neben der reibungslosen Einbindung in das GAD Wave-Umfeld haben wir nun auch viele prozessuale Vorteile sowie eine deutliche Qualitätssteigerung des Outputs Von: Mark Egener, EDV Systemadministrator der Volksbank Dinslaken e.g.

4 INTERVIEW MIT NORBERT HÖPFNER, SAMSUNG Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Print und Document Management 2016 sprach IDC mit Norbert Höpfner, Head of Printing Solutions bei Samsung Electronics GmbH. IDC: Die zunehmende Digitalisierung eröffnet Firmen und Organisationen ganz neue Perspektiven. Welche Rolle spielen Print und Document Management bei der Optimierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse im Zeitalter der digitalen Transformation? Norbert Höpfner: Das Ausgabe- und Dokumentenmanagement spielt eine zentrale Rolle bei der Optimierung von Arbeitsabläufen, wobei Prozesse zielgerichtet und entsprechend der Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens installiert werden können. Dazu zählen besonders auch Lösungen zum Management der Drucker- und MFP-Flotte inklusive Kostenerfassung und verteilung sowie die Einbindung in umfassende MPS-Gesamtkonzepte. Wenn schließlich alle eingesetzten Lösungen reibungslos miteinander und mit den Systemen zusammenarbeiten, ergeben sich für Unternehmen jeder Größe Potenziale, nicht nur Arbeitsabläufe und damit die Gesamteffizienz zu verbessern, sondern auch Druckkosten signifikant senken zu können. IDC: Welchen typischen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen gegenüber? Höpfner: Die derzeit wohl größte Herausforderung ergibt sich aus dem immer stärker werdenden Trend der zunehmend mobileren Arbeitswelt. Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter mit wechselnden Arbeitsplätzen müssen dabei die gleichen Möglichkeiten erhalten, auf Dokumente innerhalb des Unternehmensnetzwerkes zugreifen zu können, wie Kollegen mit stationären Arbeitsplätzen. Auch muss es ihnen möglich sein, von beliebigen Standorten aus Dokumente, Bilder oder digitalisierte Vorlagen in der Daten-Struktur abzulegen und mit den entsprechenden Informationen zur Indizierung zu versehen. Externe Datenquellen, Cloud-Lösungen mit Echtzeit-Datenübertragung und teilweise ganz neue Formate sind weitere Herausforderungen. Übergreifend spielt die Sicherheit der Unternehmensdaten eine immer größere Rolle, gerade auch im Hinblick auf den NORBERT HÖPFNER Trend zu eigenen Geräten der Mitarbeiter (BYOD), denn sie darf in keinem Schritt der Dokumentenverarbeitung kompromittiert werden. IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, die ihre dokumentenintensiven Geschäftsprozesse optimieren und somit die digitale Transformation vorantreiben wollen? Höpfner: Hierfür brauchen Unternehmen die Unterstützung kompetenter Partner oder Hersteller mit weltweitem IT-Know-how, direkten Ansprechpartnern sowie höchstem Service-Niveau auf lokaler Ebene. Beispielsweise bieten Teams von Produkt- und Lösungsspezialisten in Zusammenarbeit mit Fachhandelspartnern bereits in der Planungsphase umfangreiche Hilfestellung für Geschäftskunden. In professionell durchgeführten Ist- und Bedarfs-Analysen kann so gemeinsam mit dem Kunden das für ihn passende Gesamtkonzept entwickelt werden. Die Auswahl eines Herstellers mit breitem Hardware-Portfolio inklusive internen und externen Lösungen, eröffnet Kunden darüber hinaus den Zugang zu gesamtheitlichen Konzepten mit bereichsübergreifenden Synergieeffekten. Ziele müssen dabei immer ein möglichst optimaler Arbeitsablauf mit höchstmöglicher Effizienz sowie die bestmögliche Mitarbeiterzufriedenheit sein.

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