E-Business Selbst-Check

Transkript

1 Inmit E-Business Selbst-Check Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem IT-Dienstleister vor

2 Inmit E-Business Selbst-Check Bereiten Sie Sich auf das Gespräch mit Ihrem IT-Dienstleister vor! Trier 2004

3 Die vorliegende Broschüre wurde im Rahmen des Projekts SPIRIT Strategien und Potenziale einer intelligenten und richtungweisenden Integration neuer Technologien in Organisationen erstellt. SPIRIT wird im Rahmen des Programms Innovative Arbeitsgestaltung durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert. SPIRIT ist ein internationales und interdisziplinäres Forschungsprojekt, das vom Competence Center E-Business der Universität Trier, der Technologieberatungsstelle beim DGB Rheinland-Pfalz und dem Institut für Mittelstandsökonomie an der Universität Trier bearbeitet wird. Weitere Informationen unter: Für die Inhalte der einzelnen Broschüren sind die jeweiligen Autoren verantwortlich.

4 Inhalt Selbstverständnis und Zielsetzung...1 E-Business eine Arbeitsdefinition...2 E-Business Selbst-Check die Inhalte...2 Strategie...4 Prozesse...5 Mitarbeiter...6 Kunden...7 Lieferanten...8 Wettbewerber...9 Ein Schritt zur Lösung...10 Literaturtipps & Internetseiten. Zum Weiterlesen...12 Die Werkzeuge im Überblick... 13

5 Selbstverständnis und Zielsetzung Die Komplexität und permanente Weiterentwicklung des E-Business führen dazu, dass sich häufig gerade die erfolgreichsten Mittelständler bei der Einführung oder dem Ausbau von E-Business-Lösungen externem Sachverstand bedienen. Der Nutzen, der aus solchen Beratungen gezogen werden kann, hängt allerdings (abgesehen von der Fachkompetenz der Berater) in hohem Maße von der klar strukturierten Vorarbeit durch die Unternehmen ab. Der vorliegende Selbst- Check soll einen Beitrag dazu leisten, diese Vorarbeit rasch und zielgerichtet durchzuführen. Nehmen Sie sich die Zeit, um die hier gestellten Fragen in Ruhe zu beantworten. Halten Sie Ihre Antworten und Überlegungen fest, so dass Sie diese etwa im Gespräch mit dem IT-Dienstleister zurate ziehen können. Auch Unternehmen, die ohne externe Unterstützung ihre E-Business-Anwendungen aufoder ausbauen, profitieren von diesem Selbst-Check, weil - unabhängig vom derzeitigen Stand der E-Business-Implementierung - Ansätze für einen unternehmensindividuellen Abgleich zwischen ökonomischem Bedarf und technischer Machbarkeit von IuK-Technologien aufgezeigt werden. 1

6 E-Business Selbst-Check E-Business eine Arbeitsdefinition Im Folgenden wird E-Business definiert als Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK), um Unternehmensprozesse zu verbessern und somit Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Das Spektrum reicht von einzelaspektbezogenen Lösungen wie bspw. der Verwendung eines Online-Shops bis zu komplett integrierten Systemen, in denen die Effizienz der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens durch die Implementierung entsprechender IuK-Technologien und organisatorischer Maßnahmen verbessert wird. E-Business Selbst-Check die Inhalte Der E-Business Selbst-Check bezieht unternehmensinterne und -externe Bereiche ein. Für den internen Bereich werden die Aspekte Strategie, Prozesse und Mitarbeiter angesprochen. Mit Blick auf das Marktumfeld wird auf Kunden, Lieferanten und Wettbewerber eingegangen. erfahren, als auch auf die Mitarbeiter, die bereit sein müssen, sich neue Verhaltensweisen, Fähigkeiten und Kenntnisse anzueignen. Die Entwicklung einer E-Business-Strategie und deren Einbettung in die Unternehmensstrategie gelten als zentrale Faktoren einer erfolgreichen E-Business-Einführung. Die Umsetzung dieser E-Business- Strategie wiederum wirkt sowohl auf die Prozesse im Unternehmen, die Veränderungen Da Unternehmen nicht alleine auf dem Markt agieren, sondern in vielfältiger Weise mit Kunden, Wettbewerbern und 2

7 Lieferanten vernetzt sind bzw. der Vernetzungsgrad durch eine E-Business-Einführung oftmals noch steigt, tragen diese Marktakteure z. T. in erheblichem Maße zum Gelingen der E-Business-Aktivitäten eines Unternehmens bei. Beantworten Sie sich die hier gestellten Fragen, denn Sie sind der Experte, wenn es um Ihr Unternehmen geht! Die richtigen Fragen zu kennen, ist der erste Schritt zur Lösung! Ihre Kunden Ihr Unternehmen Strategie Prozesse Mitarbeiter. Ihre Lieferanten Ihre Wettbewerber 3

8 E-Business Selbst-Check Strategie Eine klar formulierte Unternehmensstrategie liefert einen wesentlichen Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Dies gilt auch für die Einführung von E-Business- Lösungen. Je besser die E-Business-Strategie in eine eindeutige Unternehmensstrategie eingebettet ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass E-Business-Projekte zum Erfolg führen. Die Möglichkeiten, die sich durch E-Business bspw. bei der Erschließung neuer Kundenpotenziale, bei der Beschaffung oder der internen Leistungserstellung ergeben, werden in der unternehmerischen Praxis gegebenenfalls auf die Unternehmensstrategie Einfluss haben. 4

9 - In welchen strategischen Feldern können (weitere) E-Business- Lösungen einen positiven Beitrag zur Unternehmensentwicklung leisten? - Bspw. durch schnellere und kostengünstigere Unternehmensprozesse, Medienbrüche vermeiden (Effizienz) - Bspw. durch die Einführung eines Online-Support-Systems (Kundennähe) - Bspw. durch die lückenlose Durchführung von elektronischen Bestellverfahren oder durch systematisches Beschwerdemanagement (Qualität) - Welche konkrete Ziele verbinden Sie mit der (erweiterten) Nutzung von E-Business in Ihrem Unternehmen? Dies umfasst nach Möglichkeit quantifizierbare Ziele (bspw. Reduzierung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit für eine Bestellung um X%). - Welches sind Zwischenziele und Meilensteine bei der Integration der E-Business-Lösungen in Ihrem Unternehmen? - Welche Chancen (bspw. Internationalisierungspotenzial) und welche Risiken (bspw. Reduzierung des direkten Kundenkontaktes) ergeben sich für Ihr Unternehmen durch die Einführung bestimmter E-Business-Lösungen? - Welche Stärken (bspw. hoch qualifizierte EDV-Abteilung) und welche Schwächen (bspw. Berührungsängste vieler Mitarbeiter mit IuK-Technologien) weist Ihr Unternehmen mit Blick auf E-Business auf? - Welche finanziellen und personellen Ressourcen sind Sie bereit, für die Implementierung Ihrer E-Business-Strategie zur Verfügung zu stellen? 5

10 E-Business Selbst-Check Prozesse Richtig eingesetzt helfen E-Business-Lösungen, interne und externe Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens effizient und effektiv zu gestalten. Dies hat eine Anpassung bzw. Neuausrichtung der Geschäftsprozesse sowie der eingesetzten E-Business-Technologien zur Folge. - Welche IuK-Ressourcen sind zur Zeit in Ihrem Unternehmen vorhanden, welche werden genutzt? (bspw. Hard- und Software, Fachkenntnisse der Mitarbeiter) - Welche Prozesse und welche Abteilungen sind von bestehenden, welche von geplanten E-Business-Anwendungen betroffen? - Welche konkreten Auswirkungen erwarten Sie durch den Einsatz von E-Business auf Prozesse und Abläufe in Ihrem Unternehmen? (bspw. Geschwindigkeit, Kosten, Verantwortung, Fehlerquote) - In welchem Ausmaß sind die betroffenen Prozesse bereits klar strukturiert und dokumentiert? (bspw. Ablaufliste ähnlich der im Qualitätsmanagement) 6

11 Mitarbeiter Mitarbeiter, die Ihre E-Business-Strategie umsetzen, sind entscheidend für den Erfolg der E-Business-Einführung. Veränderungen der Prozesse, der Aufbau- und Ablauforganisation Ihres Unternehmens stellen neue Anforderungen an Ihre Mitarbeiter. Damit sie diesen veränderten Anforderungen gerecht werden können und wollen, ist eine adäquate Einbindung und Qualifizierung der Mitarbeiter notwendig. - Welche Veränderungen in den Aufgabenfeldern und Verhaltensweisen ergeben sich für Ihre Mitarbeiter durch eine E-Business-Einführung? - Welche und wie viele Mitarbeiter sind direkt (indirekt) von der E-Business-Einführung betroffen? - In welcher Weise wird die Einführung von E-Business den Bedarf an Mitarbeitern in den Teilbereichen Ihres Unternehmens verändern? - Welche Qualifikationen sind für die zielgerichtete Nutzung der geplanten E-Business-Lösungen notwendig? - Über welche dieser Qualifikationen verfügen Ihre Mitarbeiter in den relevanten Unternehmensteilen? - Wie aufgeschlossen sind Ihre Mitarbeiter gegenüber Veränderungen und neuen Technologien? 7

12 E-Business Selbst-Check Kunden Eine konsequente Orientierung am Kunden und der Kundenzufriedenheit ist nicht zuletzt aufgrund des zunehmenden Wettbewerbsdrucks notwendig. Die eingesetzten E-Business-Lösungen sollten Sie dabei unterstützen, Ihre Prozesse und Produkte noch stärker als bisher an den Bedürfnissen Ihrer Kunden auszurichten, etwa durch zusätzliche Serviceleistungen und die Verbesserung bestehender Prozesse. - In welcher Weise sind die E-Business-Anwendungen Ihres Unternehmens für Kunden spürbar? - Welche konkreten Anforderungen hinsichtlich E-Business stellen ggf. Kunden an Ihr Unternehmen? - Welche E-Business-Anwendungen und Standards nutzen Ihre Kunden? - Welcher Nutzen ergibt sich für Ihre Kunden durch eine E-Business-Einführung in Ihrem Unternehmen? - Welche Verhaltensänderungen sind bei Ihren Kunden notwendig, wenn Sie (weitere) E-Business-Anwendungen implementieren? - Wie aufgeschlossen sind Ihre unterschiedlichen Kundentypen gegenüber neuen Technologien und E-Business? - Welche zusätzlichen Kunden wollen Sie mit Ihrer E-Business- Einführung erreichen? 8

13 Lieferanten E-Business kann auch die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten verbessern. Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine rechtzeitige Einbindung der Lieferanten in die E-Business-Planung des Unternehmens, um einen optimalen Informationsfluss zu gewährleisten. - Mit welchen Lieferanten möchten Sie eine E-Business-Lösung realisieren? - Welche Lieferanten Ihres Unternehmens nutzen bereits E-Business oder planen die Einführung? - Wie schätzen Sie die Bereitschaft Ihrer Lieferanten ein, E-Business zu nutzen? - Welche Anforderungen bzgl. E-Business stellen Ihre Lieferanten an Ihr Unternehmen? - Welche Vorteile/Nachteile ergeben sich für Ihre Lieferanten durch eine E-Business-Einführung in Ihrem Unternehmen? 9

14 E-Business Selbst-Check Wettbewerber Für die Anwendung von E-Business-Lösungen ist auch eine umfassende Kenntnis der Aktivitäten Ihrer Wettbewerber ein wichtiger Erfolgsfaktor. Verschaffen Sie sich deshalb einen Überblick über die E-Business-Aktivitäten der Wettbewerber sowie deren Auswirkungen bspw. auf die Marktposition Ihrer Wettbewerber. Unter Umständen ist auch eine Kooperation mit Wettbewerbern, etwa hinsichtlich branchenspezifischer E-Business-Anwendungen oder Standards, eine Option. - Welche E-Business-Anwendungen und Standards nutzen Ihre Wettbewerber? - Aus welchen Gründen wollen Sie die gleichen oder andere Anwendungen und Standards nutzen? - Falls Ihre Wettbewerber bereits E-Business eingeführt haben, wie hat sich deren Marktposition dadurch verändert? - Welche Stärken und Schwächen weisen die E-Business- Geschäftsmodelle Ihrer Wettbewerber auf? - Wie wird sich Ihre Wettbewerbsposition nach einer E-Business-Einführung voraussichtlich verändern? - Wie werden Ihre Wettbewerber vermutlich auf Ihre E-Business-Einführung reagieren? 10

15 Gut vorbereitet ins Gespräch gehen In der Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister soll die für Ihr Unternehmen passende und angemessene E-Business- Lösung erarbeitet werden. Ob es sich dabei um eine Standardlösung oder aber um eine auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnittene Anwendung handelt, hängt u.a. von den unternehmensindividuellen Zielen (Strategie), Ressourcen (Mitarbeiter) und Strukturen (Prozesse) ab. Wenn Sie sich alle oben aufgeworfenen Fragen beantwortet haben, können Sie gut vorbereitet in das Gespräch mit Ihrem IT-Dienstleister gehen. Selbst wenn Sie nicht alle Fragen auf Anhieb beantworten, nicht alle Probleme umgehend lösen können, bieten die im Selbst-Check gestellten Fragen Hinweise für Ihre weitere Planung. Die Antworten auf die hier gestellten Fragen sind Teil des Rüstzeugs, das es Ihnen erlaubt, das Beste aus der Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Dienstleister, aus dem E-Business und somit für Ihr Unternehmen herauszuholen. 11

16 E-Business Selbst-Check Literaturtipps. Zum Weiterlesen Fleisch, Elgar: Das Netzwerkunternehmen: Theorien, Strategien und Prozesse zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit in der Networked economy. Berlin u.a Weiber, Rolf (Hrsg.): Handbuch Electronic Business: Informationstechnologien - Electronic Commerce Geschäftsprozesse. 2. Aufl., Wiesbaden Internetseiten. Zum Weiterlesen

17 Die Werkzeuge im Überblick 1 Die Sieben Sachen E-Business-Projekte managen Zielgruppen: Führungskräfte, Mitarbeiter und Betriebsräte Phasen: alle (im Überblick), insbesondere Planung und Einführung Inhalt: - Überblick über typische Gesichtspunkte eines E-Business-Projektes - Einordnung der Werkzeuge in einen Werkzeugkasten für E-Business 2 E-Business Selbst-Check Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem IT-Dienstleister vor Zielgruppe: Führungskräfte Phase: Sensibilisierung und Planung Inhalt: - Offene Fragen zur Strategiefindung und Vorbereitung auf das Gespräch mit dem IT-Dienstleister: - Aus welchen Gründen soll in Ihrem Unternehmen E-Business eingeführt bzw. ausgebaut werden? - Wie gut sind Ihre Mitarbeiter, Geschäftsprozesse und Strukturen auf die Einführung bzw. den Ausbau von E-Business vorbereitet? - Welche Anforderungen hinsichtlich E-Business stellen Ihre Kunden? - Wie agieren Ihre Wettbewerber im E-Business? 3 Formtest E-Business Wie fit ist Ihr Unternehmen? Zielgruppe: Führungskräfte Phase: Sensibilisierung Inhalt: - Selbstkritische Bewertung relevanter Unternehmensaspekte zur Identifikation von Stärken und Schwächen für die Einführung von E-Business - Welche Stärken und Schwächen weist das Unternehmen in E-Business relevanten Punkten auf? - In welchen Bereichen ist das Unternehmen schon fit für E-Business? - In welchen Bereichen sind Maßnahmen angebracht? 13

18 E-Business Selbst-Check 4 "Let s work together" Anleitung zum (Un-)Glücklichsein in digitalen Teams Zielgruppen: Mitarbeiter und Führungskräfte Phasen: Sensibilisierung und Planung Inhalt: - Welche Wechselwirkungen existieren zwischen individuellen, technologischen und organisatorischen Faktoren in elektronisch gestützten Arbeitsumgebungen? - Welchen Einfluss hat die Gruppengröße auf die Motivation? - Inwieweit nimmt der Stellenwert der Führung in selbststeuernden Teams ab? - Was ist im Zuge des Teamaufbaus zu beachten? - Welche Anforderungen werden an Teammitglieder gestellt? 5 M@ilensteine Die Regelung der elektronischen Kommunikation in Unternehmen Zielgruppen: Führungskräfte, Mitarbeiter und Betriebsräte Phasen: Sensibilisierung und Nutzung Inhalt: - Hinweise zur Erstellung unternehmensinterner Leitlinien, Anweisungen, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen zur -Nutzung - Weshalb braucht ein Unternehmen überhaupt spezielle -Regeln? - Welche Themen spielen bei der Erstellung von -Regeln eine Rolle? 6 Betriebsräte aufgepasst! Die Beteiligung der Personalvertretung im E-Business Zielgruppe: Betriebsräte Phasen: Sensibilisierung und Planung Inhalt: - Welche Themen sind für Personalvertretungen interessant? - Wie können sich Betriebsräte frühzeitig und konstruktiv in den Gestaltungsprozess einbringen? 7 Gewusst wie! Durch Qualifizierung zum E-Business-Erfolg Zielgruppe: Führungskräfte und Mitarbeiter Phasen: Planung, Einführung und Nutzung Inhalt: - Weiterbildung und Akzeptanz - Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs - Komponenten der Weiterbildung - Methoden der Qualifizierung - Kontrolle oder Nachbereitung der Qualifizierung 14