"Konstruktiver Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz"

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1 Dienstvereinbarung "Konstruktiver Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz" für Beschäftigte der Behörde für Inneres und Sport der genannten Ämter abgeschlossen zwischen dem Amt für Innere Verwaltung und Planung1, dem Landesamt für Verfassungsschutz, dem Einwohner-Zentralamt und dem Landesbetrieb Verkehr sowie deren Personalräten gültig ab dazu gehören auch dessen Stabs. und Projektbereiche

2 Dienstvereinbarung "Konstruktiver Umgang mit Konflikten am Arhtitsplatz" cter Behörde ror Inneres und Sport dl!r Amter A. E und V sowie des LBV Gliederung 1. Präambel Ziele der Vereinbarung_... _._ _... _..._ Beratungs- und Beschwerderecht Definition von Konflikten Konfliktlösungsvertahren Verfahrensablauf Besohreibung der Verfahrensschritte Evaluation des Verfahrens und BenOhtswesen Einbindung weiterer Akteure Konfliktlotsinnen und -lotsen Fortbildungen Interne Konfliktlotsinnen und -lotsen Moderatorinnen und Moderatoren des Konfliktgremiums Führungskräfte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Geltungsbereich Schlussbestimmungen:.lnkrafttreten/Kündigungsfristen/Nachwirkungsklausel

3 Dienstvereinbarung "Konstl'\lkbYet Umgang mil Kon n am Albeitsplatz" der Behbrde for Lnneres und Sport der Amter A.. E und V SOMe des LBV 1. Präambel Konflikte sind alltägliche Ereignisse überall dort, wo Menschen beieinander sind bzw. miteinander arbeiten. Konfliktpotenziale können dann positiv als Chance zur Veränderung genutzt werden, wenn konstruktiv mit ihnen umgegangen wird. Das erfordert von allen Beschäftigten der Behörde für Inneres und Sport (BIS) die Fähigkeit und die Bereitschaft, Konflikte als etwas Alltägliches zu begreifen und die Anzeichen zu erkennen, Konflikte frühzeitig und direkt anzusprechen und konstruktive Lösungen zu ermöglichen. Je länger ein Konflikt unausgesprochen oder ungelöst bleibt, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit einer Eskalation. Diese Dienstvereinbarung dient dabei als Präventions-, Sensibilisierungs- und Regulierungsinstrument. 2. Ziele der Vereinbarung Die Dienstvereinbarung.Konstruktiver Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz" hat zum Ziel zu einer positiven Grundhaltung zum Thema Konflikt beizutragen Konflikte konstruktiv und produktiv zu nutzen Verfahren und Verantwortlichkeiten der Konfliktlösung klar zu definieren sowie die Eskalation von Konflikten zu verhindern oder zu reduzieren. 3. Beratungs und Beschwerderecht Sehen sich Beschäftigte einer Konfliktsituation bzw. einem Fehlverhalten ausgesetzt, so können sie bei Bedarf entsprechend ausgebildete Konfliktlotsinnen und -lotsen zur Konfliktvermittlung ansprechen oder sich durch diese beraten lassen. Es steht ihnen auch ein Beratungs- und Beschwerderecht bei der bzw. dem nachsthöheren Vorgesetzten zu, ohne dabei Sanktionen oder persönliche oder berufliche Nachteile befürchten zu müssen Sie stehen unter der Fürsorgepflicht der/des Vorgesetzten. Vorgesetzte haben eine Interventionspflicht. d.h_ sie müssen Hinweisen auf Konflikte in ihrem Arbeitsbereich unverzüglich nachgehen. Sind Vorgese1zte selbst betroffen, ist die bzw. der nächsthöhere Vorgesetzte, die bzw. der nicht direkt vom Konflikt betroffen ist, einzuschalten. Beschäftigte, die einen Konflikt melden, ohne selbst betroffen zu sein, unterliegen ebenfalls der Fürsorgepflicht der/des Vorgesetzten und dürfen keine persönlichen oder beruflichen Nachteile erfahren. 3

4 Dienstvere barung "KonstMctiller Umgang m Kon'ft n am Arbeitsplatz" der Behorde for Inneres und Sport der Amter A, E und V sowte des LBV Vom Konflikt Betroffene können zu jedem Zeitpunkt des Verfahr:ens die Personalvertretung, die Schwerbehindertenvertretung, die Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte. Personen der Beschwerdestelle für das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) oder eine andere Person ihres I seines Vertrauens hinzuziehen und werden auch über diese Möglichkeit informiert Sollte es sich nioht um gesetzliche Interessenvertretungen handeln, müssen alle Konfliktparteien mit der Einbeziehung Dritter einverstanden sein. Alle an dem in dieser Dienstvereinbarung aufgezeigten Verfahren offiziell beteiligten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet 4. Definition von Konflikten Konflikte sind Spannungen, die durch unterschiedliohe Wahrnehmungen, Bewertung.en, Interessen und Bedürfnisse entstehen. Sie weisen auf Probleme hin und helfen Missstände aufzudecken. Dadurch können sie zu Klärungsprozessen führen. Das heißt, Konflikte haben in der Regel ein kreatives Potenzial. Bei der Entstehung von Konflikten und bei deren Eskalation wirken personelle und betriebliche Faktoren zusammen. Eskalierte Konflikte sind oft nicht mehr von den Konfliktparteien alleine lösbar. Sie können zu An- und Übergriffen auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie zur Verletzung,ihres sozialen Ansehens führen und ihre Gesundheit nachhaltig beeinträchtigen. Mobbing bedeutet, dass jemand am Arbeitspla1z fortgesetzt herabgesetzt, schikaniert, in passiver Form als Kontaktverweigerung mehrheitlich gemieden oder in sonstiger Weise in seiner Würde verletzt wird. Mobbing hat zum Ziel, die betroffene Person aus dem Arbeitsleben auszugrenzen (siehe Anhang 1). Es besteht eine Schutzpflicht der Vorgesetzten gegenüber Mobbingopfem. Mobbing ist sofort zu unterbinden. Sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz wird im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz 3 Abs.4 definiert als.eine Benachteiligung [.], wenn ein unerwünschtes, sexuell bestimmtes Verhalten, wozu auch unerwünschte sexuelle Handlungen und Aufforderungen zu diesen, sexuell bestimmte körperliche Berührungen, Bemerkungen sexuellen Inhalts sowie unerwünschtes Zeigen und sichtbares Anbringen von pornographischen Darstellungen gehören, bezweckt oder bewirkt, dass die Würde der betreffenden Person verletzt wird, insbesondere wenn ein von Einschüchterungen, Anfeindungen, Erniedrigungen, EntwOrdigungen oder Beleidigungen gekennzeichnetes Umfeld geschaffen wird. Es besteht eine Schutzpflicht der Vorgesetzten gegenüber Betroffenen. Sexuelle Belästigung ist sofort zu unterbinden. 4

5 Dienstvereinbarung "Konstrukbwr Umgang mrt Konti Iden am Arbellsplatz" der Behön:fe für Inneres und Sport der Amter A., E und V sowie des LBV 5. Konfliktlösungsverfahren 5.1. Verfahrensablauf Das Verfahren der Konfliktbearbeitung der Amter A, E und V der BIS und des LBV ist folgendermaßen untergliedert Schritt 1: Persönliche Klärung zwischen den Konßiktparteien h ~ Nein stattgefunden? 1 Ja,! 1 abergesch e~ert! Schritt 2: Auswaht des geeigneten und/oder mehrerer Bausteine: Moderier't8$ Beratung Moderiertes Gespräch Gespräch durch zum Vorgehen durch I KonfliktvennittJung nächsthöhere/n Konfliktlotsin bzw. durch Konfliktlotsin :1 VorgesetzteJn..lotsen bzw....totsen. lnfoanvg- - Info anvgi Tragfähige Losung? Ja. r Verfahren 1 Nein, alle bisherigen Maßnahmen sind gescheitert 1..,. Schritt 3: Prüfung durch Konfliktgremium beendet '~ 1 1 f t 1 Option A 11 Nachsorge 1 Option B Schritt 4: Schritt 4: Konfliktvermittlung dutch 815-inteme oder Bl S-exteme Konfliktlotsinnen und -lotsen y Nein Tragfähige Losung? I_, 1 1 Ja,l. Verfahren erfolgreich beendet ~ SGhritt 5: Nachsorge Flankierende Maßnahmen 1 1 die/der nächslhahere nicht vom Konßild belrolfene Vorgesetzte - Diejenige vorgesetzte Person, die In der Hierarchie als Erste nicht am Konllikt bet&iligt ist, wird von der Konfliktlolsinldem Konfiiktlot:sen darqbef infonniert, dass ein Gespräch stattfindet und wer die Konfiiktpaiteien sind, nicht jedodl über die Inhalte Alle weiteren ilnformalionen sind vertraulich im Rahmen des Mediatlonsverfahrens. 5

6 Oienst\lerembarung Konstruktivef Umgang mit Konnlklen am Arbeitsplatz" der Behorde filr lnnel9s und Spart der Ämter A. E und V sowie des LBV 5.2. Beschreibung der Verfahrensschritte Schritt 1: Persönliche Klärung Wenn eine Ko11fljktsituation entsteht, sind zuerst die beteiligten Personen selbst gefragt, das Problem in einem Konfliktgespräch zu lösen, denn Konflikte sollen nicht delegiert, sondern dort geklärt werden, wo sie entstanden sind. Die Beteiligten sind die Experten ihrer Konflikte und kennen deshalb oft auoh die beste Lösung. Es gilt dabei: Mit dem Anderen sprechen und nicht über ihn! Nicht nur die Betroffenen, auch das Umfeld leidet unter Konflikten. Um dieses zu schützen, müssen auch klarungsunwillige Konfliktparteien an der Klärung des Konfliktes arbeiten. Dazu gehören die Aufarbeitung subjektiv erlittener Kränkungen sowie die Erarbeitung einer tragfähigen Lösung. Auch die einvernehmliche Einbeziehung Dritter ist möglich. Sollte die persönliche Klärung nicht zu einer solchen Lösung fahren, so erfolgt der nächste Schritt Schritt 2: Moderiertes Gespräch/Beratung/Konfliktvennittlung Je nach bisherigem Verlauf erfolgt die Auswahl des passenden Bausteins I der passenden Bausteine. Diejenige vorgesetzte Person, die in der Hierarchie als erste nicht am Konflikt beteiligt ist, wird von der KonfliktJotsin bzw. dem Konfliktlotsen darüber informiert, dass ein Gespräch/eine Konfliktvermittlung stattfindet, nicht jedoch Ober die Inhalte. Bausteine sind: Moderiertes Gespräch durch nächsthöhere/n Vorgesetzte/n (Anhang 2) Beratung durch Konfliktlotsinnen und Jfotsen Moderiertes Gespräch/KonfliktvermittJung durch Konfliktlotsinnen und -fotsen Wird keine BIS-interne Konfliktlotsin bzw. kein BIS-interner Konfliktlotse gewählt (Phasen eines Konfliktlösungsprozesses Anhang 3), entscheidet die Dienststelle im Einzelfall über die Beauftragung einer externen Konfliktlotsin bzw. eines externen Konfliktlotsen. Die Konfliktlotsinnen und -lotsen haben den Auftrag, vermittelnd zwischen den Konfliktparteien tätig zu werden und mit den Konfliktparteien eine nachhaltige Konfliktiösung zu erarbeiten. Die Konfliktparteien müssen mit der Auswahl der moderierenden Person (Vorgesetzte und/oder KonfliktlotsinJ-lotse) einverstanden sein. Die moderierende Person muss dabei allparteilich sein, d.h. weder für die eine noch für die andere Konfliktpartei Position beziehen. 6

7 rnenstvereinbarung "Konstruktiver Umgang mit Konfllkten am Art>eltsplalz" der Behotde fllr Inneres und Sport der Amter A. E u:nd V sowie des LBV Sollten sich bereits aus Schritt 2 einvernehmlich flankierende Maßnahmen ergeben, werden die entsprechenden zuständigen Stellen des Amtes nach Absprache eingeschaltet Wenn die in Schritt 2 durchgeführten Maßnahmen nicht zu einer tragfähigen lösung führen, so werden die Rahmendaten des Konfliktes durch die moderierende Person nach Abstimmung mit den Konfliktparteien zeitnah dem Konfliktgremium vorgetragen (siehe Anhang 4). Wurde eine tragfähige Lösung erarbeitet, so soll die moderierende Person nach einem Zeitraum von 1-3 Monaten erneut das Gespräch mit den Konfliktparteien suchen, um die Nachhaltigkeit der gefundenen Lösung zu prüfen. Schritt 3: Prüfung durch Konfliktgremium Die Zusammensetzung des Konfliktgremiums ist vom jeweiligen Amt bzw. dem LBV und S einen Strukturen abhängig {siehe Anhang 5) und wird von den Verwaltungsleitungen/stellv. Geschäftsführung der Ämter abgestimmt. Das Gremium kann folgende Personen umfassen: Nächsthöhere vorgesetzte Person, die nicht vom Konflikt betroffen fst Personalabteilung Personalentwicklung Konfliktlots!n/ -lotse Weitere Mrtglieder, z.b. Interessenvertretungen, können auf Wunsch einer oder beider beteiligter Konfliktparteien in das Gremium aufgenommen werden. Sind Schwerbehinderte oder ihnen Gleiohgestellte am Konflikt beteiligt, informiert die/der nächsthöhere am Konflikt nicht beteiligte Vorgesetzte, der am Konfliktgremium teilnimmt, den Beauftragten des Arbeitgebers gern. 98 SGB lx, der die Schwerbehindertenvertretung über die Einrichtung des Konfliktgremiums informiert. Das Konfliktgremium hat nach Ansprache z,eitnah zu handeln. Die Angehörigen des Konf1iktgremiums sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und haben folgende Aufgaben: Entgegennahme des. Konfliktes Prüfung, ob es sich um einen.fall im Sinne der Dienstvereinbarung handelt Analyse des Konflikts. Entscheidung, welches weitere Verfahren für den jeweiligen Konfliktfall am geeignetsten erscheint Vermittlung von internen oder externen Konflikttotsinnen bzw. -lotsen Empfehlung und Kontaktvermittlung zu den in 5.5..Flankierende Maßnahmen" genannten Stellen. Das Gremium prüft. den Fall und empfiehlt das weitere Vergehen. 7

8 Dienstvereinbarung Konstruktiver Umg~ rrut Konflilden am Arbeitsplatz" der Behörde für Inneres und Sport der Ämter A. E und V sowie des LBV Die nächsthöhere vorgesetzte Person, die nicht vom Konflikt betroffen ist, entscheidet über nächste Schritte und hat nach gescheiterten Konfliktlösungsversuchen auch die Möglichkeit, den Konflikt zu beenden. Schritt 4 / Option A: Konfliktvennittlung durch BIS-interne oder BIS-externe Konfliktlotsinnen und -lotsen Die Konfliktvermittlung wird durch amtsintem oder ämterübergreifend tätige Konfliktlotsinnen und -lotsen aus den Ämtern der BIS und dem LBV oder durch externe Konfliktlotsinnen und - lotsen begleitet. Alle Konfliktparteien müssen mit der Auswahl einverstanden sein. Die Konfliktlotsinnen und -lotsen haben den Auftrag, vermittelnd zwischen den Konfliktparteien tätig zu werden und mit den Konfliktparteien eine nachhaltige Konfliktlösung zu erarbeiten. Sollte die Konfliktvermittlung nicht erfolgreich sein, so wird der Konfliktfall erneut an das Konfüktgremium zur Prüfung weiterer Maßnahmen gegeben. Schritt 4 I Option B: Flankierende Maßnahmen Das Konfliktgremium kann neben der direkten Konfliktlösung mittels Konfliktlotsin oder -lotse auch weitere Maßnahmen (Ertäuterung Anhang 6) empfehlen. Diese umfassen: Coaching/Supervision Teamentwicklung Veränderung der Arbeitsorganisation Organisationsentwicklung Fortbildung Arbeitsmedizinischer Dienst Sozialtherapeutischer Dienst Als letzte Konsequenz sind auch arbeits- oder dienstrecht1iche Maßnahmen und der Verweis an den personalärztlichen Dienst möglich. Bei der Umsetzung sämtlicher Maßnahmen sind die Beteiligungs- und Mitwirkungsrechte der Personal- und Schwerbehindertenvertretungen zu beachten. Schritt 5: Nachsorge Konfliktlotsinnen und -lotsen sind zur Nachsorge nach Abschluss des Konfliktlösungsprozesses (nach Schritt 2 oder Schritt 4) verpflichtet. Es soll nach drei bis sechs Monaten gemeinsam mit den Betroffenen, einzeln oder gemeinsam, geprüft werden, ob die gefundene Lösung nachhaltig tragfähig ist Wenn die Lösung nicht nachhaltig tragfähig ist, so wird das Konfliktgremium erneut mit dem Fall befasst Wird im Ausnahmefall' eine Nachsorge nicht gewünscht, ist ein Verzicht möglich. 8

9 Dienstvereinbarung "Konstrukbver Umgang mit Konfllkten am Arbeitsplatz" der Behorde ffir Inneres und Sport der Ämter A, E ulld V s.owte des LBV 5.3. Evaluation des Verfahrens und Berichtswesen Die erfassten Fälle und Lösungen werden im Rahmen der Nachsorge nach einem halben Jahr von den Konfliktlotsinnen und -lotsen oder von der nächsthöheren vorgesetzten Person im Hinblick auf ihre Nachhaltigkeit betrachtet Sollte keine Nachsorge erforderlich sein, erfolgt die Evaluation unmittelbar nach Abschluss der MaderationJMediation. Die moderierende Person schickt den Berichtsbogen ausgefüllt an die Personalentwicklung Amt A zur Evaluierung (siehe Anhang 7). Die Konfliktparteien sollen nach Abschluss des Verfahrens anhand eines anonymen Fragebogens (siehe Anhang 8) das Verfahren bewerten. Dadurch soll eine Qualitätssicherung ermöglicht werden. Die Personalentwicklung des Amtes A berichtet einmal jährtich gegenüber den Verwaltungsleitungen und den Personalräten Ober begonnene und abgeschlossene Konfliktlösungsverfahren. Zu diesem Zweck wird eine anonymisierte, nach Ämtern gegliederte, Fallstatistik geführt Einbindung weiterer Akteure Die unter Punkt 3 genannten Akteure können auf Wunsch einer oder beider beteiligter Konfliktparteien in das Konfliktgremium berufen werden und verfügen dort über eine beratende Stimme. 6. Konfliktlotsinnen und -lotsen Konfliktlotsinnen und -lotsen (siehe Anhang 9) dürfen aufgrund ihrer Tätigkeit weder benachteiligt noch begünstigt werden. Sie sind neutral, allpartemch und in der Ausübung ihrer Tätigkeit we~sungsfrei. Sofern die Tätigkeit ämterübergreifend ausgeübt wird, kann dies nach Absprache mit den Vorgesetzten im Nebenamt stattfinden. Personen, die sich aufgrund ihrer Position in einem lnteressenlmnflikt befinden sowie VertreterinnenNertreter von Interessengruppen (z.b. Personalrat, Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte, Personen der Beschwerdestelle für das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG)) sind von der Tätigkeit als Konfliktlotsinnen und -lotsen innerhalb des eigenen Amtes ausgenommen. Personen, die als Konfliktlotsinnen und -lotsen tätig sind, werden im Rahmen von regelmäßigen Treffen und Austausch untereinander in ihrer Tätigkeit begleitet. Ergänzende Supervisionen und unterstützende Maßnahmen sind nach Abspraohe möglich. Diese werden von der Personalentwicklung Amt A organisiert. 9

10 Dienstvereinbarung i<onstruktiver Umgang mit Kon11ikien am Arbeitsplatz" der 8eh0tde für Inneres und Sport der Amter A. E und V s<m'ie des LBV Die Anliegen, die den Konfliktlotsinnen und -lotsen vorgetragen werden, sind vertraulich zu behandeln. Das gilt auch über die Zeit der Ernennung zum Konfliktlotsin bzw. zum Konfliktlotsen hinaus. 7. Fortbildungen 7.1. Interne Konfliktlotsinnen und -lotsen Personen, die für die Tätigkeit als interne Konfliktlotsin bzw. interner Konfliktlotse ernannt werden, erhalten eine Ausbildung, die den Richtlinien einer anerkannten Mediationsausbildung entspricht oder müssen über vergleichbare Qualifikationen verfügen. ZusätzJich erhalten die Konfliktlotsinnen und -lotsen die Möglichkeit laufender Fortbildung. Pro Amt/LBV müssen in einvernehmlicher Absprache zwischen Verwaltungsleitung oder stellvertretender Geschäftsführung und Personalrat mindestens zwei Personen. möglichst geschlechternaritätisch, benannt werden (Anhang 10} Moderatorinnen und Moderatoren des Konfliktgremiums Die Personen, die die Moderation im Konfliktgremium übernehmen, erhalten die Möglichkeit, nach Bedarf an einer Fortbildung teilzunehmen. Bei Bedarf organisiert die Personalentwicklung des Amtes A einen Erfahrungsaustausch Führungskräfte Konfliktlösungskompetenz ist eine wichtige Führungskompetenz. Führungskräfteschulungen müssen deshalb die Führungskraft zur Prävention bzw. zur Lösung von Konfliktfällen befahigen. langjährige Führungskräfte werden im Rahmen einer gesonderten Schulung fortgebildet. Die Dienststelle verpflichtet sich, einen entsprechenden Baustein anzubieten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Die Dienststelle ermöglicht allen Beschäftigten die Teilnahme an Seminaren zur Erweiterung ihrer Konfliktkompetenz.. 8. Geltungsbereich Die Dienstvereinbarung gilt für die Beschäftigten der BIS der unterzeichnenden Ämter/LBV. Die Rechte und Pflichten des Arbeitgebers/Dienstherrn, der Personalräte, der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten, der Schwerbehindertenvertretung sowie der Beschwerdestelle für das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) bleiben unberührt 10

11 Dienstvereinbarung "J<onstrukliver Umgang mit Kon11ikte:n am Arbeitsplatz" der Beho.rde Hlr lnnel'l!s und Sport der Amter A. E und V &aoltie des LBV 9. Schlussbe-stimmungen: lnkrafttreten/kündigungsfristen/nachwirkungskjausel Die Dienstvereinbarung tritt zum in Kraft und ersetzt die bis zum gültige Dienstvereinbarung. Die Bekanntgabe dieser Dienstvereinbarung an die Beschäftigten der genannten Ämter der BIS und des LBV erfolgt unmittelbar nach der Unterzeichnung. Anschließend ist die Dienstvereinbarung innerhalb eines Jahres in den regelmäßigen Umlatrf aufzunehmen. Oie Dienstvereinbarung kann jederzeit im Einvernehmen zwischen den Amtsleitungen der Ämter/der Geschäftsführung des LBV sowie den PersonaJraten geändert oder ergänzt sowie mit einer Frist von 6 Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Kündigung sowie Änderungen und Ergänzungen der Dienstvereinbarung bedürfen der Schriftfonn. Sollten einzelne Ämter I der LBV die Dienstvereinbarung kündigen, hat di~ keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Dienstvereinbarungen in den anderen Ämtern I des LBV. Kommt nach erfolgter Kündigung keine Einigung über den Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung zustande, bleibt diese bis dahin gültige Dienstvereinbarung bis zum Abschluss einer neuen anwendbar. Amtsleitungen für die Ämter: Für den Personalrat: AmtA Amt E Amt V 11

12 Oienstverei:nbarung " Konstruktiver Umgang mit Kollllikten am Arbeitsplatz" der Behörde far lnneres und Sport der Ämter A, E und V sowie des LBV Anhänge zur Dienstvereinbarung "Konstruktiver Umgang mit Konflikten" gültig ab Anhang 1: Merkmale von Mobbing... 2 Anhang 2: Ablauf des moderierten Gesprächs... 2 Anhang 3: Exemplarische Phasen eines Konfliktlösungsprozesses... 3 Anhang 4: lnformationsweitergabe an das Konfliktgremium....4 Anhang 5: Zusammensetzung des Konfliktgremiums pro Amt... 5 Anhang 6: Flankierende Maßnahmen... 6 Anhang 7: Evaluierungsbogen für Konfliktlotsinnen und -lotsen nach Beendigung des Verfahrens... 9 Anhang 8: Evaluierungsbogen für die Konfliktparteien Anhang 9: Anforderungen an interne Konfliktlotsinnen und -lotsen & deren Ausbildung Anhang 10: Übersicht interne Konfliktlotsinnen und -lotsen der BIS

13 Dienstvereinbarung "Konstruktiver Umgang mit Konfllllten am Arbeitsplatz" der Behörde für Inneres und Sport der Ämter A, E und V sowie des LBV Anhang 1: Merkmale von Mobbing Eine allgemein anerkannte Definition von Mobbing gibt es nicht Eine juristische (allerdings den Begriff Mobbing nur partiell erfassende) Legaldefinition ist dem 3 Absatz 3 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu entnehmen Unerwünschte Verhaltensweisen, die bewirken oder bezwecken, dass die Wurde einer Person verletzt und ein von Einschüchterungen, Anfeindungen, Erniedrigungen, Entwürdigungen oder Beleidigungen gekennzeichnetes Umfeld geschaffen wird.) 1 AHlagssprachlich bedeutet Mobbing, dass jemand am Arbeitsplatz fortgesetzt herabgesetzt, schikanjert. in passiver Form als Kontaktverweigerung mehrheitlich gemieden oder in sonstiger Weise in seiner Würde verfetzt wird. Mobbing hat zum Ziel, die betroffene Person aus dem Arbeitsleben auszugrenzen. Dabei werden folgende Gesichtspunkte berührt: Verhaltensmuster. Mobbing bezieht sich auf ein Verhaltensmuster und nicht auf eine einzelne Handlung. Die Handlungsweisen sind systematisch, das heißt sie wiederholen sich beständig. Negative Handlungen: Mobbingverhalten kann verbal (zum Beispiel Beschimpfung), nonverbal (zum Beispiel Vorenthalten von Informationen) oder physisch (zum Beispiel Verpl"Ogeln) sein. Solche Handlungen g.elten üblicherweise als feindselig, aggressiv, destruktiv und unethisci1. Ungleiche Machtverhältnisse: Die Beteiligten haben unterschiedliche Einflussmöglichkeiten auf die jeweilige Situation. Jemand ist jemand anderem unterbeziehungswefse überlegen. Dazu ist kein Rangunterschied nötig, sondern kann durch die bloße Anzahl bedingt sein: viele gegen einen. Opfer: Im Handlungsverlauf kristallisiert sich ein Opfer heraus. Aufgrund der ungleichen Machtverteilung hat es Schwierigkeiten, sich zu verteidigen. Anhang 2: Ablauf des moderierten Gesprächs Folgende Punkte sind für das moderierte Gespräch relevant In dem Gespräch wird der betroffenen Mitarbeiterin bzw. dem betroffenen Mitarbeiter Verständnis für die Situation signalisiert und es wird ihr/ihm Kltärung in Aussicht gestellt Es findet keine Vorverurteilung der Konfliktparteien statt. Die moderierende Person hört aktiv zu und versucht gegebenenfalls Schuld- und Schamgefühle zu nehmen. Die emotionale Lage der/des Betroffenen wrrd eingeschätzt, gegebenenfalls wird ihr/ihm eine psychologische Krisenintervention nahe gelegt 2

14 Dienstvereinbarung Konstruktiver Umgang mit Konflikten am ArbeI1spla1z" der Behörde für 1 n.neres und Sport der Ämter A. E und V SOWie des LBV Anhang 3: Exemplarische Phasen eines Konfliktlösungsprozesses Das ~onflik11ösungsveriahren der Mediation ist nicht an einen streng formalen Ablauf gebunden, sondern kann je nach vorliegendem Konflikt auf sehr unterschiedliche Weisen erfolgen. Dennoch lässt sich ein Mediationsverfahren grundsätzlich in folgende Phasen unterteilen: Einführung Im ersten Schritt werden noch offene Fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer geklärt, der Ablauf besprochen und die Gespräohsregeln vereinbart. Wichtig für den Prozess sind Vertraulichkeit, der Wille zur Mitarbeit sowie Wertschätzung und Respekt. L Konfliktdarstellung --- Jede am Konflikt beteiligte Person bekommt Gelegenheit den Konflikt aus seiner Sicht mit allen ihm wichtigen Details zu schildern. Die anderen hören zu, bis sie selber an der Reihe sind, düjfen sich aber Notizen machen, um Einwände nicht zu vergessen. Durch eine Zusammenfassung entwickelt die Konfliktlotsin bzw. der Konfliktlotse ein gemeinsames Verständnis der zu behandelnden Themen sowie für die unterschied chen Standpunkte. L Exploration 1 Lösungsoptionen In dieser Phase finden die Konfliktparteien heraus, was ihnen wirkllch wichtig ist Es gilt, die Sicht des anderen zu verstehen und die hinter den Ansprüchen stehenden Interessen, Bedürfnisse und Ziele zu erkennen. Dadurch entsteht ein gegenseitiges Verständnis. Die Parteien erarbeiten eigenverantwortlich mit Unterstützung der Konfliktlotsin bzw. des Konfliktlotsen kreatne lösungsmög1idlkeiten und prüfen, illwie\wit cfiese mit ihren Interessen und Zielen übereinstimmen. Danach wählen Sie die für beide Setten beste Lösung aus. Vereinbarungen Oie Beteiligten einigen sich auf Lösungen die ihnen am meisten zusagen. Vereinbarungen werden gegebenenfalls schriftlich fixiert und unterzeichnet. Nachsorge Nach circa sechs Monaten wird geprüft, ob die Vereinbarung die Probleme tatsächlich gelöst hat Gegebenenfalls werden Korrekturen vereinbart oder das Konfliktgremium wird wieder einberufen. 3

15 Dienstvereinbarung ukonsttuktivet Umgang mit Konftikten am Arbeitsplatz* der Beh&de for Innere$ und Sport de:r lmter A, E und V sowie des LBV Anhang 4: Informationsweitergabe an das Konfliktgremium Beispielhafte Fragestellungen für den Vorgesetzten oder die Konfliktlotsinnen und -lotsen: 1. Wann hat das moderlerte Gespräch stattgefunden? 2. Wie ist die derzeitige Konfliktsituation? 3. Welche Themen umfasst der Konflikt? 4. Gibt es neben denen direkt vom Konflikt betroffenen Personen weitere Beteiligte oder Leidtragende (Team o.ä.), die im Verfahren berücksichtigt werden sollten? 5. Gibt es von den Betroffenen selbst schon Lösungsansätze? 6. Welche Fragen gibt es an das Konfliktgremium? 4

16 Oienstvereinbilrung "Konstrukttver Umgang mit Konflikten am Arbeitspaatr' der Behörde für Inneres und Sport dar Äintar A, E und V sowfe des LBV Anhang 5: Zusammensetzung des Konfliktgremiums pro Amt Amtk Leitung: Nächsthöhere, vorgesetzte Person, die nicht vom Konflikt betroffen ist Moderation: Personalentwicklung Beratung: Personalabteilung {optional) Beratung: Konfük:tlotsin/-Jotse (optional) Amt V: Leitung: Nächsthöhere, vorgesetzte Person, die nicht vom Konflikt betroffen ist Moderation: Personalentwicklung Beratung: Personalabteilung (optional} Beratung: Konfliktlotsin/-lotse (optional) AmtE: Leitung: Nächsthöhere, vorgesetzte Person, die nicht vom Konflikt betroffen ist Moderation: Personalentwicklung Beratung: Personalabteilung (optional} Beratung: Konfliktlotsin/-lotse (optional) LBV: Leitung: Nächsthöhere, vorgesetzte Person, die nicht vom Konflikt betroffen ist Moderation: Personalentwicklung Beratung: Personalabteilung, (optional) Beratung: Konfliktlotsin/-lotse (optional) r Wenn das moderierte Gespräch (Schritt 2) von einer Konfliktlotsin bzw. einem Konfliktlotsen begleitet wurde, so nimmt dieser auch am Konfliktgremium teil. Weitere Mitglieder, z.b. lnteressensvertretungen, können auf Wunsch einer oder beider beteiligter Konfliktparteien in das Konfliktgremjum berufen werden. 5

17 Oieostvereinbilrung Konstruktiver Umgang mit Konmkten am A.rbeitsplatr' der Behörde fllr Inneres und Sport der Äffibtr A., E und V sowie des LBV Anhang 6: Flankierende Maßnahmen Die möglichen Maßnahmen im Rahmen des Verfahrens umfassen: Mediation Bei Mediation handelt es sich um die konstruktive Konfliktlösung mit Hilfe einer neutralen, dritten Pernon, bei der Win-Win-Lösungen angestrebt werden. Ausgangspunkt ist die Er1<enntnis, dass Konfliktpartnerinnen und -partner fähig sind, die für sie akzeptable Lösung gemeinsam zu finden. Das setzt natürlich voraus, dass die Beteiligten wieder in ein Gespräch kommen, das konstruktiv ist, so dass alle Meinungen und Sichtweisen gehört werden. Dazu brauchen die meisten Menschen in Konfliktsituationen UnterstOtzung1 einer neutralen Person. Sie übernimmt diese Aufgabe - Vorschläge zu machen, Verurteilung.an auszusprechen oder Partei zu ergreifen. ohne dabei Coaching/Supervision Im Rahmen dieser Dienstvereinbarung wird Coaching und Supervision synonym verwandt und verstanden als zie~. ressourcen- und lösungsorientierte Begleitung von Menschen zu Fragen, die primär im beruflichen Kontext stehen, bezeichnet. Ein Coaching- oder Supervisionsprozess ist zeitlich begrenzt, verläuft interaktiv und ermöglicht neue Lösungsszenarien durch die Einnahme verschiedener {eigener und fremder, arbeitnehmer- und arbeitgebemaher) Perspektiven. Die Ziele des Prozesses werden vorab vom KJienten definiert. Coaching kann sowohl für Führungskräfte a~s auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vereinbart werden. Teamentwicklung Teamentwicklung ist ein aktiver, gesteuerter Prozess, der auf die verbesserte Zusammenarbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zielt Es sollen Kooperationsbereitschaft und Teamgeist gefördert werden, um die Arbeitseffizienz des Teams zu steigern. Oft werden dabei nicht nur Kompe1enzen einzelner Teammitglieder oder der ganzen Gruppe (z.b. Kommunikation) optimiert, sondern auch Strukturen der Zusammenarbeit neu geordnel Veränderung der Arbeitsorganisation Arbeitsorganisation steht für die Art, den Umfang und die Bedlngungen, in denen Personen in mittelbarer oder unmittelbarer Zusammenarbeit mit anderen arbeiten. Sie umfasst Arbeitsaufgaben, Aufgabenteilungen, Zusammenarbeit und Kommunikation, Arbeitszeit und Führung. Es kann beispielsweise sinnvoll sein, Fortbildungen zum Zeitund Selbstmanagement anzubieten und durchzuführen, wenn dies das Konfliktthema ist 6

18 Dienstvereinbarung Konstruktiver Umgang mlt Konflikten am Arbeitspaatr" dar Beh&de rar Inneres und Sport der Ämter A, E und V sowie des LBV Organisationsentwicklung Organisationsentwicklung ist ein mittel- und langfristig angelegter Entwicklungsproz.ess und Veränderungsprozess von Organisationen oder Organisationseinheiten und der in ihnen tätigen Menschen. Sie stellt eine Form des geplanten Wandels von und in Organisationen dar. Bei unkl'aren Zuständigkeiten, Arbeitsprozessen etc. kann dies zur Konfliktlösung beitragen. Fortbildung Auch Fortbildungen können zur Auflösung oder Entschärfung des Konflikts sinnvoll sein. Das Konfliktgremium kann mit dem Konflikt verbundenen Fortbildungsbedarf aufzeigen und Empfehlungen aussprechen. Arbeitsmedizinischer Dienst Der arbeilsmedizinische Dienst bietet folgende Leistungen an: - Allgemeine Vorsorgeuntersuchung der ~rt.arbeiterin bzw. des Mitarbeiters mit Beratung zu gesundheitlichen Fragen in Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz - Beratung bei psychischen Belastungen Beratung zur Wiedererlangung der Leistungsfähigkeit durch Rehabilitationsmaßnahmen - Auf Wunsch der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters und mit deren bzw. dessen Einwilligung Rücksprache mit dem behandelnden Arzt bei Bedarf zeitlich befristete Einsatzeinschränkungen Beratungen zur Gestaltung1 von Arbeitsplätzen mit Arbeitsplatzbegehungen unter Berücksichtigung der gesundheitlichen Einschränkungen - Gesundheitscoaching durch Gesundheitscoaches entsprechend der betrieblichen Vereinbarung Weitere Informationen unter ( Sozialtherapeutischer Dienst Der Sozialtherapeutische Dienst ist die betriebliche Sucht- und Sozialberatungsstelle der Behörde für Inneres und Sport und bietet folgende Leistungen an: Beratung und Behandlung zu bzw. von Suchtproblemen am Arbeitsplatz, z.b. Alkoholreduktionsprogramm (nicht für Abhängige) - Programm zur Raucherentwöhnung - Stressprophylaxe - Information und Vermittlung von Therapiemöglichkeiten für physische und psychische Krankheitsfälle 7

19 Dienstvereinbarung Konstruktiver Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz'" der Behörde for Inneres und Sport dttr Ämter A. E und V sowie des LBV Bei konfliktbedingten Krankheitsfällen verweist der Sozialtherapeutische Dienst auf die DV Konflikt. Bei eskalierten Konflikten informiert er in Absprache mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter die nachsthöhere vorgesetzte Person, die nicht vom Konflikt betroffen ist und leitet so das Verfahren nach der DV.Konstruktiver Umgang mit Konflikten ein. PersonaJärztlicher Dienst (PÄD): Der Personalärzt:liche Dienst ist die Gutachterstelle, die für die medizinischdienstrechtliche Begutachtung der Bediensteten der Freien und Hansestadt Hamburg zuständig ist Er übernimmt folgende Aufgaben: - Einstellungs- und Verbeamtungsuntersuchungen Überprüfungen der Dienstfähigkeit Überprofung von Maßnahmen zur Wiedereingliederung bei Beamten - Fragestellungen nach dem Beihilfe- und Dienstunfallrecht Arbeits- oder dienstrechtliche Maßnahmen: Das mögliche Spektrum arbe1ts- oder dienstrechtlicher Maßnahmen umfasst folgende Maßnahmen: - Personalgespräch, - Aus-. Weiter- oder Fortbildung, - Umsetzung, Abordnung, Versetzung oder Zuweisung zu anderen Abteilungen, Amtem oder Behörden, - bei Pflichtverstoßen: o Ermahnung o Disziplinarmaßnahmen (bei Beamtinnen und Beamten) o Abmahnung/Kündigung (bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern) 0 Für arbeits-/ dienstrechtliche Maßnahmen bei Pflichtverstößen gibt es keine verbindlichen Regelungen. da die Umstände des Einzelfalles berücksichtigt werden müssen. Im Zusammenhang mit der DV-Konflikte kann es ~.B. bei Beleidigungen gegen andere Beschäftigte. bei Weigerung zur Tejlnahme am Konfliktlosungsverfahren bzw. anderen klärenden Personalgesprächen oder bei ungerechtfertigter Arbeitsverweigerung zur Ahndung von Pflichtverstoßen kommen. Bei Mobbing oder sexueller Belästigung wird es neben mögtichen strafrechtlichen Folgen immer arbeits- bzw. dienstrechtliche Maßnahmen geben. 8

20 Dienstvarelnbarung " Konstruktiver Umgang mit Konflikten am Arbettsptatz der Beh6rde tor tnnen:ts und Sport der Ämter A. E und V sowie des LSV Anhang 7: Evaluierungsbogen für Konfliktlotsinnen und lotsen nach :Beendigung des Verfahrens Oie folgenden Informationen werden zur Dokumentation und Evaluierung an die Leitung der Personalentwicklung im Amt A weitergegeben. - vertraujich - Amt mit. Konfliktlösungsverfahren: Amt der/des Konfliktlotsin und -lotsen: Datum Beginn und Ende des Konfliktlösungsverfahrens (mm.ü): bis Anzah1 der Treffen: Zeitaufwand gesamt in Stunden (ca): Konfliktgremium beteiligt gewesen Ja O Nein D Art des Konfliktes (Mehrfachnennungen sind möglich): Führungskonflikt 0 Teamkonflikt D 2er Konflikt unter Kollegen D Sonstiges Nachsorge geplant? Nachsorge erfolgt? Wurden flankierende Maßnahmen vereinbart? Wenn ja, welche (Mehrfachnennungen möglich): Coaching Teamentwic~ung 0 Veränderung der Arbeitsorganisation Fortbildung Einschaltung AMD 0 Einschaltung Sozialtherapeutischer Dienst 0 Einschaltung Personalärztlicher Dienst 0 arbeits- oder dienstrechtüche Maßnahmen 0 D JaD Ja O Ja O Nein O Neln O Nein O Ergänzungen und Erläuterungen: 9

21 Dienstvereinbarung "Konstrukttver Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz" der BehOrde für lnnents und Sport der Ämter A, E und V sowie des lbv Datum: Anhang 8: Evaluierungsbogen für die Konfliktparteien Die folgenden, :lnfonnationen werden an die Personalentwicklung im Amt A weitergegeben. Sie haben im Rahmen der Dienstvereinbarung.Konstruktiver Umgang mit Konflikten" einen Konflikt bearbeitet. Bitte beantworten Sie anonym die folgenden Fragen. Ihre Antworten dienen der Evaluierung der Dienstvereinbarung und werden zur bedarfsgerechten Anpassung des Angebotes genutzt - Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Ihr Amt Zeitraum der Mediation (von-bis): Anzahl der Tennine: Ungefähre Gesamtdauer der Mediation in Stunden: Sind Sie Führungskraft? ja [J neind War Ihre Führungskraft Konfliktpartei? ja D neind Aussage (wir danken Ihnen für zusit:zjiche Grad der Zustimmung Informationen/ Erfäuterungen) D D D gar nicht teils/teils vollständig Die Konfliktbearbeitung war für mich hilfreich. LJ D LJ Dre gefundene Losung ist nachhaltig. 1 1 D 1 1 Ich würde das Instrument der Konfliktbearbeitung D D D weiterempfehlen. Es wurden zusatzliche Maßnahmen zur Konfliktlösung D u D durchgeführt. Die zusätzlichen Maßnahmen waren hilfreich. D D D Eine Nachsorge wurde durchgeführt. [] D LJ Die Nachsorge war hilfreich zur Absicherung der ciefundenen Lösung. D LJ D Zusätzliche Informationen und Erläuterungen: Datum: 10

22 Dienstventlnbarung "KonstruktlVer Umgang mit Konflikten am Arbeltsplatz" der Behörde für Innern und Sport der mtar A, E und V sowie des LBV Anhang 9: Anforderungen an interne KonftikUotsinnen und -lotsen & deren Ausbildung Rolle: Konfliktlotsinnen und -lotsen der Ämter der Behörde für Inneres und Sport und des LBV sollen innerhalb des eigenen Amtes oder in anderen Amtem vermittelnd in Konfliktsituationen eingreifen. Sie übernehmen diese Aufgabe - ohne dabei Vorschlage zu machen, VerurteiJungen auszusprechen oder Partei zu ergreifen. Anforderungen: An sie werden hohe Anforderungen gestellt, damit sie diese Funktion konstruktiv und professionell wahrnehmen und so zur Deeskalation von Konflikten beitragen können. Allparteilichkeit Konfliktlotsinnen und -lotsen sollen allparteilich agieren, d.h. weder für die eine noch für die andere Konfliktpartei Position beziehen. Personen, die aufgrund ihrer Position oder Funktion als parteilich wahrgenommen werden oder eingesetzt sind, sind von der Arbeit als Konfliktlotsinnen und -lotsen im eigenen Amt ausgenommen (z.b. Mitglieder des Personalrates). Akzeptanz: Konfliktlotsinnen und -lotsen sollen ein hohes Maß an Integrität, Reflexions- und Konfliktfähigkeit sowie Vertrauenswürdigkeit besitzen und auf eine breite Akzeptanz stoßen. Eigenverantwortlichkeit der Beteiligten: Um eine nachhaltige Lösung zu ermöglichen. müssen Konfliktlotsinnen und -lotsen in der Lage sein eigene Machtund Wirkungsansprüche zugunsten der Selbstverantwortung der Beteiligten zurückzustenen. Vertraulichkeit Konfliktlotsinnen und -lotsen müssen die Vertraulichkeit der Mediation gewähr:leisten. Verfügbarkeit Konfliktlotsinnen und -lotsen sollten Personen sein, die für Konfüktlösungsverfahren entweder dienstlich entlastet oder permanent oder temporär freigestellt werden können. Fachliche Qualifikation: Konfliktlotsinnen und -lotsen sollen über eine Ausbildung verfügen, die den Anforderungen der verschiedenen Mediationsverbanden genügt. Insgesamt sind ca. 200 Zeitstunden vorgesehen. Diese umfassen Grundlagen und Methoden der Med1at1on, Mediation in ausgewählten Fachgebieten, Supervision sowie Intervision Im Rahmen der Ausbildung sollen die künftigen Konfliktlotsinnen und -lotsen befähigt werden: Konflikte zu erkennen, zu analysieren und deren Klärung sinnvoll zu strukturieren ein eigenes Selbstverständnisses als Mediatorin bzw. Mediater zu entwickeln die Prinzipien der Mediation umzusetzen und Methoden der Mediation situativ angemessenen anzuwenden. Für den erfolgreichen Abschluss sind erforder1ich: Vier dokumentierte Mediationsfälle Abschlusspräsentation Abschlussarbeit Supervision: Personen, die als Konfliktlotsinnen und -lotsen tätig sind, werden im Rahmen einer Inter- und Supervision in ihrer Tatigkeit begleitet, die von A 13-PE organisiert wird. 11

23 Dlen$tverelnbarung "Konstruktiver Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz9 der Beh&rde filr Inneres und Sport der Ämter A, E und V sowie des LBV Anhang 10: Übersicht interne Konfliktlotsinnen und lotsen der BIS - nach Abschluss der Ausbildung zur Konfliktlotsin bzw. zum -lotsen Amter/landesbetrieb AmtA Amtsinterne Konfliktlotsinnen und - lotsen Amterübergreifende Konfliktlotsinnen und - lots en AmtF Amt V AmtE LBV Stand