Bestof Digitalisierung

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1 Bestof Digitalisierung

2 Inhaltsverzeichnis Thema Seite Leben mit den PropTechs Wenn die Zeiten sich ändern: Digitales Farming Maklerkonkurrenz im Netz Von PropTech-Maklern und Marktanteilen Algorithmus contra Makler Der Vermietungsprozess wird immer digitaler Der Schlüssel zur erfolgreichen digitalen Transformation Der lange Weg zum Verwalter Erste Erfahrungen Ungeliebte Software-Einführung? Muss nicht sein!

3 1 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I TITELTHEMA Heute erwarten Nutzer, Informationen jederzeit und überall zu erhalten. Miet- und Kauftransaktionen wollen sie mit möglichst geringem Aufwand umsetzen. Wenn klassische Makler nicht selber Plattformen oder Netzwerke gründen, haben sie PropTechs nichts entgegenzusetzen. Selten zuvor unterlag die Maklerbranche so starkem Druck wie in den vergangenen Jahren. Die Einführung des Bestellerprinzips für Vermietungen, ein verändertes Kundenverhalten und der Markteintritt neuer technologie getriebener Wettbewerber führten zur Neuausrichtung von Geschäftsmodellen, zu Kooperationen und Übernahmen. Das große Maklersterben blieb aus, allerdings fand eine gewisse Konsolidierung des Marktes im Segment der Einzelunternehmen und Personengesellschaften statt. Bereits Ende der 1990er Jahre lösten Immobilienplattformen wie Immobilienscout24, Immowelt oder Immonet zunehmend Zeitungen als first point of contact zwischen Makler und Interessent ab. Heute erwarten Nutzer, Informationen jederzeit und überall zu erhalten und Miet- und Kauftransaktionen mit möglichst geringem Aufwand umsetzen zu können. Der Markteintritt der technologiegetriebenen Start-ups, der PropTechs, verstärkte sich mit der Einführung des Bestellerprinzips 2015, da der Vermietungssektor einen hohen Anteil an standardisierbaren und skalierbaren Elementen enthält. Dennoch: Die Zahl der mit der Vermittlung von Grundstücken, Gebäuden und Wohnungen befassten Unternehmen stieg nach Zahlen des

4 MAKLER Leben mit den PropTechs Die zunehmende Digitalisierung sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich fordert von Maklerunternehmen Anpassungen und Neuausrichtungen der Geschäftsmodelle. Foto: Georgejmclittle/shutterstock.com Statistischen Bundesamtes zwischen Ende 2014 und Ende 2016 um gut 490 Betriebe. Allerdings reduzierte sich die Zahl der Einzelunternehmen und Personengesellschaften Unternehmen, die in der Regel im kleinteiligen Geschäft tätig sind in diesem Zeitraum um 875 Betriebe. Jüngere Zahlen liegen auf dieser Ebene noch nicht vor, sodass sich die Entwicklung nicht fundiert verfolgen lässt. In den Bereichen Planen & Bauen, Visualisieren oder Bewerten ist mit PropTech-Neugründungen zu rechnen PropTechs zeigen unterschiedliche Marktausrichtungen und weisen verschiedene Digitalisierungs- und Zentralisierungsgrade auf. Aktuell zählt der Accelerator blackprint PropTech Booster, der zum europäischen PropTech-Hub ausgebaut werden soll, in der Region Deutschland, Österreich und Schweiz 527 PropTechs. Die höchsten Anteile entfallen auf die Bereiche Vermitteln (30 Prozent) und Verwalten (16 Prozent). Aktuell spielt die Vermittlung noch die größte Rolle. Wir sehen allerdings, dass neue digitale Geschäftsmodelle immer technologiegetriebener werden. Deshalb gehen wir davon aus, dass der Anteil und der Einfluss der PropTechs insbesondere im Bereich Künstliche Intelligenz oder Internet of Things deutlich zunehmen wird, sagt Jakob Schulz, Senior Program Manager beim Booster. Zudem sammeln die PropTechs immer mehr Geld ein. In Bereichen wie Planen & Bauen, Visualisieren oder Bewerten schlummere noch viel Optimierungspotenzial. Hier sei mit weiteren Neugründungen zu rechnen. Die Zeit, die von der Gründung neuer PropTechs bis zur ersten großen Finanzierungsrunde vergehe, habe sich seit 2013 zudem nahezu halbiert. Die Start-ups haben die Branche wachgerüttelt. Vieles läuft heute schon über Online-Tools, was gestern noch undenkbar schien die Bereiche Vermietung und Investment zum Beispiel, erläutert Timo Tschammler, CEO von JLL Deutschland. Im Fokus der PropTechs stünden Künstliche Intelligenz, Machine Learning und Blockchain. Blockchain teste man derzeit intern in Spanien. Angebote, die Onlinevermittlung und klassisches Maklergeschäft kombinieren, bieten beispielsweise McMakler, realbest oder Homeday an. Das Mitte 2015 gegründete Start-up»

5 3 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I TITELTHEMA McMakler ist ein in Deutschland und Österreich aktiver Immobiliendienstleister, der digitale Analyse-, Vermarktungs- und Kommunikationstechnologien mit der persönlichen Betreuung der Kunden durch eigene Makler vor Ort kombiniert. Gründer und Geschäftsführer sind Felix Jahn, Hanno Heintzenberg und Lukas Pieczonka. Ende 2018 wies das Unternehmen 550 Makler, davon 300 festangestellt, auf. Zu den Investoren zählen Frog Capital, Target Global, Piton Capital, Lakestar und Cavalry Ventures. In diesem Jahr plant das Unternehmen die Expansion in weitere Länder und die Entwicklung neuer Software-Meilensteine. Maklerdienstleistung wird per Analyseund Kommunikationstechnologien optimiert. Netzwerken steht im Fokus Viele tradierte Maklerunternehmen sehen PropTechs als Bedrohung. Diese Angst ist unbegründet. Vielmehr rückt das eigentliche Makeln wieder in den Mittelpunkt. Realbest, 2013 von Mathias Baumeister gegründet, beschäftigt mittlerweile 50 Mitarbeiter. Immobilienmakler, Finanzdienstleister und andere Vermittler können hier die Akquise und die Vermittlung von Wohnimmobilien online abwickeln. Zudem können sie Beziehungen zu potenziellen Käufern und Verkäufern aus dem eigenen Kundenbestand teilen und im Netzwerk kooperieren. Zu den Investoren gehören CommerzVentures, Hevella Capital, Immotech Venture, IBB Beteiligungsgesellschaft, Ventech sowie Business Angels aus dem Immobilienbereich. Im laufenden Jahr sind der Ausbau neuer Vertriebskanäle, die Weiterentwicklung der Online-Plattform, der Launch neuer Features und eine neue Finanzierungsrunde geplant. Beim Maklerunternehmen Homeday, 2015 von Steffen Wicker, Dmitri Uvarovski und Philipp Reichle gegründet, unterstützen 100 Mitarbeiter in Berlin und Köln sowie 100 Homeday-Makler Immobilienverkäufer und Käufer bundesweit. Zu den Investoren zählen Project A Ventures, Purplebricks und Axel Springer. Für 2019 plant Homeday eine 100-prozentige Marktabdeckung in Deutschland mit Homeday-Maklern und eine breit angelegte Marken- und Marketingkampagne. Maklaro, 2013 von Nikolai Roth gegründet, ist ein digitaler Immobilienmakler mit 15 Mitarbeitern. Das Unternehmen agiert deutschlandweit zentral von seinem Standort in Hamburg aus. Zu den Investoren zählen Family Offices, JLL, Innovationsstarter Fonds Hamburg, Marc Stilke, Lars Grosenick und Martin Hecker. Für den Immobilienverkauf zum Höchstpreis setzt das Start-up auf das Online-Bieterverfahren. Seit 2018 kooperieren die Prop Techs Maklaro, Immomio, ein Softwareanbieter für digitales Interessentenmanagement, und 21st Real Estate, ein Cloud-Software- Anbieter mit 25 Mitarbeitern, und decken nun Vermietung und Verkauf von Wohnimmobilien mit digitalen Dienstleistungen ab. PropTech-Anbieter wie wohnungshelden oder Housy konzentrieren sich mit ihrem Angebot darauf, den Vermietungsprozess einfacher und effizienter zu gestalten. Zu den Investoren des Fotos: wohnungshelden; McMakler Links (v. l.): Daniel Vallés Valls und Martin Staudacher sind Geschäftsführer der wohnungshelden. Rechts (v. l.): Lukas Pieczonka, Hanno Heintzenberg und Felix Jahn sind Gründer und Geschäftsführer von McMakler.

6 von Martin Staudacher und Daniel Vallés Valls gegründeten PropTechs wohnungshelden zählen mehrere Business Angels wie Marc Stilke und Lars Grosenick. Unser primäres Ziel ist es, unser Kerngeschäftsfeld die vollintegrierte, digitale Vermietung auszubauen und unseren Kundenstamm in diesem Bereich um weitere kommunale und privatwirtschaftliche Wohnungsunternehmen zu vergrößern. Gleichzeitig wollen wir unser Angebot für Maklerunternehmen ausweiten, indem wir es ihnen mithilfe unserer Softwarelösung ermöglichen, Gewerbeimmobilien und Verkaufsobjekte digital abzubilden, fasst Staudacher die Pläne für 2019 zusammen. Nutzer des Berliner Start-ups Housy erhalten passende Wohnungsangebote auf Basis ihrer Wunschkriterien per Matching-Algorithmus direkt vom Vermieter. Der Vermieter wählt den Mieter aus und bezahlt Housy. Auch im Dienstleistungsbereich agieren viele PropTechs, etwa mit Bewertungsplattformen oder Virtual Reality Zahlreiche PropTechs agieren in einem Maklerleistungen ergänzenden Dienstleistungsbereich. Das Big-Data-Start-up Mietcheck.de bietet eine Immobilien-Bewertungsplattform, die mit Hilfe wissenschaftlich fundierter Algorithmen berechnet, zu welcher Miete oder zu welchem Preis ein bestimmtes Objekt aktuell am Markt angeboten werden kann. Wir sehen mietcheck. de als Tool, durch das Experten und Privatpersonen eine höchst objektive Einschätzung zur speziellen Immobilie erhalten. Diese Einschätzung ist deshalb so objektiv, weil sie komplett auf maschinellem Lernen beruht. Das ermittelte Ergebnis kann vom Nutzer nicht (bewusst oder unbewusst) beeinflusst werden. Das macht es als Benchmark so wertvoll, erläutern Andreas Mense, Benedikt Mangold und Steffen Seel, die das PropTech 2017 gegründet haben. Die Immobilienbewertung soll zukünftig auch für B2B- Kunden als API-Lösung zur Verfügung stehen. Inreal Technologies entwickelt Virtual-Reality-Komplett lösungen mit virtuell begehbaren und konfigurierbaren Immobilien. Wenn potenzielle Käufer ihr neues Zuhause schon lange vor dem Bau live am Bildschirm oder auf der Leinwand erleben können, bekommen sie dafür ein ganz anderes Gefühl. Das gilt für Kaufinteressenten im Wohnbereich genauso wie für Mieter im Bürosegment, erläutert CEO Enrico Kürtös. Intelligentes Datenmanagement ermöglicht das Berliner PropTech Architrave. Dessen KI-Roboter DELPHI erkennt die Inhalte, klassifiziert die Dokumente, benennt sie exakt, extrahiert die wichtigsten Daten und sortiert sie an die richtige Stelle der Ablage. Anfang des Jahres ist die DekaBank mit zwölf Prozent bei dem PropTech eingestiegen. Deka Immobilien wird als Kunde dessen Künstliche-Intelligenz-Technologie für die automatische Erkennung und Sortierung von Objektdokumenten sowie die Extraktion von Dokumenteninhalten nutzen. Unser Verhältnis zu den tradierten Maklerunternehmen ist nicht immer einfach. Viele sehen uns als Bedrohung und fürchten in der fortschreitenden Digitalisierung eine Disruption für die Maklerbranche. Diese Angst ist allerdings unbegründet. Mithilfe der Digitalisierung und Automatisierung von alltäglichen Arbeitsschritten sowie der Entwicklung von Prozesssoftware» Dort, wo wir lokal an den Start gehen, erarbeiten wir sehr schnell eine starke Marktposition.

7 5 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I TITELTHEMA rückt das eigentliche Makeln wieder in den Mittelpunkt, so Heintzenbergs Erfahrung. Wir werden von unseren etablierten Marktbegleitern aufmerksam beobachtet. In der Vergangenheit war viel Kritik zu hören. Die Lage dreht sich aber. Etablierte Makler sind mittlerweile neugierig, wie Maklaro es schafft, mit nur einem Standort zentral aus Hamburg deutschlandweit Verkäufe abzuwickeln, stellt Roth fest. Wir befinden uns in regelmäßigem Austausch mit anderen Maklerunternehmen, und davon profitieren beide Seiten. Es bleibt aber nicht aus, dass der eine oder andere Maklerunternehmer inzwischen mit etwas Unbehagen auf uns schaut, weil wir uns dort, wo wir lokal an den Start gehen, sehr schnell eine starke Marktposition erarbeiten, berichtet Wicker. PropTechs sind darauf ausgerichtet, eine einfache Dienstleistung ohne Kosten für den Verkäufer anzubieten. Big Data wird für Makler zum Risiko, wenn sie gegenüber Kunden nicht den Mehrwert ihrer Leistungen herausstellen Die oft beschworene Disruption der Maklerbranche durch die digitalen Start-ups ist bisher ausgeblieben. Allerdings stehen die Unternehmen im Hinblick auf die mögliche Ausdehnung des Bestellerprinzips auf den Immobilienkauf und den Umgang mit Big Data vor Herausforderungen. Informationen über Objekte, Kauf- und Mietpreise werden sich viel effektiver und effizienter beschaffen und verarbeiten lassen, so Jürgen Michael Schick, Präsident des Immobilienverbandes IVD. Diese Entwicklung werde für Makler genau dann zum Risiko, wenn sie es versäumten, den digital nicht ersetzbaren Mehrwert ihrer Leistungen gegenüber dem Kunden herauszustellen. Wir bieten komplexe Dienstleistungen mit einem deutlich geringeren Standardisierungspotenzial. Bei der Konsolidierung von Daten greifen wir jedoch durchaus auf die Leistungen von PropTechs zurück. Beispielsweise kooperieren wir mit dem Datenraumanbieter Architrave. Bei der Vermarktung nutzen wir Virtual und Augmented Reality, um insbesondere bei Projektentwicklungen das fertige Produkt zu simulieren, erläutert Andreas Völker, Geschäftsführer der BNP Paribas Real Estate Holding. Wie wir mit den jeweiligen technischen Lösungen umgehen, entscheiden wir von Fall zu Fall. PropTechs als Wettbewerber für unsere eigenen IT-Lösungen (Build), das Erwerben des PropTechs (Buy) oder das Abschließen von Rahmenverträgen (Partner) alles ist denkbar. Das klassische gewerbliche Maklergeschäft, also das Beraten von großen Nutzern oder Investoren bei Miet- und Investitionstransaktionen, ist jedoch immer noch ein People-Business, führt Thomas Herr, EMEA Head of Digital Innovations bei CBRE, aus. Die Digitalisierung habe das Geschäft bereits um so manche innovative Neuerung bereichert. Ein Beispiel für eine hauseigene Innovation ist unser Analysetool Calibrate, das mithilfe einer urheberrechtlich geschützten Tech Enrico Kürtös setzt mit seinem PropTech auf Virtual Reality. Foto: Inreal Technologies

8 nologie das Einkaufsverhalten und die Bewegungen von mehr als 100 Millionen Konsumenten untersucht. Daraus lassen sich viele wichtige Informationen ableiten, die beispielsweise für die Ermittlung der optimalen Lage für einen Einzelhändler perfekt sind, so Herr. Eine wirkliche Innovation im Investmentberatungsgeschäft wäre gegeben, wenn eine Plattform an den Markt kommt, die die Vielzahl der global verfügbaren Immobilieninvestitionsmöglichkeiten hinsichtlich der Kriterien des jeweiligen Investors verlässlich aufbereitet. Denn kein Transaktionsteam hat die Kapazitäten, die Gesamtheit aller weltweit verfügbaren Angebote zu erfassen und auszuwerten, so sein Fazit. Bei uns beschäftigt sich gut ein Drittel mit Digital- und Technology-Themen. Wir stellen unserem globalen Netzwerk kontinuierlich selbst entwickelte digitale Tools und Apps zur Verfügung, um den Vermarktungsprozess zu vereinfachen. Alle Entwicklungen sind dabei,mobile first konzipiert, um unsere Immobilienberater ortsunabhängig arbeiten zu lassen, berichtet Christian Evers, Vorstandsmitglied der Engel & Völkers AG. Aufgrund ihres Marktwissens und ihrer persönlichen Kompetenz behalten unsere Berater jedoch ihre Daseinsberechtigung. Internetmakler stellen einen anonymisierten Vertriebsweg dar. In vielen Fällen ist aber der Beratungsbedarf erheblich Unsere Offenen Immobilienfonds und Spezialfonds unterliegen beim An- und Verkauf von Objekten strengen Compliance-Regeln. Der Ablauf der Prozesse muss daher lückenlos dokumentiert werden. Bei der Transaktion komplexer großvolumiger Objekte binden wir professionelle Dienstleister darunter auch Maklerunternehmen ein, die uns beispielsweise bei der Due Diligence oder dem Bieterverfahren unterstützen. Offene Vermittlungsplattformen mit Direktkontakt zwischen Anbieter und Kaufinteressent stellen daher für uns keine Alternative zu professionellen Beraterdienstleistungen dar, erläutert Thomas Schmengler, Geschäftsführer von Deka Immobilien und zuständig für den An- und Verkauf. Das Unternehmen kaufte 2018 Objekte für 3,9 Milliarden Euro an; das Volumen der Verkäufe lag bei 600 Millionen Euro. Ich weiß aus vielen Gesprächen, dass eine Großzahl der,klassischen Makler noch nicht verstanden haben, dass durch PropTechs neue Wettbewerber auf uns zukommen und sie dem nichts entgegenzusetzen haben, wenn sie sich nicht der Digitalisierung öffnen und selber Plattformen oder Netzwerke gründen, die für sie diese Aufgabe erfüllen. Wir hingegen investieren selber in neue Software und Marketingtools und testen gezielt Methoden aus, mit denen wir am besten neue Kundenkreise gewinnen können, lautet die Einschätzung von Corvin Tolle, geschäftsführender Gesellschafter von Rohrer Immobilien Berlin. Internetmakler stellen einen weitgehend anonymisierten Vertriebsweg dar, der sich noch am Markt beweisen muss. Unsere Kunden legen größten Wert auf eine persönliche Betreuung und auf ein enges Vertrauensverhältnis gegenüber dem vermittelnden Makler. Stimmt die Chemie zwischen den Beteiligten nicht, stellt sich der Erfolg nur sehr schwer oder gar nicht ein. Insbesondere in ländlichen Regionen oder bei Spezialimmobilien ist der Beratungsbedarf erheblich, sagt Bernd Hollstein, Verkaufsleiter der Hans Schütt Immobilien Gesellschaft in Kiel. Viele PropTechs arbeiten derzeit kostenlos für den Verkäufer. Dieses Geschäftsmodell ist spätestens mit der Einführung eines Bestellerprinzips für den Verkauf erledigt, ergänzt Dirk Schemmer, Inhaber von Dirk Schemmer Immobilien in Freiburg. Potenziale im Zuge der Digitalisierung gebe es sicherlich im Bereich Prozessoptimierung. Hier sind wir heute schon sehr gut aufgestellt. Eine Gefahr für mein Unternehmen sehe ich nicht. Wir bedienen Kunden, die Wert auf eine professionelle Dienstleistung auf höchstem Niveau legen. PropTechs sind auf Masse ausgerichtet und sprechen eine andere Zielgruppe an. Dort geht es eher darum, eine einfache oder durchschnittliche Dienstleistung ohne Kosten für den Verkäufer anzubieten, so Schemmer. Für uns als Makler wird es immer wichtiger, Kunden digital zu erreichen und ihnen über neue Tools Mehrwerte anzubieten. Deshalb prüfen wir neben innovativen Ideen, wie zum Beispiel dem Einsatz von Virtual oder Augmented Reality, auch die Funktionen und den Nutzen neuer PropTechs, erklärt Caren Rothmann, geschäftsführende Gesellschafterin der David Borck Immobiliengesellschaft. Bei der Immobilienakquise setze das Unternehmen auf ein digitales Tool der Eigenentwicklung. Generell haben für uns die persönliche Betreuung der Immobilienverkäufer und -käufer ebenso wie die jahrelange Erfahrung und das Know-how der Mitarbeiter Priorität. Oft sind Immobilientransaktionen von Privatpersonen mit Emotionen, vielen Fragen und persönlichem Vertrauen zum Makler verbunden das kann ein PropTech zwar unterstützen, niemals aber ersetzen, so Roth manns Erfahrung. «Gabriele Bobka, Bad Krozingen Die Kunden erhalten eine Einschätzung, die auf maschinellem Lernen beruht.

9 7 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I MARKETING Wenn die Zeiten sich ändern: Digitales Farming Nur wer sät, kann ernten. Dieses Grundprinzip gilt auch für die digitale Auftragsgewinnung, bei der die klassische Immobilienbranche noch erhebliche Defizite aufweist. Vereinfacht gesagt geht es darum, in der relevanten Zielgruppe mit den richtigen Inhalten präsent zu sein und möglichst viele Berührungspunkte mit potenziellen Kunden zu erzielen. Technik ist dabei nicht alles. Vielmehr geht es um ein ausgeklügeltes System, das zunächst einmal auf Kommunikationsprozessen basiert und das sich in der digitalen Welt viel besser steuern und kontrollieren lässt als beim klassischen Farming. Klassisches Farming basiert darauf, in einem abgegrenzten Revier Kundenbeziehungen aufzubauen. Dies geschieht über das Einstecken von so genannten Farmingkarten oder auch das direkte Ansprechen der potenziellen Zielgruppe über den Gartenzaun hinweg. Technik ist nicht alles. Es geht um ein System, das zunächst einmal auf Kommunikation basiert Der persönliche Kontakt öffnet über die Zeit Türen. Das hat die digitale Welt so nicht zu bieten, weswegen eine Trennung zwischen analogen und digitalen Techniken auch nicht sinnvoll ist. Im Gegensatz zum Direktkontakt kann über das Internet aber viel besser auf Bedürfnisse eingegangen werden. Ein Beispiel: Eigentümer, die eine Immobilie verkaufen, vermieten oder verwalten wollen, informieren sich in aller Regel zuerst im Internet. Schließlich ist es bequem, Google zu befragen oder in sozialen Netzwerken gleichgesinnte Gemeinschaften zu finden. Wenn eine Immobilie angeboten oder verwaltet werden muss, liegt der Grund dafür meist in einer Veränderung der Lebenssituation des Eigentümers. Ob Erbe, Scheidung oder Familienzuwachs der Betroffene sucht Rat und es fehlt ihm meist an Zeit und Kenntnis, um für Neue Kunden anziehen: Das gelingt im Netz mit passenden digitalen Inhalten, die Immobilienunternehmer selbst in ihre Zielgruppen funken.

10 Im digitalen Raum gibt es für die Immobilienbranche noch sehr große Potenziale. Traditionelle Firmen sollten nicht alles den Start-ups überlassen. Höchste Zeit also, sich digitalem Farming zu widmen. Das Grundprinzip dieser Marketingart ist dasselbe wie in der analogen Welt. Foto: Nikolay Klimenko/shutterstock.com seine Immobilie sofort eine Lösung parat zu haben. Sein Bedürfnis nach Information ist konkret, es gilt, sich schnell einen Überblick verschaffen zu können, um Sicherheit zu gewinnen. Eine der größten Verunsicherungen von Eigentümern liegt derzeit beim Ermitteln des Werts der Immobilie. Und professionelle Leadhändler machen sich genau diese Situation zunutze. Mit entsprechenden Werbekampagnen und Inhalten bieten sie gegen Kontakt statt Währung Hilfe an und verkaufen die Eigentümer adressen dann an Immobilienunternehmen weiter. Das muss nicht sein. Denn mit den passenden Inhalten können Immobilienunternehmer selbst für Eigentümer relevante Informationen regelmäßig in ihre Zielgruppen funken. Die Grundzutaten: gut geschriebene und inhaltlich abgestimmte Texte, ein Blog und reichweitestarke Orte im Netz, wo die Inhalte verbreitet werden können. Content-Marketing heißt diese Methode. Wichtigster Grundsatz dabei: Die generierte Reichweite aus Kampagnen oder sozialen Netzwerken muss immer auf die eigene Seite gerichtet und nicht Dritten überlassen werden. Ein Beispiel: Viele Immobilienunternehmen neigen dazu, Erfolgsnachrichten direkt in Facebook zu veröffentlichen, statt zuerst auf der eigenen Seite und erst dann über das Posten des Links in dem sozialen Netzwerk. Ein Kardinalfehler. Nicht jede Webseite hat auch einen Blog. Ein Blog ist eine Sammlung von Beiträgen, die über ein Redaktionssystem der Webseite eingestellt und veröffentlicht werden können. Typischerweise sind Blogs bei CMS-Systemen wie Typo3, Drupal oder Wordpress Standardfunktionen. So genannte hard coded Seiten, also individuell programmierte Seiten, enthalten meist keinen Blog. Wer nicht schreiben kann oder keine Zeit dazu hat, beauftragt einen Redaktionsdienst. Möglichst einen, der von der Branche etwas versteht. Wer technisch Defizite feststellt oder beim Online-Marketing noch Übung braucht, kann sich die digitale Markterschließung im Programm Go Digital des Wirtschaftsministeriums auch mit 50 Prozent bezuschussen lassen. Auch das so genannte Performance-Marketing, also Online-Kampagnen, sind förderfähig. Die Grundzutaten: gut geschriebene Texte, ein Blog und Orte im Netz, wo Inhalte verbreitet werden können Beim digitalen Farming kann grob zwischen drei Konversionsstufen unterschieden werden. Konversionsstufe 1 ist gelungen, wenn die relevante Zielgruppe auf die eigene Webseite gebracht wird. Der potenzielle Auftraggeber ist noch unbekannt. Konversionsstufe 2 hat geklappt, wenn dem Eigentümer eine Kontaktmöglichkeit entlockt wurde, zum Beispiel eine -Adresse. Und schließlich ist Konversionsstufe 3 gelungen, wenn aus den Auftraggeberkontakten ein Alleinauftrag generiert wird. Die letzte Stufe zu erreichen erfordert entweder gut organisierte Geschäftsprozesse oder ein automatisiertes System, das bei der digitalen Akquise unterstützt. Schnelle Erfolge lassen sich über Google Adwords Kampagne teilweise erzwingen. Denn Leads können relativ einfach erzeugt werden. Die Frage ist, wie viel sie kosten. In einigen Regionen Deutschlands kann mit geringem Aufwand schon viel Effekt erzeugt werden. Gerade aber in den Metropolen ist durch viel Wettbewerb die Leadgeneration zum Teil so teuer, dass sich die Erfolge nur unter hohem finanziellen Aufwand herstellen lassen. Hier braucht es einen längeren Atem. Klar ist aber: Wer regelmäßig Inhalte verbreitet und die Zugriffe auf seine eigene Webseite zentriert, wird eine deutliche Steigerung seiner Relevanz feststellen. Das äußert sich nicht nur in den wachsenden Zugriffszahlen, sondern auch in der steigenden Verweildauer auf der Seite. Im Durchschnitt wird eine Webseite für 30 Sekunden angesehen. Bei Messungen, die bei digitalen Farmern vorgenommen wurden, lag die durchschnittliche Verweildauer bei um die drei Minuten. Dynamische also wechselnde Inhalte sorgen dafür, dass die relevante Zielgruppe die Webpräsenz besucht. Werden dort entsprechende weiterführende Handlungsaufforderungen gesetzt, steigt die Chance, dass der Eigentümer den Auftrag erteilt. Das gelingt über Veranstaltungen, Webinare, Eigentümer- Sprechstunden oder immobiliennahe Dienstleistungen. «Jan Kricheldorf, Berlin BUCHTIPP DIGITALES FARMING Methoden für die digitale Auftragsgewinnung: Was muss ein Immobilienunternehmer heute wissen, um die Chancen der Digitalisierung für sich nutzen zu können? Gewürzt mit wertvollen Tipps zur Steigerung der Relevanz eines Unternehmens. Jan Kricheldorf, 18 EUR, 2. Auflage 2018, ISBN

11 Maklerkonkurrenz im Netz Geschäftsmodelle kommen ins Wanken. Neue Player drängen auf den Markt und nehmen klassischen Maklern Anteile weg. Der Finanzdienstleister Macquarie hat in einer aktuellen Studie einige Disruptionsszenarien identifiziert, auf die sich die Branche einstellen muss. Dass Entwicklungen aus Übersee zu uns herüberschwappen, ist nicht ungewöhnlich. Überall wachsen neue Geschäftsmodelle und einige könnten auch für Maklerunternehmen bedrohlich sein. Der Immobiliensektor habe den technologischen Wandel insgesamt nur langsam angenommen, heißt es in der Untersuchung von Macquarie Research. Die Digitalisierung zeige sich bislang hauptsächlich durch Immobilienportale, während Kauf-, Finanzierungs- und Umzugsprozesse weiterhin ineffizient und größtenteils manuell abliefen. Wir glauben, dass sowohl Markteinsteiger als auch Immobilienportale eine große Chance haben, um diese Ineffizienzen zu nutzen, schreibt Macquarie. Dort hat man insgesamt drei neue Geschäftsmodelle identifiziert, von denen die Analysten glauben, dass sie den klassischen Unternehmen gefährlich werden könnten. Drei neue Geschäftsmodelle können etablierten Maklerunternehmen gefährlich werden 1. Das ibuyer-modell: ibuyers ist ein Modell, das 2015 vom Anbieter Opendoor in Phoenix in den USA entwickelt wurde. Der wesentliche Unterschied zum klassischen Immobilienmakler besteht da- rin, dass ein ibuyer keine Beratung und kein Marketing anbietet, um dem Kunden beim Verkauf seines Hauses zu helfen. Es handelt sich um Investoren, die automatisierte Bewertungsmodelle und andere Technologien nutzen, um schnelle Angebote für Häuser zu erstellen, die innerhalb weniger Tage gekauft und dann wieder verkauft werden können. Laut Macquarie profitieren die Verbraucher von diesem Modell: Der Prozess sei stressfreier, es gebe keinen Ärger mit Besichtigungen, dafür mehr Preissicherheit und keine gescheiterten Deals. 2. Das Online-/Hybridmodell Beim Online-/Hybridmodell helfen digitale Technologien den Anbietern, Immo-» Foto: Rawpixel.com/shutterstock.com Portale haben viele Namen und unterschiedliche Möglichkeiten, und viele Makler bedienen sich ihrer längst. Aber die Funktionalitäten nehmen zu und bedrohen so das eine oder andere Geschäftsmodell.

12 10 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I DIGITALE DISRUPTION bilienkaufprozesse bequemer, kostengünstiger und transparenter zu verwalten. Mit Hilfe von speziellen Softwarelösungen werden die Kosten für Besichtigungen, Bewertungen oder Kontaktaufnahmen gesenkt, die Ersparnisse werden in Form von niedrigeren Pauschalgebühren an die Kunden weitergegeben. 3. Ausdehnung auf angrenzende Märkte Bei dem dritten Modell expandieren Immobilienmarktplätze in angrenzende Märkte, um die Effizienz bei Immobilienkäufen, -finanzierungen und -verlagerungen zu erhöhen. Die Anbieter integrieren Technologien für nachgelagerte Prozesse wie Hypothekenfinanzierung, Bewertung, Versorgerwechsel und Eigentumsübertragung. Dadurch können die Immobilienportale die Transparenz der Daten über die gesamte Wertschöpfungskette erhöhen und Prozesse integrieren und automatisieren, um das Finden der Immobilie, den Kauf, die Finanzierung und den Umzug effizienter zu gestalten. Die Analysten von Macquarie sehen ibuyer s und Online/Hybrid-Makler als Treiber des Trends zur Digitalisierung von Immobilientransaktionen. Sie verbesserten die Effizienz und Transparenz des Hauskauf- und Finanzierungsprozesses. Angesichts der großen Gebührenpools seien die Marktchancen für neue Marktteilnehmer enorm, heißt es in der Studie. Besonders viel Potenzial sehen die Ana - lysten im ibuyers-modell. Obwohl sich ibuyers noch in einem sehr frühen Stadium befinden, glauben die Macquarie-Analysten, dass das Modell zum Mainstream werden wird. Wir glauben, dass die Marktchancen für das ibuyer-modell groß sind und es das Potenzial hat, Immobilienmarktplätze zu stören, die vom Erfolg der Immobilienmakler abhängen, heißt es in der Studie. Die USA sind laut Macquarie Weltmarktführer im ibuyer-markt dort gewinne das Modell derzeit rasch Marktanteile, was für die Immobilienmakler ein längerfristiges Risiko darstelle. Von den Top-30-Metropolregionen in den USA operieren ibuyers laut der Studie bereits in neun Regionen. Die Analysten erwarten, dass zwei weitere in naher Zukunft hinzukommen. Der deutsche Markt mit vergleichbaren durchschnittlichen Provisionssätzen wird für ibuyer- Modelle interessant Auch der deutsche Markt mit vergleichbar höheren durchschnittlichen Provisionssätzen wird, so die Studie, für ibuyer-modelle interessant. Aufgrund der großen Marktchancen in den USA planten führende US-amerikanische ibuyers wie Opendoor jedoch derzeit noch keine internationale Expansion. Als positiv bewertet die Studie auch das Modell von Zillow. Zillow ist eine Online-Immobilien- Datenbank, die Einnahmen durch den Verkauf von Werbung auf ihrer Website generiert. Auf der Zillow-Webseite können User die Preise für alle sich auf dem Markt befindenden Immobilien einsehen, sowie auch Preisschätzungen für alle anderen. Die Entscheidung des Unternehmens, ein ibuyer zu werden, bestätige das Modell, meinen die Analysten. Dieses Modell, Immobilien zu vermarkten, aber gleichzeitig die traditionellen Makler und ihr Kerngeschäft in der Wertschöpfungskette zu halten, könne sich zum Vorreiter entwickeln. Ein wichtiger Grund für den Erfolg von Zillow sind neue Einnahmequellen wie etwa durch Hypothekenempfehlungen. Außerdem generiert man Gebühren von anderen ibuyers, die den Marktplatz zur Kundenakquise nutzen. Anstatt auf einen anderen Hypothekenanbieter zu verweisen, könnten ibuyer s zunehmend höhere Gebühren pro Transaktion von bereits zugelassenen Kunden erhalten, die schon bei Zillow Homes einkaufen. Weitere neue Einnahmequellen seien Hausreparaturen durch hauseigene Crews und Versicherungen. Andere Anbieter wie Opendoor und OfferPad bieten selbst Hypotheken an. Auch das Online-/Hybridmodell gewinnt laut Macquarie Research Marktanteile von traditionellen Maklern. Die Auswirkungen auf Immobilienmarktplätze werden laut der Analyse jedoch nicht signifikant sein. Denn im Gegensatz zu ibuyers nutzen die Online-/Hybrid-Makler die Immobilienmarktplätze, um ihre Produkte zu vermarkten so wie es auch traditionelle Makler tun. Die Analyse habe gezeigt, dass der durchschnittliche Umsatz pro Makler bei den Online-/Hybridmaklern aufgrund ihres Online-Fokus und des Wettbewerbsmarkts dem des traditionellen Maklers ähnlich ist. Selbst in Großbritannien, wo das Online-Maklermodell am weitesten fortgeschritten sei, habe der Marktführer Purplebricks nur zwei Prozent des Traffics und 1,6 Prozent der Einträge im Vergleich zum führenden Marktplatz. Online-/Hybrid-Makler könnten jedoch den Markt verändern, indem sie die durchschnittlichen Provisionen von Maklern unter Druck setzten, meinen die Analysten. Sichtbar werde das bei Online-Maklern wie McMakler. Wir glauben, dass dies die kleineren Makler unter Druck setzen kann. Wir erwarten eine stärkere Konzentration des Kundenstamms, aber wir gehen nicht davon aus, dass dies den durchschnittlichen Umsatz pro Makler signifikant beeinflussen wird, da größere, anspruchsvollere Makler in der Regel mehr Premiumprodukte kaufen, die Mengenrabatte ausgleichen, schreiben die Analysten. Trotzdem wachsen Online-/Hybrid- Makler schnell und nehmen traditionellen Maklern Marktanteile weg. Der britische Marktführer Purplebricks geht laut der Macquarie-Studie davon aus, dass der Umsatz des Unternehmens im Jahr 2018 um 94 Prozent steigen wird. Der Anteil der Online-Makler an den Listings sei von 2,5 Prozent im Jahr 2014 auf sieben Prozent im Jahr 2017 gestiegen und dürfte weiter

13 Purplebricks ist nach nur vier Jahren der größte Makler in Großbritannien (Zahl der Transaktionen 2017 in Tausend) Purplebricks Countrywide Connells LSL Spicer Haart Foxtons Kinleigh Savills 5,1 5,0 2,6 18,0 29,0 66,0 61,0 60,0 Quelle: Macquarie Research die Analysten, dass die Expansion in benachbarte Regionen mehr wert ist als die Summe der Teile. Die Macquarie-Studie sieht deshalb eine positive Bewertung etwa für Scout24 und Realtor.com. Insgesamt sind laut der Macquarie- Studie mehrere private Unternehmen auf den Markt gekommen, um Ineffizienzen bei Immobilienkauf- und Finanzierungsprozessen zu nutzen. OpenDoor und OpenPad sind wegweisend für das ibuyer-modell in den USA. In Großbritannien bietet Nested.com eine Variante des ibuyer-modells. Das Unternehmen gibt dem Verkäufer einen Vorschuss von 95 Prozent auf den Betrag, den es als Verkaufserlös erwartet, und übernimmt zusätzliche Kosten. steigen. Online-/Hybrid-Makler gewinnen laut Macquarie an Bedeutung, wobei sich der Marktanteil in Großbritannien zunehmend auf Purplebricks konzentriert. Bei einer Umfrage vom September 2017: Wenn Sie darüber nachdenken, Ihr Haus zu verkaufen, mit welchem Unternehmen würden Sie zuerst Kontakt aufnehmen? bekam Purplebricks 37 Prozent der Antworten. Dies ist deutlich mehr als die 17 Prozent bei der Umfrage im September 2016 und weit über dem Wert von drei Prozent, den die traditionellen Makler Connells und Savills jeweils erhielten. Gute Chancen haben Immobilienportale, wenn sie in angrenzende thematische Märkte expandieren In nur vier Jahren seit dem Start im April 2014 ist Purplebricks nach Anzahl der Transaktionen der größte Makler in Großbritannien geworden. Dennoch glauben die Macquarie-Analysten nicht, dass dies eine Bedrohung für die traditionellen Immobilienmarktplätze darstellt. Gute Marktchancen bescheinigen die Macquarie-Analysten, wenn es für Immobilienportale darum geht, in angrenzende thematische Märkte zu expandieren. Laut der Studie bieten diese Märkte größere Ertragschancen als die reine Immobiliensuche. Der britische Preisvergleichsmarkt sei im Markt 1,9-fach höher bewertet, die deutschen Märkte für die Energieerzeugung seien 1,3- bis 1,7-mal höher bewertet als der Immobilienmarktplatz Immobilien Scout24, und die australische Hypothekenvermittlungsbranche liege 2,5-fach über dem Wert der Online- Werbeindu strie. Marktplätze könnten ihre großen Zielgruppen- und Aktivitätsdaten nutzen, um in angrenzende Märkte zu expandieren, meinen die Macquarie-Analysten. Denn sie seien gut positioniert: Sie hätten ein großes Publikum, das sich zu einem kritischen Zeitpunkt im Akquisitionszyklus für wichtige Hauskaufdienste engagiert, und sie verfügten über umfangreiche Datensätze, die es ihnen ermöglichen, Dienstleistungen für die Zielgruppe bereitzustellen. Wir glauben, dass die Möglichkeit für Marktplätze, die Effizienz antiquierter Kauf- und Bewegungsprozesse zu erhöhen, übersehen wird, heißt es in der Studie. Da die Expansion in benachbarte Märkte sowohl das Wachstum steigern als auch das Risiko verringern kann, glauben Unternehmen bieten Vorschüsse, Preissicherheit und großzügige Rabatte für Verkäufer Wie ibuyers biete Nested Preissicherheit und Liquidität. Ein wichtiger Vorteil seien großzügige Rabatte für Verkäufer. EMoov und McMakler sind hybride Makler mit Sitz in Großbritannien und Berlin, die durch Kombination von webbasierter Technologie mit persönlicher Immobilienberatung niedrige Pauschalraten bieten. Trussle ist ein Hybrid-/Online- Hypothekenmakler in Großbritannien, der mithilfe von Analysen und Software die Erschwinglichkeit effizient abschätzen, geeignete und wettbewerbsfähige Hypotheken empfehlen und danach automatisch auf das am besten geeignete Produkt umstellen kann. Makler werden nicht umhinkommen, sich mit bestimmten Geschäftsmodellen zu beschäftigen. Das eine oder andere könnte ihnen dabei bedrohlich werden. Wobei sich allerdings immer wieder auch die Frage stellt, ob jedes Modell tatsächlich nach Deutschland schwappen wird «Redaktion Immobilienwirtschaft, Daten Macquarie

14 12 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I #ZUKUNFT Von PropTech-Maklern und Marktanteilen samkeitsstärkste/bekannteste ist in dieser Gruppe Homeday. Die zweite Gruppe beschäftigt sich mit Vermietung und Verkauf (26 Akteure). Der bekannteste Vertreter ist wohl McMakler, auch das Unternehmen Maklaro ist in dieser Gruppe vertreten. Die Unternehmen befinden sich in sehr unterschiedlichen Investitions-/ Entwicklungsstadien, haben unterschiedliche Marktausrichtungen (Wohnen/Gewerbe Verkauf/Miete/beides) sowie unterschiedliche Digitalisierungs- und Zentralisierungsgrade. Um welche Marktanteile buhlen die PropTechs? Zum Einstieg ist es wichtig, einen Überblick über das Marktvolumen und die Marktaufteilung zu erhalten. Im Unterschied zu anderen Branchen ist hier Der Begriff PropTech steht für moderne technologische Entwicklungen im Bereich der Immobilienbranche. Wie ist die Immobilien-PropTech-Szene im Hinblick auf Makler strukturiert? In Deutschland beschäftigt sich Nikolai Roth, Gründer des Hamburger PropTech-Maklers Maklaro, intensiv mit den am Markt agierenden Akteuren und veröffentlicht hierzu in seinem Blog auch die unten stehende Gesamtzusammenschau. Aktuell erfasst sind 168 PropTechs. Davon sind 33 der Maklerszene zuzuordnen, die sich wiederum in zwei Gruppen teilt. Die kleinere Gruppe (sieben Akteure) ist im Bereich Maklervermittlung und -bewertung tätig. Der wohl Aufmerkin der Immobilienbranche wenig Transparenz und wenig aussagefähige Statistik verfügbar. Allerdings gibt es eine vom iib Institut erstellte, begründete empirische und monetäre Schätzung. Noch laufen bis zu 80 Prozent der Transaktionen über Makler Danach werden in Deutschland jährlich ca. 3,8 Millionen Transaktionen getätigt. Der Gesamtmarkt teilt sich in ca Kauf- und drei Millionen Mietvorgänge. Insgesamt werden etwa 70 bis 80 Prozent der Transaktionen über Makler getätigt. Dieser hohe Makleranteil wird PROPTECHS IN DEUTSCHLAND STAND PropTechs Quelle:

15 Unter dem Oberbegriff #Zukunft gibt es seit 2017 eine Forschungsgruppe zum Thema Digitale Zukunft Immo+Banking. Für Fragestellungen im Markt werden praxisnahe Antworten gesucht, die nachvollziehbar oder empirisch begründet sein müssen. von der Fachwelt in der Regel bezweifelt, kann über das stetige iib Marktplatzmonitoring aber monatlich grundsätzlich nachgewiesen werden. Der größte Makler im Konzert sind aktuell die Sparkassen mit ihren Landesimmobiliengesellschaften. Im Maklerranking des Immobilienmanagers 2016 (letzter gemessener Zeitraum) erreichen die Sparkassen mit ihren Landes immobiliengesellschaften einen Courtageumsatz in Höhe von ca. 451 Millionen Euro und sind damit mit Abstand die Nr. 1. Für PropTech-Makler liegen entsprechende aktuelle Vergleichszahlen nicht vor. Es kann an dieser Stelle nur eine einfache begründete Schätzung vorgenommen werden. Die großen haben derzeit stetig ca. 300 bis 500 Verkaufsangebote auf ihren Webseiten bzw. in den Marktplätzen. Überregionales Monitoring ist nötig Unterstellt man eine 80-prozentige Verkaufsquote und eine durchschnittliche Vermarktungsdauer von drei Monaten, kann man pro Anbieter etwa bis Objekte im Jahr schätzen. Der Traum vom ultraschnellen Gewinnen von Marktanteilen und der The winner takes it all -Endposition scheint im stark fragmentierten Immobilienmaklermarkt kein realistisches Szenario. Makler sollten die Marktverteilung beobachten. Überregionales Wettbewerbsmonitoring ist nötig. Selbstständigkeit ist nur gewährleistet, wenn Makler den Einund Verkauf in der Hand behalten. «Dietmar Bohne, Geschäftsführer der LBS Immobilien Hessen-Thüringen, Dr. Peter Hettenbach, Inhaber des Dr. Hettenbach Instituts in Schwetzingen

16 14 TECHNOLOGIE, IT & ENERGIE I CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Algorithmus contra Makler PropTechs mischen den Immobilienmarkt kräftig auf. Makler sorgen sich: Werden sie durch intelligente Tools ersetzt? Wohl nicht: Denn 100 Prozent digital löst nicht alle Aufgaben. Insbesondere die Eigentümer schätzen den Menschen Seit Inkrafttreten des Bestellerprinzips am 1. Juni 2015 stieg die Zahl der Onlineangebote, die klassische Makleraufgaben übernehmen und für ihre Dienste dabei weit weniger verlangen als bis dato die Immobilienmakler. Die Digitalisierung macht vor keiner Branche Halt, sie verändert die Funktionsweise des jeweiligen Marktes und deren Wertschöpfungsmechanismen. Das bekommt gerade die Immobilienbranche zu spüren. Junge innovative Start-ups mischen die Phalanx der etablierten Konzerne auf, die müssen sich den neuen Gegebenheiten anpassen. Wie geht es weiter? Diese Frage stellt Haufe aktuell seinen Online-Usern. Über ein Drittel derjenigen, die sich bislang an der Umfrage beteiligt haben, sieht in den neuen Prop- und FinTechs keine Konkurrenz für die klassischen Immobilienunternehmen. Im Gegenteil: Sie sind überzeugt, dass die jungen Firmen nach und nach wieder vom Markt verschwinden werden. Allerdings glauben sie auch, dass es zu einem Verdrängungswettbewerb zwischen den digitalen Herausforderern und den etablierten Akteuren der Branche kommen wird. Immerhin jeder Vierte ist der Ansicht, dass die Prop- und FinTechs innovative Ideen in die Immobilienwirtschaft einbringen, weshalb die Branche lieber auf Kooperationen statt auf Konkurrenz setzen sollte. ERSETZEN VIRTUELLE MAKLER DIE ECHTEN? Einer dieser PropTechs ist My Real ID. Die gleichnamige Plattform verspricht eine vollkommen neue Art der Immobilienvermittlung. Effizienter, innovativer und fairer soll alles sein. Was heißt das? Basis ist eine digitalisierte Selbstauskunft in Verbindung mit ergänzenden Angaben wie einer Identitätsverifizierung, Schufa- oder Bonitätsauskunft, die dem Wohnungs eigentümer vor der Besichtigung alle bewerberrelevanten Informationen zur Verfügung stellt. Die Filterkriterien werden seitens der Eigentümer selber gesetzt, übrig bleibt eine überschaubare Anzahl an Idealinteressenten, wie My Real ID verspricht, die über ein Termintool dann gleich zu Besichtigungen einge- laden werden können. Vermieter zahlen pro Objekt eine einmalige Aktivierungsgebühr von 5 Euro und eine tägliche Pauschale von 10 Cent, für Mieter ist nur die Verifizierung ihrer Bonität kostenpflichtig. Insbesondere in Ballungsgebieten, in denen ein großer Mangel an Wohnraum herrscht, sind Interessenten bereit, mehr Kontextdaten von sich preiszugeben, um eine bessere Chance auf eine Immobilie zu erhalten, weiß man bei My Real ID zu berichten. Seit Inkrafttreten des Bestellerprinzips am 1. Juni 2015 stieg die Zahl der Onlineangebote, die klassische Mak-

17 SUMMARY» Die Folgen der digitalen Revolution und der neuen Mobilitätskonzepte sind für die Immobilienbranche enorm.» Digitalisierung hilft aber standardisierte Prozesse zu automatisieren, der Makler kann sich auf die eigentliche Kundenpflege konzentrieren.» Die entsprechende Makler-Software sollte den mobilen Datenzugriff erlauben.» PropTechs erobern mit neuen Geschäftsmodellen, beispielsweise rund um die Immobilienvermietung, den Markt.» Den klassischen Makler wird es aber auch künftig geben, nur seine Aufgaben ändern sich. Die Zukunft besteht darin, die optimale Symbiose aus digital und analog zu finden. Denn auch die Kunden sind unterschiedlich. leraufgaben wie Mieter- und Vermieterkommunikation oder Terminvereinbarungen übernehmen und für ihre Diens te dabei weit weniger verlangen als bis dato die Immobilienmakler. Da stellt sich die Frage: Werden PropTechs den physischen Makler irgendwann ersetzen? Darauf gibt es keine generelle Antwort. DER FAKTOR MENSCH Es gibt Märkte, wo die stärkere Digitalisierung zu einer Verdrängung führen wird. Der Mensch wird sich nicht herausdividieren lassen, ist Andreas Runschke, Product Manager bei Flowfact, einem Anbieter von Immobiliensoftware, überzeugt. Und seine Kollegin Rihan Öngüdü, Marketing Director, ergänzt: Der Kunde des Immobilienmaklers möchte nicht auf seinen persönlichen Ansprechpartner verzichten. Selbst Tim Hammermann, Geschäftsführer der My Real ID GmbH, will sein Geschäftsmodell als neutrale Plattform verstanden wissen, die für jeden Akteur gleichermaßen einen Mehrwert schafft. Dies sei vor allem deshalb wichtig, weil Immobilienbesitzer der Rolle des Maklers weiterhin große Bedeutung attestierten und der persönliche Kontakt immer noch als entscheidend erachtet werde.» Wir sind eine neutrale Plattform, die für jeden Akteur gleichermaßen einen Mehrwert schafft und dessen jeweilige Rolle im Vermittlungsprozess von Immobilien anerkennt. Tim Hammermann, Geschäftsführer, My Real ID GmbH

18 16 TECHNOLOGIE, IT & ENERGIE I CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Mit automatisierten Prozessen halten wir dem Immobilienexperten alles vom Leib, was ihn unnötigerweise von der Arbeit abhält. Er soll sich ganz darauf konzentrieren können, Gespräche mit seinen Kunden zu führen. Rihan Öngüdü, General Manager New Business, Flowfact Auf Kooperationen statt auf Konkurrenz setzt auch Haufe-Lexware Real Estate, das mit dem PropTech Immomio zusammen arbeitet. Mit der Software für Immobilienverwalter können diese ihren gesamten Vermietungsprozess digitalisieren. Das fängt mit der web basierten Bewerbungsplattform an, setzt sich mit dem Mieter- Matching fort und endet bei der Koordination der Besichtigungstermine. DIGITALISIERUNG VEREINFACHT DEN ALL- TAG Fakt ist, Digitalisierung hilft, den Immobilienalltag einfacher zu gestalten. Denn wiederkehrende Prozesse, die analog zeitaufwändig sind, lassen sich mit einer Maklersoftware gut standardisieren und automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel die schnelle Beantwortung von Kundenanfragen, die Anlage von Kundenprofilen oder das Übertragen von Exposés an gängige Immobilienportale oder auf die eigene Webseite. Mit automatisierten Prozessen wollen wir dem Immobilien - experten alles vom Leib halten, was ihn unnötigerweise von der Arbeit abhält. Er soll sich ganz darauf konzentrieren können, Gespräche mit seinen Kunden zu führen, erklärt Rihan Öngüdü, General Manager New Business, von Flowfact. Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung: Alle Mitarbeiter haben jederzeit Zugang zu den Daten. Eine gute Immobiliensoftware sollte dabei nicht nur in der Lage sein, auf bestimmte Aktivitäten und Termine zuzugreifen, sondern bei Bedarf die volle Funktionalität des CRM zur Verfügung stellen. So können von unterwegs Aufgaben verteilt werden, Teamworkflow- Funktionalitäten sind verfügbar etwa der Blick in den Kalender des Mitarbeiters bzw. Kollegen, Exposés können mobil versendet und Bilder zu Immobilien von unterwegs direkt in die Datenbank geladen werden. Die komplette Objekthistorie ist verfügbar, sodass jederzeit flexibel auf Anfragen von Kunden und Interessenten reagiert werden kann. Als Nächstes stellt sich die Frage: Cloud oder lokale Installation? Wenn ich heute mit Kunden spreche, werde ich nach einer Cloud-Lösung gefragt. Das ist eine 180-Grad-Wendung im Vergleich zu ein paar Jahren zuvor. Da musste man den Kunden noch von der Cloud überzeugen, alle möglichen Bedenken ausräumen, so Andreas Runschke. Diese Bedenken bezogen sich vor allem auf die Sicherheit der in der Ferne gehosteten Daten. Dabei ist die bei professionellen Cloudanbietern, die dem deutschen Datenschutzgesetz unterliegen, wesentlich höher als beim eigenen Server unter dem Schreibtisch oder neben der Besenkammer. Bei Flowfact ist laut Rihan Öngüdü inzwischen deutlich mehr als die Hälfte der eigenen Kunden in der Cloud. Zwar können Suchmaschinen und Internetportale nicht die persönliche Kommunikation und den intensiven Kundenkontakt ersetzen, neue Technologien helfen aber, die Ansprache zu revolutionieren. Die Arbeit des Maklers ist die eine Seite, die andere Seite sein Kunde, erklärt Andreas Runschke. Wie kann Digitalisierung helfen, das Kundenerlebnis zu verbessern? Die Zukunft besteht darin, die optimale Symbiose aus digital und analog zu finden. Denn auch die Kunden sind unterschiedlich. Digital Natives unabhängig vom Alter gehen die Immobiliensuche anders an. Auch wenn es immer noch die Kunden gibt, die am liebsten telefonisch ihre Fragen stellen. Ein guter Immobilienmakler muss deshalb individuell auf den Kunden eingehen. Individuell im Fall der technikaffinen Klientel kann zum Beispiel der Einsatz von Virtual und Augmented Reality sein. Das Future Real Estate Institute geht etwa davon aus, dass diese Technologie die Immobilienwirtschaft unumstößlich verändern wird. VOM TELEFON ZU VR Bereits heute kann man mittels Augmented Reality Räume virtuell einrichten. Auch durch Straßen zu gehen und sich direkt Preis- und Lageinformationen zu Haus, Straße und Gegend einblenden zu lassen, ist kein Hexenwerk mehr. Möglich macht dies unter anderem Microsoft HoloLens: Mit der Mixed-Reality-Brille werden interaktive 3D-Projektionen und Zusatzinformationen ins Blickfeld des Trägers projiziert. Anlässlich des Innovation Camp 2017, durchgeführt von Immobilienscout24, konnten die Besucher sich einen ersten Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten verschaffen. Fazit der Überlegungen? Die Kundenansprache und die Vermarktung von Immobilien werden sich im digitalen Zeitalter massiv ändern, die menschliche Komponente wird aber trotzdem unersetzlich bleiben. «Dr. Hans-Dieter Radecke, Tiefenbach

19 17 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I DIGITAL REAL ESTATE Der Vermietungsprozess wird immer digitaler Oliver Kulpanek, Vorstand der Baugenossenschaft Esslingen eg Dr. Carsten Thies, Vorstand der Haufe-Lexware Real Estate AG (links), und Nicolas Jacobi, Geschäftsführer Immomio GmbH Vom webbasierten Interessentenmanagement bis zur Koordination der Besichtigungstermine: Mithilfe einer webbasierten Vermietungssoftware kann der gesamte Vermietungsprozess digitalisiert werden. Zwei aktuelle Beispiele: Haufe kooperiert mit dem PropTech Immomio. In den Startlöchern steht auch My Real ID mit Aareon. Mit der Kooperation will Haufe seine immobilienwirtschaftliche Strategie fortsetzen, den digitalen Arbeitsplatz für Wohnungsunternehmen zu erweitern. Mit Immomio haben wir dafür ein innovatives und erfolgreiches PropTech- Unternehmen gewonnen, freut sich Dr. Carsten Thies, Vorstand der Haufe-Lexware Real Estate AG. Mit der Online-Lösung von Immomio werde der Vermietungsprozess effizienter und kundenorientierter. Wohnungsunternehmen erzielten dadurch erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. So betont auch Nicolas Jacobi, Geschäftsführer der Immomio GmbH, an der die Aareon AG seit Kurzem mit 12,94 Prozent beteiligt ist, die Vorteile der Partnerschaft: Von unserem Interessentenportal profitieren Mieter wie Vermieter. Wir freuen uns, dass Haufe seine immobilienwirtschaftlichen Softwarelösungen mit unserem webbasierten Interessentenmanagement erweitert. DER PILOTKUNDE In der Baugenossenschaft Esslingen eg ist die webbasierte Lösung von Immomio in Verbindung mit der ERP-Software Haufe wowinex bereits im Einsatz. Das Unternehmen hat rund Wohnungen im Bestand, die es auch selbst verwaltet. Unser Ziel war es, die Flut von Interessentenmails effizient zu strukturieren und dabei sehr kundenorientiert zu agieren, betont Oliver Kulpanek, Vorstand der Baugenossenschaft und zugleich Mitglied des wohnungswirtschaftlichen Kundenbeirats von Haufe. Allein im Jahr 2016 kamen auf 200 neu zu vermietende Wohnungen Bewerbungen. Der gesamte Vermietungsprozess pro Wohneinheit dauerte im Schnitt 12 Stunden. Seit der Einführung des Systems werden in Esslingen nun Bewerberdaten automatisch mit den Vergaberichtlinien des Objekts abgeglichen. Die Kommunikation im Vermietungsprozess läuft weitgehend automatisiert ab. Besichtigungstermine werden online geplant und aus dem System heraus vereinbart. Interessenten können auf einen Blick den Status ihrer Mietbewerbungen einsehen. Abagen werden per Klick versandt.» Fotos: Boris Giesl; BG Esslingen

20 SUMMARY» Es gibt Start-ups, die komplett digitale Lösungen zum Vermietungsprozess anbieten» Diese reichen bisweilen von der Vermarktung, vom Erstkontakt der Interessenten auf Portalen, bis zum Mietvertrag und der Rückübertragung der erzeugten Daten in das ERP-System» Haufe kooperiert hierbei mit Immomio, Aareon unter anderem mit my Real ID» Zum Teil gehen die Funktionalitäten bis hin zur Integration des Wohnungsamtes durch einen digitalen Zwilling des Wohnberechtigungsscheins. DIE KOOPERATIONSPARTNER ÜBER HAUFE Haufe ist neben der Haufe Akademie und Lexware eine Marke der Haufe Group. Die Haufe Group zählt zu den führenden Anbietern von Softwarelösungen, Praxiswissen und Beratungen für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft in Deutschland. Im Mittelpunkt steht die Entwicklung zukunftsfähiger Technologien und Dienstleistungen für Wohnungsunternehmen, Genossenschaften sowie Haus- und Immobilienverwaltungen, um deren Arbeitsprozesse erfolgreich zu gestalten. Mobile Anwendungen, Zusatzmodule und Partnerlösungen ergänzen die Produktpalette ebenso wie Services, Weiterbildung und Beratungsleistungen. Als einziger Anbieter stellt Haufe den Softwareanwendern rechtssicheres Fachwissen direkt in der Software bereit. Mehr als 60 Prozent der deutschen Wohnungsunternehmen nutzen bereits wohnungs- und immobilienwirtschaftliche Angebote der Haufe Group. ÜBER IMMOMIO Die Immomio GmbH aus Hamburg entwickelt und betreibt ein innovatives Interessentenmanagement für den Vermietungsprozess von Wohnungen. Seit der Gründung im Jahr 2014 verfolgt Immomio die Vision, Anbieter und Interessenten von Immobilien auf digitalem Weg schnell und einfach zusammenzuführen. Mithilfe seiner Bewerbungsplattform und dem webbasierten Termintool hilft Immomio seinen Kunden, ihre Vermietung zu digitalisieren. Dabei setzt Immomio auf neueste, zukunftsfähige Technologien, um den gesamten Prozess so einfach wie möglich zu gestalten. Über 90 Immobilienverwalter und -bestandshalter setzen für ihren Vermietungsprozess die Immomio-Software ein.

21 19 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I DIGITAL REAL ESTATE MY REAL ID Features einer standardisierten Vermittlung von Wohnimmobilien für alle Prozessbeteiligten Wiederverwendbare digitale und detaillierte Selbstauskunft für Interessenten von Miet- und Kaufimmobilien. Für Interessenten mit jedem Endgerät mit oder ohne -Adresse verwendbar (PC, Tablet, Terminal im Service-Center, ). Nahtlose Integration des Wohnungsamtes für benennungsgebundene Objekte wie EOF1, ö. g. etc. Ein einziger Prozess für alle Teilnehmer. Jeder Teilnehmer ist sinnvoll in den Prozess integriert. Datenschutzkonform und bereit für die EU-DSGVO. Zertifiziert vom TÜV. Hosting in Deutschland ohne Google oder amazon! Kompatibel mit jedem ERP-System und jeder Vermarktungsform. Passt sich Ihrer Systemlandschaft und Ihren Prozessen an. Hohe Zeitersparnis durch automatisierbare Vorgänge in allen Prozessschritten. Digitaler Zwilling des Wohnberechtigungsscheines spart allen Teilnehmer enorm viel Zeit! MY REAL ID Mit My Real ID ist ein weiteres Proptech aus dem Vermietungsbereich auf den Plan getreten und arbeitet bereits seit zwölf Monaten mit einem großen kommunalen Wohnungsunternehmen zusammen. Ross und Reiter dieser Kooperation auf kommunaler Seite wird man im Verlauf des Jahres 2018 nennen. My Real ID ist eine Beteiligung der Digital1 GmbH. Innerhalb dieser werden von einem 40 Mann starken Entwicklerteam digitale Produkte für die Immobilienwirtschaft entwickelt. My Real ID will die existierende Lücke zwischen Vermarktung und Back- Office eines Wohnungsunternehmens schließen. Es ist eine digitale Lösung, die den kompletten Prozess vom Erstkontakt der Interessenten auf Portalen, bis zum Mietvertrag und der Rückübertragung der erzeugten Daten in Ihr ERP-System, anbietet. Dies alles passiert in einem strukturierten und transparenten Prozess. Alle Prozessbeteiligten vom Interessenten bis zum Sachbearbeiter werden integriert. Der Workflow bezieht auch die Wohnungsämter direkt mit ein. DAS HERZSTÜCK: DIE SELBSTAUSKUNFT Der standardisierte Vermittlungsprozess ist an das ERP-System des kommunalen Wohnungsunternehmens Wodis Sigma der Aareon AG ohne digitale Brüche angeschlossen. Es werden keine manuellen Eingriffe in dem hochdigitalisierten System zuge lassen. Falls diese doch einmal notwendig seine sollten etwa bei der Änderung von Objektdaten, informieren intelligente Benachrichtigungssysteme die zuständigen Mitarbeiter. Das Herzstück von My Real ID ist die detaillierte, digitale und erstmals umfassend wiederverwendbare Selbstauskunft für Interessenten. Die Daten aus der Selbstauskunft können nicht nur für den Zweck der Interessensbekundung für Immobilien verwendet werden, sondern auch für Verträge aller Art. Weitere Dienste können ergänzt werden. Für 2018 ist die Integration des Mediums Telefon in den standardisierten Prozess geplant. Für ein Wohnungsunternehmen bedeutet das, dass die Fragmentierung der aktuell parallelen Vermittlungsprozesse aufgehoben wird. Alle Interessenten werden über die Schritte des strukturierten Vermittlungsprozesses transparent und in Echtzeit informiert. Damit reduziert sich die Notwendigkeit potenzieller Rückfragen via Telefon oder erheblich. Das Wohnungsunternehmen entscheidet selbst auf Basis der vorliegenden Informationen, wann es wieder manuell in den Prozess einsteigt etwa um ebenfalls über My Real ID Besichtigungstermine mit passenden Interessenten zu planen. DIGITALER ZWILLING Um eine einzige Lösung für alle Beteiligten zu schaffen, wurde für involvierte Wohnungsämter ein eigener Funktionsbereich geschaffen. Dieser soll die Vermittlung geförderten Wohnraums so effizient wie möglich gestalten. Geförderte und benennungsgebundene Objekte werden von Wohnungsunternehmen digital an das Amt freigemeldet. Das Amt kann die Anschreiben für die Vorgeschlagenen direkt mit wenigen Klicks automatisiert erzeugen, die exklusiv Zugriff auf dieses Objekt erhalten. Mittels eines digitalen Zwillings des Wohnberechtigungsschein kann jeder Interessent seinen Bescheid digital und zu jederzeit mit dem online zugänglichen Bestand abgleichen und sich anschließend auf berechtigte Objekte bewerben. Der Datenschutz ist rechtlich und inhaltlich konform umgesetzt. Bereits jetzt wird vollumfänglich die kommende Europäische Datenschutzgrundverordnung erfüllt. «Jörg Seifert, Freiburg; Alexander Veit, Chief Technology Officer, My Real ID GmbH

22 20 TECHNOLOGIE, IT & ENERGIE I DIGITALES LERNEN Der Schlüssel zur erfolgreichen digitalen Transformation 1% Laut einer Studie des Weltwirtschaftsforums erfüllt nur ein Pro zent der global in die digitale Transformation investierten 1,2 Billionen Dollar seinen Zweck. Digitale Kompetenz ist das Fundament für die Zukunft eines jeden Unternehmens deshalb ist kontinuierliche Fortbildung entscheidend. Für den Misserfolg werden falsche Erwartungen an neue Technologien, Insellösungen und mangelhafte Strategien verantwortlich gemacht. Der Ursprung jener angeführten Gründe ist jedoch eine unzureichende Wissensgrundlage, welche helfen würde, realistische Erwartungen zu bilden, Insellösungen zu meiden und sinnhafte Strategien zu entwickeln. Aus diesem Grund möchte ich in diesem Artikel die digitale Kompetenz und das Lernen in den Fokus rücken. In der Praxis wird digitale Kompetenz meist als die Befähigung, mit Software umzugehen, interpretiert. Hier bieten Unternehmen Schulungen für MS Office, Argus und andere Tools an, die im Berufs all tag genutzt werden. Damit ist man jedoch bei Weitem nicht digital kompetent. Digitale Kompetenz bedeutet vielmehr, dass man technologische Entwicklungen wie Künstliche Intelligenz, Blockchains und weitere Innovationen in ihren Grundzügen versteht und diese sowohl im (immobilien-) wirtschaftlichen als auch im gesellschaftlichen Kontext einordnen kann. Wenn eine neue Technologie in der Geschäftswelt ankommt, entsteht oftmals eine Goldgräberstimmung. Neue spannende Geschäftsmodelle und Kostensenkungen durch Prozessoptimierungen stehen hierbei sinnbildlich für das Gold. Viele Unternehmen möchten am versprochenen Erfolg, beispielsweise wie jüngst von Blockchains, partizipieren. Eine realistische Einschätzung ist jedoch in der Regel nicht möglich, da es in den Unternehmen noch an digitaler Kompetenz mangelt. Im Wettkampf um die Talente müssen die Löhne anziehen Die Mitarbeiter/innen eines Unternehmens sind unerlässlich für den Erfolg einer digitalen Transformation. Entscheidend ist dabei deren digitale Kompetenz von Trainee bis CxO. Kontinuierliche Fortbildung und personalisierte Lernstrategien im Unternehmen sind dafür entscheidend, da sich digitale Technologien stetig weiterentwickeln und relativ komplex sind. Unternehmen sollten also versuchen, intern eine vielfältige und tiefgehende Wissensbasis auszubilden. Interessiert sich beispielsweise Mitarbeiterin A für Blockchains und Mitarbeiter B für Künstliche Intelligenz, sollte ein Unternehmen unterschiedliche Curricula anbieten, um den individuellen Lernwünschen nachzukommen. So wären beispielsweise bezahlte Fortbildungen samt Zertifizierungen, (Kreativ-)Workshops im Unternehmen, E-Learning und Fernstudiengänge eine valide Option, die auch als Teil der Gesamtvergütung gerne gesehen werden. Entscheidend dabei ist, dass die Mitarbeiter/innen ihr Lernpensum in der bezahlten Arbeitszeit erledigen. Der Foto: Rawpixel.com/shutterstock.com

23 Im digitalen Zeitalter ist der Wettkampf um Talente enorm, gerade in den Bereichen Data Science, Maschinelles Lernen und IT-Sicherheit. Digitalaffine Interessenten mit Immobilienverständnis jedoch sind rar. Wie kann man sie locken? ersehnte Return wird dabei nicht immanent zu spüren sein, sondern sich langfristig bemerkbar machen. So wird sich beispielsweise die Unternehmenskultur positiv verändern, man wird Ideen offener kommunizieren und innovative Projekte technologiegestützt umsetzen können. Digitale Kompetenz ist somit das Fundament für die Zukunft eines jeden Unternehmens. Denn nur durch kompetente Menschen, intern oder extern, können Sie Trends erkennen, Ideen entwickeln, Potenziale einschätzen und dann Ideen sachgemäß umsetzen. Um einerseits gut lernen zu können und andererseits das Gelernte auch adäquat nutzen zu können, müssen auch weitere Rahmenbedingungen stimmen. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern zeitgemäße Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen, zwei Bildschirmen pro Arbeitsplatz, High-Speed-Internet in einem sicheren Netzwerk, guter Beleuchtung, Belüftung, Temperierung und gesunder Verpflegung anbieten. Dabei rechnet sich das in der Regel schon aufgrund geringerer Fluktuationsraten und somit niedrigerer Rekrutierungskosten. Glückliche Mitarbeiter/innen sind nicht nur produktiver und gesünder, sondern auch kreativer. Im digitalen Zeitalter ist der Wettkampf um Talente, gerade in den Bereichen Data Science, Maschinelles Lernen und IT-Sicherheit, enorm groß, weshalb Löhne entsprechend anziehen müssen. Da jedoch in der Immobilienbranche digitale Talente mit Immobilienverständnis noch seltener sind, sollte man diese auch entsprechend locken. Hier würden sich auch Partnerschaften mit Hochschulen oder eigene Traineeprogramme mit Fokus auf digitale Technologien anbieten. Unternehmen müssen hier auch Forderungen an die Hochschulen stellen, da die immobilienwirtschaftliche Ausbildung noch im letzten Jahrhundert hängt. Die Lücke zwischen vermittelter Theorie und benötigtem Praxiswissen wird bis dato leider nur größer. Ferner sollten Unternehmen der Immobilienbranche, welche sich digital transformieren wollen, endlich zeitgemäße Home-Office-Möglichkeiten bieten. In Zeiten von Virtuellen Privaten Netzwerken (VPN), Token-Authentifizierung und dezentralen Datenbanken ist es selbst in kritischen Bereichen möglich, gesicherten Zugang von zu Hause zu ermöglichen. Die geringeren Pendelzeiten und das Still - arbeiten im eigenen Zuhause wirken sich dabei positiv auf physische und psychische Gesundheit der Angestellten aus. Selbst Führungskräfte könnten Software-gestützt dezentrale Teams steuern und somit selbst aus dem Home Office arbeiten. Auch hier ist Lernbereitschaft gefragt. Eine ausgewogene Balance zwischen technologischem und mitarbeiterzentriertem Wandel finden Auch gilt es zu lernen, mit Fehlern und Misserfolgen umzugehen. Die viel beschriebene Fehlerkultur ist deshalb so wichtig, damit Mitarbeiter/innen keine Angst haben, Verantwortung zu übernehmen, neue Wege zu gehen und komplexe Ideen umzusetzen. Darüber hinaus müssen Führungskräfte lernen, Verantwortung abzugeben und flachere Hierarchien zu akzeptieren. Mitarbeiter/innen müssen kontinuierlich lernen, um digital kompetent zu werden und zu bleiben. Führungskräfte müssen lernen, in einer veränderten Arbeitswelt zukunftsweisende Entscheidungen zu treffen und durch ein komplexes Fahrwasser zu navigieren. Lernen ist der Schlüssel zum Erfolg. Man darf die Digitalisierung beziehungsweise die digitale Transformation nicht als rein technisches Thema betrachten, sondern muss eine ausgewogene Balance zwischen technologischem sowie mitarbeiterzentriertem Wandel finden. Auch bedarf es Geduld von Seiten der Investoren, Firmeneigentümer und Führungskräfte, da der Return on Investment erst mittel- bis langfristig zu messen sein wird. Wir sollten beginnen digitale Transformation nicht als einen statischen Prozess zu betrachten, der mit Hilfe einer Beratung und dem Zukauf einiger Software - lösungen nach zwei Jahren abgeschlossen ist. Vielmehr ist digitale Transformation ein kontinuierlicher Lernprozess, der auch die Unternehmenskultur, Managementphilosophie und Arbeitsmodalitäten betrifft. Kritische (Selbst-)Reflexion, Neugierde und Lerneifer sind dabei Tugenden, die in die Unternehmens-DNA übergehen sollten. Das Bilden digitaler Kompetenz sollte gerade zu Beginn eines Transformationsprozesses im Fokus stehen und kontinuierlich ausgebaut werden. Ein besseres Investment in die Zukunft Ihres Unternehmens gibt es nicht. «Viktor Weber, Regensburg AUTOR Viktor Weber ist Gründer und Direktor des Future Real Estate Institute in Regensburg

24 PRAXIS DER DIGITALISIERUNG Der lange Weg zum Verwalter 4.0 Die Umsetzung einer Strategie zur Digitalisierung des Unternehmens bedeutet einen Riesenschritt in Richtung Zukunftsfähigkeit. Viele Verwalter verkennen aber das Potenzial, das Digitalisierung für das Entwickeln neuer Geschäftsmodelle bietet. Diverse Mitspieler am Wirtschafts- und Arbeitsprozess tauschen miteinander Daten aus, etwa die Finanz- und Versicherungsbranche sowie das Handwerk. Foto: Nomad_Soul /shutterstock.com Die digitale Zivilisation nimmt Gestalt an mit wachsender Geschwindigkeit. Die Vision ist klar definiert: In nicht allzu ferner Zukunft sollen wir in einem komplexen Netzwerk leben. Dieses wird alles, was intelligent ist oder künstlich intelligent gemacht werden kann, mittels digitaler Technologie über das Internet miteinander kommunizieren lassen: Menschen mit Menschen, Menschen mit Maschinen und Maschinen mit Maschinen. Immer leistungsfähigere Algorithmen und immer mächtigere Hard- und Softwaresysteme sind es, die aus den noch recht dummen technischen Geräten früherer Tage intelligente Mitspieler in unserer technischen Zivilisation machen. Menschen und Dinge aller Art werden zum Internet der Dinge verknüpft, in dem vernetzte Geräte völlig autonom agieren. Selbstverständlich bleibt auch die Immobilienbranche davon nicht unberührt. Neue Technologien verändern die Art, wie wir wohnen nämlich im Smart Home in der Smart City. Arbeiten werden wir mit künstlich intelligenten Maschinen als wirksamen Unterstützern. Kommunizieren wird in medienbruchfreier Vernetzung gelingen. Und in der Produktion wird der 3D-Druck Lieferanten oder Kunden selbst zu Herstellern machen. Gebäude werden möglicherweise ebenfalls bald per 3D-Druck erstellt und über digitale Plattformen verwaltet. Wenn alle Zweige von Wirtschaft und Gesellschaft an dieser Transformation beteiligt sind, bleibt wenig Raum für eine dauerhafte Verweigerung gegenüber dieser Entwicklung. Unternehmen, die sich ihr verschließen, werden feststellen, dass das Kuchenstück, von dem sie abbeißen können, stetig kleiner wird. Die Anpassungsbereitschaft ist jedoch in unterschiedlichen Branchen unterschiedlich hoch, und zu den eher vorsichtig voranschreitenden Segmenten gehört die Immobilien- und Wohnungswirtschaft. Doch auch hier steigt der Druck: Eine zunehmend digital denkende und handelnde Kundschaft erwartet Tablets statt Klemmbrett, flexible Onlineprozesse statt Papierkrieg, Kommunikation über digitale Plattformen sowie neue Servicemodelle. Kurz: Eine Welt der Industrie 4.0 erwartet auch eine Immobilienwirtschaft 4.0. Nicht nur, weil damit Prozesse verbessert und Kundenwünsche besser erfüllt werden, sondern auch, weil digitale Technologien neue Geschäftsmodelle ermöglichen und damit neue Einkommensquellen schaffen. Aber wie sieht der Weg zum Verwalter 4.0 denn konkreter aus? Zunächst einmal sieht es derzeit danach aus, als ob dieser Weg noch ziemlich lang sein wird. Studien kommen regelmäßig zum gleichen Schluss: Im Vergleich zu anderen Branchen hinkt der Sektor bei der Digitalisierung erheblich hinterher weniger was die Kenntnis der Bedeutung des Themas angeht als hinsichtlich der konkreten Umsetzung im alltäglichen Geschäft. So ergab eine von der Online-Redaktion von Haufe Immobilien im August und September 2017 unter rund 240 Immobilienverwaltern»

25 23 TECHNOLOGIE, IT & ENERGIE I TITELTHEMA Wegmarken für die digitale Unternehmenstransformation VORTEILE DER DIGITALISIERUNG BEWUSST MACHEN DAS DIGITALE UNTER- NEHMEN ORGANISIEREN PROZESSE DIGITALISIERBAR MACHEN Der erste Schritt zur Digitalisierung ist, zu erkennen, welche Chancen sie bietet: Standardisierte Prozesse lassen sich schneller und effizienter abwickeln Digitalisierte Prozesse sorgen für Transparenz und erleichtern die Verwaltungsabläufe und den Zugang zum Unternehmenswissen Zeit und Kosten werden eingespart Neue Geschäftsmodelle und Service angebote werden möglich 1. Ohne klar zugewiesene personelle und finanzielle Ressourcen geht es nicht: Klarer Durchblick schafft Effizienz: Einsetzen eines Digitalisierungsbeauftragten, der Kompetenzen in IT und den Geschäftsprozessen des Unternehmens hat Schaffung eines speziellen Digitalisierungsbudgets Kommunikation mit den Abteilungen über Prozessänderungen, um die Mitarbeiter ins Boot zu holen 2. Mit ersten kleinen Schritten (digitale Dokumente) in die Digitalisie- Geschäftsprozesse wie Kostenabrechnungen, Wohnungsübergaben und -abnahmen, Instandhaltungsmaßnahmen etc. so durchgängig überarbeiten, dass sie sich für digitale Abwicklung eignen Dabei sollten einzelne Prozesselemente genau analysiert und auf Optionen zum Straffen, Flexibilisieren und Zusammenfassen abgeklopft werden Die digitale Infrastruktur kann für das Qualitätsmanagement und die Prozessoptimierung genutzt werden: Feedback 3. analysieren, Erfolge der Digitalisierung messen, Ergebnisse zur Anpassung von rung starten, Erfolge analysieren Strategien und Abläufen nutzen, neue Services entwickeln Datenschutz ist Pflicht durchgeführte Umfrage eine beachtliche Vertrautheit mit der Wichtigkeit der Digitalisierung: Von den befragten Kleinbetrieben nannten 70 Prozent die Technologie ein relevantes Thema, von den Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern waren es sogar 87 Prozent. 80 Prozent der Unternehmen erkennen Vorteile und Chancen, beispielsweise bei ihrer Prozesseffizienz. Abgesehen von wenigen digitalen Vorreitern gibt es bei den meisten Unternehmen bloß erste digitale Grundlagen Der nun naheliegende Schluss, dass die Verwalter zielstrebig in Richtung Digitalisierung marschieren, wird durch die Studie jedoch widerlegt: Nur sechs Prozent der Unternehmen haben Personal abgestellt, das sich um eine effiziente Digitalisierungsstrategie kümmert, und lediglich 14 Prozent gönnen dem Thema ein eigenes Budget. Nicht anders die Ergebnisse der jüngsten Studie zum Thema, einer Ende August vorgestellten Umfrage des BFW Bundesverband Freier Immobilien- und Wohnungsunternehmen zur Digitalisierung unter mittelständischen Immobilienunternehmen. Demnach attestieren zwei Drittel der Befragten dem Thema Digitalisierung eine starke oder sehr starke Relevanz für ihr Unternehmen. Bei der Realisierung entsprechender Projekte hapert es dagegen erheblich: Abgesehen von einer kleinen Anzahl digitaler Vorreiter gibt es bei den meisten Unternehmen gerade einmal erste digitale Grundlagen. Als größte Hürden bei der Umsetzung von Digitalisierungsstrategien nennen die Unternehmen hohe Kosten, Zeitmangel und fehlendes qualifiziertes Personal. Trotzdem wollen 77 Prozent der Unternehmen derzeit keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen, 54 Prozent haben keinen Umsetzungsplan für die Digitalisierung, und die Budgets sehen ebenfalls nur geringe Investitionen in diesem Bereich vor ein Phänomen, das BFW-Präsident Andreas Ibel als Digitalisierungsparadoxon bezeichnet. Die Unternehmen drohen sich selbst auszubremsen. Dabei verkennt die Mehrheit das große Potenzial, das die Digitalisierung für das Entwickeln neuer Geschäftsmodelle bietet, erläutert Ibel. So glauben 70 Prozent der Verwalter und Bestandshalter nicht daran, dass sie durch die Digitalisierung neue Geschäftsfelder erschließen können.

26 SOFTWARE ALS ERFOLGSWERKZEUG NUTZEN Digitale Dokumente sind die Voraussetzung für jede Digitalisierungsstrategie: Dokumentenmanagementsystem statt Papier ERP-Systeme (inhouse oder per Cloud betrieben) führen alle Unternehmensprozesse transparent zusammen, machen sie kontrollier- und steuerbar und bilden eine leistungsfähige Basis für alle weitergehenden Digitalisierungsprojekte Online abrufbare Dokumente/Formulare fördern die Kundenzufriedenheit Portale und Apps für die Kontakte zu Kunden und Partnern sind sinnvolle Folgeprojekte: 4. Sie schaffen eine wertvolle Informationsbasis (Feedback) und steigern Servicequalität und Zufriedenheit Wenn Verwaltungsunternehmen Schritte zur Umsetzung digitaler Strategien einleiten, kommt der Antrieb dazu laut Studie vor allem aus dem Streben nach Effizienzsteigerung (27 Prozent) und Prozessoptimierung (17 Prozent). Dem entsprechen folgerichtig auch die Einzelmaßnahmen, die die Unternehmen umsetzen: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (46 Prozent) sowie Technologien zur Prozessautomatisierung (23 Prozent). Zu den Kernprozessen im Bestandsbereich, die bereits relativ häufig digitalisiert erfolgen, gehören Finanzbuchhaltung oder Rechnungswesen, Hausverwaltung und Mietermanagement. Digitale Lösungen, die die Verwalter an den Gebäuden selbst einsetzen, beziehen sich bevorzugt auf das Thema Sicherheit: Zugangskontrollen und schlüssellose Zugangstechnologien. Kennzeichnend für die fehlende Gesamtschau auf das Thema Digitalisierung in der Immobilienverwaltung ist, dass Realisierungswünsche meist punktuelle Bedürfnisse betreffen. Unter den erstrebenswerten Digitalisierungszielen, die die Befragten in der erwähnten Haufe-Studie nannten, finden sich so unterschiedliche Punkte wie mehr Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen, mobile Anwendungen vor Ort für Handwerker oder Mieter, automatisierte Routineprozesse und Cloud-Lösungen» KOMMENTAR Zeit zu handeln Die Diskussion um Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft dreht sich oft in erster Linie um Trendthemen, wie BIM, Internet of Things, Augmented Reality oder Künstliche Intelligenz, Technologien, die teilweise in der Branche gar nicht richtig bekannt sind. Die Debatte muss also schon wesentlich früher ansetzen, bei den Unternehmen selbst, beim Aufbau von unternehmens internen Prozessen, Mitarbeitern und Knowhow sowie Software und Dokumentenmanagement systemen, um für die digitale Transformation gerüstet zu sein. Eine flächendeckende Einschätzung zum Umsetzungsgrad der Branche ist schwierig. Das liegt unter anderem an der heterogenen Struktur der Branche und den unterschiedlichen Tätigkeitsschwerpunkten. Aus diesem Grund hat der BFW zusammen mit seinem Digitalisierungsbeirat Mitte des Jahres eine Umfrage zum Status quo der Digitalisierung in der mittelständischen Immobilienwirtschaft durchgeführt. Dabei wurden neben Bauträgern und Projektentwicklern auch Bestandshalter und Verwalter befragt. Die Ergebnisse zeigen, dass die Umsetzung in der Immobilienbranche oft von Widersprüchen geprägt ist. Viele Unternehmen haben bislang nur digitale Grundlagen realisiert. Als größte Hürden geben die Befragten hohe Kosten, Zeitmangel und fehlendes qualifiziertes Personal an. Gleichzeitig wollen aber 85 Prozent der Unternehmen aus der Gruppe der Verwalter und Bestandshalter derzeit gar keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen. Zudem haben rund 60 Prozent keinen Maßnahmenplan zur Umsetzung der Digitalisierung. Zusätzliches Geschäftspotenzial und Mehrwerte werden oft nicht hinreichend identifiziert, und der Einfluss der Technologietrends auf die Nachfrage wird unterschätzt, obwohl der größte externe Treiber für Digitalisierung bei Verwaltern und Bestandshaltern die Nutzer der Immobilien sind. Das sind klare Widersprüche, die es aufzulösen gilt. Damit die Zukunft keine digitale Black Box bleibt, müssen die Unternehmen ihre Investitionen in digitale Systeme erhöhen, Kapazitäten schaffen und somit für Technologietransfer sorgen. Das ist notwendig, um das Know-how langfristig sicherzustellen, das für eine digitale Transformation wichtig ist, um am Ende wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Strauß an digitalen Lösungen wird immer größer und jedes Unternehmen muss die für sich passgenaue Anwendung finden. Je länger die Unternehmen damit warten, desto höher wird das Investitionsrisiko und dementsprechend die Kosten. Es ist höchste Zeit, zu handeln. Andreas Beulich, BFW Referent Digitalisierung, Sprecher des Digitalisierungsbeirats

27 25 TECHNOLOGIE, IT & ENERGIE I TITELTHEMA für Verwaltungssoftware. Gefragt sind häufig umfassende Applikationen zur Vereinfachung und durchgängigen Bearbeitung von Abläufen. Die Umsetzung der Ziele ist dabei noch nicht sehr weit gediehen, sie betrifft meist Basislösungen der Digitalisierung: 35 Prozent der befragten Betriebe verfügen über eine professionelle Verwaltungssoftware, 28 Prozent der Geschäftsführer nutzen mobile Endgeräte wie Tablets und Smartphones. Zum Überleben in einer hochdigitalisierten Gesellschaft und Wirtschaft muss das Denken vom internen Alltag auf das Gesamtgefüge erweitert werden In den Abteilungen dominieren digitalisierte Routineprozesse, also etwa digitale Rechnungen oder Eingangspost (35 Prozent) sowie digitale Archive oder Dokumentenmanagementsysteme (32 Prozent). Als gute Voraussetzung für weitergehende Digitalisierungsschritte verwenden immerhin bereits 49 Prozent der Betriebe häufig genutzte Dokumente in digitaler Form. Von einer durchgängigen und medienbruchfreien Digitalisierung von Anwendungen und Prozessen ist man in der Branche aber noch weit entfernt: In 60 Prozent der Fälle werden den Kunden keine Dokumente über ein Kundenportal zur Verfügung gestellt. 76 Prozent der Befragten nutzen keine Cloud-Lösungen, 70 Prozent keine Apps, beispielsweise für die Wohnungsübergabe oder für Handwerkereinsätze. Hintergrund für die noch recht unsystematische Annäherung der Branche an das Thema digitale Transformation ist wohl die Getriebenheit durch die Alltagsprozesse statt eines umfassenden Durchdenkens der Chancen und Optionen, die diese Technologien mit sich bringen. Digitalisierung ist dies betonen Experten immer wieder eindringlich weit mehr als das Ersetzen analoger durch digitale Geräte. Auch die viel zitierte Prozessoptimierung bedeutet nicht, einfach die vorhandenen Abläufe mit digitalen Lösungen abzubilden. Sie müssen grundsätzlich auf ihre Tauglichkeit in der digitalen Zukunft überprüft werden. Es geht um eine neue Betrachtung aller Prozesse, und zwar unter Beachtung der gegenseitigen Verknüpfungen, Vernetzungen und Abhängigkeiten. Die Businessprozesse im Unternehmen sind das nahe - liegendste Digitalisierungsziel. Aber Chancen, in einer hochdigitalisierten Gesellschaft und Wirtschaft zu überleben, bieten sich nur, wenn das Denken vom internen Alltag auf das Gesamtgefüge, in dem ein Unternehmen operiert, erweitert wird. Digitalisierung transformiert das Zusammenspiel unterschiedlicher Akteure und Aktionen. Im Fall der Immobilienwirtschaft betrifft dies über das eigene Unternehmen hinaus im engeren Sinn die Kunden und die zu verwaltenden Gebäude. Doch jenseits davon finden sich die unterschiedlichsten Mitspieler am Wirtschafts- und Arbeitsprozess, die miteinander Daten austauschen und kommunizieren: Bauindustrie, Finanz- und Versicherungsbranche, Handel, Logistik, Handwerk, Kommunalverwaltung und so weiter. Je höher der Digitalisierungsgrad einer der Akteure, desto wichtiger das Nachziehen der anderen, damit ein optimales Netzwerk entsteht. Die Prozesse im Wohnungsunternehmen müssen so gestaltet werden, dass sie einerseits die Kompetenzen und Geschäftsmodelle im Betrieb optimal unterstützen, andererseits aber auch die außerhalb des Unternehmens liegenden Aufgaben adäquat bearbeiten können. Dazu zählen beispielsweise die Wünsche der Kunden, die Gestaltung entsprechender Dienstleistungen sowie auf Seiten der Gebäude die Ausstattung mit sinnvollen Sicherheitslösungen, Energieeffizienztechnologien, Smart-Home-Elementen und so weiter. Digitalisierungsstrategien werden in den meisten Unternehmen mit einer Ordnung und effizienteren Verarbeitung und Auswertung der vorhandenen Daten und Informationen beginnen. Ein entscheidender Schritt hierzu ist die Einführung eines Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systems. Damit lassen sich zahlreiche Abläufe wie die kaufmännische und technische Bestandsbewirtschaftung, die interne Unternehmensverwaltung (etwa Personal- und Kundenmanagement, Bewirtschaftung/Instandhaltung, Rechnungsmanagement, E-Invoicing) oder Controlling-Elemente wie Portfoliomanagement und Investitionsplanung digital abbilden. Die Anzahl der Verwaltungsbetriebe, die solche Systeme zunehmend auch als Cloud-Lösung einsetzen, steigt schnell an. Abrechnungen und Beschwerdemanagement werden digital effizienter, kostengünstiger und kundenfreundlicher Damit einher gehen sinnvollerweise weitere Prozessdigitalisierungsmaßnahmen. Dokumente sollten von Beginn an in einem zentralen Posteingang digitalisiert, Vorgänge bis hin zum Versand aus dem Betrieb elektronisch bearbeitet werden. Speziellen Prozessen können mit entsprechendem IT-Know-how digitale Anwendungen zugeordnet werden, zum Beispiel zu den Themen Vertragsmanagement, Wohnungsübergabe oder Prüfungsabläufe. Damit lassen sich Zeit und Kosten einsparen und die Qualität verbessern. Um das Potenzial zu nutzen, das ERP-Software für weitere Digitalisierungsprojekte bietet, gehen fortschrittliche Unternehmen bereits einen Schritt weiter und implementieren Schnittstellen zur Vernetzung mit Kunden, Partnern, Serviceunternehmen und anderen Instanzen. Hinzu kommen bei größeren Verwaltern immer mehr Portale, auf denen Kunden und Partner schnell und unkompliziert kommunizieren und verschiedene Prozesse abwickeln können. Abrechnungen und Beschwerdemanagement sind nur zwei prominente Beispiele für Abläufe, die sich auf diese Wei-»

28 CASE STUDIES Mission Umdenken Effizienz gegen den Fachkräftemangel Die Steffens Heimbau Wohnungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf gehört zur Unternehmensgruppe Steffens Wohnen, deren Wurzeln auf ein 1880 gegründetes Baugeschäft zurückgehen. Achim Feldmann und Leif Steffens, Geschäftsführer der Steffens Heimbau, nennen technische Aspekte und notwendige Softwareerneuerungen als Ausgangspunkt für den Start einer Digitalisierungsoffensive des Familienunternehmens: Wir verwalten lokal in Düsseldorf unseren eigenen Bestand entschieden wir uns für die Implementierung einer neuen ERP-Lösung. Deshalb haben wir uns tiefen Einblick in die Struktur unserer Businessprozesse und das Potenzial des neuen Systems verschafft, um eine grundlegende Digitalisierung anzugehen. In der Prozesswelt überprüften wir, wie wir möglichst viele analoge Abläufe digital gestalten konnten. Auch war wichtig, welche Veränderungen und Investitionen in Sachen Hard- und Software notwendig waren. Das Projekt zog eine ganze Reihe weiterer Entscheidungen nach sich. Achim Feldmann: Wir mussten festlegen, wie wir die verschiedenen Elemente von IT-Infrastruktur und Businesssoftware künftig betreiben wollten. Bei der ERP-Lösung beschlossen wir beispielsweise, statt eine voll integrierte Version zu implementieren, einzelne Bausteine nach dem Best-of-Breed-Konzept von anderen Anbietern einzubeziehen. Wir verwenden jetzt ein externes Archivsystem, das wir auch zur Prozesssteuerung nutzen können. Den Betrieb der Infrastruktur haben wir als Cloud-Lösung implementiert, da wir hier die gewünschte Flexibilität und Skalierbarkeit gegeben sehen. Bei einer klassischen Wohnungsabnahme lassen sich die Prozesse heute per Tablet abwickeln. Die Integration einer ganzen Reihe von Dritt - anbieter-lösungen hatte natürlich zur Folge, dass wir uns intensiv mit den nötigen Schnittstellen befassen mussten. Das hat den Vorteil, dass wir für die künftige Ankopplung weiterer Lösungen und die Erweiterung des Partnerpools über das nötige Schnittstellen-Knowhow verfügen. Als Empfehlung für Nachahmer weisen Achim Feldmann und Leif Steffens auf einige entscheidende Aspekte eines Digitalisierungsvorhabens hin: Digitalisierung ist eine Führungsentscheidung, die unter Einbeziehung der Mitarbeiter getroffen und umgesetzt werden muss. Voraussetzung für eine effiziente und erfolgreiche Digitalisierung ist die grundsätzliche Bereitschaft, alle Abläufe im Unternehmen neu zu denken, Herkömmliches loszulassen und sich den neuen Technologien und ihren Möglichkeiten zu öffnen. Beim Berliner Immobilienunternehmen Becker & Kries blickt man auf über 70 Jahre Engagement in der Immobilienwirtschaft zurück. Ausgangspunkt für den Einstieg des Unternehmens in die Digitalisierung war vor allem die Unumgänglichkeit einer Steigerung der Effizienz, wie Christian Günther, bei Becker & Kries verantwortlich für Controlling, Asset Management Wohnen und IT-Management, erklärt: Auf die Verwaltungsbranche kommen immer neue Anforderungen und Aufgaben zu. Allein die sich ständig weiterentwickelnden politischen Vorgaben führen zu tiefen Eingriffen in die Prozessgestaltung. Dies schafft man nur durch Effizienzsteigerung. Im Jahr 2016 begannen wir daher mit der Umsetzung eines Digitalisierungsprogramms, das uns fit für die kommenden Marktanforderungen machen sollte. Zentrale Themen dafür waren zunächst die Integration mobiler Anwendungen und die Digitalisierung von Dokumenten. Voraussetzung hierfür war eine komplette Neugestaltung unserer IT-Infrastruktur, von der Datenverkabelung bis zur Anschaffung von Doppelmonitoren. Bestehende Prozesse mussten intensiv überprüft werden. Wie sollen unsere Arbeitsabläufe künftig aussehen? Wie soll beispielsweise die Mieterakte gestaltet sein? Welche Daten müssen wie ausgewertet werden? Welche Mitarbeiter sind daran beteiligt und welche Veränderungen kommen auf sie zu? Fragen dieser Art waren unter Einbeziehung der betreffenden Mitarbeiter und Abteilungen eindeutig zu beantworten. Den Einstieg in das Digitalisierungsprojekt schildert Christian Günther so: Wir begannen mit der Digitalisierung der Mieter akten und dehnten dies schnell auf sämtliche Akten aus. Tausende von Ordnern in unseren Schränken wurden gescannt und die Dateien in die Wohnungswirtschafts software eingespielt, wodurch alle Daten leichter zugänglich wurden und einfacher zu verwalten sind. Heute können unsere Mitarbeiter jederzeit an jedem Ort auf ihre Akten zugreifen. Mehr Effizienz, beschleunigte Prozesse, weniger Ressourcenbedarf diese Erfahrungen bestätigen die Richtigkeit des Digitalisierungsprojekts bei Becker & Kries. Doch dies ist nicht alles, was das Unternehmen an Vorteilen verbuchen kann. Christian Günther: Der Einstieg ins digitale Zeitalter mildert auch die große Herausforderung, die der Fachkräftemangel für unser Unternehmen mit sich bringt. Zukünftig gehen zahlreiche Mitarbeiter in den Ruhestand, die sich bei der Situation am Arbeitsmarkt nur schwer ersetzen lassen. Digitalisierte Prozesse und Technologien nehmen hier etwas vom Druck weg. Bei der ERP-Lösung implementierten wir einzelne Bausteine nach dem Bestof-Breed-Konzept auch von anderen Anbietern. Leif Steffens, Steffens Heimbau Wohnungsgesellschaft, Geschäftsführer Der Einstieg ins digitale Zeitalter mildert die große Herausforderung, die der Fachkräftemangel für uns mit sich bringt. Christian Günther, Becker & Kries, Prokurist Controlling, IT-Management & Ausbildung

29 27 TECHNOLOGIE, IT & ENERGIE I TITELTHEMA Nur 6% der Unternehmen haben Personal abgestellt, das sich um eine effiziente Digitalisierungsstrategie kümmert, lediglich 14 Prozent gönnen dem Thema ein eigenes Budget. Umfrage Haufe online unter 240 Verwaltungsunternehmen se in die digitale Welt heben und damit effizienter, kostengüns - tiger und kundenfreundlicher gestalten lassen. Zudem eröffnen derartige Technologien die Möglichkeit, neue Dienstleistungsmodelle auszuprobieren und die Servicequalität zu verbessern. Jenseits dieser digitalisierten Prozesswelt warten die Innovationsfelder der Zukunft, die auf der Basis moderner Big-Data- und Data-Mining-Technologie in die Szenerie des Internets der Dinge, der Smart Buildings, Smart Homes und Smart Cities führen. Einige Pioniere der Branche verwenden die leistungsfähigen Analysetechnologien des Data Mining. Unternehmensinterne und -externe Datenbestände werden auf diese Art zusammen geführt. Das betrifft etwa Daten zu Gebäudenutzern, zu Immobilientransaktionen und ähnlichen Einzelheiten. Kundendaten über Verbräuche, Finanzkraft oder Service-Interessen erlauben das Entwickeln neuer Geschäftsmodelle und individueller Dienstleistungen. Im härter werdenden Wettbewerb können daraus gezogene Schlussfolgerungen und Erkenntnisse den Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern bedeuten. Dass in allen Fällen die geltenden Datenschutzbestimmungen zu beachten sind (ausgehend von der Zentralfrage: Wem gehören die Daten?), sollte sich von selbst verstehen. Die dafür nötigen Ressourcen und das adäquate Know-how sind unumgängliche Elemente jeder Digitalisierungsstrategie bei Unternehmen aller Größenordnungen. So lohnend Digitalisierung auch sein mag, zum Nulltarif, also ohne Investitionen, lässt sich keine tragfähige Strategie hierfür aufbauen. Von Anfang an müssen die finanziellen, technologischen und personellen Ressourcen für die Mission Digitalisierung in alle Planungen mit einbezogen werden. Ausgangspunkt ist die Frage: Wo soll die Reise hingehen? Gemeint ist: Welche Ziele verfolgt das Unternehmen, welche inneren und äußeren Einflussgrößen bestimmen das Handeln und wie werden diese sich in der Zukunft verändern? Die Antworten darauf führen neben Überlegungen zu technologischen Lösungen und organisatorischen Anpassungen unvermeidlich auch zur Frage nach der adäquaten IT-Infrastruktur. Je nach Ausgangslage und Unternehmens größe ist zu untersuchen, ob die IT im eigenen Haus entsprechend leis tungsfähig ist oder gemacht werden kann, ob zur Schaffung einer solchen IT-Umgebung ein Alles-aus-einer-Hand - oder ein Best-of-Breed (= Beste Lösung für Teilaufgaben) -Ansatz gewählt werden soll, ob sich das Outsourcing einiger oder aller Hard- und Softwareressourcen lohnt, ob eine flexible und einfach skalierbare Cloud-Lösung das Richtige ist und so weiter. Angesichts der großen Tragweite und Zukunftsbedeutung des Schritts in die Digitalisierung ist es nur allzu verständlich, dass Experten eindringlich dazu raten, die Mitarbeiter rechtzeitig in die Planungen mit einzubeziehen. Schon allein das geballte Fachwissen, das sie durch jahrelange Erfahrung erworben haben, wird gebraucht, wenn es um die Konzeption der Prozessgestaltung geht. Allerdings liegt hier auch häufig ein Problemfeld: Jahrelang eingefahrene Abläufe machen betriebsblind. Die Macht des Das haben wir immer so gemacht entfaltet hier oft ihre volle Wirkung. Hinzu kommen in manchen Fällen verständliche Ängs - te hinsichtlich der künftigen Relevanz bestimmter Positionen und Personen im Unternehmen. In diesen Fällen ist nicht nur Überzeugungsarbeit gefragt, sondern auch ein verständnisvoller Umgang mit den Mitarbeitern und die gemeinsame Planung alternativer oder angepasster Tätigkeiten. Jede unternehmensinterne digitale Vorgehensweise kommt ins Stottern, wenn sie durch analoge Altlasten im Außenkontakt ausgebremst wird Zu einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie gehört aber auch die Analyse des externen Beziehungsgeflechts, also der Kooperation oder der Kontaktpunkte mit Kunden, Partnern, Lieferanten, Dienstleistern, Behörden und so weiter. Hier haben sich ebenfalls über die Jahre Gewohnheiten, Regularien und Routinen entwickelt, die dem rasanten Digitalzeitalter nicht mehr angemessen sind. Ganz häufig gehört dazu eine papierlastige Kommunikation (Briefverkehr) und Bearbeitung von Vorgängen, zu viele an der Prozessabwicklung beteiligte Abteilungen und Personen, umständliche Bearbeitungsregularien und Formulare oder ein Mangel an elektronischen Schnittstellen für die Datenübermittlung. Jede Digitalisierungsstrategie mit Aussicht auf Erfolg muss hier das Ziel medienbruchfreier Prozesse, flexibler Ablauforganisation und schlanker Bearbeitungsmethoden verfolgen. Jede noch so durchdachte unternehmensinterne digitale Vorgehensweise kommt unweigerlich ins Stottern, wenn sie durch analoge Altlasten im erfolgsentscheidenden Außenkontakt ausgebremst wird. Stolpersteine auf dem Weg zu einem digitalen Unternehmen gibt es also durchaus, und auch ein gewisser finanzieller und personeller Aufwand sind unvermeidlich. Die Experten sind sich dennoch einig: Der Weg zur komplexen Vernetzung sollte beschritten werden. Und er lohnt sich! «Dr. Hans-Dieter Radecke, Tiefenbach

30 28 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I TITELTHEMA Das müssen Immobilienfirmen im Datenschutz jetzt umsetzen 1. Datenschutzerklärung neu fassen 2. Webseite verschlüsseln 3. Kontaktformular anpassen 4. Information an Kunden gem. Art. 13 und 14 DSGVO vorbereiten und versenden 5. Auskunft an Kunden gem. Art. 15 DSGVO vorbereiten 6. Umgang mit der Löschung von Kundendaten festlegen 7. Verarbeitungsverzeichnis erstellen 8. Auftragsverarbeitungs vereinbarungen schließen mit Partnern 9. Mitarbeiter schulen und auf Vertraulichkeit (neu) verpflichten vertragliche Ergänzung 10. Newsletter-Anmeldung auf Double-Opt-in umstellen 11. Interne Schutzmaßnahmen dokumentieren (TOMs) 12. Interne Verfahren bei Schriftverkehr zum Datenschutz festlegen Foto: Maksim Kabakou/shutterstock.com

31 DATENSCHUTZGRUNDVERORDNUNG UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT: Erste Erfahrungen Die neuen Datenschutzvorschriften treiben den Immobilienfirmen die Schweißperlen auf die Stirn. Viel Aufwand. Viele Neuerungen. Wenig Rechtssicherheit. Viel Lärm wird um dieses Thema gemacht. Zu Recht oder zu Unrecht? Lesen Sie, was wirklich wichtig ist in Sachen DSGVO. Foto:???????????????????????????????????? Den Arbeitsaufwand, den eine datenschutzkonforme Aufstellung in den Immobilienunternehmen bedeutet, haben die allermeisten Vorstände, Geschäftsführungen, Inhaber eindeutig unterschätzt. Immobilienfirmen kommen hier an ihre Grenzen. Rechtssicherheit gibt es noch nicht Die rechtssichere Aufstellung einer Immobilienfirma nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist ein Arbeitsprozess. Am 25. Mai 2018 konnte kein Unternehmen von sich behaupten, alle Anforderungen aus den datenschutzrechtlichen Vorschriften rechtssicher umgesetzt zu haben. Warum? Weil es keine Rechtssicherheit in der Umsetzung gibt. Die erforderlichen Schritte, die Außenstehende in Sachen Erfüllung der Pflichten aus der DSGVO bei den Unternehmen sofort erkennen können, sollten alle Immobilienfirmen umgesetzt haben: 1. Datenschutzerklärung für die Webseite neu erstellen 2. Kontaktformular ergänzen um Einwilligungserklärung 3. Verschlüsselung der Webseite im https-format 4. Unwirksame Formulare von der Webseite nehmen 5. Erstellung der Informationen gem. Art. 13 und 14 DSGVO für neue Kunden und Sicherstellung der Zusendung an jeden neuen Kunden Wie geht das mit Facebook? Die Experten sind sich uneins In Sachen Rechtssicherheit bei der Umsetzung der Datenschutzerklärung fängt das Dilemma bereits an. Wie müssen die Facebook- und andere Social-Media-Einbindungen in der Datenschutzerklärung genau eingefügt werden? Die Experten sind sich uneins. Muss der Weiterleitung von Daten an Facebook und andere ausdrücklich zugestimmt werden? Reicht die Nennung der Weiterleitung von Daten an Facebook in der Datenschutzerklärung?»

32 30 FINANZIERUNG, INVESTMENT & ENTWICKLUNG I TITELTHEMA DATENSCHUTZ Welche personenbezogenen Daten in Immobilienfirmen anfallen Name, Vorname, Adresse, Telefonnummern -Adresse Alter, Geburtsdatum Personalausweisdaten Personenstand, Angaben zu Kindern, Alter der Kinder Grundbuchdaten, Angaben zu Immobilieneigentum ggf. Kontodaten und weitere objektbezogene Angaben Fotos von Objekten, Innenaufnahmen von bewohnten Immobilien, ggf. Fotos der/des Auftraggeber/s Angaben zu Mietern, Adressen, Kontaktdaten, Angaben zu Mietkonten und Kontoständen, Angaben zu Verbrauchsabrechnungen und Verbrauchskennwerten, Angaben zu haushaltsnahen Dienstleistungen, Instandhaltungsrücklagen, Ablesedaten Angaben zu Miteigentümern, Adressen, Kontaktdaten, Konten der WEG, Kontostände, Rücklagekonten, Inhalte von Beschlussfassungen mit Beschlussfassungen einzelner Miteigentümer Angaben zur Finanzierung einer Immobilie, Valutenstände, Grundschulden, Zinsbelastungen, Angaben aus Darlehensverträgen, vorhandenes Eigenkapital, Angaben aus Bausparverträgen Angaben zur Rentabilität einer Immobilie, Einnahmen, Ausgaben, Kostenpositionen Angaben zu erteilten Aufträgen mit Kostenpositionen Gehaltsbescheinigungen Angaben zur Konfession Steuer-ID Sozialversicherungsnummer u.v.m. Gesundheitsdaten: Bei der Anfrage von barrierearmen/ barrierefreien Wohnungen, Anfragen zu Rollstuhl-geeigneten Wohnungen, Pflege- und Sozialimmobilien, Bewertung von diesen Immobilien, Beantragung von Fördermitteln und/ oder KfW-Darlehen für den barrierearmen/-freien Umbau von Wohnungen, Angaben von Sozialdaten Wichtig: Mitarbeiterdaten Auch von den Beschäftigten, den Aushilfen, den Kooperationspartnern, den freien Mitarbeitern usw. bekommen Immobilienfirmen personenbezogene Daten. Auch hier muss der Datenschutz beachtet werden. Dazu zählen neben den typischen Daten auch Arbeitszeugnisse, Schulzeugnisse, Beurteilungen, Gesundheitsdaten bei Krankschreibungen etc., Angaben zur Konfession, Lohnund Gehaltsdaten, Abrechnung von Provisionen, Weiterbildungen, Sozialdaten, Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit, Führerschein, Ordnungswidrigkeiten, Angaben aus Mobilfunkabrechnungen usw. Eine Klarstellung ist noch nicht erfolgt. Deshalb greift die überwiegende Zahl der Datenschutzerklärungen die einfacher umzusetzende Lösung auf und nennt lediglich die Einbindung von Facebook-Buttons in der Datenschutzerklärung. Ein Zustimmungsbutton für die Einbindung von Facebook ist aktuell eher die Ausnahme. Für einige Diskussionen hat auch das neue Urteil des EuGH gesorgt, wonach die Betreiber von Facebook-Fanpages und -Unternehmensseiten genauso für die Einhaltung des Datenschutzes auf diesen Seiten verantwortlich sind wie Facebook selbst. Welche Konsequenzen ergeben sich daraus? Auch das ist noch zu klären. Vorsichtige Betreiber von Unternehmensseiten auf Facebook schalten diese ab. Und das, obwohl erst durch weitere Rechtsprechung und Rechtssetzung zu klären ist, ab wann diese Verantwortlichkeiten zu rechtlichen Konsequenzen führen können. Firmen mit einer Facebook-Präsenz sollten das Thema jedenfalls aufmerksam verfolgen. Kontaktformulare: Wohl keine zwei Checkboxen notwendig Ähnlich verhält es sich mit der Ergänzung der Kontaktformulare auf den Webpages. Seit einem Urteil des OLG Köln aus dem Jahr 2015 schwebt die Sichtweise im Raum, vor Absendung eines Kontaktformulars müssten zwei (!) Checkboxen von den Kunden angeklickt werden. Eine mit der Erklärung, die Datenschutzerklärung gelesen zu haben, und eine mit der Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus dem Kontaktformular zum Zweck der Beantwortung dieser Anfrage. Was ist richtig? Die Lösung mit zwei Checkboxen hat sich bislang nicht durchgesetzt. Es braucht eine Klarstellung der Aufsichtsbehörden. Datenschutzbeauftragter kann bei mittelgroßen und sogar bei kleinen Unternehmen zu bestellen sein Dagegen verhält es sich mit der Verschlüsselung der Webseite in den so genannten https-standard geradezu einfach. Ein Zertifikat wird erworben, das zwischen 50 Euro und 100 Euro kostet, in die Webseite eingebunden, und diese ist auf den aktuellen Verschlüsselungsstandard umgestellt. Endlich eine Sache, an die wirklich ein Haken gesetzt werden kann. Wer sich mit dem Datenschutz intensiver befasst, wird feststellen, dass auch die Aufsichtsbehörden nicht vollständig auf die Einführung der DSGVO am 25. Mai 2018 vorbereitet waren. So sind bei einigen der Aufsichtsbehörden die elektronischen Verfahren für die Meldung des benannten Datenschutzbeauftragten nicht fertig eingerichtet. Jede Firma, die einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, muss diesen auch der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Das betrifft hunderttausende von Firmen

33 Alle personenbezogenen Daten sollen geschützt werden, so das große Ziel des neuen Gesetzes. Foto: metamorworks /shutterstock.com bundesweit. In verschiedenen Bundesländern wurde den Datenschutzbeauftragten Ende Mai mitgeteilt, dass das Verfahren nicht fertiggestellt und eine Meldung derzeit nicht möglich sei. Von einer schriftlichen Meldung solle Abstand genommen werden. Auch diese Frage verursacht offensichtlich einige Schwierigkeiten in den Unternehmen. Warum? Weil es neben der gesetzlichen Regelung aus Art. 37 DSGVO in Verbindung mit 38 BDSG noch verschiedene offene Fragen gibt. Die Grundregel lautet, dass Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen, soweit sie in der Regel mindestens zehn Personen mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigen. In vielen Immobilienfirmen hält sich hartnäckig der Gedanke, dass die Geschäftsleitung nicht dazuzählt. Acht Mitarbeiter und zwei Mitglieder der Geschäftsführung würden demnach nicht zur Pflicht der Benennung eines Datenschutzbeauftragten führen. Weit gefehlt. Selbstverständlich haben Geschäftsführer Zugriff auf die dort verarbeiteten personenbezogenen Daten. Die Frage, ob eine Geschäftsführung beschäftigt ist, spielt im Sozialversicherungs- und im Arbeitsrecht eine Rolle, führt jedoch nicht dazu, dass die Geschäftsführung aus der Zählung der Personen ausgenommen werden kann. Zudem geht das Datenschutzrecht davon aus, dass nach Köpfen gezählt wird und nicht nach der Anzahl der Vollzeitstellen. Auch Teilzeitstellen, Mini-Jobs und die freien Mitarbeiter, Handelsvertreter oder Lizenznehmer eines Unternehmens zählen in die Rechnung der mindestens zehn Personen hinein, wenn sie regelmäßig mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Wann ist das der Fall? In jedem Fall, wenn sie einen eigenen Account in der Customer Relationship Management Software haben und Kundendaten eingeben, abrufen können etc. Werden in den Unternehmen alle Kundendaten z. B. in Outlook gepflegt und eingegeben und haben alle Mitarbeiter via PC, Laptop, Mobile Devices oder Remotezugang Zugriff auf diese Daten, dann zählen diese Personen dazu. Auch Hausmeister und andere Nicht-Bürokräfte können Zugriff auf Daten haben Wie steht es um Hausmeister und andere Nicht-Bürokräfte wie Fahrer, Reinigungskräfte usw.? Es gilt die gleiche Regel wie für die freien Mitarbeiter etc. Wer ständigen Zugriff auf personenbezogene Daten hat, im gleichen System wie alle anderen Mitarbeiter seine Aufträge digital erhält, den Abarbeitungsstand dort selbst erfasst und sich die Daten der Kunden aus diesem System selbst zieht, wird in die kritische Anzahl der Mitarbeiter eingerechnet werden. Hier verbietet sich eine pauschale Sichtweise und es wird im Einzelfall zu entscheiden sein. Die Wartung der IT via Remote-Zugang, die Agentur für die Webseitenpflege usw. haben über externe Systeme häufig Zugang zu den internen Systemen in Immobilienfirmen. Diese Firmen sind in der Regel Auftragsverarbeiter, sodass eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit ihnen zu schließen ist. Nach gän-»

34 32 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I TITELTHEMA gigem Rechtsverständnis dürften diese externen Ansprechpartner dann nicht unter die Personen fallen, die im Unternehmen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, und so nicht zählen. Es sind aber Fälle denkbar, in denen ein Zugriff auf personenbezogene Daten und eine regelmäßige Verarbeitung besteht. Das kann dann der Fall sein, wenn sich eine Werbeagentur mittels Zugang zum IT-System der Immobilienfirma den Bestand an -Adressen zur Vorbereitung und Durchführung des Versandes eines Newsletters zieht. Auch hier sollten die Behörden noch aufklären. Werden Verarbeitungen vorgenommen, für die eine Datenschutzfolgeabschätzung erforderlich ist, muss unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten ein Datenschutzbeauftragter eingesetzt werden. Das gilt auch dann, wenn typischerweise die als besonders sensibel geltenden personenbezogenen Daten gem. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden. Wann könnte das in Immobilienfirmen der Fall sein? Z. B. dann, wenn regelmäßig die Videoüberwachung von verschiedenen Immobilienobjekten erfolgt und diese Daten verarbeitet werden. Auch die regelmäßige Verarbeitung von Gesundheitsdaten könnte darunterfallen, z. B. dann, wenn Pflegeimmobilien projektiert oder vertrieben werden, bei denen oft Gesundheitsdaten als personenbezogene Daten anfallen. Wann diese Anwendungen vorliegen, dürften die Aufsichtsbehörden in den kommenden Monaten klarstellen. In einigen Immobilienfirmen hat sich die Auffassung durchgesetzt, die vielen offenen Fragen in Ruhe abwarten zu wollen, es werde schon noch nichts passieren. Von dieser Haltung ist dringend abzuraten. Wie Immobilienfirmen ins Visier der Aufsichtsbehörden geraten Die wichtigsten Quellen von Mitteilungen an die Aufsichtsbehörden sind: Unzufriedene Kunden Abgelehnte Bewerber für Wohnungen und Immobilien Ehemalige Mitarbeiter und freie Mitarbeiter, die im Streit geschieden sind Empfänger von -Mitteilungen, die sich über den Erhalt der Werbung geärgert haben Mitbewerber, die wissen wollen, ob die Datenschutzerklärung auf der Webseite wirklich vollständig ist Kunden, die von einem verbundenen Unternehmen eine erhalten und mit diesem noch keinen Kontakt hatten REDAKTIONSINTERVIEW MIT SVEN R. JOHNS Von Schufa-Auskünften, Videoüberwachung & Co. Herr Johns, die Beauftragten für Datenschutz in den Bundesländern haben als zuständige Aufsichtsbehörden die Immobilienwirtschaft in den Fokus genommen. Was ist der Anlass? In verschiedenen Tätigkeitsberichten der Beauftragten für Datenschutz der Bundesländer sind Vorgänge beschrieben, die die Aufsichtsbehörden in den vergangenen Jahren überprüft haben. Dazu zählt vor allem der Vermietungsprozess und die Abfrage der Daten, die von Mietinteressenten verlangt werden. Das Ergebnis aus Sicht der Aufsichtsbehörden ist: Zu viele Daten werden zu früh von zu vielen Personen verlangt. Deshalb gibt es Empfehlungen für die Mietselbstauskunft. Sind diese verpflichtend für Wohnungsunternehmen und Vermieter? Es mag Möglichkeiten der vorsichtigen erweiterten Auslegung dieser Vorgaben geben. Generell werden die Aufsichtsbehörden sich aber bei Prüfungen von Wohnungsunternehmen, Maklerbüros, Verwaltungen und Vermietern an diese Vorgaben halten und alle anderen Praktiken rügen. Nach der Rüge kommt das Bußgeld. Es liegt also im Interesse der Firmen, diese Empfehlungen einzuhalten. Übrigens sind diese zuletzt durch die Datenschutzkonferenz im Januar 2018 aktualisiert worden. Wie sieht es mit der beliebten Schufa Auskunft aus, die Vermieter von Mietern einholen wollen? Die Aussage der Datenschutzkonferenz lautet, dass sich Vermieter vom Mieter keine Einwilligung geben lassen dürfen, eine eigene Schufa-Auskunft einzuholen. Es dürfen Auskünfte eingeholt werden, zum Nachweis ihrer Bonität für den spezifischen Fall der Eingehung eines Mietverhältnisses z.b. bei Auskunfteien, die ausschließlich die hierfür erforderlichen Angaben enthalten. Auskünfte, die darüber hinausgehende Angaben beinhalten, dürfen also nicht eingeholt werden? Nein. Passé ist wohl auch die Zeit, in der eine Schufa-Klausel unterzeichnet wurde und der Vermieter die Auskunft selbst eingeholt hat. Wie sollen Vermieter denn jetzt vorgehen? Die Aufsichtsbehörden stellen sich das so vor, dass die Angaben der Mietinteressenten in drei Stufen eingeholt werden. 1. Angaben von all den Parteien, die sich für die Wohnung interessieren 2. Mehr Angaben von den Parteien, die sich nach der Besichtigung für die Wohnung bewerben 3. Schließlich Gehaltsnachweis und die genannten Auskünfte von denjenigen, für die der Mietvertrag ausgefertigt wird. Das erfordert für viele Firmen eine deutliche Anpassung der bisherigen Prozesse. Wann dürfen von Vermietern Gehaltsbescheinigungen und die Personalausweiskopie verlangt werden? Eine Personalausweiskopie dürfen Vermieter gar nicht anfertigen. Es darf eine Sichtkontrolle des Personalausweises erfolgen und dies vermerkt

35 Mietwohnungsbewerber, die das Mietselbstauskunftsformular für zu weitgehend halten und es einfach einmal wissen wollen Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen, wenn es um die Anzeige von (angeblichen) Missbrauchsfällen in Immobilienunternehmen an die zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit geht. Aufgrund einer solchen Beschwerde werden die Aufsichtsbehörden in der Regel aktiv und fragen in den Unternehmen nach, wie es denn zu dem Vorgang gekommen ist. Anhand der Mitwirkung und Antwort der Unternehmen wird dann entschieden, ob eine weitergehende Untersuchung eingeleitet oder der Vorgang auf sich beruhen gelassen wird. Die Eingriffsmöglichkeiten der Aufsichtsbehörden sind durch den auf bis zu 20 Millionen Euro erweiterten Bußgeldrahmen sehr umfassend geworden. Das Interesse, vor allem die hartnäckigen Datenschutzverweigerer mit einem Ausrufezeichen bei der Höhe des Bußgeldes zur Einhaltung der Vorschriften zu bewegen, wird groß sein. Bei der Bemessung der Höhe des Bußgeldes wird es auch darum gehen, wie die Behörde von einem etwaigen Missbrauchsfall Kenntnis erlangt hat, wie die Verantwortlichen in den Firmen reagieren und wie insgesamt der Umsetzungsstand» Die Eingriffsmöglichkeiten der Behörden sind durch den erweiterten Bußgeldrahmen umfassend. Das Interesse, Datenschutzverweigerer zur Einhaltung der Vorschriften zu bewegen, wird groß sein. werden. Bei der Vorbereitung von Besichtigungsterminen darf das verfügbare Einkommen abgefragt werden. Die Aufsichtsbehörden haben den Hinweis gegeben, dass zu diesem Zeitpunkt auch gern der Hinweis darauf erfolgen dürfe, dass vor Ausfertigung des Mietvertrages die Gehaltsbescheinigung vorgelegt werden müsse. Alles wird dem Gedanken unterworfen, nur von den Parteien die sensiblen personenbezogenen Daten zu erfragen, die auch wirklich Mietvertragspartei werden. Deshalb wird auch die schnelle Löschung aller Daten der Parteien gefordert, die die Wohnung letztlich nicht bekommen. Welche Vorgänge sind für die Immobilienunternehmen außerdem noch heikel? Ausgehend von den Tätigkeitsberichten und Hinweisen der Aufsichtsbehörden ist die Videoüberwachung von Tiefgaragen, Treppenhäusern, Fahrradstellplätzen und Parkplatzeinfahrten immer wieder Gegenstand von Beschwerden und Prüfungen. Was das alles betrifft, so lässt sich generell festhalten, dass das Sicherheitsinteresse an der Überwachung die Interessen des Einzelnen an der Unterlassung der Videokontrolle überwiegen kann, vor allem dann, wenn es zu Vorfällen, Diebstählen, Einbrüchen etc. gekommen ist und dies dokumentiert wurde. In diesen Fällen ist die Einrichtung der Videoüberwachung berechtigt und erlaubt. Ist die generelle Videoüberwachung einer Parkplatzeinfahrt möglich? Anscheinend nicht ohne Weiteres. Ohnehin gibt es umfangreiche Arbeitshinweise der Aufsichtsbehörden zur Videoüberwachung, die jedes Unternehmen studieren sollte, bevor eine Videoüberwachung eingerichtet wird. Die neue Einrichtung einer Videoüberwachung ist außerdem ein Paradebeispiel für eine Datenschutzfolgeabschätzung, die Immobilienfirmen vor Ausführung der Maßnahme in Abstimmung mit ihrem Datenschutzbeauftragten vornehmen müssen. Sven R. Johns ist Partner der Rechtsanwaltskanzlei MOSLER+ PARTNERRECHTSANWÄLTE in München und Berlin. Bis Mitte 2012 war er Bundesgeschäftsführer des Immobilienverbandes IVD und eines der beiden Vorgängerverbände. Er ist Autor verschiedener Fachbücher und als Referent auf Seminaren und Kongressen aktiv.

36 34 VERMARKTUNG & MANAGEMENT I TITELTHEMA beim Datenschutz in den Unternehmen ist. Deshalb ist die Schaffung einer datenschutzfreundlichen Umwelt in den Unternehmen so wichtig. Fehlender Datenschutzbeauftragter: Bußgelder drohen Eine erste Auskunft können die Aufsichtsbehörden schon bekommen, bevor sie das erste Mal an die Unternehmen schreiben. Hat das Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benannt oder nicht? Abgesehen davon, dass der Datenschutzbeauftragte auf der Webseite in der eigenen Datenschutzerklärung zu nennen ist, muss dieser auch bei der Aufsichtsbehörde angemeldet werden. Diese Anmeldung erfolgt durch den Verantwortlichen (oder durch den Datenschutzbeauftragten) bei der Aufsichtsbehörde. Es muss der Zeitpunkt der Benennung angegeben werden. In einigen Bundesländern wird zusätzlich die Dauer der Bestellung abgefragt, sodass automatisch ausgelesen werden kann, wenn eine Erneuerung dieser Nennung an die Aufsichtsbehörden ausbleibt. Aktuell haben mehrere Bundesländer angegeben, dass sie bis Ende August 2018 keine Bußgelder verhängen werden, wenn die Benennung des Datenschutzbeauftragten an die Behörden verspätet erfolgt. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass danach Bußgelder verhängt werden, wenn die Benennung unterbleibt. Dies alles wird in die Gesamtbemessung eines Bußgeldes Eingang finden, wenn eine Untersuchung stattfindet. Handlungsbedarf ist also bei Firmen geboten, bei denen die Benennung noch nicht erfolgt ist oder bei denen die Bestellung des Datenschutzbeauftragten noch erfolgen muss. «Sven R. Johns, Rechtsanwalt, Berlin BLICK INS GESETZ Die wichtigsten Pflichten aus der DSGVO im Überblick 1. Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Daten erforderlich Art. 5/6/7 DSGVO Personenbezogene Daten dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn diese Verarbeitung rechtmäßig erfolgt. Das sind: gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung der Daten (z.b. Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten, Makler- und Bauträger- VO u.ä.) Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c), vorvertragliche oder vertragliche Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b), ausdrückliche Einwilligung Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a), Verarbeitung der Daten im öffentlichen Interesse (z. B. Gerichtsgutachten) Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e), oder Werbezwecke Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f) DSGVO. 2. Informationspflicht bei Datenerhebung Art. 13 DSGVO Immobilienfirmen müssen ihre Kunden von sich aus darüber informieren, dass sie personenbezogene Daten verarbeiten. 3. Auskunftsrecht des Kunden, welche Daten gespeichert sind Art. 15 DSGVO Jede betroffene Person hat das Recht zu erfragen, welche Daten von den Immobilienfirmen gespeichert sind und verarbeitet werden. 4. Recht zur Berichtigung der verarbeiteten Daten Art. 16 DSGVO Sind die Daten nicht korrekt, kann verlangt werden, dass diese korrigiert werden. 5. Recht zum Löschen von Daten Art. 17 DSGVO Werden Daten verarbeitet und die betroffene Person ist damit nicht einverstanden, kann diese die Löschung der Daten (rückstandsfreie Vernichtung von elektronischen und Papierakten) verlangen. 6. Berücksichtigung Datenschutz bei neuen Maßnahmen Art. 25 DSGVO Bei allen neuen Maßnahmen in Unternehmen muss der Datenschutz mitgedacht werden. 7. Die Bestellung des Datenschutzbeauftragten Art. 37/38/39 DSGVO In Immobilienfirmen, in denen mehr als neun Personen Zugriff auf personenbezogene Daten haben, muss von Gesetzes wegen ein Datenschutzbeauftragter erstellt werden. 8. Sicherungsmaßnahmen einhalten Art. 32 DSGVO Dazu zählen die Verschlüsselung von Daten bei der Sicherung und Übertragung, die Pseudonymisierung von Datensätzen u. a. Alle Maßnahmen werden als sog. TOMs Technische und organisatorische Maßnahmen zusammengefasst. 9. Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen Art. 33 DSGVO Innerhalb von 72 Stunden muss bei einer Datenschutzverletzung die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde erfolgen, z. B. bei Einbruchdiebstahl von Server, PCs, Festplatten usw., bei Phishing von Daten, Verlust von größeren Daten, einem Hackerangriff usw. 10. Verarbeitungsverzeichnis führen Art. 28 DSGVO Die wichtigsten Verarbeitungstätigkeiten werden in diesem Verzeichnis beschrieben. 11. Datenschutzfolgeabschätzung Art. 35 DSGVO Bei künftigen Maßnahmen, die Auswirkungen auf Rechte und Freiheiten von Personen haben, muss eine Datenschutzfolgeabschätzung vorgenommen werden. Wann ist das der Fall? Das werden die Aufsichtsbehörden demnächst kommunizieren. 12. Datenschutzfreundliche Grundeinstellungen Es gilt der Grundsatz der datenschutzfreundlichen Grundeinstellungen, wonach z. B. keine Voreinstellungen in Kontaktformularen o. Ä. gesetzt sein dürfen. Alle Erklärungen müssen von der betroffenen Person allein ausgehen.

37 35 TECHNOLOGIE, IT & ENERGIE I SOFTWAREWECHSEL Ungeliebte Software-Einführung? Muss nicht sein! Eine in die Jahre gekommene ERP-Landschaft, nicht unterstützte Funktionen, verpasste Release-Wechsel: Es gibt viele Gründe, sich für ein neues ERP-System zu entscheiden. Damit der Software-Wechsel nicht zu einem ungeliebten Projekt verkommt, sollte man ein paar Punkte beachten. Es muss eine strategische Entscheidung für das richtige ERP-System mit einer zukunftsfähigen Architektur getroffen werden. Michael Dietzel, Bereichsleiter und Prokurist, Haufe-Lexware Real Estate Einen Satz wiederholt Dr. Frank Termer, Bereichsleiter Software beim IT-Branchenverband Bitkom, von Zeit zu Zeit: Enterprise Resource Planning ist das zentrale Nervensystem eines Unternehmens. Und das zu Recht: Denn ohne eine Verbindung zwischen Dienstleistungen, Waren- und Wertefluss macht das smarteste Unternehmen keinen Sinn. Diese Aufgabe übernehmen moderne ERP-Systeme. Was aber, wenn das ERP-System in die Jahre gekommen ist und nicht mehr die Anforderungen des Geschäftsalltags abdeckt? Die Gründe dafür sind vielfältig: Ein einmal mit viel Aufwand installiertes ERP-System neigt dazu, mit der Zeit Teil eines Flickenteppichs zu werden. Notwendige Schritte werden nicht mehr abgedeckt, obsolete Prozesse kosten unnötig Zeit. Wenn dann verschiedene Abteilungen zusätzliche Software-Tools mit eigener Datenbasis verwenden, ist die eigentliche Funktion eines ERP-Systems als Rückgrat des Unternehmens nicht mehr gegeben. Dazu kommen neue gesetzliche Regelungen, die einzuhalten sind: Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS- GVO), die im Mai 2018 in Kraft tritt, drohen Firmen künftig bei Nichteinhaltung spürbar erhöhte Bußgelder. Es kann aber auch passieren, dass das alte ERP-System abgekündigt wird oder der Betrieb durch Besitzer- oder Managementwechsel eine strategische Ausrichtung erhält, welche vom ERP nicht unterstützt wird. Dann ist es Zeit für einen Wechsel. NICHT DIE EINE LÖSUNG FÜR ALLE Für welche ERP-Lösung man sich entscheidet, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Deshalb sollten zu Projektbeginn Ziele und Erwartungen klar definiert werden. Für eine erfolgreiche Einführung ist eine gute Vorbereitung essentiell. Hier sollte sich das Unternehmen eventuell bereits in Zusammenarbeit mit einem IT-Partner Zeit für die Ist- und Soll-Analyse neh- men, betont Dr. André Rasquin, Vorstand Vertrieb der Aareon AG. Denn vor dem Projektstart sind die Bestandsdaten zu bereinigen. Es ist zu klären, was das Unternehmen mit dem neuen ERP-System erreichen will. Für welche Beteiligten sollen welche Verbesserungen und Mehrwerte realisiert werden? Es geht darum, welche Prozesse bereits digitalisiert sind und welche gegebenenfalls neu gestaltet werden müssen, so Rasquin. Eine weitere wichtige Frage ist das Betriebsmodell: Will ich eine On-Premise- Lösung, bei der die Software auf unternehmenseigenen Servern liegt, eine Software-as-a-Service-Lösung in der Cloud oder ein Hybridmodell? Ersteres setzt auf jeden Fall genügend Ressourcen voraus: Die Bereitstellung von IT-Infrastruktur und -Anwendungen stellt für viele kleinere und mittelgroße Unternehmen bereits eine große Herausforderung dar, warnt André Rasquin. ALLES IN DIE CLOUD? Cloud-Systeme haben den Vorteil, dass Investitionskosten für Server und Administration entfallen. Die Anwendungen laufen auf Mietbasis und werden ständig aktualisiert. Wichtig ist, dass die Datenhaltung und -verarbeitung in Deutschland angesiedelt ist, dann unterliegen die Unternehmensdaten dem deutschen Datenschutzrecht. Eine Cloud- Lösung ist standardisiert, damit schneller implementiert und im Schnitt kostengüns tiger. Hat der Kunde aber sehr ausgeprägte Systemanforderungen, entscheidet er sich meist für ein On-Premise-System, ist die Erfahrung von Thoralf Beyer, Chief Sales Manager bei Promos consult. Dieses System kann man auch in einem fremden Rechenzentrum betreuen lassen. Eine echte Cloud-Lösung deckt durch ihre Standardisierung die Kernfunktionen ab, ist aber nicht wirklich individuell. Für Holger Leibling, Leiter Produktmanagement bei der Crem Solutions GmbH & Co.

38 SUMMARY» Ein modernes ERP-System ist das digitale Spiegelbild des Unternehmens und sollte auf dem neuesten Stand sein.» Das volle Potenzial der Digitalisierung entfaltet sich erst dann, wenn ein zentraler Taktgeber sämtliche Prozesse und Anwendungen steuert und diese in den betriebswirtschaftlichen Kontext des Unternehmens integriert.» Für welche ERP-Lösung man sich entscheidet, hängt von den eigenen Anforderungen und Zielen ab.» Die Software kann auf eigenen Servern (On-Premise-Lösung), über ein Hosting-Modell oder als Software as a Service in der Cloud oder komplett webbasiert betrieben werden.» Weder der Zeitplan noch das Budget sollten für eine erfolgreiche Projektumsetzung zu knapp kalkuliert werden.» Ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Projekt ist die frühe Einbeziehung der Mitarbeiter. KG, ist eine Cloud-Lösung grundsätzlich für jeden interessant, der einen dezentralen Zugriff benötigt. Wichtig kann eine Cloud-Lösung auch für Serviceleistungen wie Mieter- oder Handwerkerportale sein. Foto: Alfa Photo/shutterstock.com ZUKUNFTSFÄHIGE SOFTWAREARCHITEKTUR Michael Dietzel, Bereichsleiter Beratung und Vertrieb, Prokurist bei der Haufe-Lexware Real Estate AG, gibt grundsätzlich zu bedenken: Im Internetzeitalter muss vor jeder Umstellung eine klare strategische Entscheidung für das richtige ERP-System mit einer zukunftsfähigen Architektur für die nächsten 20 Jahre getroffen werden. Die meisten ERP-Systeme wurden vor dem technologischen Umbruch konzipiert. Sie sind mit ihren komplexen Schnittstellen und Brückentechnologien den Herausforderungen und Möglichkeiten der Digitalisierung nicht mehr gewachsen. Die Unterscheidung zwischen der klassischen ERP-Kernfunktion und Zusatzlösungen macht auch Marc Mielzarjewicz, Geschäftsführer von Immoware24, nicht. Das ERP-System sollte komplett in der Cloud liegen. Nur so können unnötige Schnittstellen und Medienbrüche vermieden werden, durch die sich ansonsten Fehler einschleichen können. Wenn das eigentliche ERP-System lokal ist und nur bestimmte Anwendungen in die Cloud verlagert werden, muss ich alles doppelt bereitstellen. Redundante Daten sind aber immer ein Problem. Einig sind sich die Softwareanbieter dagegen in einem anderen Punkt. Das Motto ist Keep it simple : Die komplexen Prozesse in der Wohnungswirtschaft müssen über das ERP-System vom Anwender einfach zu bedienen sein, betont Immoware24-Geschäftsführer Marc Mielzarjewicz. Unternehmen sollten bei einer neuen ERP-Lösung auf die Punkte Automatisierung und einfache Bedienbarkeit achten. Die Oberfläche sollte am besten Wichtig für die innerbetriebliche Akzeptanz: Mitarbeiterschulungen für den Umgang mit der Software im Tagesgeschäft mit den Fingern steuerbar sein, ergänzt Thoralf Beyer von Promos consult. Wichtig ist auch eine saubere Da - tenübernahme vom alten auf das neue System. Im nächsten Schritt muss eindeutig geklärt werden, ob und wenn ja welche Daten aus dem Vorsystem übernommen werden und wer welche Leistungen erbringt. Kommt das Unternehmen problemlos an seine Daten? Gibt es Abhängigkeiten gegenüber dem Anbieter des alten Systems, zum Beispiel durch Vertragslaufzeiten?, so Caspar Tietmeyer, Leiter Solution Sales bei der Crem Solutions. NICHT AN DER SCHULUNG SPAREN Wie viele andere Projekte auch können ERP- Projekte scheitern. Projektlaufzeiten werden massiv überzogen, die Kosten übersteigen den noch tolerierbaren Rahmen. Zum Stolperstein können allerdings auch die eigenen Mitarbeiter werden. Vor allem in großen Unternehmen gibt es viele Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und so genannte Fürstentümer, die durch die Einführung eines ERP-Systems ihre Existenz bedroht sehen. Was hilft? Die Betroffenen so früh wie möglich mit ins Boot holen und durch Schulungen und offene Gespräche die Motivation sowie die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter erhöhen. Es ist eine Binsenweisheit: Damit das Projekt erfolgreich über die Bühne geht, muss der Kunde Bereitschaft zeigen. Aber nicht nur er. Die Projektmitarbeiter müssen motiviert sein, was schwierig werden kann, wenn sie im Tagesgeschäft feststecken, erklärt Thoralf Beyer. Zudem müssen die Mitarbeiter professionell geschult werden am besten immer mit dem eigenen Datenstamm des Unternehmens, so Marc Mielzarjewicz. Das Learning by doing ist wichtig. Der Kunde sollte keinesfalls an der Schulung seiner Mitarbeiter sparen. Das rächt sich später. Zunächst lernen die leitenden Projektverantwortlichen in Key-User- Schulungen alles über die Konfiguration, Rechtevergabe und Bedienung, in anschließenden Anwenderschulungen dann die anderen Mitarbeiter den sicheren Umgang mit der Software im operativen Tagesgeschäft. «Dr. Harald Radecke, Tiefenbach

39 » Ich schätze die Recherchen und den professionellen Journalismus der immobilienwirtschaft. Das verschafft mir den Überblick, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.«detlev Schmidt, Geschäftsführung ImmoTrain Detlev Schmidt DAS SAGEN UNSERE ZUFRIEDENEN LESER ZUR IMMOBILIENWIRTSCHAFT! Das Fachmagazin für die gesamte Branche! Testen Sie jetzt 3 Ausgaben im Miniabo: Tel. 0800/ (kostenlos)