ABC-Analyse! Problemstellung

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1 CBT - BWI ABC- und XYZ-Analysen 1 ABC-Analyse! Problemstellung ABC- und XYZ-Analysen Gewinne macht man als Unternehmen im Einkauf! Diese Aussage zielt offenbar darauf ab, die für die Realisierung des eigenen Leistungsprozesses benötigten Inputgüter (Material, Zulieferungen, Handelswaren u. a.) möglichst zu günstigen Preisen einzukaufen, um das Niveau des Werteeinsatzes (im Kostenausdruck) beim Prozess-Input niedrig zu halten, wodurch sich zwangsläufig Chancen für hohe Gewinnmargen eröffnen würden. Um diese Absicht jedoch in die Tat umzusetzen, müsste das betreffende Unternehmen als Abnehmer mit den Lieferanten der Inputgüter ausreichend intensive Preisverhandlungen führen, um durch Gewährung von Rabatten und anderen preisbeeinflussenden Maßnahmen sofern überhaupt möglich zu günstigen Einkaufspreisen zu gelangen. Wie die Praxis zeigt, kann auf diese Weise das angestrebte Ziel (günstige Einkaufspreise) vor allem dann erreicht werden, wenn der Abnehmer eine starke Verhandlungsposition gegenüber einem Lieferanten hat. Aber selbst dann, wenn dies gegeben ist, muss man den Tatbestand berücksichtigen, dass Preisverhandlungen mit Lieferanten immer Zeit und Geld kosten, so dass ein Vorhaben, mit allen Lieferanten intensive Preisverhandlungen führen zu wollen, immer dann illusorisch wird, wenn das betreffende Unternehmen ein sehr breites Sortiment (mit -zig-tausenden von Positionen) an zu beschaffenden Inputgütern aufweist. In der Industrie betrifft dies zum Beispiel die Finalproduzenten von Maschinen und Anlagen, von Fahrzeugen und dgl. Im Bereich des Handels betrifft dies faktisch alle Großhändler sowie alle größeren Warenhäuser und sonstigen Einzelhändler. Wenn Unternehmen auch in diesem Falle ihr Ziel (Erreichen günstiger Einkaufspreise und sonstiger günstiger Liefer- und Zahlungskonditionen) nicht aufgeben wollen, kann die Lösung der gestellten Aufgabe offenbar nur darin bestehen, die eigenen Kräfte bzw. die verfügbare Zeit auf die Verhandlung mit jenen Lieferanten zu konzentrieren, die mit ihren Artikeln den größten Anteil am Einkaufsvolumen ausweisen und wo es sich demzufolge lohnt, günstige Einkaufskonditionen auszuhandeln. Doch wie findet man diese Positionen? Die Antwort auf genau diese Frage liefert die ABC-Analyse.! Begriffsbestimmung Die ABC-Analyse ist ihrem Inhalt nach eine Wertehäufigkeitsanalyse, die besonders dann zu interessanten Ergebnissen führt, wenn sie auf Gesamtheiten mit sehr breitem Sortiment und sehr heterogener Zusammensetzung angewendet wird. Durch die Bildung von Klassen (A-, B-, C-Klasse) wird der Untersuchungsbereich wertmäßig so strukturiert, dass der Mitteleinsatz auf jene Bereiche konzentriert werden kann, der für das betreffende Unternehmen die höchste wirtschaftliche Bedeutung hat.

2 CBT - BWI ABC- und XYZ-Analysen 2 Als Instrument des Controllings unterstützt die ABC-Analyse damit die Durchsetzung des ökonomischen Prinzips im wirtschaftlichen Verhalten, wonach mit gegebenem Mitteleinsatz (= Input) ein möglichst hohes Ergebnis (= Output) erreicht werden sollte. Die ABC-Analyse beruht auf statistischen Erfahrungswerten, die als Regel bzw. als PARETO-Prinzip bekannt ist. Dieses Prinzip besagt, dass sich viele Aufgaben bei einem Mitteleinsatz von ca. 20 % bereits zu 80 % erledigen lassen. In der ABC-Analyse wird das PARETO-Prinzip wie folgt modifiziert: Tabelle: Ansatz der ABC-Analyse 1. Mit ca. 15 % des Mitteleinsatzes 2. Mit ca. 35 % des Mitteleinsatzes 3. Mit ca. 50 % des Mitteleinsatzes erreicht man erreicht man erreicht man ca. 70 % des Zieles. ca. 20 % des Zieles. nur ca. 10 % des Zieles.! Klasseneinteilung Auf der Grundlage der skizzierten Wertehäufigkeitsstruktur wird bei der ABC-Analyse folgende Klasseneinteilung vorgenommen: Klasseneinteilung bei der ABC-Analyse Was dabei im Einzelnen als "Sortiment" zu interpretieren ist, hängt vom jeweiligen Untersuchungsbereich ab. Welche Schlussfolgerungen kann man nun aus einer ABC-Analyse ziehen? Erstens: Bei den A-Positionen lohnt es sich betriebswirtschaftlich, alles besonders "gründlich" zu machen, denn die Anzahl der Positionen ist über-

3 CBT - BWI ABC- und XYZ-Analysen 3 schaubar und jede Aktion wie Preisverhandlung beim Einkauf, Ermittlung optimaler Bestellmengen, Durchführung körperlicher Inventuren, Intensität in den Kundenbeziehungen und dgl. zahlt sich wegen des dahinter stehenden Wertvolumens aus. Zweitens: Bei den C-Positionen reicht es, wenn die diesbezüglichen Aktivitäten "großzügig" gestaltet werden. Das betrifft vor allem die Ermittlung von Bestellmengen und Bestellrhythmen, die Durchführung von Inventuren, Intensität in den Kundenbeziehungen und dgl. Drittens: Bei den B-Positionen ist von Fall zu Fall zu entscheiden, ob es sich - tendenziell gesehen - um künftige A-Positionen oder schon bald um C- Positionen handeln wird. Werden die oben genannten Prozentzahlen jeweils kumuliert, erhält man folgende typische Darstellung der Klasseneinteilung bei einer ABC-Analyse, die auch Summenkurve bzw. Lorenzkurve genannt wird: A B C Prinzipschema der LORENZ-Kurve (ABC-Analyse)! Vorgehen Siehe Buch (Abschnitt 4.4) bzw. Datei ABC1_L.xls. Auswertung: A-Positionen Bei den "A"-Positionen ist alles "gründlich" zu machen. Was dies im Einzelnen bedeutet, hängt vom jeweiligen Untersuchungsbereich ab.

4 CBT - BWI ABC- und XYZ-Analysen 4 C-Positionen B-Positionen Bei den "C"-Positionen sind "großzügige" Lösungen anzustreben, da sonst kein vernünftiges Verhältnis zwischen Mitteleinsatz und wirtschaftlicher Bedeutung der Position gesichert wird. Die "B"-Positionen sind nach dem Kriterium "zunehmende" oder "abnehmende" wirtschaftliche Bedeutung entweder den A- Positionen oder zu den C-Positionen zuzurechnen. XYZ-Analyse! Problemstellung Werden Bestellungen und zugehörige Lieferungen von Material nicht rechtzeitig realisiert und kann nicht auf entsprechende Lagerbestände zurückgegriffen werden, kommt es zu Störungen der Leistungserstellung, die zum Auftreten sog. Fehlmengenkosten führen. Werden für Materialpositionen und andere Inputgüter demgegenüber überhöhte Lagerbestände angelegt, um gegen Lieferstörungen gewappnet zu sein, führt dies in der Konsequenz zu hohen Lagerkosten und einer unnötig hohen Kapitalbindung im Umlaufmittelbereich. Ein wichtiges Anliegen der auf betriebswirtschaftliche Effizienz orientierten Steuerung materialwirtschaftlicher Prozesse muss es daher sein, herauszufinden, wie sich der Verbrauch von Beschaffungsobjekten (Material, Zulieferteile, Waren und dgl.) mengenmäßig und in seiner zeitlichen Struktur entwickelt, um auf diese Weise ausreichend sichere Bedarfsvorhersagen (mit Konsequenzen für Bestell-Strategien) machen zu können. Statistische Untersuchungen in dieser Richtung haben ergeben, dass sich im Verbrauchsverlauf bei Material, Waren und dgl. typische Strukturen herausbilden, so dass es möglich ist, für Gruppen von Beschaffungsobjekten geeignete Bestell-Strategien zu bestimmen. Das entsprechende Vorgehen wird als XYZ-Analyse bezeichnet.! Begriffsbestimmung Die XYZ-Analyse ist ein Verfahren zur Beurteilung der Bedarfs- und Verbrauchsstruktur von Material, Waren und dgl.: Als X-Positionen werden jene Bedarfsobjekte bezeichnet, die - in der Zeitachse gesehen - eine hohe Konstanz des Bedarfs bzw. des Verbrauchs aufweisen. Demgegenüber werden als Y-Positionen jene Güter bezeichnet, deren Bedarf bzw. deren Verbrauch stärkeren, in der Regel saisonalen Schwankungen unterworfen ist. Ist der Bedarf bzw. der Verbrauch bestimmter Positionen - statistisch gesehen - unregelmäßig, dann handelt es sich um Z-Positionen.

5 CBT - BWI ABC- und XYZ-Analysen 5 Lieferant Material, Zulieferteile, Waren Produkte Leistungserstellung Menge Bedarfsanforderungen X-Positionen Zeit Menge Bestellungen Y-Positionen Zeit Menge Z-Positionen Zeit XYZ-Analyse (Prinzipschema) Beispiele: Im Industriebetrieb können als X-, Y- bzw. Z-Positionen beispielsweise folgende Beschaffungsobjekte betrachtet werden: X-Positionen: Walzstahl (bestimmter Abmessungen), Schrauben, vorgefertigte Gussteile und dgl. Y-Positionen: Hilfsstoffe, die mit der Heizperiode (Oktober bis März) im Zusammenhang stehen (Kohle, Gas, Öl und dgl.). Z-Positionen: Ersatzteile für Werkzeugmaschinen bzw. Teile, die für die Realisierung kundenspezifischer Aufträge (z. B. für Sondermaschinen) benötigt werden. Die Kenntnis der Bedarfs- bzw. Verbrauchsstruktur ist nicht nur für die Lagerbestandssteuerung wichtig, sondern kann auch - in Verbindung mit der ABC-Analyse - für eine kostenoptimale Bestellpolitik genutzt werden. Zusammenspiel von ABC- und XYZ-Analyse Aufgrund inhaltlicher Überlegungen sowie in Auswertung praktischer Erfahrungen kann zwischen dem Werteanteil einzelner Güter (analysiert nach der ABC-Analyse) und dem zeitlichen Bedarfs- bzw. Verbrauchsverlauf dieser Artikel (analysiert über eine XYZ-Analyse) ein Zusammenhang hergestellt werden, den die nachstehende Grafik visualisiert wiedergibt.

6 CBT - BWI ABC- und XYZ-Analysen 6 ABC-/XYZ-Analyse Aus diesen Ausführungen soll erkannt werden, dass bedeutende betriebswirtschaftliche Wirkungen im Beschaffungsprozess (wie auch im Absatzprozess) durch Einsatz relativ einfach zu handhabender Planungs- und Entscheidungshilfen erreicht werden können.