Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook

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1 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook 5.0 NN , November 2010

2 2010 Avaya Inc. Alle Rechte vorbehalten. Hinweis Obwohl Vollständigkeit und Genauigkeit der Informationen zum Zeitpunkt der Drucklegung in angemessenem Umfang überprüft wurden, kann Avaya Inc. keine Haftung für etwaige Fehler übernehmen. Avaya behält sich das Recht vor, an den in diesem Dokument enthaltenen Informationen Änderungen und Korrekturen vorzunehmen, ohne zur Benachrichtigung von Personen oder Organisationen bezüglich dieser Änderungen verpflichtet zu sein. Haftungsausschluss für Dokumentation Avaya haftet nicht für an der veröffentlichten Originalversion dieser Dokumentation vorgenommene Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen, es sei denn, diese Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen wurden von Avaya vorgenommen. 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Avaya übernimmt keine Garantie dafür, dass diese Links jederzeit funktionieren, und Avaya hat keine Kontrolle über die Verfügbarkeit der verknüpften Seiten. Garantie Avaya bietet eine beschränkte Garantie auf dieses Produkt. Die Bedingungen der beschränkten Garantie können Sie Ihrem Kaufvertrag entnehmen. Darüber hinaus stehen die Standardgarantiebedingungen von Avaya sowie Informationen über den Support für dieses Produkt während der Garantiezeit auf der Avaya-Support-Website allen Avaya-Kunden und anderen zur Verfügung. Dabei ist zu beachten, dass bei einem Kauf des Produkts von einem Avaya-Vertragshändler außerhalb der Vereinigten Staaten und Kanada die Garantie von diesem Vertragshändler und nicht direkt von Avaya bereitgestellt wird. 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DIE PERSON/OR- GANISATION, IN DEREN AUFTRAG SIE DIE SOFTWARE INSTAL- LIEREN, HERUNTERLADEN ODER VERWENDEN (IM FOLGEN- DEN GLEICHERMASSEN ALS SIE UND ENDANWENDER BEZEICHNET) SICH ZUR EINHALTUNG DIESER BEDINGUNGEN UND GEHEN EINEN RECHTSGÜLTIGEN VERTRAG MIT AVAYA INC. BZW. DEM ENTSPRECHENDEN MIT AVAYA VERBUNDENEN UN- TERNEHMEN ODER HÄNDLER ( AVAYA ) EIN. Copyright Außer für die anderweitig ausdrücklich festgelegten Verwendungszwecke dürfen das Material dieser Website, die Dokumentation und Produkte, die von Avaya bereitgestellt werden, nicht verwendet werden. Sämtliche der von Avaya bereitgestellten Inhalte dieser Website, Dokumentation und Produkte, einschließlich der Auswahl, des Layouts und Designs der Inhalte, sind Eigentum von Avaya oder den Lizenzgebern des Unternehmens und sind durch Urheberrechte und andere Gesetze zum Schutz geistigen Eigentums, einschließlich des für den Schutz von Datenbanken gedachten Sui-Generis-Recht, geschützt. 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Informationen zu verteiltem Linux OS-Quellcode (für Produkte, die den Linux OS-Quellcode verteilt haben) und zu den Urheberrechtsinhabern von Drittanbieter- Komponenten sowie die dafür geltenden Drittanbieter-Bedingungen finden Sie auf der Avaya Support-Website: Marken Die auf dieser Website, in der Dokumentation und den Produkten angezeigten Marken, Logos und Dienstleistungsmarken ("Marken") sind die eingetragenen bzw. nicht eingetragenen Marken von Avaya, den mit Avaya verbundenen Unternehmen oder Dritten. Es ist Benutzern nicht gestattet, diese Marken ohne vorherige schriftliche Genehmigung von Avaya bzw. dem jeweiligen Inhaber der betroffenen Marke zu verwenden. Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch Avaya bzw. des jeweiligen Drittanbieters erteilen weder die Website noch Dokumentation und Produkte eine Lizenz oder ein sonstiges Recht bezüglich der Marken. Avaya ist eine eingetragene Marke der Avaya Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Herunterladen von Dokumenten Die jeweils aktuellste Version der Dokumentation finden Sie auf der Avaya-Support-Website Avaya Support Avaya stellt eine Telefonnummer bereit, über die Sie Probleme melden oder Fragen zu Ihrem Produkt stellen können. Die Support-Telefonnummer in den Vereinigten Staaten ist Weitere Support-Telefonnummern finden Sie auf der Avaya-Website Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

3 Inhalt Kapitel 1: Kundendienst...5 Technische Dokumentation...5 Produktschulungen...5 Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer...5 Technischer Support auf der Avaya-Website...6 Kapitel 2: Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook...7 Erste Schritte...8 Über dieses Handbuch...8 Allgemeine Voraussetzungen...8 Anmelden...9 So melden Sie sich über Microsoft Outlook an:...9 So melden Sie sich ab:...10 Externe Anmeldung...10 Arbeiten mit CallPilot-Nachrichten...10 So rufen Sie neue Nachrichten ab:...11 So öffnen Sie eine Nachricht:...12 So löschen Sie eine Nachricht:...12 So kennzeichnen Sie CallPilot-Nachrichten als gelesen oder ungelesen:...12 So verwalten Sie Ihre Nachrichten:...13 Wiedergabe von Sprachnachrichten...13 So wählen Sie das Telefon oder den Computer zur Wiedergabe von Sprachnachrichten aus:...14 So geben Sie eine Nachricht über Ihr Telefon wieder:...14 So geben Sie eine Nachricht über Ihren Computer wieder:...15 Anzeigen von Faxnachrichten...15 So zeigen Sie eine Faxnachricht an:...15 Erstellen von Sprachnachrichten...16 So zeichnen Sie eine Sprachnachricht auf und senden sie:...16 So speichern Sie eine neu erstellte Sprachnachricht als eine Datei:...18 Erstellen von Fax- und Textnachrichten...18 So erstellen und senden Sie eine einzelne Faxnachricht:...18 So erstellen und senden Sie eine Text-Nachricht:...20 Erstellen und Senden von Faxstapel-Nachrichten...20 Aufrufen und Ändern des Beispiel-Datenquellendokuments...20 Aufrufen und Ändern des Beispiel-Hauptdokuments...23 Erste Seite...23 Zweite Seite...25 Zusammenführen von Daten aus dem Datenquellendokument mit dem Hauptdokument...26 Verwenden eines benutzerdefinierten Faxdeckblatts...28 Aufnehmen eines Deckblatts in eine Faxnachricht...29 Auswählen des gewünschten Deckblatts...29 Avaya Fax-Druckertreibermaske...31 Ändern und Anzeigen einer Vorschau des Deckblatts...31 Durchführen eines Anrufs mit Hilfe des Anrufverzeichnisses...33 So führen Sie einen Anruf mit Hilfe des Anrufverzeichnisses durch:...33 Kontaktieren des Absenders einer Nachricht...35 So kontaktieren Sie den Absender einer Nachricht, wenn die Adresse bekannt ist:...36 Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten...36 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

4 So fügen Sie Dateien an Nachrichten an...36 Festlegen von Nachrichtenoptionen...37 So legen Sie Nachrichtenoptionen fest:...37 Weiterleiten und Beantworten von Nachrichten...38 So leiten Sie eine Nachricht weiter oder beantworten sie:...38 Einrichten der Nachrichtenweiterleitung...38 So richten Sie die Nachrichtenweiterleitung ein:...39 So aktivieren oder deaktivieren Sie die Nachrichtenweiterleitung:...39 Adressieren von Nachrichten...40 Zugreifen auf CallPilot-Adressen von anderen CallPilot-Netzwerkservern aus...40 So adressieren Sie eine Nachricht mit Hilfe des Adressbuchs:...40 So adressieren Sie eine Nachricht manuell:...41 So fügen Sie CallPilot-Adressen zu Ihren Outlook-Kontakten hinzu: Adressen im Vergleich zu Fax-/Telefonnummern...43 Überprüfen von Telefon- und Faxnummern...44 So fügen Sie einen Absender oder Empfänger zu Ihren Outlook-Kontakten hinzu:...45 So aktualisieren Sie die vorhandenen Kontaktinformationen eines Absenders oder Empfängers:...46 Für CallPilot- -Adressen erforderliches Format...46 Für Fax- und Telefonnummern erforderliches Format...47 Persönliche Verteilerlisten...47 So verwenden Sie vorhandene persönliche Verteilerlisten von CallPilot:...48 So erstellen Sie eine persönliche Verteilerliste in Outlook:...48 Ändern des Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden...48 Info über das Zusammenführen von CallPilot-Nachrichten mit Outlook Verwenden von Instant Messaging...51 So aktivieren Sie die Instant Messaging-Funktion in CallPilot Desktop Messaging:...51 So verwenden Sie Instant Messaging aus einer geöffneten CallPilot-Nachricht heraus:...52 Verwenden von Instant Messaging über Microsoft Outlook...53 Verwenden des Symbols für neue Nachrichten...53 So konfigurieren Sie das Symbol für neue Nachrichten:...54 So verwenden Sie das Symbol für neue Nachrichten:...56 Ändern der Mailbox-Einstellungen...57 So zeigen Sie Ihre CallPilot-Zugriffseinstellungen an bzw. ändern diese:...57 So ändern Sie das CallPilot-Passwort:...58 Passwort-Änderungsdienst...58 Ändern der Mail-Übertragungseinstellungen...60 So zeigen Sie Ihre Mail-Einstellungen an bzw. ändern diese:...60 Ändern der Adressbuch-Einstellungen...62 So zeigen Sie die Adressbuch-Einstellungen an bzw. ändern diese:...63 So melden Sie sich als anonymer Benutzer an:...64 So laden Sie das Adressbuch auf Ihren Computer herunter:...65 Ändern der Audio-Einstellungen...66 So ändern Sie das Audio-Gerät und die Lautstärke:...66 Verknüpfung mit My CallPilot...67 So zeigen Sie Ihre CallPilot-Funktionseinstellungen an bzw. ändern diese:...67 So zeigen Sie Benutzerinformationen an:...68 Arbeiten im Offline-Modus...68 Nachrichtensicherheit im Offline-Modus...69 Index Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

5 Kapitel 1: Kundendienst Auf der Avaya-Website erhalten Sie Zugang zu allen von Avaya bereitgestellten Diensten und Support- Leistungen. Rufen Sie auf, oder wechseln Sie zu einer in den folgenden Abschnitten aufgeführten Seiten. Navigation Technische Dokumentation auf Seite 5 Produktschulungen auf Seite 5 Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer auf Seite 5 Technischer Support auf der Avaya-Website auf Seite 6 Technische Dokumentation Unter können Sie bestimmte technische Dokumente und Versionshinweise direkt herunterladen. Produktschulungen Es stehen laufend Produktschulungen zur Verfügung. Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder sich registrieren möchten, rufen Sie die Website auf. Klicken Sie auf dieser Website im linken Navigationsfenster auf den Schulungs-Link. Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer Wenn Sie einen Servicevertrag für Ihr Avaya-Produkt mit einem Händler oder autorisierten Wiederverkäufer abgeschlossen haben, wenden Sie sich an die Support-Mitarbeiter des jeweiligen Händlers bzw. Wiederverkäufers. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

6 Kundendienst Technischer Support auf der Avaya-Website Auf der Website für technischen Support von Avaya unter erhalten Sie auf einfache Weise effektiven Support für Avaya-Produkte. 6 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

7 Kapitel 2: Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Avaya CallPilot von Avaya ist ein erweitertes Business Communications-System, mit dem Sie Ihre Nachrichten besonders flexibel verwalten können. Sie können von Ihrem Computer oder Telefon aus mit Avaya CallPilot arbeiten. Mit Desktop Messaging können Sie über Microsoft Outlook auf Ihre CallPilot-Mailbox zugreifen. Im Folgenden werden einige der vielen Möglichkeiten aufgeführt, mit denen Sie CallPilot per verwenden können: Abhören von Sprachnachrichten Anzeigen und Drucken von Faxnachrichten Aufzeichnen und Senden von Sprachnachrichten Erstellen und Senden von Faxnachrichten, einschließlich Faxstapel Weiterleiten und Beantworten von Sprach- und Faxnachrichten Kontaktieren des Absenders einer Nachricht Hinzufügen von Nachrichtenoptionen, z. B. Dringend und Privat Ausführen einer Rechtschreibprüfung für Nachrichten vor dem Senden Hinzufügen von Sprach-, Fax- bzw. Textanlagen zu Nachrichten Adressieren von Nachrichten an CallPilot-Benutzer auf lokalen und externen Servern sowie an Nicht- CallPilot-Empfänger Initiieren einer Instant Messaging-Sitzung über eine Nachricht Erstellen persönlicher Verteilerlisten Ändern des CallPilot-Passworts Aufrufen der webbasierten Benutzeroberfläche My CallPilot zum Anzeigen der Benutzerinformationen und zum Ändern der Funktionseinstellungen Einige in diesem Handbuch erwähnten Funktionen sind möglicherweise nicht für die CallPilot-Mailbox verfügbar. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dem Thema Verfügbarkeit von Funktionen in der Online-Hilfe von Desktop Messaging, oder fragen Sie Ihren Administrator. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

8 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Erste Schritte Über dieses Handbuch In diesem Benutzerhandbuch erfahren Sie, wie Sie CallPilot mit Microsoft Outlook verwenden. Die in diesem Handbuch enthaltenen Anweisungen und Screenshots bieten allgemeine Informationen zur Verwendung von CallPilot mit s. Abhängig vom Betriebssystem Ihres Computers, der verwendeten Outlook-Version und den für Ihre CallPilot-Mailbox verfügbaren Funktionen können bestimmte Informationen voneinander abweichen. Für Desktop Messaging steht zudem eine Online-Hilfe zur Verfügung. Sie greifen darauf zu, indem Sie im Hilfemenü von Outlook CallPilot Desktop Messaging wählen und auf Hilfethemen klicken. Allgemeine Voraussetzungen Vor der Verwendung von CallPilot stellt Ihr Administrator sicher, dass Ihr -Konto ordnungsgemäß für CallPilot konfiguriert ist. Ihr Computer muss folgende Konfigurationsanforderungen erfüllen: CallPilot Player zum Wiedergeben und Aufzeichnen von Sprachnachrichten Avaya Faxtreiber zum Erstellen von Faxnachrichten Microsoft Outlook 2002 (XP), Microsoft Outlook 2003 oder Microsoft Outlook 2007 Windows 2000 Professional, Windows XP Professional oder Windows Vista Monitor mit mind. 256 Farben bei 800 x 600 Pixeln 15 MB freier Festplattenspeicher zum Installieren der Software Soundkarte und Lautsprecher zum Wiedergeben von Sprachnachrichten auf Ihrem Computer Ein an den Computer angeschlossenes Mikrofon oder ein Telefon in der Nähe des Computers zum Aufzeichnen von Sprachnachrichten 8 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

9 Anmelden Eine LAN (Ethernet), ISDN, ADSL oder DFÜ-Verbindung zum Abrufen von CallPilot- Nachrichten vom CallPilot-Server Für Zugriff auf My CallPilot: - Für Windows: Internet Explorer 6.0 oder 7.0 oder Firefox 2.0 für Windows - For Macintosh: Safari für Macintosh OS X - Für Linux: Mozilla 1.7.x oder Firefox 2.0 Wenden Sie sich an Ihren CallPilot-Administrator, um Updates zu den neuesten unterstützten Versionen zu erhalten. Anmelden Wenn Sie sich bei Ihrer Outlook-Mailbox anmelden, können Sie sich gleichzeitig bei CallPilot Desktop Messaging anmelden. Bei der ersten Anmeldung bei Desktop Messaging werden Sie zur Auswahl eines Posteingangs für CallPilot-Nachrichten aufgefordert (falls diese Option für Sie verfügbar ist). Sie können folgende Optionen wählen: Ihren -Posteingang, sodass Ihre CallPilot-Nachrichten mit den regulären s in Outlook zusammengeführt werden Einen separaten CallPilot-Posteingang, sodass CallPilot-Nachrichten getrennt von den regulären s in Outlook aufbewahrt werden Sie können diese Angabe nach der ersten Anmeldung jederzeit wieder ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern des Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden auf Seite 48. So melden Sie sich über Microsoft Outlook an: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. Das Dialogfeld CallPilot-Anmeldung wird angezeigt. 2. Geben Sie im Feld Mailbox die Mailbox-Nummer ein, oder wählen Sie sie aus. 3. Geben Sie im Feld Passwort das Passwort für diese Mailbox ein. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Passwort speichern, wenn sich CallPilot automatisch anmelden soll. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

10 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Auf einem gemeinsam genutzten Computer sollten Sie das Kontrollkästchen Passwort speichern deaktivieren. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, fordert die Software Sie u. U. auf, einen Posteingang für Ihre CallPilot-Nachrichten auszuwählen und Download-Optionen für Ihr CallPilot-Adressbuch anzugeben. Reagieren Sie nach Bedarf auf diese Eingabeaufforderungen. Bei der Anmeldung wird Ihr Outlook-Fenster aufgerufen. Eventuelle neue CallPilot- Nachrichten werden in dem angegebenen Posteingang angezeigt. So melden Sie sich ab: Wenn Sie Microsoft Outlook beenden, werden Sie bei CallPilot automatisch abgemeldet. Externe Anmeldung Sie können sich von jedem beliebigen Computer, auf dem CallPilot installiert ist und der wie Ihr Bürocomputer konfiguriert ist, bei Ihrer Mailbox anmelden. Sie können z. B. einen für Gastzugriff eingerichteten Computer oder Ihren Computer zu Hause mit einer DFÜ-Verbindung zum Server verwenden. Arbeiten mit CallPilot-Nachrichten Wenn Sie Ihre öffnen und CallPilot installiert ist, werden Ihre Nachrichten in dem Posteingang angezeigt, den Sie bei Ihrer ersten Anmeldung angegeben haben. An manchen Standorten haben Sie möglicherweise nicht die Möglichkeit, Ihren Posteingang auszuwählen, da Ihr CallPilot-Administrator die Position des Posteingangs für Sie festlegt. 10 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

11 So rufen Sie neue Nachrichten ab: Wenn Sie den -Posteingang wählen, enthält die Liste Ihrer Mail-Ordner u. U. trotzdem den separaten Ordner für CallPilot Desktop Messaging, obgleich Sie sich entschlossen haben, diesen nicht zu verwenden. Dies ist nur vorübergehend; wenn Sie Outlook schließen und wieder öffnen, wird der Ordner für CallPilot Desktop Messaging nicht länger angezeigt. So rufen Sie neue Nachrichten ab: Wenn eine neue Nachricht in Ihrer Mailbox eingegangen ist, wird das CallPilot-Symbol für neue Nachrichten in der Taskleiste rot angezeigt. Weitere Tipps über die Verwendung des Symbols für neue Nachrichten bzw. wie Sie es ein- oder ausschalten finden Sie im Abschnitt Verwenden des Symbols für neue Nachrichten auf Seite 53. Neue Nachrichten werden fett angezeigt. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

12 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So öffnen Sie eine Nachricht: Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle der Nachrichtenzeile, um eine CallPilot-Nachricht zu öffnen. Hinweise hierzu finden Sie unter Wiedergabe von Sprachnachrichten auf Seite 13 und unter Anzeigen von Faxnachrichten auf Seite 15. So löschen Sie eine Nachricht: Um eine CallPilot-Nachricht aus dem Posteingang zu löschen, markieren Sie die gewünschte Nachricht und klicken dann in der Symbolleiste auf das Symbol Löschen. Auf dieselbe Weise können Sie auch eine geöffnete CallPilot-Nachricht löschen. Die gelöschte Nachricht wird daraufhin in den Ordner für gelöschte Objekte verschoben. Wenn Sie sich abmelden oder in Outlook auf Beenden klicken, werden die CallPilot-Nachrichten ohne vorherige Rückfrage sofort gelöscht. So kennzeichnen Sie CallPilot-Nachrichten als gelesen oder ungelesen: Im Posteingang werden ungelesene Nachrichten fett und gelesene Nachrichten in normalem Text dargestellt. Sie können mit Hilfe des Kontextmenüs auswählen, ob eine Nachricht als gelesen oder ungelesen gekennzeichnet wird. Diese Änderungen wirken sich auch auf das Symbol für neue Nachrichten aus. Wenn beispielsweise keine ungelesenen Nachrichten vorhanden waren und Sie dann eine Nachricht als ungelesen kennzeichnen, wird das Symbol für neue Nachrichten wieder aktiviert. 1. Wählen Sie in Ihrem Posteingang eine oder mehrere Nachrichten aus. Halten Sie die Taste Strg gedrückt, um mehrere Nachrichten auszuwählen. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Nachrichten, und klicken Sie anschließend auf Als ungelesen kennzeichnen oder Als gelesen kennzeichnen. 12 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

13 So verwalten Sie Ihre Nachrichten: Diese Optionen sind auch im Menü Bearbeiten von Outlook verfügbar. Im CallPilot Player können Sie den Status einer geöffneten Nachricht ändern, indem Sie Bearbeiten > Als ungelesen kennzeichnen wählen. So verwalten Sie Ihre Nachrichten: Sie können Ihre Nachrichten verwalten, indem Sie in Outlook neue CallPilot-Ordner erstellen und Ihre Nachrichten in diese Ordner verschieben. Solange die neuen Ordner sich innerhalb desselben Outlook-Ordnersatzes befinden wie Ihre eingehenden CallPilot-Nachrichten, können Sie auf diese zugreifen, wenn Sie sich per Telefon oder über My CallPilot anmelden. Wenn Sie CallPilot-Nachrichten in eine PST-Datei verschieben, sind diese nicht länger über das Telefon oder über My CallPilot verfügbar. Wiedergabe von Sprachnachrichten Wenn Sie eine reine Sprachnachricht öffnen, wird der CallPilot Player angezeigt. Klicken Sie bei gemischten Sprach-, Faxoder Textnachrichten auf das Sprachnachrichten-Symbol, um den CallPilot Player zu öffnen. In der folgenden Abbildung sehen Sie die Steuerungen, mit denen Sie Sprachnachrichten im CallPilot Player handhaben. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

14 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So wählen Sie das Telefon oder den Computer zur Wiedergabe von Sprachnachrichten aus: Sie können Sprachnachrichten von Ihrem Telefon oder Computer aus wiedergeben. Hinweise zum Wechseln zwischen Telefon und Computer oder zum Ändern der von CallPilot gewählten Telefonnummer finden Sie unter Ändern der Audio-Einstellungen auf Seite 66. Sie können auch auf das Telefon- oder das Computer-Symbol im CallPilot Player klicken, um die Einstellung zu ändern. So geben Sie eine Nachricht über Ihr Telefon wieder: 1. Wenn Ihr Telefon für die Wiedergabe ausgewählt ist, doppelklicken Sie zum Wiedergeben einer Sprachnachricht auf die gewünschte Nachricht in Ihrem Posteingang. Heben Sie den Hörer ab, wenn das Telefon klingelt. 2. Mit den entsprechenden Schaltflächen im CallPilot Player können Sie die Nachricht wiedergeben, anhalten, zurück- und vorspulen und den Absender kontaktieren. 3. Legen Sie abschließend den Hörer auf, und schließen Sie die Nachricht. 14 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

15 So geben Sie eine Nachricht über Ihren Computer wieder: So geben Sie eine Nachricht über Ihren Computer wieder: 1. Wenn Ihr Computer für die Wiedergabe ausgewählt ist, doppelklicken Sie zum Wiedergeben einer Sprachnachricht auf die Nachricht in Ihrem Posteingang. Die Nachricht wird über die Lautsprecher Ihres Computers bzw. über Ihren Kopfhörer wiedergegeben. 2. Mit den entsprechenden Schaltflächen im CallPilot Player können Sie die Nachricht wiedergeben, anhalten, zurück- und vorspulen, die Lautstärke und Geschwindigkeit anpassen und den Absender kontaktieren. 3. Schließen Sie abschließend die Nachricht. Wenn Sie mit dem alternativen CallPilot-Server verbunden sind (siehe Verwenden des Symbols für neue Nachrichten auf Seite 53), stehen nur die folgenden CallPilot Player- Funktionen zur Verfügung: Zurückspringen, Nachricht abspielen (einschließlich Wiedergabesteuerung), Nach vorn springen, Vorherige Nachricht, Umschlag wiedergeben, Wechseln zu und Logout. Anzeigen von Faxnachrichten Zum Empfangen von Faxnachrichten muss Ihr CallPilot-Administrator die Faxfunktionalität Ihrer Mailbox aktivieren. So zeigen Sie eine Faxnachricht an: 1. Doppelklicken Sie in Ihrem Posteingang auf eine Faxnachricht. Wenn Sie eine reine Faxnachricht öffnen, wird daraufhin das Faxbild angezeigt. Klicken Sie bei ge- Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

16 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook mischten Sprach-, Fax- oder Textnachrichten auf das Fax-Symbol, um die Faxnachricht anzuzeigen. 2. Daraufhin können Sie das Fax vergrößern oder verkleinern, drehen oder verschieben, drucken, löschen, speichern, weiterleiten, auf das Fax antworten und der gespeicherten Faxnachricht einen Sprachzusatz hinzufügen. 3. Schließen Sie abschließend die Nachricht. Erstellen von Sprachnachrichten Sie können eine Sprachnachricht über den Computer oder das Telefon aufzeichnen. Diese wird dann wie eine -Nachricht adressiert und versandt. So zeichnen Sie eine Sprachnachricht auf und senden sie: 1. Klicken Sie in Ihrem Posteingang in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue CallPilot-Nachricht. Die CallPilot-Nachrichtenmaske mit dem CallPilot Player wird aufgerufen. 16 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

17 So zeichnen Sie eine Sprachnachricht auf und senden sie: Falls der CallPilot Player nicht bereits geöffnet ist, klicken Sie in der neuen Nachrichtenmaske auf das Telefon-Symbol der Symbolleiste, um ihn zu öffnen. 2. Wählen Sie aus, wie die Sprachnachricht aufgezeichnet werden soll: Klicken Sie in der CallPilot Player-Steuerung auf das Telefon- oder das Computersymbol. 3. Um mit der Aufzeichnung zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzeichnen (mit dem roten Punkt darauf). 4. Wählen Sie eine der folgenden Verfahrensweisen: Wenn Sie eine Sprachnachricht über den Computer aufzeichnen, verwenden Sie dazu das Mikrofon. Klicken Sie auf Stopp, um die Aufzeichnung zu beenden. Klicken Sie auf Wiedergeben, um die Aufzeichnung zu überprüfen. Um die Aufzeichnung zu bearbeiten, klicken Sie auf Aufzeichnen, sprechen Sie erneut, und klicken Sie anschließend auf Stopp. Wenn Sie die Sprachnachricht über das Telefon aufzeichnen, nehmen Sie den Anruf an, wenn das Telefon klingelt. Nehmen Sie nach dem Signalton Ihre Nachricht auf. Klicken Sie auf Stopp, um die Aufzeichnung zu beenden. Klicken Sie auf Wiedergeben, um die Aufzeichnung zu überprüfen. 5. Um die Nachricht zu adressieren, klicken Sie auf An. Alternativ können Sie auch eine formatierte Adresse in das Feld An eingeben. Weitere Informationen über das Adressieren finden Sie im Abschnitt Adressieren von Nachrichten auf Seite Fügen Sie gegebenenfalls einen Betreff, Anlagen und Optionen hinzu. Hinweise hierzu finden Sie unter Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten auf Seite 36 und unter Festlegen von Nachrichtenoptionen auf Seite 37. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

18 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook 7. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Nachricht senden. So speichern Sie eine neu erstellte Sprachnachricht als eine Datei: 1. Zeichnen Sie in einer neuen Nachricht eine Nachricht auf. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. 3. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, und wählen Sie einen Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten. 4. Klicken Sie auf Speichern. Speichern Sie Sprachnachrichten als VBK-Dateien. CallPilot kann VBK-Dateien automatisch in WAV-Dateien konvertieren, wenn diese an Nicht-CallPilot-Benutzer gesendet werden. Siehe Ändern der Mail-Übertragungseinstellungen auf Seite 60. Erstellen von Fax- und Textnachrichten So erstellen und senden Sie eine einzelne Faxnachricht: Um eine Faxdatei zu erstellen, muss Ihre CallPilot-Mailbox über Faxfunktionalität verfügen. Die CallPilot-Empfänger Ihrer Faxnachricht müssen über Faxfunktionalität verfügen, um das Fax auf ihrem Computer anzeigen zu können. Wenn die Empfänger Nachrichten über ihr Telefon abrufen, können sie die Faxnachricht nur ansehen, wenn sie diese drucken. Sie können Ihre Faxnachricht auch an ein Faxgerät senden. 1. Starten Sie die Anwendung, die Sie zur Erstellung der Faxnachricht verwenden möchten (beispielsweise Microsoft Word). Das Dokument, das Sie öffnen oder erstellen, darf nicht breiter als 21,5 cm sein. Sie können auch mehrseitige Dokumente verwenden. 2. Wenn das Dokument fertig gestellt ist, wählen Sie im Menü Datei die Option Drucken aus (oder eine andere Option, welche die Auswahl eines Druckers ermöglicht). 3. Wählen Sie aus der Liste der Drucker Avaya Fax aus. 18 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

19 So erstellen und senden Sie eine einzelne Faxnachricht: 4. Klicken Sie auf OK oder Drucken oder eine andere Option, die die Datei an den von Ihnen gewählten Drucker sendet. Das Dialogfeld Fax erstellen wird angezeigt. 5. Vor dem Senden können Sie durch Wiederholen der Schritte 1 bis 4 weitere Dokumente hinzufügen. Sie können mithilfe der Optionen im Dialogfeld Fax erstellen auch ein Deckblatt auswählen, das Fax anzeigen und das Fax zur späteren Übermittlung als Datei speichern. 6. Wählen Sie eine angemessene Option in der Drop-Down-Liste Senden mit aus. Um eine normale Faxnachricht zu senden, geben Sie im Textfeld Faxgerät(e) die Faxnummer oder die CallPilot-Mailbox-Nummer ein (ergänzen Sie die CallPilot-Mailbox-Nummer durch den Buchstaben "m", z. B. m7366), geben Sie im Textfeld Betreff einen Betreff ein, und klicken Sie anschließend auf Senden. Wenn Sie die Faxnachricht als Anhang einer neuen CallPilot-Nachricht senden möchten, wählen Sie in der Drop-Down-Liste Senden mit die Option CallPilot Desktop Messaging für Microsoft Outlook aus, und klicken Sie anschließend auf Senden. Es wird eine Maske für neue Nachrichten mit der angehängten Faxdatei geöffnet. 7. Adressieren Sie die Nachricht über das CallPilot-, Outlook- oder ein anderes Adressbuch. Siehe Adressieren von Nachrichten auf Seite Fügen Sie gegebenenfalls einen Betreff, Anlagen und Optionen hinzu. Hinweise hierzu finden Sie unter Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten auf Seite 36 und unter Festlegen von Nachrichtenoptionen auf Seite Klicken Sie auf das Symbol Nachricht senden. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

20 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So erstellen und senden Sie eine Text-Nachricht: 1. Klicken Sie in Ihrem Posteingang in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue CallPilot-Nachricht. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Textnachricht. 3. Geben Sie unformatierten Text in die Nachricht ein. 4. Adressieren Sie die Nachricht, und geben Sie einen Betreff ein. 5. Klicken Sie auf das Symbol Nachricht senden. Erstellen und Senden von Faxstapel-Nachrichten Mithilfe der Microsoft Word-Seriendruckfunktion können Sie individuell angepasste CallPilot- Faxnachrichten an mehrere Empfänger und den Druckauftrag an den Avaya Faxstapeldrucker senden. Sie müssen mit der Microsoft Word-Seriendruckfunktion vertraut sein, um diese Funktion zu verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Microsoft Word-Dokumentation. Beachten Sie, dass die CallPilot-Faxstapelfunktion nur für CallPilot Desktop- und Web-Benutzer verfügbar ist, die den Avaya Faxstapel-Druckertreiber installiert haben. Wenn Sie die Seriendruckfunktion mit CallPilot verwenden möchten, benötigen Sie dafür ein Hauptdokument (die Datei, die Sie an Ihre Empfänger senden möchten) sowie ein Datenquellendokument, das Empfängerinformationen enthält, z. B. Namen und Faxnummern. Ihre CallPilot Desktop Messaging-Installation enthält eine Beispieldatei für ein Datenquellendokument von Microsoft Word (Data.doc) und eine Beispieldatei für ein Hauptdokument von Microsoft Word (Sample.doc). Aufrufen und Ändern des Beispiel-Datenquellendokuments Die Datei Data.doc enthält eine Microsoft Word-Tabelle mit je einer Zeile pro Empfänger. Im Beispiel werden die folgenden Spaltenüberschriften verwendet: AnFax, AnName, ÜbBestätigung, ÜbArt, AnUnternehmen und AnTelefon. Diese Spaltenüberschriften können geändert und gelöscht werden. Sie können auch neue Spalten hinzufügen. Die Bezeichnungen der Spaltenüberschriften dienen als Tags, die in das Hauptdokument eingefügt werden können, um die Faxnachricht an jeden einzelnen Empfänger individuell anzupassen oder um CallPilot anzuweisen, wie mit der Faxnachricht vorgegangen werden soll. 20 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

21 Aufrufen und Ändern des Beispiel-Datenquellendokuments 1. Rufen Sie das Verzeichnis \Programme\Avaya\CallPilot\Fax auf, und öffnen Sie die Datei Data.doc. 2. Fügen Sie bei Bedarf neue Spalten hinzu oder löschen Sie ggf. bestehende Spalten. Wählen Sie für neue Spalten aussagekräftige Spaltenüberschriften aus. 3. Fügen Sie die benötigten Daten unter jeder Spaltenüberschrift ein. Die Microsoft Word-Tabelle für die Datenquelle kann wie jede andere Tabelle erstellt werden, z. B. auch durch das Importieren externer Daten. Wenn Sie die Empfängerliste mithilfe der Seriendruckfunktion bearbeiten, (indem Sie im Seriendruck-Manager von Microsoft Word im Bereich Datenquelle auf Bearbeiten klicken), wird das Fenster Datenformular geöffnet und zeigt alle Einträge aus der Datenquellentabelle an. In diesem Fenster können Sie Datensätze hinzufügen, löschen, ändern und suchen. In der Datenquelldatei hinzugefügte oder geänderte Spaltenüberschriften werden automatisch in diesem Fenster angezeigt. Beachten Sie, dass das Textfeld AnFax das einzige obligatorische Feld für CallPilot ist. Folgende Parameter und Zeichen werden im Textfeld AnFax unterstützt: Die maximal unterstützte Länge für Faxnummern beträgt 120 Zeichen. Die Ziffern 0 bis 9 "P" bzw. "p" sowie das Komma, wenn eine Pause erforderlich ist Das Rautezeichen (#) Allgemeine Telefonnummernsymbole, z. B. die linke und die rechte Klammer, sowie der Gedankenstrich Leerzeichen Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

22 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Wenn der Buchstabe "m" vor der CallPilot Mailbox-Nummer eingefügt werden soll, um die Mailbox-Adresse zu kennzeichnen, muss die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet werden. Die anderen Textfelder sind optional und dienen dazu, die Fax-Nachricht anzupassen oder ihre Verarbeitung durch CallPilot festzulegen. Die drei spezifischen CallPilot-Textfelder und ihre Parameter lauten: AnName: Der Name des Faxempfängers (max. 256 Zeichen). ÜbBestätigung: Sie können dieses Tag dazu verwenden, um eine CallPilot- Nachricht an Ihre CallPilot-Mailbox schicken zu lassen, wenn die Faxnachricht an den Empfänger übermittelt wurde. Wenn das Textfeld ÜbBestätigung auf 1 gesetzt ist, wird eine Übermittlungsbestätigung erstellt. Wenn das Textfeld ÜbBestätigung auf 0 gesetzt ist, wird keine Übermittlungsbestätigung für diesen Empfänger erstellt. Wenn das Textfeld ÜbBestätigung leer ist oder das Feld nicht in der Datei Data.doc enthalten ist, wird keine Übermittlungsbestätigung erstellt. ÜbArt: Mit diesem Textfeld können Sie eine Übermittlungspriorität für jeden Empfänger festlegen. Wenn das Textfeld ÜbArt auf 0 gesetzt oder leer ist (oder wenn das Textfeld ÜbArt nicht in der Datei Data.doc enthalten ist), wird die Nachricht für eine Übermittlung mit der Prioritätsstufe Normal gekennzeichnet. Wenn das Textfeld ÜbArt auf 1 gesetzt ist, wird die Nachricht für eine Übermittlung mit der Prioritätsstufe Sparmodus gekennzeichnet. Wenn das Textfeld ÜbArt auf 2 gesetzt ist, wird die Nachricht für eine Übermittlung mit der Prioritätsstufe Dringend gekennzeichnet. Nachrichten, die an Nicht-Call- Pilot-Empfänger gesendet werden, bei denen die Übertragungsart auf Sparmodus festgelegt ist, werden nach einem vom CallPilot-Server für die Prioritätsstufe Sparmodus definierten Zeitplan gesendet. Beachten Sie, dass an CallPilot-Mailboxen gesendete Nachrichten von der Prioritätsstufe Sparmodus nicht betroffen sind und mit der Prioritätsstufe Normal gesendet werden. Die Übertragung von Nachrichten mit der Prioritätsstufe Normal oder Dringend erfolgt sofort. Das Symbol Dringend wird von My CallPilot oder einem Desktop Messaging-Client angezeigt. Eine Sprachaufforderung identifiziert die Nachricht von der CallPilot-Telefon-Benutzeroberfläche als Nachricht mit der Prioritätsstufe Dringend. Nachrichten mit der Prioritätsstufe Dringend werden als Nachrichten mit der Priorität Normal behandelt, wenn sie an Nicht-CallPilot-Adressen gesendet werden. 4. Nachdem Sie die Tabelle bearbeitet haben, speichern Sie alle Änderungen. Normalerweise benennen Sie diese Datendatei mit einem eindeutigen Namen. Für die weitere Beschreibung dieses Verfahrens wird hier jedoch der Name Data.doc verwendet. 5. Schließen Sie das Dokument. Sie können die Datei Data.doc jetzt als Datenquelle für die Seriendruckfunktion von Microsoft verwenden. 22 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

23 Aufrufen und Ändern des Beispiel-Hauptdokuments Aufrufen und Ändern des Beispiel-Hauptdokuments Die Datei Sample.doc ist eine Beispieldatei für ein Microsoft Word-Hauptdokument. Öffnen Sie im Verzeichnis \Programme\Avaya\CallPilot\Fax die Datei Sample.doc in Microsoft Word. Dieses Dokument enthält gekennzeichnete Felder, die den Feldern in der Beispieldatei Data.doc entsprechen. Sie können die Datei Data.doc als Vorlage für Ihre Fax-Nachricht oder zum Üben verwenden. Wenn Sie die Bezeichnungen der Spaltenüberschriften in der Datei Data.doc ändern, müssen Sie diese auch in Ihrem Hauptdokument ändern. Erste Seite Die erste Seite des Hauptdokuments ist eine besondere Seite und wird nicht zum fertigen Fax hinzugefügt. Sample.doc wird installiert, wenn die erste Seite richtig eingerichtet ist. Diese Seite enthält Pfadangaben zur Datenzuordnung von der Datenquelle zu jedem benutzerdefinierten Faxdokument. Es müssen zwei bestimmte Steuerungscodes auf der ersten Seite enthalten sein, um CallPilot darüber zu informieren, dass es sich hierbei um eine Faxs- Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

24 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook tapeldatei handelt, und um zu verhindern, dass die erste Seite zur Faxnachricht hinzugefügt wird: $SOJ$ /zz Auftrag starten erteilt dem Faxtreiber den Befehl, mit der Verarbeitung zu beginnen. Dieser Steuerungscode kann an einer beliebigen Stelle auf der ersten Seite eingefügt werden. Nach dieser Seite starten verhindert, dass die erste Seite zur Faxnachricht hinzugefügt wird. Dieser Steuerungscode kann an einer beliebigen Stelle auf der ersten Seite eingefügt werden. Die CallPilot-Software ruft die Faxnummer von der ersten Seite des Dokuments ab. Des Weiteren ruft die Software den Empfängernamen, die Übermittlungsbestätigung sowie die Übertragungsart ab, falls diese auf der ersten Seite enthalten sind. /tp /dr /tn /dt Faxnummer wird zum Adressieren der Nachricht verwendet. Dieses Textfeld ist erforderlich. Übermittlungsbestätigung kann für die einzelnen Empfänger aktiviert bzw. deaktiviert werden. Dieses Textfeld ist optional. Empfängername kennzeichnet den Datensatz im Dialogfeld Avaya Faxstapelstatus, wenn die Faxnummer fehlt bzw. ungültig ist.dieses Textfeld ist optional. Übertragungsart kennzeichnet die Nachricht als Normal, Sparmodus oder Dringend. Dieses Textfeld ist optional. Zum Abschließen dieser Seite müssen Sie die Spaltenüberschrift für die Faxnummer (d. h. <<AnFax>>) mit Hilfe der Seriendruckfunktion nach dem Steuerelement /tp einfügen. Außerdem können Sie die Spaltenüberschrift für die Übermittlungsbestätigung (d. h. <<ÜbBestätigung>>) nach dem Steuerelement /dr, das Textfeld Empfängername (d. h. <<AnName>>) nach dem Steuerelement /tn und das Textfeld Übertragungsart (d. h. <<ÜbArt>>) nach dem Steuerelement /dt einfügen. Bei allen Faxstapelsteuerungen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Als erweiterte Faxadressierungsfunktion können Benutzer alle Daten in einer einzelnen Spalte ändern, ohne dass dabei die Datenquelldatei tatsächlich geändert wird. Wenn z. B. eine vorhandene Datenquellentabelle Faxnummern für zahlreiche Empfänger enthält, die externe 24 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

25 Zweite Seite Zugriffsziffer 9 jedoch fehlt, kann diese Ziffer allen Faxnummern hinzugefügt werden, indem das Steuerelement für die erste Seite des Dokuments wie folgt geändert wird: Beispiel /tp9<<anfax>> Bei diesem Beispiel wird während der Faxstapelverarbeitung jeder Telefonnummer die Ziffer 9 vorangestellt. Die Datenquelle bleibt unverändert und kann von einem anderen Standort aus verwendet werden, für den die Ziffer 9 nicht für den externen Zugriff benötigt wird. Zweite Seite Sobald das Datenquellendokument und die erste Seite des Hauptdokuments erstellt sind, können Sie Ihr Fax individuell anpassen. Die Seite darf nicht breiter sein als 21,5 cm. Sie können alle Tags der Datenquellen-Spaltenüberschriften zum Anpassen des Dokuments verwenden. Im folgenden Beispiel wird die Datei Sample.doc verwendet. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

26 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook In diesem Beispiel wird das Dokument für jeden Empfänger individuell angepasst. Die Datenquellen-Spaltenüberschriften werden mit Hilfe der Microsoft Word-Seriendruckfunktion in das Dokument eingefügt. Nachdem Sie das Hauptdokument individuell angepasst haben, kann das Dokument mit den Informationen aus der Datei Data.doc zusammengeführt werden. Weitere Informationen zum Einfügen von Datenquellfeldern in ein Dokument finden Sie in der Microsoft Word-Hilfe unter dem Thema Seriendruck. Zusammenführen von Daten aus dem Datenquellendokument mit dem Hauptdokument Wenn Sie bereit sind, Daten aus der Datenquelle mit dem Hauptdokument zusammenzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Starten Sie in Microsoft Word im Menü Extras die Funktion Seriendruck. Abhängig von der verwendeten Microsoft Word-Version kann sich die Seriendruckfunktion unter verschiedenen Menü-Überschriften befinden. a. Wählen Sie unter Office XP Extras > Briefe und Sendungen > Serienbrieferstellung aus. 26 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

27 Zusammenführen von Daten aus dem Datenquellendokument mit dem Hauptdokument b. Wählen Sie unter Office 2000 Extras > Seriendruck aus. c. Wählen Sie unter Office 2007 Mailings > Seriendruck starten > Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen aus. 2. Stellen Sie sicher, dass die Datei Sample.doc derzeit als Hauptdokument und die Datei Data.doc als Datenquelle ausgewählt ist. 3. Wählen Sie Seriendruck an Drucker aus, und wählen Sie anschließend im angezeigten Dialogfeld Drucken den Avaya Fax Batch-Druckertreiber aus. Stellen Sie sicher, dass in Microsoft Word die Option zum Drucken von Seiten in der umgekehrten Reihenfolge deaktiviert ist. 4. Klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf OK, um den Faxstapelvorgang zu starten. Beim Zusammenführen werden die Datenwerte aus der Datenquelldatei mit dem Hauptdokument an den entsprechenden Tagpositionen zusammengeführt, und für jeden Empfänger wird eine separate Faxdatei im TIF-Format erstellt. Die CallPilot-Software adressiert die Faxdateien und überträgt sie an den Server. Der CallPilot-Server sendet das Fax an die Empfänger. Nach dem Starten dieses Vorgangs wird das Dialogfeld Druckstatus angezeigt. Die Seitenzahl wird schrittweise erhöht, da jede Seite in eine TIF-Datei konvertiert wird. Da die erste Seite übersprungen wird, wird diese nicht mitgezählt. Wenn ein Fax von drei Seiten beispielsweise an zehn Empfänger gesendet wird, zeigt das Dialogfeld den Druck für Seite 1, den Druck für Seite 2 usw. bis zum Druck für Seite 20 an. Es werden nur 20 Seiten gedruckt, da die erste Seite jedes Dokuments übersprungen wird. Probleme, die beim Erstellen von Faxnachrichten oder bei Faxadressen auftreten, werden in einem eigenen Dialogfeld, Avaya-Faxstapelstatus, angezeigt: Probleme wie eine fehlende Faxadresse oder ein nicht unterstütztes Adressenformat werden überprüft; allerdings wird eine falsche Faxnummer beispielsweise nicht angezeigt, solange die Nummer ein zulässiges Format hat. Im Falle einer falschen Faxnummer wird jedoch eine Meldung über die nicht erfolgte Übermittlung an die CallPilot-Mailbox des Benutzers gesendet. Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird der Stapelvorgang beendet, und es werden keine Faxnachrichten gesendet. Geben Sie die richtige Faxnummer ein, und schicken Sie den Auftrag erneut ab. Wenn alle Faxnachrichten und Adressen ordnungsgemäß erstellt sind, wird während der Adressierung und Übertragung der Faxnachrichten an den CallPilot-Server ein Dialogfeld angezeigt. Das Dialogfeld Avaya-Faxstapelstatus zeigt den Status des Stapelauftrags an. Wenn Sie vor Abschluss dieses Auftrags in diesem Dialogfeld auf Abbrechen klicken, wird ein weiteres Dialogfeld angezeigt, indem Sie dazu aufgefordert werden, den Abbruch zu bestätigen. Falls Sie Ja wählen, werden alle temporären Dateien gelöscht, und der Prozess wird beendet. Alle Faxe, die bereits an den CallPilot-Server übertragen wurden, werden jedoch gesendet. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

28 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Wenn beim Übertragen der Faxnachricht ein Problem auftritt, wird ein Dialogfeld angezeigt, das folgendem Dialogfeld ähnelt: Wenn Sie auf Ja klicken, wird die Faxnachricht erneut an den Server gesendet. Wenn Sie auf Nein klicken, wird die aktuelle Faxnachricht übersprungen, und der Vorgang beginnt mit der nächsten Faxnachricht in der Liste. Die übersprungene Faxnachricht wird nicht gesendet. Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird ein anderes Dialogfeld angezeigt, in dem Sie zum Bestätigen des Abbruchs auffordert werden. Wenn Sie auf Ja klicken, werden alle temporären Dateien gelöscht und der Vorgang beendet. Alle bereits an den CallPilot-Server übertragenen Faxnachrichten werden gesendet. Wenn Sie auf Nein klicken, wird die zuvor gezeigte Fehlermeldung erneut angezeigt. Sie können dann eine andere Option auswählen. Ein Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt, nachdem alle Faxnachrichten an den Server übertragen wurden. Verwenden eines benutzerdefinierten Faxdeckblatts Sie können den Faxnachrichten ein Deckblatt hinzufügen. Normalerweise werden diese Deckblätter vom Server-Administrator entworfen und verwaltet. Sie können den gewünschten Stil des Deckblatts auswählen (falls mehrere zur Verfügung stehen). Mit diesen Tools erstellte Deckblätter enthalten folgende Informationen: Informationen zum Absender: Informationen zum Empfänger: Titel Name Abteilung Unternehmen Telefonnummer Faxnummer Titel Name Abteilung Unternehmen Telefonnummer Faxnummer Anzahl der Seiten Sendedatum und -uhrzeit Memo-Bereich des Deckblatts 28 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

29 Aufnehmen eines Deckblatts in eine Faxnachricht Aufnehmen eines Deckblatts in eine Faxnachricht Auf der Registerkarte Mail des Konfigurationsdialogfelds für CallPilot Desktop Messaging (wählen Sie Extras > CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration) befindet sich die Option Deckblatt beim Weiterleiten von Faxen einschließen. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie anschließend aus einer Liste verfügbarer Deckblätter ein Standard-Deckblatt auswählen. Mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen können Sie den Speicherort der Deckblätter auswählen. Der standardmäßige Speicherort lautet: \Programme\Avaya\CallPilot\cvrpages. Auswählen des gewünschten Deckblatts Beim Senden einer Faxnachricht enthält die CallPilot-Faxnachrichtenmaske ein Deckblattmenü mit Optionen für das Hinzufügen und Ändern. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

30 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Im Menü Hinzufügen wird eine Liste aller verfügbaren Deckblätter angezeigt. Wählen Sie ein Deckblatt aus, und klicken Sie auf OK. Im Menü Ändern wird der Inhalt des aktuellen Deckblatts angezeigt, den Sie ändern können. Im Fenster Ändern können Sie auch eine Vorschau des aktuellen Deckblatts anzeigen. Wenn Sie die Option Deckblatt beim Weiterleiten von Faxen einschließen aktivieren, fügt CallPilot das ausgewählte Deckblatt in das Fax ein. Das Deckblatt wird in der Liste der Anlagen an erster Stelle angezeigt (linkes Fenster). In der Anlagenansicht (rechtes Fenster) wird nur der Memo-Bereich des Deckblatts angezeigt. Hier können Sie alle weiteren benötigten Informationen einfügen. 30 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

31 Avaya Fax-Druckertreibermaske Avaya Fax-Druckertreibermaske Sie können die Avaya Fax-Druckertreibermaske zum Senden einer Faxnachricht mithilfe eines CallPilot Desktop Messaging-Clients (z. B. Microsoft Outlook) oder mithilfe der Quickfax- Funktion verwenden. Mit der Quickfax-Funktion können Sie eine Faxnachricht direkt aus dem Dialogfeld Drucken senden. Wenn Sie eine Faxnachricht mit Hilfe eines CallPilot Desktop Messaging-Clients senden möchten, ist das Deckblatt in der benutzerdefinierten CallPilot- Maske verfügbar. Wenn Sie Ihr Fax an ein bestimmtes Ziel senden (z. B. ein Faxgerät), wird das Textfeld für das Deckblatt aktiviert, in dem Sie dann nach einem Deckblatt suchen oder eines aus der Liste auswählen können. Anschließend können Sie den Inhalt des Deckblatts ändern. Wenn Sie kein Deckblatt auswählen möchten, aktivieren Sie in der Liste die Option Kein Deckblatt. Beachten Sie, dass Sie im Feld Betreff auch eine Betreffzeile einfügen können. Die Informationen aus der Betreffzeile werden nur im -Bereich der Faxnachricht angezeigt, nicht jedoch auf einem Ausdruck. Ändern und Anzeigen einer Vorschau des Deckblatts Sie können sowohl in der benutzerdefinierten CallPilot-Maske als auch in der Avaya-Fax-Druckertreiber-Anwendung eine Vorschau des aktuellen Deckblatts anzeigen und seinen Inhalt ändern. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

32 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Klicken Sie auf Vorschau, um den aktuellen Zustand des Deckblatts anzuzeigen. Bei Ihrem ersten Zugriff auf diese Seite versucht CallPilot Desktop Messaging, die Von-Angaben ausgehend von den zuvor eingegebenen Daten auszufüllen. Auch wenn die Von- Informationen bereits angegeben sind, können Sie diese ändern. Im Bereich An ist das Textfeld Fax immer schreibgeschützt. Das Textfeld Name ist schreibgeschützt, wenn das Deckblatt mit Hilfe der benutzerdefinierten Maske ausgefüllt wird. In diesem Fall trägt CallPilot automatisch den Empfängernamen in das Textfeld Name ein. Wenn Sie den Faxdruckertreiber verwenden, bleibt dieses Textfeld leer, und Sie können es ausfüllen. 32 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

33 Durchführen eines Anrufs mit Hilfe des Anrufverzeichnisses Wenn ein Deckblatt über den Fax-Druckertreiber verwendet wird, berechnet CallPilot Desktop Messaging die Anzahl der Seiten und trägt diese in das Feld Seiten ein. Wenn Sie die benutzerdefinierte Maske verwenden, bleibt das Feld Seiten leer. Sie können dieses Feld in beiden Fällen ändern. Das Feld Gesendet enthält standardmäßig das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit. Dieses Feld kann ebenfalls bearbeitet werden. Der Memo-Bereich wird mit dem Feld Memo der benutzerdefinierten Maske synchronisiert. Das Feld Memo darf maximal 2500 Zeichen enthalten. Die Felder AnName und VonName dürfen höchstens 256 Zeichen enthalten. Die Felder AnFax und VonFax dürfen höchstens 120 Zeichen enthalten. Alle anderen Deckblattfelder dürfen maximal 30 Zeichen enthalten. Durchführen eines Anrufs mit Hilfe des Anrufverzeichnisses Mit Hilfe der Funktion Anrufverzeichnis können Sie jede Person anrufen, die in einem von Microsoft Outlook verwendeten Adressbuch aufgeführt ist. Dazu gehören die globale Adressliste, Outlook-Kontakte und das CallPilot-Adressbuch. So führen Sie einen Anruf mit Hilfe des Anrufverzeichnisses durch: 1. Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die Schaltfläche Anrufverzeichnis. Das Dialogfeld für die Namensauswahl wird aufgerufen. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

34 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook 2. Wählen Sie in der Liste Namen anzeigen aus das Adressbuch aus, das durchsucht werden soll. In Outlook 2007 heißt diese Liste Adressbuch. 3. Im Feld Name eingeben oder aus Liste auswählen können Sie einen Teil bzw. den ganzen Namen des Empfängers eingeben, um diesen im Adressbuch zu finden, wie in der obigen Abbildung dargestellt. In Outlook 2007 trägt dieses Feld den Namen Suchen. 4. Wählen Sie den Namen der Person aus der Liste Name aus, und klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Kontakt wird angezeigt. Es führt alle Telefonnummern auf, die in dem Adressbucheintrag des ausgewählten Empfängers verzeichnet sind. 34 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

35 Kontaktieren des Absenders einer Nachricht Wenn CallPilot keine gültige Telefonnummer finden kann, wird je nach Client nur die -Adresse oder der Name der Person angezeigt. Da -Adressen oder Namen nicht angewählt werden können, müssen Sie die vollständige Telefonnummer der Person manuell in das Feld Nummer überprüfen eingeben. Wenn Sie die Nummer, die Sie eingeben, speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen speichern. 5. Wählen Sie im Feld Verfügbare Ziele die Nummer aus, die angerufen werden soll. 6. Stellen Sie sicher, dass die Nummer korrekt ist, und klicken Sie auf Anrufen. 7. Nehmen Sie den Hörer ab, wenn das Telefon klingelt. CallPilot ruft sofort den Absender der Nachricht an. Kontaktieren des Absenders einer Nachricht Sie können auf eine CallPilot-Nachricht oder eine Microsoft Outlook-Nachricht mit einem Telefonanruf antworten, anstatt eine aufgezeichnete Nachricht zu senden. Wenn die Adresse des Absenders einer Nachricht von einem Microsoft Exchange-Server stammt, wird sie als Bekannt angegeben, da sie in Ihrem Adressbuch aufgeführt ist. Wenn die Adresse des Absenders von einem externen SMTP-Server stammt, wird der Absender im Posteingang und in der CallPilot-Maske als Unbekannt angegeben, unabhängig davon, ob der Absender in Ihrem Adressbuch aufgeführt ist oder nicht. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

36 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So kontaktieren Sie den Absender einer Nachricht, wenn die Adresse bekannt ist: 1. Wählen Sie eine Nachricht in Ihrem CallPilot- oder Microsoft Outlook-Posteingang aus. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Absender kontaktieren. Das Dialogfeld Kontakt wird angezeigt. Es führt alle Telefonnummern auf, die in dem Adressbucheintrag des ausgewählten Empfängers verzeichnet sind. Wenn CallPilot keine gültige Telefonnummer finden kann, wird je nach Client nur die -Adresse oder der Name der Person angezeigt. Da -Adressen oder Namen nicht angewählt werden können, müssen Sie die vollständige Telefonnummer der Person manuell in das Feld Nummer überprüfen eingeben. Wenn Sie die Nummer, die Sie eingeben, speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen speichern. 3. Wählen Sie im Feld Verfügbare Ziele die Nummer aus, die angerufen werden soll. 4. Stellen Sie sicher, dass die Nummer korrekt ist, und klicken Sie auf Anrufen. 5. Nehmen Sie den Hörer ab, wenn das Telefon klingelt. CallPilot ruft sofort den Absender der Nachricht an. Hinzufügen von Anlagen an Nachrichten Bevor Sie eine Nachricht senden, können Sie eine oder mehrere Sprach-, Fax- oder Textdateien anhängen. Sprachdateien können für CallPilot-Empfänger im VBK- oder WAV-Format vorliegen. CallPilot kann VBK-Dateien automatisch in WAV-Dateien konvertieren, wenn diese an Nicht-CallPilot-Benutzer gesendet werden. Siehe Ändern der Mail-Übertragungseinstellungen auf Seite 60. Faxdateien müssen im TIFF-F-Format vorliegen. Textdateien müssen im TXT-Format vorliegen. So fügen Sie Dateien an Nachrichten an 1. Klicken Sie in einer neuen CallPilot-Nachricht auf das Symbol Datei anhängen. 36 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

37 Festlegen von Nachrichtenoptionen 2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der gewünschten Datei. 3. Klicken Sie auf Öffnen, um die Dateien anzuhängen und zu der neuen CallPilot- Nachricht zurückzukehren. Festlegen von Nachrichtenoptionen Bevor Sie eine Nachricht senden, können Sie Optionen zur Verarbeitung und Übermittlung festlegen. So legen Sie Nachrichtenoptionen fest: 1. Wählen Sie in der Maske für neue Nachrichten nach Bedarf die Optionen Übermittlung, Vertraulichkeit, Lesebestätigung sowie Übermittlungsbestätigung aus. Wählen Sie im Feld Übermittlung die Option Dringend oder Sparmodus aus, oder behalten Sie die Einstellung Normal bei. Wählen Sie im Feld Vertraulichkeit die Option Privat aus, oder behalten Sie die Einstellung Öffentlich bei. Wenn Sie eine als Privat gekennzeichnete Nachricht senden, sollten Sie beachten, dass Nicht-CallPilot-Benutzer diese Nachricht trotzdem weiterleiten können. Des Weiteren werden Empfänger in Nicht-CallPilot-Systemen nicht über die Vertraulichkeitsoption Privat informiert. Weisen Sie den Empfänger in Ihrer Nachricht explizit darauf hin, dass es sich um eine private Nachricht handelt. Um eine Bestätigung zu erhalten, wenn der Empfänger die Nachricht geöffnet hat, aktivieren Sie die Option Lesebestätigung. Aktivieren Sie die Option Übermittlungsbestätigung, um eine Bestätigung zu erhalten, sobald der Empfänger die Nachricht erhalten hat. 2. Fahren Sie wie üblich mit der Erstellung, Adressierung und dem Senden der Nachricht fort. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

38 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Weiterleiten und Beantworten von Nachrichten Sie können eine Nachricht weiterleiten und ihr einen Begleittext anhängen. Sie können auch eine Antwort an den Absender einer Nachricht oder an den Absender und alle weiteren Empfänger einer Nachricht verfassen. So leiten Sie eine Nachricht weiter oder beantworten sie: 1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf die Schaltfläche Antworten, Allen antworten oder Nachricht weiterleiten. 2. Erstellen Sie in der Maske für neue Nachrichten eine Sprach-, Fax- oder Textnachricht. 3. Adressieren Sie weitergeleitete Nachrichten genauso wie eine neue Nachricht. Antworten werden automatisch adressiert. 4. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu, legen Sie Optionen fest, und ändern Sie die Betreffzeile. 5. Klicken Sie auf das Symbol Nachricht senden. Ihr Administrator kann an externe -Adressen weitergeleitete Nachrichten blockieren. Einrichten der Nachrichtenweiterleitung Sie können Ihre CallPilot-Nachrichten an eine andere CallPilot-Mailbox oder eine externe E- Mail-Adresse weiterleiten. Hierzu müssen Sie eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung erstellen und aktivieren. Eine solche Regel enthält Kriterien, mit denen Sie definieren, welche Nachrichten an welche Adresse weitergeleitet werden sollen. Wenn Sie eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung aktivieren, können Sie an einem anderen Standort (z. B. über ein Internet-Konto oder einen PDA) auf alle eingehenden Nachrichten 38 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

39 So richten Sie die Nachrichtenweiterleitung ein: zugreifen, die den Kriterien entsprechen. Sprachnachrichten können in dem Format weitergeleitet werden, in dem sie eingehen, oder in das WAV-Format konvertiert werden. Eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung kann von Ihnen selbst oder vom CallPilot-Administrator erstellt werden. Wenn Sie selbst eine Regel erstellen möchten, müssen Sie dazu My CallPilot verwenden. Sie können die Regel anschließend jedoch über Desktop Messaging, My CallPilot oder per Telefon (Option 8-5-1) aktivieren und deaktivieren. So richten Sie die Nachrichtenweiterleitung ein: 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Mail. 3. Klicken Sie auf den Eintrag Regel zur Nachrichtenweiterleitung konfigurieren, um My CallPilot zu öffnen. 4. Falls die My CallPilot-Seite zur Konfiguration einer Nachrichtenweiterleitungsregel nicht automatisch angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor: a. Melden Sie sich bei My CallPilot an. b. Klicken Sie auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen, und wählen Sie den Eintrag Regel zur Nachrichtenweiterleitung aus. 5. Konfigurieren Sie eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung. Schrittweise Anleitungen finden Sie im Benutzerhandbuch Desktop Messaging für My CallPilot (NN ). So aktivieren oder deaktivieren Sie die Nachrichtenweiterleitung: Eine Regel zur Nachrichtenweiterleitung muss zunächst konfiguriert werden, bevor Sie sie aktivieren oder deaktivieren können. Im vorhergehenden Abschnitt finden Sie eine Beschreibung des Konfigurationsvorgangs, falls Sie diesen selbst durchführen möchten; andernfalls bitten Sie den CallPilot-Administrator, eine Regel für Sie zu konfigurieren. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie diese Funktion selbst aktivieren oder deaktivieren. Sie können dies in My CallPilot, in Desktop Messaging über die folgende Methode oder per Telefon erledigen (Option 8-5-1). Falls Sie die Option Anonyme Anmeldung aktiviert haben, können Sie Regeln zur Nachrichtenweiterleitung nicht über die Desktop Messaging-Software aktivieren oder deaktivie- Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

40 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook ren. (Sie überprüfen dies, indem Sie Extras > CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration wählen, das Register Adressbuch aufrufen und auf Erweitert klicken). 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Mail. 3. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Regel zur Nachrichtenweiterleitung aktivieren. Adressieren von Nachrichten Sie können eine CallPilot-Nachricht über das CallPilot-Adressbuch adressieren oder Adressen aus jedem verfügbaren Outlook-Adressbuch auswählen. Sie können die Nachricht auch manuell adressieren. Das CallPilot-Adressbuch auf dem Server wird von Ihrem Unternehmen verwaltet und enthält die Adressen der CallPilot-Benutzer sowie die Verteilerlisten, die Sie verwenden dürfen. Sie können diese Liste nicht bearbeiten. Falls Sie offline arbeiten (ohne Verbindung zum CallPilot-Server), können Sie das CallPilot-Adressbuch auf Ihren Computer herunterladen. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Adressbuch-Einstellungen auf Seite 62. Zugreifen auf CallPilot-Adressen von anderen CallPilot- Netzwerkservern aus Falls Ihr Standort über mehrere CallPilot-Server verfügt, kann der CallPilot-Administrator das CallPilot-Adressbuch erweitern und außer den Adressen auf dem lokalen Server auch die Adressen von CallPilot-Benutzern auf den Netzwerkservern aufnehmen. Wenn Sie diese erweiterte Liste nicht benötigen, können Sie das CallPilot-Adressbuch so konfigurieren, dass es nur die Adressen des lokalen Servers enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Adressbuch-Einstellungen auf Seite 62. So adressieren Sie eine Nachricht mit Hilfe des Adressbuchs: 1. Klicken Sie in einer neuen CallPilot-Nachricht auf die Schaltfläche An. 2. Wählen Sie in der Liste Namen anzeigen aus das Adressbuch aus, das durchsucht werden soll, z. B. CallPilot-Adressbuch. 40 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

41 So adressieren Sie eine Nachricht manuell: In Outlook 2007 heißt diese Liste Adressbuch. 3. Im Feld Name eingeben oder aus Liste auswählen können Sie einen Teil bzw. den ganzen Namen des Empfängers eingeben, um diesen im Adressbuch zu finden. In Outlook 2007 trägt dieses Feld den Namen Suchen. 4. Wählen Sie die Adresse aus. 5. Klicken Sie auf An. 6. Wählen Sie gegebenenfalls weitere Adressen aus, und klicken Sie auf An, Cc oder Bcc. 7. Klicken Sie nach der Auswahl der gewünschten Adressen auf OK, um zu der Call- Pilot-Nachricht zurückzukehren. So adressieren Sie eine Nachricht manuell: Geben Sie die Adresse in einer neuen CallPilot-Nachricht direkt in das Feld An ein. Schließen Sie die Adresse in eckige Klammern ein. Beispiel für ein korrektes manuelles Adressenformat: Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

42 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Weitere Informationen zu Adressierungsformaten finden Sie unter Für CallPilot-E- Mail-Adressen erforderliches Format auf Seite 46 oder Für Fax- und Telefonnummern erforderliches Format auf Seite 47. So fügen Sie CallPilot-Adressen zu Ihren Outlook-Kontakten hinzu: Sie können CallPilot-Adressen zu Ihren Outlook-Kontakten hinzufügen. Indem Sie das Wort "CallPilot" an einen Empfängernamen anhängen, kann zwischen CallPilot- und normalen E- Mail-Adressen unterschieden werden. 1. Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Adressbuch. 2. Klicken Sie auf das Symbol Neuer Eintrag. Wählen Sie in Outlook 2007 Datei > Neuer Eintrag aus. 3. Wählen Sie Neuer Kontakt aus, und klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Unbenannt - Kontakt wird angezeigt. Das folgende Beispiel stammt aus Outlook Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

43 -Adressen im Vergleich zu Fax-/Telefonnummern 4. Füllen Sie das Dialogfeld wie erforderlich aus. Bedenken Sie dabei Folgendes: CallPilot verwendet Informationen aus folgenden Feldern: - -Adressen: , 2, 3 - Telefonnummern: Assistent, Geschäftlich, Geschäftlich 2, Auto, Privat, Privat 2, ISDN, Mobiltelefon, Weitere - Faxnummern: Fax geschäftlich, Fax privat, Weitere Faxnummern Weitere Informationen zu Formaten finden Sie unter Für CallPilot- -Adressen erforderliches Format auf Seite 46 oder Für Fax- und Telefonnummern erforderliches Format auf Seite 47. CallPilot ignoriert alle Fax- und Telefonnummern, wenn das Feld eine Microsoft Exchange Server- oder CallPilot-Adresse enthält. -Adressen im Vergleich zu Fax-/Telefonnummern CallPilot sucht Kontaktinformationen für eine CallPilot- oder Microsoft Exchange Server-Adresse. Ist weder das eine noch das andere verfügbar, hängt die von CallPilot verwendete Adresse oder Nummer davon ab, ob es sich um eine Sprach-, Fax- oder Textnachricht bzw. eine Nachricht im Kombinationsformat handelt. Nachrichtentyp Sprache Verwendete Adresse oder Nummer Wenn sowohl eine -Adresse als auch eine Telefonnummer verfügbar ist, Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

44 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook fordert CallPilot Sie auf, eine der Optionen auszuwählen. Ist lediglich eine -Adresse verfügbar, sendet CallPilot die Nachricht an diese Adresse. Ist lediglich eine Telefonnummer verfügbar, wird ein Dialogfeld aufgerufen, in dem Sie die Nummer überprüfen können. Call- Pilot sendet die Sprachnachricht dann an diese Nummer. Fax Wenn sowohl eine -Adresse als auch eine Faxnummer verfügbar ist, fordert CallPilot Sie auf, eine der Optionen auszuwählen. Ist lediglich eine -Adresse verfügbar, sendet CallPilot die Nachricht an diese Adresse. Ist lediglich eine Faxnummer verfügbar, wird ein Dialogfeld aufgerufen, in dem Sie die Nummer überprüfen können. CallPilot sendet die Nachricht dann an diese Nummer. Text CallPilot sendet die Nachricht an eine E- Mail-Adresse, sofern eine solche verfügbar ist. Kombinierte Sprach-/Fax- oder Sprach-/ Textnachrichten CallPilot sendet die Nachricht an eine E- Mail-Adresse, sofern eine solche verfügbar ist. Ist keine angemessene Adresse oder Nummer verfügbar, sendet CallPilot Ihnen eine Benachrichtigung über die nicht erfolgte Übermittlung, um Sie zu informieren, dass die Nachricht nicht gesendet werden kann. Überprüfen von Telefon- und Faxnummern Die ursprüngliche Telefon- oder Faxnummer kann alle alphanumerischen Zeichen enthalten. Darin eingeschlossen sind besondere Wählpräfixe, wie z. B. + für internationale Nummern, und Abkürzungen, wie z. B. ESN, um interne Anrufe zu kennzeichnen. Sie müssen die ausgewählte Nummer jedoch im Dialogfeld CallPilot-Empfänger im Textfeld Nummer überprüfen 44 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

45 So fügen Sie einen Absender oder Empfänger zu Ihren Outlook-Kontakten hinzu: bearbeiten, um eine ordnungsgemäße Übermittlung sicherzustellen. Die geänderte Nummer kann nur die folgenden alphanumerischen Zeichen enthalten: Beispiel Numerische Zeichen Numerische Begrenzer ( ) - Pausezeichen "P", "p", ", " (Komma) Rautezeichen # Leerzeichen Die Desktop-Messaging-Software versucht, die vorgenommenen Änderungen zu speichern, sodass diese nicht jedes Mal erneut eingegeben werden müssen, wenn Sie diese Telefonoder Faxnummer verwenden. Beachten Sie, dass das Wählen einer bestimmten Telefon- oder Faxnummer vom CallPilot- Server eingeschränkt sein kann. Beachten Sie auch, dass die Funktion zur Suche nach verfügbaren Telefon- oder Faxnummern nur dann verfügbar ist, wenn Sie die CallPilot-Nachrichtenmaske verwenden. In der Standard- -Maske wird nicht nach diesen Nummern gesucht. Wenn in der Standard-E- Mail-Maske im Textfeld eines Empfängers eine CallPilot- oder -Adresse fehlt, wird für diesen Empfänger eine Benachrichtigung über nicht erfolgte Übermittlung erstellt. So fügen Sie einen Absender oder Empfänger zu Ihren Outlook-Kontakten hinzu: Sie können einen Absender oder Empfänger über ein Kontextmenü schnell in Ihre Outlook- Kontakte aufnehmen. Befindet sich ein Absender oder Empfänger einer CallPilot-Nachricht nicht in Ihren Outlook-Kontakten, wird der Anzeigename als "Unbekannt" angezeigt. 1. Klicken Sie in einer geöffneten CallPilot-Nachricht mit der rechten Maustaste auf den Absender bzw. Empfänger, der in Ihre Outlook-Kontakte aufgenommen werden soll. 2. Klicken Sie auf Zu Kontakten hinzufügen. 3. Geben Sie den Namen der Person sowie eventuelle zusätzliche Informationen ein, die Sie speichern möchten. 4. Klicken Sie auf Speichern und Schließen. Der neue Kontakt wird in Ihre Kontaktliste aufgenommen. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

46 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So aktualisieren Sie die vorhandenen Kontaktinformationen eines Absenders oder Empfängers: Falls Sie die Kontaktangaben einer bereits in Ihren Outlook-Kontakten vorhandenen Person bearbeiten möchten, können Sie dies schnell über das Kontextmenü in einer geöffneten Nachricht tun. 1. Klicken Sie in einer geöffneten CallPilot-Nachricht mit der rechten Maustaste auf den Absender bzw. Empfänger, dessen Angaben Sie in Ihren Outlook-Kontakten aktualisieren möchten. 2. Klicken Sie auf Vorhandenen Kontakt aktualisieren. 3. Wählen Sie den Namen der Person aus der Liste der verfügbaren Kontakte aus und klicken Sie auf OK. 4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Kontaktinformationen vor. 5. Klicken Sie auf Speichern und Schließen. 6. Geben Sie im Dialogfeld Mehrfach vorhandener Kontakt an, wie Sie mit doppelten Kontaktinformationen umgehen möchten, und klicken Sie anschließend auf OK. Für CallPilot- -Adressen erforderliches Format Wenn Sie eine CallPilot-Adresse im -Textfeld eingeben möchten, muss die Adresse über folgendes Format verfügen: Beispiel Wobei: XXXX = VPIM-Netzwerk-Verknüpfung YYYY = CallPilot-Mailbox-Nummer ZZZZ = CallPilot-Server-FQDN (Server und Domäne) Beispielsweise enthält der CallPilot-Server na12345 in der Domäne us.avaya.com mit der VPIM-Netzwerk-Verknüpfung die Mailbox Die CallPilot-Adresse für diese Mailbox lautet anschließend folgendermaßen: Beispiel [CALLPILOT: @na12345.us.avaya.com] 46 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

47 Für Fax- und Telefonnummern erforderliches Format Für Fax- und Telefonnummern erforderliches Format Fax- und Telefonnummern müssen als alphanumerische Zeichenfolge in ein Kontaktfeld eingegeben werden. Das Pausezeichen (P p,) und die Raute (#) werden unterstützt. Erforderliches Format für eine Faxnachricht: Erforderliches Format für eine Sprachnachricht: Wobei: XXXX = Telefon- oder Faxnummer ZZZZ = CallPilot-Server-FQDN (Server und Domäne) Beispiele für gültige Fax- und Telefonnummern-Formate sind: [CALLPILOT:1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) @na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) ,1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) p1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(800) #123123@na12345.us.avaya.com] Microsoft Outlook unterstützt Telefon- und Faxnummern für Büro, Privat, Auto usw. Einige Kontaktnummern werden nicht unterstützt. Beachten Sie, dass Kontaktnummern eine Microsoft Outlook-Funktion sind. Im CallPilot Desktop Messaging können nicht unterstützte Objekte weder ausgeblendet noch geändert werden. Folgende Nummern werden unterstützt bzw. nicht unterstützt: Gültige Sprachkontaktnummern: Assistent, Geschäftlich, Geschäftlich 2, Auto, Privat, Privat 2, ISDN, Mobiltelefon, Weitere Gültige Faxkontaktnummern: Fax geschäftlich, Fax privat, Weitere Faxnummern Nicht unterstützte Kontaktnummern: Rückruf, Unternehmen, Pager, Primärnummer, Radio, Telex und TTY/TDD Persönliche Verteilerlisten Es stehen zwei Arten von persönlichen Verteilerlisten zur Verfügung: Eine persönliche CallPilot-Verteilerliste, die über My CallPilot oder per Telefon erstellt werden kann. Lokale Verteilerlisten, die über Ihre Outlook-Kontakte erstellt werden können. Beachten Sie, dass diese Art der Verteilerlisten nicht per Telefon aufgerufen werden können. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

48 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So verwenden Sie vorhandene persönliche Verteilerlisten von CallPilot: Sie können Nachrichten mit Hilfe der persönlichen CallPilot-Verteilerlisten adressieren, die Sie in My CallPilot oder auf Ihrem Telefon erstellen. Wählen Sie in Outlook diese Listen aus dem CallPilot-Adressbuch aus. So erstellen Sie eine persönliche Verteilerliste in Outlook: Sie können eine persönliche CallPilot-Verteilerliste in Outlook auf die gleiche Weise wie eine persönliche -Verteilerliste erstellen. Eine von Ihnen erstellte Liste wird in den Outlook- Kontakten angezeigt, sodass Sie diese zum Adressieren einer Nachricht verwenden können. Eine in Outlook erstellte Liste kann nicht über Ihr Telefon oder über My CallPilot aufgerufen werden. Weitere Informationen zum Erstellen einer persönlichen Verteilerliste in Outlook finden Sie in der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook. Ändern des Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden CallPilot-Nachrichten können an die folgenden Ziele zugestellt werden: Einen separaten CallPilot-Posteingang, sodass CallPilot-Nachrichten getrennt von den regulären s in Outlook aufbewahrt werden Ihren -Posteingang, sodass Ihre CallPilot-Nachrichten mit den regulären s in Outlook zusammengeführt werden Die beiden folgenden Abbildungen verdeutlichen den Unterschied zwischen diesen beiden Optionen. 48 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

49 Ändern des Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden Abbildung 1: CallPilot-Nachrichten in einem separaten Posteingang Abbildung 2: CallPilot-Nachrichten in Ihrem Outlook-Posteingang, zusammen mit der regulären Wenn Sie sich das erste Mal bei Desktop Messaging anmelden und die entsprechende Option für Sie verfügbar ist, werden Sie aufgefordert, den Posteingang auszuwählen. Sie können den Posteingang jedoch später jederzeit über die unten beschriebene Methode ändern. So ändern Sie den Posteingang, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden: 1. Klicken Sie in Ihrem Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Mail. 3. Wählen Sie im Feld Übermitteln an den Posteingang aus, an den die CallPilot- Nachrichten zugestellt werden sollen. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

50 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook 4. Wenn Sie die Option -Posteingang wählen und Sprachnachrichten von Outlook Web Access mit Media Playern von anderen Herstellern als Avaya wiedergeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eingehende Sprachnachrichten in das WAV-Format konvertieren. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Schließen und öffnen Sie Outlook erneut, um die Änderungen zu übernehmen. Info über das Zusammenführen von CallPilot-Nachrichten mit Outlook- Im Folgenden finden Sie einige Tipps für das Zusammenführen von CallPilot-Nachrichten mit Outlook- . Wenn Ihr -Posteingang von Outlook auf dem Microsoft Exchange Server liegt, können Sie einige zusätzliche Funktionen von Outlook verwenden: - Empfangen einer Benachrichtigung über CallPilot-Nachrichten auf einem Blackberry-Gerät - Verwalten der CallPilot-Nachrichten mit dem Regelassistenten von Outlook - Anzeigen von CallPilot-Nachrichten in webbasierten -Clients wie Outlook Web Access Der Outlook-Client muss ausgeführt werden, damit diese Funktionen verwendet werden können. Wenn Sie eine Verzögerung in der Nachrichtensynchronisierung zwischen dem CallPilot- Server und Ihrem Microsoft Exchange Server feststellen, können Sie sie reduzieren, indem Sie Ihren Microsoft Exchange Server auf den Exchange-Cache-Modus einstellen. Dadurch wird eine Kopie des Posteingangs auf dem Computer gespeichert. Informationen darüber, wo diese Option eingestellt wird, finden Sie in der Online-Hilfe von Outlook. Der Exchange-Cache-Modus ist nur in Outlook 2003 und höher verfügbar. Da Sie sich dafür entschieden haben, Ihren CallPilot Desktop Messaging-Posteingang nicht zu verwenden, wird dieser nicht in der Liste der -Ordner angezeigt. In manchen Fällen ist er weiterhin in der Liste enthalten, er ist jedoch deaktiviert. 50 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

51 Verwenden von Instant Messaging Verwenden von Instant Messaging Mit der Instant Messaging-Funktion können Sie eine Instant Messaging-Sitzung über einen Microsoft Windows Messenger/MSN Messenger oder Nortel Multimedia-PC-Client (MCS 5100) von einer CallPilot- oder -Nachricht aus starten. Sie können eine Instant Messaging-Verbindung mit anderen Benutzern initiieren, vorausgesetzt, beide Teilnehmer verfügen über ein gültiges Konto auf dem MCS 5100 (Nortel Multimedia-PC-Client) oder auf einem der folgenden unter Windows/MSN Messenger verfügbaren Dienste: NET Passport Service (Windows/MSN Messenger) SIP Communication Service (Windows Messenger) Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger) Für die Konfiguration dieser Dienste sind keine bestimmten Voraussetzungen erforderlich. Sie müssen diese Konten den Voraussetzungen für Windows/MSN Messenger entsprechend konfigurieren. Für den SIP Communication Service unter der MCS 5100-Konfiguration müssen Sie über einen konfigurierten und funktionsbereiten Nortel Multimedia-PC-Client verfügen, um seine Instant Messaging-Funktion verwenden zu können. So aktivieren Sie die Instant Messaging-Funktion in CallPilot Desktop Messaging: 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Instant Messaging-Anwendung aus, die Sie verwenden möchten. Sie können folgende Optionen wählen: Windows/MSN Messenger verwenden Nortel Multimedia-PC-Client verwenden 3. Schließen und öffnen Sie Outlook erneut, um die Änderungen zu übernehmen. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

52 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So verwenden Sie Instant Messaging aus einer geöffneten CallPilot-Nachricht heraus: Sie können eine Instant Messaging-Sitzung über eine geöffnete CallPilot-Nachricht initiieren. 1. Klicken Sie in einer geöffneten CallPilot-Nachricht in der Symbolleiste auf das Symbol für die gewünschte Instant Messaging-Software: Falls der Sender der Nachricht online ist, wird eine Instant Messaging-Sitzung gestartet. Andernfalls wird das Dialogfeld Kontakt angezeigt. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte für die Instant Messaging-Software. Auf der Registerkarte wird Ihre Kontaktliste aus der Windows/MSN Messenger-Anwendung bzw. Ihre Freundesliste der Nortel Multimedia-PC-Client-Anwendung angezeigt. 3. Wählen Sie die Instant Messaging-Adresse aus, und überprüfen Sie sie, oder geben Sie den korrekten Anmeldenamen ein. 4. Klicken Sie auf Senden, um die Sitzung zu starten. Die Instant Messaging-Symbole in der Symbolleiste werden je nach Online-Status des Absenders in verschiedenen Farben angezeigt: Online Offline Status oder Anmeldename des Absenders bei Windows/ MSN Messenger unbekannt Online Offline Status oder Anmeldename des Absenders beim Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) unbekannt Der Anmeldename und der Online-Status werden auch als QuickInfo der Instant Messaging- Schaltflächen angezeigt, sofern diese Informationen verfügbar sind. 52 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

53 Verwenden von Instant Messaging über Microsoft Outlook Verwenden von Instant Messaging über Microsoft Outlook 1. Wählen Sie im Posteingang eine -Nachricht aus. 2. Klicken Sie im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Absender kontaktieren. CallPilot ruft die CallPilot-Adresse des Nachrichtenabsenders ab, und das Dialogfeld Kontakt wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Registerkarte für die Instant Messaging-Software. Auf der Registerkarte wird Ihre Kontaktliste aus der Windows/MSN Messenger-Anwendung bzw. Ihre Freundesliste der Nortel Multimedia-PC-Client-Anwendung angezeigt. 4. Wählen Sie die Instant Messaging-Adresse aus, und überprüfen Sie sie, oder geben Sie den korrekten Anmeldenamen ein. 5. Klicken Sie auf Senden, um die Sitzung zu starten. Verwenden des Symbols für neue Nachrichten Desktop Messaging enthält ein Symbol für neue Nachrichten, das als Telefonhörer unten rechts in der Windows-Taskleiste angezeigt wird. Das Symbol für neue Nachrichten benachrichtigt Sie, wenn neue Nachrichten vorhanden sind, und bietet direkten Zugriff auf den Posteingang. Ein roter Telefonhörer zeigt an, dass Sie neue Nachrichten haben: Das Aussehen des Symbols für neue Nachrichten ändert sich wie folgt, um Ihnen zusätzliche Informationen über die Verbindung mit dem Server anzuzeigen: Bei Verwendung eines geografisch redundanten Serverpaars sind die Serverdaten sichtbar, wenn Sie die Maus über das Symbol für neue Nachrichten halten. So können Sie Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

54 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook feststellen, ob eine Verbindung mit dem Haupt- oder mit dem alternativen Server besteht. Außerdem wird die IP-Adresse des aktuellen Servers bereitgestellt. So konfigurieren Sie das Symbol für neue Nachrichten: Im Dialogfeld Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Ein-/Ausblenden des Symbols für neue Nachrichten Ein-/Ausblenden des entsprechenden Popup-Fensters Steuern der Anzeigezeit des Popup-Fensters 1. Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Symbol für neue Nachrichten. 2. Klicken Sie auf Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten. Das Dialogfeld Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten wird angezeigt. Die ersten drei Felder (Server, VPIM-Netzwerk-Verknüpfung und Mailbox) dienen lediglich der Information und sind abgeblendet. Wenn Sie die Informationen in diesen Feldern ändern möchten, greifen Sie über die Registerkarte Allgemein darauf zu, indem Sie Extras > CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration wählen. 54 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

55 So konfigurieren Sie das Symbol für neue Nachrichten: Die ersten vier Felder (Server, Alternativer Server, VPIM-Netzwerk-Verknüpfung und Mailbox) dienen lediglich der Information und sind abgeblendet. Wenn Sie die Informationen in diesen Feldern ändern möchten, greifen Sie über die Registerkarte Allgemein darauf zu, indem Sie Extras > CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration wählen. Der grüne Kreis mit dem Häkchen zeigt an, dass der Server zurzeit aktiv ist. Wenn keiner der Server verfügbar ist, wird jeweils das Minuszeichen neben dem Server angezeigt. Der Client stellt die Verbindung zum angemessenen Server automatisch wieder her, wenn eine Netzwerkverbindung verfügbar ist. Wenn ein alternativer Server konfiguriert wird, während Sie bei CallPilot angemeldet sind, können Sie die Informationen zu diesem alternativen Server nur dann sehen, wenn Sie sich ab- und wieder anmelden. 3. Wenn Sie My CallPilot öffnen und Ihre neueste Nachricht durch Doppelklicken auf das Symbol wiedergeben möchten, stellen Sie sicher, dass im Feld My CallPilot- URL die korrekte URL angegeben ist. Um diese Funktion verwenden zu können, müssen Sie mit einem CallPilot 5.0-Server (oder einer höheren Version) verbunden sein. Die korrekte URL kann Ihnen der CallPilot-Administrator mitteilen. Normalerweise liegt die URL in einem der folgenden Formate vor: Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

56 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook 4. Um das Symbol für neue Nachrichten ein- oder auszublenden, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Symbol für neue Nachrichten in der Taskleiste anzeigen. Wenn Sie das Symbol ausblenden und es anschließend wieder einblenden möchten, klicken Sie in Windows im Menü Start auf Programme > Avaya > Call- Pilot-Symbol für neue Nachrichten. Das Symbol wird wieder in der Taskleiste angezeigt. 5. Um das Popup-Fenster zu aktivieren oder zu deaktivieren, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Popup-Fenster x Sekunden lang anzeigen. Sie können auch ändern, wie lange das Popup-Fenster auf dem Bildschirm eingeblendet wird. 6. Wenn Sie die Änderungen speichern möchten, klicken Sie auf OK. So verwenden Sie das Symbol für neue Nachrichten: Nachfolgend finden Sie nützliche Hinweise für die Verwendung des Symbols für neue Nachrichten: Wenn Sie Ihre Mailbox-Nummer, die Adresse des Servers und die Anzahl der wartenden Nachrichten im Posteingang anzeigen möchten, platzieren Sie den Mauszeiger über dem Symbol. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, um ein Kontextmenü mit den folgenden Optionen anzuzeigen: - Öffnen von My CallPilot (wenn in den Konfigurationseinstellungen für das Symbol für neue Nachrichten eine URL für My CallPilot definiert wurde) - Konfigurieren des Symbols für neue Nachrichten - An- oder Abmelden bei der CallPilot-Mailbox - Beenden des Symbols für neue Nachrichten, damit es nicht mehr angezeigt wird Wenn Sie die neueste CallPilot-Nachricht in My CallPilot anzeigen möchten, doppelklicken Sie auf das Symbol für neue Nachrichten. Wenn dies nicht funktioniert, stellen Sie sicher, dass das Feld CallPilot-URL im Dialogfeld Konfiguration des CallPilot-Symbols für neue Nachrichten die korrekte URL enthält. Öffnen Sie das Dialogfeld, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol für neue Nachrichten klicken, und wählen Sie die Option Konfiguration des CallPilot- Symbols für neue Nachrichten. 56 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

57 Ändern der Mailbox-Einstellungen Ändern der Mailbox-Einstellungen So zeigen Sie Ihre CallPilot-Zugriffseinstellungen an bzw. ändern diese: 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. Auf der Registerkarte Allgemein werden die aktuellen Zugriffseinstellungen angezeigt. 2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie auf OK. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

58 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So ändern Sie das CallPilot-Passwort: Wenn Sie Ihr Mailbox-Passwort vergessen haben, können Sie es per oder Geheimfragen ändern. Fragen Sie Ihren Administrator nach dem erforderlichen Link. Beim CallPilot-Passwort handelt es sich um dasselbe Passwort, das Sie auch mit dem Telefon verwenden. 1. Wiederholen Sie Schritt 1 des vorhergehenden Vorgangs, und klicken Sie dann auf Passwort ändern. 2. Geben Sie im Feld Altes Passwort Ihr aktuelles Passwort ein. 3. Geben Sie im Feld Neues Passwort das neue Passwort ein. 4. Geben Sie im Feld Passwort bestätigen das neue Passwort erneut ein. 5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. 6. Klicken Sie auf OK, um die allgemeinen Einstellungen zu beenden. Passwort-Änderungsdienst Verbindung mit der Website zum Passwort-Änderungsdienst 1. Über den von Ihrem Administrator bereitgestellten Link können Sie auf die Homepage des Passwort-Änderungsdiensts zugreifen. 2. Wählen Sie einen CallPilot-Servernamen aus der Liste aus, und geben Sie Ihre Mailbox-Nummer ein. 3. Klicken Sie auf Weiter. Die Homepage für den Passwort-Änderungsdienst wird angezeigt. Ändern der Passwort-Einstellungen mit dem Passwort-Änderungsdienst 1. Wählen Sie auf der Homepage des Passwort-Änderungsdiensts die Option Passwort-Einstellungen ändern aus. Die Anmeldeseite für den Passwort-Änderungsdienst wird angezeigt. 2. Geben Sie Ihr Mailbox-Passwort ein, und klicken Sie auf Anmeldung. Die Seite für den Passwort-Änderungsdienst wird angezeigt. Auf der Seite für den Passwort-Änderungsdienst können Sie die folgenden Aktionen durchführen: 58 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

59 Passwort-Änderungsdienst Feld Kennwort ändern Fragen und Antworten Beschreibung In diesem Abschnitt können Sie Ihr Passwort mit sofortiger Wirkung ändern. Siehe Ändern von Passwörtern auf Seite 59. Geben Sie die -Adresse ein, an die der Passwort-Änderungsdienst s zu geänderten Passwörtern senden soll. Klicken Sie zum Speichern der -Adresse auf -Einstellungen speichern. Geben Sie Ihre Geheimfragen und die entsprechenden Antworten ein. Diese Fragen müssen beim Ändern Ihres Passworts mit der Geheimfrage-Funktion beantwortet werden. Klicken Sie zum Speichern der Fragen und Antworten auf F & A speichern. Ändern von Passwörtern 1. Geben Sie auf der Seite für den Passwort-Änderungsdienst ein neues Passwort ein, und bestätigen Sie es. 2. Klicken Sie auf Passwort ändern. Ändern eines Passworts per Dieses Verfahren ist nur verfügbar, wenn die Funktion Passwort-Änderung per von Ihrem Administrator aktiviert wurde. Verwenden Sie dieses Verfahren, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben. 1. Rufen Sie die Homepage für den Passwort-Änderungsdienst auf. 2. Klicken Sie auf Passwort-Änderung per . In einer Nachricht wird Ihnen mitgeteilt, dass eine an die von Ihnen angegebene -Adresse gesendet wurde. Der Link in der ist eine Stunde lang gültig. 3. Klicken Sie auf Schließen. 4. Wenn Sie die erhalten, klicken Sie auf den darin aufgeführten Link. Die Seite zum Ändern des Mailbox-Passworts wird geöffnet. 5. Geben Sie im Feld Neues Passwort Ihr neues Passwort ein, und bestätigen Sie es im Feld Neues Passwort bestätigen. 6. Klicken Sie auf Speichern. Ihr Passwort wurde geändert. Ändern eines Passworts anhand der Geheimfragen Dieses Verfahren ist nur verfügbar, wenn die Funktion Passwort-Änderung per Geheimfragen von Ihrem Administrator aktiviert wurde. Verwenden Sie dieses Verfahren, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

60 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook 1. Rufen Sie die Homepage für den Passwort-Änderungsdienst auf. 2. Klicken Sie auf Passwort-Änderung per Geheimfragen. Eine Seite mit den von Ihnen zuvor angegebenen Fragen wird geöffnet. 3. Beantworten Sie beide Fragen, und geben Sie im Feld Neues Passwort ein neues Passwort ein. Bestätigen Sie das Passwort im FeldNeues Passwort bestätigen. 4. Klicken Sie auf Speichern. Wenn beide Fragen richtig beantwortet wurden, werden Sie in einer Popup-Nachricht darüber informiert, dass Ihr Passwort erfolgreich geändert wurde. Ändern der Mail-Übertragungseinstellungen So zeigen Sie Ihre Mail-Einstellungen an bzw. ändern diese: 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Mail. 3. Ändern Sie nach Bedarf die folgenden Einstellungen: Übermitteln an: Wählen Sie den Posteingang, in den Ihre CallPilot-Nachrichten zugestellt werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern 60 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

61 So zeigen Sie Ihre Mail-Einstellungen an bzw. ändern diese: des Posteingangs, an den CallPilot-Nachrichten zugestellt werden auf Seite 48. Eingehende Sprachnachrichten in das WAV-Format konvertieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eingehende Sprachnachrichten vom Avaya- VBK-Format in das WAV-Format zu konvertieren. Sie können Ihre Sprachnachrichten dann außer mit dem CallPilot Player auch mit den meisten Media Playern von Drittanbietern wiedergeben. Diese zwei Dateitypen verfügen über eine vergleichbare Dateigröße. (Dieses Kontrollkästchen ist nur verfügbar, wenn Sie im Feld Übermitteln an die Option -Posteingang ausgewählt haben.) Benachrichtigung: Wählen Sie automatische Benachrichtigung, manuelle Benachrichtigung oder zeitlich verzögerte Benachrichtigung aus. Wählen Sie die Option Manuell aus, um bei Ferngesprächen oder ISDN-Verbindungen Kosten zu sparen. CallPilot-Maske verwenden: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Call- Pilot-Nachrichten mit Hilfe der benutzerdefinierten CallPilot-Maske statt der Outlook-Standardmaske anzuzeigen. In der benutzerdefinierten CallPilot- Maske können Sie CallPilot-Sprachnachrichten durch einmaliges Klicken wiedergeben. Standardmaske bei Erstellung: Wählen Sie aus, dass beim Erstellen einer neuen CallPilot-Nachricht die Standardmaske angezeigt wird. Standardmaske beim Weiterleiten/Beantworten: Wählen Sie aus, dass beim Weiterleiten oder Beantworten einer CallPilot-Nachricht die Standardmaske angezeigt wird. Nachrichtenkopfzeile beim Weiterleiten/Antworten einschließen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Kopfzeilen von Textnachrichten in weitergeleitete Nachrichten und in Antworten kopiert werden sollen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden die Nachrichtenkopfzeilen nicht übernommen. Deckblatt beim Weiterleiten von Faxen einschließen: Informationen zum Hinzufügen oder Ändern von Deckblättern finden Sie im Abschnitt Aufnehmen eines Deckblatts in eine Faxnachricht auf Seite 29. Ausgehende Sprachnachrichten für Nicht-CallPilot-Empfänger in WAV konvertieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Sprachnachrichten beim Senden an Nicht-CallPilot-Benutzer automatisch in das WAV-Format zu konvertieren. Rechtschreibprüfung vor dem Senden: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn bei mit der benutzerdefinierten CallPilot-Maske erstellten Textnachrichten automatisch beim Klicken auf Senden eine Rechtschreibprüfung vorgenommen werden soll. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, können Sie die Rechtschreibprüfung trotzdem noch manuell ausführen. Für die Rechtschreibprüfung muss Microsoft Word installiert sein. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

62 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook CallPilot verwendet die Standard-Rechtschreibprüfung von Microsoft Word. Manche der erweiterten Rechtschreibprüfungsoptionen können beim Durchführen der Prüfung für CallPilot-Nachrichten nicht angewendet werden, z. B. die Option zum Ignorieren von Internet- und Dateiadressen. Symbol für neue Nachrichten in der Taskleiste anzeigen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Symbol für neue Nachrichten in der Windows- Taskleiste anzuzeigen. Das Symbol erscheint rot, wenn Sie neue Nachrichten empfangen und zeigt Statusinformationen Ihrer CallPilot-Mailbox an. Regel zur Nachrichtenweiterleitung aktivieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie eine konfigurierte Regel zur Nachrichtenweiterleitung, also eine Regel für die Weiterleitung von CallPilot-Nachrichten an externe E- Mail-Adressen oder einen CallPilot-Posteingang, aktivieren möchten. Wird dieses Kontrollkästchen nicht angezeigt, hat der CallPilot-Administrator keine entsprechenden Berechtigungen eingeräumt, oder Sie haben die Option Anonyme Anmeldung aktiviert. Ist das Kontrollkästchen abgeblendet, ist keine Regel zur Nachrichtenweiterleitung für Sie konfiguriert. Regel zur Nachrichtenweiterleitung konfigurieren: Klicken Sie auf diesen Link, um eine direkte Verbindung mit der My CallPilot-Anwendung herzustellen und die Einstellungen für die Weiterleitung Ihrer CallPilot-Nachrichten an externe -Adressen oder einen CallPilot-Posteingang zu konfigurieren. Wenn dieser Link nicht angezeigt wird, hat Ihnen der CallPilot-Administrator diese Rechte nicht gewährt. 4. Sie speichern Ihre Änderungen, indem Sie auf OK klicken. Manche Änderungen werden erst wirksam, nachdem Sie Outlook geschlossen und erneut geöffnet haben. Ändern der Adressbuch-Einstellungen Der Administrator gibt die standardmäßigen Adressbuch-Einstellungen für Sie ein. Sie können die Adressbuch-Einstellungen gegebenenfalls ändern. 62 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

63 So zeigen Sie die Adressbuch-Einstellungen an bzw. ändern diese: So zeigen Sie die Adressbuch-Einstellungen an bzw. ändern diese: 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Adressbuch, um die aktuellen Einstellungen anzuzeigen. 3. Ändern Sie nach Bedarf die folgenden Einstellungen: Pfad: Dies ist der Pfad des lokalen CallPilot-Adressbuchs. LDAP-Suchbasis: Hierbei handelt es sich um den LDAP-Verzeichnisbaum für den Teil Ihrer Firma, der auf den CallPilot-Server zugreift. Sie muss mit dem auf dem Server konfigurierten Verzeichnisbaum übereinstimmen. Die LDAP- Suchbasis muss korrekt angegeben sein, damit Sie das CallPilot-Adressbuch herunterladen können. Wenn Sie die zu verwendende LDAP-Suchbasis nicht kennen, wenden Sie sich an den CallPilot-Administrator. Reihenfolge: Hier können Sie angeben, ob die Namen im CallPilot-Adressbuch nach Nachnamen oder nach Vornamen sortiert werden sollen. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

64 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Benachrichtigung bei Änderung der LDAP-Suchbasis: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie bei einer Änderung der im CallPilot-Server festgelegten LDAP-Suchbasis benachrichtigt werden möchten. Server-Adressbuch suchen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie über das Netzwerk auf das CallPilot-Adressbuch zugreifen möchten. Wenn Sie über das Netzwerk auf das CallPilot-Adressbuch zugreifen, stellen Sie sicher, dass die Adressinformationen immer aktuell sind. Sie müssen hierzu mit dem Netzwerk verbunden sein. Server-Adressbuch in lokales Adressbuch herunterladen: Aktivieren Sie diese Option, um die auf Ihrem Computer gespeicherte Kopie des CallPilot- Adressbuchs zu verwenden. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie auch dann auf das CallPilot-Adressbuch zugreifen, wenn Sie offline arbeiten, also nicht mit dem Netzwerk verbunden sind. Laden Sie das CallPilot- Adressbuch regelmäßig herunter, damit die Offline-Kopie immer auf dem neuesten Stand ist. Erinnerung an Adressbuch-Download: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine Erinnerung zu erhalten, und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen den einzelnen Erinnerungen an. Nur lokalen CallPilot-Server verwenden: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn im CallPilot-Adressbuch nur die Adressen auf dem lokalen CallPilot-Server enthalten sein sollen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, enthält das CallPilot-Adressbuch je nach Standort Adressen von allen CallPilot-Servern im Netzwerk oder von einem gemeinsam genutzten Avaya-Netzwerkverzeichnis, das vom Systemadministrator eingerichtet wurde. Ist dieses Kontrollkästchen abgeblendet, steht nur das CallPilot-Adressbuch auf dem lokalen Server zur Verfügung. 4. Sie speichern Ihre Änderungen, indem Sie auf OK klicken. Manche Änderungen werden erst wirksam, nachdem Sie Outlook geschlossen und erneut geöffnet haben. So melden Sie sich als anonymer Benutzer an: Sie können sich als anonymer Benutzer anmelden. 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Adressbuch. 3. Klicken Sie auf Erweitert. 64 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

65 So laden Sie das Adressbuch auf Ihren Computer herunter: 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anonyme Anmeldung. 5. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie das Kontrollkästchen Anonyme Anmeldung deaktivieren, lädt die Desktop Messaging-Software beim Herunterladen des Adressbuchs auch BDLs, SDLs und Benutzer- PDLs herunter. Ist das Kontrollkästchen Anonyme Anmeldung aktiviert, werden BDLs, SDLs und Benutzer-PDLs ignoriert. So laden Sie das Adressbuch auf Ihren Computer herunter: Sie können das CallPilot-Adressbuch vom Server auf Ihren Computer herunterladen, damit Sie im Offline-Modus arbeiten können. 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Adressbuch. 3. Aktivieren Sie die Option Server-Adressbuch in lokales Adressbuch herunterladen. 4. Wählen Sie Jetzt herunterladen, und klicken Sie auf OK, wenn Sie eine Benachrichtigung über den Abschluss des Ladevorgangs erhalten. Wenn Sie eine CallPilot-Nachricht adressieren, greifen Sie folglich auf das heruntergeladene Adressbuch zu, gleichgültig, ob Sie online oder offline arbeiten. 5. Um sicherzustellen, dass Sie das CallPilot-Adressbuch regelmäßig herunterladen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung an Adressbuch-Download alle Tage, und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen den einzelnen Erinnerungen an. 6. Klicken Sie auf OK. 7. Stellen Sie sicher, dass Ihre Änderungen wirksam werden, indem Sie Outlook schließen und wieder öffnen. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

66 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook Ändern der Audio-Einstellungen So ändern Sie das Audio-Gerät und die Lautstärke: Sie können Ihre Nachrichten von Ihrem Telefon oder Computer aus wiedergeben und aufzeichnen. 1. Klicken Sie im -Posteingang im Menü Extras auf CallPilot Desktop Messaging > Konfiguration. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Audio, um die aktuellen Audio-Einstellungen anzuzeigen. 3. Klicken Sie im Bereich Gerät auf Telefon, wenn Sie Sprachnachrichten vom Telefon aus wiedergeben und aufzeichnen möchten. Stellen Sie sicher, dass die richtige Telefonnummer angezeigt wird. Wenn Sie Sprachnachrichten stattdessen über die Lautsprecher und das Mikrofon Ihres Computers wiedergeben und aufzeichnen möchten, klicken Sie auf Computer. Sie können das Audio-Gerät auch im CallPilot Player ändern. 66 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010

67 Verknüpfung mit My CallPilot 4. Aktivieren Sie im Bereich Lautstärke die Kontrollkästchen System-Lautsprecher- Lautstärke verwenden und System-Mikrofonpegel verwenden, falls Sie Ihre Call- Pilot-Lautstärkeeinstellungen mit dem Lautsprecher des Computers und der Lautstärke des Mikrofons abgleichen möchten. 5. Wenn Sie daran erinnert werden möchten, diese Einstellungen zu überprüfen, bevor Sie Sprachnachrichten wiedergeben oder aufzeichnen, aktivieren Sie die Option Vor Wiedergabe Einstellungen bestätigen. 6. Wenn Sie Sprachnachrichten auf den Computer herunterladen möchten, bevor Sie diese wiedergeben, aktivieren Sie die Option Datei vor der Wiedergabe herunterladen. Diese Option bietet sich an, wenn Sie ein Modem verwenden. 7. Klicken Sie auf OK. Verknüpfung mit My CallPilot Desktop Messaging bietet Verknüpfungen zu webbasierten Ressourcen in My CallPilot. Sie können entweder die Homepage oder die Seite Begrüßungen verknüpfen. Weitere Informationen zum Anzeigen oder Ändern der URL für My CallPilot finden Sie unter Ändern der Mailbox- Einstellungen auf Seite 57. Weitere Informationen über My CallPilot finden Sie im Benutzerhandbuch Desktop Messaging für My CallPilot (NN ). Klicken Sie im Menü Extras Ihres -Posteingangs auf CallPilot Desktop Messaging > My CallPilot Klicken Sie dann entweder auf Homepage oder auf Begrüßungen. Sie können auf My CallPilot auch im CallPilot Player über das Menü Ansicht zugreifen. So zeigen Sie Ihre CallPilot-Funktionseinstellungen an bzw. ändern diese: 1. Klicken Sie in My CallPilot auf die Registerkarte CallPilot-Funktionen. 2. Wählen Sie eine beliebige Funktion aus, und ändern Sie bei Bedarf Ihre Einstellungen. Unabhängig davon, ob Sie CallPilot von Ihrem Computer oder Ihrem Telefon aus verwenden, werden alle Änderungen einer Funktion sofort wirksam. Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November

68 Verwenden von Desktop Messaging für Microsoft Outlook So zeigen Sie Benutzerinformationen an: Klicken Sie in My CallPilot auf die Registerkarte Hilfreiche Informationen, um für die Mailbox spezifische Online-Benutzerinformationen anzuzeigen. Arbeiten im Offline-Modus Wenn Sie offline arbeiten möchten, benötigen Sie einen Computer, auf dem CallPilot auf dieselbe Weise installiert und konfiguriert ist wie auf Ihrem Bürocomputer. Sie können Ihre Nachrichten und Adressen auf diesen Computer herunterladen, bevor Sie offline arbeiten. 1. (Optional) Sie können Ihre CallPilot-Nachrichten auf den Computer herunterladen, an dem Sie offline arbeiten. Klicken Sie dazu im Menü Extras auf CallPilot 68 Avaya CallPilot Benutzerhandbuch Desktop Messaging für Microsoft Outlook November 2010