Leitfaden. für die LAG Tennengau. zur Abrechnung eines Projektes im Rahmen von LEADER LAG-Management Tennengau

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1 Leitfaden für die LAG Tennengau zur Abrechnung eines Projektes im Rahmen von LEADER LAG-Management Tennengau Regionalverband Tennengau GF Christian Steiner Mauttorpromenade 8 (TennengauHaus) 5400 Hallein Tel: Fax: regionalverband@tennengau.at Fa. Terra Cognita Mag. Claudia Schönegger Schallmooser Hauptstr. 85A 5020 Salzburg Tel.: Fax: c.schoenegger@terracognita.at Mag. Lydia Lampelmaier Tel.: l.lampelmaier@terracognita.at

2 Inhalt 1. Schritte zur Projektabrechnung Allgemeine Informationen zur Projektabrechnung Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen Förderfähige Kosten Checkliste zur Prüfung der Vollständigkeit der Abrechnungsunterlagen Rechnungen Skonto Einholung von Vergleichsangeboten Zwischen bzw. Endbericht Publizitätspflichten...7 Abkürzungsverzeichnis _AMA: Agrarmarketing Austria _LAG: Lokale Aktionsgruppe _SVL: Schwerpunktverantwortliche Landesstelle für LEADER (Referat 4/23) Seite 2

3 1. Schritte zur Projektabrechnung Der vorliegende Leitfaden gibt einen Überblick über die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Abrechnung Ihres LEADER Projektes, um den Arbeitsaufwand möglichst gering zu halten und möglichen Verzögerungen durch Probleme bei der Abrechnungskontrolle vorzubeugen. Für zusätzliche Informationen steht Ihnen das Team des LAG Managements Tennengau gerne zur Verfügung. Folgende Schritte sind für eine erfolgreiche Abwicklung der Förderabrechnung erforderlich: 1. Zusammenstellung und Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen durch den Projektträger 2. Übermittlung der Unterlagen an das LAG Management 3. Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit durch das LAG Management 4. Übermittlung der vollständigen Unterlagen an die SVL (LAG Management) 5. Genehmigung der Abrechnung und Auszahlung der Fördermittel durch die SVL 2. Allgemeine Informationen zur Projektabrechnung _Die Projektabrechnung erfolgt auf Basis eines mit Excel bearbeitbaren Formulars der SVL (Zahlungsantrag). Dieses wird auf Basis der vom Projektträger übermittelten Unterlagen vom LAG Management ausgefüllt und dem Projektträger zur Unterschrift übermittelt. _Informationen über wichtige Vorgaben für die Projektabrechnung seitens der SVL (Stichtage, förderfähige Gesamtsumme, ) finden Sie im Projektgenehmigungsschreiben. _Für die Abrechnung werden eine tabellarische Aufstellung der projektbezogenen förderfähigen Kosten, die jeweiligen Originalrechnungen inkl. der dazugehörenden Kontoauszüge, Vergleichsangebote, Stundenaufzeichnungen bei Personalaufwendungen, Belegmaterial (Presseartikel, Folderexemplare, Fotos bei Investitionen und Veranstaltungen etc. mit dokumentierten Publizitätsmaßnahmen) benötigt. WICHTIG: Anerkennungsstichtag beachten! Kosten sind erst ab dem von der SVL festgelegten Stichtag (siehe Projektgenehmigungsschreiben) anrechenbar (maßgeblich ist der Leistungszeitraum). Rückwirkend können keine Kosten angerechnet werden! Seite 3

4 _Die Unterlagen sind vom Projektträger / von der Projektträgerin chronologisch gemäß Rechnungsdatum geordnet zur Prüfung an das LAG-Management zu übermitteln. Dieses leitet die Unterlagen nach der Prüfung an die SVL weiter (postalisch und elektronisch). _Die Projektaktivitäten sind grundsätzlich entsprechend dem eingereichten Antrag durchzuführen. Jede Abweichung von den im Antrag gemachten Angaben ist der SVL im Vorhinein bekannt zu geben und bedarf einer schriftlichen Zustimmung durch das Referat 4/23. Geringfügige Kostenverschiebungen innerhalb der Kostenpositionen werden bis max. 20 % toleriert, wenn sich daraus keine inhaltliche Änderung des Projektes ergibt. Es besteht jedoch eine prinzipielle Meldepflicht, auch beigeringfügigen Abweichungen. _Von der SVL erhält der Projektträger die Information über die Genehmigung der Abrechnungsunterlagen und die genehmigte Fördersumme. Die Auszahlung erfolgt durch die AMA. _Die Originalrechnungen und Kontoauszüge werden von der SVL mit einem Fördervermerk versehen und dem Projektträger wieder rückübermittelt. WICHTIG: Bitte Abrechnungskosten mit beantragten und bewilligten Kosten (siehe Antragsformular bzw. Genehmigungsschreiben) überprüfen! 3. Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen Um den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten möglichst gering zu halten und eine vereinfachte und zeitsparende Abrechnungskontrolle zu ermöglichen, sollten bei der Aufbereitung der Abrechnungsunterlagen folgende Vorgaben beachtet werden. Das LAG Management ist bei Fragen zur Aufbereitung der Unterlagen gerne behilflich. 1. Alle dem Projekt zuordenbaren förderfähigen Rechnungen sind chronologisch nach dem Rechnungsdatum mit dem entsprechenden Kontoauszug und den erforderlichen Vergleichsangeboten und Verwendungsnachweisen als Beilage zu ordnen und abzuheften. 2. Dies sollten in einer Belegliste mit folgenden Informationen aufgeschlüsselt werden: Rechnungsleger, Ware, Rechnungs- und Zahlungsdatum, Betrag brutto/netto 3. Wichtig ist der Nachweis über die sachgemäße Verwendung des LEADER Logos (Fotos, Belegexemplare bei Drucken, ) 4. Jeder Abrechnung muss ein kurzer Bericht über die Projektumsetzung und die Ergebnisse beigelegt werden (2-4 Seiten) Seite 4

5 4. Förderfähige Kosten _Förderfähig sind die im Projektantrag aufgeführten, dem Projekt einwandfrei zuordenbaren Kosten, die im genehmigten Projektzeitraum angefallen sind. Der genehmigte Projektzeitraum ist im Genehmigungsschreiben aufgeführt und bezieht sich sowohl auf das Rechnungsdatum als auch auf den Leistungszeitraum. _Folgende Kosten sind in LEADER unter keinen Umständen förderfähig (Auswahl): Kosten, die vor dem Anerkennungsstichtag entstehen. Kosten, die nicht beantragt bzw. bewilligt wurden. Laufende Betriebskosten Kosten für einmalige Veranstaltungen Steuern, öffentliche Abgaben Verfahrenskosten Finanzierungs- und Versicherungskosten Lizenzgebühren Steuerberatungs-, Anwalts- und Notariatskosten Leasingraten Speisen und Getränke Geschenke Ausgaben für Investitionen, die nicht dem Stand der Technik entsprechen Geldverkehrs- und Mahnspesen Überzogene Rechnungen, Honorare 5. Checkliste zur Prüfung der Vollständigkeit der Abrechnungsunterlagen 1. Zahlungsantrag (wird vom LAG Management ausgefüllt und vom Projektträger unterschrieben) 2. Originalrechnungen (inkl. erforderliche Rechnungsmerkmale) 3. Originalkontoauszüge zum Nachweis der Zahlungen 4. Belegexemplare (Flyer, Druckwerke, ) und Fotos inkl. LEADER Logoleiste 5. 3 Vergleichsangebote bei Rechnungen über 1.500,00 6. Zwischen- bzw. Endbericht Seite 5

6 6. Rechnungen Alle Rechnungen, die zur Förderung eingereicht werden, müssen gemäß Umsatzsteuergesetz 11 folgende Merkmale aufweisen: Bei Rechnungen bis 150,00 (inkl. Ust., sogenannte Kleinbetragsrechnungen), sind folgende Angaben erforderlich: 1. Name und Anschrift des Lieferanten / Leistungserbringers 2. Beschreibung der Lieferung / Leistung (Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung) 3. Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung 4. Entgelt für die Lieferung / Leistung (brutto, inkl. Ust.) 5. Steuersatz (10% oder 20%) bzw. hinweis auf Steuerbefreiung oder Übergang Steuerschuld 6. Ausstellungsdatum der Rechnung Bei Rechnungen über 150,00 sind zusätzlich folgende Angaben erforderlich: 7. Name und Anschrift des Empfängers 8. Entgelt Netto, Steuersatz, Steuerbetrag in Euro, Gesamtsumme inkl. Ust. 9. UID-Nr. des Lieferanten bzw. Leistungserbringers 10. Fortlaufende Rechnungsnummer Bei Rechnungen über ,00 zusätzlich erforderlich: 11. UID Nummer des Empfängers _Die Rechnungen sollten weiters wenn möglich im Betreff den Titel des jeweiligen Projektes aufweisen um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten. _Bei Barzahlung muss die Rechnung den Vermerk Betrag dankend erhalten am inkl. Firmenstempel oder Unterschrift enthalten. _Rechnungen, die die erforderlichen Merkmale laut oben angeführter Tabelle nicht aufweisen, können nicht anerkannt werden und verlieren dadurch ihre Förderfähigkeit. _Bitte verlangen Sie daher bei allen Rechnungen in Ihrem Projekt die ordnungsgemäße Rechnungslegung durch Ihre Leistungspartner. Das erspart zusätzliche Arbeit und Zeit im Rahmen der Abrechnung Ihres Projektes. WICHTIG: Auch Rechnungen von Privatpersonen müssen folgende Rechnungsmerkmale verpflichtend enthalten: Name & Anschrift LeistungserbringerInnen Name & Anschrift LeistungsempfängerInnen Titel LEADER-Projekt, für das die Leistung erbracht wurde Menge & Bezeichnung der Leistung (was wurde gemacht, Anzahl der Stunden, Kosten pro Stunde, Gesamtkosten) Die Rechnung muss den Hinweis enthalten, dass keine USt. in Rechnung gestellt wird, sollte dies für die Rechnung im Rahmen des Projektes zutreffen. Seite 6

7 7. Skonto Bei der Abrechnung müssen sämtliche Nachlässe berücksichtigt werden, unabhängig davon ob sie in Anspruch genommen wurden. 8. Einholung von Vergleichsangeboten _Für alle LEADER Projekte müssen Preisvergleiche angestellt und dokumentiert werden. Für Kostenposten mit einem Wert von über 1.500,00 ist die Einholung von drei Angeboten erforderlich. Liegt der Rechnungsbetrag unter der oben genannten Grenze, sind keine Vergleichsangebote erforderlich. _Grundsätzlich ist immer das günstigste Angebot zu wählen. Falls nicht das wirtschaftlich günstigste gewählt wird, ist dies schriftlich zu begründen. _Ist die Einholung von Vergleichsangeboten nicht möglich (z.b. geistige Dienstleistungen) muss dies schriftlich und nachvollziehbar begründet werden. 9. Zwischen bzw. Endbericht _Jeder Abrechnung muss ein kurzer Bericht (2-4 Seiten) über die Projektumsetzung und Projektergebnisse beigelegt werden. 10. Publizitätspflichten _Als Voraussetzung für die Förderung sind ProjektträgerInnen die Projekte im Rahmen des LEADER Programms umsetzen verpflichtet die Publizitätspflicht des LEADER Programms Österreich einzuhalten. _Dies betrifft im Wesentlichen im Rahmen des Projektes gestaltete Broschüren, Plakate und Zeitschriften, Homepages, Informationstafeln,. Bei der Abrechnung sind der SVL Beispielexemplare aller Broschüren, Plakate, zu übermitteln. _Bei geförderten Homepages sollten Ausdrucke der Homepage beigelegt werden. _Auch bei Massenaussendungen, Presseinformationen, Werbeeinschaltungen und ähnlichen Publikationen und PR-Maßnahmen sind die entsprechenden Logos anzuführen und Beispiele an die SVL zu übermitteln. _Bei baulichen Maßnahmen müssen Hinweistafeln angebracht werden (Foto als Belegexemplar für die Abrechnung). _Die entsprechende Logoleiste wird Ihnen vom LAG Management gerne zur Verfügung gestellt. Beispiel: Logo und Begleittext Das Logo erhalten Sie vom LAG-Management. WICHTIG: Kann die Einhaltung der Publizitätspflichten nicht nachgewiesen werden, wird die betroffene Rechnung von der Förderung ausgeschlossen! Seite 7