Leitfaden zum elektronischen Datenversand der VHV (MaPo)

Transkript

1 Leitfaden zum elektronischen Datenversand der VHV (MaPo)

2 Elektronischer Datenversand - Ihr Nutzen Durch die direkte elektronische Antragsdaten - Übermittlung an die VHV können wir mit der Antragsbearbeitung sofort beginnen. In der Regel entsteht damit für Sie und Ihren Kunden ein deutlicher Zeitgewinn bezüglich der Policierung. Neben dem Zeitgewinn profitieren Sie von weiteren Vorteilen: Für die Policierung ist kein unterschriebener Antrag erforderlich Keine Portokosten, kein Postweg Weniger "Papierkram" Keine zeitraubenden Rückfragen Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und damit sicher Derzeit ist der elektronische Datenversand in den Sparten KFZ (alle Tarife), HRV, PHV, UV,VWV, private und gewerbliche Rechtsschutzversicherung, FIRMENPROTECT Sach und in allen gewerblichen Zielgruppenprodukten (z.b. Handel, Handwerk und Gewerbe oder ARCHIPROTECT) möglich. Elektronischer Datenversand - Voraussetzungen Um die Funktionalität des elektronischen Datenversands nutzen zu können, benötigen Sie: Die Tarifierungssoftware der VHV Einen Internetanschluss Eine gültige -Adresse

3 Elektronischer Datenversand - Das Vorgehen 1. Wollen Sie die Funktionalität des elektronischen Datenversands erstmalig nutzen, müssen Sie im Regelfall nur zwei Einstellungen vornehmen. Im Menü "MeinVokis", "Internet- Kommunikation bitten wir Sie Ihre -Adresse zu erfassen und Die Konfiguration Ihrer Internet-Verbindung anzugeben. Bitte beachten Sie: Sollten Sie über einen lokal installierten (auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk) Proxy Server verfügen, bitte noch Eingaben unter "erweiterte Optionen" vornehmen. 2. Erfassen, berechnen und speichern Sie ein Angebot in gewohnter Form. Das Programm führt Sie dabei durch die einzelnen Eingabemasken, die zur Berechnung eines Tarifs gefüllt werden müssen. Unterstützt werden Sie dabei durch die Zustandsanzeige, die Sie auf Seiten mit zwingend erforderlichen Eingaben (Tarif-, Angebots- und Antragsrelevanz) hinweist. Die Visualisierung erfolgt anhand eines roten Kreuzes. Sind alle zwingend erforderlichen Eingaben getätigt, erscheint in der Statuszeile folgender Text: "Der Antrag kann jetzt für den elektronischen Datenversand (MaPo) abgelegt und anschließend versendet werden." Bitte beachten Sie: Haben Sie daran gedacht, Ihre Vermittlernummer auf der Seite Antrag/Vertragsdaten im Format nnnnnn-nnn einzugeben? Ihre Vermittlernummer teilt sich in eine Stamm- Nr. und gegebenenfalls eine Untergruppen- Nr. auf. Sollten Sie nur eine Stammnummer haben, dann geben Sie bitte diese ohne Sonderzeichen ein und füllen die Untergruppen Nr. mit Diesen Antrag können Sie jetzt über den Button an die Kommunikationszentrale für den elektronischen Datenversand übergeben. Die Daten liegen nun versandfertig bereit. 4. Über den Button können Sie jetzt Ihre Antragsdaten an uns übertragen. Sie brauchen dabei nicht jeden Datensatz einzeln zu verschicken, sondern können beispielsweise tagsüber alle Daten Ihrer Kunden sammeln (siehe 3) und abends "am Stück" versenden. War die Datenübertragung erfolgreich, erhalten Sie dann kurzfristig eine -Bestätigung.

4 Elektronischer Datenversand - Die Verwaltung und mehr Über den Menüpunkt "Datentransfer", "Verwaltung elektronischer Datenversand" gelangen Sie in die Kommunikationszentrale. Dort haben Sie alle Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer elektronischen Daten: Verwaltung Im Ordner "Ausgang" finden Sie die von Ihnen zum Versand bereitgestellten Daten. Sie können dort den Status jedes einzelnen Vorgangs ändern, Vorgänge löschen, sortieren oder sich im unteren Teil in der Detail-Ansicht betrachten. Im Ordner "Archiv" befinden sich bereits von Ihnen versandte Daten. Auch hier können Sie sich den Status ansehen, Vorgänge löschen, sortieren oder in der Detail-Ansicht betrachten. Und mehr Über den Menüpunkt "Extras", "Benutzereinstellungen", können Sie weitere Vorteile der Online-Kommunikation mit der VHV nutzen: Sie können die Funktionalität des automatischen Updates nutzen, welche Sie Online über neue Update-Versionen des VHV-Tarifprogramms informiert. Sofern Sie es wünschen, werden im Anschluß Download und Installation automatisiert durchgeführt. Nutzen Sie die Funktionalität des automatischen News-Downloads, so können Sie optional wählen, ob nach tagesaktuellen VHV Neuigkeiten gesucht werden soll. Auch in diesem Fall werden die Neuigkeiten herunter geladen und können im Anschluss von Ihnen in der Kommunikationszentrale abgerufen werden.

5 Elektronischer Datenversand - Details Die Einstellungen Die zwei grundlegenden Einstellungen zur Teilnahme am elektronischen Antragsdatenversand nehmen Sie im Menü "MeinVokis", "Internet-Kommunikation vor. Bitte geben Sie Ihre -Adresse ein. Bitte geben Sie hier auch die Konfiguration Ihrer Internet-Verbindung an. Haben Sie einen lokalen Proxy Server installiert, können Sie die notwendigen Angaben über den Button erweiterte Optionen in der Maske Proxy Einstellungen unterhalb Kommunikation vornehmen.

6 Das Erfassen, Berechnen und Speichern Sie können die Eingaben in gewohnter Form tätigen. Unterstützt werden Sie dabei durch die Zustandsanzeige. Die Visualisierung von zwingend erforderlichen Eingaben (Tarif-, Angebots- und Antragsrelevanz) erfolgt dabei anhand eines roten Kreuzes. Wenn Sie die Antragsdaten elektronisch versenden wollen, ist darauf zu achten, dass Sie Ihre Vermittlernummer in der Seite Antrag/Vertragsdaten eingetragen haben. Ihre Vermittlernummer teilt sich in eine Stamm- Nr. und gegebenenfalls eine Untergruppen- Nr. auf und muss das Format nnnnnn-nnn haben. Sollten Sie nur eine Stammnummer haben, dann geben Sie bitte diese ohne Sonderzeichen ein und füllen die Untergruppen Nr. mit 000.

7 Wenn Sie alle antragsrelevanten Daten erfasst haben, erscheint in der Statuszeile folgender Text: "Der Antrag kann jetzt für den elektronischen. Datenversand (MaPo) abgelegt und anschließend versendet werden."

8 Das Ablegen für den elektronischen Versand. Das Versenden. Jetzt benötigen Sie nur noch zwei Mausklicks, um die Daten an uns zu übertragen. 1. Im ersten Schritt können Sie die Daten jetzt an die Kommunikationszentrale für den elektronischen Datenversand übergeben. 2. Im zweiten Schritt können Sie die Daten, sofern Sie Online sind, an uns übertragen. Dabei erfolgt die Übermittlung selbstverständlich verschlüsselt und ist damit sicher.

9 Die Verwaltung Über das Menü "Datentransfer", "Verwaltung elektronischer Datenversand ", gelangen Sie in die Kommunikationszentrale: In dem Ordner "Anträge" im Ordner "Ausgang" finden Sie Ihre noch nicht versandten Anträge. Wollen Sie das Versenden noch zurückstellen oder einen Antrag löschen, können Sie diese Befehle über das Kontext-Menü (rechte Maustaste) durchführen. Die versendeten Anträge werden automatisiert in den Ordner "Anträge" im Ordner "Archiv" verschoben. In dem Ordner "News" können Sie bereits herunter geladene VHV Neuigkeiten betrachten. Haben Sie einen Vorgang selektiert, werden im unteren Teil der Bildschirmansicht Details des entsprechenden Vorgangs angezeigt. Diese Funktionalität wurde insbesondere für den Vermittler- HelpDesk der VHV geschaffen, um Sie im Bedarfsfall kompetent beraten zu können.

10 Und mehr /Weitere Optionen In der Kommunikationszentrale können Sie über den Menüpunkt "Extras, Benutzereinstellungen neben den grundsätzlich notwendigen Konfigurations-Angaben zum elektronischen Datenversand noch drei weitere Funktionalitäten nutzen:

11 Maske "Online-Update : In diesem Dialog können Sie optional wählen, ob beim Senden Ihrer Daten simultan nach neuen VHV Tarifprogramm-Updates gesucht werden soll. Ferner können Sie festlegen, ob und gegebenenfalls in welchem Verzeichnis Sie Updates nach erfolgreichem Download sichern möchten. So ist gewährleistet, daß Sie immer frühzeitig neue Tarife oder aktualisierte Programm- Module erhalten.

12 Maske "Programmstart / Programmende" In dieser Maske können Sie folgende Einstellung vornehmen: Wählen Sie diese Funktionalität an, so werden Sie bei jedem Vokis Programm-Start/Ende an noch zu versendende Datensätze erinnert.

13 Maske "News" In diesem Dialog können Sie optional wählen, ob beim Senden Ihrer Antragsdaten auch nach tagesaktuellen VHV Neuigkeiten gesucht werden soll. In diesem Fall werden dann, sofern Neuigkeiten vorhanden sind, diese heruntergeladen. Im Anschluß können die Informationen von Ihnen in der Kommunikationszentrale abgerufen werden.

14 Haben Sie noch Fragen? Wir helfen gerne! VHV Vermittler-Helpdesk: Fax-Nummer: Freundlich grüßt Sie Ihre VHV Versicherungen