Abonnieren von Stundenplänen der FH OÖ mit LEVIS

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1 Abonnieren von Stundenplänen der FH OÖ mit LEVIS Dieses Dokument enthält Informationen darüber, wie Studierende und Mitarbeiter der FH OÖ den Stundenplan auf unterschiedliche Weise nutzen können. Einleitung Stundenpläne werden an den jeweiligen Fakultäten mit Hilfe des Studienbetriebverwaltungssystems VESE erstellt und verwaltet. Studierende und Lehrende können geplante Lehrveranstaltungen erst dann einsehen, wenn diese zuvor für die Veröffentlichung freigegeben wurden (meist nach Abschluss der Planungsphase). Alle anderen Termine, z.b. Prüfungstermine oder Besprechungen, sind von diesem Freigabestatus nicht betroffen und werden angezeigt, sobald diese eingetragen wurden. Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von Terminen unterschieden: Pflichttermine (mit Anwesenheitspflicht) Optionale Termine (können u.u. ausgeblendet werden) Diese Termine werden des Weiteren in folgende Kategorien unterteilt, damit eine Filterung und farbliche Unterscheidung möglich ist: Unterrichtsfrei (immer ganztägig) Lehrveranstaltung Reserve LVA Termin Prüfung Externe Nutzung Öffentlicher Termin Termin (Standardvorgabe) Besprechung Vortrag Jour Fixe Raumreservierung Konferenz Schulung/Seminar Fest Sport Outlook Termin (nicht veränderbar) F:\Tmp\LEVIS Stundenplan Info MA Studierende von IT_ docx, , 1/8

2 Diese Einteilung nach Kategorien hat jedoch nichts damit zu tun, ob eine Teilnahme verpflichtend ist oder nicht. Zudem müssen Termine nicht zwangsläufig einem bestimmten Studiengang oder Raum zugeordnet sein. Die FH OÖ bietet Ihren Studenten/innen und MitarbeiterInnen unterschiedliche Dienste an, um Stundenpläne zu konsumieren. Diese Dienste werden nachfolgend detailliert beschrieben. Stundenplanabfrage in LEVIS Primär dient die Webanwendung LEVIS ( ooe.at) als Informationsplattform für Studierende und Lehrende. Stundenpläne können in LEVIS jedoch von jeder Person mit einem aktiven FH Domänenaccount eingesehen werden. Für die meisten Personengruppen stehen in LEVIS zwei unterschiedliche Kalender im Menü Stundenplan zur Verfügung: Mein Stundenplan Kalender Im Menüpunkt Mein Stundenplan erhält man stets die persönliche Kalenderansicht, d.h. es werden nur jene Termine angezeigt, bei denen man Teilnehmer ist. Am oberen Bildschirmrand wird der Freigabestatus angezeigt. Falls nicht alle Termine freigegeben sind, werden u.u. bestimmte Lehrveranstaltungen insbesondere wenn diese gemeinsam mit Lehrveranstaltungen anderer Studiengänge abgehalten werden nicht angezeigt. Zudem können optionale Termine abgewählt werden, sodass nur Pflichttermine angezeigt werden (siehe Abbildung 1: LEVIS Mein Stundenplan). Der Menüpunkt Kalender bietet Zugriff auf unterschiedliche Suchbereiche. Damit lassen sich Termine auf Ebene eines Studiengangs oder einer Fakultät, nach bestimmten Räumen oder Ressourcengruppen darstellen. Alle Termine, welche im Menüpunkt Kalender angezeigt werden, sind unabhängig von einer etwaigen Teilnahme. Aus diesem Grund werden in der Detailansicht die Vortragenden nicht angezeigt, um den Datenschutz zu wahren. Hinweis: Die Stundenplanabfrage in LEVIS wird in Echtzeit durchgeführt und ist daher die aktuellste Informationsquelle. F:\Tmp\LEVIS Stundenplan Info MA Studierende von IT_ docx, , 2/8

3 Abbildung 1: LEVIS Mein Stundenplan Exportieren von Stundenplanterminen In LEVIS können sowohl der persönliche Kalender, als auch Stundenpläne von Studiengängen, Raumpläne usw. als Datei im icalendar Format exportiert werden. Für den persönlichen Kalender wechseln Sie dazu in den Menüpunkt Exportieren und legen dort den Zeitraum fest, für welchen die Termine abgerufen werden sollen (der maximale Zeitraum ist aufgrund der Datenmenge auf 180 Tage beschränkt). Anschließend können Sie festlegen, ob optionale Termine ebenfalls exportiert werden sollen. Sobald Sie auf Stundenplan exportieren klicken, können Sie die Stundenplandatei auf Ihren Rechner herunterladen und mit anderen Kalenderprogrammen verwenden. Dieser Export kann beliebig oft durchgeführt werden, bietet jedoch keine Möglichkeit der Synchronisation, d.h. Terminänderungen lassen sich damit nur schwer nachverfolgen. Gleiches gilt für den Export im Menüpunkt Kalender : Legen Sie zuerst den Suchbereich fest und geben Sie die jeweiligen Parameter, wie bspw. das Semester, an. Klicken Sie anschließend auf Alle Termine am rechten, oberen Bildschirmrand um die erweiterten Einstellungen zu öffnen. Sie können nun nach den jeweiligen Kategorien weiter einschränken, standardmäßig werden jedoch alle exportiert (eine Unterscheidung zwischen Pflicht und optionalen Terminen ist in diesem Fall nicht gegeben). Sofern Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie mit F:\Tmp\LEVIS Stundenplan Info MA Studierende von IT_ docx, , 3/8

4 Klick auf Export icalendar die Stundenplandatei herunterladen. Die Zeitspanne entspricht stets dem gewählten Semester, d.h. falls das WS12/13 ausgewählt wurde, werden alle Termine exportiert, welche vom bis einschließlich stattfinden. Dies ist unabhängig davon, ob eine Lehrveranstaltung oder eine Prüfung einem bestimmten Semester zugeordnet ist es werden stets alle Termine in diesem Zeitfenster angezeigt und exportiert. Synchronisieren von Stundenplanterminen (Abo) Sie haben in LEVIS die Möglichkeit, persönliche Stundenpläne zu abonnieren, und das auf unterschiedliche Weise: Synchronisation über das FH Mailpostfach via Microsoft Exchange Kalender Synchronisation über öffentliche Stundenplandateien im icalendar Format Sie können beide Möglichkeiten simultan verwenden, da sie auf unterschiedlichen Technologien basieren. In beiden Fällen müssen Sie sich jedoch für den jeweiligen Dienst registrieren und ggf. bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Synchronisation über das FH Mailpostfach Falls Sie sich für die automatische Synchronisation über das FH Mailpostfach entscheiden, benötigen Sie zuvor ein Mailpostfach bei uns. Mitarbeiter, die zeitlich begrenzt an der FH OÖ tätig sind, sowie nebenberuflich Lehrende erhalten nicht automatisch ein Mailpostfach. Falls Sie über kein Mailpostfach bei uns verfügen, wird ein entsprechender Hinweis in LEVIS angezeigt. Sie können diesen Dienst dann leider nicht nutzen. Bei dieser Art der Synchronisation wird der persönliche Stundenplan in den vorhandenen Kalender eingetragen. Zwar können Sie die eingetragenen Termine ändern, im Zuge der nächsten Synchronisation werden diese Änderungen jedoch wieder rückgängig gemacht. Hinweis: Die automatische Aktualisierung der Stundenplandaten erfolgt bis zu drei Stunden verzögert. Um sich für diesen Dienst zu registrieren, wechseln Sie in den Menüpunkt Konfiguration und wählen ggf. den Reiter Outlook Einstellungen aus (siehe Abbildung 2: LEVIS Synchronisation über das FH Mailpostfach). Setzen Sie ein Häkchen bei Outlook Synchronisation aktivieren um sich für den Dienst zu registrieren und klicken Sie anschließend auf Speichern um die Registrierung abzuschließen. Falls Sie die Synchronisation über das FH Mailpostfach deaktivieren möchten, entfernen Sie das Häkchen bei Outlook Synchronisation aktivieren und klicken Sie auf Speichern. Zusätzlich können weitere Einstellungen getroffen werden, bspw. ob auch optionale Termine eingetragen werden sollen. F:\Tmp\LEVIS Stundenplan Info MA Studierende von IT_ docx, , 4/8

5 Abbildung 2: LEVIS Synchronisation über das FH Mailpostfach Synchronisation über Stundenplandateien (icalendar) Eine weitere Möglichkeit der Synchronisation stellt die Verknüpfung mit einer öffentlichen Stundenplandatei im icalendar Format dar. Diese Funktionalität kann von allen Personen genutzt werden. Diese Dateien werden auf einem Server ohne jegliche Authentifizierung abgelegt. Das bringt folgende Vor und Nachteile mit sich: Zum einen können Sie Ihren Stundenplan jeder Person (selbst wenn diese nicht an der FH OÖ tätig ist) durch Bekanntgabe der Adresse freigeben. Zum anderen jedoch, kann Ihr Stundenplan unter Umständen auch von Personen gelesen werden, die Sie nicht um eine Freigabe gebeten haben. Zur Vermeidung dieses Problems wird eine sechszehnstellige, zufällige Zahlen und Buchstabenkombination für jeden Stundenplan vergeben, die nur Sie kennen, sobald Sie die Registrierung durchgeführt haben. Hinweis: Die Aktualisierung der Stundenplandateien erfolgt stündlich. Um eine Registrierung für diesen Dienst durchzuführen, wechseln Sie in den Menüpunkt Konfiguration und selektieren den Reiter icalendar Einstellungen. Setzen Sie ein Häkchen bei icalendar Synchronisation aktivieren und klicken Sie anschließend auf Speichern um die Registrierung abzuschließen. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie anschließend eine eindeutige Adresse zu Ihrer Stundenplandatei, welche im Feld URL angezeigt wird. Wie Sie diese Adresse mit unterschiedlichen Endgeräten und Anwendungen richtig verwenden, können Sie in der Installationsanleitung nachlesen, welche ebenfalls auf dieser Seite zum Download bereit steht (siehe Abbildung 3: LEVIS Synchronisation über Stundenplandateien (icalendar)). Falls Sie die automatische Synchronisation über F:\Tmp\LEVIS Stundenplan Info MA Studierende von IT_ docx, , 5/8

6 Stundenplandateien deaktivieren möchten, entfernen Sie das Häkchen bei icalendar Synchronisierung aktivieren und klicken Sie anschließend auf Speichern. Beachten Sie, dass Ihre zugewiesene Adresse im System gespeichert bleibt und bei einer erneuten Registrierung wieder verwendet wird. Abbildung 3: LEVIS Synchronisation über Stundenplandateien (icalendar) F:\Tmp\LEVIS Stundenplan Info MA Studierende von IT_ docx, , 6/8

7 Benachrichtigungen bei Stundenplanänderungen Ein weiterer Dienst, welcher von der FH OÖ angeboten wird, stellt die Benachrichtigung der Terminteilnehmer bei kurz und mittelfristigen Terminänderungen dar. Die Entscheidung, ob und wie Sie eine Benachrichtigung erhalten, obliegt i.d.r. der Person, welche die Terminplanung in VESE durchführt. Es wird dabei zwischen zwei Benachrichtigungsarten unterschieden: Benachrichtigung zu kurzfristigen Terminänderungen Benachrichtigung zu mittelfristigen Terminänderungen Die Benachrichtigung für eine Terminänderung wird stets nur einmal versendet, d.h. kurzfristige Änderungen werden nicht nochmals in der Zusammenfassung angeführt und im Fehlerfall (bspw. wenn das Postfach voll ist) nicht wiederholt gesendet. Der Inhalt der Mail ist unterschiedlich, abhängig von den jeweiligen Änderungen, wird meist ein kurzer Erklärungstext (zweisprachig) angeführt. Sämtliche Änderungen können auch in LEVIS im Mitteilungsfenster der Startseite nachgelesen werden. Benachrichtigung zu kurzfristigen Terminänderungen Termine, welche innerhalb der nächsten 36 Stunden stattfinden (entweder weil sie vorverlegt wurden, oder sich eine wesentliche Änderung ergeben hat), werden standardmäßig mit hoher Priorität behandelt, was bedeutet: Benachrichtigungsmails werden sofort an die Teilnehmer versandt. Benachrichtigungsmails werden mit hoher Priorität gesendet. Es wird keine Rücksicht auf etwaige, weitere Terminänderungen genommen, d.h. je Änderung wird eine Mail gesendet. Bei Bedarf und sofern vom Teilnehmer explizit gewünscht, wird zusätzlich eine SMS Nachricht an die in VESE hinterlegte Mobilnummer gesendet. Benachrichtigung zu mittelfristigen Terminänderungen Änderungen, welche Termine innerhalb der nächsten 4 Wochen betreffen, werden gesammelt versendet, d.h. Sie erhalten eine tägliche Zusammenfassung aller Änderungen in einer einzigen Mail. Terminänderungen für spätere Termine werden standardmäßig nicht mitgeteilt für eine Planung verwenden Sie stattdessen die Stundenplanabfrage in LEVIS. F:\Tmp\LEVIS Stundenplan Info MA Studierende von IT_ docx, , 7/8

8 Reservieren von Räumen Neben dem persönlichen Stundenplan, werden auch alle Termine eines bestimmten Raums regelmäßig aktualisiert. Die Entscheidung, welche Räume synchronisiert werden und welche Personen darauf Zugriff haben, obliegt der jeweiligen Fakultät. In erster Linie werden Besprechungsräume synchronisiert und der Zugriff für Professoren erteilt, damit diese eine entsprechende Raumreservierung vornehmen können. Solche Termine werden als Outlook Termin klassifiziert und können nur vom jeweiligen Besitzer geändert werden. Die Reservierung selbst erfolgt über Outlook, nachdem man den jeweiligen Raumkalender eingebunden hat. Um zu erfahren, welche Räume zu diesem Zweck freigeschaltet wurden und ob ein Zugriff möglich ist, wenden Sie sich bitte an die Administration der jeweiligen Fakultät. Dieser Service ist nur für hauptberuflich Lehrende und Verwaltungsmitarbeiter verfügbar. Eine weitere Möglichkeit der Raumreservierung wird künftig in LEVIS zur Verfügung gestellt, damit auch nebenberuflich Lehrende und Studierende Buchungsanfragen absenden können. Es erfolgt eine gesonderte Information, sobald dieser Dienst zur Verfügung steht. Vielen Dank für Ihr Interesse, bei Fragen und Vorschlägen wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk der Softwareentwicklung unter ooe.at. Ihr IT Team. F:\Tmp\LEVIS Stundenplan Info MA Studierende von IT_ docx, , 8/8