Anleitung zur erstmaligen Einrichtung des Kassenprogramms Kasse.xlsb

Transkript

1 Anleitung zur erstmaligen Einrichtung des Kassenprogramms Kasse.xlsb 1. Einleitung und Nutzungsvereinbarung 2. Systemvorrausetzungen 3. Einrichtung eines geeigneten Bondrucker 4. Konfigurationen im Programm 5. Bedienung der Oberfläche 1. Einleitung und Nutzungsvereinbarung Das Programm wurde erstellt um bei Vereinsfesten die Bon-Ausgabe zu vereinfachen. Es können beliebige Bons konfiguriert und gedruckt werden. Dazu gibt es natürlich noch eine Druckhistorie für eventuelle Auswertungen. Nach einer ersten Version welche bereits im Jahr 2004 noch mit Access erstellt wurde, habe ich mich dazu entschlossen das Programm neu zu schreiben und zwar in Excel. Gründe dafür waren zum einen die Kompatibilität zur neueren Office-Generation und zum anderen der vollständige Verzicht auf Access, da dieses nicht in allen Office Distributionen beinhaltet ist. Bei der Erstellung wurde darauf wertgelegt ohne besondere Bibliotheken mit einem Standard Excel auszukommen. Lediglich die Makro-Sicherheit in den Excel Optionen ist ggf. anzupassen. Dazu später mehr. Aufgrund des Interesses an diesem Programm habe ich mich entschlossen das Programm auch zu verkaufen. Der Käufer kann das Programm uneingeschränkt nutzen so oft und so lange er möchte. Zur Ersteinrichtung gibt es auch Support per Teamviewer, d.h. ich unterstütze so lange bis das Programm auf einem bestimmten Rechner mit einem bestimmten Drucker funktioniert. Bei einem späteren Wechsel der Geräte kann ich keinen kostenlosen Support mehr geben. Gerne bin ich auf Anfrage bereit Erweiterungen zu machen, so könnte z.b. auch die Ansteuerung einer elektrischen Kassenschublade eingebaut werden. Die Weitergabe des Programms an Dritte ist untersagt. Um eine Weitergabe von Vornherein sinnlos zu machen habe ich die Layout-Gestaltung des Bons (Wappen, Name des Vereins) im Programm gesperrt.

2 2. Systemvorraussetzungen Office -VBA: Das Programm (Kasse.xlsb) ist eigentlich eine ganz normale Excel Datei und daher auf jedem beliebigen Windows PC, Tablet oder Notebook ab Office 2007 ausführbar. Eingeschränkt läuft das Programm auch mit Excel Das Programm funktioniert nicht mit OpenOffice oder StarOffice! Da die eigentliche Programmierung einfacher Excel VBA-Makro-Code ist muss VBA mit installiert worden sein. VBA ist Bestandteil von Office und muss daher bei der Office Installation einfach mit ausgewählt worden sein. Bei einen Standard Setup von Office ist VBA automatisch mit installiert, man braucht also nichts weiter zu tun. Falls VBA fehlen sollte wird das Programm nicht funktionieren und eine Meldung wie Visual Basic für Applikationen ist nicht installiert wird ausgegeben. Selbstverständlich lässt sich VBA mit dem passenden Office Datenträger auch nachträglich installieren. Dazu muss man in der Systemsteuerung Programme und Funktionen die Office Installation ändern:

3 und im Dialog unter gemeinsam genutzte Office-Features den Eintrag Visual Basic für Applikationen aktivieren: Makro-Sicherheit: Man muss dem Programm in Excel gestatten VBA Makro Code auszuführen, dazu kann man in Excel das Programm zur Liste der vertrauenswürdigen Dokumente hinzufügen indem man auf dem erscheinenden gelben Balken auf Inhalt aktivieren klickt:

4 3. Beschaffung und Einrichtung eines geeigneten Bondruckers Grundsätzlich geht jeder Drucker der in der Lage ist kleine Drucke anzufertigen und einen Cutter hat. Das Programm verwendet die Windows Druckumgebung, d.h. der Drucker muss in der Windows Systemsteuerung als Drucker eingerichtet sein und funktionieren (Testdruck!). Geeignet sind natürlich nur Thermo-Drucker da diese wartungsfrei sind weil sie keine Tintenpatronen benötigen. Empfehlenswert sind die Drucker von Epson oder Samsung, der Samsung Bixolon SRP-350 ist baugleich mit einem Epson TM-T88III und ist gebraucht bereits ab 60 zu haben. Neu kostet die USB-Version ca. 220 (Quelle: idealo.de). Den geeigneten Treiber kann man bequem bei Bixolon oder Epson herunterladen, wichtig dabei ist nur, den Windows Treiber und nicht den (O)POS Treiber zu verwenden. Nach der Druckerinstallation sollte geprüft werden ob der Drucker die richtige Druckgröße auch anbietet, also irgendwas um die 40x80mm da dies für einen Bon eine geeignete Größe ist. Sollte so eine Größe nicht angeboten sein kann man versuchen diese Größe selber zu erstellen (Systemsteuerung Drucker Servereigenschaften): Hier kann man ein eigenes Formular definieren, Breite sollte der Rollenbreite entsprechen, Höhe ca. 4cm.

5 Sollte danach die Größe in den Druckeigenschaften immer noch nicht angeboten hilft nur noch ein anderer Treiber. Man kann z.b. beim Bixolon SRP-350 auch den Epson Treiber vom TM-T88III verwenden und umgekehrt. An dieser Stelle wird oft meine Hilfe benötigt. Wenn die Größe zur Verfügung steht muss noch geprüft werden ob der Druckertreiber die Verwendung des Cutters ermöglicht, als Papierquelle muss Receipt [Partial Cut] auswählbar sein. Dies kann natürlich je nach Druckermodell auch anders lauten. Es muss eben eingestellt werden das nach dem Druck der Bon abgeschnitten wird. Man kann das alles ganz gut testen indem man in Word eine Seite 80x40 mm einrichtet und an den Bondrucker schickt. Dabei kann man eben auch die Druckeinstellungen prüfen. 4. Konfigurationen im Programm Im Programm selber braucht eigentlich nicht viel konfiguriert werden, nur der richtige Drucker muss eingestellt werden und die Druckeinstellungen müssen wie unter Punkt 3 erklärt eingestellt werden:

6 Danach kann man zum Bon-Layout wechseln und sich eine Druckvorschau anzeigen lassen und einen Testdruck machen. 5. Bedienung der Oberfläche Es gibt 4 Blätter: Kasse, Auswertung, Bon und Tablet. In der Kasse können die Artikel verwaltet und gedruckt werden. In der Auswertung hat man eine Übersicht über gedruckte Bons. Beim Bon kann man sich eine Voransicht des Bons zeigen lassen, einen Testdruck machen oder einen Sonder-Bon mit beliebigem Inhalt Artikel/Preis erzeugen. Im neuen Tablet-Modus kann man die Kasse nur mit Maus, Stift oder Fingereingabe bedienen. Die Buttons sind größer und die Aufteilung ist übersichtlicher. Man kann hier aber keine Artikel pflegen, das muss nach wie vor im Kassen-Blatt gemacht werden. Zu Beginn sollte man durch einen Klick auf Fenster an Bildschirm anpassen die Darstellung optimieren. Dabei wird das Fenster maximiert und nicht benötigte Symbolleisten werden ausgeblendet. So hat man den gesamten Platz des Bildschirms für die Kasse zur Verfügung. Die Schriftgrößen werden automatisch angepasst. Nun kann man mit der Artikelpflege beginnen indem man einfach bei der jeweiligen Rubrik die richtigen Eingaben macht. Die Rubriken-Überschriften der 3 Rubrikzonen sind natürlich veränderbar, dazu einfach in die Rubriken Überschrift klicken und den Text ändern. Bei der Artikelbezeichnung sollte darauf geachtet werden dass der Text auch auf den Bon passt. Wenn Artikel und Preis leer bleiben, werden die dazugehörigen Buttons automatisch ausgeblendet. Das Häkchen ganz hinten ermöglicht die Aktivierung oder Deaktivierung einzelner Artikel, es gibt ja nicht immer alles. Somit hat man die Möglichkeit einer übersichtlichen Gestaltung. Mit den Buttons links unten Bon-Layout, Zur Auswertung, und Zum Tabletmodus kann man schnell zu den jeweiligen Tabellen-Blättern wechseln. Mit der Artikelpflege hat man die Vorrausetzungen zur Benutzung der Kasse erledigt. Nun ist die Kasse einsatzbereit.

7 Die Buttons mit der Beschriftung Druck ermöglichen einen schnellen, einfachen Druck eines Bons. Bei einer Bestellung von nur einem Artikel wird man also diesen Button verwenden um Klicks zu sparen. Wenn mehrere Artikel bestellt werden, verwendet man die Buttons Bestellung. So werden die Artikel nacheinander in die Bestellung aufgenommen und die Bestellsumme wird errechnet und angezeigt. Ein Klick auf Bons drucken löst den Druck aller bestellten Artikel dann aus und leert die Bestellung wieder. Alternativ kann eine Bestellung durch einen Klick auf Bestellung leeren storniert werden. Massendruck: Eine oft gewünschte Funktion ist der Ausdruck von vielen gleichen Bons in einem Rutsch. Dies kommt z.b. zur Anwendung wenn Frei-Bons für einen Verein ausgedruckt werden sollen. Dazu legt man den gewünschten Artikel durch Klick auf Bestellung in die Bestellung und verändert dort die Anzahl. Nach dem Verlassen des Feldes wird die Summe neu berechnet:

8 Auswertung: Jeder gedruckte Bon wird im Tabellenblatt Auswertung erfasst. Bei einer evtl. möglichen Verwendung des Programms in Excel 2003 würde die Umsatz-Tabelle und der Umsatz-Kuchen nicht mehr funktionieren. Der Umsatz-Kuchen wird erst mit einem Klick auf Auswertung aktualisieren erstellt bzw. aktualisiert. Im Kasten kann man den Artikel- Umsatz und den Gesamtumsatz ablesen. Der Button Auswertung bereinigen leert die Auswertung bzw. alle gedruckten Bons wieder, man sollte sich also die Daten vorher notieren oder einfach diesen Stand von Kasse.xlsb wegkopieren. Natürlich kann man die Auswertung über das Menü auch ausdrucken. Alternativ dazu könnte auch ein Screenshot in Word kopiert werden um einen Ausdruck zu machen. Der Button zurück zur Kasse wechselt wieder zum Tabellenblatt Kasse.

9 Bon-Layout: In diesem Tabellenblatt kann man sich die Voransicht eines Bons anzeigen lassen. Man kann hier bei der Artikelbezeichnung und Preis beliebige Eingaben z.b. für einmalige Sonder-Bons machen. Eine Änderung der anderen Inhalte (Name und Wappen) ist aus verständlichen Gründen nicht möglich. Der Button Testdruck löst einen sofortigen Ausdruck des gezeigten Bons auf dem eingestellten Drucker aus. Mit dem Button Vorschau kann man sich eine Vorschau des Bons zeigen lassen. Dies sollte in etwa so aussehen.

10 Hier könnte man auch nochmal die Seiteneinrichtung anpassen. (Die Menüleiste dafür erscheint aber nicht bei der Vollbild-Darstellung.) Die richtigen Einstellungen sind hier: Anpassen 1 Seite breit und 1 Seite hoch Papierformat Bonformat Bei Optionen die richtige Papierquelle Receipt [Partial Cut].

11 Tablet-Modus: In Tablet-Modus lässt sich das Programm noch leichter bedienen. Modus: Der Modus Umschalter wechselt zwischen Sofortdruck und Warenkorb- Modus. Ist die Automatik nicht gesetzt und Modus Sofortdruck aktiv, wird der jeweilige Bon bei einem Druck auf den entsprechenden Button sofort gedruckt. Im Modus Warenkorb wird immer der Warenkorb verwendet. Man kann aber auch die Automatik verwenden, dann wird nach der Wahl eines Artikels die eingestellte Wartezeit in Sekunden gewartet bis der Bon direkt gedruckt wird. Wählt man innerhalb der Wartezeit einen weiteren Artikel, wechselt das Programm automatisch in den Warenkorb-Modus. Die Wartezeit kann mit den Pfeil-Buttons verändert werden. Tastenzuordnung: Wenn man den Tablet-Modus zusammen mit einer Tastatur nutzen will, kann man den Artikelbuttons, Massendruck und Aktionsbuttons Tasten zuordnen. Beispiel: Bier B, Wurst W, Drucken D usw. Dazu betätigt man den Button Tastenzuordnung, das Programm wechselt dann in den Tastenzuordnungsmodus. Nun kann man die Buttons die man einer Taste zuordnen möchte nacheinander anklicken und eine beliebige

12 Taste zuordnen. Danach verlässt man den Tastenzuordnungsmodus durch einen Klick auf den Button Tastenzuordnung. Die Kurzwahltasten werden dann unterstrichen dargestellt. Mit einem Haken bei Tasten verwenden kann man die Tastenwahl generell ein- und ausschalten. Zoom: Da es unterschiedliche Displaygrößen und Auflösungen gibt hat man hier die Möglichkeit die Größe des Panels und der Buttons zu verändern. Dazu einfach mit den Pfeilbuttons die passende Zoom-Stufe wählen oder direkt eingeben und mit Enter bestätigen. Beim erstmaligen Öffnen des Programms kann es vorkommen das die Buttons zur Zoomeinstellung nicht sichtbar sind: Dann kann man aber zu den Buttons mit dem Scrollbalken scrollen und die Einstellung vornehmen. Der Button ganz rechts maximiert das ganze Fenster und blendet die Menüund Symbolleisten aus. So hat man mehr Platz.

13 Massendruck: Auch im Tablet-Modus besteht die Möglichkeit des Massendrucks, dazu einfach in den Warenkorb-Modus wechseln, einen Artikel in den Warenkorb legen und mit den Buttons +1 bis +10 die gewünschte Anzahl an Bons einstellen. Der blau eingefärbte Pfeil zeigt den aktuell ausgewählten Artikel im Warenkorb für den die Anzahl geändert wird, sollte man einen anderen Artikel verändern wollen kann man auf den Pfeil links daneben klicken. Aktionsbuttons: Warenkorb stornieren leert den Warenkorb und setzt den Modus zurück falls Automatik gewählt ist. Drucken druckt für alle Artikel im Warenkorb die Bons aus. Viel Erfolg und guten Umsatz! Kontakt: Joachim Hummler