Andrew Couch. Microsoft Access 2013 auf einen Blick

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3 Andrew Couch Microsoft Access 2013 auf einen Blick

4 Dieses Buch ist die deutsche Übersetzung von: Andrew Couch: Microsoft Access 2013 Plain & Simple O Reilly Media, Inc Gravenstein Highway North Sebastopol, California Copyright 2013 by Andrew Couch Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autoren und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle verwendeten Warenzeichen oder Produktnamen sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim [email protected] ISBN: PDF-ISBN: EPUB-ISBN: MOBI-ISBN: O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstraße 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Übersetzung: Chris Kapfer, Polling und Sabine Lambrich, München Umschlag: Hommer Design GmbH, Haar ( Layout, Satz: Robert Ott, München ( Fachlektorat und Korrektorat: Frauke Wilkens, München Druck: Media-Print Informationstechnologie GmbH, Paderborn

5 Inhalt Über dieses Buch 9 Neue Funktionen in Access Ein kurzer Überblick Voraussetzungen Zur Beispieldatenbank Arbeiten mit einem Touchscreen Ein letztes Wort Eigene Web Apps erstellen 15 Access starten Eigene Web Apps erstellen Tabellenvorlagen hinzufügen Den Navigationsbereich einblenden Leere Tabellen einfügen Web Apps starten Die Ansicht»Liste« Die Ansicht»Datenblatt« Die Ansicht»Nach Gruppe« Zur Teamwebsite navigieren Vorlagen zum Erstellen von Web Apps verwenden Web Apps weiterentwickeln 27 Daten aus einer Desktopdatenbank importieren Den Tabellenentwurf ändern Nachschlagefelder/Beziehungen definieren In der Ansicht»Detailinformationen«arbeiten In der Ansicht»Datenblatt«arbeiten

6 In der Ansicht»Zusammenfassung«arbeiten In einer leeren Ansicht arbeiten Ansichten öffnen, umbenennen, duplizieren oder löschen Abfragen definieren Die Tabellenauswahl bearbeiten Mit Berichten arbeiten Desktopdaten banken erstellen 49 Eine leere Desktopdatenbank erstellen Tabellen in der Entwurfsansicht erstellen Tabellen in der Datenblattansicht erstellen Mit Schnellstartfeldern in der Datenblattansicht arbeiten Tabellen mit Anwendungsparts erstellen Primärschlüssel hinzufügen Mit indizierten Daten die Leistung verbessern Prüfen, ob Daten vom richtigen Typ sind Feldwerte mit Gültigkeitsregel für Tabelle vergleichen Felder formatieren Änderungen bei Text- und Rich-Text-Formaten Beziehungen mit dem Nachschlage-Assistenten erstellen Beziehungen darstellen Beziehungen löschen Beziehungen hinzufügen Mit Datenblättern arbeiten 77 Access-Datenbankoptionen ändern Darstellung ändern durch Anordnen, Ausblenden und Fixieren von Feldern In Datensätzen navigieren, Daten suchen und ersetzen Datensätze sortieren Datensätze filtern Inhalt

7 Filterkombinationen mit formularbasierten Filtern Filterkombinationen mit Spezialfilter/-sortierung Datensätze einfügen und aktualisieren Datensätze löschen Zusammenfassende Informationen für Datensätze erstellen Zugehörige Daten in einem Unterdatenblatt anzeigen Zeilenhöhe, Spaltenbreite und Formatierung anpassen Daten zum Kopieren und Einfügen auswählen Informationen unter die Lupe nehmen Die Datenblattdarstellung ändern Daten mit Abfragen auswählen 101 Alle Felder einer Tabelle auswählen Einzelne Felder aus einer oder mehreren Tabellen auswählen Nicht zugeordnete oder fehlende Datensätze mit Tabellenverknüpfungen finden 106 Filterkriterien kombinieren Berechnungen erstellen Spitzenwerte ermitteln Doppelte Werte eliminieren Aggregatfunktionen verwenden Daten mit Parametern filtern Kreuztabellenabfragen erstellen Probleme mit kombinierten Abfragen lösen Ergebnisse kombinieren Mehrdeutige äußere Verknüpfungen auflösen Mehrdeutige Verknüpfungen mit einer weiteren Abfrage auflösen Inhalt 5

8 7 8 9 Daten mit Abfragen ändern 123 Tabellen mit Tabellenerstellungsabfragen erstellen Daten mit Aktualisierungsabfragen ändern Daten mit Anfügeabfragen in Tabellen einfügen Daten mit Löschabfragen löschen Spalten auf Basis eines Ausdrucks aktualisieren Tabellen mit neuen Daten ergänzen Automatische Nummerierung mit Anfügeabfragen zurücksetzen Die Datenpräsen tation mit Formularen optimieren 135 Endlosformulare erstellen Datenblattformulare mit bedingter Formatierung erstellen Formulare zur Anzeige einzelner Datensätze erstellen Geteilte Formulare erstellen Mit Formularansichten arbeiten Mit Layouts für Steuerelemente arbeiten Formulare mit Unterformular erstellen Verknüpfungsfelder in über- und untergeordneten Tabellen ändern Dateneingabe und -bearbeitung im Formular steuern Die Datensatzquelle für ein Formular ändern Mit Navigationsformularen arbeiten In der Entwurfsansicht Felder in ein Formular einfügen In der Layoutansicht Felder in ein Formular einfügen Ein Unterformular in ein Formular einfügen Steuerelemente effektiv einsetzen 157 Bezeichnungs- und Textfelder erstellen Linien und Rechtecke zeichnen Kontrollkästchen, Optionsfelder und Umschaltflächen erstellen Optionsgruppen einfügen Inhalt

9 Listenfelder erstellen Kombinationsfelder erstellen Links definieren Logos und Titel erstellen Gebundene und ungebundene Objektfelder erstellen Bildsteuerelemente erstellen Anlagen erstellen Webbrowsersteuerelemente erstellen Registersteuerelemente erstellen Befehlsschaltflächen erstellen Steuerelementvorgaben festlegen Office-Designs verwenden Daten in Berichten präsentieren 181 Tabellarische Berichte mit mehreren Tabellen erstellen Die Darstellung von Steuerelementen anpassen Mit Steuerelementen und Bereichen arbeiten Mit den Eigenschaften»Vergrößerbar«und»Verkleinerbar«arbeiten Laufende Summen bilden Seitenumbrüche steuern Gruppierungen und Sortierungen hinzufügen Leere Seiten vermeiden Bedingte Formatierungen verwenden Einspaltige Berichte mit dem Berichts-Assistenten erstellen Berichte mit Unterbericht erstellen Etiketten Spalten- und Zeilengestaltung Layoutansicht, Berichtsansicht und Seitenansicht Inhalt 7

10 Daten austauschen 207 Daten und Objekte aus Access-Datenbank importieren Access-Daten verknüpfen Daten aus Excel importieren Daten mit Excel verknüpfen Verknüpfte Tabellen nach Änderungen aktualisieren Textdateien mit bestimmtem Format importieren Daten für Excel exportieren Mit gespeicherten Im- und Exporten arbeiten Daten als PDF-Dokument exportieren Einführung in die Makroprogrammierung 225 Makrobefehle aktivieren und»vertrauenswürdige Dokumente«deaktivieren Auf vertrauenswürdige Dokumente beschränkte Makrobefehle Formulare verknüpfen Formulare mit Abfragen verknüpfen In Steuerelemente eingegebene Daten überprüfen Mit Steuerelementen andere Steuerelemente ändern Daten mit Aktionsabfragen verarbeiten Gespeicherte Importe oder Exporte ausführen Datenbanken verwalten 241 Datenbanken komprimieren und reparieren Datenbanken analysieren Datenbanken mit Kennwortschutz versehen Objektabhängigkeiten Stichwortverzeichnis Inhalt

11 1 Über dieses Buch In diesem Kapitel: n Neue Funktionen in Access 2013 n Ein kurzer Überblick n Voraussetzungen n Zur Beispieldatenbank n Arbeiten mit einem Touchscreen n Ein letztes Wort In diesem Nachschlagewerk verschaffen Sie sich schnell und einfach mithilfe der leicht verständlichen Schritt-für-Schritt- Anleitungen und der anschaulichen Bilder einen Überblick über verschiedene Verfahren und Techniken beim Arbeiten mit Access Auch wenn das Arbeiten mit einer Beispieldatenbank gezeigt wird, können Sie an jeder Stelle im Buch beginnen, ohne die vorherigen Schritte durchführen zu müssen. Als Beispieldatenbank dient die von Microsoft entwickelte Access-Datenbank Northwind 2007, die Sie auf Ihren Rechner herunter laden können (siehe hierzu weiter hinten in diesem Kapitel). Für alle Benutzer, die einerseits im Team an verschiedenen Orten gemeinsam auf die Daten einer Datenbank zugreifen und andererseits nicht auf die Möglichkeit der lokalen Entwicklung von komplexen Unternehmenslösungen verzichten wollen, stellt Access 2013 ein wichtiges Werkzeug dar. Microsoft bietet mit Access 2013 ein Programm an, das sowohl die neuen Technologien zur gemeinsamen Datennutzung in einer Browseroberfläche als auch die bewährten Desktopfunktionen zur Datenbankentwicklung in einem Produkt zur Verfügung stellt. 9

12 Neue Funktionen in Access 2013 In Access 2013 hat sich vor allem eines geändert: Sie können jetzt nicht nur Desktopdatenbanken, sondern auch sogenannte Web App-Datenbanken erstellen. Da nach dem Starten von Access 2013 standardmäßig die Option zum Erstellen einer neuen Web App-Datenbank aktiviert ist, widmet sich das Buch gleich in den ersten beiden Kapiteln dieser neuen Funktion. Eine Web App ist entweder in Microsoft Office 365 oder im Microsoft SharePoint 2013-Server Ihres Unternehmens, auf dem Access Services ausgeführt werden, gehostet. Um die Schritte in den Web App-Kapiteln in diesem Buch durchzuführen, benötigen Sie daher in Ihrer Arbeitsumgebung eine dieser Zugriffsmöglichkeiten. Anwender haben lange darauf gewartet, ihre Datenbanken ins Web stellen zu können. Access hat zwar bereits in früheren Versionen Schritte in diese Richtung gemacht, z.b. mit Datenzugriffsseiten ab der Version 2000 und mit Webdatenbanken in der Version Access 2013 stellt nun aber eine neue Technologie zur Erstellung von Web Apps und zur Darstellung Ihrer Daten im Web zur Verfügung. Beim Erstellen einer Web App greifen Sie entweder auf eine integrierte Tabellenvorlage zu oder importieren Daten aus einer vorhandenen Datenquelle. 10 Neue Funktionen in Access 2013

13 Über dieses Buch Beim Entwickeln einer browserbasierten Oberfläche stellt Access automatisch mindestens zwei Browseransichten für die Daten jeder Tabelle zur Verfügung Liste und Datenblatt. Die Listenansicht zeigt eine Liste von Datensätzen, die mit anderen Datenbereichen verknüpft sind. So können zum einen die Datensatzdetails und zum anderen damit verknüpfte Datensätze gezeigt werden. Access erstellt automatisch eine Datenblattansicht. Sie können weitere Datenblätter für eine Tabelle als Ansicht Ihrer Daten hinzufügen. Der Begriff»Ansicht«in Web Apps entspricht dem Begriff»Formular«in Desktopdatenbanken. Beim Ändern von Daten in einer Datenblattansicht funktioniert das Arbeiten in der Liste mit den Datensätzen genauso wie in Desktopdatenbanken. In allen anderen Ansichten verwenden Sie stattdessen die sogenannte Aktionsleiste, über die Sie Änderungen eingeben und speichern. Zu den weiteren interessanten Neuerungen in Web Apps gehören die Möglichkeit, Daten zusammenzufassen, sowie die automatische Verfügbarkeit einer vertikal angeordneten Tabellenauswahl und einer horizontal angeordneten Ansichtsauswahl zum Navigieren in den Daten. Wenn Sie mit Office 365 die Daten in einer Web App speichern, werden diese in einer SQL Azure-Datenbank in der Cloud abgelegt und Sie haben alle Vorteile dieser neuesten Microsoft-Speichertechnologie. Ein weiteres wichtiges Element in Web Apps sind Dropdownlisten, in denen Sie eine Auswahl treffen. Die Verwendung herkömmlicher Listen- und Kombinationsfelder ist in einem Browser jedoch ineffizient. Mit Eingaben in den neuen AutoVervollständigen-Feldern können Sie die Auswahl im Listenfeld auf übereinstimmende Elemente einschränken. Die folgenden älteren Access-Funktionen gibt es in der Version 2013 nicht mehr: n Access-Projekte (ADP) n Pivot-Tabellen und Pivot-Charts n Replikation n Upsizing-Assistent n Quellcodeverwaltung n Unterstützung von Access 97-Datenbanken Neue Funktionen in Access

14 Ein kurzer Überblick Access 2013 auf einen Blick ist in 13 Kapitel unterteilt. Jedes Kapitel widmet sich einem speziellen Thema. Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Überblick über den Aufbau des Buches, damit Sie gezielt zu dem für Sie wichtigen Thema blättern können. n Kapitel 2,»Eigene Web Apps erstellen«, stellt die neue Access- Technologie zum Erstellen von Web Apps vor. Hier erfahren Sie, wie einfach es ist, eine browserbasierte Oberfläche für Ihre Anwendung zu erstellen. n In Kapitel 3,»Web Apps weiterentwickeln«, tauchen Sie tiefer in die Entwicklung von Web Apps ein. Sie lernen das Erstellen von und das Arbeiten mit Datenansichten und Abfragen sowie weitere wichtige Arbeitsverfahren kennen. n Kapitel 4,»Desktopdatenbanken erstellen«, beschreibt, wie Sie eine Desktopdatenbank erstellen. Schwerpunkt sind das Definieren von Tabellen und Beziehungen wichtige Arbeitsschritte beim Aufbau einer Datenbank. n In Kapitel 5,»Mit Datenblättern arbeiten«, wird eine Reihe von Verfahren zum effektiven Arbeiten mit Datenblättern vorgestellt. n Kapitel 6,»Daten mit Abfragen auswählen«, demonstriert, welche wichtige und zentrale Funktion Abfragen in relationalen Datenbanken übernehmen. Mit Abfragen führen Sie Daten aus verschiedenen Tabellen zusammen und nutzen wichtige Berechnungs- und Parametrisierungsfunktionen. 12 Ein kurzer Überblick

15 Über dieses Buch n In Kapitel 7,»Daten mit Abfragen ändern«, lernen Sie einfache und komplexe Methoden zum Aktualisieren Ihrer Daten kennen. Mit Aktionsabfragen können Sie stapelweise Daten ändern, löschen oder in andere neue oder vorhandene Tabellen verschieben. n In Kapitel 8,»Die Datenpräsentation mit Formularen optimieren«, lernen Sie die verschiedenen Formulartypen kennen und erfahren, wie Sie Felder in Formulare einfügen. n Kapitel 9,»Steuerelemente effektiv einsetzen«, zeigt, wie Sie mit Steuerelementen die Funktionalität Ihrer Formulare erweitern. n In Kapitel 10,»Daten in Berichten präsentieren«, lernen Sie die Berichtsfunktion von Access kennen, mit der Sie vielseitige Berichte von einfachen Datenblättern bis hin zu komplexen Rechnungen erstellen und drucken. n Kapitel 11,»Daten austauschen«, demonstriert das Importieren und Exportieren von Daten. Access kann seine Daten dynamisch mit anderen Systemen verknüpfen und ist daher für viele Anwendungen ein wichtiges Werkzeug, um Daten auszutauschen und diesen Austausch in Berichten zu dokumentieren. n In Kapitel 12,»Einführung in die Makroprogrammierung«, erfahren Sie, wie Sie Arbeitsschritte mithilfe von Makros automatisieren und so den Funktionsumfang Ihrer Anwendungen erweitern. n Kapitel 13,»Datenbanken verwalten«, widmet sich dem Reparieren, Analysieren und Schützen von Datenbanken und ihrer Inhalte und wirft einen Blick auf Werkzeuge zum Optimieren des Datenbankdesigns. Ein kurzer Überblick 13

16 Voraussetzungen Ich gehe davon aus, dass Sie bereits über Computererfahrung verfügen. Das heißt, Sie wissen, wie Sie den Rechner ein- und ausschalten, die Maus bedienen und Text und Objekte auswählen. Außerdem setze ich voraus, dass Sie bereits mit Programmen gearbeitet haben. Das heißt, Sie können Befehle auswählen, Einstellungen in Dialogfeldern vornehmen etc. Zudem gehe ich davon aus, dass Sie entweder zu Hause oder bei der Arbeit einen Rechner zur Verfügung haben, der über einen Internetanschluss verfügt, und Sie wissen, wie Sie mit dem Browser auf Ihrem Rechner auf Informationen im Web zugreifen. Alles andere zeige ich Ihnen in leicht verständlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen in diesem Buch. Zur Beispieldatenbank Die Aufgaben in diesem Buch werden mit einer Beispieldatenbank von Microsoft ausgeführt Northwind Zum Nachvollziehen der Schritt-für-Schritt-Anleitungen können Sie die Beispieldatenbank wie folgt auf Ihren Rechner herunterladen: Sofern angezeigt, klicken Sie im Startbildschirm von Access auf den Eintrag Northwind Andernfalls geben Sie im Feld Nach Onlinevorlagen suchen den Namen Northwind ein und drücken Enter. Doppelklicken Sie dann auf das Symbol Northwind 2007, um die Vorlage herunterzuladen und zur Verwendung vorbereiten zu lassen. Klicken Sie anschließend im gelben Meldungsbalken unterhalb des Menübandes auf Inhalt aktivieren und melden Sie sich unter einem Mitarbeiternamen Ihrer Wahl zum Arbeiten mit der Datenbank an. Arbeiten mit einem Touchscreen Die Schrittanleitungen in diesem Buch zeigen das Arbeiten mit Maus und Tastatur. Wenn Sie Access auf einem Touchscreen mit Finger oder Stift bedienen, beachten Sie folgende Punkte: Anstatt auf Bildschirmelemente zu klicken, tippen Sie mit dem Finger oder Stift darauf. Um ein Kontextmenü zu öffnen, drücken Sie mit dem Finger/Stift auf das Element, bis ein Kreis um den Finger/Stift angedeutet wird. Sobald Sie den Finger oder Stift vom Bildschirm nehmen, wird das Kontextmenü geöffnet. Wenn Sie aufgefordert werden, etwas einzugeben, tippen Sie in das Eingabefeld und nehmen die Eingabe mithilfe der Bildschirmtastatur vor. Ein letztes Wort Mit Access 2013 können Sie Ihre Daten auch komfortabel für andere im Web bereitstellen. Ich hoffe, Sie teilen meinen Enthusiasmus sowohl für die neue Technologie der Web Apps als auch für die bewährte Möglichkeit, Datenbanken auf dem Desktop zu entwickeln. 14 Ein letztes Wort

17 2 Eigene Web Apps erstellen n Access starten In diesem Kapitel: n Benutzerdefinierte Web Apps erstellen n Tabellenvorlagen hinzufügen n Den Navigationsbereich einblenden n Leere Tabellen einfügen n Web Apps starten n Die Ansicht»Liste«n Die Ansicht»Datenblatt«n Die Ansicht»Nach Gruppe«n Zur Teamwebsite navigieren n Vorlagen zum Erstellen von Web Apps verwenden Nach dem Starten von Access wird als erste Option das Erstellen einer benutzerdefinierten Web App angeboten. Dieser neue Anwendungstyp wird in SharePoint gehostet. Die Installation kann on-premise in die eigene Unternehmenssoftware erfolgen oder Sie nutzen Office 365. Eine Web App simuliert das Arbeiten in der vertrauten Access-Umgebung, obwohl die Web App entweder in Microsoft Office 365 oder im Microsoft SharePoint 2013-Server Ihres Unternehmens, auf dem Access Services ausgeführt werden, gehostet ist. Dies bedeutet, dass Sie eine Anwendung erstellen können, die in einem Browser angezeigt werden kann, ohne dass Access auf dem Rechner eingerichtet sein muss. In diesem Kapitel wird eine Reihe von Schlüsselauf gaben gezeigt, die beim Erstellen einer benutzerdefinierten Web App erforderlich sind. Zum Entwerfen und Bearbeiten einer solchen Website brauchen Sie Access. Aber andere Benutzer benötigen zum Arbeiten mit dieser Anwendung lediglich einen Webbrowser. In diesem Kapitel lernen Sie das Erstellen von Web Apps eine neue Funktion von Access 2013 kennen. Im nächsten Kapitel erfahren Sie dann mehr darüber, wie Sie Web Apps weiterentwickeln. 15

18 Access starten Wenn Sie auf der Startseite von Windows 8 nach rechts scrollen, werden die Kacheln für die installierten Office 2013-Anwendungen angezeigt. Klicken Sie auf die Kachel Access 2013, um das Programm zu starten. Access 2013 wird auf dem Desktop geöffnet. Wenn Sie mit Windows 7 arbeiten, klicken Sie in der Taskleiste auf die Schaltfläche Start und dann auf Alle Programme/Microsoft Office/Access Access unter Windows 8 starten 1 Scrollen Sie auf der Startseite mithilfe der Bildlaufleiste am unteren Bildschirmrand nach rechts. 2 Klicken Sie auf die Kachel Access 2013, um das Programm auf dem Windows-Desktop zu starten. Tipp Wenn Sie auf dem Windows-Desktop arbeiten und zur Startseite von Windows 8 wechseln wollen, platzieren Sie den Mauszeiger auf die linke untere Ecke des Bildschirms. Eine Miniaturabbildung der Startseite wird angezeigt. Klicken Sie darauf, um zur Startseite von Windows 8 zu wechseln Access starten

19 Eigene Web Apps erstellen Eigene Web Apps erstellen Mit Access 2013 können sowohl Desktop- als auch webbasierte Anwendungen erstellt werden. Standardmäßig ist die Option zum Erstellen benutzerdefinierter Web Apps aktiviert. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre erste Webanwendung erstellen. Eine Web App erstellen Wenn Sie sich für Office 365 registriert haben, verfügen Sie über einen Domänennamen, z.b. meinedomäne. Geben Sie diesen Domänennamen ein, wenn Sie einen Webspeicherort für eine neue Access Web App definieren, z.b Klicken Sie auf dem Startbildschirm von Access auf Benutzerdefinierte Web App. 2 Geben Sie im Feld Anwendungsname den Namen für die neue Web App ein. 3 Geben Sie entweder im Textfeld Webspeicherort die URL für Ihre Office 365-Domäne ein oder wählen Sie in der Liste Verfügbare Speicherorte Ihre Teamwebsite aus. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Unter Umständen müssen Sie sich anschließend noch bei Office 365 anmelden. 2 Achtung Wenn Sie Datei/Konto/Dienst hinzufügen/speicher/ Office 365 SharePoint wählen, können Sie Ihre Domänen- -Adresse mit zugehörigem Kennwort eingeben, um Ihr Office 365-Konto in Access als Speicherort einzurichten. Dann müssen Sie sich zukünftig nicht mehr bei Office 365 anmelden. 4 3 Eigene Web Apps erstellen 17

20 Tabellenvorlagen hinzufügen Beim Auswählen einer Tabellenvorlage geben Sie den zu speichernden Datentyp ein, z.b. Aufträge. Access bietet dann so viele passende Tabellenentwürfe wie möglich an. Nach Wahl der Vorlage werden ein oder mehrere Tabellen in die Web App eingefügt. Dies stellt eine sehr effiziente Methode zum Aufbau einer Anwendung dar, da damit nicht nur Tabellen eingefügt, sondern auch Ansichten für das Arbeiten mit den Daten erstellt werden. Außerdem wird eine Ansichtsleiste zum Wechseln zwischen den verschiedenen Ansichten eingefügt. Eine Tabellenvorlage einfügen 1 Geben Sie einen Datentyp ein und klicken Sie auf Suchen. 2 Wählen Sie einen Tabellentyp in der Liste aus. 3 Klicken Sie in der Tabellenauswahl auf eine Tabelle, um die verfügbaren Ansichten einzublenden. 4 Klicken Sie in der Ansichtsauswahl auf eine Ansicht, um zu dieser zu wechseln. 1 Tipp Geben Sie Alle ein und klicken Sie auf Suchen, um eine Liste aller verfügbaren Vorlagen anzuzeigen. Achten Sie beim Blättern in der Liste darauf, nicht versehentlich auf einen Tabellentyp zu klicken und die Tabelle zu erstellen. Wenn Sie sich für einen Tabellentyp entscheiden, z.b. Aufträge, werden häufig weitere Tabellen für den effizienten Aufbau der Datenbank eingefügt. 2 Achtung Der Begriff»Ansicht«ist u.u. etwas verwirrend, wenn Sie sich mit SQL Server auskennen. In der Access-Clientterminologie entspricht»ansicht«dem SQL-Begriff»Formular«, und»abfrage«entspricht dem SQL-Begriff»Ansicht«. Beim Einfügen einer Tabellenvorlage generiert Access abhängig von der Tabelle zwei oder drei Ansichten. Dabei werden außerdem automatisch Nachschlagefelder zum Verknüpfen der Ansichten eingefügt Tabellenvorlagen hinzufügen

21 Eigene Web Apps erstellen Den Navigationsbereich einblenden Ähnlich wie in Desktopdatenbanken werden in Web Apps die Access-Objekte im Navigationsbereich gruppiert. In diesem Bereich können diese Objekte einfach gefiltert werden, um ein spezielles Objekt zu finden. Dies bedeutet, dass Sie sowohl Entwurfsbefehle für die Tabelle in der Tabellenauswahl als auch Den Navigationsbereich anzeigen 1 Klicken Sie in der Tabellenauswahl auf die Schalt fläche Einstellungen/Aktionen. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Navigationsbereich. 3 Geben Sie im Feld Suchen das Filterkriterium ein, z.b. Aufträge. 4 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Tabelle. Im Kontextmenü werden ähnliche Befehle wie in der Tabellenauswahl angeboten. 5 Klicken Sie auf die Ansichten der Tabelle, die Access automatisch generiert hat. 3 4 für die Tabelle im Navigationsbereich verwenden können. Im Navigationsbereich werden die Ansichten unter der Überschrift Formulare aufgelistet, da die Terminologie im Navigationsbereich aus dem Bereich der Desktopdatenbanken stammt. 2 1 Achtung Wenn Sie für eine Ansicht den Einstellungen/Aktionen- Befehl Bearbeiten wählen, können Sie den Entwurf dieser Ansicht ändern. Näheres hierzu in Kapitel 3. 5 Tipp Wenn Sie nach dem automatischen Erstellen der Datenansichten neue Felder in die Tabelle einfügen, werden diese Felder automatisch in den Ansichten übernommen. Wenn Sie die Ansichten aber bearbeiten, funktioniert diese leistungsstarke Anpassung nicht mehr. Ein Balanceakt zwischen den Benutzern, die die Layoutsteuerung Access überlassen wollen, und denen, die die Layouts selbst genau einstellen wollen. Tipp Wenn Sie im Kontextmenü den Befehl Öffnen bzw. in der Liste Einstellungen/Aktionen den Befehl Daten anzeigen wählen, können Sie Daten direkt in die Tabelle eingeben, ohne die Ansichten in einem Webbrowser anzuzeigen. Den Navigationsbereich einblenden 19

22 Leere Tabellen einfügen Anstelle einer Tabellenvorlage können Sie auch individuelle Tabellen erstellen und diese mithilfe von Nachschlagefeldern verbinden. Beginnen Sie dabei entweder mit einer komplett leeren Web App oder fügen Sie eine leere Tabelle in eine vorhandene Web App mit bereits enthaltenen Tabellenvorlagen ein. Das erste Feld einer leeren Tabelle ID wird automatisch erstellt, ein AutoWert-Feld, das nicht aus der Tabelle entfernt werden kann, da eine Web App-Tabelle stets ein eindeutiges numerisches Feld als Primärschlüssel benötigt. Beim Erstellen einer neuen Tabelle (z.b. Länder) generiert Access automatisch zwei Ansichten (z.b. Länder Datenblatt und Länder Liste). Eine leere Tabelle einfügen 5 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Tabelle. 2 Klicken Sie auf den Link eine neue leere Tabelle hinzufügen. 3 Geben Sie einen Feldnamen ein und wählen Sie einen Datentyp aus. 4 Ändern Sie die Feldeigenschaften. Nach Klicken auf einen Feldnamen werden unten die dazugehörigen Eigenschaften angezeigt Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Tabelle zu speichern. 6 Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein und bestätigen Sie mit OK. Tipp Sie können das ID-Feld zwar nicht entfernen, dafür aber umbenennen. In einer Kundentabelle können Sie das Feld z.b. in Kundennr umbenennen, wenn dies beim Arbeiten mit der Datenbankstruktur, z.b. beim Entwerfen von Abfragen, hilfreich ist Leere Tabellen einfügen

23 Eigene Web Apps erstellen Web Apps starten Beim Erstellen einer Web App können Sie den Inhalt der Anwendung anpassen. Aber erst wenn Sie die App starten, können Sie Daten eingeben und testen, wie die Anwendung mit dem Webbrowser zusammenarbeitet. Beim Anzeigen der Daten im Browser wird die Aktionsleiste zum Hinzufügen, Löschen und Speichern von Datenänderungen angezeigt. Nur in der Ansicht Datenblatt funktioniert es anders. Dort werden die Änderungen gespeichert, sobald Sie auf einen neuen Datensatz klicken. In den anderen Ansichten können die Änderungen nur über die Aktionsleiste gespeichert werden. Eine Web App starten 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche App starten. 2 Klicken Sie auf die Tabelle, in die Sie Daten eingeben wollen. 3 Geben Sie die Daten in die verfügbaren Felder ein. 4 Klicken Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Speichern Tipp Sie können die Aktionsleiste anpassen und bis zu zehn Schaltflächen dort einfügen. Es empfiehlt sich, nicht benötigte Schaltflächen in der Aktionsleiste zu verbergen, anstatt sie zu löschen, da diese integrierten Schaltflächen nicht ohne Weiteres wieder eingefügt werden können. 3 Web Apps starten 21

24 Die Ansicht»Liste«Die Ansicht Liste ist eine von drei Darstellungsmöglichkeiten Ihrer Daten. Diese Ansicht ist in zwei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich werden alle bereits enthaltenen Datensätze aufgelistet. Sie können dort einen Datensatz auswählen. Die Details des In der Ansicht»Liste«arbeiten 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Liste. 2 Im Detailbereich gibt es zwei Felder mit dem Inhalt Suchen. Hierbei handelt es sich um sogenannte AutoVervollständigen-Steuerelemente hier: die Felder Kunde und Mitarbeiter. 3 Geben Sie einen Namen in das Feld Kunde ein, um alle Übereinstimmungen im Listenfeld anzuzeigen. Klicken Sie dort auf die Option <Neues Element hinzufügen>. 4 Ein Fenster mit der entsprechenden Tabelle (hier: Kunden) wird geöffnet. Geben Sie hier die Daten für einen neuen Kunden ein. 5 Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Speichern. 6 Schließen Sie das Fenster. Der neue Kunde wird in der Listenansicht im Feld Kunde angezeigt. gewählten Datensatzes werden rechts daneben angezeigt. Nach dem Hinzufügen oder Entfernen von Datensätzen wird der Listenbereich nach dem Speichern der Datendetails sofort aktualisiert Tipp 5 6 Im hier verwendeten Beispiel der Listenansicht gibt es unten in der Tabelle den Bereich Auftragsdetails zum Eingeben und Anzeigen von zusätzlichen Informationen zum Auftrag. Es handelt sich um ein neues Steuerelement namens Verwandte Elemente Die Ansicht»Liste«

25 Eigene Web Apps erstellen Die Ansicht»Datenblatt«In dieser Ansicht werden die Daten in einer Tabelle angezeigt, in der Sie nach links und nach rechts scrollen können. In der Ansicht Datenblatt beginnen Sie in einer neuen Zeile mit der Dateneingabe oder Sie klicken in der Aktionsleiste auf das Pluszeichen. Zum Bearbeiten eines Datensatzes geben Sie die Änderungen in der entsprechenden Zeile ein. Neue Datensätze und Änderungen in vorhandenen Datensätzen werden durch Klicken in eine Zelle einer anderen Zeile gespeichert. Sie können die Spalten neu anordnen und die Spaltenbreite anpassen. Außerdem ist es möglich, die Zeilen zu sortieren und zu filtern. In der Ansicht»Datenblatt«arbeiten 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenblatt. 2 Geben Sie Daten in die erste Zelle der neuen Zeile ein. Sobald Sie zur nächsten Zelle wechseln, wird links neben den neuen Daten ein Bleistiftsymbol angezeigt. 3 Klicken Sie in eine Zelle einer anderen Zeile, um die neuen Daten zu speichern. 4 Zeigen Sie auf eine Spaltenbeschriftung. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Vierfachpfeil. Ziehen Sie die Spalte mit gedrückter Maustaste an eine neue Position. 5 Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben einer Spalte, um die Dropdownliste mit den Befehlen zum Sortieren und Filtern zu öffnen Tipp Wenn Sie die Daten anhand eines Personennamens filtern (hier: Bender) und anschließend anhand eines anderen Personennamens, z.b. Messmer, werden anschließend beide Datensätze angezeigt. Das heißt, es gibt beim Filtern eine Mehrfachauswahl. 5 Die Ansicht»Datenblatt«23

26 Die Ansicht»Nach Gruppe«In dieser Ansicht, die von den meisten Tabellenvorlagen zur Verfügung gestellt wird, können Sie Ihre Daten anhand eines Gruppenfeldes gruppieren und anzeigen. Es ist außerdem möglich, das Gruppenfeld zu filtern, um die angebotenen Gruppen In der Ansicht»Nach Gruppe«arbeiten zu begrenzen. Wählen Sie dann eine Gruppe aus, um nur die Datensätze anzuzeigen, die zur entsprechenden Gruppe gehören. Diese Ansicht ist schreibgeschützt, d.h., Sie können dort keine Änderungen vornehmen Suchen Sie eine Tabelle, die die Ansicht Nach Gruppe anbietet, und klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche. 2 Geben Sie ein Kriterium ein, um die angebotenen Gruppen zu reduzieren. 3 Klicken Sie auf Filter anwenden. 4 Klicken Sie auf die Gruppe, deren Datensätze angezeigt werden sollen. 5 In Tabellenvorlagen können Sie auf einen angezeigten Datensatz der Gruppe klicken, um ein Fenster mit Datendetails zum gewählten Datensatz anzuzeigen Siehe auch Wie Sie gruppierende Ansichten erstellen, in denen numerische Daten zusammengefasst werden, erfahren Sie in Kapitel Die Ansicht»Nach Gruppe«