Externer Datenschutz. ... Chancen durch. Outsourcing PRISAFE DATENSCHUTZ

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1 Externer Datenschutz... Chancen durch Outsourcing PRISAFE DATENSCHUTZ

2 Inhaltsverzeichnis Der Datenschutzbeauftragte Für welche Variante entscheiden? Der externe Datenschutzbeauftragte Kosten für Datenschutz PRISAFE Datenschutz 1

3 Der Datenschutzbeauftragte Die meisten Unternehmen sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Bereits ab mehr als 9 Personen, die personenbezogene Daten automatisiert erheben, verarbeiten oder nutzen, ist ein Datenschutzbeauftragter verbindlich vorgeschrieben. Unternehmen, die gegen im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) formulierte Verpflichtungen verstoßen, müssen mit Geldbußen bis zu Euro rechnen. 1. Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind im BDSG geregelt: Schulung der Mitarbeiter hinsichtlich der Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes Verpflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung des Datenschutzes Erstellung und Aktualisierung des Verfahrensverzeichnisses für Jedermann Erstellung und Aktualisierung der internen Verfahrensverzeichnis Durchführung von Vorabkontrollen Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung von Datenverarbeitungsprogrammen Überwachung der Technischen und Organisatorischen Maßnahmen gemäß 9 BDSG Kontakt zur staatlichen Aufsichtsbehörde Optimierung der Anbieterkennzeichnung (Impressum), Signatur gemäß EHUG Ständige Überprüfung der Internetpräsenz auf Rechtskonformität Erarbeitung von Zusatzfestlegungen für spezielle organisatorische und technische Verfahren und vieles mehr 2

4 Der Datenschutzbeauftragte 2. Einhaltung von Rechtsvorschriften Außer dem Datenschutzgesetz gibt es viele weitere Rechtsvorschriften, die für Unternehmen von Bedeutung sind und vom Datenschutzbeauftragten überwacht werden müssen: Ca. 180 Gesetze und Normen Buchführungsvorschriften, KonTraG und GDPdU Digitale Archivierung für Finanzbehörden Basel II Solvency II Sarbanes Oxley (SOX) Spezielle Vorschriften von Aufsichtsbehörden Bankgeheimnis All diese Rechtvorschriften erfordern ein Mindestmaß an Sicherheit in der Informationsverarbeitung und die entsprechende Dokumentation. 3

5 Der Datenschutzbeauftragte 3. Geschäftsführer aus der Haftung nehmen Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns Verantwortung für Datenschutz Die Verantwortung zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen liegt trotz der Aufgaben des betrieblichen oder externen Datenschutzbeauftragten bei der Unternehmensleitung, da der Datenschutzbeauftragte aufgrund seiner Befugnisse lediglich hinwirken und überwachen, aber nicht anordnen und durchsetzen kann. Die Haftung bei Verstößen gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) liegt bei der Unternehmensleitung, also der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand. 347 HGB (1) Wer aus einem Geschäfte, das auf seiner Seite ein Handelsgeschäft ist, einem anderen zur Sorgfalt verpflichtet ist, hat für die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns einzustehen. 43 GmbHG (1) Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. (2) Geschäftsführer, welche ihre Obliegenheiten verletzen, haften der Gesellschaft solidarisch für den entstandenen Schaden. PRISAFE Datenschutz bietet Ihnen hierzu fundierte Beratung. Wir beraten Sie individuell, um für Ihr Unternehmen die optimale Lösung zu finden. 4

6 Für welche Variante entscheiden? Nach dem Bundesdatenschutzgesetz kann das Unternehmen einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten benennen. Variante 1: Interner Datenschutzbeauftragter Variante 2: Externer Datenschutzbeauftragter Bei der zweiten Variante übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter die entsprechenden gesetzlichen Aufgaben. Folgende Punkte sprechen für diese Variante: Im Regelfall handelt es sich beim betrieblichen internen Datenschutzbeauftragten um einen Mitarbeiter, der die Aufgaben neben seiner normalen Tätigkeit erledigt. Zur Bewältigung dieser umfangreichen Aufgaben, ist nicht nur IT-Wissen erforderlich, sondern auch fachkundiges bzw. teilweise sogar sachkundiges Datenschutzwissen. Der interne Datenschutzbeauftragte unterliegt einem erweiterten Kündigungsschutz. Um Interessenskonflikte zu vermeiden, können bestimmte Personengruppen nicht zum Datenschutzbeauftragten benannt werden. Dazu gehören zum Beispiel Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Prokuristen und leitende Angestellte. Effektive und zuverlässige Umsetzung der Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten Transparente Kostenplanung / kalkulierbare Kosten durch Beratervertrag Kostensenkung durch Outsourcing Keine zusätzlichen Kosten für Aus- und Weiterbildung Keine Urlaubsvertretung notwendig Vermeidung von Risiken (z. B. Schadenersatz, Bußgeld, etc.) Wettbewerbsvorteil durch Image- und Vertrauensgewinn bei Kunden Vermeidung innerbetrieblicher Interessenskonflikte Unvoreingenommenheit des externen Datenschutzbeauftragten Kompetenter Partner durch fundierte fachliche Kenntnisse und konsequente Weiterbildung Zuverlässige Erfüllung des Datenschutzgesetzes Keine Betriebsblindheit 5

7 Der externe Datenschutzbeauftragte Notwendigkeit Voraussetzungen Unsere Leistung Die meisten Unternehmen sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Zitat: Grundsätzlich ist die Möglichkeit für die Bestellung externer Beauftragter für Unternehmen oft eine praktikable Lösung, da sie häufig selbst nicht über Personal verfügen, das die für Datenschutzbeauftragte erforderliche fachliche Eignung hat. Hier kann eine externe Person, die mehrere ähnlich strukturierte Unternehmen betreut, kostengünstiger und fachlich qualifizierter arbeiten. Bettina Sokol (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen) Erstaufwand (einmaliger Aufwand) Nach Beauftragung wird das Unternehmen vor Ort bezüglich datenschutzrechtlicher Bestimmungen untersucht. Es handelt sich hierbei um eine organisatorische und technische Betrachtung. Danach werden u.a. folgende gesetzliche Vorgaben erfüllt: Verpflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung des Datenschutzes Schulung der betroffenen Mitarbeiter bzw. Festlegung eines Schulungsfahrplans Erstellung bzw. Überarbeitung der Anbieterkennzeichnung Erstellung des Verfahrensverzeichnisses für Jedermann Erstellung der vorgeschriebenen Internen Verarbeitungsübersichten 6

8 Der externe Datenschutzbeauftragte Laufende Tätigkeiten (monatlicher Aufwand) Nach den einmaligen Aufgaben werden vom externen Datenschutzbeauftragten primär folgende Tätigkeiten übernommen: Bei neu einzuführenden IT-Systemen prüft er die datenschutzrechtliche Relevanz und erteilt Freigaben Der externe Datenschutzbeauftragte ist Anlaufstelle bei Fragen von Betroffenen im Bereich Datenschutz Er steht dem Kunden rund um Fragen des Datenschutzes zur Verfügung Ebenso ist er Anlaufstelle für Fragen in Bezug auf den Arbeitnehmerdatenschutz Er übernimmt den Kontakt zur Aufsichtsbehörde Der externe Datenschutzbeauftragte besucht regelmäßig das Unternehmen und überprüft die ordnungsgemäße Ausführung der vereinbarten Maßnahmen Ständiger aktueller Datenschutzbericht in Form des Datenschutzhandbuches Dokumentation der eingeleiteten Maßnahmen, Vorfälle und Anfragen 7

9 Kosten für Datenschutz Welche Kosten verursacht ein interner Datenschutzbeauftragter? Zum Datenschutzbeauftragten darf nur bestellt werden, wer die notwendige Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Damit diese Funktion wirklich unabhängig wahrgenommen werden kann, darf kein betrieblicher Interessenskonflikt bestehen. Fiktives Beispiel - Ermittlung zurechenbarer Kosten Anmerkungen: Kosten für einen internen Datenschutzbeauftragten: Ein mittelständisches Unternehmen bestellt einen Arbeitnehmer zum Datenschutzbeauftragten. Der dafür vorgesehene Arbeitszeitaufwand beträgt 20%. Folgende Kosten können für dieses Szenario berechnet werden (Seite 9). A. Je nach Größe und Arbeitsschwerpunkt eines Unternehmens, ist der Arbeits- und Kostenaufwand für den Datenschutzbeauftragten natürlich unterschiedlich. B. Außerdem ergibt sich speziell in der Einführungsphase ein weitaus höherer Arbeitszeitaufwand als im laufenden Betrieb. So dürfte im ersten Tätigkeitsjahr als Datenschutzbeauftragter der prozentuale Anteil bei etwa 30% 45% liegen. 8

10 Kosten für Datenschutz Anwaltliche Hilfe Kosten interner Datenschutzbeauftragter notwendige Literatur, Fachzeitschriften notwendige Aus- und Fortbildungen 20% Gehalt (Arbeitgeber Brutto) Kosten externer Datenschutzbeauftragter 9

11 PRISAFE Datenschutz PRISAFE - Ihr zuverlässiger Partner für Datenschutz Wir sind fachkundig, sachkundig und somit kompetent. Diese Anforderungen sollte ein Datenschutzbeauftragter unbedingt erfüllen. PRISAFE Datenschutz bietet Ihnen an, die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen, Ihre Kanzlei oder Praxis zu übernehmen. Es würde uns freuen, wenn wir mit Ihnen in Funktion als externer Datenschutzbeauftragter zusammenarbeiten könnten. Als Mitglied in der Interessengemeinschaft für Datenschutz und IT-Sicherheit e.v. (idis e.v.) und im Kompetenzzentrum für Recht, Datenschutz und IT-Sicherheit garantieren wir Ihnen fachkundige, sachkundige und zuverlässige Arbeit. PRISAFE DATENSCHUTZ PRISAFE Datenschutz Sven Lenz Bahnhofstraße 4 D Kempten (Allgäu) Tel.: +49 (0) 8 31 / sven.lenz@prisafe.de Web: 10

12 PRISAFE Datenschutz Unsere Mitarbeiter sind... IT-Compliance Manager Fachanwalt für IT-Recht Fachkundige Datenschutzbeauftragte (UDIS) Fachkundige Datenschutzmanager (TÜV) Datenschutz-Auditoren (TÜV) Sachverständige für Datenschutz Sachverständige für IT-Sicherheit Lehrbeauftragte für Datenschutz und IT Fachbuchautoren für Datenschutz und IT-Sicherheit IT-Sicherheitsbeauftragte (UDIS) 11

13 PRISAFE Datenschutz Wir sehen das Ganze - Wir sind Realisten Wir bieten realistischen und wirtschaftlichen Datenschutz. Unsere Umsetzung orientiert sich an der Realität und nicht nur an Gesetzestexten. Unsere Mitarbeiter sind praxisorientiert und verfügen über weitreichende Kenntnisse aus allen relevanten innerbetrieblichen Sparten. Kaufmännisch, technisch sowie rechtlich, sind wir Ihre kompetente Alternative und helfen Ihnen durch den Dschungel der Gesetze und Normen. Mit Maß und Ziel erreichen wir ein ökonomisches und rechtskonformes Ergebnis. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Mehr Informationen finden Sie auf: Oder kontaktieren Sie uns: sven.lenz@prisafe.de 12