Die Rechnung - elektronische oder auf Papier?! Tag der Gründung Bensheim. Der richtige Umgang, Anforderungen und Tipps.

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1 Die Rechnung - elektronische oder auf Papier?! Der richtige Umgang, Anforderungen und Tipps Tag der Gründung Bensheim

2 Wer ist DATEV? Genossenschaft von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienst-leistungen der DATEV-Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechen-zentrums- Dienstleistungen: über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mehr als Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) umfangreicher Service rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich mehr als Seminarteilnehmer pro Jahr 25 Niederlassungen in Deutschland Die Rechnung - Papier oder digital 2

3 Ihr Unternehmen Geschäftsführung Einkauf Produktion und Dienstleistung Wertschöpfung Verkauf Buchhaltung Personal Controlling Verwaltung IT-Infrastruktur Digitalisierung Unternehmensweite Themen Datensicherheit Datenschutz Steuerlicher Berater Die Rechnung - Papier oder digital 3

4 Die Rechnung - Papier oder digital

5 Agenda Elektronische Rechnungsstellung Definition und Pflichtangaben Trend Digitalisierung Rechtliche Rahmenbedingungen ZUGFeRD Ersetzendes Scannen Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online) Die Rechnung - Papier oder digital 5

6 Der Druck steigt und kommt näher! (Österreich als Vorbild?) Ab Pflicht in Österreich (z.b. Dänemark seit 2005) DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 6

7 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D oder E- POSTBRIEF Computerfax/Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Rechnung - Papier oder digital 7

8 Formelle Prüfung nach nach 14 (4) 14 UStG: (4) UStG: Eine Rechnung muss muss folgende folgende Angaben Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers 2 DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital

9 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 9

10 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,50 * Einsparung pro Rechnung 6,60 = 59 % DATEV eg; alle Quelle: Billentis Marktstudie 2014 E-Rechnung Drei Impulsgeber verändern den Markt Die Rechnung - Papier oder digital *Berücksichtigt sind 0,30 Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister 10

11 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 6,40 * Einsparung pro Rechnung 11,20 = 64 % DATEV eg; alle Quelle: Billentis Marktstudie 2014 E-Rechnung Drei Impulsgeber verändern den Markt *Berücksichtigt sind 0,40 Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister Die Rechnung - Papier oder digital 11

12 Rechtliche Anforderungen erechnungen

13 Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011) Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung Die Rechnung - Papier oder digital 14

14 Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein Prüfung auf doppelte Rechnung Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.b. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden Prüfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist Die Rechnung - Papier oder digital 15

15 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 16

16 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBD (ehemals GoBS, GDPdU) Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. Die Rechnung - Papier oder digital 17

17 Praxisbeispiele erechnung

18 Praxisbeispiel: Webdownload und Signatur Vorgehen: Überprüfung der Signatur (QES) oder Innerbetriebliches Kontrollverfahren DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 19

19 Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Muster Serviceschein Muster Rechnung DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 20

20 Eine erechnung zu erstellen ist bestimmt schwierig und passt nicht zu meinem Arbeitsablauf!? DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 21

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24 ZUGFeRD

25 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % reine Strukturdaten EDI, XML elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 26

26 ZUGFeRD Grundlagen FeRD FeRD: Forum elektronische Rechnung Deutschland Unabhängiger Mittler an der Schnittstelle von Ministerien, Verbänden und Unternehmen Ergebnis: einheitliches Rechnungsdatenformat Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Eine nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen, um Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland zu schaffen. Aufgabe: Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. (XML-) Rechnungsdaten ZUGFeRD: Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland Die Rechnung - Papier oder digital 27

27 ZUGFeRD Grundlagen ZUGFeRD ZUGFeRD Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (XML-) Rechnungsdaten einheitliches Rechnungsdatenformat Nutzen des ZUGFeRD-Datenmodells für Unternehmen: Versand und Empfang elektronischer Rechnung so einfach wie Papierrechnungen Austausch elektronischer Rechnungen für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache Optionale Nutzung der strukturierten Daten Optimierte Prozesse beim Rechnungsempfänger mit strukturierten Daten Jede, auf dem ZUGFeRD-Datenmodell basierende, Rechnung muss eine vollständige, gültige Rechnung darstellen Branchenübergreifender Rechnungsstandard Die Rechnung - Papier oder digital 28

28 ZUGFeRD Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format PDF/A-3 PDF-Rechnung Integrierte XML-Datei Die Rechnung - Papier oder digital 29

29 Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format Kennung ZUGFeRD Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten Daten direkt in Erfassungsfelder Bankverbindungsdaten aus DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 30

30 Wie funktioniert s? Für Anwender Fragen Sie Ihre Lieferanten nach ZUGFeRD Rechnungen. Fragen Sie Ihre Softwarehersteller und Dienstleister, wann diese ZUGFeRD unterstützen. Für Softwarehersteller Holen Sie sich die Spezifikation aus dem Web ( Viele Tools (auch Open Source) stehen bereit 31

31 Umsetzung und Verbreitung von ZUGFeRD > Downloads der ZUGFeRD-Spezifikation > 80 aktive, benannten Unterstützer bei Software-Herstellern und Service-Provider Lösungen für Excel-Anwender (Bsp. CIB einvoice) Hersteller von ERP und Warenwirtschaftslösungen (Bsp. Sage, SAP, Hamburger Software, Scopevisio, DATEV, ), auch OpenSource (Bsp. Fakturama) und Add-Ons (Bsp. für Navision und Lexware) Dienstleister (Bsp. z-rechnung.de, ximantix, ecosio.at) Zunehmend mehr ZUGFeRD-Anwender in der Presse Öffentlich Verwaltung, Bsp. Bundesverwaltungsamt Konsumgüterindustrie, Bsp. Storck Großhandel, Bsp. Beck aus Nürnberg Die Rechnung - Papier oder digital 32

32 Ersetzendes Scannen

33 Ersetzendes Scannen von buchungsrelevanten Belegen Was ist Ersetzendes Scannen? Kann ich meine Belege nach dem Scannen wegwerfen? Empfehlung bisher: NEIN Empfehlung künftig: JA, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden Die Rechnung - Papier oder digital 34

34 Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege Archivierungssoftware revisionssicheres Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege, wie z. B. DATEV Unternehmen online Verfahrensdokumentation Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung müssen dokumentiert sein Die Rechnung - Papier oder digital 35

35 Rechtliche Hintergründe zum Ersetzende Scannen Aktuelle Rechtslage Handels- und Steuerrecht: Die Vernichtung von Papieroriginalen ist bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen zulässig, sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden. Beweiskraft vor Gericht: Gescannte Dokumente unterliegen der freien richterlichen Beweiswürdigung und haben damit denselben Beweiswert wie nicht unterschriebene papierhafte Dokumente. Bei Dokumenten mit einer Originalunterschrift geht beim Scannen die Eigenschaft der Urkunde verloren, weshalb hier eine Risiko-Abwägung stattfinden muss. Unterlagen, bei denen die gesetzliche Schriftform verlangt wird (z.b. notarielle Urkunden, Mietverträge mit über einem Jahr Laufzeit, Arbeitsverträge), sollten nicht ersetzend gescannt werden. Sonstige rechtliche Anforderungen können für einzelne Dokumente einschlägig sein und müssen im Einzelfall geprüft werden. Die Rechnung - Papier oder digital 36

36 Muster-Verfahrensdokumentation Muster für Verfahrensdokumentation damit gescannte Papierbelege vernichtet werden können Veröffentlich von BStBK und DStV im Marz 2014 Grundlage: TR Resiscan und Simulationsstudie ersetzendes Scannen Starkes Argument zur Positionierung der digitalen Buchführungsprozesse! 37 Die Rechnung - Papier oder digital

37 Vorteile für das Unternehmen Unternehmensprozesse werden noch weiter optimiert Archivflächen und Prozesskosten werden reduziert Verschlankung der Ablage Einmalaufwand sorgt für langfristige Vorteile weniger Aufwand bei der Suche nach digitalen Belegen schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Belege Die Rechnung - Papier oder digital 38

38 Agenda Elektronische Rechnungsstellung Definition und Pflichtangaben Trend Digitalisierung Rechtliche Rahmenbedingungen ZUGFeRD Ersetzendes Scannen Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online) Die Rechnung - Papier oder digital 39

39 Digitalisierung Belegaustausch (Buchführung Online)

40 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder? DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 41

41 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 42

42 Buchführung mit Zukunft digitaler Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb Ablage im Unternehmen aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind und: die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 43

43 DATEV Unternehmen online DATEV-Cloud: Abbildung der kaufmännischen Prozesse DATEV Unternehmen online Auftragswesen Angebot, Auftragsbestätigung und online Lieferschein erstellen Rechnung erstellen Zahlungserinnerung erstellen Belegtransfer Belege digitalisieren Kassenbuch online Kassenbelege erfassen Ausgangsrechnungen archivieren und Lastschriften erstellen Belege online Eingangsrechnungen bearbeiten, sofort zahlen oder Zahlungen vorbereiten Kassenbelege archivieren Bank online Lastschriften einziehen Eingangsrechnung bezahlen Kontoumsätze prüfen und Belege (automatisch) zuordnen Die Rechnung - Papier oder digital Kanzlei bucht und stellt Auswertungen in Unternehmen online bereit 44

44 Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 45

45 Technische Voraussetzungen für die Cloud-Lösung Scanner Internet-Anschluss mit DSL-Geschwindigkeit Internet-Explorer DATEV midentity oder DATEV SmartCard und Kartenleser Die Rechnung - Papier oder digital 46

46 Thomas Biermann DATEV eg Telefon Internet Die Rechnung - Papier oder digital

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48 Wie wird bei elektronischen Rechnungen verfahren? Eingangsbearbeitung inhaltliche Prüfung formelle Prüfung Buchung Archivierung Zahlung Was und warum Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden. Prüfung, ob die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung begründet. Prüfung, ob die Rechnung den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und rechnerisch richtig ist. Die Belege sollen zeitnah und unverändert gebucht werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden und mindestens 10 Jahre lesbar sein. Durch die Zahlung wird abschließend dokumentiert, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung gehandelt hat. Tipps & Tricks Richten Sie eine spezielle -Adresse für den Rechnungsempfang ein. Schauen sie täglich in das Postfach, beachten Sie dabei die Spam-Filter. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt. Kennzeichnen Sie die Rechnung als eingegangen, z. B. in dem Sie diese in einen speziellen Ordner verschieben. Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein. Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z. B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen. Prüfen Sie, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden. Legen Sie fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen in Ihrem Unternehmen verfahren werden soll. Prüfen Sie, dass die Rechnung nicht schon mal geschickt wurde (doppelte Rechnung). Prüfen Sie, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind (siehe andere ). Prüfen Sie dabei insbesondere, dass die Bezeichnung Ihres Unternehmens korrekt ist ein Liefer- oder Leistungsdatum angegeben wurde. Prüfen Sie, ob der Rechnungsgesamtbetrag richtig berechnet wurde. Kennzeichnen Sie die Rechnung als geprüft, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Übergeben Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah an Ihre Steuerkanzlei oder Buchführung. Bringen Sie die Kontierung auf dem Rechnungsbeleg auf oder stellen Sie sicher, dass zwischen dem elektronischen Rechnungsbeleg und dem korrespondierenden Buchungssatz ein Bezug besteht oder hergestellt werden kann. Legen Sie die Rechnungen inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema ab. Nutzen Sie dazu eine durchgängige Systematik, z. B. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Führen Sie ggf. ein Rechnungseingangsbuch Archivieren Sie auch die Mail, wenn diese relevante Informationen zur Rechnung enthält. Archivieren Sie die Rechnungen auf einem elektronischen Medium, das Veränderungen nicht zulässt (bzw. diese protokolliert). Überlegen Sie, ob ein elektronisches Archiv für Sie sinnvoll ist, da nur spezielle CDs/DVDs in 10 Jahren noch lesbar sind. Achten Sie auf die Inanspruchnahme von Skonto. Achten Sie darauf, Doppelzahlungen zu vermeiden. Vermeiden Sie Barzahlungen oder fordern Sie eine Quittung an, damit Sie einen Beleg über die Zahlung vorweisen können. Stellen Sie sicher, dass ein Bezug zwischen Zahlung und Rechnung hergestellt werden kann, z. B. indem Sie in der Überweisung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angeben. Kennzeichnen Sie die Rechnung als bezahlt, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Dokumentieren Sie die für Ihr Unternehmen festgelegte Verfahrensweise und stellen Sie sicher, dass diese auch eingehalten wird. DATEV eg; alle Die Rechnung - Papier oder digital 49