IP Office Essential Edition Embedded Voic User Guide (Intuity Mode)

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1 Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Ausgabe 10c Standard (1/31/2012)

2 2012 AVAYA Alle Rechte vorbehalten. Hinweis Während redliche Bemühungen gemacht wurden, um sicherzustellen, dass die Information in diesem Dokument zur Zeit der Drucklegung vollständig und akkurat war, kann Avaya Inc. keine Haftung für irgendwelche Fehler übernehmen. Änderungen und Korrekturen an der Information in diesem Dokument können in zukünftigen Versionen eingefügt werden. Haftungsausschluss für die Dokumentation Avaya Inc. übernimmt keine Haftung für Änderungen, Zusätze oder Löschungen an der ursprünglich veröffentlichten Version dieser Dokumentation, außer wenn diese von Avaya durchgeführt wurden. Haftungsausschluss für Links Avaya Inc. übernimmt keine Verantwortung für den Inhalt oder die Zuverlässigkeit von durch Links verknüpften Websites und billigt nicht unbedingt die darin beschrieben oder angebotenen Produkte, Dienste oder Informationen. Wir können nicht garantieren, dass diese Links immer funktionieren werden, und wir haben keine Kontrolle über die Verfügbarkeit der gelinkten Seiten. Lizenz MIT DER INSTALLATION UND NUTZUNG DES PRODUKTS STIMMT DER ENDBENUTZER DEN IM FOLGENDEN DARGELEGTEN VERTRAGSBEDINGUNGEN UND DEN ALLGEMEINEN LIZENZVEREINBARUNGEN AUF DER AVAYA-WEBSITE UNTER ZU ("ALLGEMEINE LIZENZVEREINBARUNG"). WENN SIE NICHT MIT DIESEN BEDINGUNGEN EINVERSTANDEN SIND, GEBEN SIE DAS PRODUKT INNERHALB VON ZEHN (10) TAGEN NACH LIEFERUNG AN DEN HÄNDLER ZURÜCK, UM EINE ERSTATTUNG ODER GUTSCHRIFT ZU ERHALTEN. Avaya gewährt dem Endbenutzer eine Lizenz im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Lizenztypen. Die anwendbare Anzahl von Lizenzen und Kapazitätseinheiten, für die eine Lizenz gewährt wird, beläuft sich auf eine Lizenz (1), sofern in der Dokumentation oder in anderen Dokumenten, die dem Endbenutzer zur Verfügung stehen, nicht eine andere Anzahl angegeben ist. "Designierter Prozessor" ist ein einzelner Standalone-Computer. "Server" ist ein designierter Prozessor, auf dem eine Softwareanwendung ausgeführt, auf die mehrere Benutzer zugreifen können. Bei "Software" handelt es sich um Computer-Programme im Objekt-Code, die ursprünglich von Avaya lizenziert sind und von Endbenutzern als Standalone-Produkte oder vorinstalliert auf Hardware verwendet werden. Bei "Hardware" handelt es sich um die standardmäßigen Hardware-Produkte, die ursprünglich von Avaya verkauft und vom Endbenutzer verwendet werden. Lizenztypen: Lizenz für designierte Systeme (DS). Der Endbenutzer darf jede Kopie der Software jeweils auf nur einem designierten Prozessor installieren und verwenden, sofern in der Dokumentation oder in anderen Dokumenten, die dem Endbenutzer vorliegen, nicht eine andere Anzahl angegeben ist. Avaya hat Anspruch darauf, dass der (die) designierte(n) Prozessor(en) durch Typ-, Seriennummer, Funktionsschlüssel, Standort oder andere spezifische Angaben identifiziert wird (werden); Diese Informationen kann der Endbenutzer Avaya auch mithilfe von elektronischen Mitteln mitteilen, die Avaya speziell zu diesem Zweck bereitstellt. Copyright Sofern nicht explizit anders angegeben, ist das Produkt durch Urheber- und andere Eigentumsrechte geschützt. Unerlaubte Vervielfältigung, Übertragung, und/oder Nutzung kann eine kriminelle sowie zivilrechtliche Verletzung unter zutreffenden Gesetzen darstellen. Komponenten anderer Hersteller Bestimmte in dem Produkt enthaltene Softwareprogramme oder Teile davon beinhalten Software, die unter Vertragsbedingungen anderer Hersteller ("Komponenten anderer Hersteller") vertrieben wird. Diese Bedingungen können die Nutzungsrechte bestimmter Teile des Produkts einschränken oder erweitern ("Bedingungen anderer Hersteller"). Avaya-Betrugsintervention Wenn Sie meinen, dass Sie das Opfer von Gebührenhinterziehung sind und technische Hilfe oder Support benötigen, wenden Sie sich an die Betrugsinterventions-Hotline unseres technischen Servicecenters ( für USA und Kanada. Vermutete Sicherheitsrisiken bei Avaya-Produkten sollten Avaya unter folgender -Adresse mitgeteilt werden: Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Embedded Voic 1.1 Anmelden Standard-Mailbox-Steuerelemente Anruferoptionen Visual Voice Inhaltsverzeichnis 2. Abhören von Nachrichten 2.1 Abhören von... Nachrichten Kennzeichnen... einer Nachricht als gespeichert Anrufen des Absenders Abhören von... gespeicherten Nachrichten Weiterleiten... einer Nachricht Beantworten... von Nachrichten Senden neuer... Nachrichten Aufzeichnen... von Nachrichten Ändern von Einstellungen 3.1 Ihr Kennwort... ändern Persönliche... Grußansagen Aufzeichnen einer... Grußansage Sammelanschluss-Grußansagen Aktivieren einer... Grußansage Deaktivieren einer... Grußansage Anhören der Grußansage Ändern der Grußansage Löschen einer... Grußansage Vermittlungsoptionen Aufzeichnen... Ihres Namens Voic -Benachrichtigung 4.1 Outcalling Outcalling konfigurieren Festlegen des... Outcalling-Ziels Festlegen der... Outcalling-Zeitüberschreitung Einschalten von... Outcalling Ausschalten von... Outcalling Entgegennehmen... von Outcalling-Anrufen 28 Index...29 Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 3

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5 Kapitel 1. Embedded Voic Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 5

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7 1. Embedded Voic Embedded Voic Dieses Benutzerhandbuch enthält Informationen zu Embedded Voic , die von einem -System zur Verfügung gestellt wird. Das System kann so konfiguriert werden, dass es entweder den Intuity-Emulations-Mailbox- Betrieb oder den Betrieb im IP Office Mailbox-Modus unterstützt. Dieses Benutzerhandbuch gilt für den Intuity-Emulations-Modus. Ihr Systemadministrator kann Ihnen mitteilen, welchen Modus Ihr System benutzt. 1.1 Anmelden Standardmäßig können Sie ohne Passwort über Ihre Nebenstelle auf Ihre Mailbox zugreifen, da die Nummer Ihrer Nebenstelle als 'vertrauenswürdiger Anschluss' betrachtet wird. Ihr Systemverwalter kann dies bei Bedarf ändern. Es können auch andere Nummern als vertrauenswürdige Anschlüsse für Ihre Mailbox konfiguriert werden, sollte dies erforderlich sein. Bei nicht vertrauenswürdigen Anschlüssen muss das Mailboxpasswort eingegeben werden. Beispielsweise ist die Eingabe des Passworts in der Regel erforderlich, wenn vom Systemverwalter eine Methode konfiguriert wurde, mit der Sie von einem entfernten Standort, der nicht Ihre eigene Nebenstelle ist, auf Ihre Mailbox zugreifen können. Zum ersten Mal bei Ihrer Mailbox anmelden Beim ersten Aufruf Ihrer Mailbox werden Sie aufgefordert, Ihren Namen aufzuzeichnen und das Mailboxpasswort zu ändern. Der Name, den Sie aufzeichnen, wird bei verschiedenen Systemansagen und der Telefonbuchsuche des Voic - Systems verwendet. 1. Wählen Sie an Ihrer eigenen Nebenstelle Falls Sie von Ihrer eigenen Nebenstelle aus wählen, drücken Sie #. Anderenfalls geben Sie Ihre Nebenstellennummer ein und drücken Sie auf #. 3. Wurde bisher noch kein Passwort festgelegt, drücken Sie #. Sie werden aufgefordert, ein neues Passwort einzugeben. Falls ein Passwort eingerichtet wurde, geben Sie es ein und drücken #. 4. Geben Sie ein neues Passwort ein, und drücken Sie auf #. Ihr Passwort muss aus mindestens 4 Ziffern bestehen, und es darf nicht identisch sein mit Ihrer Nebenstellennummer; auch darf es nicht aus einer Folge identischer Ziffern oder aufeinanderfolgender Ziffern bestehen. 5. Geben Sie das neue Passwort erneut ein, und drücken Sie auf #. 6. Sie können das Passwort zu einem späteren Zeitpunkt wieder ändern. 7. Zeichnen Sie Ihren Namen auf, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Sie können Ihren Namen zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufzeichnen. 8. Drücken Sie 1 und sprechen Sie nach dem Signalton Ihren Namen aus. 9. Drücken Sie erneut 1. Ihre Aufzeichnung wird wiedergegeben. 10.Drücken Sie entweder #, um die Aufzeichnung zu bestätigen, oder 1, um die Aufzeichnung zu wiederholen. 11.Nach der Anmeldung wird Ihnen von der Ansage mitgeteilt, was zu tun ist. Unter Standard-Mailbox- Steuerelementen finden Sie eine Übersicht über viele der Steuerelemente. Erneutes Anmelden nach erstmaliger Anmeldung Falls Sie sich bereits einmal angemeldet, Ihren Namen aufgezeichnet und ein Passwort eingerichtet haben, brauchen Sie bei darauf folgenden Anmeldungen nur Ihre Mailboxnummer und Ihr Passwort einzugeben. Wenn Ihre Nebenstelle als vertrauenswürdiger Anschluss eingestellt ist, können Sie auf Ihre Mailbox zugreifen, ohne ein Passwort eingeben zu müssen. 1. Wählen Sie an Ihrer eigenen Nebenstelle Geben Sie Ihr Voic -Passwort ein, und drücken Sie auf #. Nach der Anmeldung teilen Ihnen die Voice-Ansagen mit, was zu tun ist. Falls Sie Hilfe benötigen, können Sie jederzeit *4 drücken. Drücken Sie *7, um zum Aktivitätsmenü zurückzukehren. Drücken Sie **9, um das System zu verlassen. Erneutes Anmelden bei einer anderen Nebenstelle Einige Benutzer haben Zugriff auf mehrere Mailboxen. In einem Call Center oder bei einem Sammelanschluss zum Beispiel ist es erforderlich, dass Supervisoren mehrere Mailboxen überprüfen. Sie können die Funktion zur Neuanmeldung benutzen, um nacheinander auf mehrere Mailboxen zuzugreifen. Dann müssen Sie nicht jedes Mal trennen, nachdem Sie eine Mailbox geprüft haben. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 7

8 1. Wählen Sie *17 oder verwenden Sie eine alternative Methode, die von Ihrem Telefon bzw. von der Phone Manager- Software unterstützt wird. 2. Falls Sie von Ihrer eigenen Nebenstelle aus wählen, drücken Sie #. Anderenfalls geben Sie Ihre Nebenstellennummer ein und drücken Sie auf #. 3. Geben Sie Ihr Voic -Passwort ein, und drücken Sie auf #. 4. Drücken Sie auf **7, um sich erneut anzumelden Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 8

9 1.2 Standard-Mailbox-Steuerelemente Embedded Voic Anmelden Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, nachdem Sie sich bei einer Mailbox angemeldet haben 7. Allgemeines Hilfe = *4 Aktivität = *7 Nachrichten aufzeichnen = 1 Nachrichten abrufen = 2 Grußansagen = 3 Hilfe = 4 Persönliche Optionen = 5 Ausgehender Anruf = 6 Erneute Anmeldung = **7 Beenden = **9 1. Nachrichten aufzeichnen Nachricht aufzeichnen = 1 Aufzeichnung beginnen/beenden = 1 Zurückspulen = 2 Erneut abspielen = 5 Vorspulen = 6 Abspielen = 23 Löschen = *3 Bestätigen = # Adresse eingeben und # drücken Adresse löschen = *3 Adressierung beenden = # 2 Nachrichten abrufen Nachricht abhören = 0 Antworten/Weiterleiten = 1 Neu starten = 2 Zurück = *2 Pause/Weiter = 3 Header erneut wiedergeben = 23 Zurück/Neustart = *5 Vorrücken zum Ende = 6 Speichern und Nachricht überspringen = **4 Speichern und nächste wiedergeben = # Löschen = *3 Speichern = **7 3 Grußansagen Grußansage abhören = 0 Grußansage erstellen, ändern oder löschen = 1 Aktivieren = 3 5 Persönliche Optionen Passwort = 4 Namen aufzeichnen = 5 6 Ausgehender Anruf Ausgehende Anrufe konfigurieren = 1 Zeiten ändern = 2 Nummer ändern = 3 Ausgehende Anrufe ausschalten = 6 Ausgehende Anrufe einschalten = 9 **7 Erneute Anmeldung Erneute Anmeldung = **7 WICHTIG Nachdem Sie eine neue Nachricht abgehört haben, wird sie als 'alt' gekennzeichnet und nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Wenn die Nachricht nicht gelöscht werden soll, müssen Sie sie als 'gespeichert' markieren. Hierfür drücken Sie beim Abhören der Nachricht die ** Anruferoptionen Anrufer, die Ihre Mailbox erreichen, haben beim Hinterlassen einer Nachricht folgende Möglichkeiten. Grußansage der Mailbox überspringen. Anrufer können die Grußansage überspringen und direkt zu dem Signalton weitergehen, der ihnen signalisiert, dass jetzt die Nachricht aufgesprochen werden kann. So überspringen Sie eine Mailbox-Grußansage: 1. Rufen Sie die Nebenstellennummer an. 2. Sobald der Anruf entgegengenommen wird, drücken Sie die 1, um die Grußansage zu überspringen. Danach ertönt der Ton, nach dem Sie Ihre Nachricht hinterlassen können. Optionen nach Hinterlassen einer Nachricht Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 9

10 1. Rufen Sie die Nebenstellennummer an. 2. Hinterlassen Sie eine Nachricht. 3. Anstatt aufzulegen, drücken Sie #. 4. Drücken Sie die *7, um sich bei der einer Mailbox anzumelden, oder die **9, um die Verbindung zu trennen. Volle Mailboxen Falls die Mailbox voll ist und keine weiteren Voic -Nachrichten gespeichert werden können, gibt das Voic - System eine Meldung aus und trennt den Anruf. 1.4 Visual Voice Visual Voice ermöglicht es Ihnen, über das Anzeigemenü Ihres Telefons auf Ihre Voic -Mailbox zuzugreifen, statt dazu Mailbox-Sprachansagen zu befolgen. Visual Voice (Voic auf Display) wird nicht von allen Telefonen unterstützt. Um Visual Voice zu verwenden, muss der Systemadministrator Ihrem Telefon eine Visual Voice-Taste hinzufügen. Ersatzweise kann Ihr Systemverwalter bei Ihrem Telefon die Taste NACHRICHTEN so belegen, dass sie als Visual Voice- Taste fungiert. Bei Telefonen mit einem Display, die keinen Visual Voice-Betrieb unterstützen, ist die Verwendung der Taste zum Benutzer-Mailbox-Zugang mittels Sprachansagen und zur direkten Voic -Vermittlung während eines Anrufs unterstützt (ausgenommen T3- und T3 IP-Telefone). Bei T3-Telefonen schaltet die Visual Voice-Taste direkt zur Funktion Abhören von Visual Voice. Um auf alle Visual Voice-Funktionen zuzugreifen, verwenden Sie Menü > Einstellungen > Voic -Einstellungen. Visual Voice-Steuerelemente Die Anordnung der Optionen auf dem Bildschirm hängt von Telefontyp und Anzeigegröße ab. Steuerelemente, die nicht auf das aktuelle Display passen, werden über die Tasten < und > des Telefons aufgerufen, mit denen zwischen den Bildschirmseiten navigiert werden kann. Taste Mithören Funktionen Dient zum Aufrufen Ihrer Voic -Mailbox. Wenn Sie diese Taste drücken, wird auf dem Bildschirm die Anzahl der neuen, alten und gespeicherten Nachrichten angezeigt. Wählen Sie eine dieser Optionen, um die Wiedergabe der Nachrichten in der jeweiligen Kategorie zu starten. Nachdem die Option für die Nachrichtenwiedergabe ausgewählt wurde, ändern sich die verfügbaren Steuerelemente: Zurück: Vorherige Nachricht wiedergeben. Weiter: Nächste Nachricht abspielen. Zurückspulen: Circa 5 Sek. zurückspulen. Vorspulen: Circa 5 Sek. vorspulen. Löschen: Aktuelle Nachricht löschen. Speichern: Nachricht als gespeichert markieren. Kopieren: Die Nachricht auf eine andere Mailbox kopieren. Wenn Sie diese Taste drücken, wird eine Reihe weiterer Optionen angezeigt. Pre-Rec: Mit dieser Option wird eine Nachricht aufgezeichnet, die an den Anfang der zu kopierenden Nachricht angefügt wird. Zielgruppen: Geben Sie hier das Ziel für die Nachrichtenkopie ein. Fertig: Dient zum Kopieren der Nachricht unter Verwendung der eingegebenen Zielgruppen. Pause: Die aktuelle Nachricht anhalten. Drücken Sie die Taste erneut, um die Pause aufzuheben. Haupt(0) Sammelanschlussnamen werden angezeigt, sofern für Sie der Zugriff auf die Mailbox eines Sammelanschlusses konfiguriert wurde. Die Anzahl der neuen Nachrichten in der Mailbox wird hinter dem Namen angezeigt. Drücken Sie die Taste, um auf dieselbe Weise auf die Mailbox zuzugreifen wie mit der oben stehenden Option Mithören. Nachricht Sie können eine Voic -Nachricht aufzeichnen und an eine andere Mailbox oder an mehrere Mailboxen senden. Begrüßun g Dient zum Ändern der Hauptbegrüßung für Anrufer Ihrer Mailbox. Falls keine Begrüßung aufgezeichnet wurde, wird die Standardsystembegrüßung für die Mailbox verwendet. Aufzeichnen: Dient zum Aufzeichnen einer neuen Begrüßung. Mithören: Dient zum Abhören der aktuellen oder soeben aufgezeichneten Begrüßung. Senden: Mit dieser Option wird die soeben aufgezeichnete Begrüßung gesendet. Löschen: Dient zum Löschen der aktuellen Begrüßung. Die Mailbox verwendet wieder die Standardsystembegrüßung, sofern nicht mit Aufzeichnen und Senden eine neue Begrüßung aufgezeichnet wird. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 10

11 Embedded Voic Visual Voice Taste Funktionen Diese Option wird nur angezeigt, wenn für Sie in der Konfiguration der Telefonanlage eine -Adresse konfiguriert wurde, um diese für Voic - zu verwenden. Dieses Steuerelement ermöglicht das Anzeigen und Bearbeiten des aktuellen Voic - -Modus, der für neue von der Voic -Mailbox empfangene Nachrichten verwendet wird. Mit Ändern können Sie den ausgewählten Modus ändern. Drücken Sie Fertig, wenn der gewünschte Modus angezeigt wird. Folgende Modi stehen zur Verfügung: MODUS AUS: Voic - wird nicht verwendet. MODUS KOPIE: Kopien neuer Voic -Nachrichten werden an die -Adresse des Benutzers gesendet. Die ursprünglichen Nachrichten verbleiben in der Voic -Mailbox. MODUS FWD: Neue Voic -Nachrichten werden an die -Adresse des Benutzers weitergeleitet. Die ursprünglichen Nachrichten werden aus der Voic -Mailbox gelöscht. MOD BENACHR: Es wird eine -Benachrichtigung an die -Adresse des Benutzers gesendet. Die ursprüngliche Nachricht wird nicht an die angehängt, sondern verbleibt in der Voic -Mailbox. Passwort Sie können das Passwort für die Voic -Mailbox ändern. Dies erfordert die Eingabe des vorhandenen Passworts. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 11

12 Verwenden der Visual Voice-Taste zur Weiterleitung an Voic Wenn Sie die Visual Voice-Taste während eines verbundenen Anrufs drücken, können Sie eine Nebenstellennummer eingeben, um den Anruf direkt an Voic weiterzuleiten. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 12

13 Kapitel 2. Abhören von Nachrichten Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 13

14 2. Abhören von Nachrichten Wenn Sie sich erfolgreich bei Ihrer Mailbox angemeldet haben, wird Ihnen über eine Ansage die Anzahl Ihrer neuen Nachrichten mitgeteilt. Jeder Nachricht ist ein Header vorangestellt, der Details zum Absender (falls bekannt) und Zeitpunkt enthält, zu dem die Nachricht hinterlassen wurde. Bei den Nachrichten werden folgende Kategorien unterschieden: 1. Neu - Die neuen Nachrichten. Nachdem Sie eine neue Nachricht abgehört haben, wird sie eine alte Nachricht. 2. Gespeichert - Nachrichten, die der Benutzer explizit gespeichert hat. 3. Alt - Nachdem Sie eine neue Nachricht abgehört haben, wird sie zu einer alten Nachricht. Abgehhörte Nachrichten werden automatisch nach 24 Stunden gelöscht, sofern Sie sie nicht schon vorher gelöscht haben. Neue Nachrichten werden zuerst präsentiert, dann gespeicherte Nachrichten und schließlich alte Nachrichten. 2.1 Abhören von Nachrichten Wenn Sie eine Nachricht erhalten, können Sie den Header überspringen und die Nachricht abhören. Sie können die Nachricht ganz oder teilweise erneut abhören. 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. Die Anzahl der neuen Nachrichten wird angesagt. 2. Drücken Sie die 2, um Ihre Nachrichten zu empfangen. Der Header der ersten Nachricht wird abgespielt. Drücken Sie 0, um den Nachrichtenheader zu überspringen und die Nachricht abzuhören. 3. Mithilfe der folgenden Steuerelemente können Sie die Nachricht erneut ganz oder teilweise abhören. Drücken Sie die 2, um die Wiedergabe der Nachricht erneut zu starten. Drücken Sie die 23, um den Header erneut abzuspielen. Drücken Sie die 3, um die Wiedergabe anzuhalten/wiederaufzunehmen. Drücken Sie die 5, um die Nachricht um 5 Sekunden zurückzuspulen. Drücken Sie die *5, um erneut zu starten. Drücken Sie die 6, um die Nachricht um 5 Sekunden vorzuspulen. Drücken Sie die 7, um eine neue oder alte Nachricht zu speichern. 4. Nach dem Abhören der Nachricht haben Sie folgende Möglichkeiten: Drücken Sie 1, um die Nachricht zu beantworten oder weiterzuleiten. Drücken Sie die *3, um die Nachricht zu löschen und mit der nächsten Nachricht fortzufahren. Drücken Sie #, um die Nachricht zu überspringen und die nächste Nachricht abzuspielen. Die folgenden Steuerelemente stehen ebenfalls zur Verfügung. Drücken Sie *#, um zur nächsten Nachricht zu wechseln. Drücken Sie **4, um die Nachricht in der aktuellen Kategorie zu belassen und zur nächsten Kategorie zu springen. Drücken Sie *2, um zur vorigen Nachricht zurückzugehen. Drücken Sie **9, um aufzulegen und Voic zu beenden. 2.2 Kennzeichnen einer Nachricht als gespeichert Nach dem Abspielen einer Nachricht wird sie als alt gekennzeichnet. Alte Nachrichten werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Wenn Sie nicht möchten, dass die aktuelle Nachricht gelöscht wird, können Sie sie als gespeicherte Nachricht kennzeichnen. 1. Während Sie eine neue oder alte Nachricht abhören, drücken Sie **7, um sie zu speichern. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 14

15 2.2.1 Anrufen des Absenders Abhören von Nachrichten: Kennzeichnen einer Nachricht als gespeichert Wenn ein interner Anrufer eine Nachricht hinterlässt, erfasst das System die Nummer des Anrufers und speichert diese zusammen mit der Nachricht. Sie haben die Möglichkeit, den Anrufer unter dessen Nummer anzurufen. 1. Drücken Sie beim Abhören der Nachricht die Für den Rückruf drücken Sie die 0. Danach werden Sie aus Ihrer Mailbox abgemeldet. 2.3 Abhören von gespeicherten Nachrichten 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. 2. Drücken Sie die 2, um Ihre gespeicherten Nachrichten abzuhören. Nach dem Abhören ist es nicht erforderlich, die Nachricht erneut zu speichern. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 15

16 2.4 Weiterleiten einer Nachricht Sie können eine Nachricht an eine andere Mailbox oder gleichzeitig an verschiedene Mailboxen weiterleiten. Sie können festlegen, ob Ihre aufgezeichneten Kommentare vor oder nach der weitergeleiteten Nachricht wiedergegeben werden. 1. Drücken Sie beim Abhören der Nachricht Drücken Sie 2, um die Nachricht mit einem Kommentar weiterzuleiten. 3. Zeichnen Sie Ihren Kommentar auf, und drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu beenden. Sie werden nach den Weiterleitungsadressen gefragt. 4. Geben Sie eine Mailboxnummer ein (oder wählen Sie den gewünschten Namen), und drücken Sie dann #. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Mailboxen eingegeben haben, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll. Um die zuletzt eingegebene Nummer zu löschen, drücken Sie *3. 5. Drücken Sie erneut #, um die Adressierung zu beenden. 2.5 Beantworten von Nachrichten Wenn Sie von einem internen Anrufer eine Sprachnachricht erhalten, können Sie dem Absender eine Antwort-Nachricht senden. Sie können die Antwort entweder mit oder ohne Nachrichtenanhang senden. So beantworten Sie eine Nachricht: 1. Drücken Sie beim Abhören der Nachricht die Zum Beantworten der Nachricht mit Voic drücken Sie erneut die Wählen Sie die Antwortart aus: Drücken Sie die 6, um zu antworten, ohne die Originalnachricht anzuhängen. Drücken Sie die 9, um zu antworten und dabei die Originalnachricht anzuhängen. 4. Zeichnen Sie nach dem Signalton Ihre Antwort auf (siehe Abschnitt Nachricht aufzeichnen). Danach wird Ihre Antwortnachricht zur Lieferung eingeplant, und Sie kehren zur Option für die Nachrichtenabholung zurück Senden neuer Nachrichten Beim Abhören einer Nachricht können Sie eine neue Nachricht aufzeichnen und diese an eine oder mehrere andere Mailboxen senden. 1. Drücken Sie beim Abhören Ihrer Nachricht die Drücken Sie 4. Sie werden aufgefordert, Ihre neue Nachricht aufzuzeichnen. Zeichnen Sie Ihren Kommentar auf, und drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu beenden. 3. Zeichnen Sie nach dem Signalton Ihre Nachricht auf (siehe Abschnitt Nachricht aufzeichnen). 2.7 Aufzeichnen von Nachrichten Sie können eine Nachricht aufzeichnen und sie an eine oder auch an mehrere andere Mailboxen gleichzeitig senden. Aufzeichnungen müssen mindestens 3 Sekunden lang sein. 1. Zeichnen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton auf. 2. Drücken Sie auf #, um die Aufzeichnung zu beenden. Drücken Sie die 1, um die Aufzeichnung zu stoppen; drücken Sie erneut die 1, um die Nachricht erneut aufzuzeichnen. Drücken Sie die 2, um die Aufzeichnung zurückzuspulen. Drücken Sie 23, um die Aufzeichnung abzuspielen. Drücken Sie *3, um die Aufzeichnung zu löschen. Drücken Sie auf #, um die Aufzeichnung zu bestätigen. 3. Wenn Sie nach Bestätigen der Nachricht eine Nachricht weiterleiten oder eine neue Nachricht senden, werden Sie aufgefordert, die Adresse oder Adressen einzugeben, an die die Nachricht gesendet werden soll. Geben Sie die Mailbox-Nummer ein, und drücken Sie dann #. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie die Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 16

17 Abhören von Nachrichten: Aufzeichnen von Nachrichten Adressen aller Mailboxen eingegeben haben, an die die Nachricht gesendet werden soll. Wollen Sie die zuletzt eingegebene Nummer löschen, drücken Sie *3. Drücken Sie erneut auf #, um die Adresseneingabe zu beenden. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 17

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19 Kapitel 3. Ändern von Einstellungen Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 19

20 3. Ändern von Einstellungen 3.1 Ihr Kennwort ändern Falls Sie ein Passwort zur Zugangsbeschränkung zu Ihrer Mailbox einrichten, können Sie dieses jederzeit ändern. Aus Sicherheitsgründen ist es empfehlenswert, Ihr Passwort von Zeit zu Zeit zu ändern. Der Systemadministrator kann über IP Office Manager ein Voic -Passwort für Sie ändern oder eingeben. Das vom Administrator eingegebene Passwort kann die Passwortregeln ignorieren. Der Systemadministrator kann für das Passwort beispielsweise eine Reihe von sich wiederholenden oder aufeinanderfolgenden Ziffern, dieselbe Nummer wie Ihre Nebenstellennummer oder weniger als vier Ziffern eingeben. Falls die Regeln beim Einrichten des Passworts ignoriert wurden, werden Sie beim Anmelden unter Verwendung des Passworts zur Eingabe eines neuen Passworts gezwungen. So ändern Sie Ihr Passwort: 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an. 2. Drücken Sie die 5, um auf Ihre persönlichen Optionen zuzugreifen. 3. Drücken Sie die 4, um Ihr Passwort zu ändern. 4. Geben Sie ein neues Passwort ein, und drücken Sie auf #. Ihr Passwort muss mindestens vier Ziffern umfassen. Das Passwort kann aus bis zu 15 Ziffern bestehen. Ihre Nebenstellennummer, eine einzelne wiederholte Ziffer oder aufeinanderfolgende Ziffern sind als Passwort unzulässig. 5. Geben Sie das neue Passwort erneut ein, und drücken Sie auf #. Sie hören eine Meldung, die Ihre Passwortänderung bestätigt. 3.2 Persönliche Grußansagen Anrufer, die auf Ihre Mailbox weitergeleitet werden, hören standardmäßig die Grußansage "Ihr Anruf ist von Avaya IP Office beantwortet worden." Sie können diese Systembegrüßung durch eine persönliche Grußansage ersetzen. Sie können eine Grußansage jederzeit löschen. Wenn Sie eine Grußansage löschen, wird die vom System gelieferte Grußansage wiedergegeben Aufzeichnen einer Grußansage Sie können eine Grußansage aufzeichnen, damit diese von Anrufern gehört wird, die an Ihre Voic geleitet werden. Sie können jederzeit eine Grußansage abhören und sie neu aufzeichnen. Eine Grußansage muss länger als 3 Sekunden sein. Die maximale Länge einer Grußansage ist standardmäßig auf 120 Sekunden festgelegt. Der Systemadministrator kann Ihnen mitteilen, ob die Standardeinstellungen des Systems geändert wurden. Wenn Sie eine Grußansage aufzeichnen, müssen Sie diese nicht sofort zuweisen, sondern erst dann, wenn Sie sie brauchen. Das kann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise eine Grußansage für die Zeiten aufzeichnen, in denen Sie im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind. So können Sie eine persönliche Grußansage aufzeichnen bzw. erneut aufzeichnen: 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an. 2. Drücken Sie die 3, um persönliche Grußansagen auszuwählen. 3. Drücken Sie die 1, um eine Grußansage zu erstellen, zu ändern oder zu löschen. 4. Beginnen Sie nach dem Signalton mit dem Aufsprechen Ihrer Grußansage. 5. Drücken Sie anschließend die 1, um die Grußansage zu bearbeiten. 6. Drücken Sie 2 3, um die soeben aufgezeichnete Grußansage wiederzugeben. 7. Drücken Sie auf #, um die Aufzeichnung zu bestätigen. Die Nummer der soeben aufgezeichneten Grußansage wird angesagt. Wenn Sie der Aufzeichnung etwas hinzufügen wollen, drücken Sie die 1. Sprechen Sie dann die zusätzlichen Worte, und drücken Sie erneut die 1, wenn Sie fertig sind. 8. Drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu speichern, ohne sie zu aktivieren. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 20

21 3.2.2 Sammelanschluss-Grußansagen Ändern von Einstellungen: Persönliche Grußansagen Für Sammelanschlüsse können persönliche Grußansagen aufgezeichnet werden. Wenn Sie sich bei der Mailbox eines Sammelanschlusses anmelden, gibt es zwei weitere Arten von Grußansagen. Außer Betrieb - Ist die Grußansage aktiv, wird sie bei Anrufen abgespielt, die eintreffen, wenn der Sammelanschluss außer Betrieb ist. Außerhalb Bürozeiten - Ist die Grußansage aktiv, wird sie bei Anrufen abgespielt, die während der als Außerhalb der Bürozeiten definierten Zeit eintreffen. Sammelanschluss-Grußansagen werden wiedergegeben, wenn die temporäre Grußansage nicht verwendet wird. Wurde keine sammelgruppenspezifische Grußansage eingerichtet, wird die Einstellung für persönliche Grußansage markiert Aktivieren einer Grußansage Wenn Sie Grußansagen aufgezeichnet haben, können Sie eine davon auswählen und ihr einen Anruftyp zuweisen. Wenn Sie eine persönliche Grußansage für mehr als einen Anruftyp zuweisen, wird über die für einen bestimmten Anruf verwendete Grußansage mithilfe des Prioritätsprinzips entschieden. So aktivieren Sie eine persönliche Grußansage: 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an. 2. Drücken Sie 3, um persönliche Grußansagen aufzurufen. 3. Drücken Sie 3, um die Grußansage zu aktivieren. Sie hören eine Nachricht zur Bestätigung der Anruftypen, die aktuell erkannt werden. 4. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie #, um zum Grußansagen-Menü zurückzukehren Deaktivieren einer Grußansage Wenn eine Grußansage einem Anruftyp zugewiesen wurde, können Sie diese Grußansage jederzeit deaktivieren. So deaktivieren Sie eine Grußansage: 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an. 2. Drücken Sie 3, um persönliche Grußansagen aufzurufen. Falls Sie Anruftypen ausgewählt haben, hören Sie eine Ansage, in der die Anruftypen und die ihnen zugewiesenen Grußansagen aufgeführt werden. Sie würden beispielsweise Für interne Anrufe ist Grußansage 1 aktiv hören. 3. Drücken Sie die 0, um eine Grußansage abzuhören. 4. Drücken Sie die *8, um die Grußansage zu deaktivieren. Die Grußansage wird nicht gelöscht, ist dem Anruftyp jedoch nicht mehr zugewiesen Anhören der Grußansage Sie können Ihre vorhandenen persönlichen Grußansagen jederzeit prüfen und ändern. 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. 2. Drücken Sie die 3, um persönliche Grußansagen aufzurufen. 3. Drücken Sie die 0, um eine Grußansage abzuhören. Ist keine Grußansage aufgezeichnet, hören Sie "Grußansage nicht aufgezeichnet." 4. Drücken Sie #, um zum Grußansagen-Hauptmenü zurückzukehren Ändern der Grußansage Je nach Bedarf können persönliche Grußansage aufgezeichnet oder geändert werden. 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 21

22 Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. 2. Drücken Sie die 3, um persönliche Grußansagen auszuwählen. 3. Drücken Sie die 1, um eine Grußansage zu erstellen, zu ändern oder zu löschen. 4. Beginnen Sie nach dem Signalton mit dem Aufsprechen Ihrer Grußansage. 5. Drücken Sie anschließend die 1, um die Grußansage zu bearbeiten. 6. Drücken Sie 2 3, um die soeben aufgezeichnete Grußansage wiederzugeben. 7. Drücken Sie auf #, um die Aufzeichnung zu bestätigen. Die Nummer der soeben aufgezeichneten Grußansage wird angesagt. Falls Sie der Aufzeichnung etwas hinzufügen möchten, drücken Sie die 1. Sprechen Sie die zusätzlichen Worte aus und drücken Sie anschließend Drücken Sie auf #, um die Aufzeichnung zu speichern. Die Aufzeichnung wird gespeichert, aber nicht aktiviert Löschen einer Grußansage Sie können eine Grußansage jederzeit löschen. Wenn Sie eine Grußansage löschen, wird dennoch die vom System gelieferte Grußansage wiedergegeben. So löschen Sie eine Grußansage: 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an. 2. Drücken Sie die 3, um persönliche Grußansagen auszuwählen. 3. Drücken Sie die 1, um eine Grußansage zu erstellen, zu ändern oder zu löschen. 4. Drücken Sie *3. Die ausgewählte Grußansage wird gelöscht. Beim Durchsuchen Ihrer Grußansagen können Sie auch unerwünschte Grußansagen löschen, indem Sie nach entsprechender Aufforderung *3 drücken. Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen von Grußansagen. 3.3 Vermittlungsoptionen Ihr Systemadministrator kann bis zu 3 Vermittlungs nummern für Ihre Mailbox einstellen. Anrufer, die Nachrichten in Ihrer Mailbox hinterlassen, können dann *0, *2 oder *3 drücken, um zu den angegebenen Nummern vermittelt zu werden. Diese Funktion wird in der Regel dazu verwendet, den Anrufer an die Vermittlung oder einen anderen Mitarbeiter weiterzuleiten. Wenn Sie die IP Office Phone Manager-Anwendung haben, können Sie die Zielrufnummern selbst über die Voreinstellungen von Phone Manager konfigurieren (Anzeigen Voreinstellungen Voic Voic -Vermittlungsoptionen). Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um herauszufinden, ob Vermittlungsnummern für Ihre Mailbox eingestellt wurden. Nachdem diese Funktion eingerichtet wurde, vergessen Sie nicht, Ihre Mailbox-Ansage 20 entsprechend zu ändern, um die Anrufer über die Vermittlungsoption zu informieren. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 22

23 3.4 Aufzeichnen Ihres Namens Ändern von Einstellungen: Vermittlungsoptionen Wenn Sie auf die Mailbox zugreifen, wird Ihr Name zur Bestätigung abgespielt. Er wird auch für andere Ansagen des Systems benutzt. Sie können Ihren Namen jederzeit neu aufzeichnen. So zeichnen Sie Ihren Namen auf 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. 2. Drücken Sie die 5, um auf Ihre persönlichen Optionen zuzugreifen. 3. Drücken Sie 5. Falls Sie Ihren Namen bereits aufgezeichnet haben, hören Sie jetzt dessen Wiedergabe. Sie hören außerdem eine Erklärung über die Verwendung Ihres Namens. 4. Sprechen Sie Ihren Namen nach dem Signalton aus, und drücken Sie anschließend die 1, um die Aufzeichnung zu beenden. Die maximale Aufzeichnungslänge beträgt 12 Sekunden. Nach Beenden der Aufzeichnung Ihres Namens, spielt Ihnen das System die Aufzeichnung vor. 5. Prüfen Sie die Aufzeichnung, und wählen Sie eine der folgenden Optionen: Drücken Sie 1, um Ihren Namen erneut aufzuzeichnen. Drücken Sie #, um die Aufzeichnung zu übernehmen. 6. Legen Sie auf, oder wählen Sie eine andere Option. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 23

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25 Kapitel 4. Voic -Benachrichtigung Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 25

26 4. Voic -Benachrichtigung Es gibt mehrere Möglichkeiten, Sie über neue Nachrichten in Ihrer Mailbox zu informieren. Lampe "Nachricht wartet" Die meisten Avaya-Telefone verfügen über ein Lämpchen, das wartende Nachrichten signalisiert. Es befindet sich normalerweise oben rechts. Dieses Lämpchen leuchtet auf, sobald Ihre Mailbox neue Nachrichten enthält, die Sie noch nicht abgehört haben. Zusätzlich verfügen viele Avaya-Telefone über eine NACHRICHTEN-Taste, die auch aufleuchtet, wenn sich neue Nachrichten in Ihrer Mailbox befinden. Ihr Systemadministrator kann Ihre Anzeigen für neue Nachrichten auch so konfigurieren, dass sie aufleuchten, wenn sich in einer Sammelanschluss-Mailbox neue Nachrichten befinden. Rückruf Wenn Sie Rückruf aktivieren, werden Sie sofort bei Benutzung des Telefons nach Beenden des Anrufs automatisch vom System angerufen, wenn Ihre Mailbox neue Nachrichten enthält. Das ist nützlich, wenn Sie ein Telefon haben, das über kein Lämpchen und keine Taste zur Signalisierung wartender Nachrichten verfügt. Um Rückruf einzuschalten, geben Sie *48 ein. Zum Ausschalten von Rückruf wählen Sie *49. Outcalling 26 Die Funktion Outcalling ermöglicht Ihnen, eine Nummer festzulegen, die das Voic -System anruft, sobald sich in Ihrer Mailbox neue Nachrichten befinden. Wenn Sie den Anruf annehmen, werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrer Mailbox anzumelden, damit Sie Ihre Nachrichten abhören können. 4.1 Outcalling Durch Nutzung der Funktion Outcalling können Sie Benachrichtigungen über neue Sprachnachrichten erhalten. Wenn Sie eine neue Nachricht erhalten, werden Sie vom Voic -System darüber benachrichtigt, indem dieses System eine Nummer anruft, die Sie festgelegt haben. Dann können Sie die Nachricht unter der Nummer abrufen, unter der Sie die Benachrichtigung erhalten haben. Diese Option wird nur von Systemen mit IP Office Version 7.0 oder jünger unterstützt. Jeder Outcalling-Anruf klingelt eine festgelegte Zeitdauer lang. Die Standardeinstellung ist 15 Sekunden. Wird der Anruf nicht beantwortet, wird er beendet. Wird der Outcalling-Anruf entgegengenommen, werden Sie aufgefordert, Ihr Mailboxpasswort einzugeben. Wenn Sie kein Passwort besitzen, werden Sie stattdessen nach Ihrer Nebenstellennummer gefragt. Der Outcalling-Anruf wird beendet, wenn: Sie *# drücken, um anzugeben, dass Sie keine weiteren Outcalling-Anrufe für die aktuellen neuen Nachrichten wünschen. Sie geben drei Mal das falsche Passwort ein. mehr als fünf Minuten ohne Antwort vergehen. Es wird versucht, bis zu vier Outcalling-Anrufe im Abstand von mindestens 15 Minuten durchzuführen, es sei denn, Sie beantworten den Anruf, drücken *#, oder verwenden eine andere Methode, um auf Ihre Mailbox zuzugreifen. Wenn Sie in der Zwischenzeit weitere neue Nachrichten empfangen, werden die Outcalling-Versuche dadurch nicht von vorn gestartet Outcalling konfigurieren Drücken Sie vom Mailbox-Hauptmenü aus 6, um das Outcalling-Menü aufzurufen. Wenn Sie das Outcalling-Menü aufrufen, hören Sie eine Ansage mit Einzelheiten zu den aktuellen Einstellungen. Die Ansage enthält die folgenden Informationen (sofern verfügbar): Nachrichtentyp, für den Sie Outcalling-Benachrichtigungen erhalten. (Alle Nachrichten). Outcalling-Zeitprofil mit den Start- und Endzeiten. Outcalling-Status (ein oder aus). Wenn Sie Hilfe zu Outcalling benötigen, können Sie jederzeit *4 drücken, wenn Sie sich im Outcalling-Menü befinden. So konfigurieren Sie Outcalling: 1. Drücken Sie 6, um Outcalling-Daten zu ändern. Eine Ansage teilt Ihnen mit, dass Outcalling nicht konfiguriert ist. 2. Drücken Sie 1, um Ihre Outcalling-Optionen zu konfigurieren.. Sie müssen die Zieltelefonnummern angeben, unter denen Sie neue Benachrichtigungen über neue Voic -Nachrichten erhalten möchten. 3. Wenn die Outcalling-Zielrufnummern konfiguriert sind, können Sie Outcalling ein- und ausschalten. Sie können die Outcalling-Einstellungen jederzeit ändern. Sie können: die Zieltelefonnummern ändern die Einstellung für Zeitüberschreitung ändern Einstellungen abhören ein- oder ausschalten Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 26

27 Voic -Benachrichtigung: Outcalling Festlegen des Outcalling-Ziels Sie können Ziele und Telefonnummern für Outcalling hinzufügen oder ändern. Für jede Zielnummer können Sie eine Zeitüberschreitungsdauer festlegen. Dabei handelt es sich um die Zeit (in Sekunden), die das Zieltelefon beim Eingang einer Benachrichtigung über eine neue Voic -Nachricht klingelt. Die Standardzeit beträgt 15 Sekunden, wobei ein maximaler Zeitraum von 59 Sekunden eingestellt werden kann. 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. 2. Drücken Sie 6, um Outcalling-Daten zu ändern. Eine Ansage teilt Ihnen mit, dass Outcalling nicht konfiguriert ist. 3. Drücken Sie 1, um Ihre Outcalling-Optionen zu konfigurieren. Eine Liste von Outcalling-Zielen wird abgespielt. 4. Drücken Sie 2, um die Zielnummer zu ändern oder einzugeben. 5. Drücken Sie die 1, geben Sie die neue Zielnummer ein, und drücken Sie dann #. Die eingegebene Telefonnummer wird wiedergegeben. Falls Sie die Zielnummer erneut eingeben müssen, drücken Sie die Drücken Sie #, um das neue Ziel zu bestätigen und zu aktivieren. Sie können die Zeitüberschreitungseinstellung ändern, indem Sie die 2 drücken. Geben Sie den neuen Wert in Sekunden ein und drücken Sie #. Die neuen Einstellungen werden abgespielt. Drücken Sie #, um die neue Konfiguration zu bestätigen und zu aktivieren. 7. Drücken Sie *7, um zum Aktivitätsmenü zurückzukehren Festlegen der Outcalling-Zeitüberschreitung Sie können die Zeitüberschreitungsdauer für die Zielnummer festlegen. Dabei handelt es sich um die Zeit (in Sekunden), die das Zieltelefon beim Eingang einer Benachrichtigung über eine neue Voic -Nachricht klingelt. Die Standardzeit beträgt 15 Sekunden, wobei ein maximaler Zeitraum von 59 Sekunden eingestellt werden kann. Falls es sich bei dem angegebenen Ziel um eine interne Nummer handelt, geht die Outcalling-Benachrichtigung bei Nichtbeantwortung nicht an Voic . Falls jedoch die automatische Anrufbeantwortung für eine externe Nummer aktiv ist, muss die Zeitüberschreitungseinstellung niedriger eingestellt werden als der Wert für die automatische Anrufbeantwortung. Wenn beispielsweise Voic für Ihre Mobilnummer aktiv ist und alle Anrufe, die nicht innerhalb von 30 Sekunden beantwortet werden, an Voic gehen, muss die Zeitüberschreitungseinstellung für Outcalling-Benachrichtigungen an Ihr Mobiltelefon auf weniger als 30 Sekunden eingestellt werden. 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. 2. Drücken Sie die 6, um Outcalling-Daten zu ändern. 3. Drücken Sie die 1, um die Dauer für die Zeitüberschreitung zu ändern. 4. Geben Sie eine Zeitüberschreitungsdauer zwischen 5 und 59 Sekunden ein. 5. Drücken Sie #, um die Zeitüberschreitungsdauer zu bestätigen. 6. Drücken Sie #, um zum Outcalling-Menü zurückzukehren. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 27

28 4.1.4 Einschalten von Outcalling 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. 2. Drücken Sie die 6, um auf Ihre Outcalling-Einstellungen zuzugreifen. 3. Drücken Sie die 9, um Outcalling einzuschalten Ausschalten von Outcalling 1. Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox 7 an. Wenn für Ihre Mailbox bereits ein Passwort festgelegt wurde, werden Sie nun aufgefordert, dieses einzugeben. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und drücken Sie #. 2. Drücken Sie die 6, um auf Ihre Outcalling-Einstellungen zuzugreifen. 3. Drücken Sie die 6, um Outcalling auszuschalten Entgegennehmen von Outcalling-Anrufen Wenn Ihnen eine neue Sprachnachricht gemeldet wird, hören Sie die Ansage: "Willkommen bei Avaya IP Office." Das System versucht 3-mal, eine Zielrufnummer anzuwählen, im zeitlichen Abstand von 15 Minuten nach jedem Versuch. Wenn Sie über eine neue Nachricht benachrichtigt werden, können Sie diese Nachricht abhören. Nachdem Sie sich bei Voic angemeldet haben, wird die Outcalling-Anforderung für die neue Nachricht abgebrochen. Wenn Sie die Nachricht nach Eingang des Outcalling-Anrufs nicht abhören möchten, können Sie die Outcalling-Anforderung abbrechen. Anderenfalls erhalten Sie die Benachrichtigung erneut. So rufen Sie eine Nachricht ab: 1. Nehmen Sie den Telefonanruf an. 2. Wenn Sie die Outcalling-Ansage hören, geben Sie Ihre Nebenstellennummer ein und drücken #. Daraufhin wird die Willkommen bei IP Office -Ansage abgespielt. 3. Melden Sie sich wie gewohnt bei Voic an und rufen Sie die neue Nachricht ab. So brechen Sie eine Benachrichtigung ab: 1. Nehmen Sie den Telefonanruf an. 2. Wenn Sie die Outcalling-Ansage hören, geben Sie *# ein. Die Outcalling-Anforderung für die aktuelle neue Sprachnachricht wird abgebrochen. Für alle weiteren Sprachnachrichten erhalten Sie wieder einen Outcalling-Anruf. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 28

29 Index A Ändern Ihre Begrüßung 20 Antworten 15 B Begrüßung 20 F Festlegen Voic -Empfang 22 H Hilfeansagen abhören 7, 20 I Ihre Mailbox 7 M Mailbox-Steuerelemente 9 Mailbox-Zugriff 7 N Nachricht löschen 14 Nachricht speichern 14 Nachricht überspringen 14 Nachricht vorspulen 14 Nachricht zurückspulen 14 Nachrichten 7 P Phone Manager 7 R Rückruf 9 S Standardzugriff auf die Mailbox 7 V Vermittlung bei Empfang 22 Voic 7 Voic ausschalten 9 Voic einschalten 9 Voic -Empfang 22 Voic -Rückruf aus 9 Voic -Rückruf ein 9 W Weiterleitung 16 Index Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 29

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32 Die Leistungsdaten und Angaben in diesem Dokument sind typisch und müssen ausdrücklich schriftlich von Avaya bestätigt werden, bevor sie auf eine Bestellung oder einen Auftrag angewendet werden dürfen. Änderungen und Ergänzungen an den ausführlichen Spezifikationen vorbehalten. Die Veröffentlichung der Informationen in diesem Dokument entbindet den Leser nicht von den Patentrechten oder anderen Schutzrechten der Firma Avaya oder anderer Firmen. Alle durch oder gekennzeichneten Marken sind Marken bzw. eingetragene Marken von Avaya Inc. Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Dieses Dokument enthält firmeneigene Informationen von Avaya, die nur vertragsgemäß weitergegeben und verwendet werden dürfen Avaya Inc. Alle Rechte vorbehalten. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Seite 32